Heme, Vol III No 1

Maret 2021

Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Filing Dokumen Rekam

Medis Rumah Sakit Universitas Udayana Tahun 2022
I Gede Galih Darma Saputra¹, I Dewa Agung Ketut Sudarsana², Ni Nyoman Meryadi³
1
Mahasiswa Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Diploma III, STIKes Wira
Medika Bali
2
Dosen Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Diploma III, STIKes Wira Medika
Bali
3
Dosen Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Program Diploma III, STIKes Wira Medika
Bali

ARTICLE INFO ABSTRACT

Kata kunci : Penyelenggaraan rekam medis memiliki tujuan untuk menunjang

misfile, dokumen
rekam medis, unsur
manajeman 5M
Email :
galih010890@gmail.com
nyoman.mery86@gmail.com
dasudarsana52@gmail.com
tercapainya tertib administrasi guna meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Salah satunya bagian pengolahan dokumen
rekam medis yaitu filing (penyimpanan). Pelaksanaan penyimpanan
yang dilakukan dengan tidak baik akan mempersulit dalam pencarian
kembali dokumen rekam medis yang diperlukan dan akan menyebabkan
terjadinya missfile. Dampak yang akan ditimbulkan jika kejadian
missfile tidak ditangani, yaitu menghambat pelayanan dan data medis
pasien menjadi tidak berkesinambungan. Tujuan penelitian ini adalah
untuk mengetahui faktor manajemen 5M (Man, Money, Material,
Methode Machine) yang memiliki kontribusi terhadap misfile dokumen
rekam medis di Rumah Sakit Universitas Udayana. Penelitian ini
menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan
wawancara dan menentukan partisipan menggunakan metode
Nonprobability Sampling. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Faktor
Man pada petugas rekam medis didapatkan bahwa penyebab
terjadinya misfile dokumen rekam medis yaitu penyebab masih sering
dikarenakan kurang ketelitian petugas filing dalam proses
penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis. Faktor Money
tidak menjadi penyebab kejadian misfile dokumen rekam medis.
Faktor Materials tidak menjadi penyebab kejadian misfile dokumen
rekam medis. Faktor Machines penyebab terjadinya misfile dokumen
rekam medis yaitu machines/sarana dan prasarana yang digunakan
dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis tidak
sesuai karena ada beberapa pengambilan dokumen rekam medis oleh
petugas filing tidak meletakkan /menyelipkan tracer. Faktor Method
yang menjadi penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis yaitu
Method/cara yang digunakan dalam proses penyimpanan dan pencarian
dokumen rekam medis tidak sesuai dengan SPO (Standar Prosedur
Operasional)
 PENDAHULUAN

