Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kecepatan Pengambilan Dokumen Rekam Medis

Rawat Jalan RSUD dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya 2014

Eka Rahman1, Ida Wahyuni2

The Factors of Affecting Decision Speed Document Ambulatory Medical Record

In RSUD dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya 2014

Abstrak

Kecepatan pelayanan merupakan salah satu hal yang dapat menunjukan kualitas pelayanan yang baik,
begitu pula dengan penyediaan dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis dituntut selalu tersedia setiap
saat. Survei yang dilakukan di RSUD dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya ditemukan bahwa dalam kegiatan
pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan masih ditemukan beberapa faktor yang mempengaruhi
kecepatan pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-
faktor yang mempengaruhi kecepatan pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUD dr. Soekardjo
Kota Tasikmalaya. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan pendekatan fenomenologi.
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dan observasi. Informan adalah empat petugas
rekam medis filing rawat jalan dan seorang kepala unit rekam medis RSUD dr. Soekardjo Kota Tasikmalaya
yang diambil dengan teknik purposive sampling. Hasil penelitian menunjukan bahwa faktor-faktor yang
mempengaruhi pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan adalah terbatasnya sumber daya manusia
dibagian filing rawat jalan, kurangnya pengembangan kemampuan petugas filing rawat jalan, terbatasnya sarana
dan prasarana yang sesuai di ruang filing rawat jalan, dan ketidaksesuaian prosedur yang dilaksanakan dengan
SOP yang ada. Saran diharapkan dapat melakukan upaya untuk memperbaiki faktor-faktor tersebut agar
kecepatan pelayanan pengambilan dokumen rekam medis rawat jalan dapat ditingkatkan.

Kata kunci: faktor, kecepatan pengambilan dokumen rekam medis.

Abstract

The speed of service is one thing that can shows good quality of service, as well as the provision of
medical record documents. Medical record documents mandatory to be available at any time. Surveys conducted
in dr. Soekardjo Hospital Kota Tasikmalaya found that the extraction of outpatient medical record documents
still found some factor that affecting the speed of documents retrieval outpatient medical record. The purpose of
this research is to determine the factors that affecting the speed of document retrieval in the outpatient medical
record dr. Soekardjo Hospital Kota Tasikmalaya. This research is descriptive qualitative study with a
phenomenological approach. Data collected through in-depth interviews and observations. Informants are four
workers filing outpatient and head of medical record taken by purposive sampling techniques.The results
showed that the factors that affected the retrieval of documents including outpatient medical record are: limited
human resources filing outpatient section, lack of development of ambulatory ability filing officer, limited
facilities and infrastructure are appropriate in the outpatient filing, and discrepancy between impmentation and
SOP. It is Suggested that Hospital would make an effort sto improve these factors so that the speed of document
retrieval service outpatient medical record can be improved.

Keywords: factors, medical record document retrieval.

