BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah sakit menjadi lembaga institusi yang berperan dalam memberikan

pelayanan kesehatan bagi sejumlah manusia dengan karakter yang berbeda-

beda yang didorong oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan,

serta keadaan sosial ekonomi manusia yang diharuskan mampu memajukan

dan meningkatkan pelayanan yang berkualitas dan berprestasi bagi masyarakat

dalam rangka mencapai derajat kesehatan yang paling tinggi. Rumah Sakit

sebagai institusi yang menyediakan pelayanan kepada setiap individu dengan

sempurna yaitu rawat inap, rawat jalan dan perawatan darurat.

Rumah sakit sebagai aspek integral dalam organisasi sosial dan kesehatan

dengan tujuan memberikan pelayanan secara penuh kepada masyarakat untuk

penyembuhan (kuratif) dan pencegahan (preventif) suatu penyakit. Peran

rumah sakit sebagai penyedia pelayanan kesehatan yaitu mempercepat proses

peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Rumah sakit memerlukan beberapa

dukungan dari berbagai instansi dalam melakukan upaya meningkatkan

pelayanan yang bermutu secara efisien. Keberadaan rekam medik menjadi

salah satu faktor pendukung untuk mencapai keberhasilan suatu upaya yang

dilakukan berdasarkan standar yang berlaku (Simanjuntak & Wati Oktavin

Sirait, 2019).

Rumah sakit memerlukan rekam medis untuk melaksanakan suatu

kegiatan, rekam medis merupakan dokumen pencatatan mengenai identitas

1
pasien, riwayat pemeriksaan, jenis pengobatan setiap tindakan yang dipilih

ketika menggunakan jasa pelayanan kesehatan (Permenkes No.55 Tahun

2013). Informasi yang tercantum dalam rekam medis seperti riwayat

pemeriksaan dan perawatan kesehatan pasien yang dipakai untuk melakukan

mengolah, merencanakan dan memberi pelayanan kesehatan yang dapat

digunakan sebagai media penelitian untuk sebuah pelayanan kesehatan dalam

bentuk statistik.

Proses pelayanan kepada pasien memerlukan rekam medis dalam setiap

kegiatan rumah sakit. Kualitas pelayanan rumah sakit dipengaruhi oleh rekam

medis yang tidak menunjang dan mendukung serta sistem pelaporan yang baik

oleh sumber daya. (Pamboaji, 2020) ketika pasien telah diterima di rumah

sakit, dimulailah proses penyelenggaraan rekam medis, selanjutnya melakukan

pendataan pasien selama menggunakan pelayanan kesehatan di rumah sakit,

kemudian penanganan berkas baik untuk penyimpanan maupun pengeluaran

apabila ada permintaan peminjaman. Pencatatan dan pengolahan data yang

baik merupakan proses penyelenggaraan rekam medis yang baik. Bagian

penyimpanan merupakan salah satu bagian daripengolahan data (Simanjuntak

& Wati Oktavin Sirait, 2019).

Berdasarkan beberapa penelitian sebelumnya ditemukan bahwa sebanyak

tiga kali dalam sehari beberapa berkas tidak ditemukan dalam proses pencarian

Berkas Rekam Medis (BRM) pasien yang akan berobat, kesalahan tersebut

memerlukan pengendalian untuk menghindari dan meminimalisir kejadian

dalam menyisipkan dokumen. Kesesuaian antara rencana dan harapan terhadap

2
kegiatan yang akan dilaksanakan merupakan langkah pengendalian, serta

melakukan proses perbaikan untuk mencapai sebuah harapan jika ditemukan

adanya kesalahan (Putri & Putri, 2019).

Seringnya terjadi kesalahan dipengaruhi oleh tidak terlaksananya sistem

penyimpanan dengan baik di rumah sakit, khususnya di bagian rak

penyimpanan berkas rekam medis seperti ketidaksesuaian tempat berkas rekam

medis, kesalahan dalam penyimpanan serta berkas yang tidak ditemukan di rak

penyimpanan (misfile). Adanya kesalahan yang terjadi akan menambah beban

kerja petugas untuk membuat catatan rekam medis bagi pasien lama, proses

pendaftaran memerlukan waktu yang lebih lama dan berkas yang berganda

pada rak penyimpanan. Pelayanan kepada pasien akan terhambat jika informasi

tidak tersedia khususnya riwayat penyakit sebelumnya (Simanjuntak & Wati

Oktavin Sirait, 2019).

Pelayanan kesehatan di Rumah Sakit dikendalikan oleh rekam medis dan

sumber daya manusia. Pentingnya keberadaan sumber daya manusia selaku

manajemen di setiap perusahaan untuk melakukan pengelolaan, pengaturan,

pengurusan, dan penggunaan SDM dalam mencapai sebuah tujuan perusahaan

agar lebih produktif, efisien dan efektif. Terjadinya kegagalan dalam

menentukan target maupun tujuan dipengaruhi oleh SDM yang tidak dikelola

dengan baik (E. Wati, 2019) .

Menurut penelitian dengan judul analisis unsur manajemen dalam

pengolahan rekam medis di Rumah sakit TNI AU-Lanud Roesmin Nurjadin

ditemukan belum memadainya jumlah sumber daya manusia yang tersedia

3
pada unit rekam medis yang menyebabkan beberapa pegawai bekerja secara

ganda, jumlah pasien yang mengunjungi pelayanan kesehatan menjadi faktor

yang dipertimbangkan agar petugas dapat memberi pelayanan secara optimal.

Latar belakang pendidikan menjadi kriteria utama dalam penempatan petugas

di unit rekam medis, namun kurangnya SDM yang tersedia menyebabkan

beberapa bagian dibantu oleh petugas dengan latar belakang pendidikan yang

tidak sesuai yang mengakibatkan pelatihan rekam medis tidak diikuti oleh

seluruh petugas (Ulfa, 2018).