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan dan gawat darurat (PMK No 340, 2010).
Untuk menjalankan tugas sebagaimana dimaksud, rumah sakit mempunyai fungsi
penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar
pelayanan rumah sakit, pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis,
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan dan penyelenggaraan
penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka
peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan (UU No 44, 2009).
Penyelenggaraan rekam medis memiliki tujuan untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan
kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di
rumah sakit Rekam medis dapat terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan
melakukan tugas dengan baik. Salah satunya bagian pengolahan dokumen rekam medis
yaitu filing (penyimpanan). Filing adalah bagian dari unit rekam medis yang berfungsi
sebagai tempat penyimpanan dokumen rekam medis atas dasar sistem penomoran,
penyimpanan dan penjajaran tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga jika
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat tersedia secara cepat dan tepat.
Penyimpanan dokumen rekam medis yang baik merupakan keberhasilan
manajemen dari suatu pelayanan kesehatan. Penyimpanan dokumen rekam medis
dilakukan oleh perekam medis. Pelaksanaan penyimpanan yang baik harus sesuai dengan
Standar Prosedur Operasional (SPO) yang ada di unit rekam medis. Selain itu sarana dan
prasarana juga dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam
medis. Pelaksanaan penyimpanan yang dilakukan dengan tidak baik akan mempersulit
dalam pencarian kembali dokumen rekam medis yang diperlukan dan akan menyebabkan
terjadinya missfile.
Missfile adalah kesalahan penempatan dokumen rekam medis, salah dalam
penyimpanan rekam medis, ataupun tidak ditemukannya rekam medis di tempat
penyimpanan sesuai dengan urutan penomorannya. Banyak faktor yang menjadi penyebab
terjadinya missfile, faktor-faktor tersebut antara lain yaitu faktor sistem penyimpanan,
sistem penomoran, sistem penjajaran, sarana ruang penyimpanan dan petugas ruang
penyimpanan.
Dampak yang akan ditimbulkan jika kejadian missfile tidak ditangani, yaitu
menambah pekerjaan petugas karena harus membuatkan dokumen rekam medis yang baru
untuk pasien lama, menghambat pelayanan dan data medis pasien menjadi tidak
berkesinambungan.
Rumah Sakit Universitas Udayana adalah rumah sakit milik Universitas Udayana
yang bertipe C. Data menunjukkan persentase kejadian missfile setiap bulan mengalami
peningkatan padahal terjadi penurunan kunjungan pasien yang sudah pernah berobat. Dari
target indikator mutu Rumah Sakit Universitas Udayana yang ditargetkan sebesar 1%.
 Tujuan dari penelitian ini yaitu mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya
misfile di bagian filing dokumen rekam medis rumah sakit universitas udayana
berdasarkan faktor man, mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian
filing dokumen rekam medis rumah sakit universitas udayana berdasarkan faktor money,
mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di bagian filing dokumen rekam
medis rumah sakit universitas udayana berdasarkan faktor material, mengetahui faktor-
faktor penyebab terjadinya misfile di bagian filing dokumen rekam medis rumah sakit
universitas udayana berdasarkan faktor method dan mengetahui faktor-faktor penyebab
terjadinya misfile di bagian filing dokumen rekam medis rumah sakit universitas udayana
berdasarkan faktor machine.
Dengan latar belakang masalah seperti diatas, maka penulis tertarik untuk meneliti
tentang “Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Filing Dokumen Rekam
Medis Rumah Sakit Universitas Udayana Tahun 2022”.

METODE
Jenis penelitian yang digunakan yaitu penelitian deskriptif kualitatif dengan fokus
penelitian adalah mendeskripsikan atau menggambarkan mengenai faktor-faktor penyebab
terjadinya misfile di bagian filing dokumen rekam medis rumah sakit universitas udayana.
pelaksanaan penelitian ini dilaksanakan pada bulan juni 2022. Penelitian dilaksanakan di
bagian filing dokumen rekam medis instalasi rekam medis rumah sakit universitas
udayana, badung, bali. jumlah populasi dalam penelitian ini adalah 6 orang petugas rekam
medis yaitu diantaranya, 5 petugas filling, , 1 koordinator filing di rumah sakit universitas
udayana dengan teknik pengambilan sampel dalam penelitian ini adalah teknik
nonprobability sampling yaitu dengan total sampling (sugiyono, 2016) dan sampel dalam
penelitian ini adalah keseluruhan populasi yaitu 6 orang petugas rekam medis yaitu
diantaranya, 5 petugas filling, 1 koordinator filing di rumah sakit universitas udayana dari
segi faktor man, money, materials, methods, mechine.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Rumah Sakit Universitas Udayana merupakan rumah sakit bertipe C dan
telah memiliki 20 orang pegawai tenaga rekam medis.
Karakteristik Responden

Tabel 1 Karakteristik Responden

No. Responden Umur Pendidikan Lama Jabatan Pekerjaan

(Tahun) Terakhir Kerja
(Tahun)

Responden
1. 31 D3 6 Koordinator Filing
1/R1
Responden
2. 30 S1 4 Petugas filing
2/R2

Responden
3. 26 D4 3 Petugas filing
3/R3
Responden
4. 26 S1 1 Petugas filing
4/R4