1
Staf Rekam Medis RSUD dr. Slamet Garut
2
Dosen pada Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya

32
Pendahuluan
Pelayanan kesehatan adalah tersedianya
pelayanan yang berhasil guna dan berdaya
guna yang tersebar secara merata diseluruh
Indonesia. Dengan demikian terwujudnya
derajat kesehatan masyarakat yang optimal
dapat tercapai bagi setiap orang sehingga
dapat hidup produktif secara sosial dan
ekonomis. Jenis pelayanan di Indonesia
meliputi pelayanan primer dan sekunder.
Pelayanan primer merupakan pelayanan gardu
pertama dimana pelayanan kesehatan dasar
dilakukan. Kegiatan ini meliputi promotif dan
preventif. Pelayanan kesehatan sekunder
merupakan pelayanan lanjutan meliputi
kegiatan kuratif dan rehabilitatif. Contoh
pelayanan sekunder adalah rumah sakit.
Undang- undang nomor 44 tahun 2009,
menerangkan bahwa rumah Sakit adalah
institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat
dengan karateristik tersendiri yang dipengaruhi
oleh perkembangan ilmu pengetahuan
kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan
sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap
mampu meningkatkan pelayanan yang lebih
bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar
terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya.
Upaya untuk meningkatkan pelayanan
yang dilakukan oleh rumah sakit adalah
dengan menyelenggarakan berbagai unit
sebagai pelaksana program-program untuk
tercapainya pelayanan yang berkualitas. Salah
satu indikator pelayanan yang berkualitas
adalah dengan tercapainya tertib administrasi
yang dapat dilihat dari sistem pengelolaan
rekam medis yang baik (Direktorat Jenderal
Bina Pelayanan Medik, 2006).
Menurut Huffman (dalam Rustianto dan
Rahayu, 2011:3) mendeskripsikan tentang
rekam medis adalah himpunan fakta-fakta
tentang kehidupan seseorang atau riwayat
penyakitnya termasuk keadaan sakit,
pengobatan saat itu dan lampau yang ditulis
oleh para praktisi kesehatan dalam upaya
33
mereka memberikan pelayanan kesehatan
terhadap pasien.
Rekam medis berfungsi sebagai bukti
tertulis atas segala tindakan pelayanan,
perkembangan penyakit dan pengobatan
selama pasien berkunjung/dirawat di Rumah
Sakit. Permenkes No 269 tahun 2008 tentang
dokumen rekam medis pasal 12 menjelaskan
bahwa berkas rekam medis milik sarana
pelayanan kesehatan sehingga pihak rumah
sakit harus menyediakan tempat penyimpanan
dokumen (filing).
Filing adalah kegiatan penataan atau
penyimpanan (storage) berkas rekam medis
untuk mempermudah pengambilan
kembali/retrieval (Rustiyanto dan Rahayu,
2011). Dalam penyimpanan rekam medis di
ruangan filing dilakukan sistem penyimpanan
dan penjajaran untuk mempermudah kinerja
petugas, sehingga pelayanan lebih efektif dan
efisien baik dari segi waktu, tenaga dan
tempat.
Penyimpanan rekam medis dibagi
menjadi tiga yaitu sentralisasi, desentralisasi
dan sentralisasi elektronik. Sentralisasi adalah
semua berkas rekam medis pasien disimpan
dalam satu berkas baik rawat jalan maupun
rawat inap. Desentralisasi adalah sistem
penyimpanan berkas yang dibuat terpisah
antara data yang satu dengan yang lain.
Beberapa Rumah Sakit di Indonesia yang
menerapkan sistem desentralisasi, seperti pada
pelayanan poliklinik biasanya penyimpanan
dokumen rekam medis menyatu dengan tempat
pendaftaran rawat jalan. Untuk penyimpanan
dokumen rawat inap disimpan terpisah yaitu
pada penyimpanan di unit rekam medis. Hal
tersebut didasarkan agar pengolahan data
rekam medis rawat inap lebih mudah
dilakukan (Rustianto, 2011).
Kegiatan pengambilan dokumen rekam
medis sangat berkaitan dengan unit
pendaftaran dan filing. Unit pendaftaran
merupakan unit pelayanan penyedia data
pasien mana saja yang perlu dilakukan
pengambilan dokumen rekam medis,
sedangkan filing merupakan unit lokasi
penyimpanan dokumen rekam medis pasien
lama yang akan di ambil sesuai permintaan
unit pendaftaran. Pengambilan dokumen rekam
medis dilakukan untuk menyediakan data
medis bagi pasien yang berkunjung ulang ke
rumah sakit. Tujuannya adalah untuk
mengetahui riwayat penyakit sebelumnya agar
pelayanan dan tindakan yang diberikan pada
pasien sesuai dengan apa yang dikeluhkan oleh
pasien.
Menurut Direktorat Jenderal Bina
Pelayanan Medik-Departemen Kesehatan
Republik Indonesia bahwa standar waktu
penyediaan dokumen rekam medis pelayanan
rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Adapun standar
waktu tersebut dihitung mulai pada saat
pelayanan pendaftaran sampai dengan pasien
menerima dokumen rekam medis dari unit
filing. Jadi, jika dalam pelayanan penyediaan
dokumen rekam medis memerlukan waktu
melebihi dari standar, maka pelayanan di
Rumah Sakit tersebut kurang berkualitas
khususnya dalam hal pelayanan pendaftaran
pasien lama.
Berdasarkan hasil penelitian Septian
(2013) mengenai kecepatan penyediaan
dokumen rekam medis pasien lama di
pelayanan rawat jalan RSUD Ciamis Tahun
2013 diketahui bahwa 53,6% dari 10 kegiatan
penyediaan dokumen masuk kedalam kategori
lambat yaitu melebihi waktu ideal ≤ 10 menit.
Hal ini mengidentifikasikan belum
diperolehnya efektifitas penyediaan dokumen
yang salah satunya ditunjang oleh kegiatan
pengambilan dokumen rekam medis rawat
jalan pasien lama di rumah sakit.
Rumah Sakit dr. Soekardjo merupakan
salah satu Rumah Sakit Pemerintah di Kota
Tasikmalaya yang memiliki karakteristik
serupa dengan RSUD Ciamis. Rata-rata
kunjungan rawat jalan adalah 566 pasien setiap
hari, dan sekitar 74 % merupakan pasien lama.
Guna mencapai kesinambungan data medis
pasien, pencatatan medis harus disatukan
dengan data riwayat medis sebelumnya. Hal
34
tersebut mengharuskan petugas untuk dapat
memperoleh dokumen rekam medis lamanya
untuk menunjang pelayanan.
Keluhan masyarakat yang berkunjung ke
rumah sakit tidak sedikit. Mayoritas dari
mereka membutuhkan waktu seharian hanya
untuk mendapatkan pelayanan. Salah satu
faktor waktu tunggu yang lama adalah pada
saat mendaftarkan diri untuk memperoleh
dokumen rekam medis riwayat terdahulu.
Sebagaimana kita ketahui, pengunjung rumah
sakit mayoritas adalah orang dengan keluhan
kesehatan yang seyogyanya mendapatkan
pelayanan dan tindakan dengan segera. Segi
psikologis yang terpengaruhi oleh kondisi
sakitnya menyebabkan tidak sedikit dari
mereka rentan terpancing emosi.
Pengambilan dokumen rawat jalan
merupakan bagian yang penting dalam
menunjang efektifitas pelayanan rekam medis
pasien rawat jalan. Terlaksananya kegiatan
pengambilan dokumen yang lancar dan tepat
dipengaruhi oleh beberapa faktor. Dalam
rangka mengetahui lebih mendalam terkait hal
tersebut, peneliti mengambil kajian tentang
Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kecepatan
Pengambilan Dokumen Rekam Medis Rawat
