LAPORAN PRAKTEK BELAJAR LAPANGAN 2

RUMAH SAKIT PETROKIMIA GRESIK

“UNIT PENGADAAN”

Dosen Pembimbing :

Disusun oleh :

Ainun A’ang Khunaifi (1902070014)

S1 ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH LAMONGAN

2023
 HALAMAN PERSETUJUAN LAPORAN KEGIATAN PBL I

DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LAMONGAN

Disusun oleh :

1. Ainun A’ang Khunaifi 1902070014

Telah diperiksa dan disetujui untuk dipresentasikan pada tanggal…………

Pembimbing Lapangan, Pembimbing Akademik,

NIDN.
 HALAMAN PENGESAHAN LAPORAN KEGIATAN PBL

DI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LAMONGAN

Disusun oleh :

1. Ainun A’ang Khunaifi 1902070014

Telah disahkan pada tanggal …………..

Pembimbing Lapangan, Pembimbing Akademik,

Mengetahui,
Ka.Prodi S1 Adminsitrasi RS

Faizatul Ummah, S.Si.T., M.Kes

NIDN. 0715107702
KATA PENGANTAR

DAFTAR LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan tempat pelayanan kesehatan masyarakat dengan karakteristik
tertentu yang terpengaruh perkembangan ilmu kesehatan, kemajuan teknologi, kehidupan
sosial ekonomi dan budaya masyarakat. Rumah Sakit merupakan tempat dimana orang
yang sakit menerima perlindungan dari ledakan kehidupan, perawatan dan perhatian
perawat dan medis pembantu, dan perhatian individu dari seorang dokter yang terampil.
Rumah Sakit harus meningkatkan pelayanan yang bermutu tinggi dan dapat jangkau oleh
masyarakat. Sebuah Mutu yang baik dan pelayanan dan pengaturan hak masyarakat untuk
memperoleh pelayanan kesehatan, maka perlu adanya peraturan tentang rumah sakit
dengan Undang Undang. Dalam Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 mengenai
Rumah Sakit telah dijelaskan bahwah Rumah Sakit yang menyelenggarakan suatu
pelayanan kesehatan seseorang secara paripurna serta menyediakan Rawat Inap, Gawat
Darurat dan Rawat Jalan. Rumah Sakit juga harus memiliki instalasi farmasi, Gudang poli
gigi, poli anak dan lain-lain.
Dalam memberikan pelayanan jasa kesehatan yang baik maka diperlukan kerja sama
yang baik dari tenaga kerja yang ada di rumah sakit, peran yang diberikan sesuai dengan
profesi yang dimiliki oleh para tenaga medis maupun non medis. Salah satu peran yang
penting dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah peran unit
logistik non medis. Logistik non medis di rumah sakit atau bagian pengadaan rumah sakit
biasanya memegang peran untuk menyediakan segala keperluan rumah sakit yang bersifat
non medis atau juga bias disebut dengan barang keperluan rumah tangga dari rumah sakit
(Sabarguna, 2015).
Rumah sakit Petrokimia Gresik merupakan salah satu rumah sakit yang berada dalam
PT. Petrokimia Gresik. Rumah sakit yang memiliki semboyan “Sahabat menuju Sehat“
ini dalam perjalanannya untuk menjadi sebuah rumah sakit yang besar khusus di wilayah
Kabupaten Gresik, memerlukan usaha kerja keras dari setiap individu yang menjadi
bagian dari rumah sakit tersebut agar dapat memberikan yang terbaik bagi rumah sakit
Petrokimia itu sendiri maupun pengguna jasa layanan kesehatan yang ada. Dengan fungsi
dan sumber daya yang dimiliki, kepala bagian pengadaan rumah sakit Petrokimia Gresik
sebagai salah satu unit bagian dari rumah sakit Petrokimia Gresik diharapkan mampu
menunjang pelayanan kesehatan yang di tawarkan guna memenuhi permintaan
 masyarakat akan mutu dan sarana pelayanan yang baik. Dengan adanya pelayanan unit
pengadaan yang baik tesebut, maka akan membantu menyediakan permintaan unit yang
ada di rumah sakit untuk memenuhi kebutuhan penunjang pelayanan kesehatan sehingga
pengguna jasa layanan kesehatan akan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan.
Tetapi jika pelayanan unit pengadaan yang diberikan kurang baik dan rendah, maka
supplay atau kebutuhan permintaan masing masing unit akan terlambat bahkan tidak
terpenuhi yang mengakibatkan rumah sakit akan ditinggalkan pengguna jasa layanan
kesehatan karena keterbatasan alat maupun penunjang yang dibutuhkan masing masing
unit, sehingga tidaklah berlebihan jika dikatakan bahwa pelayanan unit pengadaan juga
dapat menentukan baik buruknya pelayanan rumah sakit. Oleh karena itu petugas unit
pengadaan rumah sakit Petrokimia Gresik harus bersikap ramah, teliti, penuh
perhitungan, tertib dan penuh rasa tanggung jawab dalam melaksakan tugas pengelolaan
logistik untuk memenuhi kebutuhan permintaan masing masing unit agar terbentuk suatu
sistem pengelolaan logistik yang baik bagi pelayanan rumah sakit atapun pengguna jasa
layanan kesehatan.
Pada penelitian ini, peneliti bermaksud untuk melakukan pengamatan dan mencari
waste yang ada di unit pengadaan Rumah Sakit Petrokimia Gresik. Peneliti menemukan
waste berupa kurangnya sumber daya manusia yang ada di unit pengadaan sehingga
pelayanan unit pengadaan rumah sakit petrokimia gresik kurang maksinal.
1.2 Tujuan
1. Untuk mengetahui proses kerja di unit pengadaan Rumah Sakit Petrokimia Gresik
2. Untuk mengidentifikasi waste pada proses kerja dengan pendekatan lean manajemen
unit pengadaan Rumah Sakit Petrokimia Gresik
1.3 Manfaat
1. Rumah Sakit
Dapat digunakan sebagai masukan dan pertimbangan rumah sakit untuk bahan
evaluasi dalam menjalankan mutu rumah sakit.
2. Praktikan
Mengetahui proses kinerja dan kegiatan yang dilakukan pada unit pengadaan Rumah
Sakit Petrokimia Gresik, serta mendapatkan ilmu baru dalam dunia kerja sehingga di
masa depan, praktikan dapat menerapkan ilmu yang didapatkan dengan baik
3. Pembaca
Laporan ini dapat dijadikan literature dan bahan referensi bagi penelitian penelitian
selanjutnya, terutama yang berkaitan dengan unit pengadaan
 BAB II
TINJAUAN TEORI
2.1 Rumah Sakit, Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan no 58 tahun 2014 tentang Rumah

Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan
kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Rumah Sakit
mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna. Untuk
menjalankan tugas tersebut Rumah Sakit mempunyai fungsi (Undang-undang RI Nomor
44 Tahun 2009 tentang rumah sakit) : a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan
pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumahsakit; b. Pemeliharaan dan
peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat
kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis; c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian
pelayanankesehatan d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

2.2 Definisi Manajemen Logistik

Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama (2013) yaitu
ilmu pengetahuan serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan
pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-
alat. Pengertian manajemen logistik menurut Bowersox (2014), adalah proses
pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang
dan barang jadi dari para supplier , diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para
pelanggan

Dapat diartikan bahwa Manajemen logistik merupakan proses perencanaan,

implementasi, dan pengendalian dari proses-proses kegiatan logistik mulai dari
 pengadaan, penyimpanan, penghapusan, dan pendistribusian guna memenuhi kebutuhan
pelanggan

2.3 Tujuan manajemen logistik

Tujuan Manajemen Logistik Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan

barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu
dibutuhkan, keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan, dan dengan
total biaya yang terendah. Penyelenggaraan logistic memberikan kegunaan (utility)waktu
dan tempat. Kegunaan tersebut merupakan aspek penting dari operasi perusahaan dan
juga pemerintah (Bowersox,2004 ) Sejalan dengan pengertian manajemen logistik
menurut Aditama (2003) maka tujuan manajemen logistik mempunyai tiga tujuan, yaitu:

1. Tujuan operasional, agar tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan
mutu yang memadai
2. Tujuan keuangan meliputi pengertian bahawa upaya tujuan operasional dapat
terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya.
3. Tujuan pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidakwajar
lainnya.

