ANALISIS KELENGKAPAN PERAKITAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT

INAP BERDASARKAN SNARS 1

DI RUMAH SAKIT Tk II dr. SOEPRAOEN
MALANG

Susi Susanti ; Tri Murni

Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu

Administrasi (STIA) Malang

Email : susi98222@gmail.com

Email : trimurni.stia@yahoo.co.id

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan yang bertanggung jawab

untuk melindungi informasi kesehatan yang terdapat dalam rekam medis pasien. Rekam
Medis sebagai bagian dari pelayanan umum di sebuah rumah sakit yang salah satu
fungsinya adalah sebagai tempat penyimpanan informasi kesehatan. Penyimpanan
informasi kesehatan di rumah sakit di susun dalam sebuah folder yang mempunyai fungsi
dan manfaat bermacam-macam yang di sebut dengan Dokumen Rekam Medis. Sedangkan
salah satu kegiatan di unit rekam medis yang berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi
dan perakit dokumen rekam medis di sebut dengan Assembling. Assembling (perakitan)
dapat juga di artikan sebagai suatu kegiatan merakit kembali formulir-formulir dalam folder
DRM (dokumen rekam medis) sedemikian rupa sehingga menjadi runtut sesuai dengan
kronologi riwayat penyakit pasien.

Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui gambaran

pelaksanaan perakitan dokumen rekam medis rawat inap, serta untuk mengidentifikasi
kelengkapan penyusunan perakitan dokumen rekam medis rawat inap dari semua
assesmen keperawatan yang ada di rumahsakit Tk. II dr. Soepraoen Malang, apakah
sudah sesuai dengan SNARS 1. Metode penelitian yang di gunakan adalah metode
deskriptif. Metode pengumpulan data menggunakan observasi data, studi pustaka, dan
wawancara kepada petugas perakitan. Peneliti mengambil 300 sampeldari semua
assesmen keperawatannya untuk di teliti kelengkapannya.

Hasil penelitian menunjukkan perakitan DRM rawat inap di rumah sakit Tk.II dr.
Soepraoen Malang sudah sesuai SNARS 1, tetapi masih terdapat ketidaklengkapan dalam
proses perakitan DRM rawat inap. Yang disebabkan oleh banyak faktor dan kendala baik
dari petugas perakitannya maupun dari faktor lain. Dari 300 sampel yang di ambil oleh
peneliti masih ditemukan 9 % DRM rawat inap yang belum lengkap. Ketidaklengkapan
DRM rawat inap akan mempengaruhi mutu pelayanan kesehatan serta kelancaran
administrasi kesehatan. Oleh sebab itu maka sebaiknya perlu adanya peningkatan SDM
dan kinerja dari petugas mengikuti SPO yang berlaku.

Kata kunci : Perakitan, Dokumen Rekam Medis rawat inap, SNARS 1.