Jalan di RSUD dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya.
Metode
Jenis penelitian ini adalah penelitian
deskriptif kualitatif dengan pendekatan
fenomenologi mengungkap mengenai faktor
apa saja yang mempengaruhi kecepatan
pengambilan dokumen rekam medis pasien
rawat jalan di RS dr. Soekardjo Tahun 2014.
Pengumpulan data dilakukan menggunakan
metode wawancara mendalam (indepht
interview) dan observasi. Pada penelitian ini
yang menjadi subyek penelitian adalah petugas
filing rawat jalan sebanyak empat orang
(Informan 1- Informan 4) dan satu kepala unit
rekam medis (Informan 5).
Teknik wawancara dimulai dengan
pertanyaan-pertanyaan terbuka yang bersifat
umum yaitu tentang pengalaman informan
selama kegiatan pengambilan dokumen rekam
medis. Peneliti merupakan instrumen dalam
penelitian kualitatif. Peneliti kualitatif atau
human instument berfungsi menetapkan fokus
penelitian, memilih partisipan atau informan
sebagai sumber data, melakukan pengumpulan
data,menilai kualitas data, menganalisis dan
menafsirkan data serta membuat kesimpulan
atas semuanya (Sugiyono, 2006). Peneliti
menggunakan pedoman pertanyaan bebas
mendalam, buku catatan harian serta alat
perekam suara maupun gambar sebagai alat
bantu dalam melakukan pengumpulan data.
Lofland dan Loftland (1984) dalam Moleng
(2006) menjelaskan bahwa alat pengumpulan
data merupakan sarana penting yang
membantu peneliti untuk menghimpun data
penelitian.
Hasil dan Pembahasan
Hasil Penelitian
Penelitian ini memberikan gambaran
atau fenomena tentang faktor-faktor kecepatan
pengambilan dokumen rekam medis ke
poliklinik dengan empat tema utama yang
telah didapatkan berdasarkan informasi yang
diperoleh dari partisipan. Tema-tema tersebut
adalah: 1) Kecepatan pengambilan dokumen
rekam medis belum sesuai standar, 2)
Terbatasnya Sumber Daya Manusia dibagian
filing rawat jalan, 3) Kurangnya
pengembangan kemampuan petugas filing
rawat jalan, 4) Terbatasnya sarana dan
prasarana di ruang filing rawat jalan, 5)
Ketidaksesuaian prosedur yang dilaksanakan
dengan SOP yang ada.
Untuk memperjelas hasil temuan pada
resume wawancara, terdapat beberapa
singkatan dan istilah diantaranya OPD adalah
Out Patient Departement merupakan tempat
penyimpanan dokumen rekam medis rawat
jalan. Yang dimaksud dengan DRM adalah
Dokumen rekam medis pasien rawat jalan.
35
Kecepatan Pengambilan Dokumen
Rekam Medis belum Sesuai Standar
Pelayanan rekam medis terhadap pasien
masih belum optimal salah satunya kecepatan
pengambilan dokumen yang masih mengalami
keterlambatan. Hal ini masih belum sesuai
dengan standar pelayanan minimal yang
berlaku. Berikut ungkapan informan :
“Kalo pas mudahnya bisa langsung dapet 5
menit, kalo susahnya kami harus muter dulu
nyarinya di tumpukan-tumpukan, nanya ke poli
karna suka ada yang belum dikembalikan. Jadi
ya bisa sampai 15 menitan, ya gitulah pasien
banyak yang ngeluh gitu .” (Informan 1)
“Biasanya yang lama itu dokumennya yang
belum tersusun atau belum kembali dari poli,
nyarinya lama bisa sampai 10-15 menit.”
(Informan 5)
Terbatasnya Sumber Daya Manusia di
Bagian Filing Rawat Jalan
Hakikatnya, setiap Sumber Daya
Manusia memiliki tugas pokok dan
tanggungjawab tersendiri sesuai dengan
perhitungan beban kerja berdasarkan standar
operasional prosedur. Namun pada
pelaksanannya kadang kala petugas
melaksanakan lebih dari satu tugas pokok. Hal
tersebut mengakibatkan keterlambatan
pengambilan dokumen rekam medis yang
disebabkan meningkatnya kunjungan rawat
jalan seiring adanya Jaminan Kesehatan
Nasional. Berikut ungkapan informan:
“kalau menurut saya SDM di filing sekarang
masih kurang karena kan sekarang program
baru yah BPJS jadi semua pasien menuju ke
OPD ke bagian DRM jadi euu karena
banyaknya pasien sehingga sekarang-sekarang
SDM nya kurang kitu jadi eu terjadi
penumpukan pas waktu pengambilan berkas”
(Informan 1)
 “masih kurang dikarenakan di ruang filing ini
memerlukan banyak SDM dikarenakan euu
untuk pengambilan di filing ini banyak pasien
jadi SDM yang ada masih kurang”
(Informan 2)
Selain itu banyaknya pekerjaan yang
harus dikerjakan di filing tidak sebanding
dengan jumlah petugas yang ada. Hal ini
dijelaskan pula oleh Informan 3:
“kalau untuk filing rawat jalan menurut
sayamah kurang memadai soalnya hampir
setiap orang mengerjakan banyak tugas”
(Informan 3)
Kekurangan Sumber Daya Manusia di
bagian filing dapat mengakibatkan
keterlambatan pengambilan dokumen rekam
medis. Hal ini dijelaskan pula oleh Informan 4:
“Ehh SDM dibagian filing saat ini masih
kurang ehh kan di OPD kan totalnya lima
orang seharusnya sepuluh orang jadi dengan
petugas yang lima orang itu ehh setiap pagi itu
bila mana dalam pengambilan buku rawat
jalan itu suka terlambat gitu” (Informan 4)
Filing rawat jalan RSUD dr. Soekardjo
Kota Tasikmalaya dikelola oleh lima petugas,
secara idealnya masih kurang. Hal tersebut
dijelaskan oleh Informan 5 sebagai berikut:
“kalau itu mah sudah bapak hitung tapi lupa
lagi nyimpan datanya kalau gak salah mah
masih membutuhkan petugas tiga atau empat
orang soalnya lupa lagi” (Informan 5)
Kurangnya Pengembangan Kemampuan
Petugas Filing di Rawat Jalan
Pengembangan kemampuan bagi
petugas sangat berguna untuk mengoptimalkan
kemampuan petugas yang ada guna
meningkatkan efektivitas kinerja petugas.
Pengembangan kemampuan petugas masih
jarang dilakukan. Sekalipun dilakukan tidak
melibatkan petugas filing secara langsung.
Berikut ungkapan informan:
36
”pengembangan petugas filing sebenarnya
suka ada sih tapi tidak semuanya hanya
diwakili sama satu orang ya jarang kadang-
kadang hanya satu tahun sekali” (Informan 4)
“kalau pengembangan di petugas filing
sebenarnya suka ada tapi diwakili oleh satu
orang biasanya oleh petugas bagian rekam
medis terus diberikan informasinya pada
petugas di filing rawat jalan” (Informan 3)
Informasi yang dihasilkan dari
pengembangan kemampuan tersebut biasanya
disosialisasikan melalui rapat pertemuan
petugas rekam medis setelah dilakukan
pengembangan. Hal tersebut ditambahkan oleh
parti Informan 5:
“euu kalau hasil pengembangan biasanya
disosialisasikan kepada seluruh pegawai
melalui rapat pertemuan semua petugas rekam
medis”(Informan 5)
Pengembangan kemampuan petugas
biasanya diwakilkan oleh satu orang dengan
cara bergiliran yang ditetapkan oleh Kepala
rekam medis berdasarkan tingkatan pendidikan
petugas. Hal tersebut ditambahkan oleh
Informan 5:
“kalau itu mah biasanya secara bergiliran dan
biasanya dilakukan oleh petugas yang lulusan
rekam medis”. (Informan 5)
Kegiatan pengembangan kemampuan
yang diperoleh petugas terhambat dikarenakan
terbatasnya SDM dan pelayanan yang tidak
dapat dikesampingkan sehingga tidak adanya
