Tinjauan Sistem Penyimpanan Rekam Medis 433f1849

JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.
1, Februari 2019
TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENURUT

STANDAR AKREDITASI PUSKESMAS DI PUSKESMAS
SUKARAMAI TAHUN 2019
Valentina
Dosen STIKes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
E-mail: valentinave89@gmail.com
ABSTRAK
Sistem penyimpan rekam medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas. Sistem
penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi pelayanan kesehatan,
karena sistem penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak
penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di
rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian,
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui penyimpanan
rekam medis berdasarkan standar akreditasi puskesmas di Puskemas Sukaramai. Jenis penelitian
menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan fenomologi. Penelitian dilakukan pada
bulan Oktober 2018-Januari 2019. Populasi adalah seluruh petugas rekam medis di Puskesmas
Sukaramai. Sampel penelitian berjumlah 6 orang yang diambil secara purposive sampling. Instrumen
penelitian yaitu pedoman wawancara dan direkam menggunakan alat perekam audio serta lembar check
list untuk observasi. Hasil penelitian diketahui bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan di Puskesmas
Sukaramai menggunakan family folder, sistem penjajarannya menggunakan Straight Numerical Filing
(SNF), pengambilan berkas rekam medis masih sering dilakukan oleh petugas lain yang bukan petugas
rekam medis, tidak adanya penggunaan tracer, dan belum menggunakan buku ekspedisi peminjaman,
serta sistem pengembalian berkas rekam medis tidak dipulangakan pada akhir jam kerja. Disarankan
bagi pihak puskesmas untuk menambah jumlah petugas rekam medis sesuai kualifikasi pendidikan formal
serta pembagian tugas tanggung jawab yang jelas, memberikan pelatihan pada petugas filling,
pengambilan rekam medis hanya dilakukan oleh petugas filling, membuat tracer dan buku ekspedisi
peminjaman rekam medis serta menentukan waktu pengembalian berkas rekam medis.
Kata Kunci : Manajemen, Rekam Medis, Akreditasi, Puskesmas .
PENDAHULUAN pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,

dan pelayanan lain kepada pasien pada
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2014).
kesehatan yang menyelenggarakan upaya Pengelolahan rekam medis di
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan puskesmas terdiri dari cara pemberian
perseorangan tingkat pertama, dengan lebih nomor rekam kesehatan keluarga,
mengutamakan upaya promotif dan assembling, analisa kelengkapan,
preventif untuk mencapai derajat kesehatan penyimpanan dan distribusi (Ulfa, 2015).
masyarakat yang setingi-tingginya di Sistem penyimpanan berkas rekam
wilayah kerjanya (Permenkes RI, 2015). medis sangat penting untuk dilakukan dalam
Dalam menyelenggarakan fungsinya, institusi pelayanan kesehatan, karena sistem
puskesmas harus melaksanakan rekam penyimpanan dapat mempermudah berkas
medis (Permenkes RI, 2014). rekam medis yang akan disimpan dalam rak
Rekam medis adalah berkas berisi penyimpanan, mempercepat ditemukan
catatan dan dokumen tentang identitas kembali atau pengambilan berkas rekam
554
JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.1, Februari 2019
medis yang disimpan di rakpenyimpanan, rekam medis berdasarkan standar