Penelitian lain dengan judul faktor penyebab missfile pada berkas rekam

medis di Rumah Sakit menunjukan bahwa faktor yang memiliki potensi besar

dalam petugas rekam medis adalah riwayat pendidikan, ketidaksesuaian antara

kemampuan kompetensi dan standar yang berlaku terhadap riwayat pendidikan

akan menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam bekerja. Riwayat

pendidikan D3 rekam medis dan informasi menjadi ketentuan yang

diberlakukan oleh permenkes apabila ingin bekerja di bagian rekam medis

(Putri & Putri, 2019).

Dalam penelitian yang dilakukan (Simanjuntak & Wati Oktavin Sirait,

2019). Riwayat pendidikan yang dimiliki petugas membawa pengaruh yang

besar dalam meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih produktif,

sesuainya standar pendidikan dan kompetensi yang dimiliki akan

mempermudah dalam bekerja karena petugas akan lebih cepat dalam

menemukan sebuah dokumen dan menyimpan kembali di tempat yang sesuai.

4
 Selain riwayat pendidikan hal lain yaitu ketersediaan sarana prasarana dan

bahan material menjadi bagian yang sangat penting yang dapat mendukung

penyimpanan berkas rekam medis, tidak disediakannya map sebagai tempat

penyimpanan berkas rekam medis akan menyebabkan berkas mudah sobek

karena tidak adanya pelindung. Petugas yang melakukan pencarian berkas akan

mengalami kesulitan karena berkas tersebut tidak ditemukan karena terjadi

kerusakan. Berkas yang disimpan dengan cara ditumpuk dan berdekatan

menjadi penyebab sulitnya petugas mencari berkas rekam medis dikarenakan

memerlukan pengecekan secara detail melalui nomor rekam medis (T. G. Wati

& Nuraini, 2019).

Berdasarkan hasil survey awal yang telah dilakukan di RSUD Dolok

Sanggul ditemukan pengelolaan rekam medis belum optimal salah satunya

adalah tidak adanya ruang khusus penyimpanan berkas yang menyebabkan

bergabungnya ruang kerja dan ruang dokumen, ketidaksesuaian antara jarak

dan rak penyimpanan berdasarkan standar pelayanan. Penentuan diagnosa oleh

dokter dengan tidak spesifik akan menyebabkan terjadinya missfile dan human

error 7 ketika petugas akan membuat laporan secara internal maupun eksternal

karena akan berpengaruh terhadap proses penyusunan dan perencanaan rumah

sakit. Instansi kesehatan akan memperoleh hasil yang tidak optimal apabila

menggunakan laporan yang salah. Proses pengisian data memerlukan adanya

kesesuaian antara kejadian, akurat, dan terpercaya untuk dijadikan sebagai

informasi dalam pembuatan laporan secara lengkap, detail dan tepat waktu.

5
 Dari penjelasan tersebut maka calon peneliti merasa perlu untuk meneliti

mengenai sistem pengelolaan rekam medis di RSUD Dolok Sanggul.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan terkait permasalahan berkas

yang salah selip, maka rumusan masalah yang ditarik adalah “bagaimana

gambaran sistem pengelolaan rekam medis di instalasi rekam medis RSUD

Dolok Sanggul?”

1.3 Tujuan

1. Tujuan Umum

Penelitian ini memiliki tujuan umum untuk mengetahui bagaimana

gambaran sistem pengelolaan rekam medis di RSUD Dolok Sanggul

Kabupaten Dolok Sanggul Tahun 2022 sesuai dengan Ciri Khas Bona

Pasogit

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis di Rumah

SAkit Umum Daerah Dolok Sanggul di lihat dari input berupa

ketersediaan sumber daya manusia dan sarana prasarana.

b. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis dilihat dari sisi

proses berupa assembling, coding and indeksig, filling, dan analysing.

c. Mengetahui gambaran sistem pengelolaan rekam medis dilihat dari

output berupa ketersediaan berkas rekam medis.

6
1.4 Manfaat

2. Rekam Medis

Menjadi acuan akan pentingnya pemberian pelayanan kesehatan secara

efektif sehingga rekam medis dapat dikelola dengan baik.

3. Teoritis

Menjadi informasi tambahan dan masukan dalam mengambil kebijakan

terhadap pengelolaan berkas rekam medis di Rumah sakit.

4. Praktis

Sebagai literatur tambahan dalam pengembangan ilmu pengetahuan yang

mendukung penelitian yang akan datang.

7
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Umum Tentang Rumah Sakit

1. Definisi

Rumah sakit sebagai aspek integral dalam organisasi sosial dan

kesehatan dengan tujuan memberikan pelayanan secara penuh kepada

masyarakat untuk penyembuhan (kuratif) dan pencegahan (preventif) suatu

penyakit. Salah satu fungsi rumah sakit adalah menjadi pusat pelatihan dan

penelitian bagi tenaga medis (World Health Organization, 1957).

Rumah sakit menjadi lembaga institusi yang berperan dalam

memberikan pelayanan kesehatan bagi sejumlah manusia dengan karakter

yang berbeda-beda yang didorong oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan

teknologi kesehatan, serta keadaan sosial ekonomi manusia yang diharuskan

mampu memajukan dan meningkatkan pelayanan yang berkualitas dan

berprestasi bagi masyarakat dalam rangka mencapai derajat kesehatan yang

setinggi-tingginya (undang-undang No.44 Tahun 2009) dalam (Nomor et

al., 2020).