Responden
5. 26 S1 1 Petugas filing
5/R5

Responden
6. 25 S1 3 Petugas filing
6/R6

Pelaksanaan Penyimpanan dan Pencarian Dokumen Rekam Medis Pada Bagian

Filing Di Rumah Sakit Universitas Udayana.
Proses penyimpanan dokumen rekam medis pasien yang telah selesai
dirakit dan dilakukan pengelolaan data, selanjutnya disimpan pada rak
penyimpanan dokumen rekam medis di Instalasi Rekam Medis:
1. Dokumen Rekam Medis pasien yang telah diproses secara lengkap di
Instalasi Rekam Medis, dilakukan sortir berdasarkan penomoran rak
penyimpanannya.
2. Dokumen Rekam Medis pasien ditempatkan di rak penyimpanan sesuai
dengan penomorannya.
3. Tracer yang digunakan untuk menggantikan posisi dokumen rekam medis
diambil, digantikan dengan dokumen rekam medis yang telah selesai
dipergunakan.
Proses pencarian dokumen rekam medis di ruang filing Instalasi Rekam
Medis dapat dilakukan dengan :
1. Adanya peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan penelitian,
audit medis dan kepentingan pengadilan.
2. Adanya pemintaan surat keterangan medis ( surat keterangan lahir, surat
keterangan kematian, klaim asuransi).
3. Adanya kunjungan pasien yang telah melakukan registrasi.

Proses pengambilan dokumen rekam medis sebagai berikut :

1. Menerima permintaan pengambilan dokumen rekam medis dari unit

 pengguna untuk pelayanan pasien atau pengguna lain yang digunakan
untuk keperluan tertentu.
2. Setelah mendapatkan print out tracer, berdasarkan hal tersebut dokumen
rekam medis diambil pada lokasi rak nomor yang bersangkutan. Kemudian
print out tracer diletakkan/diselipkan pada lokasi rak nomor dokumen
rekam medis yang dikeluarkan dari rak penyimpanan.
3. Dokumen rekam medis siap didistribusikan setelah mengisi buku kendali
dokumen rekam medis.
Dokumen rekam medis yang tidak ada pada rak penyimpanan berdasarkan
nomor rekam medisnya dapat dicari dengan cara:
1. Cek pada komputer, tanggal dan layanan terakhir yang dikunjungi.

2. Dari layanan dan tanggal kunjungan terakhir di cek kembali pada buku
ekspedisi ruangan atau poliklinik apakah sudah dikembalikan atau masih
berada di ruang pelayanan.
3. Jika dokumen masih di ruang perawatan maka ruang maupun poli
langsung dihubungi dan informasikan bahwa dokumen rekam medis akan
diambil oleh petugas filing untuk dibawa ke ruang Instalasi Rekam Medis.
4. Dokumen rekam medis yang sudah diolah di bagian pengelolaan dokumen
rekam medis, di cek kembali pada buku pengendalian penyimpanan untuk
memastikan apakah sudah disimpan, jika sudah tercatat dalam buku
pengendalian berarti sudah disimpan tetapi salah simpan (misfile).
5. Apabila tetap tidak ditemukan dibuatkan dokumen rekam medis
sementara.
6. Setelah selesai diperiksa dokter, dokumen rekam medis sementara
disatukan kembali dengan dokumen rekam medis lama (bila ditemukan
kembali)
7. Apabila rekam medis tetap tidak ditemukan setelah dicari selama dua
minggu (dua belas hari kerja), maka dibuatkan berita acara kehilangan
rekam medis sesuai dengan peraturan yang berlaku.
8. Melaporkan berita acara kehilangan rekam medis kepada Direktur Utama.