9 Ciri- ciri utama logistik adalah integrasi berbagai dimensi dan tuntutan terhadap
perpindahan (movement) dan penyimpanan (storage) yang strategis (Bowersox,2014).

2.4 Fungsi Manajemen Logistik

Fungsi Manajemen Logistik Dalam mengelola logistik terdapat beberapa fungsi-

fungsi manajemen yang membentuk suatu siklus kegiatan logistik. Keberhasilan dalam
mengelola logistik ditentukan oleh kegiatan dalam manajemen fungsi logistik. Fungsi
manajemen logistik menurut Aditama (2013) yaitu fungsi perencanaan dan penentuan
kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan, fungsi
pemeliharaan, fungsi penghapusan, fungsi pengendalian.

Berikut siklus manajemen logistik yaitu:

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Menurut PMK no.58 tahun 2014,
perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan persediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai
 dengan hasil kegaitan pemilihan untuk mencapai terpenuhinya kriteria tepat jenis,
tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Perencanaan obat dilakukan untuk menghindari
kekosongan dengan menggunakan metode dan dasar-dasar perencanaan yang telah
ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi/morbiditas, Pemeliharaa 3 n
Peramalan dan penentuan Perencanaan Penerimaan dan penyimpanan Penyaluran
Pengawasan Pengadaan Penghapusan Penganggaran kombinasi metode konsumsi
dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran.Perencanaan biasanya dilakukan
bulanan atau mingguan untuk mengendalikan persediaan dan tempat distribusi.
2. Fungsi penganggaran Merupakan usaha untuk merumuskan perincian penentuan
kebutuhuan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang serta jumlah biaya
dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya
(Aditama, 2013). Anggaran biasanya dipakai dalam periode satu tahun yang berisi
ramalan pendapatan yang akan diterima dan engeluaran yang terjadi pada tahun
mendatang.
3. Fungsi Pengadaan Merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kepada
instansiinstansi pelaksana (Aditama, 2013). Menurut PMK tahun 2004 pengadaan
merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan.
Proses pengadaan yang baik adalah:
a. Mendapatkan obat dengan benar dengan jumlah yang benar
b. Harga pembelian yang serendah mungkin
c. Kualitas sesuai standar yang dipersyaratkan
d. Pelayanan dan kualitas supplier dapat dipercaya
e. Pengaturan waktu pengiriman (mencegah kekosongan stok)
4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan Fungsi penerimaan merupakan kegiatan untuk
menerima perbekalan logistik yang telah diadakan sesuai dengan aturan yang
berlaku, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.
5. Fungsi Penyaluran Kegiatan distribusi merupakan lanjutan dari proses penyimpanan.
Pendistribusian merupakan pemindahan barang dari tempat penyimpanan ke tempat
pemakai.
6. Fungsi Pemeliharaan Merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil barang inventaris (Aditama,2013).
Pemeliharaan terdiri dari dua katagori yaitu pemeliharaan korektif dan pemeliharaan
preventif.
7. Fungsi Penghapusan Penghapusan merupakan kegiatan kegiatan penyelesaian
terhadap perbekalan logistik yang tidak terpakai dikarenakan kedaluarsa, rusak, mutu
tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan
logistik kepada pihak yang terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tujuan
penghapusan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi
syarat dikelola sesuai standar yang berlaku.
8. Fungsi Pengawasan. Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan
yang mliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan
logistik (Aditama, 2013). Semua kegiatan dalam siklus logistik harus dilakukan
pengawasan mulai dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran,
pengadaan, penerimaan dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan, dan
penghapusan.
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 A. Profil Rumah Sakit
Rumah Sakit Petrokimia Gresik (RSPG) merupakan rumah sakit swasta yang
beralamat di Jl. Jend. A.Yani No.69, Kelurahan Ngipik, Kecamatan Gresik,
Kabupaten Gresik, Jawa Timur. Rumah Sakit Petrokimia Gresik awalnya merupakan
Rumah Sakit Perusahaan yang dimiliki dan dikelola oleh PT Petrokimia Gresik.
Beroperasi sejak tahun 1971, berupa Poliklinik Pabrik yang hanya melayani
kesehatan karyawan PT Petrokimia Gresik. Pada tahun 1977 poliklinik yang semula
menempati ruang seluas 20 m2 di area pabrik dipindahkan dan menempati gedung
baru di Jl. Jendral Akhmad Yani Gresik.

