BAB 1.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut WHO (World Health Organization), rumah sakit adalah bagian

integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan

pelayanan paripurna (komperehensif), penyembuhan penyakit (kuratif dan

pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga

merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medis.

Rumah sakit terdiri dari beberapa unit pelayanan, salah satu diantaranya adalah

unit pelayanan instalasi Rekam Medis. Rekam medis merupakan unit yang

bertugas menyelenggarakan pelayanan medis dan melakukan pemantauan setiap

unit pada pelayanan di rumah sakit.

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang

rekam medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang diberisikan

catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pngobatan, tindakan

dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat

pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiannya. UU RI

No 29 tahun 2004 tentang praktik Kedokteran Pasal 47 “Dokumen rekam medis

sebagaimana dimaksud dalam pasal 46 merupakan milik dokter, dokter gigi,

atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik

pasien. Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus disimpan dan
 dijaga kerahasian nya oleh dokter atau dokter gigi dan petugas sarana

pelayanan kesehatan.”

Menurut Savitri, 2011 Sistem penomoran adalah tata cara penulisan

nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari

identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sistem penomoran dibagi menjadi 3

sistem, yaitu pemberian nomorcara seri/serial numbering system (SNS),

pemberian nomor cara unit/unit numbering system (UNS) dan pemberian nomor

cara seri unit/serial unit numbering system (SUNS).

Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan pada tanggal 14 januari

2019 di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura, peneliti mendapati

terjadinya penduplikasian nomor rekam medis pada dokumen rekam medis

pasien rawat jalan. Berdasarkan hasil wawancara dengan petugas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura, petugas mengatakan bahwa

penduplikasian nomor rekam medis terjadi dikarenakan berkas rekam medis

tidak ditemukan saat dibutuhkan, kemudian petugas membuatkan nomor baru,

sehingga ketika pasien mendaftar ditemukan nomor ganda. Jika hal tersebut

dibiarkan dalam jangka waktu yang lama, dapat berakibat pada petugas ketika

mencari dokumen rekam medis.

Dijelaskan yang dijumpai peneliti saat observasi

1. Format numbering nya seperti apa (sns/uns/suns)

2. Duplikasi (dijelaskan duplikasinya seperti apa. Berapa

banyak dalam 1 kali observasi. )

 3. Berdasarkan sistem penooran yang ada di RS, pebeliti

menemukan adanya ketidak sesuaian antara aturan

penomoran rekam medis dan praktek penomoran rekam

medis.

4. Berdasarkan observasi peneliti ditemukan masalah lain

yang timbul akibat duplikasi berupa

A.

B.

c.

Berdasarkan permasalahan tersebut, peneliti ingin menganalisis lebih

dalam lagi faktor-faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis pada pasien

rawat jalan di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura dengan menggunakan

analisis 5M yaitu sumber daya manusia (Man), dana (Money), bahan atau

fasilitas (Matherial), peralatan (Machine) dan metode (Method).

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam

penelitian ini adalah “Apa saja faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis di

Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura”

1.3 Tujuan

1.3.1 Tujuan Umum

 Mengetahui analisa faktor duplikasi nomor rekam medis rawat inap

berdasarkan metode fishbone di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura.

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari

aspek “Man”

b. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari

aspek “Money”

c. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari

aspek “Method”

d. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari

aspek “Material”

e. Mengetahui faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis ditinjau dari

aspek “Machine”

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Rumah Sakit

Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai masukan bagi rumah sakit

umum dalam merancang dan membuat kebijakan mengenai penomoran berkas

rekam medis, agar tidak terjadi penomoran duplikasi atau ganda.

1.4.2 Bagi Peneliti

Penelitian ini diharapkan dapat memberi pengetahuan dan penyusunan

karya tulis ilmiah dan mampu mengembangkan penelitian selanjutnya yang

lebih mendalam terkait tentang duplikasi penomoran ganda.