waktu luang untuk mengikuti pengembangan
kemampuan petugas yang diselenggarkan oleh
luar tetapi petugas masih dapat berlatih secara
mandiri. Hal ini sesuai dengan yang
diungkapan informan berikut :
“untuk pengarahan ada tetapi karena euu
terbentur dengan SDM dan kekurangan SDM
jadi euu kurang memadai untuk pengambilan
dokumen dikarenakan untuk saat ini pasien
hampir mencapai 300 sampai 400 pasien
sedangkan untuk pengambilan di filing hanya
lima orang saja jadi sangat cukup berat untuk
SDM saat ini” (Informan 2)
“pengembangan kemampuan kayanya kurang
yah kitu karena harusnya ada pelatihan
gimana kemampuan petugas kalau disini
jarang ada pelatihan-pelatihan mungkin pas
waktu kerja saja berlatih sesuai
kemampuannya” (Informan 1).
Terbatasnya Sarana dan Prasarana
Yang Sesuai di Ruang Filing Rawat
Jalan
Sarana dan prasarana dalam proses kerja
sangat menunjang agar terlaksananya
pekerjaan secara efektif dan efisien khususnya
dalam pelaksanaan pengambilan dokumen
rekam medis rawat jalan. Namun kondisi
sarana dan prasarana masih belum memadai.
Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan
informan sebagai berikut:
“sarana prasarana ehh masih kurang sih
cuman heeh banyak yang harus di apa
diperbaiki lagi karena ehh kan banyak berkas
berarti banyak debu sedangkan di bagian
filing itu tidak ada penetralan udara dan euu
pentilasinya juga kurang sehingga kurang
efektif lah” (Informan 1)
“fasilitas sarana dan prasarana yang ada
masih menggunakan euu peralatan yang
terdahulu belum ada penggantian hanya
komputer masih menggunakan komputer
terdahulu jadi agak lumayan euu lambat untuk
melakukan proses pencarian dokumen
pelayanan rekam medis jadi diusahakan kalau
bisa euu di tambah untuk itu” (Informan 2)
Selain itu peralatan yang digunakan saat
ini masih menggunakan peralatan yang
terdahulu dan tata letaknya belum teratur. Hal
ini diungkapkan oleh Informan sebagai
berikut:
37
“sama halnya sama barusan kurang memadai
ruangannya kecil masih memakai komputer
istilahnya sudah memakai computer terdahulu
meja dan rak juga masih pabaliut istilah
sundana mah kitu tah” (Informan 3).
“kondisinya itu mungkin saat ini fasilitas dan
sarananya kurang baik karena fasilitasnya itu
sudah lama jadi euu untuk saat ini belum ada
penggantian gitu masih mengoftimalkan
fasilitas yang ada” (Informan 4)
Keadaan rak sempit juga menjadi salah
satu kendala keterlambatan pengembalian
dokumen rekam medis dari poliklinik. Hal ini
sesuai dengan yang diungkapkan oleh
Informan sebagai berikut:
“kendalanya kan raknya sempit jadi susah
dimasukan ke raknya jadi setatusnya ada yang
berceceran di lantai jadi pas pengambilan
susah karena tidak tersusun dengan rapih”
(Informan 3)
“euuu kendala dalam pengambilan itu sangat
buruk kan bukunya itu ada yang disimpan
dibawah ada yang diatas jadi dalam
pengambilan buku itu sangat….tidak sesuai”
(Informan 4)
Rak yang sempit dan kurang mencukupi
untuk menampung dokumen, sebab utamanya
karena ruang filling rekam medis rawat jalan
terlampaui sempit tidak sebanding dengan
jumlah kunjungan yang semakin meningkat.
Hal itu diungkapkan informan berikut:
“emang yang utama di ruang penyimpanan
rawat jalan mah ruangannya yang emang
sempit iya, dari raknya yang sudah berjubel
dokumen, pasiennya kan setiap harinya
banyak. ya...jadi kayak gini banyak yang
disimpan dilantai, nggak tentu penataanya.
Makanya sulit lah orang filling pas nyari
dokumen itu” (Informan 5)
Ketidaksesuaian Prosedur yang dilaksanakan seperti euu tidak adanya
dilaksanakan dengan Standar outguide dan dokumen harus diantarkan oleh
Operasional Prosedur (SOP) yang Ada petugas kalau disini mah cukup sama pasien
SOP merupakan acuan dalam kan seharusnya diantar oleh petugas”
pelaksanaan proses kerja untuk meningkatkan (Informan 4)
kepuasan pasien dalam memberikan
Kendala lainnya terjadinya duplikasi dan
pelayanan. Dalam kenyataannya masih ada
kesalahan penulisan nomor rekam medis yang
beberapa poin dalam SOP yang tidak
mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan
dilaksanakan karena disebabkan oleh beberapa
dokumen rekam medis. Hal ini terjadi sebagai
hal seperti belum digunakannya outguide
efek belum ditegakkan sepenuhnya SOP
dalam proses pengambilan dokumen, serta
pendaftaran pasien. Sesuai dengan yang
tidak adanya buku peminjaman dokumen
diungkapkan oleh Informan sebagai berikut:
rekam medis. Hal ini sesuai dengan yang
diungkapkan Informan sebagai berikut : “kalau kendalanya paling setelah
penyimpanan atau ada nomor rekam medis
“untuk pengambilan rawat jalan untuk saat ini
yang sama atau banyak juga ehh nomor-
masih ada yang kurang ehh kurang mengikuti
nomor yang salah penulisan jadi membuat
SOP kenapa kurang mengikuti SOP masih
kebingungan gitu salah angka dalam satu
kurangnya sarana-sarana dan fasilitas dari
hurup jadi salah rak juga gitu” (Informan 1)
rumah sakit misalnya tidak adanya tracer
manual terus tidak adanya outguide juga jadi “ada aja pasti pasien dengan nomor rekam
masih kurang mengikuti masih ada medis ganda. Pada kondisi tertentu, petugas
kekurangan dari SOP tersebut”(Informan 2) mungkin kurang fokus, jadi prosedur
pelayanan saat mendaftar ada yang terlewat.
“belum kalau menurut sayah mah karena
Misalnya nama pasien yang tidak sesuai kartu
masih ada yang belum diterapkan seperti
identitas bisa dientri beda sehingga mungkin
pemakaian………, tracer dan outguide”
nomor dokumen beda juga. Karna itu pastinya
(Informan 3)
dokumen si pasien itu disimpan beda-beda
“kalau SOP rumah sakit sesuai, cuma tempat” (Informan 5)
menyesuaikan gitu jadi kadang juga kan tidak
Selain dari pihak rekam medis,
sesuai euu kan setandar operasional harus ada
pengambilan dokumen menjadi lama karena
petunjuk keluar, bon peminjaman sedangkan
terlambatnya pengembalian dokumen rekam
disini outguide juga ga ada gitu terus dalam
medis dari poliklinik khususnya pasien yang
pengambilan dan penyimpanan juga berbeda
melakukan pemeriksaan penunjang. Hal ini
sesuai dengan SOP”.(Informan 1)
sesuai dengan yang diungkapkan oleh
Dalam pendistribusian dokumen rekam Informan sebagai berikut:
medis ke poliklinik diantarkan oleh petugas
“pengambilan DRM ehhmm diantaranya
rekam medis agar terjaga kerahasiaan isi data
kendalanya kurangnya SDM terus tercecer
pasien. Namun di RSUD dr. Soekardjo dalam
berkas rekam medis dan juga ada yang belum
pendistribusian dokumen rekam medis ke
dikembalikan dari poli jadi masih banyak
poliklinik dibawa oleh pasien sendiri, berikut
kendala-kendala di pelayanan rawat jalan
ungkapan Informan:
yang membuat kelancaran pelayanan yang
“euu kalau saya kira ini belum karena masih optimal di rumah sakit kota tasikmalaya”
ada beberapa yang masih belum bisa (Informan 2)