PENDAHULUAN rekam medis sebelum disimpan di
sebut dengan Assembling. Assembling
Rumah sakit adalah bagian dari (perakitan) dapat juga di artikan
keseluruhan sistem pelayanan sebagai suatu kegiatan merakit
kesehatan yang dikembangkan melalui kembali formulir-formulir dalam folder
rencana pembangunan kesehatan. DRM (dokumen rekam medis)
Menurut PERMENKES No. 147 Tahun sedemikian rupa sehingga menjadi
2010 Rumah Sakit adalah institusi runtut sesuai dengan kronologi riwayat
pelayanan kesehatan yang penyakit pasien. Kegiatan ini dilakukan
menyelenggarakan pelayanan oleh petugas Assembling sebelum
perorangan secara paripurna yang disimpan oleh petugas filing. Untuk
menyediakan pelayanan rawat inap meninjau dan menilai prestasi
rawat jalan dan gawat darurat. kepatuhan suatu instalasi rumah sakit
Menurut PERMENKES No. 129 Tahun maka di adakanlah sebuah program
2008 tentang Standar Pelayanan yang di sebut akreditasi. Akreditasi
Minimal Rumah Sakit, disebutkan Rumah Sakit di Indonesia
bahwa salah satu jenis pelayanan dilaksanakan untuk menilai kepatuhan
indikator rumah Sakit adalah rumah sakit terhadap standar
pelayanan rekam medis. Standar akreditasi. Akreditasi rumah sakit yang
pencapaian kinerja pelayanan rekam sudah mulai dilaksanakan sejak tahun
medis adalah kelengkapan pengisian 1995 di Indonesia, selama ini
rekam medis, kelengkapan informen menggunakan standar akreditasi
consent, waktu penyediaan dokumen berdasarkan tahun berapa standar
rekam medis pelayanan rawat jalan tersebut mulai dipergunakan untuk
dan rawat inap. Dalam rangka penilaian, sehingga selama ini belum
peningkatan mutu informasi yang pernah ada Standar Nasional
berkualitas di Rumah Sakit perlu Akreditasi Rumah Sakit di Indonesia,
adanya dukungan dari beberapa sedangkan status akreditasi saat ini
faktor. Dengan ditetapkannya UU ada status akreditasi nasional dan
Kesehatan No. 36 dan UU No. 44 status akreditasi internasional, maka di
tahun 2009 tentang Rumah Sakit maka Indonesia perlu ada Standar Nasional
rekam medis menjadi salah satu Akreditasi Rumah Sakit. Berdasarkan
kewajiban pencatatan sebagai hal tersebut maka standara kreditasi
informasi pasien yang harus untuk rumah sakit yang mulai
diselenggarakan oleh Rumah Sakit diberlakukan pada Januari 2018 ini
dengan baik dan benar yang telah diberi nama Standar Nasional
diatur dalam peraturan menteri Akreditasi Rumah Sakit E disi 1 dan
kesehatan Republik Indonesia No. 269 disingkat menjadi SNARS Edisi 1.
/ MENKES/ Per/III/2008 tentang rekam Standar Nasional Akreditasi Rumah
medis. Rekam medis merupakan unit Sakit Edisi 1, merupakan standar
penyelenggaraan kesehatan yang akreditasi baru yang bersifat nasional
memiliki peran penting bagi Rumah dan diberlakukan secara nasional di
Sakit karena dalam sistem ini proses Indonesia. Disebut dengan edisi 1,
mengumpulkan data sampai karena di Indonesia baru pertama kali
menyampaikan informasi kepada ditetapkan standar nasional untuk
pengguna untuk pengambilan akreditasi rumah sakit Standar
keputusan. Nasional Akreditasi Rumah Sakit edisi
Salah satu kegiatan di unit rekam 1 berisi 16 bab. Dalam Standar
medis adalah sebagai peneliti Nasional Akreditasi Rumah Sakit E disi
kelengkapan isi dan perakit dokumen 1 yang selanjutnya disebut SNARS
 Edisi 1 ini juga dijelaskan bagaimana rawat inap ada 6 DRM yang di bagi
proses penyusunan, penambahan bab berdasar assesmen keperawatannya
penting pada SNARS Edisi 1ini, yaitu Umum, anak, Nicu/ICU bayi,
referensi dari setiap bab dan juga kebidanan/gyn, gigi dan jiwa. Dalam
glosarium istilah-istilah penting, setiap rakitan folder DRM terdapat 18
termasuk juga kebijakan pelaksanaan jenis formulir yang berbeda dengan
akreditasi rumah sakit. Berdasarkan fungsi masing- masing serta ada 11
latar belakang masalah di atas, penyekat kertas berwana-warni yang
menjadi alasan untuk di lakukannya di gunakan untuk pembatan dan
penelitian tentang “ANALISIS mempermudah pencarian lembar
KELENGKAPAN PERAKITAN formulir. Total keseluruhan ada sekitar
DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT 35 lembar formulir dalam setiap folder
INAP BERDASARKAN SNARS 1 DI DRM, karena dalam 1 jenis formulir
RUMAH SAKIT Tk II dr. ada yang terdiri atas 2 sampai 8
SOEPRAOEN”. lembar. Dalam satu hari petugas
mampu menyelesaikan 50 sampai 100
rakitan DRM rawat inap.
METODE PENELITIAN
2. Proses Pelaksanaan Perakitan
Jenis penelitian ini adalah penelitian Dokumen Rekam Medis Rawat
survei deskriptif kuantitatif dengan Inap di Rumah Sakit Tk. II dr.
pendekatan retrospektif. Fokus Soepraoen Malang.
penelitian terhadap jenis-jenis masalah
Proses perakitan di lakukan oleh 1
yang mempengaruhi ketidaklengkapan
orang pengawai tetap dan 1 orang
perakitan DRM rawat inap yaitu pada
pengawai bantuan. Petugas perakitan
proses pelaksanaan dan kelengkapan
merakit DRM rawat inap yang di bagi
perakitannya. Teknik pengumpulan
menjadi 6 bagian sesuai dengan
data yang di gunakan adalah
assesment keperawatannya. Proses
observasi, studi pustaka dan
perakitan di lakukan secara manual
wawancara. Sedangkan teknik analisis
dengan mengurutkan lembar- lembar
data dengan mengalisis secara
formulir yang sudah mempunyai judul
analisis kuantitatif dengan mengambil
formulir pada kanan bawah formulir
populasi dan sampel dari data yang
sehingga menjadi satu dalam sebuah
akan di teliti.
folder DRM rawat inap, misalnya
RM/RI/001 sampai dengan RM/RI18.
HASIL PENELITIAN
Pada formulir rawat inap terdapat
beberapa formulir yang terdiri dari 3
1. Pelaksanaan SPO Perakitan
sampai 4 lembar, maka dari itu total
Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
keseluruhan isi formulir DRM rawat
Dasar atau pedomann petugas inap bisa mencapai 32 sampai 37
dalam merakit dokumen rekam medis lembar. Dan juga terdapat 11 penyekat
adalah SPO. Rumah Sakit TK.II kertas berwarna-warni yang di
dr.Soepraoen Malang sudah lulus gunakan sebagai pembatas antar
SNARS 1. Tentu saja perakitan DRM formulir sesuai fungsinya serta untuk
pun sudah memenuhi standart yang mempermudah pencarian formulir
berlaku pula. Petugas perakitan dalam forder DRM rawat inap. Petugas
berjumlah 2 orang tetapi yang satu perakitan merakit DRM rawat inap
hanya perbantuan setengah hari saja. yang di bagi menjadi 6 bagian sesuai
Jenis rakitan dokumen rekam medis dengan assesment keperawatannya.
Masih terdapat faktor-faktor
 penghambat dalam proses perakitan
DRM yang mengakhibatkan proses
perakitan dan isi DRM kurang
maksimal. Petugas perakitan dalam
satu harinya mampu merakit 50 DRM
rawat inap sampai dengan 100 DRM
Rawat Inap.
3. Kelengkapan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap di Rumah Sakit
Tk. II dr. Soepraoen Malang
Terkadang masih juga sering
terjadi ketidaklengkapan dalam proses
perakitan DRM rawat inap, bisa kurang
formulir atau mungkin bisa kelebihan
isi formulir dalam satu foldernya. Ada
beberapa faktor yang menyebabkan
terganggunya proses perakitan yang
mengakhibatkan ketidaklengkapan
DRM rawat inap yaitu dari faktor SDM,
percetakan yang terlambat dan juga
faktor lain misal gangguan dari ruang
inap yang meminta formulir rekam
medis yang mereka butuhkan.
PEMBAHASAN
1. SPO Perakitan Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap yang berdasar
pada SNARS 1 di Rumah Sakit Tk. II
dr. Soepraoen Malang
Dari hasil observasi di dapati
bahwa SPO perakitan DRM rawat inap
sudah ada. Yaitu berjudul Perakitan
Dokumen Rawat Inap. SPO yang
berlaku pun di buat berdasarkan
standar pada SNARS 1, karena
Rumah Sakit Tk.II dr. Soepraoen
sudah lulus SNARS 1 pada 28 februari
2018. .Proses perakitan pun sudah
berdasar pada pedoman SPO SNARS
1 yang di buat. Isi rakitannya pun juga
sudah memenuhi standart yang
berlaku.
2. Proses Pelaksanaan Perakitan
Dokumen Rekam Medis Rawat Inap 3. Kelengkapan Dokumen Rekam
di Rumah Sakit Tk. II dr. Soepraoen Medis Rawat Inap di Rumah Sakit
Malang. Tk.II dr. Soepraoen Malang.
Proses perakitan di lakukan
secara manual oleh 2 tenaga kerja.
Proses perakitan yang di lakukan
dengan cara menyiapkan semua jenis
formulir dan kertas penyekat yang
