BAB I

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang memiliki

peran sangat strategis di dalam upaya mempercepat peningkatan derajat

kesehatan masyarakat Indonesia. Peran strategis ini dikarenakan rumah

sakit merupakan fasilitas kesehatan yang padat teknologi dan padat pakar.

Oleh karena itu diperlukan manajemen kesehatan yang handal dalam

pengelolaannya, khususnya manajemen perumahsakitan.

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa

manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih

sulit termasuk juga organisasi rumah sakit. Manajemen diperlukan untuk

menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan

yang saling bertentangan dari pihak yang berkepentingan serta untuk

mencapai efisiensi dan efektifitas dalam organisasi.

Manajemen pelayanan kesehatan di Rumah Sakit membutuhkan

pelayanan yang rekam medis yang baik, sehingga akan mempunyai

pengaruh yang signifikan terhadap perkembangan rumah sakit itu sendiri,

karena rekam medis tidak hanya berfungsi untuk individu, tapi juga untuk

kepentingan manajemen secara menyeluruh, di antaranya lain berfungsi

sebagai perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan

1
 2

evaluasi. Fungsi untuk individu adalah sebagai informasi mengenai kondisi

kesehatan dan penyakit individu yang bersangkutan, sedangkan untuk

manajemen merupakan informasi mengenai pertanggung jawaban

manajemen serta mengenai kondisi finansial maupun kondisi pasien yang

bersangkutan. Oleh karena itu rekam medis berperan penting terhadap

semua bagian organisasi rumah sakit, mulai dari manajemen level bawah

sampai ke level atas. Dengan demikian apabila rekam medis tidak ditunjang

dan tidak didukung dengan manajemen serta sumber daya dan sistem yang

baik, maka akan sangat mempengaruhi kualitas pelayanan rumah sakit.

Di rumah sakit pasien mendapat pelayanan medis tingkat dasar,

spesialistik, penunjang medis, keperawatan, baik rawat inap maupun rawat

jalan. Pelayanan rawat jalan merupakan salah satu unit kerja di rumah sakit

yang melayani pasien berobat jalan dan tidak lebih dari 24 jam pelayanan,

termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik. Permenkes Nomor

749a tahun 1989 menyebutkan bahwa setiap sarana pelayanan kesehatan

wajib menyelenggarakan rekam medis. Rekam Medis (RM) adalah berkas

yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana

pelayanan kesehatan. Penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit meliputi

penerimaan pasien sampai pelaporan, sesuai dengan standar pelayanan

minimal.

Adapun sistem standar pelayanan minimal rekam medis pada pasien

rawat jalan harus sesuai dengan Standar Operasional Prosedur rumah sakit

yang di telah ditetapkan oleh direktur rumah sakit. Pada sistem rekam medis
 3

rawat jalan melalui berberapa bagian, antara lain di mulai dari ruang

pendaftaran pasien (ruang admission), pasien mendaftar, di terima oleh

petugas pendaftaran atau petugas rekam medis untuk mendata dan

memasukan data pasien tersebut sehingga pasien memperoleh berkas

status rekam medis yang akan didistribusikan ke poliklinik yang akan dituju

oleh pasien tersebut, lalu di isi oleh perawat dan dokter yag bertugas

dipoliklinik, sampai berkas tersebut dijemput atau dikembalikan kembali ke

ruangan rekam medis untuk disimpan. Didalam nya sangat dibutuhkan

ketrampilan peran dari beberapa orang, diantaranya petugas pendaftran,

petugas rekam medis, perawat dan dokter, sehingga nantinya pasien dapat

terlayani dengan baik saat berobat atau kontrol ke poliklinik rawat jalan di

rumah sakit Pandeglang ini.

Berdasarkan studi pendahuluan pada bulan desember 2014, dengan

pengamatan dan wawancara penyelenggaraan rekam medis di rawat jalan

RSUD Pandeglang yang saat ini berjalan, masih terdapat beberapa

permasalahan yaitu, dalam input data (data pasien yang ditulis oleh petugas

ditempat penerimaan rawat jalan belum lengkap dan salah identitas ),

pengisian kelengkapan rekam medis setelah pelayanan yang di analisa dari

170 berkas rekam medis yang terisi lengkap hanya hanya 44 berkas

( 25,9%), yang tidak lengkap 126 berkas (74,1%), dan lambatnya

pendistribusian dokumen rekam medis pasien dari pasien yang baru

mendaftar sampai kemeja poliklinik , rata-rata membutuhkan waktu 15-37

menit.
 4

Dibawah ini table hasil studi pendahuluan yang dilakukan pada

bulan desember 2014, berikut datanya,:

Tabel. 1

Studi Pendahuluan Sistem Standar Pelayanan Minimal

Rekam Medis Rawat Jalan Bulan Desember 2014

No Jenis kegiatan pengamatan Indikator Hasil pengamatan

1 Waktu penyediaan dokumen 15 menit 15-37 menit

rekam medis rawat jalan

2 Kelengkapan pengisian 100% Kelengkapan rekam

rekam medis setelah medis 170 berkas
pelayanan
Langkap Tidak
lengkap

25,9% 74,1%

Oleh karena itu, berdasarkan masalah tersebut, peneliti tertarik untuk

melakukan penelitian mengenai analisis sistem standar pelayanan minimal

rekam medis rawat jalan di unit rekam medis RSUD Pandeglang, sesuai

dengan kepmenkes nomer 129/ Menkes/SK/II/tanggal 6 februari 2008,

tentang standar pelayanan minimal rumah sakit.

1.2 Rumusan Masalah

Fungsi rekam medis sangat penting diantaranya berfungsi sebagai

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, dan evaluasi.

Namun yang berjalan saat ini didapatkan permasalahan pada pendistribusian

rekam medis yang tidak tepat waktu dan berkas rekam medis yang tidak

lengkap di pelayanan rawat jalan di RSUD Pandeglang.

 5

1.3 Pertanyaan Penelitian

a. Bagaimana sistem standar pelayanan minimal rekam medis rawat jalan

(mulai dari input, proses, output, feedback serta control) di RSUD

Pandeglang saat ini ?

b. Apa saja permasalahan serta faktor penyebab yang terdapat pada

sistem rekam medis rawat jalan ( input, proses, output, feedback serta

control) di RSUD Pandeglang?

c. Bagaimana upaya untuk memperbaiki sistem rekam medis rawat jalan di

RSUD Pandeglang?

1.4 Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum

Mendapatkan gambaran pelaksanaan sistem standar pelayanan minimal

rekam medis rawat jalan di RSUD Pandeglang.

1.4.2 Tujuan Khusus

a. Memperoleh informasi tentang tingkat ketepatan dan kelengkapan rekam

medis rawat jalan RSUD Pandeglang.

b. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai faktor input sumber daya

manusia (jumlah ketenagaan, Job Discription, Kualifikasi dan

Kompetensi, Karakteristik individu) di unit rekam medis rawat jalan

RSUD Pandeglang.

c. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai faktor input sarana

prasarana (ruang pendaftaran, ruang distribusi dan arsip, fasilitas

 6

pendukung seperti lemari arsip, ATK, komputer, telepon, software) di unit

rekam medis rawat jalan RSUD Pandeglang

d. Teridentifikasinya secara mendalam dan dokumen mengenai standard

yang berkaitan dengan unit rekam medis rawat jalan RSUD Pandeglang.

e. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai meterial rekam medis

(kertas rekam medis dan map rekam medis) yg digunakan dalam

pelayanan rekam medis rawat jalan RSUD Pandeglang.

f. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai penataan lembaran rekam

medis rawat jalan (assembling) RSUD Pandeglang.

g. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai proses penyimpanan

(fillling) rekam medis rawat jalan di bagian arsip rekam medis RSUD

Pandeglang.
h. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai proses

penerimaan/pendaftaran pasien rawat jalan di bagian arsip rekam medis

RSUD Pandeglang.
i. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai proses pengambilan

(retrieval)) rekam medis rawat jalan di bagian arsip rekam medis RSUD

Pandeglang
j. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai proses distribusi rekam

medis rawat jalan dari bagian rekam medis ke poliklinik RSUD

Pandeglang
k. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai proses pengambilan rekam

medis rawat jalan dari poliklinik ke bagian arsip rekam medis RSUD

Pandeglang.
l. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai keakuratan rekam medis

rawat jalan RSUD Pandeglang.

 7

m. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai kelengkapan rekam medis

rawat jalan RSUD Pandeglang.

o. Teridentifikasinya secara mendalam mengenai bagaimana sistem monitoring

dan evaluasi rekam medis rawat jalan RSUD Pandeglang.

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian diharapkan :

1. Bagi RSUD Pandeglangi khususnya bagian rekam medis.

a. Diidentifikasikannya masalah manajemen rumah sakit khususnya di

unit rekam medis rawat jalan RSUD Pandeglang

b. Diperolehnya masukan tentang permasalahan, faktor penyebab

masalah dan saran untuk perbaikan sistem rekam medis rawat jalan.
c. Diperolehnya sistem standar pelayanan minimal rekam medis rawat

jalan.

2. Bagi Pasien RSUD Pandeglang.

Dengan adanya penelitian ini diharapkan kualitas pelayanan rekam

medis rawat jalan sesuai dengan standar pelayanan minimal, yang tepat

waktu dan lengkap .

3. Bagi Peneliti.

Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat memecahkan masalah

yang berhubungan dengan perbaikan sistem standar pelayanan minimal

rekam medis rawat jalan di unit rekam medis.

 8

4. Bagi Program Pascasarjana .

Hasil penelitian ini diharapkan menjadi penambahan wawasan ilmu

pengetahuan yang dapat dijadikan referensi untuk masa yang akan

datang.

1.6 Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan di rekam medis unit rekam medis rawat jalan

RSUD Pandeglang dengan menganalisis sistem standar pelayanan minimal

rekam medis rawat jalan dari input ( man, method, machine, material), proses,

output, feedback dan control). Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif

analitik dengan cara pengumpulan data melalui observasi, wawancara

mendalam, dan telaah dokumen.

 9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis

Analisis menurut kamus besar bahasa indonesia berarti penyelidikan

terhadap suatu (peristiwa, karangan, perbuatan, dan sebagainya) untuk

mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya

dan sebagainya). Dalam dunia manajemen analisis adalah pengantar suatu

pokok atau berbagai bagiannya dan penelahan bagian itu sendiri serta

hubungan antara bagian untuk memperoleh pengertian yang tepat dan

pemahaman arti keseluruhan (Rustiyanto 2010)

1.7 Sistem

2.2.1 Definisi sistem

Istilah sistem berasal dari bahasa yunani systema yang berarti : bagian

dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain dan

merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan, dimana hubungan antar

bagian ditujukan untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati oleh

bagian komponen-komponen tersebut (Tambunan 2013). Rustiyanto 2010

mendifinisikan sistem sebagai sekumpulan unsur yang berhubungan antara

satu dengan yang lainnya sedemikian rupa berproses mencapai tujuan

 10

tertentu dan memiliki ciri-ciri : ada tujuan, unsur fungsional (input, proses,

output, dan feedback) saling berhubungan dan berjenjang. Sistem ialah

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertentu. (Yogianto,1). Sedangkan menurut Burd and Strater, Sistem dapat

dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian-bagian atau subsistem-

subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Setelah memperhatikan beberapa teori mengenai sistem diatas, maka dapat

diperoleh kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

2.2.2 Komponen sistem

Rustiyanto 2010, glandon et al 2008, james O brian 2002 menyatakan

bahwa dengan menambahkan komponan feedback dan control (yang

dikenal dengan sistem cybernectic) akan membuat konsep sistem

menjadi lebih bermanfaat

Berikut akan dibahas secara berurutan komponen dari sistem :
a. Input
Input merupakan komponen pertama dari sistem karena tanpa

input maka proses tidak akan berjalan dan tentunya tidak akan ada

output yg dihasilkan. Input adalah segala sesuatu baik berwujud

(gedung, sumber daya manusia, material ) maupun tidak terwujud

(informasi, data yang masuk ke dalam sistem dan menjadi bahan

untuk proses. Masukan sangat menentukan keluaran (output)

sesuai dengan istilah Garbage in, Garbage out yang artinya bila

input yang diberikan sangat jelek sebagus apapun proses yang

dilakukan maka keluaran akan tetap jelek atau dianggap sampah

(Tambunan 2013, Sabarguna 2003)

 11

b. Proses
Pengertian proses adalah kegiatan yang dilakukan untuk

mengubah masukan menjadi keluaran. Di unit rekam medis bagi

pasien rawat jalan misalnya prose ini bisa merupakan kegiatan

pelayanan, registerasi pasien, distribusi rekam medis dan

pengamblian berkas rekam medis.

c. Output
Keluaran merupakan hasil dari proses juga merupakan tujuan dari

sistem yang ingin di capai oleh sistem tersebut.

d. Feedback (umpan balik)
Hasil atau produk dari keluaran yg digunakan lagi sebagai

masukan (Tambunan 20013, Obrien 2002)

e. Kontrol
Bentuk pengawasan berupa monitoring dan evaluasi untuk

menetukan apakah sebuah sistem sedang bergerak/ berproses

menuju tujuan yang telah ditetapkan (O brien 2002)

f. Lingkungan

Merupakan ruang lingkup dimana sistem tersebut merupakan

suatu sistem kerana terdiri dari berbagai komponen.

2.3 Menegemen

Fungsi dalam manajemen kesehatan sama dengan manajemen lain

diantaranya (Herlambang & Murwani, 2012):

1. Fungsi perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan suatu keputusan untuk mengerjakan

sesuatu di masa yang akan datang, yaitu suatu tindakan yang

digambarkan di masa yang akan datang. Pereencanaan manajemen akan

 12

memberikan cara pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan

yang akan dilaksanakan, siapa yang akan melakukan dan kapan akan

dilakukan. Perencanaan merupakan tuntutan terhadap proses pencapaian

tujuan secara efektif dan efisien.

Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan

masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan

kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program

yang paling pokok, dan menyusun langkah praktis untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan tersebut.

Terdapat 5 langkah perencanaan dalam manajemen kesehatan

yaitu:

- Analisa situasi

- Mengidentifikasi masalah dan prioritasnya

- Menentukan tujuan program

- Mengkaji hambatan dan kelemahan program

- Menyusun rencana kerja operasional

2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen kesehatan adalah

salah satu fungsi manajemen kesehatan yang juga mempunyai peran

penting seperti fungsi perencanaan. Dengan adanya fungsi

pengorganisasian maka seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi akan

 13

diatur penggunaannya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan

organisasi yang telah ditetapkan.

Langkah dalam membuat pengorganisasian:

- Tujuan organisasi harus dimengerti oleh staf.

- Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan pokok untuk

mencapai tujuan. Dalam hal ini, pimpinan harus mengemban tugas

pokok organisasi sesuai dengan visi dan misi organisasi.

- Menggolongkan kegiatan pokok kedalam satuan kegiatan yang praktis.

Pembagian tugas pokok kedalam elemen kegiatan harus

mencerminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf.

- Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh staf dan

menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan

tugasnya.

- Penugasan personal yang terampil yaitu memilih dan menempatkan

staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas pada tempatnya.

3. Fungsi Pelaksanaan (Actuating)

Fungsi manajemen pelaksanaan lebih menekankan bagaimana pimpinan

mengerahkan dan mengerakkan semua sumber daya untuk mencapai

tujuan yang telah disepakati. Beberapa hal yang dapat menggerakkan dan

mengerahkan sumber daya manusia dalam organisasi yaitu:

- Peran kepemimpinan
 14

- Motivasi staf

- Kerjasama antar staf

- Komunikasi yang lancar antar staf

4. Fungsi Pengawasan (Controlling)

Standar keberhasilan program yang dibuat pada tahap perencanaan

dalam bentuk target, prosedur kerja, dan sebagainya harus selalu

dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai atau yang mampu

dikerjakan oleh staf. Jika ada penyimpangan yang terjadi harus segera

diatasi. Penyimpangan harus dapat dideteksi secara dini, dicegah,

dikendalikan atau dikurangi oleh pimpinan. Fungsi pengawasan bertujuan

agar penggunaan sumber daya dapat lebih diefisiensikan, dan tugas staf

untuk mencapai tujuan program dapat lebih diefektifkan.

5. Fungsi Evaluasi (Evaluating)

Terdapat beberapa jenis evaluasi, antara lain:

- Evaluasi terhadap input, dilaksanakan sebelum kegiatan sebuah

program dilaksanakan. Bertujuan untuk mengetahui apakah sumber

daya yang dimanfatkan sudah sesuai dengan standar dan kebutuhan.

Kegiatan evaluasi ini bersifat pencegahan.

- Evaluasi terhadap proses, dilaksanakan pada saat kegiatan sedang

berlangsung. Untuk mengetahui apakah metode yang dipilih sudah

 15

efektif, bagaimana dengan motivasi staf dan komunikasi diantara staf

dan sebagainya.

- Evaluasi output, dilaksanakan setelah pekerjaan selesai dilaksanakan

untuk mengetahui dampak keluaran program, apakah sudah sesuai

dengan target yang ditetapkan sebelumnya.

