Tinjauan Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan Tahun 2015

Vol.1, No.
1, Februari 2016
[JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA]
TINJAUAN PROSEDUR PENYIMPANAN BERKAS REKAM

MEDIS DI RUMAH SAKIT JIWA PROVINSI SUMATERA UTARA
MEDAN TAHUN 2015
Parmen Silalahi
Dosen APIKES Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
E-mail: parmincerior@gmail.com
ABSTRAK
Sistem penyimpanan yang diterapkan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
menggunakan sistem sentralisasi, yaitu penggabungan antara rekam medis rawat inap dengan rekam
medis rawat jalan. Rekam medis rawat jalan dan rekam medis rawat inap disimpan di simpan dalam satu
penyimpanan rekam medis. Namun dikarenakan jumlah rak penyimpanan rekam medis kurang akibatnya
status rekam medis yang tidak cukup untuk disusun didalam rak penyimpanan ditumpukkan diatas status
yang telah disusun dengan rapi. Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif melalui wawancara dan
check list. Dari hasil penelitian sistem Sistem penjajaran yang diterapkan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara Medan yaitu menggunakan sistem angka akhir. sistem angka akhir dapat memudahkan
para petugas rekam medis yang bukan ahli dalam rekam medis untuk melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut dan sudah terlaksana dengan baik. Berdasarkan hasil penelitian sistem
penyimpanan dengan sistem sentralisasi yang ada di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
belum disusun dengan rapi. Dimana rekam medis yang disimpan tidak cukup untuk masuk kedalam rak
penyimpanan rekam medis, yang disebabkan karena luas ruang penyimpanan rekam medis yang
mengakibatkan rak penyimpanan rekam medis tidak dapat ditambah kedalam ruang penyimpanan rekam
medis. Sehingga banyak status rekam medis ditumpukkan diatas status yang telah disusun rapi sesuai
dengan nomor rekam medisnya. Saat pengambilan kembali status rekam medis pasien yang ingin berobat
tidak menggunakan tracer ( petunjuk keluar ) sebagai pengganti untuk disisipkan di bagian setiap nomor
rekam medis pasien yang ingin berobat.
Kata Kunci: Prosedur Fasilitas Sarana, Penyimpanan Rekam Medis.
PENDAHULUAN tindakan yang dilakukan kepada pasien

