BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan kesehatan yang

menyelenggarakan upaya kesehatan kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat

inap, maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang diberikan kepada

masyarakat mulai dari pendaftaran sampai dengan pengolahan data hasil

pelayanan kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam informasi.

Informasi tersebut dapat digunakan rumah sakit dalam menilai mutu pelayanan

dan pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit

tersebut (Depkes, R.I., 2006). Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari

beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan tersebut adalah pelayanan

rekam medis (Rustiyanto E., 2010).

Syarat rekam medis yang bermutu adalah terkait kelengkapan isian rekam

medis, ketepatan waktu, dan pemenuhan persyaratan aspek hukum. Peraturan

tersebut menjadi tolak ukur dalam penyelenggaraan sistem rekam medis yang

baik. Salah satunya adalah sistem rekam medis yang harus ditunjang oleh sistem

pendistribusian rekam medis. Pendistribusian rekam medis yang baik adalah

pendistribusian rekam medis yang cepat, tepat dan efisien. Jika waktu dalam

pendistribusian rekam medis lama, maka akan menghambat pelayanan kesehatan

yang akan diberikan dokter kepada pasien karena dokter tidak dapat memberikan

pelayanan kesehatan kepada pasien tanpa adanya rekam medis pasien tersebut

(Permenkes RI No. 269/MENKES/PER/III/2008).

1
 2

Demikian halnya dalam peningkatan mutu pelayanan di bagian Instalasi

Rekam Medis. Mutu pelayanan juga harus ditunjang dengan cara pencatatan

rekam medis yang baik, lengkap dan tepat waktu sehingga akan membantu pasien

tidak menunggu terlalu lama untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Hal ini

juga sangat mempengaruhi pengembalian rekam medis pasien terhadap pelayanan

kegiatan di instalasi rekam medis.

Pelayanan di instalasi rekam medis antara lain: pendaftaran pasien rawat jalan

dan inap, proses kodifikasi penyakit, assembling, analisis kelengkapan rekam

medis, filing, retrieval, penyusutan, distribusi rekam medis, pengelolaan laporan

rekam medis, pelayanan surat keterangan medis, dan klaim asuransi (Kepmenkes

RI No. 377/MENKES/SK/III/2007).

Standar pelayanan minimal rumah sakit juga menerangkan tentang empat

indikator sasaran mutu diantaranya adalah tentang waktu penyediaan dokumen

rekam medis rawat jalan dengan standar paling lambat 10 menit (Kepmenkes RI

No. 129/MENKES/SK/II/2008).

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan kepala Instalasi Rekam Medis

pada bulan Februari 2017, Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.M.Haulussy

Ambon termasuk dalam klasifikasi Rumah Sakit Umum Kelas B dengan kapasitas

353 tempat tidur dan merupakan rumah sakit umum daerah yang menjadi pusat

rujukan se-Provinsi Maluku. Pada tahun 2016 RSUD dr.M.Haulussy Ambon telah

melayani kunjungan rawat inap sebanyak 13.906 pasien yang terbagi di 18

ruangan perawatan.
 3

Instalasi Rekam Medis merupakan salah satu dari 11 instalasi penunjang

pelayanan kesehatan di RSUD dr.M.Haulussy Ambon. Instalasi Rekam Medis

memiliki Sumber Daya Manusia sebanyak 25 orang dan sesuai dengan struktur

organisasi instalasi rekam medis, dikepalai oleh seorang kepala instalasi dan

empat orang penanggung jawab.

Instalasi Rekam Medis memiliki 9 (sembilan) kegiatan pelayanan yang

melakukan pelayanan berdasarkan Surat Keputusan (SK) Direktur RSUD

dr.M.Haulussy Ambon No. 445/08/SK/RSUD/2015 tentang Kebijakan Pelayanan

Instalasi Rekam Medis dan Standar Prosedur Operasional No. Dokumen

35/07/SPO/I/2014 menegaskan tentang pengembalian rekam medis pasien rawat

inap yang keluar perawatan dalam waktu 2 x 24 jam setelah pasien pulang dan

persentase pengembalian rekam medis yang tidak tepat waktu harus 60% yang

merupakan target pada tahun 2017. Hal ini bertujuan agar rekam medis selalu siap

di instalasi rekam medis jika sewaktu-waktu rekam medis dibutuhkan.