2.4 Rumah Sakit

2.4.1 Definisi Rumah Sakit

Menurut Kementrian Kesehatan RI rumah sakit merupakan pusat

pelayanan yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar dan medik

spesialistik, pelayanan penunjang medis, pelayanan perawatan, baik rawat

jalan, rawat inap maupun pelayanan instalasi. Rumah sakit sebagai salah

satu sarana kesehatan dapat diselenggarakan oleh pemerintah, dan atau

masyarakat. Sedangkan menurut Undang-Undang Republik Indonesia

Nomor 44 Tahun 2009 tentang rumah sakit, disebutkan bahwa rumah sakit

adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan

pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

Upaya kesehatan yang merupakan kegiatan untuk memelihara dan

meningkatkan kesehatan serta bertujuan untuk mewujudkan derajat

kesehatan yang optimal bagi masyarakat diselenggarakan di rumah sakit.

Upaya kesehatan dilaksanakan melalui beberapa pendekatan antara

lain pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif),

 16

pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan

pemulihan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu

serta berkesinambungan.

2.4.2. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Berdasarkan Pasal 3 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44

Tahun 2009 tentang rumah sakit, disebutkan bahwa rumah sakit

mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan perorangan secara

paripurna yang meliputi upaya pelayanan kesehatan promotif, preventif,

kuratif, dan rehabilitatif.

Untuk menjalankan tugas sebagaimana tersebut di atas, maka rumah

sakit mempunyai fungsi (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44

Tahun 2009):

a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan

sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan

medis.

c. Penyelenggaraaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia

dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian

pelayanan kesehatan.
 17

d. Penyelenggaraaan penelitian dan pengembangan serta penapisan

teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan

pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu

pengetahuan bidang kesehatan.

2.4.3 Standar Pelayanan Rumah Sakit

Standar mutu pelayananan kesehatan sebuah rumah sakit akan

selalu terkait dengan struktur, proses, dan outcome sistem pelayanan rumah

sakit tersebut. Standar mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit juga dapat

dikaji dari tingkat pemanfaatan sarana pelayanan oleh masyarakat, mutu

pelayanan dan tingkat efisiensi rumah sakit. Struktur operasional disebuah

rumah sakit adalah semua masukan, proses, dan hasil atau keluaran

(Herlambang & Murwani, 2012).

1. Input

Struktur kegiatan operasional disebuah Rumah Sakit meliputi tenaga,

peralatan, dana, dan sebagainya. Ada asumsi yang mengatakan bahwa

jika struktur input tertata dengan baik, akan lebih menjamin mutu

pelayanan serta lebih efisien dan efektif dalam pelaksanaan.

2. Proses

Proses adalah semua kegiatan dokter dan tenaga profesi lainnya yang

mengadakan interaksi secara profesional dengan pasiennya. Interaksi ini

diukur antara lain dalam bentuk penilaian tentang penyakit pasien,

 18

penegakan diagnosis, rencana tindakan pengobatan, penanganan

penyakit, dan prosedur pengobatan.

Dalam hal ini dianut asumsi bahwa semakin patuh tenaga profesi

menjalankan standards of conduct yang telah diterima dan dikui oleh

masing-masing ikatan profesi akan semakin tinggi pula mutu asuhan

pelayanan terhadap pasien. Baik atau tidaknya pelaksanaan proses

pelayanan di Rumah Sakit dapat diukur dari tiga aspek, yaitu:

Sesuai atau tidaknya proses itu bagi pasien

Efektivitas proses

Kualitas interaksi pelayanan terhadap pasien

3. Outcome

Outcome adalah hasil akhir kegiatan dokter dan tenaga profesi lainnya di

Rumah Sakit terhadap pasien. Diperlukan sebuah pedoman untuk

mengukur pelayanan terhadap pasien diantaranya :

Indikator pelayanan medis

Indikator mutu pelayanan untuk mengukur tingkat efisiensi Rumah

Sakit

Indikator mutu yang berkaitan dengan tingkat kepuasan pasien

Indikator cakupan pelayanan Rumah Sakit

 19

Untuk mengukur mutu pelayanan sebuah Rumah Sakit, angka standar

dari pedoman di atas dibandingkan dengan standar nasional. jika tidak ada

angka standar nasional, penilaian dilakukan dengan menggunakan hasil

pencatatan mutu pada tahun-tahun sebelumnya di rumah sakit yang sama

setelah dikembangkan kesepakatan pihak manajemen atau direksi rumah

sakit yang bersangkutan dengan masing-masing SMF dan staf lainnya yang

terkait.

Mutu pelayanan medis dan kesehatan di Rumah Sakit sangat erat

kaitannya dengan manajemen Rumah Sakit (Quality of service) dan

keprofesionalan kinerja sumber daya manusia dan staf lainnya di Rumah

Sakit (Quality assurance) yang dilaksanakan oleh Gugus Kendali Mutu

(GKM) Rumah Sakit (Herlambang & Murwani, 2012).

Untuk menjamin mutu pelayanan di Rumah Sakit, maka pada tanggal

6 Desember 1999 pemerintah telah mengeluarkan Keputusan Menteri

Kesehatan Nomor 1333/Menkes/SK/XII tentang Standar Pelayanan Rumah

Sakit. Kemudian pada tanggal 6 Februari 2008 dikeluarkan Keputusan

Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK//II/2008 tentang Standard

Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Kedua peraturan tersebut merupakan

patokan/acuan setiap Rumah Sakit di Indonesia dalam memberikan

pelayanan kepada mayarakat.

 20

2.5 Rekam Medis

2.5.1 Pengertian Rekam Medis

Berikut beberapa definisi rekam medis :

Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan

kepada pasien.

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam

tentang identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose,

segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien serta

pengobatannya baik yang di rawat inap, rawat jalan, maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2009).

Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa rekam medis

merupakan keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang

identitas, anamnese, pemeriksaan fisik, laboratorium, dan diagnosa segala

pelayanan serta tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan

pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan

pelayanan gawat darurat. Bila diartikan secara sempit Rekam Medis seolah-

olah hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien,

namun bila ditelaah lebih dalam lagi, maka Rekam Medis mempunyai makna

yang lebih luas dari sekedar catatan biasa. Hal tersebut dikarenakan di

dalam catatan tersebut sudah tercermin segala informasi menyangkut

 21

seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan

lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya.

Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai

pada saat diterimanya pasien di Rumah Sakit yang dilanjutkan dengan

kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapat

pelayanan medis di Rumah Sakit dan dilanjutkan dengan penyimpanan atau

penanganan berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani

permintaan/peminjaman apabila dibutuhkan informasi tentang pasien atau

untuk keperluan lain.

2.5.2 Tujuan Rekam medis

Tujuan dibuatnya rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya

tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di

rumah sakit. Tanpa dukungan sistem pengelolaan rekam medis yang baik

dan benar, maka tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil

sebagimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan

salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di

rumah sakit yang secara rinci akan terlihat analog dengan kegunaan rekam

medis itu sendiri. Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk

mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien,

mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit di masa lalu

dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan sebagai upaya

peningkatan pelayanan kesehatan.

 22

2.5.3 Nilai Guna Rekam medis

- Bagi pasien

o Menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang

diterima oleh pasien

o Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang

kedua kali dan seterusnya

o Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum

pasien dalam kasus kompensasi pekerja kecelakaan pribadi atau
mal praktek

- Bagi fasilitas layanan kesehatan

o Memiliki data yang dipakai untuk membantu seluruh tenaga

profesional kesehatan

o Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien

o Mengevaluasi penggunaan sumber daya

- Bagi pemberi pelayanan

o Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga

profesional dalam merawat pasien

o Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang

bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan
kesehatan

o Menyediakan data untuk penelitian dan pendidikan.

1.5.4 Kegunaan Rekam medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain:
 23

1. Aspek Administrasi.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab sebagai tenaga medis dan keperawatan dalam mencapai

tujuan pelayanan kesehatan.

2. Aspek Medis.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan

tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Aspek Hukum.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan dalam rangka uasaha menegakkan hukum serta

menyediakan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

4. Aspek Keuangan.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang

kesehatan.

5. Aspek Penelitian.
 24

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya

menyangkut data dan informasi tentang perkembangan kronologis

dan kegiatan pelayanan medis yang dapat dipergunakan sebagai

aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang

kesehatan.

6. Aspek pendidikan.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya

menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan

kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi

tersebuit dapat dipergunakan sebagai bahan/referensi pengajaran di

bidang profesi si pemakai.

7. Aspek Dokumentasi.

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

8. Aspek Peningkatan Mutu Rumah Sakit.

Dalam audit medis, umumnya sumber data yang digunakan adalah

rekam medis pasien, baik yang rawat jalan maupun yang rawat inap.

Rekam medis adalah sumber data yang paling baik di rumah sakit,

meskipun banyak memiliki kelemahan. Beberapa kelemahan rekam

 25

medis adalah sering tidak adanya beberapa data yang bersifat sosial-

ekonomi pasien, seringnya pengisian rekam medis yang tak lengkap,

tidak tercantumnya persepsi pasien, tidak berisi penatalaksanaan

pelengkap seperti penjelasan dokter dan perawat, seringkali tidak

memuat kunjungan kontrol pasca perawatan inap, dll. Dampak dari

audit medis yang diharapkan tentu saja adalah peningkatan mutu dan

efektifitas pelayanan medis di sarana kesehatan tersebut.

Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut di atas, rekam medis

mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya menyangkut

antara pasien dengan pemberi pelayanan saja. Adapun kegunaan

rekam medis secara umum adalah sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dan tenaga ahli lainnya yang
ikut ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pengobatan dan
perawatan kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan

penyakit dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah
sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan

pendidikan dan penelitian.
 26

7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien.

8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta sebagai

bahan pertanggungjawaban dan laporan.

2.5.5 Sistem Layanan Rekam Medis

Sistem layanan rekam medis adalah suatu sistem yang

mengorganisasikan formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasiakn

sedemikan rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan

managemen klinis dan administrasi gun memudahkan pengelola dalam

melayani pasien yang memendang sebagai manusia seutuhnya, sehingga

semua hasil pelayanan kepada pasien dapat dinilai dan dilihat pada

formulir-formulir DRM.

Dalam pelayanan rekam medis alat utamanya adalah formulir,

catatan, dan laporan yang duigunakan untuk mencatat, merekam transaksi

pelayanan pasien disetiap tempat atau unit pelayanan.

Tempat dan unit pelayanan tersebut dibagi dua, yaitu:

1. Unit pencatat data yang berada diluar unit rekam medis, yaitu :

a. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis ditempat penerimaan

pasien rawat jalan .

.b. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis ditempat pelayanan

rawat jalan.

c. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis ditempat pelayanan

gawat darurat.
 27

d. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis ditempat penerimaan

pasien rawat inap

e. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis ditempat pelayanan

pasien rawat inap.

f. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis diinstalasi pelayanan

penunjang.

2. Unit pengumpul dan pengolah data yang berada didalam Rekam Medis,

yaitu:

a. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di assembling.

b. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di kodding dan

indeksing

c. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di Filling

d. Sistem dan prosedur pelayanan rekam medis di analising dan

reponding..

2.5.6 Tata cara Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.

Berdasarkan peraturan menteri kesehatan RI nomor:

269/Menkes/PER/III/2008 tanggal 12 Maret 2008 tentang Rekam Medis

maka tata cara penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit adalah

sebagai berikut :

1. Setiap sarana pelayanan kesehatan yang melaksanakan pelayanan rawat

jalan maupun rawat inap di rumah sakit wajib membuat Rekam

 28

Medis, sesuai dengan petunjuk teknis dari Direktur Jenderal

Pelayanan Medik.

2. Tenaga yang berhak membuat Rekam Medis di Rumah Sakit adalah

a. Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi dan dokter gigi

spesialis yang bekerja di RS tersebut.

b. Dokter tamu pada rumah sakit tersebut.

c. Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik.

d. Tenaga para medis perawatan dan para medis non perawatan

yang langsung terlibat didalam pelayanan kepada pasien di rumah
sakit meliputi antara lain : perawat, perawat gigi, bidan, tenaga
laboratorium klinik, gizi, anestesi, penata rontgen, rehablitasi
medik dan lain sebagainya.

e. Dalam hal dokter luar negeri melakukan alih kedokteran yang

berupa tindakan/konsultasi kepada pasien, yang membuat

rekam medis adalah dokter yang ditunjuk oleh direktur rumah

sakit.

3. Kelengkapan Isi Rekam Medis

a. Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan pasien, selambat-

lambatnya 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.

b. Semua pencatatan harus ditandatangani oleh dokter/tenaga

kesehatan lainnya, sesuai dengan kewenangannya dan ditulis
nama terangnya serta diberikan tanggal.
 29

c. Pencatatan yang dibuat mehasiswa kedokteran dan mahasiswa

lainnya ditandatangani dan menjadi tanggungjawab dokter yang
merawat atau oleh dokter pembimbingnya.

d. Pencatatan yang dibuat residens harus diketahui oleh dokter

pembimbingnya.

f. Dokter yang merawat dapat memperbaiki penulisan dan

melakukannya pada saat itu juga serta dibubuhi paraf.

g. Penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.

4. Penyimpanan Rekam Medis.

a. Penyimpanan rekam medis dengan cara sentralisasi dan

desentralisasi. Penyimpanan dengan cara sentralisasi adalah
penyimpanan rekam medis dipusatkan di satu tempat/unit rekam
medis /medical record, sedangkan penyimpanan dengan
desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di masing-
masing unit pelayanan.

b. Rekam medis rumah sakit disimpan sekurang-kurangnya 5

tahun, dihitung dari tanggal terakhir pasienberobat atau
dipulangkan.

c. Dalam hal rekam medis yang berkaitan dengan kasus-kasus

tertentu dapat disimpan lebih dari 5 tahun.

d. Penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sesuai dengan

perkembangan teknologi penyimpanan antara lain dengan

mikrofilm.

5. Tata cara pemusnahan rekam medis.

 30

a. Rekam medis yang sudah memenuhi syarat dimusnahkan

dilaporkan kepada direktur rumah sakit.

b. Direktur rumah sakit membuat keputusan tentang pemusnahan

rekam medis dan menunjuk tim pemusnah rekam medis.

c. Tim pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan

membuat berita acara pemusnahan yang disahkan oleh direktur
rumah sakit.

d. Berita acara dikirim kepada pemilik rumah sakit dengan

tembusan kepada Direktur Jenderal Pelayanan Medik

Kementerian Kesehatan RI.

2.5.7 Fasilitas dan Peralatan Rekam Medis

Adapun fasilitas dan peralatan rekam medis antara lain :

1. Kartu identitas berobat

2. Cara pemberian nomor

3. Sumber nomor

4. Kartu indeks utama pasien

5. Kartu indeks lain

6. Sarana distribusi, pengolahan data dan informasi rekam medis.

7. Ruang kerja

8. Penulisan nama pasien.

2.5.8 Pemilikan dan Pemanfaatan Rekam Medis

 31

1. Berkas rekam medis adalah milik rumah sakit, direktur rumah sakit

bertanggung jawab atas hilangnya, rusaknya atau pemalsuan rekam

medis serta penggunaan oleh badan atau orang yang tidak berhak.

2. Isi rekam medis adalah milik pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya,

untuk kerahasiaan tersebut dibuat ketentuan-ketentuan sebagai

berikut :

a. Hanya petugas rekam medis yang diizinkan masuk ruang

penyimpanan berkas Rekam Medis.

b. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh isi rekam medis untuk

badan-badan atau perorangan, kecuali bila telah ditentukan oleh
peraturan perundang-udangan yang berlaku.

c. Selama penderita dirawat, rekam medis menjadi tanggung jawab

perawat ruangan dan menjaga kerahasiaannya.

3. Peminjaman Rekam Medis.

a. Peminjaman rekam medis untuk keperluan pembuatan makalah,

riset dan lain-lain oleh seorang dokter/tenaga kesehatan lainnya
sebaiknya di kantor rekam medis.

b. Mahasiswa kedokteran dapat meminjam rekam medis jika dapat

menunjukkan surat pengantar dari dokter ruangan.

c. Dalam hal pasien mendapat perawatan lanjutan di rumah

sakit/institusi lain, berkas rekam medis tidak boleh dikirimkan akan
tetapi cukup diberikan resume akhir pelayanan.

4. Rekam medis dapat dipakai sebagai :

 32

a. Sumber informasi medis dari pasien yang berobat ke rumah sakit

yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan
kesehatan pasien.

b. Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya, antara

dokter dengan para medis dalam usaha memberikan
pelayanan pengobatan dan perawatan.

c. Bukti tertulis (dokumentary evidence) tentang pelayanan yang

telah diberikan oleh rumah sakit.

d. Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang

diberikan rumah sakit.

e. Alat untuk melindungi kepentingan-kepentingan hukum bagi

pasien, dokter dengan tenaga para medis dan tenaga kesehatan
lainnya di rumah sakit.

f. Untuk penelitian dan pendidikan, perencanaan dan pemanfaatan

sumber daya serta untuk keperluan lainnya yang berkaitan
dengan rekam medis.