mudah pengembaliannya, dan melindungi akreditasi puskesmas.
berkas rekam medis dari bahaya pencurian, 2. Bagi Intitusi Pendidikan
bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi Penelitian ini diharapkan dapat
(Hatta, 2014). Sistem penyimpan rekam digunakan sebagai bahan referensi dan
medis menjadi salah satu penilaian dalam pengembangan ilmu pengetahuan
standar akreditasi puskesmas (Menkes RI, dalam bidang rekam medis.
2015).
Akreditasi Puskesmas adalah METODE
pengakuan tehadap puskesmas yang dinilai
telah memenuhi standar pelayanan Jenis Penelitian
puskesmas untuk meningkatkan mutu Jenis penelitan ini dilakukan dengan
pelayanan puskesmas yang menggunakan metode penelitian kualitatif
berkesinambungan. Puskesmas wajib dengan pendekatan fenomologi. Pendekatan
mengadakan penilaian akreditasi setiap tiga fenomologi merupakan suatu metode
tahun sekali. Kriteria yang memuat penilaian penelitian yang kritis dan menggali
tentang penyimpanan rekam medis yaitu fenomena yang ada secara sistematis
kriteria 8.4.3 yaitu adanya sistem yang (Suryono, 2013).
memandu penyimpanan dan pemrosesan
rekam medis (Permenkes RI, 2015). Waktu Penelitian
Akreditasi berdampak pada peningkatan Waktu penelitian dilakukan pada bulan
kualitas mutu pelanyanan. Dengan adanya Oktober 2018 sampai Januari 2019
akreditasi maka mutu pelayanan puskesmas
akan jauh lebih baik. Tempat Penelitian
Hasil survei awal diketahui bahwa Tempat penelitian ini dilakukan di
Puskesmas Sukaramai sudah terakreditasi Puskesmas Sukaramai Medan berlokasi di
Jl. Arif Rahman Hakim No.28, Gg. Kantil,
dengan status Pelayanan Kesehatan Dasar
Medan Area, Kota Medan, Sumatera Utara.
pada Desember 2017. Dalam pelaksanaan
penyimpan masih ditemukan kekeliruan Populasi
penyimpanan (misfile). Oleh karena itu perlu Populasi adalah seluruh petugas rekam
adanya evaluasi persiapan akreditasi agar medis di Puskesmas Sukaramai.
puskesmas dapat meningkatkan mutu
pelayanan rekam medis dan lebih siap Sampel dan Teknik Sampling
menghadapi penilaian akreditasi selanjutnya. Sampel dalam penelitian ini berjumlah
6 orang yang diambil secara purposive
Perumusan Masalah sampling, artinya sampling yang dilakukan
Bagaimana sistem penyimpanan rekam dengan pertimbangan tertentu (Isgiyanto,
medis menurut standar akreditasi puskesmas 2009). Adapun kriteria inklusinya adalah
di Puskesmas Sukaramai? bekerja di bagian rekam medis puskesmas
minimal 2 tahun
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian adalah untuk Instrumen Penelitian
mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem Instrumen penelitian yang digunakan
penyimpanan rekam medis rekam medis dalam penelitian ini yaitu pedoman
menurut standar akreditasi puskesmas di wawancara dan direkam menggunakan alat
Puskesmas Sukaramai. perekam audio serta lembar check list untuk
observasi.
Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas Cara Pengumpulan Data
Sebagai bahan masukan dan saran bagi Pengumpulan data dilakukan dengan
pihak puskesmas sebagai bahan wawancara dan observasi
evaluasi tentang sistem penyimpanan
555
Analisis Data sistem penyimpanan