Observasi yang dilakukan penulis mengenai penyimpanan dokumen rekam

medis digambarkan melalui tabel observasi berikut :
Tabel 2 Hasil Observasi Proses Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

No Observasi Keterangan
1 Dokumen Rekam Medis pasien Sesuai
yang telah diproses secara
lengkap di Instalasi Rekam Medis,
dilakukan sortir berdasarkan
penomoran rak penyimpanannya.
2 Dokumen Rekam Medis pasien Sesuai
ditempatkan di rak penyimpanan
sesuai dengan penomorannya.
3 Tracer yang digunakan untuk Tidak sesuai karena ada beberapa
menggantikan posisi dokumen dokumen rekam medis yang disimpan
rekam medis diambil, digantikan sesuai dengan penomoran sebelumnya
dengan dokumen rekam medis tidak diletakkan/diselipkan tracer
yang telah selesai dipergunakan.
 Berdasarkan tabel 2 diketahui bahwa pelaksanaan penyimpanan dokumen
rekam medis yang telah lengkap diproses dilakukan sortir berdasarkan penomoran
rak penyimpanannya kemudian ditempatkan di rak penyimpanan sesuai dengan
penomorannya dan tracer yang digunakan untuk menggantikan posisi dokumen
rekam medis diambil, digantikan dengan dokumen rekam medis yang telah selesai
dipergunakan tidak sesuai karena ada beberapa dokumen rekam medis yang
disimpan tidak berisi tracer pada nomor dokumen rekam medis yang akan
disimpan. Hal ini diperkuat dengan pendapat R2 sebagai berikut :
“Less yang telah disortir sesuai dengan nomor raknya akan dimasukkan
ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan urutan nomor rekam medisnya
terkadang ada beberapa saya lupa menempatkan tracer pada less yang saya
diambil dikarenakan terburu-buru untuk segera mendistribusikan dokumen
rekam medis tersebut ke ruang pelayanan.” (R2/Petugas Filing)

Observasi yang dilakukan penulis mengenai pencarian dokumen rekam

medis digambarkan melalui tabel observasi berikut :
Tabel 3 Hasil Observasi Proses Pengambilan Dokumen Rekam Medis

No Observasi Keterangan
1 Menerima permintaan Sesuai
pengambilan dokumen rekam
medis dari unit pengguna untuk
pelayanan pasien atau pengguna
lain yang digunakan untuk
keperluan tertentu
2 Dokumen rekam medis diambil Tidak sesuai karena ada beberapa
pada lokasi rak nomor yang pengambilan dokumen rekam medis
bersangkutan. Kemudian print out tidak meletakkan atau menyelipkan
tracer diletakkan/diselipkan pada print out tracer
lokasi rak nomor dokumen rekam
medis yang dikeluarkan dari rak
penyimpanan.
3 Dokumen rekam medis siap Sesuai
didistribusikan setelah mengisi
buku kendali dokumen rekam
medis

Berdasarkan tabel 3 diketahui bahwa pelaksanaan pengambilan dokumen

rekam medis yaitu petugas filing menerima permintaan pengambilan dokumen
rekam medis sudah sesuai tetapi dokumen rekam medis yang sudah diambil
beberapa ada yang tidak meletakkan/menyelipkan tracer sebagai penanda
dokumen rekam medis tersebut sudah diambil, setelah dokumen rekam medis
diambil dari rak penyimpanan kemudian didistribusikan setelah mengisi buku
kendali dokumen rekam medis.

Hasil Analisis Data

Penelitian dilaksanakan pada bulan Juni 2022 di Rumah Sakit Universitas

Udayana dengan melakukan observasi dan wawancara yaitu menggunakan
pedoman wawancara kepada 6 orang responden diantaranya, 1 koordinator filing
dan 5 petugas filing rekam medis. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi
dari 6 Responden didapatkan 5 tema yaitu : (1) Penyebab misfile dokumen rekam
medis dari faktor Man, (2) Penyebab misfile dokumen rekam medis faktor Money,
(3) Penyebab misfile dokumen rekam medis dari faktor Materials, (4) Penyebab
misfile dokumen rekam medis dari faktor Machines, (5) Penyebab misfile
dokumen rekam medis dari faktor Method. Adapun hasil penelitiannya yaitu :
1. Faktor Penyebab Terjadinya Misfile Berdasarkan Faktor Man