2.5.9 Isi Rekam Medis Rumah Sakit.

Rekam medis pada pasien rawat jalan memuat informasi pasien

antara lain :

i. Identitas Pasien.

ii. Tanggal dan waktu

iii. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan

riwayat penyakit

iv. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik

v. Diagnosis
 33

vi. Rencana penatalaksanaan

vii. Pengobatan dan/atau tindakan

viii. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

ix. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

x. Persetujuan tindakan bila diperlukan

2.5.10 Pengorganisasian Rekam Medis.

Dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit terdapat

kegiatan sebagai berikut :

1. Penerimaan pasien.

2. Pencatatan

3. Pengelolaan data medis

4. Penyimpanan data medis

5. Pengambilan kembali Rekam Medis (retrival)

Pembinaan dan pengawasannya dilakukan oleh:

1. Direktur rumah sakit wajib melakukan pembinaan terhadap petugas yang

berkaitan dengan rekam medis serta pengetahuan dan keterampilan
mereka.

2. Direktur rumah sakit wajib membuat prosedur kerja tetap

penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

3. Di dalam melakukan pembinaan dan pengawasan direktur rumah sakit

dapat membentuk dan atau dibantu Komite Rekam Medis.

2.5.11. Standar Minimal Pelayanan Rekam Medis

 34

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor 129/Menkes/SK/II tanggal 6 Februari 2008 tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit maka jenis-jenis pelayanan Rumah Sakit

yang minimal wajib disediakan oleh Rumah Sakit adalah:

1. Pelayanan Gawat Darurat

2. Pelayanan Rawat Jalan

3. Pelayanan Rawat Inap

4. Pelayanan Bedah

5. Pelayanan Persalinan dan Perinatologi

6. Pelayanan Intensif

7. Pelayanan Radiologi

8. Pelayanan Laboratorium Patologi Klinik

9. Pelayanan Rehabilitasi Medik

10. Pelayanan Farmasi

11. Pelayanan Gizi

12. Pelayanan Tranfusi Darah

13. Pelayanan Keluarga Miskin

14. Pelayanan Rekam Medis

15. Pengolahan Limbah

16. Pelayanan Administrasi Manajeman

17. Pelayanan Ambulance/Kereta Jenazah

18. Pelayanan Pemulasaraan Jenazah

 35

19. Pelayanan Laundry

20. Pelayanan Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit

21. Pencegahan Pengendalian Infeksi

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor :129/Menkes/SK/II tanggal 6 Februari 2008 tentang Standar

Pelayanan Minimal Rumah Sakit, maka indikator dan standar pencapaian

kerja minimal pelayanan rekam medis adalah sebagai berikut:

Tabel. 2
Indikator dan Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis Rumah Sakit

INDIKATOR STANDAR ANALISA

Kelengkapan pengisian rekam medik 24

jam setelah selesai pelayanan 100% 3 BLN SEKALI

Kelengkapan informed Concent setelah

100% 3 BLN SEKALI
mendapatkan informasi yang jelas

Waktu penyediaan dokumen rekam medik

10 menit 3 BLN SEKALI
pelayanan rawat jalan

Waktu penyediaan dokumen rekam medik

15 menit 3 BLN SEKALI
pelayanan rawat inap

Sumber: KepMenkes nomor 129/Menkes/SK/II tahun 2008

 36

2.5.12 Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Alur rekam medis rawat jalan dapat dilihat pada gambar dibawah ini, :

Gambar 1.

Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Petugas menyiapkan sarana prasarana pendaftaran

Pasien mengambil nomor antrian pendaftran

Pasien mengambil dan mengisi Form pendaftaran

Pasien meletakkan form pendaftaran yang telah diisi

lengkap pada tempat yang disediakan

Pasien
Ya Tidak
Baru

Petugas menulis di buku

nomer rekam medis pasien Ya Membawa Tidak
baru / mengentry data baru kartu
dikomputer

Petugas membuatkankartu Petugas membuatkan Mencari No. RM

periksa dan berkas rekam kwitansi retribusi dibuku bantu
medis /KIUP/Komputer

Petugas mempersilahkan Pasien menunggu di ruang tunggu

Petugas menulis dibuku register pasien dan mengentry data pasien ke dalam komputer

Petugas mencari /menyiapkan berkas rekam medis pasien

Petugas menyiapkan kartu periksa, kuitansi, form pendaftaran, dan

nomor urut masing-masing poli yang akan dituju
 37

Petugas mendistribusikan berkas pasien ke poli yang dituju

Filling

Petugas merapikan sarana prasarana

Sumber : Instalasi Rekam Medis RSUD Pandeglang tahun 2014

2.6 Penerimaan Pasien Dan Terciptanya Berkas Rekam Medis Pasien

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun

yang akan dirawat adalah sebagaian dari sistem prosedur pelayanan rumah

sakit. Dalam melaksanakan prosedur pelayanan terhadap pasien secara

bersamaan akan tercipta berkas rekam medis pasien yang akan berobat

tersebut. Prosedur pelaksanaan penerimaan pasien dan rekam medisnya

telah dijabarkan oleh Kementerian Kesehatan dalam Petunjuk teknis

penyelenggaraan rekam medis rumah sakit.

Pasien di rumah sakit dapat dikelompokkan sebagai pasien poliklinik

atau pasien berobat jalan dan pasien rawat jalan. Penerimaan pasien berobat

jalan dapat dikelompokkan menurut : (1) Segi pelayanan rumah sakit. (2)

Jenis kedatangannya. (3) Kejadian kedatangannya. Dari segi pelayanan

rumah sakit pasien datang ke rumah sakit dapat dibedakan menjadi : (1)

Pasien yang menunggu : a) Pasien berobat jalan yang datang dengan

perjanjian. b) Pasien yang datang tidak dalam keadaan gawat. (2) Pasien

yang harus segera ditolong atau pasien gawat darurat. Dari segi jenis

kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi : (1) Pasien baru yaitu pasien

yang pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan berobat. (2) Pasien
 38

lama yaitu pasien yang pernah datang sebelumnya ke rumah sakit untuk

keperluan berobat. Dari segi kedatangan pasien ke rumah sakit dapat terjadi

karena : (1) Dikirim oleh dokter praktek di luar rumah sakit. (2) Dikirim oleh

rumah sakit lain atau puskesmas atau jensi pelayanan kesehatan lainnya. (3)

Datang atas kemauan sendiri.

2.6.1 Penerimaan dan Alur Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

a. Untuk Pasien Baru

Setiap pasien baru diterima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP),

akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu

pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke rumah

sakit yang sama, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien

rawat inap. Dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data

identitas yang akan diisikan pada Formulir Ringkasan Klinik, data tersebut

diantaranya berisi : a) Dokter penanggung jawab poliklinik. b) Nomor pasien

atau nomor rekam medis. c) Nama pasien. d) Alamat pasien. e) Tempat dan

tanggal lahir. f) Umur. g) Jenis Kelamin. h) Status keluarga. i) Agama. j)

Pekerjaan. Ringkasan riwayat klinis ini juga dipakai sebagai dasar pembuatan

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).

Pasien baru dan berkas rekam medisnya akan dikirim ke poliklinik

sesuai dengan yang dikehendaki pasien. Setelah mendapat pelayanan dari

poliklinik, selanjutnya ada beberapa kemungkinan dari pasien, yaitu : a)

Pasien boleh langsung pulang. b) Pasien diberi slip perjanjian oleh petugas

poliklinik untuk datang kembali pada hari dan tanggal yang telah ditetapkan,
 39

dan pasien harus lapor kembali ke TPP. c) Pasien dirujuk atau dikirim ke

rumah sakit lain. d) Pasien harus dirawat. Semua berkas rekam medis

pasien poliklinik akan dikirim ke Bagian Rekam Medis, kecuali pasien yang

harus dirawat rekam medisnya akan dikirim ke ruang perawatan.

b. Untuk Pasien Lama

Pasien lama datang ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) yang

telah ditentukan. Pasien lama dapat dibedakan menjadi pasien yang

datang dengan perjanjian dan pasien yang datang tidak dengan perjanjian

atau kemauan sendiri. Pasien yang datang dengan perjanjian akan

langsung menuju poliklinik yang dimaksud karena rekam medisnya telah

disiapkan oleh petugas. Sedangkan pasien yang datang atas kemauan

sendiri, harus menunggu sementara rekam medisnya dimintakan oleh

petugas TPP ke Bagian Rekam Medis, setelah rekam medisnya dikirim ke

poliklinik pasien akan mendapat pelayanan di poliklinik yang dimaksud.

c. Untuk Pasien Gawat Darurat

Pasien datang ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) pada Unit

Gawat Darurat (UGD). TPP pada unit UGD ini dibuka selam 24 jam.

Berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama,

pasien gawat darurat menyelesaikan masalah administrasinya setelah

mendapat pertolongan terlebih dahulu. Setelah mendapat pelayanan,

pasien gawat darurat memiliki beberapa kemungkinan, yaitu: Pasien bisa

langsung pulang, Pasien dirujuk atau dikirim ke rumah sakit lain, atau

Pasien harus dirawat.

 40

Sementara itu alur rekam medis rawat jalan dapat dijabarkan sebagai

berikut :

1). Pasien membeli karcis di loket penjualan karcis, dan membawa

karcis mendaftar ke Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan.

2). Petugas Tempat Penerimaan Rawat Jalan melakukan :

a. Pencatatan pada buku register: Nama pasien, Nomor rekam

medis, Identitas dan Data sosial pasien, Mencatat keluhan

pada kartu poliklinik

b. Membuat Kartu Berobat untuk diberikan kepada pasien, yang

harus dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang. Bagi

pasien ulangan harus memperlihatkan karcis dan kartu berobat

kepada petugas penerima pasien. Petugas akan mengambil

berkas rekam medis pasien ulang tersebut.

3). Kartu Poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan

keluhan pasien, sedangkan si pasien datang sendiri ke poliklinik.

4). Dokter pemeriksa mencatat pada kartu atau lembar rekam medis:

Riwayat penyakit, Hasil Pemeriksaan, Diagnosis, Terapi yang ada

relevansinya dengan penyakitnya.

5). Petugas poliklinik (perawat/bidan) melakukan :

a. Pencatatan pada buku register pasien rawat jalan: Nama,

Nomor Rekam Medis, Jenis kunjungan, Tindakan atau

pelayanan yang diberikan, dsb.

b. Pembuatan laporan atau rekapitulasi harian pasien rawat jalan

 41

c. Setelah pelayanan di poliklinik selesai dilaksanakan, petugas

poliklinik mengirim seluruh berkas rekam medis pasien rawat

jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan ke Unit

Rekam Medis paling lambat 1 jam sebelum jam berakhir jam

kerja

6). Petugas Unit Rekam Medis Melakukan :

a. Pemeriksaan terhadap kelengkapan pengisian rekam medis,

dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan

kelengkapannya.

b. Pengelolaan rekam medis yang sudah lengkap, dimasukkan ke

dalam Kartu Indeks Penyakit, Kartu Indeks Operasi.

c. Pembuatan rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat

laporan dan statistik rumah sakit.

 42

BAB III

KERANGKA KONSEP

3.1 Kerangka Teori

Rustiyanto 2010 mendifinisikan sistem sebagai sekumpulan unsur yang

berhubungan antara satu dengan yang lainnya sedemikian rupa berproses mencapai

tujuan tertentu dan memiliki ciri-ciri antaralain : ada tujuan, unsur fungsional (input,

proses, output, dan feedback) saling berhubungan dan berjenjang.

Tambunan 20013, Obrien 2002, menguraikan Komponen dari sistem terdiri dari :

1). Input, merupakan komponen pertama dari sistem karena tanpa input maka

proses tidak akan berjalan dan tentunya tidak akan ada output yg dihasilkan. Input

adalah segala sesuatu baik berwujud (gedung, sumber daya manusia, material )

maupun tidak terwujud (informasi, data yang masuk ke dalam sistem dan menjadi

bahan untuk proses. 2) Proses, adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengubah

masukan menjadi keluaran. Di unit rekam medis bagi pasien rawat jalan misalnya

proses ini bisa merupakan kegiatan pelayanan, registerasi pasien, distribusi rekam

medis dan pengamblian berkas rekam medis. 3) ouput adalah keluaran merupakan

hasil dari proses juga merupakan tujuan dari sistem yang ingin di capai oleh sistem

tersebut. 4) Feedback (umpan balik) Hasil atau produk dari keluaran yg digunakan

lagi sebagai masukan. 5) Kontrol , yaitu bentuk pengawasan berupa monitoring dan

evaluasi untuk menetukan apakah sebuah sistem sedang bergerak/ berproses

menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Berdasarkan peraturan menteri kesehatan RI nomor: 269/Menkes/PER/III/

2008 tanggal 12 Maret 2008 tentang Rekam Medis maka tata cara
 43

penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit antara lain setiap sarana pelayanan

kesehatan yang melaksanakan pelayanan rawat jalan maupun rawat inap di rumah

sakit wajib membuat Rekam Medis, sesuai dengan petunjuk teknis dari Direktur

Jenderal Pelayanan Medik.

O Brean (2002) menggambarkan sistem dengan menggunakan organisasi

bisnis sebagai ilustrasi. Berikut ini gambar sistem organisasi bisnis :

Gambar 2.

Kerangka Teori Penelitian

INPUT
PROSES OUTPUT
SUMBER DAYA
EKONOMI
PROSES BISNIS PASAR BARANG DAN
- ORANG JASA
- UANG - PENGEMBANGAN
- MATERIAL - PRODUKSI - PRODUK
- MESIN - PENERIMAAN - LAYANAN
- TANAH - PRODUK DAN JASA - PEMBAYARAN
- FASILITAS - PELANGGAN - KONTRIBUSI
- ENERGI - PROSES LAINNYA - INFORMASI
- INFORMASI - EFEK LAINNYA

Sistem Informasi

FeedBack / Kontrol

Managemen
3.2 Kerangka Konsep

Berikut ini gambar kerangka konsep penelitian, :

 44

Gambar . 3

Kerangka Konsep Penelitian

INPUT

SUMBER DAYA
MANUSIA PROSES
Jumlah ketenagaan
1. Penerimaan OUTPUT
pendaftaran pasien
Job description
2. Pengambilan
Kualifikasi dan berkas rekam medis
kompetensi
3. Pendistribusian
berkas rekam medis
Karakteristik kepoliklinik
individu REKAM MEDIS
TEPAT WAKTU
4. Kegiatan di
SARANA Poliklinik
PRASARANA REKAM MEDIS
5. Pengembalian LENGKAP
Berkas Rekam
Ruang Pendaftaran
Medis
distribusi dan
Arsip
6. Penyimpanan
berkas rekam medis
Lemari Arsip
7. Penataan rekam
Komputer Medis

Printer

Telepon
6. Penataan berkas
Software Reakam Medis

DOKUMEN
PROSEDUR
KERJA
Monitoring dan evaluasi
Kebijakan

Buku Pedoman
Rekam Medis

SOP

MATERIAL

3.3 Definisi Istilah

-Kertas /Map
Rekam M

Pada Input, yg di maksud dengan :

 45

a. Sumber daya manusia

Seluruh tenaga kerja (pegawai tetap/tenaga kontrak yang bekerja di unit

rekam medis yang terlibat dalam pelayanan pasien rawat jalan RSUD

Pandeglang.

b. Jumlah ketenagaan

Banyaknya tenaga kerja yang bekerja di unit rekam medis yang terlibat

dalam pelayanan pasien.

c. Job discription

Uraian tugas yang menjadi kewenangan dan batas kewenangan.

d. Kualifikasi dan kompetensi

Pendidikkan dan pelatihan Tingkat/jenjang pendidikan terakhir yang

ditempuh oleh tenaga rekam medis yang terlibat dalam pelayanan pasien

rawat jalan RSUD Pandeglang yang dianalisa sesuai antara uraian tugas yg

diberikan dengan kompetensinya.

Usia : Lama hidup seseorang yg dinyatakan dalam satuan tahun sampai saat

penelitian ini dilakukan.

e. Karakteristik individu

mampu memahami perbedaan individual antara satu dengan yang lain agar

dapat memberikan stimulasi dan mengarahkan pembentukan prilaku dari

 46

masing-masing individu dengan mengetahui ciri khusus agar dapat

mengetahui perkembangan dan karakteristik masing-masing individu.

f. Ruang pendaftaran

Ruangan yang dikhususkan bagi petugas pendaftaran pasien (admission)

untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pendaftaran pasien rawat

jalan

g. Ruang distribusi

Ruangan yang dikhususkan bagi petugas distribusi rekam medis untuk

melakukan kegiatan yang berkaitan dengan distribusi rekam medis

h. Ruang arsip

Ruangan yang dikhususkan bagi petugas bagian arsip untuk melakukan

kegiatan yang berkaitan dengan arsip pasien rawat jalan

i. Perangkat keras.

Segala perangkat keras yang berkaitan degan pelayanan pasien rawat jalan

baik komputer, printer, lemari arsip, telepon.

j. Perangkat lunak.