2.2 Tinjauan Umum Tentang Rekam Medis

1. Definisi Rekam Medis

Rekam medis digunakan sebagai bukti apabila terjadi kesenjangan

medis antara dokter dan pasien. Pasien dapat mengetahui jumlah biaya yang

dibutuhkan untuk perawatan dan pengobatan melalui sarana finansial yaitu

8
 rekam medis. Masalah dapat dipecahkan secara ilmiah apabila data rekam

medis digunakan untuk kegiatan penelitian dan pendidikan. Kesehatan

pasien dapat terjamin apabila rekam medis digunakan sebagai sarana dalam

mendokumentasikan laporan.

Rumah sakit maupun dokter memiliki kewajiban untuk menjaga dan

merahasiakan data pribadi milik pasien yang tercantum dalam catatan rekam

medis. Dokter diperbolehkan untuk menyampaikan isi rekam medis pasien

melalui pemberian izin secara tertulis. Hak pasien yang perlu menjadi pusat

perhatian adalah merahasiakan isi dari rekam medis. Pasien dapat

melakukan penuntutan kepada pihak berwajib apabila isi rekam medis

disebarluaskan tanpa izin darinya yang menimbulkan kerugian (Abarca,

2021).

2. Tujuan Rekam Medis

Meningkatkan upaya pelayanan kesehatan demi mewujudkan

keteraturan yang menunjang proses administrasi di rumah sakit merupakan

tujuan rekam medis. Tata tertib administrasi pada rumah sakit akan sesuai

harapan apabila didukung oleh sistem pengelolaan rekam medis dengan baik

dan benar. Salah satu faktor penentu dalam upaya pelayanan kesehatan di

rumah sakit adalah tata tertib administrasi (Nomor et al., 2020).

3. Kegunaan Rekam Medis

Berikut adalah kegunaan rekam medis yang ditinjau dari berbagai

aspek, yaitu:

9
a. Aspek dan nilai administrasi berisi pelayanan kesehatan

berupa tindakan yang dilakukan oleh tenaga medis dan

paramedis yang disesuaikan dengan tanggungjawab dan

aturan yang berlaku.

b. Aspek Medis Catatan rekam medis yaitu mempersiapkan

rencana dasar dalam memilih jenis perawatan yang

dibutuhkan oleh pasien untuk meningkatkan dan

mempertahankan kualitas pelayanan yang diberikan melalui

kegiatan audit medis, penanganan risiko secara klinis,

memberi rasa aman kepada pasien dan perhitungan biaya.

c. Aspek Hukum Berkas rekam medis berisi jaminan dan

kepastian yang diberikan kepada pasien yang bernilai

hukum dalam memperoleh keadilan. Rekam medis berisi

informasi mengenai identitas pasien, riwayat pemeriksaan,

jenis pengobatan yang digunakan, dan tindakan yang

dilakukan selama memperoleh pelayanan kesehatan.

Sedangkan rekam medis menjadi milik dokter dan rumah

sakit.

d. Aspek Keuangan Berkas rekam medis berisi informasi

perihal jumlah biaya yang harus dikeluarkan berdasarkan

jenis pengobatan yang dilakukan oleh pasien, seperti terapi

dan tindakan yang diperoleh selama menjadi pasien di

rumah sakit.

10
 e. Aspek Penelitian Berkas rekam medis dapat dijadikan

sebagai informasi dan data yang menunjang sebuah

penelitian untuk mengembangkan ilmu pengetahuan

khususnya bidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan Berkas rekam medis dapat dijadiakan

sebagai informasi karena berisi kronologi perkembangan

dari suatu tindakan yang diterima oleh pasien. Penggunaan

informasi dijadikan sebagai bahan referensi pengajaran

seperti pendidikan di bidang kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi Berkas rekam medis digunakan

sebagai laporan pertanggungjawaban dalam sebuah rumah

sakit yang menjadi alat bukti terhadap isi dari rekam medis

karena merupakan sumber ingatan. Kesesuaian antara

prosedur dan aturan yang berlaku menjadi salah satu faktor

yang memudahkan proses dokumentasi secara efektif

(Nomor et al., 2020)

4. Isi Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan

Proses pengisian rekam medis oleh petugas memerlukan adanya

referensi yang benar agar dapat menghindari terjadinya kesalahan,

ketertinggalan data dan keterangan terhadap perawatan yang diperoleh

pasien. Isi dari rekam medis bagi pasien rawat jalan menurut permenkes RI

No. 269 Tahun 2008 yang terdapat dalam pasal 3 ayat (1) yaitu:

a. Identitas pasien

11
 b. Tanggal dan waktu

c. Hasil pemeriksaan berdasarkan keluhan dan riwayat penyakit

yang diderita

d. Hasil pemeriksaan secara fisik dan medis.

e. Penegakan diagnosis

f. Perencanaan tata laksana

g. Pengobatan dan tindakan

h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

i. Odontogram klinik bagi pasien yang memeriksakan gigi

j. memerlukan persetujuan terhadap tindakan yang diambil

(Abarca, 2021).

5. Isi Dokumen Rekam Medis Rawat Inap

Rekam medis bagi pasien rawat inap berisi :

a. identitas pasien

b. tanggal dan waktu

c. hasil pemeriksaan berdasarkan keluhan dan riwayat penyakit

d. hasil pemeriksaan fisik dan medis

e. penegakan diagnosis

f. perencanaan tatalaksana

g. pengobatan dan tindakan

h. memerlukan persetujuan terhadap tindakan yang diambil

i. pencatatan hasil observasi secara klinis berdasarkan hasil

pengobatan.

12
 j. ringkasan pulang (discharge summary)

k. mencantumkan nama dan tanda tangan petugas kesehatan

yang memberikan pelayanan kesehatan

l. tenaga kesehatan memberikan pelayanan lain m.

Odontogram klinik bagi pasien yang memeriksakan gigi

(Abarca, 2021).