Man yang dimaksud dalam penelitian ini merujuk pada sumber daya
manusia yang terlibat atau berperan secara langsung dalam kegiatan
pengambilan dokumen rekam medis dan penyimpanan dokumen rekam medis.
Faktor man yang diteliti adalah pendidikan, umur, lama kerja dan ketelitian
petugas filing.
Berdasarkan hasil wawancara penulis terhadap R1 menunjukkan
bahwa penyebab masih sering terjadi misfile dokumen rekam medis
dikarenakan kurang ketelitian petugas filing dalam proses penyimpanan
sehingga salah meletakkan dokumen rekam medis di rak penyimpanan
yang tidak sesuai dengan penomoran dokumen rekam medis. Selain itu,
petugas filing kurang teliti dalam pencarian dokumen rekam medis dimana
petugas filing tidak meletakkan/menyelipkan tracer sebagai pengganti
dokumen rekam medis yang diambil. Hal tersebut diperkuat dengan pendapat
R1 sebagai berikut :
“Sering kali staff saya kurang teliti menyimpan less ndak sesuai
dengan nomor lessnya, kadang maju 1 nomor kadang mundur satu nomor
jadinya sudah termasuk kejadian misfile, apalagi saat pasien banyak
berkunjung dipoliklinik pagi-pagi, staff saya sampai lupa menaruh tracer di
rak karena dikejar perawat poli untuk segera distribusi lessnya. Nah karena
tidak berisi tracer di less yang sebelumnya diambil, bikin salah penyimpanan
nantinya saat less disimpan selesai pelayanan dan pengelolaan lessnya
seperti yang saya bilang tadi.” (R1/Koordinator Filing)
2. Faktor Penyebab Terjadinya Misfile Berdasarkan Faktor Money

Dalam menunjang sebuah pelayanan yang ada, perlu adanya dana

anggaran dipergunakan untuk kelengkapan sarana dan prasarana dalam
menunjang pekerjaan. Jasa pelayanan yang diberikan akan mendorong
semangat kerja karyawan.
 Berdasarkan hasil wawancara dengan R3, R5, R6 tidak ada kendala
pekerjaan terkait kelengkapan pengadaan sarana dan prasarana penunjang
kerja dan jasa pelayanan yang diberikan sudah mencukupi. Hal tersebut
didukung oleh pernyataan dari R3, R5, R6 saat mejawab wawancara dari
peneliti sebagai berikut :
“Jasa pelayanan terkadang terlambat cair, tapi saya tetep bersyukur
karena milik pemerintah pasti tetap akan cair, hehehe.” ( R3/Petugas Filing)
“Rs Unud mendukung sekali penyelenggaraan rekam medis disini
dari segi anggaran, terbukti rak penyimpanan lessnya sangat kuat dan besar
dibandingkan rumah sakit lainnya yang saya pernah lihat saat praktek
semasa kuliah.” (R5/Petugas Filing)
“Selama bekerja disini saya belum pernah merasa menurunnya
semangat bekerja dikarenakan jasa pelayanan.” (R6/Petugas Filing)

3. Faktor Penyebab Terjadinya Misfile Berdasarkan Faktor Materials

Materials merupakan bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan

dalam penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis. Faktor materials
yang dilihat dalam hal ini adalah buku kendali, map dokumen rekam medis
dan formulir rekam medis.
Observasi yang dilakukan penulis mengenai material/ bahan yang
digunakan di bagian filing digambarkan melalui tabel hasil observasi sebagai
berikut :
Tabel 4 Hasil Observasi Materials/Bahan Di Bagian Filing Dokumen Rekam Medis
Obser Keteranga
vasi n
Penggunaan buku Sesuai
kendali
Penggunaan map Sesuai
rekam medis
Penggunaan Sesuai
formulir rekam
medis

Berdasarkan table 4 diketahui bahwa material yang digunakan dalam

proses penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis sudah sesuai
dengan penggunaannya sehingga tidak berpengaruh dalam penyebab
terjadinya misfile. Hal ini diperkuat oleh hasil wawancara peneliti dengan R4
dan R5 sebagai berikut :
 “Semua less kita menggunakan map rekam medis yang tebal yang
didalamnya berisi formulir ukuran A4 sesuai dengan rak penyimpanannya.”
(R4/Petugas Filing)
“Less yang sudah diambil dari rak penyimpanan kemudian ditulis pada
buku kendali sebelum didistribusi ke ruang pelayanan, dimana buku kendali
ini berfungsi untuk mengkroscek less yang akan balik dari ruang pelayanan ke
ruang rekam medis.” (R5/Petugas Filing)
4. Faktor Penyebab Terjadinya Misfile Berdasarkan Faktor Machines