akan di rakit. Dalam satu rakitan
dokumen rekam medis rawat inap
terdapat kurang lebih 33 sampai 37
jenis lembar formulir yang berbeda
serta 11 kertas penyekat. Terdapat 6
jenis rakitan dokumen rekam medis
yang semuannya di rakit secara
manual oleh petugas perakitan. Untuk
mempermudah petugas merakit
dokumen rekam medis maka di
lakukan dengan cara menata semua
jenis formulir di atas meja yang
diurutkan sesuai dengan nomor
formulir yang ada di sebelah kanan
bawah lembar formulir. Kemudian
formulir yang sudah di tata urut di atas
meja akan di rakit secara urut dari
nomor formulir paling kecil hingga
paling besar. Dari setiap judul formulir,
rakitan akan di sisipkan penyekat
kertas yang tebal dan berwarna-warni
serta terdapat judul formulir pada pojok
kanan kertas penyekat. Gunanya
untuk mempermudah pencarian serta
pengisian lembar formulir. Setelah
rakitan sudah terbentuk dalam satu
folder dokumen rekam medis rawat
inap, folder tersebut akan di lubangi
dengan menggunakan plong
pembolong kertas pada bagian tengah
sisi kiri formulir. Setelah itu petugas
akan menjepit dan menatanya
menggunakan snely atau penjepit
kertas yang di gunakan agar rakitan
rapi dan tidak terlepas. Proses
selanjutnya folder rakitan dokumen
rekam medis yang sudah selesai akan
di tata para rak rakitan dokumen yang
kemudian sudah siap untuk di
distribusikan ke TPPRI.
 Dalam isi dokumen rekam medis
rawat inap di rumah sakit Tk. II dr.
Soepraoen masih sering terjadi
ketidaklengkapan. Dalam penelitian
yang saya lakukan dengan mengambil
50 sampel pada setiap rakitan DRM
rawat inap dengan assesmen yang
berbeda, yaitu ada 6 jenis assesmen
keperawatan total DRM ada 300 DRM,
saya masih menemukan 9 % DRM
yang tidak lengkap. Terdapat banyak
faktor yang mempengaruhi
ketidaklengkapan dalam proses
perakitan diantaranya faktor SDM,
faktor percetakan yang sering
terlambat serta faktor gangguan dari
pihak lain, misalnya dari perawat
ruangan yang meminta di ambilkan
formulir yang meraka butuhkan
sementara petugas perakitan harus
mencarikan dan mengambilkannya.
Berdasarkan penelitian yang saya
lakukan dengan mengambil 50 sampel
dari setiap assesmen keperawatannya,
peneliti menemukan presentase
kelengkapan dan ketidaklengkapan isi
dari DRM rawat inap. Berikut adalah
tabel yang real peneliti temukan dalam
penelitian dari 300 sampel yang di
ambil.
Permasalahan
Jadi kesimpulannya dalam proses
perakitan DRM rawat inap masih
sering terjadi ketidaklengkapan DRM,
semua itu di karenakan oleh :
a. SDM dari petugas perakitannya itu
sendiri yaitu kurang ketelitian dan
ketepatan dalam merakit DRM.
b. Faktor penghambat proses
perakitan yang lain adalah faktor
keterlambatan percetakan formulir
yang di sebabkan oleh bagian
pengadaan bon-bonan ATK kurang
tanggap dan tidak adanya
perencanaan dalam persediaan
formulir, sehingga jika formulir yang
di kehendaki petugas perakitan
dalam merakit itu sudah habis maka
proses perakitan pun akan berhenti,
yang mengakibatkan proses
perakitan DRM rawat inap menjadi
lebih lama dan terkadang juga
masih belum lengkap.
c. Faktor yang lain yaitu petugas
perakitan juga mempunyai fungsi
ganda yaitu melayani pengambilan
formulir yang di butuhkan oleh
perawat ruangan atau tenaga medis
lain jika formulir yang mereka
butuhkan dalam proses pengisian
DRM rawat inap masih kurang atau
belum tersedia.
Pemecahan Masalah
a. Seharusnya petugas perakitan lebih
teliti lagi dalam mengerjakan
perakitan DRM supaya tidak terjadi
ketidaklengkapan atau kelebihan
formulir dalam satu folder rakitan
DRM, karena jika terjadi
ketidaklengkapan perakitan DRM
rawat inap maka proses pelayanan
kesehatanpun akan terganggu.
Petugas perakitan harus dapat
meningkatkan mutu SDM mereka
dalam bekerja dengan berpedoman
terhadap SPO yang berlaku di
Rumah Sakit Tk.II dr.Soepraoen
Malang.
b. Seharusnya petugas bagian
pengadaan barang bon-bonan ATK
lebih teliti dan mempunyai
perencanaan tentang persediaan
lembar formulir yang dibutuhkan
guna kelancaran administrasi
rumah sakit.
c. Bagian percetakan bisa di berikan