6. Kelengkapan Isi Rekam Medis

Pasien yang telah mendapatkan pelayanan kesehatan harus segera

dibuatkan laporan medis secara lengkap dan menyeluruh berdasarkan

pedoman dari (Departemen Kesehatan RI, 1997) sebagai berikut:

a. Laporan catatan rekam medis ditulis dalam kurun waktu

paling lambat yaitu 1 x 24 jam setelah pasien

melakukan konsultasi.

b. Dokter maupun tenaga kesehatan membubuhkan tanda

tangan pada laporan berkas rekam medis yang

dilengkapi dengan nama yang jelas dan berisi tanggal

pemeriksaan pasien sesuai dengan tugas dan

kewajibannya.

c. Dokter yang bertindak sebagai pembimbing memiliki

tanggungjawab terhadap mahasiswa yang sedang

melakukan pencatatan terhadap laporan pasien yang

berisikan tanda tangan dokter yang merawat.

13
 d. Residen yang bertugas untuk mencatat laporan harus

menyampaikan setiap kegiatan yang dilakukan kepada

pembimbing yaitu dokter.

e. Apabila terjadi kesalahan dalam penulisan, dokter harus

segera melakukan koreksi sebelum bertandatangan.

Laporan yang telah ditulis, tidak boleh ada yang

dihapus (Nomor et al., 2020).

7. Mutu Rekam

Rekam medis berdasarkan dari Permenkes

No.269/Menkes/Per/III/2008 digunakan untuk menganalisis secara

kuantitatif, kualitatif, dan statistik yang dilaksanakan dengan baik untuk

dilaporkan kepada petugas rekam medis yang melakukan pencatatan, agar

menghindari adanya berkas yang kurang akan menyebabkan data yang

tidak akurat. Laporan yang tidak lengkap harus dilakukan proses tindak

lanjut untuk membuat laporan rekam medis secara lengkap

(PERMENKES RI, 2008). Berikut berkas kelengkapan rekam medis

berdasarkan indikator:

a. Dokter melengkapi isi rekam medis pasien jika telah

selesai melakukan perawatan dalam waktu kurang dari

24 jam stelah pulangnya pasien.

b. Proses pengisian data rekam medis harus dilakukan

dilakukan secara teliti dan tepat berdasarkan kondisi

14
 yang sebenarnya untuk memperoleh laporan yang

akurat.

c. Proses pengisian dan pengembalian harus dilakukan

dengan tepat waktu sesuai dengan aturan yang berlaku

d. Aspek hukum yang tercantum:

1. Tidak menggunakan pensil dalam menulis

data rekam medis

2. Tidak adanya coretan

3. Coretan dapat dianggap benar apabila catatan

yang sebenarnya tidak dikurangi atau

dihilangkan

4. Dokter maupun tenaga kesehatan yang

memberikan pelayanan secara langsung

kepada pasien harus bertanda tangan dalam

lembar rekam medis

5. Tertera tanggal dan waktu pemeriksaan

dilakukan

6. Tindakan yang diambil memerlukan adanya

surat persetujuan.

2.3 Tinjauan Umum Tentang Rawat Jalan

1. Definisi

Pelayanan rawat jalan (ambulatory service) adalah pelayanan yang

ditawarkan untuk pasien yang tidak memerlukan perawatan rawat inap di

15
 rumah sakit atau fasilitas pelayanan kesehatan. Rumah sakit, puskesmas,

maupun klinik juga menyediakan perawatan secara rawat jalan bahkan

beberapa pasien melakukan rawat jalan di rumahnya. Menurut Keputusan

Menteri Kesehatan Nomor 1165/Menkes/SK/X/2007 mendefinisikan

pelayanan rawat jalan sebagai bentuk observasi, penegakan diagnosis, upaya

pengobatan, rehabilitasi medik dan beberapa pelayanan lainnya dengan

tidak menginap di rumah sakit (KEPMENKES RI, 2007).

2. Mekamisme Penerimaan Pasien

Mekanisme prosedur rawat jalan dalam menerima pasien menurut

(Departemen Kesehatan RI, 1997):

a. Pasien Baru

Pasien yang baru mengunjungi pelayanan kesehatan akan

ditempatkan di bagian penerimaan yang selanjutnya petugas

melakukan wawancara untuk mengisi formulir mengenai riwayat

penyakit yang berisi identitas sosial. Apabila pasien telah selesai

melakukan pengobatan, bagian poliklinik harus mengembalikan semua

berkas rekam medis. Rekam medis pasien akan dikirim pada ruang

perawat jika pasien memerlukan perawatan.

b. Pasien Lama

Pasien yang telah tercatat telah mengunjungi pelayanan kesehatan

sebelumnya, pasien langsung mengunjungi tempat pendaftaran khusus

pasien lama kemudian menuju tempat penerimaan berdasarkan standar

16
 yang berlaku yaitu mengunjungi karena adanya janji dengan dokter

ataupun atas kehendak sendiri (Nomor et al., 2020)

2.4 Tinjauan Tentang Sumber Daya Manusia Perekam Medis Dan Informasi

Kesehatan

Dalam bidang manajemen, rumah sakit mulai lebih aktif dalam

memasarkan produk layanan dan menggunakan information system untuk

penyelesaian tugas-tugas manajemen. Pola pengendalian sumber daya rumah

sakit bergeser ke arah kemampuan manajemen. Yaitu pasien masih menjadi

sumber utama penghasilan rumah sakit walaupun pada periode ini peranan

dokter masih dominan dalam mengendalikan pemasukan pasien ke rumah

sakit. Manajer administrasi atau administrator rumah sakit sangat berperan

dalam negosiasi dengan asuransi kesehatan, komisi-komisi akreditasi rumah

sakit, dan sebagai juru bicara (humas) yang berhadapan dengan media

publikasi dan masyarakat, sehingga administrator dapat menjadi CEO (Chief

Executive Officer) yang berwenang penuh dalam manajemen rumah sakit

(Satrianegara, 2014).