Dalam penelitian ini analisa data Stright Numerical
dilakukan secara deskriptif melalui reduksi Filing (SNF) sehingga
data, penyajian dan penarikan kesimpulan, sering terjadi tertukar
tempat pada urutan
sehingga diperoleh gambaran yang jelas
penomoran.
tentang sistem penyimpanan berdasarkan
3 Sistem Sistem penyimpanan
standar akreditasi puskesmas di Puskesmas penyimpanan dilakukan secara
Sukaramai. sentralisasi, yaitu
berkas rekam medis
HASIL rawat jalan dan pasien
IGD disimpan dalam
Karakteristik Informan satu ruangan.
Tenaga kesehatan yang bertugas di
bagian rekam medis seluruhnya bukan Sistem Pengambilan Berkas Rekam
berlatar belakang pendidikan formal rekam Medis
medis. Tabel 1 menunjukkan bahwa 3 orang Berdasarkan hasil observasi
berpendidikan D-III Kebidanan, 1 orang menunjukkan bahwa pengambilan berkas
berpendidikan D-III Keperawatan, 1 orang rekam medis tidak hanya dilakukan oleh
berpendidikan D-IV Kebidanan dan 1 orang petugas rekam medis/petugas filing. Perawat
berpendidikan SMA. dari poli sering mencari dan mengambil
sendiri berkas rekam medis pasien yang
Tabel 1. Karakteristik Informan diperlukan.
Petugas Jenis Usia Pendidikan
Koding Kelamin Tabel 3. Hasil Observasi Pengambilan
Informan 1 Perempuan 29 tahun D-IV Kebidanan Berkas Rekam Medis
Informan 2 Perempuan 28 tahun D-III Kebidanan No Pengamatan Keterangan
Informan 3 Perempuan 32 tahun D-III 1 Pengambilan Perawat poli sering
Keperawatan berkas rekam sekali mengambil
Informan 4 Perempuan 32 tahun D-III Kebidanan medis juga sendiri berkas rekam
Informan 5 Perempuan 30 tahun D-III Kebidanan dilakukan medis yang dibutuhkan
Informan 6 Laki-laki 53 tahun SMA selain petugas
Berdasarkan hasil wawancara terkait
Sistem Penyimpanan Rekam Medis pengambilan berkas rekam medis diperoleh
Berdasarkan hasil observasi yang informasi yaitu:
peneliti lakukan, berkas rekam medis di ³.DGDQJ-kadang kalau banyak pasien,
Puskesmas Sukaramai dikelola secara rekam medisnya lama sampai, perawatnya
sentralisasi mengunakan sistem DPELO VHQGLUL NHVLQL´ (Informan 2).
penyimpanan Stright Numerical Filing ³<ang ngambil berkas rekam medis
(SNF) dengan sistem penomoran family petugas pendaftaran sama petugas filling.
folder berdasarkan wilayah. Tapi ada juga perawat yang mencari sendiri
jika berkasnya belum sampai ke poli yang
Tabel 2. Hasil Observasi Penyimpanan GLWXMX´ ,QIRUPDQ ).
Rekam Medis
No Pengamatan Keterangan Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi
1 Penomoran Menggunakan sistem Proses pengambiloan berkas rekam
penomoran family medis dimulai dari petugas pendaftaran
folder yaitu satu berkas memberikan/menunjukan KIB (Kartu
rekam medis digunakan Identitas Berobat) kepada petugas
oleh satu keluarga
pendaftaran. Kemudian petugas pendaftaran
tetapi belum terdapat
tambahan kode khusus memberikan nomor rekam medis yang mau
untuk ayah, ibu, dan dicari oleh petugas filing pada rak
anak. penyimpanan setelah ditemukan petugas
2 Penjajaran Masih menggunakan mengambil berkas tersebut tanpa mengganti
556
dengan treacer sebagai alat bantu pengganti ³%HUNDV UHNDP PHGLV GLNHPEDOLNDQ
berkas rekam medis yang dipinjam dan sehabis pulang jam bekerja, tetapi jika ada
petugas juga tidak mencatat buku ekspedisi poli yang belum mengembalikan berkas
peminjaman berkas rekam medis. rekam medis kepada petugas filling maka
DNDQ GL NHPEDOLNDQ SDGD EHVRN SDJLQ\D´
Tabel 4. Tabel Observasi Penggunaan (Informan 1).
Tracer dan Buku Ekspedisi ³5HNDP PHGLV \DQJ GLNHPEDOLNDQ KDUL
No Pengamatan Keterangan ini disusun dulu lalu dimasukan rak, tapi
1 Tracer Tidak terdapat tracer kadang-kadang baru besok dikembalikan
2 Buku Memiliki buku ekspedisi GDQ GLPDVXNDQ UDN´ ,QIRUPDQ
Ekspedisi tetapi tidak digunakan
Berdasarkan hasil wawancara terkait PEMBAHASAN
penggunaan tracer dan buku ekspedisi
diperoleh informasi yaitu: Sistem Penyimpanan
³3HWXJDV SHQGDIWDUDQ PHQHULPD .,% Berdasarkan hasil observasi dan
dari pasien lalu melihat nomor rekam medis wawancara yang peneliti dapatkan dari
yang sudah tercantum di sana dan petugas informan menyatakan bahwa penyimpanan
pendaftaran menyuruh petugas filling yang dilakukan di Puskesmas Sukaramai
mengambil berkas rekam medis dari rak menggunakan family folder, tetapi belum
penyimpanan, setelah ditemukannya berkas terdapat tambahan kode khusus untuk ayah,
rekam medis tersebut petugas filling ibu, dan anak. Sedangkan sistem
langsung memberikannya ke petugas penjajarannya menggunakan Stright
pendaftaran tanpa pemakaian treacer dan Numerical Filing (SNF).
tidak menuliskan paGD EXNX HNVSHGLVL´ Hal ini tidak sesuai teori (Budi, 2011),
(Informan 3). bahwa jenis sistem penjajaran yang sesuai
³%XNX HNVSHGLVL DGD WDSL MDUDQJ dengan family folder adalah seistem
dipakai. Kalau tracer, kami nggak tahu apa penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)
LWX WUDFHU"´ ,QIRUPDQ yang dikelolah secara sentralisasi.
Adapun akibat yang terjadi jika tidak
Sistem Pengembalian Berkas Rekam menggunakan Terminal Digit Filing (TDF)
Medis adalah terjadinya pertukaran nomor urut
Hasil observasi dapatkan bahwa tempat berkas rekam medis pada rak
petugas filling mengurutkan berkas rekam penyimpanan.
medis yang telah dikembalikan sesuai nomor
rekam medisnya, tetapi pengembalian berkas Pengambilan Berkas Rekam Medis
rekam medis ke dalam rak tidak dilakukan Berdasarkan hasil wawancara dapatkan
diakhir jam kerja melainkan keesokan bahwa pengambilan berkas rekam medis
harinya. dilakukan oleh petugas filling dengan latar
belakang pendidikan bukan rekam medis.
Tabel 5. Hasil Observasi Pengembalian Hasil penelitian menunjukkan bahwa
Berkas Rekam Medis petugas rekam medis memiliki tugas lain di
No Pengamatan Keterangan puskesmas selain sebagai petugas filling,
1 Pengembalian Jika poli yaitu menjadi petugas layanan kebidanan
berkas rekam mengembalikan dan keperawatan.
medis diakhir berkas rekam Hal ini terjadi karena puskesmas hanya
jam kerja medisnya keesokan memiliki sedikit petugas rekam medis,
harinya maka berkas
sehingga satu pegawai harus memiliki tugas
rekam medisnya di
susun pada keesokan tambahan. Adanya pekerjaan tambahan
hainya membuat petugas kelelahan dan tidak fokus
Berdasarkan hasil wawancara terkait dengan pekerjaannya sehingga kinerjanya
pengembalian berkas rekam medis diperoleh menurun. Pembagian tugas yang jelas dan
informasi yaitu: uraian tugas masing-masing staf pelaksana
557
kegiatan-kegiatan atau program sangat 2. Mencari nomor rekam medis.