1.4.3 Bagi Instalasi Pendidikan Akademi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Hasil penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan masukan

yang berarti bagi yang akan datang sehingga meningkatkan kualitas proses

belajar mengajar.

BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian Terdahulu

2.1.2 Faktor – Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas

Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun

2016 ( Ali Sabela Hasibuan, 2016)

 Penomoran nomor rekam medik yang baik merupakan salah satu kunci

keberhasilan atau kebaikan manajemen rekam medis dari suatu pelayanan

kesehatan, tentunya jika didukung dengan sistem yang baik.Sumber daya

manusia yang bermutu dan prosedur atau tata kerja yang baik serta sarana atau

fasilitas yang memadai. Tujuan penelitian ini adalah mengetahui apa saja faktor

penyebab terjadinya penduplikasian nomor rekam medis di Rumah Sakit

Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan Tahun 2016.

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif dengan metode

penelitian pendekatan kuantitatif. Rancangan penelitian yang digunakan adalah

rancangan cross-sectional. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini

adalah observasi .Populasi sebanyak 7200 berkas rekam medis dan sampel

sebanyak 720 berkas rekam medis.Sebagai responden adalah berkas rekam

medis. Dari hasil penelitian diperoleh nahwa nomor rekam medis yang terjadi

duplikasi sebanyak ( 1,45%) dan nomor rekam medis yang tidak terduplikasi

sebanyak( 98,63%).

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa

dengan adanya sistem komputerisasi di rumah sakit umum imelda pekerja

Indonesia medan akan menjadi baik apabila petugas benar-benar

memperhatikan kinerjanya sehingga tidak akan menimbulkan kekeliruan dalam

penomoranrekam medis supaya pelayanan lebih maksimal.

2.1.3 Analisis Faktor _ Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis Di Rumah

Saklt Daerah Balung Jember Periode 2012 (Faiqotul Hikmah, 2012)

Berdasarkan survei pendahuluan terdapat 32 berkas rekam medis pasien

rawat inap yang terduplikasi pada bulan Januari 2012 sampai Juli 2012. Hal ini

mengakibatkan informasi medis tidak berkesinambungan dan menunjukan mutu

rekam medis yang kurang baik. Berdasarkan hal tersebut peneliti tertarik untuk

meneliti lebih dalam faktor-faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis di

tempat penerimaan pasien rawat inap rumah sakit daerah Balung Jember.

Tujuan pada penelitian ini untuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya

duplikasi nomor rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit daerah Balung

Jember dengan menerapkan metode fishbone.

Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Sampel

pada penelitian ini yaitu 1 kepala rekam medis dan 3 petugas penerimaan pasien

rawat inap dengan instrument pedoman wawancara dan observasi. Teknik

penyajian data dalam penelitian ini yaitu textltlar dan menggunakan teknik

analisis kualitatif' Rumah sakit daerah Balung Jember sudah ada standard

operating Proceclttre (SOP) penemoran rekam medis. Berdasarkan penelitian

petugas pendaftaian berjumlah 3 orang dan dibagi dalam 3 sift, duplikasi nomor

rekam medis disebabkan oleh beberapa faktor yaitu terdapat pada faktor man

meliputi: (jenis kelamin, pendidikan, beban kerja), methods (pemahaman

standar operasional prosedur), material (kelengkapan sarana prasarana).