Tujuan dari manajemen pelayanan kesehatan adalah untuk memperoleh

sumber daya, efektivitas, dan mengelola keperawatan, efisiensi, kualitas, dan

peningkatan kesehatan. Tetapi beberapa orang berpendapat bahwa rumah

sakit tidaklah mudah dikelola seperti mengelola usaha hotel dan klinik. Jika

di klinik atau di beberapa rumah sakit biasanya dokter berkuasa atas

pelayanan medik dengan mengarahkan langsung pada banyak pegawai yang

lebih dianggap sebagai tenaga penunjang suatu rumah sakit.

17
 Petugas yang bertugas dalam bidang rekam medis harus memiliki riwayat

pendidikan formal rekam medis dan informasi. Berdasarkan aturan dari

Menteri Kesehatan RI No. 55 Tahun 2013 menyampaikan bahwa petugas

rekam medis adalah orang yang telah menyelesaikan pendidikan Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan berdasarkan undang-undang yang ditetapkan.

Pada tahun 2014 diterbitkan Undang-Undang RI No. 36 Tahun 2014 perihal

tenaga kesehatan, bahwa petugas rekam medis diberi tugas dan

tanggungjawab dalam melaksanakan wewenang secara paripurna adalah

seorang Pegawai Negeri Sipil dan melaporkan kepada pihak yang berwenang

dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan rekam medis informasi kesehatan

terhadap sarana kesehatan. Jabatan fungsional petugas rekam medis dan

penyalur informasi berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi RI No. 30 Tahun 2013, yaitu:

1. Perekam Medis Terampil

a. Petugas rekam medis sebagai pelaksana

b. Pelaksanaan kegiatan lanjutan oleh petugas rekam medis

c. Petugas rekam medis pengganti

2. Perekam Medis Ahli

a. Petugas rekam medis Pertama

b. Petugas rekam medis Muda

c. Petugas rekam medis Madya (National & Pillars, n.d.)

2.4 Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Definisi Manajemen

18
 Manajemen secara umum adalah manajemen sumber daya manusia

seperti manajemen keuangan, pemasaran dan operasi. Organisasi

menerapkan manajemen sumber daya manusia sebagai kajian yang sangat

penting karena organisasi tidak hanya berhadapan dengan masalah bahan

mentah, peralatan kerja dan produksi dan modal. Sumber daya manusia

menjadi pokok permasalahan yang utama dalam membangun kinerja untuk

menjalankan sebuah tujuan dalam sebuah organisasi dengan mengelola

faktor yang menjadi bagian produksi (Johaeri Irhas, 2018).

2. Definisi Manajemen Sumberdaya Manusia

MSDM ialah komponen pertama saat menjalankan sebuah asosiasi.

Kondisi dan aksesibilitas tenaga kerja, norma kesesuaian dan kapabilitas

SDM yang berkualitas serta situasi tenaga kerja di tempat/jabatan yang

sesuai akan menentukan pencapaian asosiasi. Organisasi mempunyai

bidang yang strategis yaitu Manajemen sumber daya manusia (MSDM).

Definisi MSDM menurut Sutrisno (2009:6) merupakan sejumlah kegiatan

yang merencanakan, mengadakan, mengembangkan dan memelihara untuk

mencapai tujuan yang diharapkan secara pribadi maupun kelompok

melalui pemanfaatan SDM.

Sunyoto (2012:3) juga memiliki pandangan yang sama yaitu proses

manajemen sumber daya manusia merupakan kegiatan yang mengelola

dan memanfaatkan sumber daya manusia agar memiliki kontribusi yang

lebih terhadap setiap karyawan, pemimpin dan perusahaan dalam

menghadapi masalah yang tidak terduga. Selanjutnya, pemahaman MSDM

19
 yang disampaikan oleh Anthony, dkk (2002) rangkaian tugas yang

bervariasi yang diberikan oleh perusahaan dalam memberi pelatihan,

pengembangan, dukungan, mengorganisir, dan pemeliharaan bagi setiap

karyawan perusahaan.

3. Aset Organisasi

Flippo (1996), menyatakan bahwa SDM/tenaga kerja dewan

mengatur, memilah, mengoordinasikan, dan mengatur perolehan,

kemajuan kompensasi, campuran, dukungan, dan akhir hubungan pekerja

dengan niat penuh untuk mencapai tujuan tunggal perwakilan, organisasi

atau asosiasi dan masyarakat. Aset manusia para eksekutif adalah

perkumpulan yang secara resmi dibentuk oleh suatu organisasi untuk

membantu organisasi tersebut dalam menanganiSDM-nya sesukses

mungkin untuk memberi manfaat bagi para pekerja, organisasi dan

masyarakat (Samsuni : 113, 2017).

Setiap individu yang berhubungan dengan asosiasi akan

mendapatkan aset yang berbeda untuk mencapai tujuan asosiasi. Aset yang

dimiliki oleh organisasi dapat diklasifikasikan menjadi lima macam aset

(5M), yaitu sebagai berikut:

a. Man (Manusia)

Tenaga Kesehatan merupakan sumber daya manusia yang

ada di rumah sakit. Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009

tentang Kesehatan, setiap orang yang mengabdi pada bidang

kesehatan dikatakan sebagai tenaga kesehatan pengetahuan dan

20
keterampilan yang dimilikinya berdasarkan riwayat pendidikan

yang telah ditempuh untuk melakukan upaya peningkatan

kesehatan berdasarkan wewenang yang ditetapkan. Berdasarkan

aturan pemerintah No 32 Tahun 1996 mengenai tenaga Kesehatan

yang tercantum dalam bab 2 yaitu jenis tenaga kesehatan yang

termasuk dalamjenis tenaga keteknisian medis.