ultimatum atau sangsi apabila
dalam proses pencetakan meraka
terlambat mengerjakan contohnya
dengan memberi sangsi
pemotongan jasa bayar cetakan
untuk berapa hari keterlambatan
proses pencetakan formulir dari hari
yang di tentukan oleh pihak rumah
sakit.
d. Perlu adanya petugas tambahan sampel dari semua assesmen
untuk membantu petugas perakitan adalah 9 % yaitu 27 DRM rawat
dalam melayani mengambilan inap yang tidak lengkap. Petugas
formulir yang di butuhkan perawat perakitan dalam bekerja
atau petugas lain yang seharusnya lebih teliti serta
membutuhkan formulir guna berpedoman sesuai dengan SPO
kelancaran administrasi kesehatan. yang berlaku dalam proses
Dengan adanya petugas tambahan perakitan, supaya tidak terjadi
maka pekerjaan dari petugas ketidaklengkapan dalam merakit
perakitan akan lebih ringgan DRM rawat inap.
sehingga mereka mampu 4. Bagian pengadaan bon-bonan ATK
menyelesaikan tugas merakit DRM seharusnya lebih tanggap dan lebih
dengan baik dan tepat waktu. mempunyai plaining dalam
penyetokan formulir-formulir rawat
KESIMPULAN DAN SARAN inap yang dibutuhkan dalam proses
pelayanan kesehatan guna
1. Rumah Sakit Tk.II dr. Soepraoen kelancaran adminitrasi rumah sakit.
Malang sudah lulus SNARS 1 pada Bagian percetakan diberi ultimatum
28 Februari 2018. Dalam Proses atau sangsi jika masih terjadi
perakitan DRM rawat inap masih keterlambatan proses percetakan
terjadi kendala- kendala dengan formulir yang sudah melebihi batas
berbagai faktor yang menghambat hari yang di tentukan. Misal berupa
kelengkapan dan ketepatan dalam pemotongan upah cetak dalam tiap
perakitan, yaitu faktor SDM, hari keterlambatannya.
keterlambatan percetakan formulir
dan penghambat dari karyawan DAFTAR PUSTAKA
ruangan yang meminta pelayanan
Amirin, Tatang M.2009,’’Subyek
pengambilan formulir. Sebaiknya
Peneitian, responden penelitian, dan
petugas perakitan di tambah lagi
informan (narasumber) penelitian.’
agar proses perakitan lebih
’tatangmanguny.wordpress.com
semaksimal dan tidak terjadi
keterlambatan dalam perakitan. Barthos, B . 2007 . Manajemen
2. Terdapat 6 jenis rakitan DRM rawat Kearsipan , Jakarta : Bumi Aksara.
inap yang di bagi berdasarkan
assesmen keperawatannya, Depkes RI.1997 .Pedoman
diantaranya adalah assesmen Pengelolaan Rekam Medis Rumah
general, anak, nicu/icu bayi, gigi, Sakit di Indonesia : Jakarta.
kandungan dan jiwa. Isi formulir dari
setiap rakitan DRM rawat inap Dirjen Pelayanan Medik. 1995. Surat
sekitar 33 sampai 37 lembar Edaran Dirjen Pelayanan Medik
tergantung assesmennya. Terdapat Nomor HK.00.06.2.5.01160 Tahun
11 penyekat warna-warni dengan 1995 tantang Petunjuk Teknis
judul yang berbeda yang terletak di Pengadaan Formulir Rekam Medis
sela-sela formulir yang di bagi Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam
berdasarkan fungsinya sesuai Medis Di Rumah Sakit,Jakarta :
dengan judul penyekat dan isi Indonesia.
formulir.
3. Presentasi ketidaklengkapan dari
perakitan DRM rawat inap yang Hatta,Gemala 2013. Pedoman
saya teliti dengan mengambil 300 Manajemen Informasi Kesehatan di
Sarana Pelayanan Kesehatan.
Jakarta: Universitas Indonesia
Press(UI-Press).

Ismaniar H.2015.Managemen Unit

Kerja untuk Perekam medis dan
Informatika Kesehatan,Ilmua
Kesehatan Masyarakat, Keperawatan
dan Kebidanan Yogyakarta :CV Budi
Utama.

Kasiram,Moh.2010. Metologi
Penelitian: Refleksi Pengembangan
Pemahaman dan Penguasaan
Metologi Penelitian. Malang: UIN
Maliki Press.

Lily Widjaja. 2013. Materi Perakitan

Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di
Rumah Sakit. Diakses : 3 Maret 2016.
http
//lilywidjaja.weblog.esaunggul.ac.id/20
03/10/31/materi-perakitan-dokumen-
rekam-medis/

Menkes Republik Indonesia. 2008.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
269 tentang Rekam medis.
Jakarta:Depkes.

Menkes RI . 2008 . Permenkes RI No.

269/MENKES/PER/III/2008 tentang
Rekam Medis . Jakarta : Indonesia.

Wijoyo,Djoko . 1990 . Manajemen

mutu pelayanan kesehatan.
Surabaya : Airlangga University Press.