BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan medis
berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada masyarakat, baik
kuratif maupun rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan pusat latihan tenaga
kesehatan, serta untuk penelitian biososial (Budi, 2011). Pelayanan kesehatan yang
diberikan, mulai dari pendaftaran sampai pengolahan data hasil pelayanan kesehatan
yang dapat menghasilkan berbagai macam informasi. Informasi tersebut digunakan
untuk menilai mutu pelayanan dan pengambilan keputusan demi meningkatkan
kualitas pelayanan rumah sakit tersebut.
Unit rekam medis merupakan salah satu unit yang harus ada didalam rumah
sakit karena berperan penting dalam menunjang pelayanan. Sebagaimana yang telah
diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun 2009 Pasal 29 poin h
tentang Rumah Sakit yang menyatakan bahwa setiap rumah sakit diwajibkan untuk
menyelenggarakan rekam medis. Rekam medis adalah rekaman atau catatan
mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana, bagaimana pelayanan yang diberikan
kepada pasien selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien
dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk
mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam
hasilnya (Budi, 2011).
Rumah Sakit Umum Daerah Tongas merupakan rumah sakit berklasifikasi tipe
D yang terletak di daerah Kabupaten Probolinggo. RSUD Tongas adalah salah satu
rumah sakit yang menyelenggarakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat
darurat. Selain rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat, instansi ini juga
menyelenggarakan rekam medis. Unit rekam medis memegang peranan yang sangat
penting untuk menunjang kualitas pelayanan.

1
 2

Ruang lingkup unit rekam medis mulai dari penerimaan pasien, distribusi,
assembling, pengkodean, pengindekan, penyimpanan berkas rekam medis, dan
pelaporan. Untuk sistem pengolahan berkas rekam medis terdiri dari beberapa
subsistem yaitu assembling, coding, indexing, filing, dan retensi. Pada subsistem
assembling menjelaskan tentang kegiatan yang dilakukan pada subsistem ini, seperti
analisis kelengkapan dan permintaan kelengkapan berkas rekam medis, serta
mengurutkan formulir pada berkas rekam medis. Bagian assembling mencatat pada
buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk ke bagian assembling
dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini akan diketahui berkas yang kembali tepat
pada waktunya dan yang terlambat kembali ke unit rekam medis (Budi, 2011).
Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada tanggal 08 April 2017 yang
dilakukan peneliti, dapat diketahui bahwa RSUD Tongas memiliki Standar
Operasional Prosedur (SOP) tentang pengisian berkas rekam medis, dimana dalam
SOP tersebut sudah tertulis batas waktu pengembalian berkas rekam medis. Dari hasil
observasi di RSUD Tongas masih sering terjadi keterlambatan pengembalian berkas
rekam medis rawat inap. Pada bulan Januari sampai bulan Maret tahun 2017 dari 952
berkas rekam medis yang di kembalikan ke bagian assembling, terdapat 721 (75,74%)
berkas rekam medis yang terlambat dalam pengembaliannya. Sisanya sebanyak 231
(24,26%) berkas rekam medis yang dikembalikan tepat waktu. Menurut Dirjen
Yanmed (2006) standar pengembalian rekam medis pasien pulang rawat maksimal
2x24 jam. Itu artinya jika pengembalian berkas rekam medis rawat inap sudah
melebihi 2x24 jam, berkas tersebut dikatakan terlambat. Berikut angka keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis di tiap ruang rawat inap di RSUD Tongas pada
bulan Januari sampai bulan Maret 2017 dapat dilihat pada tabel 1.1
 3

Tabel 1.1 Tingkat Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
pada Bulan Januari – Maret di RSUD Tongas Tahun 2017
Tepat Waktu Tidak Tepat Waktu
No Ruang Jumlah Setor
N % N %
1. Anggrek 87 57 65,52 30 34,48
2. Tulip 18 10 55,56 8 44,44
3. Melati 417 30 7,19 387 92,81
4. Flamboyan 145 48 33,10 97 66,90
5. Obgyn 133 40 30,08 93 69,92
6. HCU (ICU) 14 4 28,57 10 71,43
7. NICU 138 42 30,43 96 69,56
Total 952 231 24,26 721 75,74
Sumber: Buku Ekspedisi Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap (2017)

Berdasarkan tabel 1.1 dapat diketahui bahwa angka keterlambatan pengembalian

paling tinggi terdapat pada ruang melati yaitu sebesar 92,81% dari 417 berkas yang
kembali dan keterlambatan pengembalian paling rendah terdapat pada ruang anggrek
yaitu sebesar 34,48% dari 87 berkas yang kembali.
Menurut Gaspersz (2007) suatu masalah yang terjadi selalu bersumber dari
elemen – elemen proses yang terdiri atas 7M yaitu Manpower (tenaga kerja),
Machine (mesin-mesin dan peralatan), Methods (metode kerja), Materials (bahan
baku dan bahan penolong), Media (tempat dan waktu kerja), Motivation (motivasi)
dan Money (keuangan). Begitupun yang terjadi di RSUD Tongas terkait
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
Berdasarkan hasil wawancara yang peneliti lakukan kepada petugas
assembling, dapat diketahui bahwa petugas assembling tersebut tidak pernah
mengikuti pelatihan ataupun seminar mengenai rekam medis. Permasalahan ini
terkait dengan elemen manpower yaitu kurangnya pelatihan. Dari hasil observasi
yang peneliti lakukan, tidak adanya alat bantu dalam pengembalian berkas rekam
medis rawat inap. Masalah ini terkait dengan elemen machine. Walaupun sudah
 4