Jabatan fungsional petugas rekam medis dan jumlah

penempatan formasi berdasarkan peraturan Menteri

pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Republik Indonesia (Permenpan dan RB) No. 30 Tahun

2013 dari segi lingkungan RumahSakit Umum yaitu:

a. Rumah Sakit Umum Tipe A

3. Sebanyak 70 orang tenaga terampil dan

4. Sebanyak 20 orang tenaga ahli

b. Rumah Sakit Umum Tipe B

1. ebanyak 45 orang tenaga terampil dan

2. Sebanyak 10 orang tenaga ahli

c. Rumah Sakit Umum Tipe C

1. Sebanyak 30 orang tenaga terampil dan

2. Sebanyak 10 orang tenaga ahli

d. Rumah Sakit Umum Tipe D

1. Sebanyak 15 orang tenaga terampil dan

2. Sebanyak 4 orang tenaga ahli

21
 Sumber daya manusia sangat diperlukan dalam

menjalankan pekerjaan di rekam medis yang disesuaikan

dengan kompetensi petugas rekam medis, seorang petugas

rekam medis harus menguasai kompetensi dalam profesi

perekam medis. Pekerjaan sebagai petugas rekam medis

memerlukan pengetahuan yang merupakan komponen

penting. Menurunnya hasil kinerja merupakan dampak

negatif yang ditimbulkan akibat pengetahuan yang rendah.

Petugas rekam medis berdasarkan Permenkes No.

55 Tahun 2013 perihal Perekam Medis yang ditetapkan

adalah seseorang yang telah menyelesaikan Pendidikan

rekam medis dan informasi kesehatan berdasarkan aturan

dalam Undang-Undang yang berlaku. Kualifikasi petugas

rekam medis berdasarkan riwayat pendidikan, yaitu :

a) Ahli madya Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan jika memiliki riwayat pendidikan

DIII RM dan Informasi Kesehatan.

b) Sarjana Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan jika memiliki riwayat pendidikan

DIV RM dan Informasi Kesehatan.

c) Sarjana Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan dengan latar belakang pendidikan

S1 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

22
 d) Magister Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan dengan latar belakang pendidikan

S2 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.

Tingginya pendidikan yang dimiliki petugas

rekam medis akan membawa pengaruh

positif karena pengetahuan dan pengalaman

yang dimiliki lebih luas dibanding

rendahnya pendidikan petugas.

b. Material (Bahan-Bahan yang diperlukan dalam kegiatan)

Tercapainya tujuan yang sesuai dengan harapan

memerlukan ketersediaan bahan dan peralatan (Abarca,

2021). Memanfaatkan bahan material yang tersedia.

Kegiatan yang dilakukan secara berkelompok dalam

mendayagunakan material merupakan manajemen. Data

pasien yang dicatat dalam rekam medis merupakan suatu

kerahasiaan yang harus dijaga dan dilindungi melalui

dengan menyimpan lembaran laporan ke dalam sebuah map

dengan tujuan informasi tersebut hanya akan diterima oleh

pasien saja bukan pihak lain. Terdapat perbedaan dalam

penyimpanan berkas rekam medis dengan folder sebuah

perusahaan.

Berkas rekam medis memiliki tujuan penyimpanan,

yaitu :

23
 1) Berkas yang disimpan dalam rak

penyimpanan akan lebih mudah dicari dan

cepat ditemukan

2) Proses pengambilan berkas dilakukan

dengan mudah

3) Pengembalian berkas yang relatif mudah

4) Berkas yang disimpan dapat terjaga dan

terlindungi untuk menghindari adanya

berkas yang dicuri maupun dari kerusakan

secara fisik, biologi dan kimia.

Bahan mentah (raw material) dan bahan jadi

merupakan komponen material. Material yang terdapat

pada ruang filing merupakan bahan yang dapat digunakan

untuk membuat formulir, map untuk menyimpan dokumen,

serta jenis dan warna tinta yang dipakai, kemudian bahan

yang disediakan untuk pembuatan rak filing.

c. Machine (Mesin atau alat untuk berproduksi)

Laba dalam jumlah besar dapat diperoleh jika

tersedianya alat atau mesin yang dapat mempermudah

dalam melakukan pekerjaan dan meningkatkan kinerja

(Abarca, 2021) Menurut World Health Organization

(WHO) dalam Anik (2016) mengemukakan bahwa

penggunaan tracer sebagai petunjuk dapat meningkatkan

24
 kinerja para petugas rekam medis dan mengontrol berkas

rekam medis. Berkas yang telah dipindahkan dari rak

penyimpanan memerlukan ketersediaan tracer sebagai

petunjuk yang dapat member kepastian dan sasaran yang

menjadi target pengiriman. Out guide merupakan sebutan

lain tracer di berbagai negara. Ketersediaan tracer atau

outguide dapat membantu dalam proses pencarian jika

berkas tidak ditemukan di rak penyimpanan (Pujilestari,

2016).

Menurut perMenKes RI Nomor 82 Tahun 2013

pasal 3, bahwa penyelenggaraan SIMRS diharuskan bagi

setiap rumah sakit. Menggunakan aplikasi dalam

penyelenggaraan SIMRS yang berasal dari sumber terbuka

(open source) oleh kementerian kesehatan sebagai pihak

penyedia atau rumah sakit menggunakan aplikasi yang

dibuat sendiri.

d. Money (Anggaran Dalam Proses Produksi)

Dana merupakan salah satu yang paling berperan

untuk mencapai suatu sistem di instansi pelayanan

kesehatan agar tercapai pelayanan yang baik dan cepat

sesuai dengan yang diharapkan pasien. Di Rumah sakit X,

dana pada bagian rekam medis tidak diperoleh dalam

bentuk uang melainkan barang. Petugas rekam medis sudah

25
 menyusun dalam rincian keperluan yang dibutuhkan dalam

pelaksanaan penyimpanan rekam medis kemudian ada

tenaga medis lain yang bertanggung jawab membuat

anggaran yang berisikan segala kebutuhan dalam rekam

medis, dan dana tersebut akan diperoleh dari JKN (Jaminan

Kesehatan Nasional) dan APBD (Anggaran Pendapatan dan

Belanja Daerah).