38
“pengembalian dokumen dari poli oleh
petugasnya sendiri yang harusnya langsung
setelah pelayanan selesai, kecuali pasien yang
masih melakukan proses pelayanan penunjang.
Itu kan lama, kadang ada yang nggak kelar
sehari jadi dokumennya nggak langsung
dikembalikan.“ (Informan 5)

Tabel 1 Matriks Hasil Wawancara Mendalam dengan Lima Informan di RSUD dr.Soekardjo
Tasikmalaya Tahun 2014
No Variabel Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4 Informan 5
1 Kecepatan Tingkat Petugas dokumen Pasien dengan Pengambilan
Pengambilan tersulit pengambilan rekam medis dokumen dokumen
Dokumen pengambilan harus antri yang tercecer rekam medis rekam medis
Rekam Medis dokumen mengambil di menghambat ganda akan yang lama
Belum Sesuai hingga 15 lorong rak gerak petugas lebih sulit biasanya antara
Standar menit jika sehingga sehingga dicari bisa 10-15 menit
penyimpanan proses pengambilan membutuhkan
yang belum pengambilan dokumen waktu lebih
tersusun atau lama sampai 15 lama
belum menit
kembali dari
poli

2 Terbatasnya jumlah SDM petugas Ruangan yang pegawai filing pegawai filing
Sumber Daya kunjungan filing masih sempit tidak yang tersedia masih kurang
Manusia di pasien kurang untuk memungkinkan ada lima orang tiga atau empat
bagian filing semakin melakukan adanya sedangkan orang lagi
rawat jalan bertambah kegiatan penambahan yang
tidak pengambilan pegawai, dibutuhkan
sebanding dokumen yang meskipun sepuluh orang
dengan kian semakin sebenarnya
jumlah banyak masih kurang
petugas tenaga
pengambilan
yang
cenderung
tetap
3 Kurangnya petugas kegiatan kesempatan pengembangan kegiatan
pengembangan bekerja pengembangan pengembangan pegawai filing pengembangan
kemampuan sesuai kemampuan kemampuan sangat jarang kemampuan
petugas filing di kebiasaan, pegawai filing pegawai sudah biasanya pegawai filing
rawat jalan penugasan belum berjalan ada tapi selalu hanya satu masih jarang
mengikuti karena diwakilkan tahun sekali dan hanya bisa
pelatihan terbentur oleh pegawai itupun diwakilkan
sangat beban lain yang diwakilkan oleh salah satu
kurang pelayanan memiliki dasar oleh salah satu pegawai rekam
yang tinggi pendidikan D3 pegawai medis dan
Rekam Medis hasilnya
disosialisasikan
dalam rapat

39
 pertemuan
instalasi rekam
medis
4 Terbatasnya rak dan penyediaan ruangan yang Ruangan Rak dokumen
sarana dan sarana sarana sempit dan penyimpanan masih kurang
prasarana yang prasarana prasarana yang tidak belum ideal karena
sesuai di ruang masih efisien masih memungkinkan karena tidak ruangannya
filing rawat kurang dan belum diadakan sesuai dengan sempit
jalan banyak yang memadai penambahan ketentuan tata
harus karena rak sehingga ruang
diperbaiki terhambat dokumen dokumen
ruang banyak
penyimpanan disimpan
yang sempit dilantai
5 Ketidaksesuaian tidak adanya pengembalian penyimpanan distribusi ditemukan
prosedur yang Bon dokumen dari yang tidak dokumen dokumen
dilaksanakan peminjaman poliklinik tertib rekam medis pasien ganda
dengan SOP dan outguide tidak tepat menyebabkan belum sebagai impact
yang ada sebagaimana waktu bertolak kesulitan berjalan, dari prosedur
di SOP belakang dalam sejauh ini pendaftaran
dengan SOP pencarian masih dibawa pasien tidak
pengambilan sehingga sendiri oleh sesuai standar
dokumen banyak pasien pasien ke
rekam medis mendapatkan poliklinik
dokumen baru