dalam rangka palayanan kesehatan.
Rumah sakit adalah sarana kesehatan (Permenkes RI
yang menyelenggarakan pelayanan No.269/MENKES/PER/III/2008).
kesehatan perorangan meliputi pelayanan Rekam medis juga mempunyai peran
promotif, preventif, curative dan yang sangat penting dibidang administrasi
rehabilitative, yang menyediakan pelayanan dan pengembangan keterampilan dibidang
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat pendidikan. Perkembangan dan kemajuan
(Menkes RI, 2008). Rekam medis adalah rekam medis tergantung pada pelayanan
berkas yang berisi catatan dan dokumen rekam medis karena merupakan ujung
antara lain identitas pasien, hasil tombak yakni awal dari mulainya aktifitas
pemeriksaan, pengobatan yang telah pelayanan kesehatan yang harus diberikan
diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain secara optimal. (Hatta, 2008). Proses
yang telah diberikan kepada pasien. Catatan kegiatan penyelenggaraan rekam medis
merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dimulai pada saat diterimanya pasien rumah
dokter atau dokter gigi mengenai tindakan- sakit, dilanjutkan dengan kegiatan
7
Vol.1, No.1, Februari 2016
pencatatan data medis pasien oleh dokter medis belum sesuai dengan prosedur
atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain penyimpanan rekam medis yang baik.
yang memberikan pelayanan kesehatan Berdasarkan hasil survei awal yang
langsung kepada pasien. (Depkes RI, dilakukan oleh si peneliti di Rumah Sakit
2006:12). Rekam medis mempunyai Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
pengertian yang sangat luas tidak hanya pelaksanaan penyimpaan berkas rekam
sekedar kegiatan pencatatan akan tetapi medis masih terdapat masalah yaitu tidak di
mempunyai pengertian sebagai satu sistem pergunakan tracer (petunjuk keluar)
penyelenggaraan suatu instalasi / unit sehingga tidak diketahui apakah rekam
kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatannya medis tersebut masih diluar ruangan atau
sendiri hanya merupakan salah satu bentuk sudah dikembalikan, sehingga berkas rekam
kegiatan yang tercantum didalam uraian medis tidak ditemukan saat pencarian
tugas (job description) pada unit / instalasi menimbulkan keterlambatan dalam
rekam medis. (Depkes RI, 2006:12). Berkas pelayanan pasien serta Jarak almari atau
rekam medis berisi data individual yang jarak rak penyimpanan rekam medis juga
bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir sangat sempit yang menyulitkan petugas
berkas rekam medis harus dilindungi dengan rekam medis ketika mengambil status pasien
cara dimasukkan ke dalam folder atau map rekam medis pada almari.
sehingga setiap folder berisi data dan
informasi hasil elayanan yang diperoleh METODE
pasien secara individu (bukan kelompok atau
keluarga). Penyimpanan berkas rekam medis Penelitian ini dimulai dengan peneliti
bertujuan (a) mempermudah dan meminta surat izin penelitian dari akademik
mempercepat ditemukan kembali berkas sebagai persyaratan dan mempersiapkan
rekam medis yang disimpan dalam rak judul penelitian serta mengajukan ke rumah
penyimpanan, (b) mudah mengambil dari sakit. Setelah pihak rumah sakit membalas
tempat penyimpanan, (c) mudah surat izin dan menyetujui judul penelitian,
pengembaliannya, (d) melindungi berkas kemudian peneliti pun melakukan studi
rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya pendahuluan pada bulan Juni 2014 dengan
kerusakan fisik, kimiawi dan biologi. melakukan tinjauan di rak penyimpanan
Dengan demikian maka diperlukan sistem rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Provinsi
penyimpanan dengan mempertimbangkan Sumatera Utara Medan. Penyusunan
jenis sarana dan peralatan yang digunakan, proposal berlangsung selama 2 bulan dengan
tersedianya tenaga ahli dan kondisi melakukan penelitian yaitu berupa studi
organisasi. Syarat berkas rekam medis dapat dokumen, observasi dan wawancara dengan
disimpan yaitu apabila pengisian data hasil datang ke Rumah Sakit Jiwa Provinsi
pelayanan pada lembar formulir rekam Sumatera Utara Medan. Pada hasil akhir dari
medis telah terisi dengan lengkap penelitian ini menghasilkan data dari
sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit wawancara sebagai instrument penelitian
seorang pasien urut secara kronologis. (Budi yang telah didapat kemudian disusun
Savitri Citra.M.PH ,2011). menjadi sebuah laporan penelitian.
Rumah sakit jiwa provinsi sumatera
utara meupakan rumah sakit pemerintah HASIL
kelas A, merupakan sarana kesehatan jiwa
dan fisik yang tepadu bagi masyarakat Berdasarkan hasil penelitian yang
umum. Sistem penyimpanan rekam medis di berjudul “Tinjauan Prosedur Penyimpanan
rumah sakit jiwa provinsi sumatera utara Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Jiwa
memakai sistem sentralisasi dan memakai Sumatera Utara Medan” sebanyak 6 orang
sistem penjajaran dengan sistem angka akhir dan didapati hasil kharakteristik responden
(Teminal digit). Tracer (petunjuk keluar) tentang prosedur penyimpanan berkas rekam
yang belum berlangsung dengan baik medis.
menyebabkan sistem penyimpanan rekam
8
Tabel 1. Kharakteristik Responden Tinjauan Dari tabel di atas dapat dilihat mayoritas
Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam dijumpai dengan lama bekerja selama 1-20
Medis Berdasarkan Umur di Rumah Sakit tahun sebanyak 4 orang (66,66%) dan
Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan dijumpai dengan lama bekerja selama 21-39
tahun sebanyak 2 orang (33,34%).
Tabel 5. Deskripsi Sistem Penyimpanan

Rekam Medis
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa

sebanyak 5 orang (83,33%) dijumpai umur
20-39 tahun, sebanyak 1 orang (16,66%)
yang dijumpai berumur 40-59 tahun.
Tabel 2. Kharakteristik Responden Tinjauan

Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam
Medis Berdasarkan Jenis Kelamin di Rumah
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Dari tabel di atas dapat dilihat