Perangkat yang berkaitan dengan pelayanan pasien rawat jalan yakni

software pendaftaran pasien rawat jalan

j. Kebijakan.
 47

Keputusan pimpinan akan suatu hal yang menyangkut pekerjaan

bawahannya.

k. Buku pedoman rekam medis

Panduan atau pedoman tentan rekam medis rawat jalan yang telah

ditetapkan oleh direktur berdasarkan permenkes, sebagai acuan petugas

untuk bekerja secara benar dan benar pada pelayanan rekam medis di rawat

jalan.

k. SOP

Kumpulan peraturan / tata cara kerja yang disusun sebagai acuan kerja di

unit rekam medis rawat jalan.

Pada Proses, yg di maksud dengan :

1. Penerimaan Pendaftaran pasien

Kegiatan yang dilakukan oleh petugas pendaftaran atau operator dengan

memasukkan data sosial pasien. Dengan menata lembaran rekam medis

rawat jalan sesuai urutan yang ditetapkan dalam SOP RSUD Pandeglang

dan memeriksa kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan formulir

yg harus terdapat di dalam rekam medis untuk memasukkan data pasien.

2. Pengambilan berkas rekam medis

Kegiatan mengambil berkas rekam medis disimpan di lemari arsip sesuai

prosedur pengambilan status dari rak penyimpanan yg dilakukan oleh

petugas arsip
 48

3. Pendistribusi berkas rekam medis

Kegiatan penerimaan berkas rekam medis pasien rawat jalan dari arsip

lalu dicatat pada buku ekspedisi yang kemudian diantar kepada perawat

di poliklinik tujuan pasien berobat.

4. Kegiatan dipoliklinik

Kegiatan menerima berkas rekam medis dari petugas, dengan

melengakapi isian diagnosis dan proses perjalanan penyakit yang ditulis

oleh dokter yang memriksa pasien tersebut.

5. Pengambilan berkas rekam medis

Kegiatan mengambil berkas rekam medis disimpan di lemari arsip sesuai

prosedur pengambilan status dari rak penyimpanan yg dilakukan oleh

petugas arsip.

6. Penyimpanan berkas rekam medis (flling)

Rekam medis rawat jalan yang telah diterima dari petugas poliklinik /UGD

setiap kontrol dan disimpan di rak penyimpanan yang sesuai menurut

prosedur penyimpanan berkas rekam medis

7. Penataan berkas rekam medis (assembiling)

 49

Kegiatan menata lembaran rekam medis rawat jalan sesuai urutan yang

ditetapkan dalam SOP RSUD Pandeglang dan memeriksa kelengkapan

pengisian berkas rekam medis dan formulir yg harus terdapat di dalam

rekam medis

Pada Output, yg di maksud dengan :

Standar pelyanan minimal rekam medis rawat jalan dapat diukur dengan :

1. Rekam medis tepat waktu

Pendistribusian berkas rekam medis dari pendaftaran sampai ke

poliklinik kurang dari 10 menit, dan saat pengembalian nya sampai ke

bagian rekam medis tidak lebih dari 24 jam.

2. Rekam medis lengkap

Rekam medis yang telah di isi lengkap oleh dokter/petugas kesehatan

lain dalam waktu 24 jam setelah selesai pelayan rawat jalan yang

meliputi kelengkapan pengisian formulir ringkasan riwayat klinik yang

terdapat dalam matriks, terdiri atas item-item : tanggal kunjungan

pasien, poliklinik, diagnosa, kode diagnosa, sesuai ICD X dan dokter.

Pada Umpan balik (feedback) dan Kontrol

Data /informasi /masalah dalam pelaksanaan input, proses, maupun

output yg diteruskan dari staf rekam medis kepada atasan. Untuk

mendapatkan umpan balik dari atasan berupa petunjuk atau tiindakan

untuk memperbaiki input, proses, output.

 50

Monitoring

Kegiatan pengawasan yg dilaksanakan selama proses rekam medis

rawat jalan sedang berjalan.

Evaluasi

Kegiatan evaluasi yg dilaksanakan pada akhir proses rekam medis

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

1.8 Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif analitik dengan cara

pengumpulan data melalui observasi, wawancara mendalam, dan telaah

dokumen. Penelitian ini difokuskan analisis sistem pelayanan rekam medis

rawat jalan, yakni pada input yang meliputi : jumlah ketenagaan, kualifikasi
 51

dan kompetensi, dan karakteristik individu sumber daya manusia di unit

rekam medis, sarana-prasarana, serta prosedur kerja. Kemudian pada

proses yang fokus pada proses penerimaan pasien rawat jalan yakni

registrasi pasien, assembling rekam medis, filling/penyimpanan rekam

medis, pengambilan rekam medis, distribusi rekam medis dan pengembalian

berkas rekam medis dari poliklinik. Pada output yang terdiri rekam medis

tepat waktu dan lengkap, dan proses umpan balik dan kontrol yakni

monitoring dan evaluasi.

4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian di unit rekam medis khususnya yang berkaitan dengan

pelayanan rawat jalan di RSUD Pandeglang. Waktu penelitian direncanakan

selama Januari Maret tahun 2015.

4.3. Informan Penelitian

Dalam penelitian kualitatif, sampel yang dipilih berfungsi untuk mendapatkan

informasi yang maksimum, bukan digeneralisasikan (Green et al.,2004; Ulin

et al., 2005). Dengan tujuan bahwa data yang diperoleh akan relevan dan

cukup. Penulis memilih target penelitian dengan menggunakan metode

Purposive Sampling, dengan pertimbangan bahwa informan yang dipilih

dianggap lebih menguasai/memahami masalah yang sedang penulis teliti

(Green et al.,2004; Ulin et al., 2005; Yin,2000;Sugiyono,2012).

4.4 Instrumen Penelitian

 52

Yang akan melakukan penelitian dilapangan adalah penulis sendiri dan

didukung dengan pedoman wawancara mendalam, daftar tilik observasi, alat

tulis, kamera dan alat perekam suara.

4.5 Pengumpulan Data

4.5.1 Jenis Data

Data yang akan digunakan adalah data primer yakni data yang diperoleh

dengan cara :

- Wawancara mendalam (in depth interview), dengan menggunakan

pedoman wawancara dan topik yang akan ditanyakan kepada informan.

- Setelah Wawancara mendalam, maka penulis melanjutkan dengan

kegiatan Observasi Partisipatif Moderat yakni selama pengamatan

penulis ikut melakukan apa yang dilakukan oleh informan dalam

beberapa kegiatan, tetapi tidak semuanya (Sugiyono, 2012)

- Dokumentasi yakni penulis merekam kegiatan selama pengamatan di

lapangan berupa foto, gambar ataupun suara yang diambil selama

proses penelitian dilakukan.

Data Sekunder yakni dokumen berbentuk tulisan ataupun gambar

yang berkaitan dengan pelayanan unit rekam medis rawat jalan RSUD

Pandeglang. Dokumen yang akan dikumpulkan dan penulis telaah antara

lain adalah dokumen tentang Visi/Misi, Profil, serta kumpulan Standard

Operational Procedure RSUD Pandeglang dan rekam medis pasien rawat

 53

jalan (untuk analisis keakuratan dan kelengkapan rekam medis) serta

dokumen lain yang mendukung dalam penelitian ini yang akan disajikan

secara deskriptif.

4.5.2 Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data penulis menggunakan metode triangulasi

teknik yakni peneliti menggunakan teknik pengumpulan data yang

berbeda-beda (wawancara mendalam, observasi partisipasif moderat,

dokumen) untuk mendapatkan data dari sumber yang sama. Dan

triangulasi sumber dimana peneliti mengumpulan data dari sumber yang

berbeda dengan metode yang sama (Ulin, Robinson dan Tolley, 2005;

Sugiyono, 2011)

4.5.3 Manajemen Data

Berikut daftar informan beserta informasi yang akan digali melalui

wawancara mendalam.

Tabel 3

Matriks Informan Penelitian

No Informan Target Informasi

1 Direktur RSUD Pandeglang - Informasi tentang proses penetapan

kebijakan terhadap pelayanan rekam medis
rawat jalan RSUD Pandeglang

- Informasi tentang proses monitoring dan

evaluasi mutu pelayanan rekam medis RSUD
Pandeglang
 54

- Informasi tentang proses pengambilan

keputusan terhadap hasil monitoring dan
evaluasi pelayanan rekam medis RSUD
Pandeglang
2 Kepala Bidang Pelayanan - Informasi tentang proses monitoring dan
Medik evaluasi mutu pelayanan rekam medis yang
selama ini dilakukan di RSUD Pandeglang

- Informasi tentang kebijakan SDM, Pengadaan

material untuk rekam medis

- Informasi tentang mekanisme koordinasi

antar unit yang berkaitan dengan pelayanan
rekam medis rawat jalan

3 Kepala Unit Rekam Medis - informasi tentang proses penyusunan SOP

rekam medis, revisi

- Informasi tentang perencanaan SDM,

Material, Sarana Prasarana di unit rekam
medis

- Informasi tentang mekanisme/proses

feedback, monitoring dan evaluasi proses
pelayanan rekam medis rawat jalan

4 Penanggung Jawab - Informasi tentang pengetahuan serta

Admission ( Ruang pemahaman SOP bagian admission
Pendaftaran).
- Informasi tentang proses pelayanan di bagian
admission

- Informasi tentang complain pasien terhadap

pelayanan admission saerta mekanisme
pelaporan (feedback kepada atasan)
 55

5 Petugas pendaftaran - Informasi tentang pengetahuan serta

(admission) pemahaman SOP di bagian admission

- Informasi tentang pelatihan yang pernah

diikuti berkaitan dengan tugas di bagian
pendaftaran

- Informasi tentang sarana, prasarana di ruang

admission

6 Petugas Distribusi Rekam - Informasi tentang pengetahuan serta

pemahaman SOP bagian distribusi rekam
Medis
medis

- Informasi tentang proses pelayanan di bagian

distribusi

- Informasi tentang tanggapan /tindakan yang

diambil oleh supervisor/kepala terhadap
masalah yang sedang dialami dalam kegiatan
pelayanan

7 Petugas Arsip Rekam Medis - Informasi tentang pengetahuan serta

pemahaman terhadap SOP bagian arsip
rekam medis (pengambilan, penyimpanan
rekam medis)

- Informasi tentang proses kegiatan di bagian

arsip (pengambilan, penyimpanan rekam
medis Informasi tentang complain pasien
terhadap pelayanan bagian arsip serta
mekanisme pelaporan

- Informasi tentang tanggapan/tindakan yang

diambil oleh supervisor/kepala terhadap
masalah yang sedang dialami dalam kegiatan
 56

pelayanan

8 Petugas Operator Telepon - Informasi tentang pengetahuan serta

pemahaman terhadap SOP bagian operator

- Informasi tentang proses pendaftaran pasien

rawat jalan via telepon

- Informasi tentang complain pasien terhadap

pelayanan operator

- Informasi tentang tanggapan/tindakan yang

diambil oleh supervisor terhadap masalah
yang sedang dialami dalam kegiatan
pelayanan

9 Dokter Poliklinik - Informasi tentang proses monitoring dan

evaluasi mutu pelayanan rekam medis yang
selama ini dilakukan di RSUD Pandeglang

- Informasi tentang kebijakan SDM, Pengadaan

material untuk rekam medis

- Informasi tentang mekanisme koordinasi

antar unit yang berkaitan dengan pelayanan
rekam medis rawat jalan

- Informasi tentang SOP, kelengkapan

pengisian berkas rekam medis rawat jalan

10 Perawat Poliklinik - Informasi tentang distribusi rekam medis ke

poliklinik

- Informasi tentang kualitas kertas dan map

medis yang selama ini digunakan

- Informasi tentang SOP pengisian rekam

medis rawat jalan
 57

- Informasi tentang pelatihan pengisian rekam

medis rawat jalan

4.6. Pengolahan Data

Data yang diperoleh dari hasil pengamatan dan wawancara mendalam,

selanjutnya akan penulis olah dengan cara mentranskrip dalam bentuk tulisan (hasil

wawancara mendalam dan catatan lapangan), data sekunder yang diperoleh berupa

dokumen atau laporan tertulis (SOP, Rekam Medis, SK) akan penulis pelajari dan

telaah. Dan selanjutnya penulis melakukan kategori data dan pengkodean data yang

mempunyai karakteristik sama dan menyajikan dalam bentuk gambar ataupun

matriks.

4.7. Analisis Data

Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan pada saat pengumpulan data

berlangsung dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu (Ulin,

Robinson dan Tolley, 2005; Green dan Thorogood, 2004). Pekerjaan analisis data

dalam hal ini adalah mengatur, mengurutkan, mengelompokkan, memberikan kode,

dan mengkategorisasikannya. Pengorganisasian dan pengelolaan data tersebut

bertujuan menemukan tema dan hipotesis kerja yang akhirnya diangkat menjadi teori

substansif.

Menurut Ulin, Robinson dan Tolley (2005) langkah-langkah dalam analisis

kualitatif data ada lima langkah yang dilakukan secara timbal balik dan berulang-

ulang, yakni :
 58

1. Reading : baca dan membaca ulang data setiap detail catatan atau transkrip

sehingga kita benar-benar paham benar dengan konten (isi) dari catatan dan

transkrip tersebut.

2. Codding : memberikan kode pada tiap catatan sesuai dengan tema

3. Interpreting : menginterpretasikan catatan dan transkrip tersebut

4. Reducing : mengurangi catatan atau data yang tidak berhubungan dengan topik

penelitian

5. Displaying : menyajikan data dalam bentuk table/chart/matrik.

Metode analisis data yang akan penulis lakukan adalah metode analisis isi

(Content Analysis), yakni data yang diperoleh dari data primer berupa, catatan

lapangan hasil observasi partisipasif, gambar atau foto selama pengamatan,

transkrip hasil wawancara mendalam, serta dokumen sekunder yang telah

dikumpulkan, kemudian penulis telaah, pelajari dan analisis berdasarkan variabel

yang diteliti. Analisis hasil penelitian yang telah diringkas ke dalam bentuk tabel,

matriks dan narasi akan penulis bahas dan kaitkan dengan teori, hasil penelitian

yang pernah dilakukan berkaitan dengan rekam medis, peraturan-peraturan serta

kebijakan Rumah Sakit maupun peraturan yang dikeluarkan oleh Kementerian

Kesehatan berkaitan dengan rekam medis rawat jalan.

4.8 Tahapan Penelitian

a. Penyusunan proposal penelitian

b. Presentasi proposal penelitian

c. Revisi proposal penelitian

 59

d. Pengajuan kaji etik

e. Pengumpulan data

f. Pengolahan data

BAB V

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

5.1 Hasil Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif analitik dengan cara pengumpulan

data melalui observasi, wawancara mendalam, dan telaah dokumen. Penelitian ini

difokuskan analisis sistem pelayanan rekam medis rawat jalan, yakni pada input

yang meliputi : jumlah ketenagaan, kualifikasi dan kompetensi, dan karakteristik

individu sumber daya manusia di unit rekam medis, sarana-prasarana, serta

prosedur kerja. Kemudian pada proses yang fokus pada proses penerimaan

pasien rawat jalan yakni registrasi pasien, assembling rekam medis,

filling/penyimpanan rekam medis, pengambilan rekam medis, distribusi rekam

medis dan pengembalian berkas rekam medis dari poliklinik. Pada output yang

terdiri rekam medis akurat, lengkap dan aman serta proses umpan balik dan

kontrol yakni monitoring dan evaluasi.

5.1.1 INPUT.

5.1.1.1 Sumber Daya Manusia.

 60

a. Jumlah Tenaga.
Jumlah tenaga di unit rekam medis, berdasarkan hasil wawancara

mendalam adalah sebanyak 28 petugas, ini sesuai dengan hasil

pengamatan penulis selama penelitian dan juga dari dokumen yang

diperoleh dari unit rekam medis.

Dibawah ini tabel jumlah petugas rekam medis RSUD Pandeglang tahun

2014, :
Tabel 4
Jumlah Petugas Rekam Medis RSUD Pandeglang Tahun 2014

NO PETUGAS JUMLAH PETUGAS

1 Loket Pendaftaran (admission) 12

2 Operator 2

3 Distribusi Rekam Medis 2

4 Arsip Rekam Medis 4

5 Medical Record 8

Total 28
Sumber ; Instalasi Rekam Medis RSUD Pandeglang Tahun 2014

Untuk jumlah tenaga di unit rekam medis untuk di bagian ditribusi rekam

medis, dikatakan oleh informan , sudah cukup, namun jumlahnya akan

berkurang apabila ada satu tenaga yang cuti.

cukup sebetulnya, mungkin kalau yang perlu itu apabila mana ada yang

cuti kalau dibilang kebanyakan , juga tidak dibilang kurang juga tidak tapi

hanya disaat cuti saja (Informan 3)

Sedangkan untuk jumlah tenaga di bagian arsip, tenaga yang ada saat ini

sudah mencukupi.
 61

Arsip, cukup, kalaupun lebih pun nanti tenaga untuk apa lagi, bahkan

sebetulnya kerjaaan banyak Iya kan. Cukuplah disini ruang arsip. (Informan

7 ).

b. Job Description
Secara keseluruhan petugas rekam medis memahami Job discriptionnya,

sesaui SOP yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya, namun SOP

yang mereka ketahui hanyalah disampaikan secara lisan dan disampaikan

pada waktu mereka pertama kali orientasi dan bertugas di bagian rekam

medis
Tugas pokok saya adalah memberikan pelayanan kepada pasien yang

membutuhkan informasi tentang jadwal dokter dan melayani pesanan nomor

urut pendaftaran poliklinik, juga memberikan informasi tentang rumah sakit

yang dibutuhkan mereka (informan 8)

SOP yang diberikan kepada petugas rekam medis hanyalah secara lisan.