Pembahasan Sejalan dengan itu, hasil wawancara

Kecepatan Pengambilan Dokumen
Rekam Medis Masih belum Sesuai
Satndar
Menurut Direktorat Jenderal Bina
Pelayanan Medik-Departemen Kesehatan
Republik Indonesia (2006) bahwa standar
waktu penyediaan dokumen rekam medis
pelayanan rawat jalan adalah ≤ 10 menit.
Adapun standar waktu tersebut dihitung mulai
pada saat pelayanan pendaftaran sampai
dengan pasien menerima dokumen rekam
medis dari unit filing. Rata-rata kunjungan
pasien di RSUD dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya adalah 566 pasien perhari dan
74% merupakan pasien lama dan sisanya
pasien baru. Kondisi tersebut membutuhkan
penggunaan sumber daya waktu dan tenaga
semakin banyak dalam rangka menyediakan
dokumen rekam medis riwayat pasien
terdahulu dan seyogyanya pelayanan tersebut
dapat diterima pasien sesuai standar pelayanan.
mendalam dengan lima informan diperoleh
bahwa kegiatan pengambilan dokumen rekam
medis mengalami keterlambatan sehingga
tidak cepat sesuai dengan ketentuan. Hal
tersebut dipengaruhi diantaranya oleh
kurangnya pegawai di filing, sulitnya kegiatan
pencarian dokumen karena banyak dokumen
tercecer dilantai sehingga susunannya tidak
beraturan dan adanya dokumen rekam medis
ganda sehingga untuk mendapatkan riwayat
medis pasien yang terintegrasi membutuhkan
waktu yang lama yaitu pengambilan satu
dokumen pasien bisa hingga 15 menit.
Melihat uraian di atas dapat diketahui
bahwa pelayanan pengambilan dokumen
rekam medis rawat jalan di RSUD dr.
Soekardjo Kota Tasikmalaya belum sesuai
dengan Standar Pelayanan Minimal. Didukung
dengan hasil observasi yang dilakukan oleh
peneliti yang menunjukan 47% dari 15 kali
pelayanan pengambilan dokumen rekam medis