mayoritas dijumpai jenis kelamin laki-laki
sebanyak 1 orang (%), dan jenis kelamin
perempuan sebanyak 5orang (%).
PEMBAHASAN
Tabel 3. Kharakteristik Responden Tinjauan
Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam
Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Medis Berdasarkan Pendidikan di Rumah
Sistem penyimpanan rekam medis di
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
menggunakan sistem sentralisasi, dimana
penggabungan antara status rekam medis
rawat inap dengan rekam medis rawat jalan.
Rekam medis rawat jalan dan rekam medis
rawat inap disimpan dalam satu
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa penyimpanan rekam medis.
mayoritas dijumpai berpendidikan SMEA Dari hasil penelitian pada ruang
yaitu 2 orang (33,34%) dan pendidikan S1 penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit
sebanyak 4 orang (66,66%). Jiwa Provinsi Sumatera Utara sudah
memiliki petunjuk untuk penyimpanan
Tabel 4. Kharakteristik Responden Tinjauan rekam medis. Namun dalam penyusunan
Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam rekam medis ditemukannya berkas rekam
Medis Berdasarkan Masa Kerja di Rumah medis yang masih bertumpuk di atas status
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan yang telah disusun didalam rak penyimpanan
rekam medis dan masih terdapatnya
penumpukan berkas rekam medis yang
belum di simpan ke dalam rak penyimpanan.
Ini dikarenakan tempat dan luas ruang
penyimpanan rekam medis yang masih
sangat sempit Sehingga penyimpanan
9
rekam medis terlihat berantakan dan lama – rekam medis yang disusun sejajar dan sesuai
kelamaan akan mengakibatkan status rekam dengan nomor urutan rekam medis. Dari
medis yang disimpan mudah rusak dan hasil penelitian sistem penjajaran sudah
robek. disusun secara sejajar dan sesuai nomor
Penyimpanan rekam medis di Rumah urutan penyimpanan rekam medis, tetapi
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan dalam penyusunan status ke dalam rak
belum sesuai dengan SOP (Standar rekam medis masih berantakan dikarenakan
Operasional Prosedur) yang telah diterapkan jumlah rak penyimpanan yang sangat
yaitu rekam medis disimpan didalam rak terbatas.
penyimpanan dan disusun sejajar berurutan
sesuai dengan nomor rekam medisnya. Fasilitas Penyimpaan Rekam Medis
Tetapi dari hasil penelitian pada ruang Fasilitas penyimpanan rekam medis
penyimpanan status rekam medis dapat mencakup perlengkapan yang
penyusunannya berurutan namun digunakan untuk menyimpan rekam medis
dikarenakan jumlah rak yang tidak memadai maupun peralatan penyimpanan yang
status rekam medis ditumpukkan diatas berhubungan langsung dengan berkas rekam
status yang telah disusun, sehingga status medis pasien yang akan disimpan pada
yang disimpan terlihat berantakan. ruang penyimpanan.
Berdasarkan hasil penelitian yang
Penjajaran Angka Akhir (Terminal Digit penuis lakukan bahwa rak penyimpanan
System) rekam medis yang ada diruang penyimpanan
Sistem penjajaran rekam medis di di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Utara menggunakan roll opec dan untuk saat
menggunakan Sistem Terminal Digit, ini sudah cukup memadai, namun juga harus
dimana berkas rekam medis disimpan sesuai difikirkan akan perencanaan penambahan
dengan nomor akhir pada rak penyimpanan. rak penyimpanan untuk masa yang akan
Sistem Terminal Digit tersebut sudah tepat datang. Pada sampul rekam medis belum
digunakan. Karena sistem ini mempunyai menggunaan kode warna dan memiliki guide
keuntungan diantaranya dapat memudahkan atau petunjuk penyimpanan rekam medis
petugas rekam medis didalam melaksanakan sehingga berkas rekam medis sudah
penyimpanan rekam medis tersusun sesuai dengan petunjuk
Dari hasil penelitian pada ruang penyimpanan rekam medis.
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Ruang penyimpanan rekam sangat
Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara sejuk ini dikarenakan ruang penyimpanan
penyimpanan berkas rekam medis sudah menggunakan pendingin udara (AC)
secara sejajar dan sesuai urutan nomor berkisar antara 18 – 24 °c dan pentilasi udara
rekam medis pada setiap rak penyimpanan atau jendela yang sebagian tertutup juga
masing-masing, tetapi dalam penyusunannya memiliki pencahayaan yang sedah sesuai
masih kurang rapi. Banyak status rekam standar yaitu 100 lux. Namum ruang
medis yang ditumpuk diatas status rekam penyimpanan rekam medis sangat sempit
medis yang telah disusun dengan rapi dan jarak antara rak ke rak yang lain tidak
sehingga terlihat tidak rapi. Untuk itu perlu memenuhi standar yaitu ± 30 cm yang
penambahan pada rak penyimpanan yang seharusnya standar jarak rak ke rak yang lain
bertujuan agar status yang telah disusun kurang lebih 1800 – 200 cm, sehingga ketika
secara sejajar dan sesuai nomor urutan pengambilan status pasien yang ingin
rekam medis tidak ditumpukkan diatas status berobat petugas cukup kesulitan
yang telah disusun sehingga akan terlihat menggerakkan rak penyimpanan sesuai
lebih rapi. nomor petunjuk penyimpanan rekam medis
Sistem penjajaran di Rumah Sakit Jiwa dan saat pengambilan status tidak
Provinsi Sumatera Utara Medan sudah megunakan tracer (petunjuk keluar).
sesuai dengan SOP (Standar Oerasional
Prosedur) yang telah diterapkan. Status
10
KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA
Dari hasil penelitian, peneliti dapat Budi, Savitri Citra.M.PH. (2011).