Machines merupakan peralatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan

dalam penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis Faktor machine
yang diteliti yaitu tracer, meja sortir dan rak penyimpanan.
Observasi yang dilakukan penulis mengenai machines/sarana dan
prasarana yang digunakan di bagian filing digambarkan melalui tabel hasil
observasi sebagai berikut :
Tabel 5 : Hasil Observasi Machines/Sarana Dan Prasarana Di Bagian

Filing Dokumen Rekam Medis

No Observa Keteran
si gan
1 Penggun Tidak sesuai karena
aan ada beberapa
tracer pengambilan
dokumen rekam
medis tidak
meletakkan
/menyelipkan print
out tracer
2 Penggun Sesuai
aan meja
sortir
3 Penggun Sesuai
aan rak
penyimp
aan

Berdasarkan tabel 5 diketahui bahwa machines/sarana dan prasarana

yang digunakan dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen rekam
medis tidak sesuai karena ada beberapa pengambilan dokumen rekam medis
tidak meletakkan /menyelipkan tracer sehingga
berpengaruh dalam penyebab terjadinya misfile. Hal ini diperkuat oleh hasil
wawancara peneliti dengan R1 dan R2 sebagai berikut :
“Apalagi saat pasien banyak berkunjung dipoliklinik pagi-pagi, staf saya
sampai lupa menaruh tracer di rak karena dikejar perawat poli untuk segera
distribusi lessnya. Nah karena tidak berisi tracer di less yang sebelumnya
diambil, bikin salah penyimpanan nantinya saat less disimpan selesai
pelayanan dan pengelolaan lessnya seperti yang saya bilang tadi.”
(R1/Koordinator Filing)

“Less yang telah disortir sesuai dengan nomor raknya akan dimasukkan ke
dalam rak penyimpanan sesuai dengan urutan nomor rekam medisnya,
terkadang pada proses pencarian ada beberapa saya lupa menempatkan
tracer pada less yang saya diambil dikarenakan terburu-buru untuk segera
mendistribusikan dokumen rekam medis tersebut ke ruang pelayanan.”
(R2/Petugas Filing)

5. Faktor Penyebab Terjadinya Misfile Berdasarkan Faktor Method

Method merupakan cara untuk mencapai suatu tujuan, dalam

kegiatan penelitian terkait penyimpanan dan pencarian dokumen rekam
medis. Faktor method yang diteliti yaitu mengenai sistem penomoran
dan penjajaran serta SPO tentang penyimpanan dan pencarian rekam
medis.
Observasi yang dilakukan penulis mengenai method/cara yang
digunakan di bagian filing digambarkan melalui tabel hasil observasi
sebagai berikut :
Tabel 6 Hasil Observasi Penyimpanan Dan Pencarian Di Bagian Filing