Pada tanggal 10 Juli 1980 diresmikan menjadi Balai Kesehatan PT Petrokimia

Gresik. Dengan makin meningkatnya jenis kegiatan pelayanan yang dilakukan
sesuai dengan kebutuhan karyawan beserta keluarganya dan masyarakat sekitar
Perusahaan, maka pada tanggal 11 Maret 1992 Balai Kesehatan PT Petrokimia
Gresik berubah status menjadi Rumah Sakit Petrokimia Gresik (RSPG) dengan
diterbitkannya Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Daerah Tingkat I Jawa
Timur berupa Ijin Penyelenggaraan dan Pendirian Sementara RSPG.

Pada tanggal 7 April 2004 beralih status bahwa RS Petrokimia Gresik dikelola
oleh PT Petro Graha Medika(pemilik Rumah Sakit) sesuai dengan Akte Notaris
Ratnasari Harwanti, SH, No.8 tanggal 7 April 2004, tentang Pendirian Perseroan
Terbatas PT Petro Graha Medika dan Pengesahan Akte Pendirian Perseroan Terbatas
Dari Menteri Kehakiman Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, No.C-14532
HT.01.01.TH.2004 tanggal 11 Juni 2004. Perusahaan Pemegang Saham PT Petro
Graha Medika (Pemilik Rumah Sakit) adalah sbb :

Yayasan Petrokimia Gresik 51,71 %

K3PG 27,59 %
PT Graha Sarana Gresik 20,69 %

Pada tanggal 29 Desember 2006 Menteri Kesehatan Republik Indonesia

mengeluarkan Surat Perpanjangan Ijin Penyelenggaraan Rumah Sakit Petrokimia
Gresik yang Kedua No.YM.02.04.3.5.6491 untuk periode 18 April 2006 s.d. 18
April 2011. Pada tanggal 22 Juli 2011 Bupati Gresik mengeluarkan surat ijin
operasional sementara Rumah Sakit Petrokimia Gresik No.445/53/HK/437.12/2011
untuk periode 22 Juli 2011 s.d. 21 Juli 2012. Pada tanggal 4 April 2016 Dinas
kesehatan Kabupaten Gresik memberikan izin Operasional sebagai Rumah Sakit
Umum kelas C berlaku sampai dengan tanggal 15 Februari 2026.

Rumah Sakit Petrokimia Gresik merupakan Rumah Sakit Umum Kelas C yang
memberikan pelayanan medik, penunjang medik, pelayanan keperawatan dan
kebidanan, pelayanan kefarmasian dan pelayanan penunjang klinik dan non klinik.
Dimana pelayanan medik dan penunjang medik meliputi pelayanan medik umum,
pelayanan medik spesialis dan pelayanan medik sub-spesialis. Pada
perkembangannya RS Petrokimia Gresik dalam upaya memenuhi kebutuhan dan
harapan masyarakat terhadap pemenuhan layanan kesehatan yang berkualitas dan
sesuai standar, RS Petrokimia Gresik berkomitmen senantiasa mengutamakan mutu
pelayanan dan keselamatan pasien.

Adapun pelayanan yang ada di Rumah Sakit Petrokimia Gresik antara lain:

1. Rawat Jalan
a. Poli Umum
b. Poli Spesialis
c. Poli Gigi Umum
d. Poli Gigi Spesialis
e. Poli HBC
f. Poli Gizi
g. Poli Fisioterapi
h. Pelayanan Kemoterapi
i. Pelayanan Medical Check Up
j. Pelayanan Hemodialisis
2. Rawat Inap
a. Rawat Umum
b. Perawatan Intensif (ICU)
c. Perawatan Intensif Neonatus (NICU)
d. Perawatan Intensif Pediatric (PICU)
e. Pelayanan Pembedahan/ Kamar Operasi
 f. Perawatan Persalinan dan Kebidanan
g. Rawat bayi / Neonatus
4. Pelayanan 24 jam Di rumah Sakit Petrokimia Gresik
a. Penanganan Gawat darurat (IGD)
b. Ambulance transport dan 118 Emergency
c. Laboratorium
d. Radiologi
e. Farmasi
B. VISI
Menjadi Rumah Sakit yang unggul dan terpercaya sebagai pilihan utama
masyarakat di wilayah Gresik dan sekitarnya.