Berdasarkan data monitoring evaluasi mutu pelayanan Instalasi Rekam

Medis di RSUD dr.M.Haulussy Ambon pada bulan Januari 2017, dari 400 rekam

medis rawat inap yang dikembalikan dari ruangan perawatan, sebanyak 391

(97,75%) rekam medis dikembalikan lebih dari 2 x 24 jam dan hanya 9 (2,25%)

rekam medis yang dikembalikan kurang dari 2 x 24 jam. Sedangkan berdasarkan

data respon time rekam medis rawat jalan, dari 2.312 rekam medis, sebanyak

1.470 (63,58%) rekam medis membutuhkan lebih dari 10 menit untuk

didistribusikan ke poliklinik dan 842 (36,42%) rekam medis membutuhkan

kurang dari 10 menit untuk didistribusikan ke poliklinik.

 4

Selain itu, data hasil observasi awal pada 8 Februari 2017 dilakukan di loket

pendaftaran pasien rawat jalan RSUD dr.M.Haulussy Ambon sejak pukul 08.00--

11.00 WIT menunjukkan bahwa dari 116 pasien, waktu tunggu yang dibutuhkan

rata-rata 15 menit (terhitung dari waktu yang tercetak pada slip pendaftaran

hingga didistribusikan dan dicatat oleh petugas di poliklinik) per pasien. Dua dari

116 pasien tersebut adalah pasien post opname yang kontrol ke poliklinik dan

untuk mendistribusikan rekam medis kedua pasien tersebut dibutuhkan rata-rata

30 menit per pasien. Hal ini disebabkan oleh rekam medis pasien post opname

masih di ruangan perawatan dan belum dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka dilakukan penelitian Analisis Faktor-

faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap dan

Dampak Terhadap Kegiatan Pelayanan Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit

Umum Daerah Dr.M.Haulussy Ambon.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas maka dapat dirumuskan

permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana faktor predisposisi menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD Dr.M.Haulussy Ambon?

2. Bagaimana faktor pendukung menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD Dr.M.Haulussy Ambon?

3. Bagaimana faktor pendorong menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD dr.M.Haulussy Ambon?

 5

4. Bagaimana dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap kegiatan pelayanan Instalasi Rekam Medis di RSUD dr.M.Haulussy

Ambon?

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

Untuk mengetahui faktor-faktor keterlambatan pengembalian rekam medis

rawat inap terhadap kegiatan pelayanan instalasi rekam medis di RSUD

Dr.M.Haulussy Ambon.

1.3.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui faktor predisposisi menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD Dr.M.Haulussy Ambon.

2. Mengetahui faktor pendukung menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD Dr.M.Haulussy Ambon.

3. Mengetahui faktor pendorong menyebabkan keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap di RSUD dr.M.Haulussy Ambon.

4. Mengetahui dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap kegiatan pelayanan Instalasi Rekam Medis di RSUD dr.M.Haulussy

Ambon.
 6

1.4 Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara

praktis maupun teoritis, adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1.4.1 Manfaat Praktis

1.4.1.1 Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan masukan dalam pengembangan peningkatan mutu

pelayanan khususnya di instalasi rekam medis RSUD dr.M.Haulussy Ambon

dalam melakukan analisis faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap dan dampak terhadap kegiatan pelayanan instalasi rekam

medis dengan cara pencatatan secara baik, lengkap, dan tepat waktu sehingga

tercipta pelayanan yang cepat dan tepat berdasarkan analisis kualitatif.

1.4.1.2 Bagi Peneliti

Mempunyai kemampuan atau keterampilan dalam melakukan monitoring

analisis faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

inap untuk mengetahui dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

inap terhadap kegiatan pelayanan instalasi rekam medis yang cepat dan tepat

berdasarkan analisis kualitatif.

1.4.2 Manfaat Teoritis

1.4.2.1 Bagi Institusi Pendidikan

Untuk mengetahui seberapa besar kemampuan mahasiswa dalam

menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama di bangku kuliah, sehingga dapat

digunakan sebagai dasar penilaian dalam penentuan mutu dari institusi pendidikan

tersebut.
 7

1.4.2.2 Bagi Peneliti Lain

Penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi dasar untuk

mengembangkan penelitian lain.