penting agar masing-masing orang 3. Menyelipkan tracer pada dokumen
bertanggung jawab atas setiap tugas yang rekam medis yang sudah diambil.
dikerjakannya (Isminar, 2015). 4. Mengambil dokumen rekam medis yang
Pada proses pengambilan rekam medis, sudah ditemukan.
perawat yang ada di setiap poli terkadang 5. Mencatat rekam medis yang keluar pada
mengambil berkas rekam medis sendiri buku ekspedisi.
dengan alasan pasien sudah lama menunggu. Penelitian Mahendra (2011)
Hal ini dapat mengakibatkan misfile karena membuktikan bahwa penggunaan tracer di
setiap orang bisa bebas keluar masuk UPT 1 Puskesmas Wonosari 1 dapat
ruangan dan mengambil berkas rekam mengurangi berkas misfile.
medis. Selain itu pengambilan rekam medis
yang dilakukan oleh petugas lain petugas Sistem Pengembalian Berkas Rekam
filling mengira berkas rekam meidis tersebut Medis
tidak ada sehingga mereka membuat berkas Berdasarkan hasil penelitian
baru yang dapat mengakibatkan duplikasi menunjukkan bahwa pengembalian berkas
pada sistem penyimpanan. rekam dilakukan setelah jam kerja, tetapi
Hal ini tidak sesuai dengan Permenkes ada poli yang mengembalikan berkas rekam
No. 55 tahun 2013, yang menyatakan bahwa medisnya keesokan harinya pada pagi hari.
yang berhak melakukan pengambilan berkas Ketentuan yang harus ditaati di tempat
rekam medis adalah petugas filling. Petugas penyimpanan bahwa seseorang yang
filling adalah seseorang yang memiliki menerima atau meminjam dokumen rekam
kompetensi perekam medis yang diharapkan medis berkewajiban untuk mengembalikan
benar-benar mengetahui seluk beluk tentang dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam
rekam medis secara luas dan peminjaman harus dibuat ketentuan berapa
mendalam.Karena salah satu kompetensi lama jangka waktu untuk satu rekam medis
rekam medis adalah mampu mengelolah diperbolehkan tidak berada di rak
rekam medis dan informasi kesehatan untuk penyimpanan (Riyanto, 2012).
memenuhi layanan medis, administrasi dan Pengembalian yang tidak sesuai dengan
kebutuhan informasi kesehatan. ketentuan dapat mengakibatkan misfile pada
sistem penyimpanan, dan petugas filling
Penggunaan Tracer dan Buku Ekspedisi pada keesokan harinya menjadi kewalahan
Berdasarkan hasil penelitian diperoleh karena harus menyusun berkas yang harus
bahwa tidak terdapat tracer pada saat dikembalikan dan juga harus mencari berkas
pengambilan berkas, dan tidak dilakukan dari pasien yang berobat pada hari itu.
pencatatan pada buku ekspedisi saat Sehingga akan terjadi waktu tunggu pasien
peminjaman dan pemulangan berkas rekam yang lama dan penumpakan pasien pada
medis. Petugas filling juga tidak mengetahui pendaftaran.
bentuk dan kegunaan tracer.
Menurut Budi (2011), tracer digunakan KESIMPULAN
sebagai pengganti berkas rekam medis di rak
filling yang dapat digunakan untuk Dari hasil penelitian yang dilakuan oleh
menelusur keberadaan rekam medis. peneliti didapatkan kesimpulan sebagai
Hal yang terjadi apabila tidak berikut:
digunkannya tracer pada sistem 1. Sistem penyimpanan yang dilakukan di
penyimpanan adalah misfile karena petugas Puskesmas Sukaramai menggunakan
filling tidak tau berkas rekam medis itu family folder, sistem penjajarannya
berada di poli mana. menggunakan Straight Numerical Filing
Menurut Rustiyanto dan Rahayu, 2011) (SNF).
langkah-langkah pengambilan berkas rekam 2. Pengambilan berkas rekam medis masih
medis yaitu: sering dilakukan oleh petugas lain yang
1. Menerima tracer yang sudah terisi. bukan petugas rekam medis.
558
3. Tidak adanya penggunaan tracer untuk Jakarta: Universitas Indonesia (UI-