C. MISI
1. Memberikan layanan prima kepada masyarakat indutri dan masyarakat umum
dengan mengutamakan mutu layanan dan keselamatan pasien.
2. Menyediakan sarana layanan Rumah Sakit yang terstandarisasi.
3. Melaksanakan pengelolaan dan pengembangan Rumah Sakit sebagai unit
bisnis yang berdaya saing tinggi dengan tetap memperhatikan fungsi sosial.
4. Mengembangkan karyawan Rumah Sakit yang kompeten inovatif,loyal dan
berdedikasi tinggi serta sejahtera.
5. Membantu perusahaan pelanggan dalam penanganan dan pemeliharaan
kesehatan secara efektif dan efisien.

D. NILAI NILAI (VALUES)

S : Santun
M : Melayani
I : Integritas dan Inovatif
L : Lege - artis
E : Efektif & Efisien
E. MOTTO
Sahabat Menuju Sehat
3.2 Struktur organisasi rumah sakit petrokimia gresik
Dengan adanya struktur organisasi yang baik akan memberikan gambaran
posisi serta pembagian tugas seseorang dalam menjalankan tugasnya pada suatu
perusahaan. Selain itu, fungsi manajemen akan berjalan dengan baik, dimana setiap
karyawan melaksanakan setiap tugasnya sesuai dengan kewajiban serta
kewenangannya. Hal ini bertujuan agar setiap karyawan dapat menjalankan
tanggung jawabnya secara baik serta mempererat hubungan antar individu dalam
Rumah Sakit Petrokimia Gresik. Berikut adalah struktur organisasi yang ada di
Rumah Sakit Petrokimia Gresik :
Struktur unit pengadaan Rumah Sakit Petrokimia Gresik

Direktur RS

Bagian Umum

Sub Bagian Sub Bagian Sub Bagian

Sekretariat dan Pengadaan Pemeliharaan
Rumah Tangga Sarana dan
Sanitasi

Kesekretariatan Elektro Medik

Ruma Tangga Pemeliharaan

Sarana &
Prasarana

Driver Pekarya
Sanitasi

 Sekuriti
 Parkir
 Cleaning Service
 Gardener
3.3 Deskripsi pelaksanaan kegiatan
A. Identifikasi Kegiatan Manajemen
job deskripsi unit pengadaan rumah sakit petrokimia gresik

Nama Jabatan Kepala Sub Bagian Pengadaan

Organisasi Rumah Sakit Petrokimia Gresik
Tugas Pokok Berfungsi dan bertanggung jawab terhadap perencanaan,
pengelolaan, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian serta
pengembangan program kerja Sub Bagian Pengadaan teradap
perencanaan dan pendistribusian pengadaan barang dan jasa yang
diajukan ke pengadaan bod, pengadaan barang urgen non stok
item dan pengelolaan kas kecil.
Uraian Tugas 1. Sebagai Kepala Sub Bagian Pengadaan.
a. Mengkoordinir tugas urusan pengadaan.
b. Menyusun standar operasional prosedur urusan pengadaan.
c. Menyusun program kerja dan anggaran biaya peralatan dan
perlengkapan di urusan pengadaan barang NSI secara
mingguan, bulanan dan tahunan.
d. Mengawasi, membina dan menilai kinerja personal
dibawah koordinasinya.
e. Menyusun program latihan kerja untuk meningkatkan
kualitas sdm dibawahnya.
f. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara
periodik dan tertulis kepada kepala bagian umum rumah
sakit.
g. Melaksanakan tugas yang diinstruksikan atasan langsung

2. Sebagai Pelaksana Pengadaan.

a. Melayani kebutuhan barang diseluruh unit RSPG sesuai
spesifikasi dan terstandar.
1) Membuat surat dan perencanaan belanja mingguan ke
Pengadaan BOD.
2) Monitoring permintaan barang ke Pengadaan BOD.
3) Mendistribusikan barang ke unit terkait.
 b. Melayani kebutuhan barang NSI (Non Stok Item) di semua
unit RSPG
1) Membuat rekapan permintaan mingguan ke gudang NSI
BOD
2) Mendistribusikan barang sesuai permintaan unit.
3) Membuat laporan pengeluaran barang ke Keuangan
BOD
c. Memenuhi pengadaan barang dan pemeliharaan kendaraan
Ambulance.
d. Membuat PTJ kas kecil.
e. Membuat Berita Acara dan Jasa tagihan rekanan.
h. Melaksanakan tugas yang diinstruksikan atasan langsung