Tidak Hanya diberikan secara lisan, langsung dikerjakan (informan 7)

Dari hasil pengamatan penulis, semua petugas rekam medis mengetahui

dan memahami tugas mereka masing-masing dan melakukannya sesuai

dengan prosedur sesuai yang tertulis dalam buku prosedur rekam medis

RSUD Pandeglang. Namun untuk SOP khususnya bagian operator, distribusi

dan assembling rekam medis rawat jalan belum dimuat di dalam buku

prosedur tersebut. Namun SOP tersebut dijabarkan dalam lembaran formulir

penilaian kinerja yang mereka isi setiap bulan dan kemudian diberikan

kepada kepala bagian rekam medis untuk dinilai setiap bulannya.

 62

Perhitungan penilaian kinerja ini berfungsi untuk menilai kinerja setiap

petugas rekam medis.

c. Kualifikasi dan Kompetensi .

1. Pendidikan.
Tingkat pendidikan petugas rekam medis RSUD Pandeglang cukup

bervariasi dari pendidikan setingkat SMU hingga S1 atau yang sederajat

seperti disajikan dalam tabel berikut ini,:

Tabel 5.
Tingkat Pendidikan Petugas Rekam Medis
RSUD Pandeglang Tahun 2014

NO TINGKAT PENDIDIKAN JUMLAH

1 SMU/SMK/SEDERAJAT 12

2 Diploma tiga (D3) 11

3 Strata satu (S1) 5

4 Strata Dua (S2) 0

Total 28
Sumber ; Instalasi Rekam Medis RSUD Pandeglang Tahun 2014

Ketika penulis bertanya mengenai persyaratan khusus dari rumah sakit

tentang kriteria tingkat pendidikan yang dibutuhkan. Hampir semua

informan menyatakan tidak dibutuhkan syarat pendidikan tertentu untuk

bertugas di bagian distribusi, arsip dan operator.

Disini nggak ada syarat khusus untuk masuk bagian arsip. Tidak ada

karena ini mudah sekali sebetulnya (Infoman 7)

Namun khusus untuk bagian admission ditetapkan triteria khusus minimal

yakni minimal SLTA dan menguasai computer.

Paling tidak SLTA yang harus ditaruh di pendaftaran. Paling minim itu

SLTA (Informan 3)
 63

2. Pelatihan.

Dari wawancara mendalam di peroleh informasi bahwa sebagian besar

petugas menyatakan bahwa belum pernah mengikuti pelatihan yang

berkaitan dengan tugas mereka sebagai staf rekam medis

Ada Sama Hampir semua tenaga kita adakan pelatihan, kebetulan nanti

bulan depan kita akan ada pelatihan semacam service excellence dan

kepribadian (Informan 3)

Hanya 3 orang informan yang menyatakan bahwa mereka pernah mengikuti

pelatihan.

Dari hasil telaah dokumen khususnya prosedur rekam medis. RSUD

Pandeglang sudah ada prosedur mengenai program pengembangan staf

dan pendidikan di unit rekam medis yakni :

1. Setiap tahun kepala bagian rekam medis menyusun rencana pendidikan

dan pelatihan.
2. Menyusun program pendidikan lanjutan untuk pengembangan staf dalam

rangka misi/tujuan rumah sakit.

3. Melakukan in house training maupun external training bagi staf.
4. Melakukan orientasi untuk petugas baru.
5. Identifikasi staf untuk pengembangan dan peningkatan karier.
d. Karekteristik Individu
Dalam karekteristik individu ini dapat di lihat dari usia petugas rekam medis

RSUD Pandeglang berdasarkan informasi dari wawancara mendalam, cukup

bervariasi, mulai dasri usia muda (25 tahun) sampai dengan usia lebih dari

50 tahun. Kemudian bertanya lebih lanjut mengenai adakah kriteria khusus

berkaitan dengan usia petugas dan pekerjaan di rekam medis.

 64

Kalau usia, kami membutuhkan usia yang masih muda, karena ruang

pendaftaran itu bagian depan menerima pasien. Dengan adanya tenaga-

tenaga yang masih muda orang mungkin akan lebih senang melihatnya.

Beda dengan petugasnya yang sudah tua kayanya kurang sedap dipandang

mata (Informan 1).

Berdasarkan hasil observasi penulis dari keseluruhan petugas loket

pendaftaran sebanyak 12 orang, hanya 2 orang petugas yang berusia diatas

45 tahun dan sisanya dibawah 35 tahun.

e. Pengetahuan tentang SOP Rekam medis
Secara keseluruhan petugas rekam medis memahami SOP yang berkaitan

dengan tugas pokok dan fungsinya, namun SOP yang mereka ketahui

hanyalah disampaikan secara lisan dan disampaikan pada waktu mereka

pertama kali orientasi dan bertugas di bagian rekam medis

Tugas pokok saya adalah memberikan pelayanan kepada pasien yang

membutuhkan informasi tentang jadwal dokter dan melayani pesanan nomor

urut pendaftaran poliklinik, juga memberikan informasi tentang rumah sakit

yang dibutuhkan mereka (informan 8)

SOP yang diberikan kepada petugas rekam medis hanyalah secara lisan.

Tidak Hanya diberikan secara lisan, langsung dikerjakan (informan 7)

Dari hasil pengamatan penulis, semua petugas rekam medis mengetahui

dan memahami tugas mereka masing-masing dan melakukannya sesuai

dengan prosedur sesuai yang tertulis dalam buku prosedur rekam medis

RSUD Pandeglang. Namun untuk SOP khususnya bagian operator, distribusi

dan assembling rekam medis rawat jalan belum dimuat di dalam buku

prosedur tersebut. Namun SOP tersebut dijabarkan dalam lembaran formulir

penilaian kinerja yang mereka isi setiap bulan dan kemudian diberikan
 65

kepada kepala bagian rekam medis untuk dinilai setiap bulannya.

Perhitungan penilaian kinerja ini berfungsi untuk menilai kinerja setiap

petugas rekam medis.

5.1.1.2. Sarana dan Prasarana

1. Ruang Pendaftaran Pasien.
Untuk sarana ruangan di loket pendaftaran pasien sudah cukup memadai.
Kalau untuk sarana prasarana untuk saat ini dengan kapasitas pasien

sekarang cukup untuk meja, kursi untuk pasien pendaftaran juga cukup

nyaman (Informan 4)
Dari pengamatan yang dilakukan oleh penulis di ruang loket pendaftaran,

maka ruang pendaftaran cukup nyaman dan leluasa bagi setiap petugas

yang bekerja melayani pasien yang akan mendaftar baik untuk rawat jalan,

UGD dan rawat inap.

2. Ruang Distribusi Rekam Medis
Ruangan distribusi rekam medis yang digunakan oleh petugas distribusi

untuk menerima rekam medis rawat jalan dari ruang arsip rekam medis dan

juga dimanfaatkan oleh petugas operator telepon yang bertugas melayani

pendaftaran pasien rawat jalan setiap hari. Dari informasi yang diperoleh

penulis ruang kerja untuk operator masih belum nyaman karena

suasananya berisik.
Ruang kerja menurut saya untuk operator itu memang harus tertutup

karena kita itu selalu menerima informasi dari luar tidak selalu suara itu

jelas (informan 8)
Dari pengamatan penulis, ruangan ini bila hanya ditempati oleh 2 orang

petugas distribusi rekam medis dan 1 petugas operator setiap shift, maka

masih cukup nyaman. Tetapi apabila ditambah dengan 2 atau lebih petugas

yang masuk ke ruangan ini, maka terasa sempit dan tidak leluasa untuk
 66

bekerja. Juga akan sangat menggangu konsentrasi petugas operator yang

sedang menerima telepon dari calon pasien.

3. Ruang Arsip Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan untuk fasilitas

ruangan arsip dikatakan sudah cukup memadai dan petugas nyaman untuk

bekerja. Selama pengamatan di ruang arsip rekam medis ruangan ini

berfungsi menyimpan rekam medis baik yang aktif maupun yang inaktif

(pasien sudah lebih dari 5 tahun tidak berobat lagi). Ruang arsip rekam

medis ini sebagian besar ditempati oleh lemari arsip rekam medis yang

terdiri dari dua macam, yakni 6 buah lemari besi (Roll OPack) dan 3 buah

lemari kayu biasa yang menyimpan rekam medis dengan system terminal

digit numbering system dari nomor 00 sampai nomor 99.

4. Lemari Arsip

Untuk lemari arsip di bagian pendaftaran dan distribusi dirasakan oleh

petugas sudah cukup memadai.

Lemari nggak perlu, mungkin kalau untuk locker hanya pribadi untuk

simpan tas kita. Untuk menyimpan arsip nggak perlu (Informan 6)

Untuk lemari arsip bagi masing-masing ruangan, yakni di ruang

pendaftaran terlihat sudah cukup memadai dan memuat semua lembaran

rekam medis rawat jalan maupun rawat inap pasien. Sedangkan lemari

arsip di rungan arsip rekam medis dirasakan masih kurang memenuhi

syarat dan tidak nyaman untuk petugas bekerja.

ini kan ada model rak ya, kalau rak yang diujung sama MR 20 sampai 99

(roll o pack) itu memenuhi syarat, tapi kalau MR 00 dari kayu agak sulit

mengambil status pasien. Enakan dari besi (informan7)

 67

Dari hasil observasi partisipatif yang dilakukan penulis, lemari arsip rekam

medis di ruang arsip terdiri atas dua jenis, yakni dari kayu dan roll o pack.

Lemari kayu memang agak terbatas ukuran lacinya sehingga rekam medis

yang disimpan terlihat sangat berjejal dan cukup menyulitkan butuh waktu

agak lama bila hendak mengambil rekam medis dari lemari kayu. Ini

berbeda dengan lemari roll o pack yang sangat luas ukuran lacinya dan

dalam pengambilan rekam medis sangat mudah. Karena kapasitas lemari

arsip yang terbatas maka hanya rekam medis rawat jalan saja yang

disimpan di dalam lemari, sedangkan yang rawat inap disimpan/diletakkan

di luar laci atau kadang diletakkan di lantai pada setiap sisi lemari.

5. Komputer
Fasilitas komputer tidak diberikan di semua bagian rekam medis hanya di

tempatkan di :
1. Loket pendaftaran sebanyak 2 unit yang digunakan untuk melayani

pasien yang hendak mendaftar untuk berobat.

2. Di ruang operator sebanyak 1 unit untuk melayani pasien yang

mendaftar berobat melalui telepon.

3. Di ruang medical record sebanyak 2 unit. Yang digunakan untuk

menganalisis semua data pelayanan pasien dari rekam medis rawat

jalan maupun rawat inap.

Untuk jumlah computer di bagian pendaftaran sudah mencukupi tetapi

untuk bagian arsip diharapkan agar difasilitasi dengan computer juga agar

dapat melacak status rekam medis pasien yang tidak ditemukan dan

diduga sudah disortir.

6. Printer
 68

Untuk printer dikatakan jumlahnya sudah cukup, hanya saja untuk printer di

bagian arsip dibutuhkan perawatan yang rutin dari bagian EDP agar tidak

mengalami gangguan.
Ya, printer memang kadangkala suka error atau apa-apa pemeliharaannya

itu biasanya berkaitan dengan laporan kerusakan baru diperbaiki.

Maintanancenya yang rutin jarang (Informan 5)

Berdasarkan pengamatan penulis, printer diberikan di
1. Loket pendaftaran rawat jalan untuk mencetak rekam medis rawat

jalan, kartu berobat pasien dan dokumen lain yang berkaitan dengan

pendaftaran pasien.
2. Di ruang arsip rekam medis rawat jalan dari loket pendaftaran dan

operator
7. Telepon

Untuk sarana telepon semua bagian di rekam medis, baik loket pendaftaran,

operator, ruang distribusi , ruang arsip maupun ruang rekam medis (medical

record) dilengkapi dengan sarana tersebut. Dengan tujuan untuk

mempermudah komunikasi dan koordinasi antara bagian tersebut dalam

menunjang pelayanan rekam medis, khususnya rawat jalan. Jumlahnya

dikatakan sudah cukup.

Untuk telepon sudah cukup memadai (Informan 3)

Berdasarkan pengamatan penulis semua bagian di unit rekam medis

memiliki telepon yang berfungsi dengan baik dan sangat membantu dalam

koordinasi antar petugas, misalnya dalam permintaan rekam medis dari

petugas distribusi kepada petugas arsip. Berdasarkan buku prosedur rekam

medis , mengenai prosedur standard dan fasilitas peralatan telah

dicantumkan bahwa harus tersedia sarana komunikasi antar unit.

 69

8. Software
Software yang penulis maksudkan disini adalah software diinstal khusus (Q

PRO) pada perangkat computer di unit rekam medis yang juga terkoneksi

dengan unit lain seperti operator, pendaftaran , rekam medis, ruang rawat

inap , informasi pasien dan farmasi. Berdasarkan informasi yang diperoleh

software ini sudah berfungsi dengan baik, namun kadangkala mengalami

gangguan akibat kelebihan beban data, sehingga menghambat proses

pelayanan rekam medis.

Ya kelalaian bisa di system yang kadang-kadang sekarang beban

servernya karena jumlah pelayanan sudah meningkat sehingga terjadi

keterlambatan menarik data (informan 1)

5.1.1.3 Dokume Prosedur Kerja
1. Kebijakan.
Menurut wawancara dari informan dan telaah dokumen di bagian umum

dan kepegawaian direktur sudah membuat beberapa kebijakan, antara lain,

sudah di tandatangininya SK kepala instalasi rekam medis berserta struktur

organisasinya, buku pedoman rekam medis, SOP rekam medis dan sudah

di bentuk nya team verifikasi internal untuk pengawasan kelengkapan

resume medis sebagai bahan klaim kepihak asuransi (BPJS).

2. Buku Pedoman Rekam Medis.
Menurut wawancara dengan informan. sudah ada buku pedoman tentang

rekam medis sebagai panduan kerja semua petugas rekam medis, sesuai

dengan kemenkes tentang Standar Pelayanan Rumah sakit.

3. SOP (Standar Operasional Prosedur)
Menurut wawancara dengan informan, SOP sudah di buat sebagai acuan

untuk memberikan pelayanan di rekam medis rawat jalan, namun, SOP ini

belum dimuat secara khusus SOP bagian petugas distribusi, assembling

rekam medis rawat jalan dan operator.

 70

5.1.2. PROSES

Proses kegiatan rekam medis di unit rawat jalan RSUD Pandeglang penulis

amati dengan metode observasi partisipasif dan melakukan cross check

dengan daftar tilik yang telah disiapkan.

5.1.2.1 Penerimaan / Pendaftaran Pasien

Proses penerimaan /pendaftaran pasien di loket pendafatan RSUD Pandeglang

adalah sebagai berikut :

1. Pasien datang ke loket pendaftaran (admission)

2. Petugas pendaftaran :
- Menginterview identitas pasien dan tujuan berobat
- Membuat kartu index utama pasien
- Membuat kartu berobat
- Menyiapkan formulir rekam medis baru
3. Setelah proses registrasi selesai, petugas mempersilakan pasien ke

kasir untuk membayar biaya pemeriksaan

4. Petugas pendaftaran mengirim status beserta kartu berobat ke

poliklinik
5. Kasir mempersilahkan pasien ke poliklinik tujuan setelah pembayaran

setelah pembayaran selesai dengan memberikan kwitansi.

- Kwitansi asli untuk pasien
- Fotocopy kwitansi untuk diberikan kepada perawat poliklinik
6. Di poliklinik, dokter melakukan pemeriksaan pasien dan menulis hasil

pemeriksaan ke status
7. Perawat mengirim status hasil pemeriksaan ke urusan rekam medis

melalui petugas pendaftaran.

5.1.2.2 Pengambilan Berkas Rekam Medis
Proses kegiatan pengambilan rekam medis dari lemari arsip rekam medis

adalah sebagai berikut :

1. Lembar permintaan rekam medis pasien rawat jalan melalui telepon

atau yang di cetak dari printer di ruang arsip,diambil oleh petugas

 71

arsip dan dicatat pada tracer sesuai dengan tanggal, nomor rekam

medis dan klinik yang dituju.

2. Petugas arsip mengambil rekam medis yang masukkan di lemari arsip

sesuai dengan nomor rekam medis yang dimaksud.