40
rawat jalan melebihi SPM yang ada yaitu ≤ 10
menit.
Sejalan dengan penelitian Septian
(2013) bahwa terjadi keterlambatan
penyediaan dokumen pasien lama rawat jalan
di RSUD Ciamis sebesar 53,6% yang
disebabkan diantaranya kurangnya petugas
filing, sistem penjajaran yang tidak beraturan
dan tidak adanya sarana pendukung dalam
penyediaan dokumen (tracer dan buku
peminjaman).
Kurangnya Sumber Daya Manusia di
Bagian Filing
Rekam medis berfungsi sebagai bukti
tertulis atas segala tindakan pelayanan,
perkembangan penyakit dan pengobatan
selama pasien berkunjung/dirawat di Rumah
Sakit. Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang
dokumen rekam medis pasal 12 menjelaskan
bahwa berkas rekam medis milik sarana
pelayanan kesehatan sehingga pihak rumah
sakit harus menyediakan tempat penyimpanan
dokumen (filing).
Filing adalah kegiatan penataan atau
penyimpanan (storage) berkas rekam medis
untuk mempermudah pengambilan
kembali/retrieval (Rustiyanto dan Rahayu,
2011). Dalam penyimpanan rekam medis di
ruangan filing dilakukan sistem penyimpanan
dan penjajaran untuk mempermudah kinerja
petugas, sehingga pelayanan lebih efektif dan
efisien baik dari segi waktu, tenaga dan
tempat.
Sumber Daya Manusia (SDM)
kesehatan adalah tenaga kesehatan profesi
termasuk tenaga kesehatan strategis dan tenaga
kesehatan non profesi serta tenaga
pendukung/penunjang kesehatan yang terlibat
dan bekerja serta mengabdikan diri dalam
upaya manajemen kesehatan (Kemenkes
RI,2011). Adapun menurut Gary Dessler
(2009), menyatakan bahwa sumber daya
manusia adalah kebijakan dan praktik yang
digunakan untuk menjalankan aspek orang
atau sumber daya manusia dan posisi seorang
41
manajemen, meliputi pengrekrutan,
penyaringan, pelatihan, pengimbalan, dan
penilaian.
Perencanaan jumlah SDM harus
berdasarkan perhitungan beban kerja petugas
di bagian filing. Hal ini sejalan dengan teori
menurut Komarudin (1996), analisa beban
kerja merupakan proses untuk
menetapkan jumlah jam kerja orang yang
digunakan atau dibutuhkan untuk
merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu
tertentu, atau dengan kata lain analisis beban
kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung
jawab atau beban kerjayang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas. Hasil penelitian
menunjukan bahwa SDM yang terdapat di
bagian filing masih kurang sehingga
menyebabkan terlambatnya pengambilan
dokumen rekam medis. Kepala Instalasi
Rekam Medis menegaskan, telah melakukan
perhitungan analisis beban kerja yaitu untuk
mencapai pekerjaan yang optimal di unit filling
diperlukan petugas sebanyak maksimal 9
(sembilan) orang. Sedang yang sekarang
tersedia 5 (lima) orang sehingga masih
diperlukan petugas maksimal 4 (empat) orang.
SDM dibagian filing saat ini masih
kurang disebabkan meningkatnya kunjungan
rawat jalan seiring pemberlakuan program
jaminan kesehatan nasional, terdapat petugas
yang melakukan tugas lebih diri satu tugas
pokok sehingga beban kerja tidak sebanding
dengan jumlah petugas yang ada. Menurut
penelitian yang dilakukan oleh Septian (2013)
kurangnya petugas penyedia dokumen rekam
medis menyebabkan dokumen yang telah
ditemukan tidak langsung diserahkan ke
pelayanan tetapi ditumpuk terlebih dahulu
sehingga penyediaan dokumen rekam medis
menjadi terhambat.
Kurangnya Pengembangan Kemampuan
Sumber Daya Manusia di Bagian Filing
Sejauh ini kegiatan pengembangan
kemampuan belum berjalan, dikarenakan
pelayanan di filing cukup padat sehingga
kegiatan pengembangan sangat sulit. Hal itu
menyebabkan peserta yang diajukan untuk
mewakili kegiatan pengembangan dari petugas
pengolahan data rekam medis yang berlatar
belakang pendidikan rekam medis.
Pengembangan kemampuan biasanya
diwakilkan sama satu orang secara bergiliran
dan hasil pengembangan akan di sosialisasikan
kepada petugas yang lain dalam rapat petugas
rekam medis.
Hal tersebut tidak sesuai dengan
pendapat Wijono (2000), menyatakan bahwa
semua staf mempunyai kesempatan untuk
mengikuti pendidikan berkelanjutan yang
berguna untuk meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan. Adapun kriterianya 1) Program
orientasi diselenggarakan untuk staf baru agar
mengetahui pekerjaan dan tanggung jawabnya,
2) Ada mekanisme identifikasi kebutuhan dan
pengembangan staf yang berkaitan dengan
peningkatan prestasi, 3) Ada kesempatan bagi
semua staf untuk mengetahui latihan kerja dan
pendidikan berkelanjutan yang sesuai. Dalam
pengertian tersebut bila rumah sakit tidak
mempunyai hal itu, dapat dimintakan sumber
dari luar, 4) staf professional perlu dibantu
untuk menghadiri pertemuan dan program
profesi.
Terbatasnya Sarana dan Prasarana yang
Sesuai di Ruang Filing Rawat Jalan
Ada beberapa kendala dalam
pengambilan dokumen rekam medis
diantaranya ruang penyimpanan yang sempit,
kondisi fasilitas dan peralatan masih belum
sesuai dengan standar yang ada seperti halnya
masih kurangnya peralatan di ruang filing
seperti outguide, tracer, dan buku peminjaman
manualo, masih digunakannya peralatan yang
sudah lama seperti komputer, meja, kursi dan
rak. Namun demikian peralatan tersebut masih
dapat digunakan sejalan dengan pendapat
Wijono (2000), bahwa Fasilitas dan peralatan
yang memiliki daya guna cukup lama harus
42
disediakan agar tercapai pelayanan yang
efisien.
Kegiatan pengambilan DRM yang
efisien ditunjang pula dengan kondisi ruangan
yang sesuai. Adapun kriterianya penyimpanan
DRM menurut Wijono (2000) meliputi:
1) Unit rekam medis mempunyai lokasi
sedemikian rupa sehingga pengambilan
dan distribusi pengambilan lancar.
2) Ruang kerja harus memadai untuk staf
agar dapat mengelola rekam medis
termasuk microfilm.
3) Harus ada ruang penyimpanan dokumen
baik DRM aktif dan in-aktif.
Pendapat tersebut tidak sejalan dengan
kondisi yang ditemukan dilapangan bahwa
masih ada DRM in-aktif yang disimpan di
ruangan aktif. Hal tersebut mengakibatkan
kegiatan pengambilan dokumen rekam medis
terganggu. Sejalan pula dengan pendapat
Rustianto (2011) bahwa ruang penyimpanan
dokumen rekam medis aktif dan in-aktif
sebaiknya dipisah. Hal ini akan lebih
memudahkan petugas dalam mengambil
dokumen rekam medis yang masih aktif dan
akan lebih mudah dalam melaksanakan
pemusnahan dokumen rekam medis.
Tidak dipungkiri, ketersediaan dan
kondisi sarana prasaran yang telah mengalami
penurunan daya guna menghambat pelayanan
terhadap pasien, pihak Rekam Medis telah
melakukan upaya pengajuan rak-rak baru dan
perluasan ruang penyimpanan dokumen rekam
medis berikut prasarana yang ada didalamnya.
Namun realisasi usulan tersebut belum dapat
dipastikan.
Ketidaksesuaian Prosedur yang
dilaksanakan dengan SOP yang Ada
Kegiatan pengambilan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUD dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya ternyata masih belum sesuai