mengambil kesimpulan sebagai berikut: Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.
a.) Prosedur penyimpanan berkas rekam Jogjakarta: Quantum Sinergis Media.
medis yang dilakukan di Rumah Sakit Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman
Jiwa Provinsi Sumatera Utara belum Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam
sepenuhnya baik. Ini dikarenakan status Medis Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat
rekam medis yang disusun masih Jendral Pelayanan Medik.
kurang rapi, masih banyak status yang Hatta, Gemala.R. (2008). Pedoman
ditumpuk diatas status rekam medis yg Manajemen Informasi Kesehatan di
telah disusun dengan rapi sehingga Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta:
terlihat kurang rapi. Dan juga masih Universitas Indonesia.
ditemukannya status rekam medis luar Huffman EK. (1992). Health Information
rak penyimpanan yang belum disusun Manajemen, 10 mei 2014, pukul 20.00
kedalam rak penyimpanan. Dalam WIB,
sistem penjajarann pada penyimpanan vhttp://pratamoe.blogspot.com/2012/01
rekam medis sudah sesuai dengan /menurut-huffman-ek-1992-defenisi-
prosedur penjajaran yang diterapkan. rekam.html?m=1.
Berkas rekam medis sudah disusun Menkes RI. (2008). Permenkes RI.Nomor
sejajar sesuai nomor urut rekam 269/MENKES/PER/III/2008. Jakarta:
medisnya. Dan disimpan sesuai dengan Menkes RI.
nomor urut rekam medisnya, tetapi Notoadmodjo, S. (2005). Metogologi
dalam penyusunannya masih kurang Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
rapi. Cipta.
b.) Sistem yang digunakan dalam Notoadmodjo, S. (2010). Kesehatan
penyimpanan berkas rekam medis di Masyarakat Ilmu & Seni. Jakarta:
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Rineka Cipta.
Utara Medan menggunakan sistem Peraturan Menteri Kesehatan Republik
sentralisasi. Dan pada sistem penjajaran Indonesia Nomor:
yang di gunakan di Rumah Sakit Jiwa 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang
Provinsi Sumatera Utara Medan Rekam Medis.
menggunakan Sistem Angka Akhir Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
(Terminal Digit System ). (2011). Buku Pedoman
c.) Fasilitas dan sarana yang terdapat di Penyelenggaraan Rekam Medis di
ruang penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Utara
Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Medan Revisi II.
Utara sudah cukup memenuhi standar, Rustianto, Ery., Rahayu, Warih Ambar.
yaitu ruang penyimpanan menggunakan (2011). Manajemen Filing Dokumen
pendingin udara (AC) berkisar antara Rekam Medis Dan Informasi
18 – 24°c, menggunakan roll opec Kesehatan. Politeknik Kesehatan
dalam menyimpan rekam medis, belum Permata Indonesia. Jogjakarta.
menggunakan kode warna pada sampul Saryono. (2010). Metodologi Penelitian
penyimpanan, memiliki petunjuk Kesehatan. Jogjakarta: Mitra Cendika.
penyimpanan, pencahayaan yang sudah Setiadi. (2007). Metodologi Penelitian
sesuai standar. Kesehatan. Jakarta: Sagung Seto.
11

Tinjauan Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan Tahun 2015

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tinjauan Prosedur Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara Medan Tahun 2015

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Vol.1, No.

TINJAUAN PROSEDUR PENYIMPANAN BERKAS REKAM

Kata Kunci: Prosedur Fasilitas Sarana, Penyimpanan Rekam Medis.

PENDAHULUAN tindakan yang dilakukan kepada pasien

Tabel 5. Deskripsi Sistem Penyimpanan

Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa

Tabel 2. Kharakteristik Responden Tinjauan

Dari tabel di atas dapat dilihat

KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA

Dari hasil penelitian, peneliti dapat Budi, Savitri Citra.M.PH. (2011).

Anda mungkin juga menyukai