Dokumen Rekam Medis

No Observasi Keterangan
1 SPO (Standar Prosedur Sesuai
Operasional )
2 Pelaksanaan SPO Tidak sesuai karena petugas filing
(Standar Prosedur kurang teliti sehingga melupakan
Operasional ) meletakkan tracer
Berdasarkan table 6 diketahui bahwa Method/cara yang digunakan
dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis tidak
sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional) karena petugas
filing petugas filing kurang teliti sehingga melupakan meletakkan
tracer. Hal ini diperkuat oleh hasil wawancara peneliti dengan R2 dan
R6 sebagai berikut :
“Less yang telah disortir sesuai dengan nomor raknya akan
dimasukkan ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan urutan nomor
rekam medisnya, terkadang pada proses pencarian ada beberapa
saya lupa menempatkan tracer pada less yang saya diambil
dikarenakan terburu-buru untuk segera mendistribusikan dokumen
rekam medis tersebut ke ruang pelayanan.” (R2/Petugas Filing)
“Pernah saya dalam proses penyimpanan less salah
meletakkan less tidak sesuai dengan nomornya karena saat
proses tersebut saya tidak melihat adanya tracer jadi saat
meletakkannya maju lagi 1 nomor lessnya dan saya ngehnya 2 hari
berikutnya saat pasien datang kontrol kembali dan pada saat itu
kebetulan saya yang ngambil lessnya dan baru ngeh salah letak
lessnya.” (R6/Petugas Filing)
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan tentang
Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya Missfile Di Bagian Filing Dokumen
Rekam Medis Rumah Sakit Universitas Udayana dapat disimpulkan
bahwa Faktor Man pada petugas filing dokumen rekam medis
didapatkan bahwa penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis
yaitu penyebab masih sering dikarenakan kurang ketelitian petugas
filing dalam proses penyimpanan sehingga salah meletakkan dokumen
rekam medis di rak penyimpanan yang tidak sesuai dengan penomoran
dokumen rekam medis. Selain itu, petugas filing kurang teliti dalam
pencarian dokumen rekam medis dimana petugas filing tidak
meletakkan/menyelipkan tracer sebagai pengganti dokumen rekam
medis yang diambil. Dilihat dari karakteristik responden pada bagian
lama bekerja terlihat petugas filing dokumen rekam medis tergolong
sangat baru sehingga belum hafal dalam hal kegiatan penyimpanan dan
pencarian dokumen rekam medis. Faktor Money tidak menjadi
penyebab kejadian misfile dokumen rekam medis. Faktor Materials
tidak menjadi penyebab kejadian misfile dokumen rekam medis. Faktor
Machines penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis yaitu
machines/sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses
penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis tidak sesuai
karena ada beberapa pengambilan dokumen rekam medis oleh peyugas
filing tidak meletakkan /menyelipkan tracer sehingga berpengaruh
dalam penyebab terjadinya misfile. Faktor Method yang menjadi

11
penyebab terjadinya misfile dokumen rekam medis yaitu Method/cara
yang digunakan dalam proses penyimpanan dan pencarian dokumen
rekam medis tidak sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional)
karena petugas filing kurang teliti sehingga melupakan meletakkan
tracer.
DAFTAR PUSTAKA
1. Amalia Putri. (2016). Faktor Penyebab Missfile Pada Berkas Rekam
Medis Di Rumah Sakit. STIKES Yayasan Rumah Sakit Dr. Soetomo
Surabaya
2. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman
Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Direktorat Jendral
Bina Pelayanan Medik.
3. Gemala R. Hatta. (2012). Pedoman Manajemen Informasi
Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan (G. R. Hatta (ed.)).
Universitas Indonesia UII press.
4. Kemenpan RI. (2013). Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30
Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka
Kreditnya. Journal of Chemical Information and Modeling, 53(9),
287. https://peraturan.bpk.go.id/Home/Details/132797/permen-pan-
rb-no-30- tahun-2013
5. Notoatmodjo, S. (2018). Metodologi Penelitian Kesehatan. PT
Rineka Cipta. PMK No 10. (2018). Pengawasan Di Bidang
Kesehatan. Kementrian Kesehatan. PMK No 269. (2008). Rekam
Medis. Permenkes Ri No 269/Menkes/Per/Iii/2008. PMK No 340.
(2010). Klasifikasi Rumah Sakit. III.
6. PMK No 55. (2013). Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis.
PMK No 75. (2014). Pusat Kesehatan Masyarakat.
7. R.Terry, G. (2017). Prinsip- Prinsip Manajemen (G. R.Terry (ed.)).
Bumi Aksara.
8. Rano Indradi Sudra. (2017). Rekam Medis (Rano Indradi Sudra
(ed.); II).
9. UU No 44. (2009). Rumah Sakit.
10. WHO. 2002. The World Health Report-Reducing Risks, Promoting
Healthy Life.
Email : galih010890@gmail.com

12