terdapat SOP terkait pengisian dan pengembalian berkas rekam medis, tetapi masih
saja terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke instalasi
rekam medis yaitu melebihi 2x24 jam setelah pasien pulang. Hal ini tidak sesuai
dengan metode kerja yang dimiliki oleh RSUD Tongas yang mewajibkan pengisian
dan pengembalian berkas rekam medis 2x24 jam terhitung dari tanggal pasien pulang.
Sehingga masalah ini dapat dikaitkan dengan elemen methods.
Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas assembling, keterlambatan
pengembalian tersebut di karenakan ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis,
misalnya pada formulir resume medis tidak dicantumkan nama pasien, nomor rekam
medis dan tanda tangan dokter yang bertanggungjawab sehingga berkas rekam medis
menumpuk di ruang rawat inap karena menunggu dokter yang bersangkutan
melengkapi berkas tersebut. Hal itu juga di ungkapkan oleh Rachmani (2010) yang
menyatakan bahwa adanya keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis di
rumah sakit Polri dan TNI Semarang dikarenakan belum lengkapnya pengisian
dokumen rekam medis salah satunya pada tanda tangan dokter. Hal ini sesuai dengan
elemen permasalahan yaitu materials.
Berdasarkan hasil observasi, kondisi lingkungan di RSUD Tongas terdapat
kebisingan yang bersumber dari adanya perbaikan bangunan. Hal ini termasuk ke
dalam elemen media. Selain itu tidak adanya penghargaan bagi petugas yang
melakukan pekerjaannya dengan baik atau bagi pegawai yang berprestasi baik.
Menurut hasil penelitian Nafisatun (2011), petugas yang memiliki motivasi rendah
akan cenderung mengembalikan rekam medis lebih dari standar waktu yang telah
ditentukan. Sebaliknya petugas yang memiliki motivasi yang tinggi akan
mengembalikan rekam medis tepat waktu sesuai standar yang telah ditentukan.
Masalah ini terkait dengan elemen motivation. Tidak tersedianya dana atau anggaran
khusus dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang termasuk dalam
elemen money.
 5

Dari hasil penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Dewi (2012), faktor
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yaitu karakteristik SDM, tingkat
pengetahuan, motivasi dan faktor beban kerja petugas. Namun menurut Rendiyanto
(2016), faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
yaitu motivasi kerja, pengelolaan (assembling), sumber daya manusia, dan sosialisasi
SOP.
Dampak dari keterlambatan pengembalian berkas rekam medis tersebut antara
lain berkas rekam medis menumpuk di ruang rawat inap, formulir rekam medis
mudah terselip, petugas coding tidak bisa segera mengkode, berkas rekam medis
tidak bisa segera masuk ke bagian filing, dan apabila berkas tersebut dibutuhkan tidak
bisa segera tersedia karena belum tersimpan di rak filing. Menurut Silfani dan Achadi
(2014) ketidaktepatan pengembalian berkas rekam medis dapat mengganggu proses
pengolahan data rekam medis tersebut, dikarenakan petugas terlambat mengisi data-
data pasien dengan lengkap, sehingga mengganggu proses kegiatan rekam medis
yang lain.
Rekam medis yang baik dipengaruhi oleh kualitas pelayanan yang baik juga,
dan salah satu faktor yang mendukung pelayanan rekam medis yang baik yaitu
ketepatan waktu pengembalian rekam medis, karena apabila tidak tepat waktu dapat
mempengaruhi lama waktu pasien untuk mendapatkan pelayanan dan pengolahan
data menjadi terhambat. Apabila pengolahan data terhambat maka akan berpengaruh
dalam proses pengambilan kebijakan dan perencanaan rumah sakit selanjutnya yang
akan merugikan rumah sakit yang bersangkutan. Pengembalian berkas rekam medis
yang tepat waktu merupakan salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk
menciptakan manajemen rekam medis yang berkualitas.
Berdasarkan uraian tersebut penulis memfokuskan penelitian pada
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang didasarkan pada
elemen-elemen yang terdiri atas 7M yaitu Manpower, Machine, Methods, Materials,
Media, Motivation, dan Money dengan skripsi yang berjudul “Analisis Faktor
 6

Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD

Tongas”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan permasalahan tersebut dapat dirumuskan masalah penelitian ini
“Apakah faktor penyebab keterlambatan pengembalian dokumen rekam medis rawat
inap di RSUD Tongas?”.

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum
Menganalisis faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas.

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Manpower.
b. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Machines.
c. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Methods.
d. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Materials.
e. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Media.
f. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Motivation.
g. Mengidentifikasi faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap di RSUD Tongas berdasarkan unsur Money.
 7

h. Menentukan prioritas faktor penyebab utama permasalahan keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Tongas dengan
menggunakan Nominal Group Technique (NGT).
i. Menyusun alternatif pemecahan masalah berdasarkan prioritas masalah
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD Tongas
dengan menggunakan Focus Group Discussion (FGD).

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Rumah Sakit
Dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis rawat inap sehingga dapat digunakan
sebagai masukan dan evaluasi bagi Rumah Sakit.

1.4.2 Bagi Institusi Pendidikan

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai bahan kajian
yang berguna untuk pengembangan pendidikan dan sebagai bahan referensi
dalam pengembangan ilmu rekam medis.

1.4.3 Bagi Peneliti

Dapat menerapkan teori yang diperoleh dari perkuliahan ke dalam praktek
yang sesungguhnya.