3. Setelah rekam medis tersebut diambil tracer sesuai dengan susunan

status tersebut
4. Jika rekam medis yang akan diambil berjumlah cukup banyak atau

dalam waktu bersama,maka

- Catat semua nomor MR, Tanggal, tujuan pada masing-masing

tracer
- Pisahkan tracer yang berjauhan kotaknya untuk menghindari

pengambilan bolak-balik dengan cara mengembalikan nomor

rekam medis
5. Teliti kembali apakah status benar dan sesuai dengan tracer
6. Rapikan rak status tersebut setelah pengambilan rekam medis
7. Kirimkan rekam medis tersebut ke bagian distribusi melalui kotak

cerobong pengiriman.
Pada pengamatan yang dilakukan oleh penulis, kegiatan pencatatan dalam

buku register pengambilan status (ekspedisi) dilakukan oleh petugas arsip

setelah rekam medis rawat jalan dikembalikan ke bagian arsip untuk disimpan.

Tidak dilakukan pada awal sebelum rekam medis tersebut dikirim ke poliklinik.
5.1.2.3 Pendistribusian Berkas Rekam Medis
Proses kegiatan distribusi rekam medis yang dilakukan oleh 2 orang petugas

distribusi adalah sebagai berikut :

1. Petugas mengambil rekam medis yang telah dikirim dari bagian arsip, lalu

dijejerkan diatas meja distribusi.

2. Petugas arsip mengambil kwitansi pembayaran pasien dan nomor antrian

dokter dari loket pendaftaran.

3. Petugas mencatat nama pasien dan nomor rekam medis yang tertera

pada kwitansi pembayaran serta poliklinik tujuan.

4. Petugas mencocokkan kwitansi pembayaran dengan rekam medis pasien

disatukan lalu di distribusikan klinik tujuan dan diserahkan kepada perawat

 72

5. Mengambil rekam medis pasien yang telah selesai dilayanin dan dibawa

ke ruang distribusi dan diantar ke ruang arsip rekam medis

5.1.2.4 Kegiatan di Poliklinik
Proses kegiatan dipoliklinik yang ada perawat dan dokter yang berperan untuk

mengisi resume medis rawat jalan, proses kegiatannya sebagai berikut, :

1. Perawat menerima status rekam medis rawat jalan dari petigas distribusi,
2. Perawat memeriksa identitas pasien kembali, lalu melakukan pemeriksaan

tanda-tanda vital, dan mencatatnya di lembar resume medis.

3. Perawat menyerahkah berkas resume medis kepada dokter, dokterpun

mengisi dan melengkapi resume medis yang ada.

4. Setelah di isi dokter menyerahkan kembali lembar rekam medis rawat

jalan kepada perawat dan mempersilahkan pasien untuk ke bagian

selanjutnya baik ke apotek maupun pemeriksaan oenunjang dan ada pula

yang menuju rawat inap.

6. Perawat memeriksa kembali kelengkapan resume medis dari dokter, jika

ada yang tidak terisi perwat mengingatkan mempersilahkan dokter untuk

mengisi resume medis tersebut.

7. Perawat langsung menyerahkan berkas resume medis kepada petugas

rekam medis kembali.

5.1.2.5 Pengembalian Berkas Rekam Medis
Proses kegiatan pengembalian rekam medis sebagai berikut :
1. Perawat menyerahkan rekam medis yang telah selesai digunakan untuk

pelayanan pasien dari poliklinik kepada petugas distribusi rekam medis

2. Petugas distribusi rekam medis mengembalikan semua rekam medis yang

telah dikumpulkan dari semua klinik ke ruang arsip rekam medis

3. Petugas ruang arsip menerima rekam medis dan mencatat semua rekam

medis yang kembali ke buku ekspedisi

4. Petugas merapihkan lembaran rekam medis rawat jalan sesuai urutan dan

tanggal kunjungan berobat agar mudah ditemukan oleh dokter pada

kunjungan pasien berikutnya.

 73

5. Untuk rekam medis pasien yang baru berobat di hari itu, diberikan

sampul/map yang baru.

6. Rekam medis pasien yang sudah lama berobat yang mapnya sudah

sobek diganti dengan map yang baru.

5.1.2.6 Penataan Rekam Medis

Untuk kegiatan penataan rekam medis rawat jalan (assembling) tidak ada

petugas khusus yang melakukannya seperti halnya rekam medis rawat inap.

Tugas ini dilakuakan oleh petugas bagian arsip rekam medis yang

melakukannya setiap kali menerima rekam medis pasien rawat jalan yang telah

selesai berobat. Kegiatan penataan dilakukan dengan cara menyusun

lembaran rekam medis sesuai urutan dan tanggal kunjungan bagi rekam medis

pasien lama dan memberikan sampul/ map rekam medis bagi rekam medis

pasien yang baru juga bagi map rekam medis yang sudah sobek setelah

semua rekam medis telah tersusun rapih dan diberi sampul lalu rekam medis

tersebut disimpan kembali ke dalam lemari arsip sesuai dengan nomor rekam

medisnya.

5.1.2.7 Penyimpanan Rekam Medis

Kegiatan penyimpanan rekam medis rawat jalan, dilakukan setelah rekam

medis yang telah digunakan, dikembalikan ke ruang arsip dan telah dicatat di

buku ekspedisi rekam medis. Rekam medis yang akan disimpan diletakkan

sesuai dengan nomor rekam medis yang tertera (sistem penyimpanan rekam

medis menggunakan sistem terminal digit filling) dengan mencocokkan nomor

rekam medis dengan tracer yang ada di lemari arsip.

 74

5.1.3. OUTPUT
5.1.3.1 Rekam Medis Tepat Waktu
Untuk menilai apakah rekam medis rawat jalan tersebut tepat waktu atau tidak,

peneliti melakukan pengamatan langsung berapa waktu dari pendistribusian

berkas rekam medis sampai kemeja poliklinik, di 7 poliklinik yang ada, sebagai

berikut datanya :
Tabel 6.
Waktu Rata-rata Pendistribusian Berkas Rekam Medis R awat Jalan

No Poliklinik Lamanya waktu

1 Poli Penyakit Dalam 37 menit
2 Poli Bedah 35 menit
3 Poli Kandungan 18 menit
4 Poli Paru 25 menit
5 Poli Saraf 28 menit
6 Poli Anak 15 menit
7 Poli Gigi 28 menit

Dari hasil pengamatan diatas, maka didapatkan waktu rata-rata

pendistribusian berkas rekam medis dari ruang pendaftaran sampai ke

poliklinik yaitu, : 15-57 menit., waktu paling cepat ditribusi berkas rekam

medis ke poliklinik anak (15 menit) dan waktu paling lama ke poliklinik

penyakit dalam (37 menit).

5.1.3.2 Rekam Medis Lengkap
Untuk menilai kelengkapan rekam medis rawat jalan, maka penulis melakukan

analisis Kuantitatif terhadap kelengkapan rekam medis rawat jalan pada 362

rekam medis rawat jalan, khususnya pada kunjungan pasien rawat jalan

periode Januari 2015 sampai dengan Maret 2015.

Aspek Kelengkapan rekam medis yang dinilai adalah :
1. Lembaran Ringkasan riwayat klinik yang terdapat dalam matriks, terdiri

atas :
- Tanggal kunjungan pasien
 75

- Poliklinik
- Diagnosa
- Kode diagnose sesuai ICD X (International) Code Diagnosis wer. X)
- Dokter
2. Lembar Rekam Medis Rawat Jalan yang terdiri atas :
- Nama pasien
- Nomor rekam medis
- Pemeriksaan fisik
- Diagnosa dokter
- Terapi
- Nama dokter
- Paraf dokter

Dari hasil analisis kelengkapan rekam medis rawat jalan, diperoleh hasil

sebagaimana terlampir dalam tabel berikut :

Tabel 7
Kelengkapan Pengisian Ringkasan Lembar Resume Medis Rawat Jalan
RSUD Pandeglang Periode Januari Maret 2015
HASIL

DIISI TIDAK DIISI

NO VARIABEL JUMLAH
N % N %

1 Tanggal 362 195 54 167 46

2 Poliklinik 362 194 54 168 46

3 Diagnosa 362 192 53 170 47

4 Kode (ICD X) 362 184 51 178 49

5 Dokter 362 196 54 166 46

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa semua item rekam medis rawat
jalan tidak ada yang lengkap 100% pada pengisisannya. Item yang paling
banyak di isi yaitu tanggal, poliklinik dan nama dokter pemeriksanya (54%),
sedangkan item yang tidak di isi paling banyak pada code (ICDX) (49%).
 76

Tabel 8
Kelengkapan Pengisian Catatan Dokter Pada Lembaran
Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Pandeglang
Periode Januari Maret 2015
HASIL

DIISI TIDAK DIISI

NO VARIABEL JUMLAH
n % N %

1 Nama Pasien 362 211 58 151 42

2 Nomor RM 362 122 34 240 66

3 Pemeriksaan 362 297 82 65 8

Fisik

4 Diagnosa 362 332 92 30 8

5 Terapi 362 334 92 28 8

6 Nama Dokter 362 81 22 281 78

7 Paraf Dokter 362 132 36 230 64

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa semua item rekam medis rawat
jalan tidak ada yang lengkap 100% pada pengisisannya. Item yang paling
banyak di isi yaitu diagnosis dan therapy (92%). sedangkan item yang tidak di
isi paling banyak pada nama dokter (78%).

5.1.4 Monitoring Dan Evaluasi

Berdasarkan informasi yang penulis peroleh dari wawancara mendalam

dengan informasi di unit rekam medis maupun level manajemen rumah sakit,

kegiatan monitoring dan evaluasi ini hanya dilakukan bila ada masalah yang
 77

terjadi di dalam proses pelayanan rekam medis rawat jalan, misalnya ada

keluhan dari dokter atau pasien. Untuk kegiatan monitoring dan evaluasi

secara tertulis telah tercantum di dalam uraian tugas bagian informatika,

uraian tugas petugas arsip, distribusi dan operator di SOP rekam medis RSUD

Pandeglang, bahwa mereka mengikuti pertemuan evaluasi pelayanan di

unitnya.

5.2 Gambaran Umum Lokasi Penelitian

Rumah Sakit Umum Daerah Pandeglang sudah operasional sejak tahun 1925 pada

awalnya merupakan balai pengobatan bagi tenaga perkebunan pada jaman

penjajahan belanda. Rumah Sakit Umum Pandeglang merupakan pusat rujukan

sekabupaten pandeglang yang berupaya melaksanakan pelayanan kesehatan yang

paripuna. Sejak pada tanggal 13 Januari 1999 Rumah Sakit menjadi type C

sampai dengan sekarang. Sesuai dengan perkembangannya pada tahun 2008,

bahwa nama Rumah Sakit Umum Pandeglang berubah menjadi Rumah Sakit

Umum Daerah Berkah Kabupaten Pandeglang . Pada tanggal 1 April 2008 secara

resmi Rumah sakit Pandeglang beralih tempat dari Jl.Kesehatan No. 1 ke Jl.Raya

Labuan Km 5 Cikoneng pandeglang. Pada tahun 2012 Rumah Sakit sudah

terakreditasi 5 Pelayanan Dasar, dengan harapan bisa lebih memberikan

pelayanan kesehatan secara paripurna dengan didukung oleh sarana da prasarana

yang lebih baik. Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pandeglang di pimpin oleh

seorang direktur.

5.2.1 Gambaran Umum RSUD Kabupaten Pandeglang

Nama Rumah Sakit : RSUD Kabupaten Pandeglang

Status Kepemilikan : Pemerintah Daerah Kabupaten Pandeglang
 78

Alamat : Jl.Raya Labuan Km 5 Cikoneng pandeglang

Kecamatan : Kadu Hejo
Kabupaten : Pandeglang
Propinsi : Banten
Jumlah Tempat Tidur : 238 TT
Luas tanah : 84.579 M2
Luas bangunan : 13.857,56M2
No. Telp / Fax : (0253) 202077

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pandeglang adalah satu-satunya

Rumah Sakit Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Pandeglang, sesuai dengan

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 41 tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah pasal 15, bahwa RSUD Kabupaten Pandeglang

merupakan bagian dari Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur

pendukung tugas kepala daerah

Secara kelembagaan telah diatur berdasarkan PERDA nomor 19 tahun 2008

tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Pandeglang, yang susunannya sebagai berikut :

- Direktur

- Komite Medik

- Komite Keperawatan

- Kepala Bagian Kesekretarian, dibantu oleh :

Sub bagian Umum dan kepegawaian

Sub Bagian perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Sub Bagian Keuangan

- Bidang pelayanan Medik , dibantu oleh :

Seksi etika dan mutu pelayanan medik

Seksi Fasilitas pelayanan medik

 79

- Bidang Keperawatan, dibantu oleh :

Seksi rawat Inap

Seksi rawat Jalan dan Rawat Khusus

- Bidang Pelayanan Penunjang , dibantu oleh :

Seksi Pelayanan penunjang Medik

Seksi Pelayanan penujang non medik

- Instalasi pelayanan medik

- Instalasi pelayanan penunjang non medik

- Kelompok jabatan fungsional

5.2.2 Struktur Organisasi RSUD KabupatenPandeglang

Dibawah ini gmbar struktur organisasi RSUD berkah pendeglang sebagai
berikut, :

Gambar 4.
Struktur Organisasi RSUD pandeglang Tahun 2014

Sumber : Unit Kepegawaian RSUD pandeglang

 80

5.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi RSUD Kabupaten Pandeglang

a. Tugas Pokok

RSUD Kabupaten Pandeglang mempunyai tugas pokok yaitu membantu Bupati

dalam penyelenggaraan sebagian urusan rumah tangga daerah, dalam

melaksanakan kewenangan otonomi daerah di bidang jasa pelayanan kesehatan

secara berdaya guna dan berhasil guna, dengan mengutamakan upaya

penyembuhan (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif) yang dilaksanakan secara

serasi, terpadu yang menitikberatkan kepada upaya pelayanan kesehatan rujukan

medik spesialistik dasar, serta upaya pelayanan medis spesialistik lainnya secara

paripurna, proaktif, sensitif dan responsif membina pelayanan kesehatan rujukan

puskesmas dan sarana kesehatan lainnya di Kabupaten Pandeglang, sesuai

dengan undang-undang.

b. Fungsi

Dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut Rumah Sakit Umum Kabupaten

Pandeglang mempunyai fungsi :

1) Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum Kabupaten

Pandeglang.

2) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan.

3) Penyelenggaraan sebagian kewenangan pemerintah daerah dibidang

pelayanan kesehatan serta melaksanakan upaya pencegahan dan

peningkatan kesehatan.
 81

4) Penyiapan bahan koordinasi perumusan kebijakan umum pemerintah daerah

dibidang pelayanan kesehatan pada Rumah Sakit Umum Kabupaten

Pandeglang.

5) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis operasional dibidang

pelayanan kesehatan pada Rumah Sakit Umum Kabupaten Pandeglang.

6) Penyelenggaraan jasa pelayanan medis, penunjang medis dan non medis.

7) Penyelenggaraan jasa pelayanan asuhan keperawatan.

8) Penyelenggaraan rekam medis.

9) Penyelenggaraan jasa pelayanan rujukan.

10)Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan dalam upaya peningkatan

profesionalisme Penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian,

perlengkapan, keuangan, hukum dan humas serta penyelenggaraan

kegiatan perencanaan program Rumah Sakit Umum Kabupaten

Pandeglang.

5.2.4 Sarana Dan Prasarana

Kapasitas Tempat Tidur : 220 TT
Listrik PLN : 345 KVA
Generator : 630 KVA
Komunikasi Telepon :1
Intercom : 50
Fax :1
Transportasi Ambulance orang sakit : 5 Unit
Ambulance Jenazah : 1 Unit
Mobil operasional : 7 Unit

5.2.5 Fasilitas & Pelayanan

A. Jenis Pelayanan
 82

1. Rawat Jalan (Poliklinik)

Poliklinik Umum & KIR

Poliklinik Mata

Poliklinik Gigi & Orthodonti

Poliklinik THT

Poliklinik Paru

Poliklinik Anak

Poliklinik Bedah

Poliklinik Saraf/ Neurologi

Poliklinik Bedah Saraf

Poliklinik Kebidanan

Poliklinik Penyakit Dalam

Poliklinik Jiwa

Poliklinik Ortopedhi

Poliklinik Mawar

Poliklinik Jantung

Fisiotherapi

2. Rawat Inap

Ruang Kelas Utama

Ruang Kelas 1

Ruang Nifas

Ruang VK

Ruang Anak

Ruang Perinatologi

Ruang Pulmo/Paru
 83

Ruang Penyakit Dalam

Ruang Bedah

Ruang ICU

3. Instalasi Gawat Darurat

Pelayanan Gawat Darurat 24 Jam

Kapasitas 12 TT

4. Instalasi Bedah Sentral

5. Pelayanan Bank Darah

6. Pelayanan Radiologi

7. Pelayanan Laboratorium

8. Pelayanan Farmasi 24 Jam

9. Konsultasi Gizi

10. Rehabilitasi Medik

11. Pelayanan Ambullance

B. Pelayanan Spesialistik

1. Spesialis Penyakit Dalam

2. Spesialis Kesehatan Anak

3. Spesialis Bedah

4. Spesialis Obstetri & Gynekologi

5. Spesialis THT

6. Spesialis Saraf

7. Spesialis Bedah Saraf

8. Spesialis Orthodonti

9. Spesialis Radiologi

10. Spesialis Patologi Klinik

 84

11. Spesialis Anestesi

12. Spesialis Rehabilitasi Medik

13. Spesialis Paru

14. Spesialis OrthoPedi

15. Spesialis Jiwa

16. Spesialis Jantung

17. Spesialis Mata

5.2.6 Jumlah Kunjungan Rawat Jalan

Dibawah ini gamr grafik jumlah kunjungan rawat jalan RSUD Pandeglang, selama 2011-2014, :

Gambar 5.
Grafik Jumlah Kunjungan Rawat Jalan RSUD Pandeglang
Tahun 2011 s.d 2014

Sumber: Medical Record RSUD Kabupaten Pandeglang 2014

 85

5.2.7 Sumber Daya Manusia (SDM) RSUD Kabupaten Pandeglang

Jumlah Pegawai RSUD Pandeglang Tahun 2014, terdiri dari pegawai PNS 272

orang, CPNS 8 orang, TKK 125 orang, TKS 68 orang. Data ini dapat id lihat pada table

6 di bawah ini,:

Tabel 9.