dengan SOP Nomor 025/CM/2010 tentang
pengambilan dokumen rekam medis.
Diantaranya tidak digunakannya outguide
dalam pengambilan dan pendistribusian
dokumen masih dilakukan oleh pasien yang
bersangkutan. Hal ini dikarenakan kurangnya
petugas di bagian filing sehingga aspek
kerahasiaan dokumen rekam medis kurang
terjaga.
PerMenKes RI No.
269/MENKES/PER/III/2008 mengatur
masalah kerahasiaan suatu informasi yang
menyangkut informasi medis pasien pada pasal
10: Rekam medis merupakan berkas yang
wajib dijaga kerahasiaanya. Pasal 11 : (1)
penjelasan tentang isi rekam medis hanya
boleh dilakukan oleh dokter atau dokter gigi
yang merawat pasien dengan izin tertulis
pasien atau berdasarkan peraturan perundang-
undangan; (2) pimpinan sarana pelayanan
kesehatan dapat menjelaskan isi rekam medis
secara tertulis atau langsung kepada pemohon
tanpa izin pasien berdasarkan peraturan
perundang-undangan.
Kendala lain pada kegiatan pengambilan
dokumen kaitannya dengan pelaksanaan
prosedur pelayanan diantaranya pasien dengan
nomor rekam medis ganda sebagai akibat
prosedur pendaftaran pasien masih belum
berjalan secara optimal, misalnya bagian
penerimaan pasien dan prosedur penamaan
pasien. Dalam SOP No. 06/CM/2010
mengenai Penerimaan Pasien Lama bahwa
untuk memperlancar kegiatan pendaftaran,
pasien lama hendaknya membawa kartu
identitas berobat di rumah sakit tersebut guna
mengetahui nomor rekam medis pasien secara
cepat sehingga dokumen riwayat medis
terdahulu dapat diperoleh segera. Begitu juga
dengan SOP No. 07/CM/2010 mengenai
penamaan pasien bahwa ketika mendaftarkan
pasien petugas harus mencatat identitas pasien
sesuai kartu identitas (KTP, SIM, Asuransi,
dll) agar seorang pasien tetap tercatat satu
nama yaitu sesuai identitas tersebut sehingga
tidak terdaftar dengan nomor rekam medis
berbeda. Depkes (2006) menjelaskan pada
dasarnya sistem penamaan untuk memberikan
identitas kepada seorang pasien serta untuk
membedakan antara pasien satu dengan yang
43
lainnya, sehingga mempermudah dalam proses
pemberian pelayanan kesehatan pasien.
Selain dari pihak rekam medis,
pengambilan dokumen menjadi lama juga
karena terlambatnya pengembalian dokumen
rekam medis dari poliklinik khususnya pasien
yang melakukan pemeriksaan penunjang.
Dalam hal ini belum sesuai dengan petunjuk
kerja pada SOP No.035/CM/2010 mengenai
Pengembalian berkas rekam medis poin 4.5
bahwa setelah selesai pelayanan berkas
dikembalikan oleh petugas poliklinik ke unit
filling rekam medis rawat jalan dengan buku
ekspedisi. Pada beberapa kasus pasien yang
memerlukan pemeriksaan penunjang, dokumen
pasien masih diperlukan hingga selesai
pelayanan di poliklinik. Hal seperti itu
terkadang tanpa melakukan pemberitahuan ke
filling sehingga pengembalian dari poliklinik
lebih lama.
Kesimpulan
Hasil penelitian ditemukan beberapa
faktor pengambilan dokumen rekam medis
rawat jalan diantaranya:
1. Kecepatan pengambilan dokumen rekam
medis belum sesuai standar minimal
pelayanan yang dipengaruhi oleh
kurangnya sumber daya manusia,
penyimpanan dokumen yang belum
tersusun dengan baik dan adanya
dokumen rekam medis ganda.
2. Masih kurangnya Sumber daya manusia
dibagian filing RSUD dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya disebabkan tingginya beban
kerja petugas akibat meningkatnya jumlah
kunjungan pasien seiring berjalannya
pemberlakuan jaminan kesehatan
nasional.
3. Pengembangan kemampuan petugas tidak
bisa dilaksanakan secara optimal karena
kurangnya sumber daya manusia dan
kegiatan pelayanan yang sangat padat.
4. Sarana dan prasarana dibagian filing
masih belum memadai. Kondisi peralatan
yang dipergunakan masih
 mengoptimalkan peralatan lama, masih
belum tersediannya outguide, tracer, dan
buku peminjaman manual dokumen
rekam medis serta sempitnya ruangan
sehingga tata letak peralatan belum
teratur.
5. Belum sesuainya prosedur yang
dilaksanakan dengan Standar Operasional
Kerja yang ditetapkan. Prosedur yang
belum dilaksanakan adalah belum
digunakannya outguide dalam
pengambilan dan peminjaman dokumen
rekam medis, pelaksanaan prosedur
penerimaan pasien lama dan penamaan
pasien belum optimal, pendistribusian
masih dilakukan oleh pasien yang
bersangkutan, pengembalian dokumen
dari poliklinik belum tepat waktu.
Saran
Dalam upaya peningkatan kualitas
pelayanan pengambilan dokumen rekam medis
rawat jalan di RSUD dr. Soekardjo Kota
Tasikmalaya yang didasarkan pada hasil
penelitian, peneliti memberikan saran sebagai
berikut:
1. Melakukan penambahan Sumber Daya
Manusia sesuai perhitungan beban kerja
termasuk tenaga pendistribusian dokumen
rekam medis.
2. Memberikan kesempatan pada petugas
filing untuk mengikuti pengembangan
kemampuan.
3. Memperbaiki peralatan yang sudah rusak
atau tidak layak pakai.
4. Penambahan peralatan dalam kegiatan
pengambilan seperti outguide, tracer, dan
buku peminjaman manual.
5. Penegakkan posedur pelayanan sesuai
standar yang ditetapkan.
Daftar Pustaka
Departemen Kesehatan RI Direktorat Jenderal
Bina Pelayanan Medik. (2006). Pedoman
penyelenggara dan prosedur rekam medis.
44
Jakarta : Departemen Kesehatan Republik
Indonesia.
Hatta, G. (2008). Pedoman manajemen
informasi kesehatan di sarana pelayanan
kesehatan. Jakarta: UI-Press.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
(2011). Buku saku pusat perencanaan dan
pendayagunaan sumber daya manusia
(SDM). Jakarta: Kementrian Kesehatan RI.
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia.
(2011). Pedoman penyelenggara rekam
medis di Indonesia.kementrian kesehatan
Republik Indonesia. Jakarta: Kementrian
Kesehatan RI.
Komarudin. (1996). Analisis beban kerja
[online]. http://www.scribd.
com/doc/77438558/analisis-beban-kerja.
MenKes RI. (2008). Keputusan menteri
kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/Menkes/PER/III/2008 tentang rekam
medis. Jakarta: Menteri Kesehatan
Notoatmodjo, S. (2010). Metodologi penelitian
kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Rustiyanto, E & Rahayu, A. (2011).
Manajemen filing dokumen rekam medis
dan informasi kesehatan. Yogyakarta:
Politeknik Kesehatan Permata Indonesia.
Saryono. (2013). Metodologi penelitian
kualitatif dan kuantitatif dalam bidang
kesehatan. Yogyakarta: Nuha Medika.
Septian. (2013). Gambaran kecepatan
penyediaan dokumen rekam medis pasien
lama di pelayanan rawat jalan rumah sakit
daerah Ciamis. Tasikmalaya: Politeknik
Kesehatan Tasikmalaya.
Shofari, B. (2002). Modul pembelajaran
pengelolaan rekam medis dan dokumentasi
rekam medis. Semarang: PORMIKI Jawa
Tengah.
Sugiyono. (2008). Metodologi penelitian
kuantitatif kualitaitf dan r & d. Bandung:
Erlangga.
Wijono. (2000). Manajemen mutu pelayanan
kesehatan. Surabaya : Airlangga University
Press.