Setelah dana sudah ada, maka barang yang

diperlukan akan diberikan ke bagian rekam medis.

Anggaran dana dibutuhkan dalam pelaksanaan

penyimpanan rekam medis untuk meningkatkan kualitas

pelayanan pada pasien. Dana atau biaya sebagai sarana

manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar target

yang telah di sepakati dapat tercapai (Sinaga, 2021).

e. Method (Metode Dalam Proses Produksi)

Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan

cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan

berbagai pertimbangan pada sasaran, fasilitas yang tersedia

dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.

Method merupakan suatu tata cara kerja atau metode yang

baik dan akan memperlancar jalannya pekerjaan. Walaupun

metode baik, jika orang yang melaksanakannya tidak

26
 mengerti atau tidak mempunyai pengalaman hasilnya tidak

akan memuaskan (Uus et al., 2021).

SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah sistem

yang dilakukan secara baik dengan berurutan mulai awal

sampai terakhir yang disusun untuk merapikan,

menertibkan dan memudahkan dan pekerjaan kita. Sistem

penyimpanan yang diterapkan di Rumah Sakit X adalah

family folder dimana satu map/folder rekam medis

digunakan untuk satu keluarga dan masing-masing formulir

diberi tambahan kode khusus untuk membedakan rekam

medis milik ayah, ibu, dan anak. Sistem penomoran

menggunakan family numbering dimana penomoran ini

dipakai untuk satu keluarga (satu nomor untuk satu

keluarga).

2.5 Bona Pasogit

1. Pengertian Bona Pasogit

Suku Batak lahir dari tanah Batak yang berada di Sumatera,

tepatnya di Sumatera Utara. Bona Pasogit dua kata yag tidak asing lagi di

telinga Orang Batak khususnya Batak Toba jika di artikan Bona Pasogit

adalah identitas diri pribadi yang memberikan informasi dari mana ia

berasal, siapa ia, serta mengapa ia kemudian merantau ke seluruh penjuru

dunia. Orang Batak wajib bangga memiliki Bona Pasogit.

27
 Batak adalah suatu identitas sosial yang dilekatkan pada

sekelompok manusia penghuni kawasan pegunungan Bukit Barisann

bagian utara yang telah hidup secara turun-temurun ratusan atau bahkan

mungkin ribuan tahun dengan kebudayaan yang khas. Kawasan yang di

tengahnya terhampar perairan yang luas, yaitu Danau Toba, juga dikenal

sebagai Tanah Batak.

Sejarah keberadaan masyarakat adat jauh lebih dulu ada sebelum

Negara kuno berdasarkan agama Hindu Buddha dan Islam maupun Negara

modern paska colonial Eropa menjadi sumber dan legitimasi utama atas

hak kolektif mereka sebagai kesatuan masyarakat. Hak kolektif ini

diyakini dan dinyatakan sebagai hak konstitusional di Indonesia sejak

merdeka dengan adanya rumusan Pasal 18 ayat (2) UUD 1945 khususnya

pada penjelasan yang menyebutkan hak-hak kolektif ini sebagai hak asal-

usul yang menjadi dasar pengakuan dab penghormatan bagi Kesatuan

Masyarakat Hukum Adat untuk mengatur dan mengurus dirinya sendiri

berdasarkan susunan asli (pemerintah adat) dan merupakan daerah yang

bersifat istimewa.

Dari zaman dahulu orang Batak tahan banting, apa saja pekerjaan

pasti dikerjakan. Tidak ada kata gengsi, selagi pekerjaan tersebut masih di

jalam yang benar. Kita dapat melihat di negeri yang kita cintai ini. Orang

Batak cukup berperan penting dalam kemajuan negeri ini.

Seiring dengan masuknya agama ke tanah Batak, hal ini membawa

pengaruh terhadap adat dan tradisi. Adat dan tradisi yang bertentangan

28
dengan nilai agama tereliminasi. Sehingga dampaknya adalah jarang

ditemukan atau bahkan tida di jumpai lagi suatu adat dan tradisi yang

hilang tersebut. Namun saat ini, masyarakat Batak tetap konsiten menjaga

tardisi dan kebudayaannya. Orang Batak terkenal dengan tradisi dan

budayanya yang unik.

Dari Budaya Batak tersebut bisa kita ambil lagi kata yang unik

untuk kita dengarkan yaitu istilah kata “Dalihan Na Tolu”. Arti dari kata

tersebut yaitu yang merupakn lambing dari system sosial masyarakat

Batak yang juga mempunyai tiga tiang penopang yang terdiri dari Hula-

hula Dongan Tubu dan Elek Mar Boru.

Dalihan Na Tolu terdiri dari 3 kata yang berasal dari Bahasa Batak

yaitu Dalihan, Na, Tolu. Dalihan artinya tunggu Na artinya yang atau ked

an Tolu artinya tiga. Jadi jika dirangkai akan menadi: Dalihan Na Tolu

atauyang artinya Tungku yang Tiga atau Tungku yang memiliki 3

penopang. Dalihan Na Tolu terkenal di Adt Batak. Yang memiliki tiga arti

dasar dalam kehidupan sosial dan budaya yang harus di amalkan dalam

kehidupan sehari-hari, terutama dalam adat istiadat orang batak.