Sumber Daya Manusai (Pegawai) RSUD Pandeglang tahun 2014

J
NO NAMA JABATAN TINKAT IJAZAH STATUS PEGAWAI
MLH
1 P
1 STRUKTURAL
3 NS

S.2 5

S.1 6

D.III 2
1 P C T T
2 DOKTER UMUM
9 NS PNS KK KS
1
S.I 4 5
2 P C T T
3 DOKTER SPESIALIS
8 NS PNS KK KS
1 1
S.2 4 2

S.1 2
3 P C T T
4 BIDAN
5 NS PNS KK KS
1
D.III 6 7 8

D.I 1 3

D.I Asisten Bidan

1 P C T T
5 PERAWAT
79 NS PNS KK KS
1 1
S.I 8 0 1

D.IV 2
 86

4 8
D.III 8 1 1 3

D.I /SPK 9 3
P C T T
6 PERAWAT ANASTESI 4 NS PNS KK KS

S.I 3

D.III 1
P C T T
7 PERAWAT GIGI 2 NS PNS KK KS

D.III 2
1 P C T T
8 KEFARMASIAN NS PNS KK KS
3

S.I APOTEKER 6 2

D.III Asisten Apt 2

D.I FARMASI 3
P C T T
9 FISIOTERAFI 3 NS PNS KK KS

S.I FISIOTERAFI 1
D.III
FISIOTERAFI 2
1 1 P C T T
UMUM / ADMINISTRASI
0 39 NS PNS KK KS
4 1 1
SMA 0 1 0 4
_
SMEA 2

STM 4 3
1
SMKK 3 3 0

SMP 7 1 3

SD 4 2

D.III Perbankan 1

D.III Manajemen 1 3

S.E 1

S.Komputer 2

S.Ap 4

S.Adm 2
1
S.Sos 2

S.pSi 2
1 P C T T
ELEKTROMEDIK 2
1 NS PNS KK KS
 87

D.III ELEKTRO 2
1 P C T T
RADIOGRAFER 3 NS PNS KK KS
2

S.I RADIOLOGI 1

D.III RADIOLOGI 2
1 P C T T
TEKHNISI LISTRIK 1
3 NS PNS KK KS
D.III TEKHNISI
LISTRIK 1
1 P C T T
KESEHATAN MASYARAKAT 8
4 NS PNS KK KS

SKM 4 2

S.I KESLING 1

D.III KESLING 1
1 P C T T
GIZI 4
5 NS PNS KK KS

D.III GIZI 4
1 P C T T
REFRAKSIONIS 3
6 NS PNS KK KS
D.III
REFRAKSIONIS 3
1 P C T T
ANALIS 9
7 NS PNS KK KS

S.I ANALIS

D.IV ANALIS 1

D.III ANALIS 3 1 3

SMK ANALIS 1
1 P C T T
REKAM MEDIS 5 NS PNS KK KS
8
D.III REKAM
MEDIS 4 1
1 P C T T
TRANSFUSI DARAH 1 NS PNS KK KS
9

D.I 1
4 2 1 6
JUMLAH 3
69 74 32 0
Sumber : Bidang Umum dan Kepegawaian 2014

5.2.8 Alur Pelayanan Pasien Rawat Jalan RSUD Kabupaten Pandeglang

Dibawah ini digambarkan alur pasien rawat jalan, baik pasien umum maupun
pasien bpjs RSUD Pandeglang, :

Gambar 6.
 88

Alur Pasein Umum Rawat Jalan RSUD Pandeglang

Sumber : Unit Kepegawaian RSUD Pandeglang Tahun 2014

Gambar 7.

Alur Pasein BPJS Rawat Jalan RSUD Pandeglang

Sumber : Unit Kepegawaian RSUD Pandeglang Tahun 2014

5.3 Pembahasan
5.3.1 INPUT
 89

5.3.1.1 Sumber Daya Manusia

A. Jumlah Ketenagaan
Menurut Hatta (2011) adanya manajer supervisi untuk menata fungsi

pekerjaan pada kelompok kerja skala kecil dengan jumlah staf antara 2-10

orang. Agar operasional organisasi di tingkat staf terjaga serta memonitor

efektivitas pekerjaan harian dan kinerja staf agar sesuai standar yang

ditetapkan.
Secara keseluruhan jumlah tenaga di unit rekam medis yang di koordinir

oleh kepala rekam medis, khususnya yang berkaitan dalam pelayanan

rekam medis rawat jalan yang sebanyak 28 orang sudah mencukupi. Hal ini

terlihat dari selama proses rekam medis rawat jalan sehari-hari selalu dapat

dilakukan dengan baik dan juga ditegaskan oleh beberapa informan yang

peneliti wawancara. Hanya saja kegiatan pelayanan mereka akan

terganggu apabila salah satu petugas cuti atau sakit sehingga kadang

dibutuhkan tambahan bantuan tenaga dari petugas lain atau memanfaatkan

tenaga siswa yang sedang magang di unit rekam medis RSUD Pandeglang.
B. Job Description.
Secara keseluruhan semua petugas pelaksana rekam medis menguasai

standar prosedur mengenai tugas di bagian mereka masing-masing. Hal ini

dibuktikan dengan persyaratan mereka yang lugas dan tepat ketika

menjawab pertanyaan yang diajukan peneliti mengenai standar prosedur

kerja yang berlaku di bagianmereka bekerja. SOP yang mereka pahami

hanyalah yang berkaitan dengan tugas mereka. Petugas tidak memahami

secara keseluruhan SOP di unit rekam medis. Akhirnya dengan

penguasaan mereka terhadap SOP di bagian kerjanya masing-masing

maka cukup menunjang kinerja mereka dengan sangat baik.

 90

Ini sesuai dengan pernyataan Tambunan (2013) bahwa dengan memahami

dan menerapkan pedoman SOP yang efektif akan memastikan adanya

acuan formal bagi setiap anggota organisasi dalam menjalankan setiap

tugas dan kewajiban procedural dan mencapai tujuan organisasi secara

efektif.
C. Kualifikasi Dan Kompetensi
1. Pendidikan

Menurut Savitri (2011) untuk menjalankan pekerjaan di rekam medis

diperlukan sumber daya manusia yang memenuhi kompetensi perekam

medis lulusan DIII pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan.

Dirjen Yanmmed mensyaratkan bahwa untuk Rumah Sakit tipe C dan

setara wajib memiliki dua orang tenaga DIII Rekam Medis dan semua

staf rekam medis mempunyai SLTP Rekam Medis minimal 200 jam

(Rogatus, 2002) Minimnya petugas rekam medis dengan latar belakang

pendidikan rekam medis atau lelah mengikuti pelatihan rekam medis

akan berakibat pada rendahnya mutu pelayanan rekam medis rawat

jalan dalam kelengkapan, keakuratan serta keamanan rekam medis

sendiri dan secara langsung akan berpengaruh pada proses dan

besarnya klaim/pembayaran jasa rumah sakit yang bergantung pada

kelengkapan isi rekam medis (Skurka, 1994)

2. Pelatihan

Hanggraeni (2012) mengemukakan bahwa pelatihan (training) adalah

proses melatih pekerja menjadi ahli untuk membantunya mengerjakan

pekerjaannya yang sekarang secara optimal. Untuk kegiatan pelatihan

 91

baik secara rutin maupun incidental (dari pihak luar rumah sakit)

khususnya yang berkaitan dengan rekam medis. Bahkan sebagian

besar petugas pelaksana menyatakan bahwa selama mereka bekerja

belum ada pelatihan yang berkaitan dengan rekam medis. Hanya

pelatihan berkaitan dengan service excellence. Ketika peneliti

mengkoorfirmasi hal ini kepada pihak manajemen juga dikukuhkan

bahwa untuk pelatihan internal di RSUD Pandeglang memang belum

pernah dilakukan. Hanya mengikuti pelatihan diluar dan memilih staf

untuk mengikuti pelatihan tersebut. Dan petugas yang telah mengikuti

pelatihan tersebut diwajibkan untuk meneruskannya kepada rekan-

rekannya (transfer of knowledge).

2. Usia
Di dalam unit rekam medis usia petugas tidaklah menjadi tuntutan

dalam posisi jabatan tertentu. Hanya khusus di bagian admission

disyaratkan harus petugas yang masih berusia muda, karena ini

dianggap yang lebih muda lebih sigap, cepat dan mengerti berbagai

prosedur di loket pendaftaran.

5.3.1.2 Sarana dan prasarana
A. Ruang Pendaftaran, distribusi dan Arsip
Di RSUD Pandeglang, ruangan pendaftaran berupa loket yang hanya

dibatasi oleh meja-meja pendaftaran. Ruangan loket ini cukup leluasa untuk

petugas bekerja. Dengan dilengkapi fasilatas penunjang lainnya seperti

meja, kursi, pendingin ruangan yang membuat semakin nyaman bekerja.

Namun kondisi ini tidak nyaman bagi petugas operator, yang bertugas

menerima pendaftaran pasien rawat jalan via telepon karena situasi rungan

yang kadang ramai / berisik karena banyak petugas yang keluar masuk
 92

ruangan distribusi ini,baik tenaga perawat yang datang menanyakan rekam

medis pasien ataupun petugas pendaftaran yang datang untuk mengambil

nomor antrian pasien dimeja operator. Alat penyimpanan rekam medis yang

baik, pengaturan suhu dan pemeliharaan ruangan yang benar, akan

menunjang terjaganya file rekam medis yang ada. (Depkes 2006).

B. Lemari Arsip Rekam Medis
Menurut Depkes 2006 , alat penyimpanan rekam medis yang umun dipakai :
a. Rak terbuka (open self file unit)
b. Lemari lima laci (five drawer file cabinet)
c. Roll o Pack (terdiri dari rak file statis dan dinamis)

Di ruang Arsip rekam medis RSUD Pandeglang alat penyimpanan rekam

medis yang digunakan ada dua macam yakni rak terbuka yang terbuat dari

kayu sebanyak 3 buah dan 8 buah roll o pack. Menurut pengalaman peneliti

selama observasi dan melakukan pengambilan rekam medis ketika

melakukan analisis rekam medis rawat jalan, justru lebih mudah dan cepat

untuk mengambil rekam medis dari Roll oPack dibandingkan dengan

mengambil rekam medis dari rak/laci terbuka lemari kayu.

C. Komputer
Untuk fasilitas computer yang disediakan di unit rekam medis sudah

mencukupi dan mendukung dalam kegiatan pelayanan rekam medis rawat

jalan yang dibutuhkan. Hanya saja dibagian arsip sebaiknya disediakan juga

computer agar ketika mencari rekam medis yang tidak kunjung ditemukan di

lemari arsip mereka bisa segera mencarinya di file computer untuk melihat

tahu kunjungan terakhir pasien tersebut, atau untuk menginformasi apabila

rekam medis pasien tersebut telah diretensi karena sudah lama tidak

berobat lagi.
D. Printer
 93

Fasilitas printer yang tersedia di bagian loket pendaftaran (admission)

berfungsi sangat baik untuk mencetak kartu berobat dan lembaran rekam

medis rawat jalan (ringkasan riwayat klinik) namun printer di bagian arsip

kapasitasnya sudah menurun sehingga terkadang ketika terjadi gangguan

mengakibatkan gangguan pelayanan rekam medis rawat jalan. Sehingga

ada baiknya dirancang suatu jadwal kegiatan maintenance/perawatan

printer yang rutin.

E. Telepon
Disemua unit rekam medis disediakan satu pesawat telepon yang berfungsi

dengan sangat baik. Dari pengamatan penulis, telepon ini sangat efektif

terutama dalam hal koordinasi antara petugas dalam pelayanan rekam

medis setiap hari.

F. Software
Untuk software yang digunakan dalam computer di rekam medis di kenal

dengan system Q PRO. Sudah sangat efektif dan menunjang kegiatan

pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan setiap hari, khususnya

pelayanan rekam medis.

5.3.1.2 Dokumen Prosedur Kerja
A. Kebijakan.
Kebijakan harus dirumuskan dengan tujuan yang jelas, sehingga kebijakan

tersebut kan membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan (Affan Gaffar,

2009:295).
Kebijakan direktur sudah baik dengan sudah adanya surat keputusan untuk

kepala instalasi rekam medis berserta struktur organisasinya, sudah adanya

buku pedoman rekam medis, SOP rekam medis dan sudah di bentuk nya

team verifikasi internal untuk pengawasan kelengkapan resume medis

sebagai bahan klaim kepihak asuransi (BPJS).

B. Buku Pedoman Rekam Medis.
 94

Setia rumah sakit wajib membuat buku panduan rekam medis sesuai

dengan petunjuk teknis Direktur jendral pelayanan medik kementrian

kesehatan dan peraturan menteri kesehatan RI nomor:

269/Menkes/PER/III/2008 tanggal 12 Maret 2008 tentang Rekam Medis

maka tata cara penyelenggaraan Rekam Medis di rumah sakit.

RSU pandeglang sudah memiliki buku pedoman rekam medis , untuk

bagian operator, distribusi dan assembling belum di bukukan hanya masih

dalm bentuk SOP saja.

D. SOP (Standar Operasional Prosedur)

SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur prosedur

operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan

untuk memastikan bahwa semua keputusan dasn tindakan serta

penggunaan fasilitas fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang di

dalam organisasi berjalan efektif dan efisien, konsisten standard dan

sistematis (Tambunan 2013).

Khusus untuk proses rekam medis di RSUD Pandeglang secara

keseluruhan sudah tercantum secara berurutan di dalam buku standar

operasional prosedur rekam medis dari standar sarana / fasilitas di rekam

medis, uraian kerja staf serta prosedur standar kegiatan di rekam medis .

Hanya saja ada beberapa standar yang sudah tidak sesuai dengan keadaan

yang sekarang sehingga haruslah digantikan atau direvisi.

5.3.2. PROSES
5.3.2.1 Penerimaan Pendafataran Pasien
 95

Penerimaan atau pendaftaran pasien rawat jalan pasien dapat disesuaikan

dengan sistem yang dianut oleh masing-masing rumah sakit. Setiap pasien

baru diterima di tempat penerimaan pasien (TPP) dan akan diwawancarai

oleh petugas guna mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial

pasien yang harus diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. (Depkes

2006) proses pendaftaran pasien rawat jalan di loket pendaftaran pasien

RSUD Pandeglang sudah sesuai yang ditetapkan oleh Depkes, bahkan untuk

memuaskan pelangganya terutama dalam kecepatan pelayanan pendaftaran,

berdasarkan masukan saran dan Komplain dari pasien maka RSUD

Pandeglang saat ini mengubah proses pendaftaran yang biasanya langsung

loket 1 meja admission khus untuk melayani pasien rawat jalan dan UGD

saja, di loket 2 khusus melayani pasien rawat inap, sehingga proses

pelayanan pendaftara semakin cepat. Dan setiap pasien dapat memilih loket

pendafatarn sesuai dengan tujuannya.

5.3.2.2 Pengambilan Berkas Rekam Medis.
Proses pengambilan rekam medis di bagian arsip rekam medis saat ini sesuai

dengan SOP yang telah ditetapkan oleh RSUD Pandeglang , dengan

menggunakan sistem tracer dan juga ditunjang dengan sistem kode warna

pada map rekam medis serta sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan

nomor akhir, sehingga memudahkan pengambilan rekam medis dari lemari

arsip. Ini membuktikan bahwa dengan sistem penyimpanan yang baik dan

benar serta didukung oleh standar prosedur yang baku maka dapat

mendukung proses pengembalian rekam medis secara cepat dan tepat.

5.3.2.3 Pendistribusi Berkas Rekam Medis Ke poliklinik.
Di sebagian besar rumah sakit, biasanya petugas distribusi rekam medis

menyatu dengan bagian arsip. Di RSUD Pandeglang petugas distribusi dan

 96

arsip dibagi mejadi 2 bagian, namun petugas pendistribusian hanya 2 orang

saja. Pada pelayanan rawat jalan petugas ini harus mendistribukan ke

masing-masing poliklinik, hal ini yang memakan waktu lebih lama sampai nya

berkas rekam medis kepoliklinik.