Tanggung Jawab Kepada Direktur Rumah Sakit Petrokimia Gresik melalui Kepala
Bagian Umum Rumah Sakit Petrokimia Gresik
Wewenang 1. Melakukan penilaian kerja, teguran dan pembinaan kepada
karyawan yang menjadi tanggung jawab Kepala Sub Bagian
Pengadaan.
2. Mengajukan kebutuhan diklat dan atau penambahan SDM.
3. Mengajukan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai standar
4. Menyampaikan masukan dan atau keluhan kastamer internal
dan eksternal yang terkait instalasi lain kepada masing masing
Kepala Instalasi.
5. Menyampaikan hasil penilaian kinerja karyawan yang berada
pada garis koordinasi di Sub Bagian Pengadaan.
Persyaratan Jabatan 1. D3/S1 Administrasi.
2. Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidangnya.

B. Alur unit pengadaan rumah sakit petrokimia gresik

1. unit melakukan permintaan barang kepada bagian pengadaan

2. untuk permintaan NSI (Non Stok Item) dilayani di gudang pengadaan
3. unit pemohon mengambil barang permintaan di gudang logistik
 4. untuk permintaan pengadaan barang Non NSI, bagian pengadaan membuat surat
permintaan ke HO
5. disposisi surat permintaan ke HO
6. HO menyetujui permintaan unit terkait
7. Pendistribusian barang
8. Unit pengadaan memasukkan data permintaan unit di excel
9. Unit pengadaan membuat BA dan PTJ setiap minggu

C. Analisis proses kerja bagian pengadaan

Analisis pada bagian pengadaan rumah sakit petrokomia gresik menggunakan metode
lean management. menurut George R. terry terdapat 4 fungsi manajemen yang dikenal
sebagai POAC, yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuanting
(pengarahan), dan controlling (pengendalian).

1. Planning
Pada tahap perencanaan, langkah awal yang dilakukan oleh unit pengadaan adalah
menyediakan dan menyiapkan permintaan dan NSI dari setiap unit.
2. Organizing

Kualifikasi Jumlah
No Nama Jabatan yang
Pendidikan Sertifikat
diperlukan

1 Kepala sub bagian Sarjana - 1

unit pengadaan strata 1

3. Actuanting
Unit pengadaan melayani kebutuhan barang diseluruh unit RSPG sesuai spesifikasi dan
terstandar dan melayani kebutuhan NSI (non stok item) di semua unit RSPG
1. Membuat surat dan perencanaan belanja mingguan ke pengaduan BOD
2. Memonitoring permintaan barang ke pengadaan BOD
3. Mendistribusikan barang ke unit terkait
4. Membuat rekapan permintaan mingguan ke gudang NSI BOD
5. Mendistribusikan barang sesuai permintaan unit
6. Membuat laporan pengeluaran barang ke keuangan BOD
4. Controllong
Uniut pengadaan melakukan pengawasan dan pengendalian dengan membuat PTJ kas
kecil dan membuat berita acara dan jasa tagihan rekanan

D. Identifikasi waste

Proses identifikasi masalah di bagian pengadaan rumah sakit petrokomia

gresik menggunakan pendekatan lean management. lean management adalah
pendekatan operasional dalam manajemen organisasi. Lean merupakan upaya terus
menerus menghilangkan pemborosan (waste) dalam meningkatkan value added produk
(barang ataupun jasa) agar memberikan nilai kepada pelanggan (customer value).

Waste merupakan kebutuhan minimum dari alat, bahan, bagian dan pekerja
(waktu kerja) yang sangat penting untuk produksi (santoso 2018). Waste juga dapat
didefinisikan sebagai aktifitas kerja yang tidak memberikan nilai tambah dalam proses
transformasi input menjadi output sepanjang value stream mapping.