Dalihan Na Tolu adalah bentuk perumpamaan dalam menjalani

kehidupan sehari-hari baik dalam bentuk sosial maupun budaya dan adat

masyarakat yang didasari 3 asas pokok dasar yang dikenal dengan 3

istilah, yaitu Somba Marhula-hula. Manat Mardongan Tubu, dan Elek

Marboru.

29
 Berikut ini 3 istilah yang terdapat dalam Dlihan Na Tolu lengkap

dengan Implementasinya:

1. Somba Marhula-hula

Somba artinya sembah, hormta dan junjung tinggi. Mar

artinya dalam bahasa Indonesia disebut imbunha Ber yang

berfungsi sebagai pembentuk kata sifat. Sedangkan Hula-hula

artinya adalah keluarga laki-laki dari pihak marga istri.

Jadi secara umum artinya Somba Marhula-hula artinya

adalah hormat kepada keluarga laki-laki dari piha istri.

2. Manan Mardongan Tubu

Manat artinya hati-hati. MArdongan artinya berteman. Tubu

artinya lahir, yang di umpama kan sebagai sabutuha atau

semarga. Jika digabungkan menjadai Manat Mardongan Tubu

artinya adalah hati-hati kepada saudara laki-laki satu marga

atau saudara sabutuha. Gambaran dongan tubu adalah sosok

seorang adik.

3. Elek Marboru

Elek artinya buju, mengasihi, melindungi, mengayomi.

Sedangkan Boru artinya wanita atau perempuan. Jadi, Elek

Marboru artinya membujuk/mengasihi/mengayomi wanita.

BAB III

METODE PENELITIAN

30
3.1 Jenis Penelitian dan Lokasi Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif dengan pendekatan

deskriptif, dengan tujuan untuk dan mengetahui bagaimana gambaran

pengelolaan rekam medis sesuai dengan cri khas Bona Pasogit di RSUD

Dolok Sanggul. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Dolok Sanggul menjadi

lokasi pelaksanaan penelitian yang akan diagendakan pada bulan Juni 2022.

3.2 Pendekatan Penelitian

Studi kasus digunakan sebagai pendekatan penelitian yang proses

pengambilan melalui wawancara, observasi dan telaah dokumen.

3.3 Sumber Data

Penelitian ini menggunakan berbagi sumber data yang dapat menunjang

pelaksanaan penelitian untuk mengumpulkan informasi mengenai gambaran

pengelolaan rekam medis di RSUD Dolok Sanggul.

1. Data Primer

Merupakan segala informasi yang dikumpulkan melalui wawancara dan

dokumentasi mengenai tujuan penelitian dengan menerapkan protokol

kesehatan.

2. Data Sekunder

Segala informasi yang diperoleh dari internet yang dapat mendukung

pelaksanaan penelitian dengan membaca, mencatat dan mempelajari

referensi yang lengkap.

3.4 Metode Pengumpulan Data

1. Wawancara Interview

31
 Peneliti melakukan wawancara kepada informan kemudian mencatat dan

merekam jawaban yang telah didengarkan secara teliti saat melakukan

proses wawancara.

2. Observasi

Observasi yaitu pengamatan secara langsung terhadap sistem pengelolaan

rekam medis di RSUD Dolok Sanggul.

3. Dokumentasi

Melakukan pengamatan pada ketersediaan dokumen kemudian mengisi

lembar observasi, terlaksana dengan baik dan memberikan hasil yang

optimal dan akurat sehingga dapat dipertanggungjawabkan dalam suatu

karya ilmiah.

3.5 Instrumen Penelitian

Instrumen yang digunakan saat melakukan wawancara kepada informan

secara langsung berupa pedoman wawancara, dokumen pendukung dan

beberapa referensi mengenai gambaran sistem pengelolaan rekam medis.

Menggunakan handphone untuk mengambil gambar dan merekam suara

informan. Pemilihan informan melalui teknik purposive sampling yang

berdasarkan pada kriteria inklusi yaitu berusia >17 tahun dan bertugas pada

bagian rekam medis.

3.6 Teknik Analisis

Hasil yang diperoleh melalui wawancara mendalam berupa rekaman suara

dipindahkan ke dalam bentuk transkrip untuk setiap informan yang telah

dikelompokkan berdasarkan variabel yang diteliti. Data yang telah

32
 dikumpulkan tidak semuanya digunakan. Terdapat tiga prosedur dalam

memperoleh data, yaitu:

1. Data yang direduksi

2. Data yang disajikan

3. Data yang telah diverifikasi

DAFTAR PUSTAKA

Angga Saputra, A. S., & Haryani Octaria, H. O. (2021). Perbandingan

Pengetahuan Petugas Rekam Medis Untuk Pencapaian Standar Pengelolaan

33
Rekam Medis Sebelum Dan Sesudah Pelatihan Di Rumah Sakit Bersalin Annisa

Pekanbarutahun 2019. Jurnal Rekam Medis (Medical Record Journal), 1(1), 12–

24. https://doi.org/10.25311/jrm.vol1.iss1.331

Asmara Indahingwati. (2020). Manajamen Sumber Daya Manusia (MSDM) (p.

322). Scopindo media pustaka

Aulia Nurul K,Novia Nuraini, A. P. W. (2020). Analisis Faktor Penyebab

Kerusakan Berka Srekam Medis Di Rumah Sakit Universitas Airlangga. JREMI:

Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(3), 281–287.

Ayuningrum, T. A., Wijayanti, R. A., Deharja, A., & Santi, M. W. (2020).

Pendekatan Sistem Dalam Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Mitra

Sehat Situbondo. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan, 1(4),

400–411.

Dewi, A., Sulrieni, I. N., Rahmatiqa, C., & Yuniko, F. (2021). Literature Review:

Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis di Rumah

Sakit. Indonesian of Health Information Management Journal (INOHIM), 9(1),

21–29. https://doi.org/10.47007/inohim.v9i1.234

34