5.3.2.3.Kegiatan Di Poliklinik.
Perawat dan dokter bekerja sesaui dengan tupoksi nya masing-masing,

namun pada kenyataannya pengisian kelengkapan rekam medis rawat jalan

tidak sesuai dengan SOP, masih banyak isian rekam medis yang tidak terisi

oleh dokter, hal ini di karenakan sebagian poliklinik dokternya datang tidak

tepat waktu yang dijadwalkan, terkadang pasien sudah menumpuk dokternya

baru datang, dengan alasan jarak rumah jauh, atau habis melakukan operasi,

atau dari rumah sakit yang lain dulu. Hal ini yang membuat rekam medis tidak

terisi lengkap.
5.3.2.4.Pengembalian Rekam Medis
Proses pengembalian rekam medis secara sistematis mulai kepada petugas

distribusi rekam medis. Kemudian petugas distribusi rekam medis

mencontreng tahun kunjungan pada map pasien yang bersangkutan (ini

sangat penting dan membantu dalam proses sortir dan retensi rekam medis

nantinya). Proses pengembalian rekam medis ini sudah sesuai dengan

standar prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh RSUD Pandeglang.

Khususnya kebijakan bahwa yang pengembalian rekam medis ke lemari arsip

hanya dilakukan oleh petugas arsip rekam medis.

5.3.2.5 Penyimpanan Rekam Medis (filling)
Kegiatan penyimpanan rekam medis di ruang arsip rekam medis RSUD

Pandeglang sudah sangat rapid an sistematis, dengan menggunakan cara

penyimpanan berkas secara sentralisasi, yakni rekam medis rawat jalan dan

rawat inap digabung menjadi satu file. Dan sistem penyimpanan rekam medis
 97

menurut nomor yang digunakan adalah sistem angka akhir (terminal digit

filling system). Dengan sistem penyimpanan yang rapih, serta pemberian

kode warna pada map-map rekam medis juga standar peraturan bahwa yang

bertugas mengembalikan rekam medis ke lemari arsip hanyalah petugas

ruang arsip rekam medis, sehingga setiap kali rekam medis dibutuhkan,

dengan cepat dapat ditemukan dan diambil kembali.

5.3.2.6.Penataan Rekam Medis (assembling)
Pengembalian berkas rekam medis melalui bagian assembling sebelum

berkas rekam medis disimpan, berkas dipastikan lengkap dan sudah melalui

proses pengkodean penyakit dan tindakan medis yang diberikan kepada

pasien, seharusnya kegiatan assembling termasuk juga mengecek

kelengkapan pengisian kertas rekam medis dan formulir yang harus ada pada

berkas rekam medis (Budi Savitri, 2011).

Proses assembling untuk rekam medis rawat jalan selama ini dilakukan oleh

petugas di bagian arsip rekam medis, setelah rekam medis tersebut

diserahkan kembali oleh petugas distribusi Namun, mereka hanya menyusun

lembaran rekam medis sesuai dengan tanggal kunjungan dan member

sampul pada rekam medisyang baru atau sudah rusak. Petugas bagian arsip

tidak meneliti isi rekam medis rawat jalan, seperti kode penyakit ataupun

tindakan medis. Karena mnurut pernyataan mereka, itu bukanlah tanggung

jawab mereka, tetapi tanggung jawab dokter dan perawat di klinik yang

bersangkutan. Ini sesuai dengan pengamatan peneliti selama observasi di

bagian arsip, petugas hanya menata lembaran tersebut tanpa melihat

kelengkapan isi rekam medis juga dalam melaukan analisis kelengkapan

rekam medis rawat jalan. Peneliti menemukan bahwa sebanyak 47%

diagnose tidak di isi oleh dokter, 49% kode diagnosa sesuai ICD X tidak di
 98

isi , dan 46% tidak tertera nama dokter yang memberikan pelayanan

pengobatan padahal kelengkapan isi rekam medis ini sangatlah penting untuk

kepentingan pengobatan pasien yang akan datang, juga untuk kepentingan

data rumah sakit serta penelitian ( Depkes RI 2006),

5.3.3. OUTPUT
5.3.3.1.Rekam Medis Tepat waktu
Menurut KepMenkes no 129/Menkes/SK/II/2008, waktu penyediaan dokumen

rekammedis pelayanan rawat jalan 10 menit. Dari hasil pengamatan peneliti,

maka didapatkan waktu rata-rata pendistribusian berkas rekam medis dari

ruang pendaftaran sampai ke poliklinik yaitu, : 15-37 menit, waktu paling

cepat penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik anak (15 menit),

dikarenakan letak poliklinik anak letaknya di lantai 1 dan dekat dengan ruang

pedaftaran, sedangkan waktu paling lama penyediaan rekam medis ke

poliklinik penyakit dalam (37 menit), karena letak Poliklinik nya di lantai 2 dan

kedatangan dokternya sering terlambat, penyebab lamanya waktu

penyediaan dokumen rekam medispun karena hanya ada 2 orang petugas

pendistribusian rekam medisnya.

5.3.3.2 Rekam Medis Lengkap
Unit rekam medis mempunyai tanggung jawab atas kelengkapan data

identifikasi setiap pasien, maka dalam mengumpulkan data identitas pasien

harus diperoleh data yang lengkap sehingga dalam proses pelayanan

kesehatan selanjutnya akan berjalan dengan baik. Masalah-masalah yang

timbul dari akibat dari kesalahan identifikasi akan menyebabkan kerugian

untuk fasilitas pelayanan kesehatan itu sendiri. (Savitri 2012)

Dari hasil analisis ini akan diketahui jumlah berkas rekam medis yang terisi

lengkap, terisi tidak lengkap dan tidak terisi. Hal ini dapat dijadikan tolak ukur

mutu berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan. Beberapa

 99

parameter yang dapat dilihat untuk mengetahui mutu rekam medis di rumah

sakit khususnya yang melibatkan kegiatan assembling diantaranya :

1. Ketepatan waktu pengembalian
2. Kelengkapan formulir berkas rekam medis
3. Kelengkapan pengisian pada berkas rekam medis

Dari hasil analisis kelengkapan rekam medis rawat jalan yang peneliti

lakukan terhadap 362 rekam medis ditemukan pada formulir ringkasan

riwayat klinik sebanyak 47% diagnose tidak diisi pada kolom matriks

diagnose, 49% kode diagnosa tidak disi dan 46% nama dokter yang

memberikan pelayanan tidak diisi. Matriks pada formulir ringkasan riwayat

klinik yang terdiri atas tanggal kunjungan berobat poliklinik, diagnosa, kode

dan nama dokter ini seharusnya diisi oleh dokter yang memberikan

pelayanan. Namun karena beberapa klinik kunjungan pasien sangat padat

maka dibuatlah kebijakan bahwa semua perawat klinik yang bersangkutan

bertugas membantu dokter untuk mengisi matriks pada formulir ringkasan

riwayat klinik tersebut. Formulir ringkasan klinik ini berfungsi sebagai resume

singkat yang menunjukkan aktivitas kunjungan pasien dalam waktu berjalan

ke poliklinik, serta diagnosa dan dokter yang melayani. Sehingga dapat

diketahui perjalanan ataupun riwayat penyakit pasien tersebut. Dari Analisis

kelengakapan pada lembar rekam medis rawat jalan ditemukan sebanyak

78% nama dokter tidak diisi oleh dokter yang bersangkutan. 64% tidak ada

paraf dokter. UU Praktik Kedokteran No. 29 tahun 2004 dalam ayat (3)

disebutkan bahwa : setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu

dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan.

Sesuai peraturan Departemen Kesehatan RI, setiap tindakan konsultasi yang

 100

dilakukan terhadap pasien, selambat-lambatnya dalam waktu 1 x 24 jam

harus ditulis dalam lembaran rekam medis. Dan semua pencatatan harus

ditandatangani oleh dokter / tenaga ksehatan lainnya sesuai dengan

kewenangannya dan ditulis nama terangnya serta diberi tanggal.Dalam

proses analisis penulis menemukan hanya 8% rekam medis rawat jalan yang

tidak ada catatan mengenai terapi dokter. Selain itu ditemukan juga sebanyak

66% nomor rekam medis tidak terisi. Pengisian nomor rekam medis pada

lembaga rawat jalan ini menjadi tanggung jawab perawat klinik tujuannya

adalah apabila lembaran rekam medis ini terlepas atau tercecer dari file atau

map rekam medisnya, maka dengan mudah petugas akan menemukan dan

menyatukan kembali ke dalam map rekam medis bersama rekam medis

lainnya..

5.3.4 MONITORING & EVALUASI

5.3.4.1 Monitoring

Untuk kegiatan monitoring di RSUD Pandeglang senantiasa dilakukan secara

rutin setiap hari oleh para penanggung jawab/kepala di unit rekam medis.

Sehingga setiap ada terjadi masalah atau keluhan pasien dengan segera

dapat diatasi.

5.3.4.2 Evaluasi
Kegiatan evaluasi di unit rekam medis khususnya rekam medis rawat jalan

sangat jarang bahkan minim sekali dilakukan evaluasi. Evaluasi harus

berdasarkan atas pemikiran yang rasional dan data yang terukur, terutama
 101

dimaksudkan untuk pengambilan keputusan dalam upaya menyelesaikan

masalah atau persoalan atau upaya peningkatan pelayanan kesehatan.

BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 KESIMPULAN
Sistem standar pelayanan minimal rekam medis rawat jalan di RSUD

Pandeglang belum berjalan secara optimal, hal ini ditunjukkan dari rendahnya

angka output yang dicapai yakni : rekam medis tepat waktu dan rekam medis tidak

lengkap. Faktor utama rendahnya output ini disebabkan karena belum pernah

dilakukannya analisis kelengkapan rekam medis rawat jalan oleh petugas, sehingga

waktu penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik tidak tepat waktu dan berkas

rekam medis yang belum diisi secara lengkap tidak diserahkan ke klinik yang

bersangkutan untuk dilengkapi.

Berdasarkan variabel yang diteliti maka peneliti membuat kesimpulan sebagai

berikut :
a. Input
1. Sumber Daya Manusia
Dari input Sumber Daya Manusia yang dimiliki oleh unit rekam

medisrawat jalan RSUD Pandeglang sudah mencukupi dari segi jumlah

tenaga, namun untuk tingkat pendidikan masih kurang, khususnya tenaga

perekam medis dan tenaga untuk melakukan analisis kelengkapan rekam

medis rawat jalan. Kegiatan pelatihan bagi staf rekam medis yang

berkaitan dengan rekam medis rawat jalan sangat jarang dilakukan.

2. Sarana dan Prasarana

Untuk sarana dan prasarana yang tersedia di unit rekam medis RSUD

Pandeglang sudah memadai dan menunjang pekerjaan staf pelaksana

baik dari ruangan, meja, kursi, pendingin ruangan. Juga fasilitas

komputer. Hanya saja untuk software QPRO yang ada saat ini sering
 102

lambat atau hang akibat beban penyimpanan data yang semakin banyak.

Begitu juga halnya dengan printer khususnya di ruang arsip yang sering

mengalami gangguan sehingga memperlambat proses pelayanan rekam

medis.
3. Dokumen Prosedur Kerja
Dokumen prosedur kerja yang dimiliki oleh unit rekam medis RSUD

Pandeglang sudang sangat lengkap dan memadai mulai dari sarana-

prasarana pendukung, proses kegiatan, serta uraian tugas staf rekam

medis. Hanya ada revisi (ditambah) seperti uraian tugas bagi petugas

distribusi rekam medis, petugas assembling rekam medis dan operator,

yang belum dicantumkan dalam SOP rekam medis RSUD Pandeglang.

b. Proses
1. Pendaftaran Pasien
Untuk kegiatan pendaftaran pasien bagi pasien rawat jalan di loket sudah

sangat baik. Bahkan kegiatan pendaftaran pasien selalui di perbarui

untuk memuaskan pasien

2. Pengambilan Rekam Medis

Untuk pengambilan rekam medis dari lemari arsip rekam medis, karena

sudah didukung oleh sistem penyimpanan dan penomoran serta

pewarnaan rekam medis yang sangat baik maka proses pengambilan

rekam medis sangat cepat dan tepat.

3. Distribusi Rekam Medis

Dalam kegiatan distribusi rekam medis rawat jalan sudah berjalan

dengan baik dan sangat efektif. Kadang terjadi keterlambatan

pengantaran dikarenakan hanya ada 2 petugas pada bagian ini.

4. Kegiatan di Poliklinik
 103

Koordiansi dengan perawat sudah berjalan dengan baik, namun dokter

yang bertugas harus di ditekankan kembali untuk melakukan pengisian

kelangkapan resume medisnya, dengan cara sosialisasi SOP yang ada.

5. Pengembalian Rekam Medis
Aktivitas pengembalian rekam medis rawat jalan di unit rekam medis

sudah berjalan dengan sangat baik dan teratur.

6. Penyimpanan Rekam Medis (filling)
Proses penyimpanan rekam medis di bagian arsip rekam medis sudah

sangat sistematis dan rapih sesuai dengan SOP yang ditetapkan.

7. Penataan Rekam Medis (assembling)
Kegiatan penataan rekam medis tidak dilakukan oleh petugas khusus,

melainkan dilakukan oleh petugas arsip rekam medis. Namun untuk

penilaian kelengkapan rekam medis rawat jalan tidak dilakukan oleh

mereka, karena mereka mengganggap itu adalah tanggung jawab dokter

dan perawat di klinik rawat jalan.

c. Output
1. Rekam Tepat Waktu
Dari hasil pemantauan penyedian waktu untuk pendistribusian rekam

medis dari ruang pendaftaran ke poliklinik masih jauh dari standar

pelayanan minimal yang di haruskan, waktunya sekita 15-37menit.

2. Rekam Medis Lengkap
Dari hasil analisis pada pengisian catatan dokter pada lembaran rekam

medis rawat jalan, rekam medis yang tidak lengkap di isi oleh dokter

seperti nama dokter sebanyak 281 rekam medis (78%) dan paraf dokter

sebanyak 231 rekam medis (64%). Bahkan ada rekam medis yang hanya

dituliskan terapi dokter saja tanpa disertai dengan dosis terapi. Ada

tulisan pada rekam medis yang bukan dibuat oleh dokter (mungkin oleh

perawat atau coass) dan tanpa dibubuhi nama dan tandatangan dokter

yang bertanggung jawab. Sehingga menimbulkan resiko sangat besar

terhadap rumah sakit apabila terjadi tuntutan dari pasien.

 104

d. Monitoring & Evaluasi

Kegiatan monitoring sudah dilakukan dengan baik secara rutin, namun

kegiatan evaluasi khususnya mengenai proses rekam medis rawat jalan

sangat jarang dilakukan. Biasanya hanya dilakukan bila ada terjadi

masalah yang berkaitan dengan rekam medis.

6.2 SARAN
Saran penulis bagi RSUD Pandeglang adalah sebagai berikut :
1. Kepala rekam medis menunjuk seorang petugas rekam medis yang khusus

menangani penataan berkas rekam medis rawat jalan, sekaligus melakukan

analisis kelengkapan rekam medis secara rutin dan melakukan koordinasi

dengan kepala rawat jalan bila ada rekam medis yang belum lengkap diisi.
2. Pihak RSUD Pandeglang mempertimbangkan metode alternatif untuk

mengirimkan rekam medis pasien rawat jalan dari ruang arsip ke ruang

distribusi dan penambahan jumlah petugas di bagian ini.

3. Kepala rekam medis (koordinasi dengan bagian Diklat) menyusun rencana

kegiatan pelatihan rekam medis dan melakukan inhause training bagi tenaga

rekam medis dilingkungan internal rumah sakit. Misalnya pelatihan analisis

kelengkapan rekam medis.

4. Untuk mencegah terjadinya gangguan sistem (QRRO) dan printer di bagian

arsip agar unit terkait (EDP % TT) melakukan perawatan rutin sistem QPRO

dan Printer.
5. Kepala rekam medis berkoordinasi dengan manajer medis melakukan

evaluasi terhadap prosedur rekam medis dan merevisi prosedur atau uraian

kerja yang relevan dengan situasi yang ada dengan mengacu pada

Peraturan Menteri Kesehatan tentang Rekam Medis seperti :

a. Uraian kerja petugas Operator, distribusi, assembling rekam medis

rawat jalan.
b. Prosedur pengisian rekam medis rawat jalan.
 105

Kepala rekam medis berkoordinasi dengan manajer medis, komite medis

dan komite rekam medis agar menyusun kebijakan khusus bagi tenaga

kesehatan di RSUD Pandeglang agar mengisi rekam medis rawat jalan

dengan lengkap. Misalnya dengan memberikan sanksi bagi mereka yang

tidak lengkap mengisi rekam medis rawat jalan. Setelah ditetapkan

kebijakan ini kemudian disosialisasikan kepada semua tenaga kesehatan

yang berkaitan dengan pengisian rekam medis rawat jalan.

6 Kepala rekam medis berkoordinasi dengan manajer medis agar

merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan monitoring dan evaluasi di

unit rekam medis secara teratur.