 2.2 State Of The Art

Berdasarkan kedua referensi penelitian sebelumnya karya tuls ilmiah

diatas, maka tugas akhir yang berjudul “ Analisa faktor duplikasi nomor

rekam medis rawat inap berdasarkan metode fishbone di rumah sakit umum

anna meika Madura”mempunyai persamaan dan perbedaan yang ditunjukkan

pada table 2.1

Materi Ali Sabela Hasibuan Faiqotul Hikmah Safarin Nisa’I

Qonitin
Judul Faktor – Faktor Yang Analisis Faktor _ Analisa Faktor
Menyebabkan Faktor Penyebab Duplikasi Nomor
Terjadinya Duplikasi Duplikasi Nomor Rekam Medis
Penomoran Berkas Rekam Medis Di Rawat Jalan
Rekam Medis Rumah Rumah Saklt Berdasarkan
Sakit Umum Imelda Daerah Balung Metode fishbone
Pekerja Indonesia Jember
Medan
Tahun 2016 2012 2019
Objek Petugas pendaftaran
pasien rawat jalan
pada tahun 2016
Metode Deskriptif dengan Deskriptif Deskriptif
metode penelitian kualitatif kualitatif
pendekatan kuantitatif.
2.3 Rekam Medis

2.3.1 Pengertian Rekam Medis

 Menurut PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis

adalah berkas berisikan catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil

pemeriksaan, pengobatan yang telah di berikan, serta tindakan dan pelayanan

lain yang telah di berikan kepada pasien, catatan merupakan tulisan – tulisan

yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan – tindakan yang

telah di lakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan.

Undang – undang republik indonesia No. 44 tahun 2009 Rumah sakit

adalah institusi pelayanan kesehatan dengan karakteristik tersendiri yang

dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan

teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu

meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkaunoleh masyarakat

agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi –tingginya.

Menurut Rustiyanto 2009, rekam medis adalah siapa, apa, dimana dan

bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit, untuk melengkapi rekam

medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian kegiatan guna

menghasilkan suatu diagnosa, jaminan, pengobatan dan hasil akhir.

Bentuk rekam medis dalam berupa manual yaitu tertulis lengkap dan

jelas dan dalam bentuk elektronik sesuai ketentuan, rekam medis terdiri

catatan-catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan.

Catatan-catatan data tersebut sangat penting untuk pelayanan kesehatan.

Catatan tersebut sangat penting untuk pelayanan bagi pasien karena dengan

data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan informasi

 dalam menentukan keputusan baiknpengobatan, penanganan, tindakan medis,

dan lainnya. Dokter dan dokter gigi diwajibkan membuat rekam medis sesuai

aturan yang berlaku.

2.3.2 Kegunaan rekam medis

Kegunaan rekam medis secara umum antara lain sebagai berikut :

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya yang ikut

ambil bagian di dalam memberikan pelayanan pengobatan, perawatan kepada

pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus

diberikan kepada seorang pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, pengembangan

penyakit, dan pengobatan selama paien berkunjung/ dirumah sakit.

4. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

5. Menyediakan data – data khususnya yang sangat berguna untuk

penelitian dan pendidikan.

6. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medik pasien terhadap program pelayan serta kualitas pelayanan.

7. Sebagai bahan yang berguna untuk menganalisa, penelitian dan

evaluasi

8. Menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan, serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan.

2.3.3 Sistem penomoran

Sistem penomoran rekam medis adalah cara dalam pemberian nomor

rekam medis. Sistem penomoran rekam medis berdasarkan internasional

federation of healt records organizations diantaranya adalah :

a. Sistem penomoran seri (Serial Numbering System)

Dengan sistem ini penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke

rumah sakit, jika ia berkunjung lima kali maka ia akan mendapatkan lima

nomor yang berbeda.

b. Sistem penomoran unit(Unit Numbering System)

Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik pada pasien

berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang penderita berkunjung

pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien rawat jalan atau rawat inap

kepadanya diberikan satu nomor(admitting number) yang akan dipakai

selamanya untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis penderita

tersebut hanya tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor.

c. Sistem Penomoran Seri-Unit(serial seri unit numbering system)

Sistem penomoran ini merupakan sistematis antara sistem seri dan

sistem unit. Setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit kepadanya di

berikan satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan

dan disimpan dibawah nomor yang paling baru,satu rumah sakit biasa

membuat satu bank nomor, nomor-nomor disusun dalam satu buku induk atau

buku register yang mana diberikan padaa satu orang yang khusus menangani

distribusi nomor.
2.3.4 Metode Fishbone

Metode diagram Fishbone ditemukan oleh Ishikawa. Metode ini dipakai

untuk membantu dan memampukan setiap orang ataupun organisasi dalam

mengidentifikasi faktor penyebab masalah dan menyelesaikan masalah

dengan tuntas sampai ke akarnya demi perbaikan kinerja dan mutu.

Untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan di atas dan melihat

faktor-faktor yang berpengaruh dan mempunyai akibat pada faktor utama

pelayanan kesehatan tersebut, maka diusulkan penggunaan metode fishbone

(Labola, 2017).

1. Konsep Fishbone

Fishbone Diagrams adalah konsep analisis sebab akibat untuk

mendeskripsikan suatu permasalahan dan penyebabnya dalam sebuah

kerangka tulang ikan. Menurut, Watson (2004) mendefinisikan diagram

Fishbone sebagai alat yang menggambarkan sebuah cara yang sistematis

dalam memandang akibat dan penyebab yang berkontribusi dalam berbagai

dampak tersebut.

2. Metode
 Metode yang digunakan dalam analisis tulang ikan (fishbone analysis)

yakni mencari akar masalah. Akar permasalahan dirumuskan dalam analisis

5M yaitu:

1) Man (Sumber Daya Manusia). Segala hal permasalahan yang terkait

dengan sumber daya manusia dilihat dari aspek : kuranngnya ketelitian petugas

pendaftaran, kurangnya petugas filling, kelelahan, , dll

2) Machine (Mesin, peralatan, Infrastruktur). Segala masalah yang terkait

dengan aspek peralatan, mesin maupun physical tools lainnya. Misalnya :

perawatan mesin-mesin, fasilitas pendukung mesin, ketidaklengkapan

mesin/peralatan, pengkalibrasian mesin/tools yang tidak standar, daya tahan

mesin yang lemah, kesulitan dalam penggunaan mesin, mesin tidak user-

operability, dst.

3) Methods (Metode dan prosedur kerja). Segala hal masalah terkait

dengan metode dan prosedur kerja. Misalnya prosedur kerja tidak ada, prosedur

kerja tidak jelas, metode sulit dipahami, metode tidak standar, metode tidak

cocok, metode yang bertentangan dengan metode lainnya dll.

4) Materials (material bahan baku utama, bahan baku penolong).

Berkaitan dengan ketersediaan bahan baku utama atau bahan baku penolong

yang terkait dengan akar masalah, dengan melihat aspek: kualitas bahan baku

tidak sesuai standar, bahan baku tidak lengkap, kuantitas bahanbaku tidak

seragam, ukuran dan spesifikasi tidak standar dst.

 5) Money (uang dan finansial). Berkaitan dengan aspek keuangan dan

finansial yang belum mendukung dan mantap. Misalnya : ketidaktersediaan

anggaran.

2.4 Kerangka Konsep

Kerangka konsep pada dasarnya adalah hkerangka hubungan antara

konsep – konsep yang ingin diamati atau diukur melalui penelitian–penelitian

yang akan dilakukan.

Kerangka konsep dalam penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi

faktor-faktor penyebab terjadinya duplikasi penomoran rekm medis pada pasien

rawat jalan di Rumah Sakit Umum Anna Medika Madura 2019.

Kerangka konsep di bagi jadi beberapa bagan

Bagan ke 1 : Objek yang di teliti (Duplikasi No RM)

Bagan ke 2 : metode (fish bone -di tuliskan satu satu)

Bagan ke 3 : tujuan (untuk …..)

Faktor – faktor penyebab terjadinya duplikasi

penomoran berkas rekam medis yaitu :

Ketepatan pemberian penomoran
1. Kurangnya petugas di filling
berkas rekam medis
2. Kurangnya ketelitian petugas pendaftaran

saat mendaftarkan pasien