pengganti sementara pengambilan berkas Press).
rekam medis, dan juga belum Isminar, Hetty. (2015). Manajemen Unit
menggunakan buku ekspedisi untuk Kerja. Yogyakarta: Deepublish.
peminjaman dan pemulangan berkas Mahendra, A. (2011). Pemanfaatan Tracer
rekam medis. di Bagian penyimpanan berkas Rekam
4. Sistem pengembalian berkas rekam medis di UPT Puskesmas Wonosari 1.
medis tidak dipulangakan pada akhir jam Tugas Akhir. Yogyakarta: Program
kerja. Studi Rekam Medis UGM.
Menkes RI. (2004). Standart Akreditasi
SARAN Puskesmas. Jakarta: Kementerian
Kesehatan.
1. Bagi Puskesmas Menkes RI. (2014). Peraturan Menteri
a. Menambah jumlah petugas rekam Kesehatan RI No. 75 tahun 2014. Pusat
medis sesuai kualifikasi pendidikan Kesehatan Masyarakat. Jakarta:
formal serta pembagian tugas Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
tanggung jawab yang jelas. Menkes RI. (2015). Peraturan Menteri
b. Memberikan pelatihan atau Kesehatan RI No.46 tahun 2016.
pembinaan secara rutin pada petugas Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,
filling. Tempat Praktik Mandiri Dokter, Dan
c. Pengambilan rekam medis hanya Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi.
dilakukan oleh petugas filling agar Jakarta: Menteri Kesehatan Republik
tidak terjadi kekeliruan pada saat Indonesia.
pencarian berkas rekam medis. Rustiyanto E, Rahayu W Amba. (2004).
d. Membuat tracer yang digunakan pada Manajemen Filing Dokumen Rekam
saat pengambilan berkas rekam Medis dan Informasi Kesehatn.
medis, dan dilakukan penulisan pada Yogyakarta: Poltekkes Permata
buku ekspedisi peminjaman rekam Indonesia.
medis. Riyanto, Budi. (2012). Tinjauan
e. Sebaiknya diterapkan dengan jelas Pelaksanaan Penyimpanan Dan
waktu pengembalian berkas rekam Pengambialan Dokumen Rekam Medis
medis kepada petugas filling. di Bidang Filing RSUD Kabupaten
Karanganyar Tahun 2012. Rekam
DAFTAR PUSTAKA Medis. Vol.6. No.2. Oktober 2012: 50-
58.
Budi S Citra. (2011). Manajemen Unit Kerja Ulfa, H Maria. (2015). Analisis Pelaksanaan
Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Pengelolaan Rekam Medis di
Sinergis Media. Puskesmas Harapan Raya Kota Pekan
Hatta, Gemala R. (2014). Pedoman Baru. Manajemen Informasi Kesehatan
Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. Vol.3. No.2. Oktober 2015:
Disarana Pelayanan Keseshatan. 39-40.
559

Tinjauan Sistem Penyimpanan Rekam Medis 433f1849

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tinjauan Sistem Penyimpanan Rekam Medis 433f1849

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

JURNAL ILMIAH PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA Vo.4, No.

TINJAUAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENURUT

Kata Kunci : Manajemen, Rekam Medis, Akreditasi, Puskesmas .

PENDAHULUAN pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,

medis yang disimpan di rakpenyimpanan, rekam medis berdasarkan standar

Analisis Data sistem penyimpanan

kegiatan-kegiatan atau program sangat 2. Mencari nomor rekam medis.

3. Tidak adanya penggunaan tracer untuk Jakarta: Universitas Indonesia (UI-

Anda mungkin juga menyukai