TATALAKSANA PELAYANAN

z REKAM MEDIS

Prima Soultoni Akbar SST MPH

Prodi D3 RMIK, Jurusan KesehatanTerapan

Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang

 CURRICULUM VITAE
DATA PRIBADI
Nama : Prima Soultoni Akbar
TTL : Jember, 4 Juni 1992
JK : Laki-Laki
Kebangsaan : Indonesia
Agama : Islam
Alamat : Jl. Mawar 3, Arjasa, Jember
Email : primasoultoniakbar@gmail.com
Web : kesehatanterapan@gmail.com
No. HP : 085258777994

RIWAYAT PENDIDIKAN
• DIV Rekam Medis Politeknik Negeri Jember tahun 2010-2014
• S2 IKM Universitas Sebelas Maret tahun 2015-2017
Materi:
➢ Sistem Penamaan pasien
➢ Sistem Penomoran dokumen rekam medis
➢ Sistem Penyimpanan dokumen rekam medis
➢ Sistem Penjajaran dokumen rekam medis
➢ Pengelolahan dokumen rekam medis
SISTEM PENAMAAN PASIEN
TUJUAN: Memberikan identitas kepada seorang pasien
serta membedakan antara pasien satu dengan pasien yang
lainnya, sehingga mempermudah dalam proses pemberian
pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat
(BPPRM REVISI II)
TATA CARA PENULISAN NAMA PASIEN
➢ Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih
➢ Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ KK yang masih
berlaku
➢ Keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru
yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak
➢ Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/ jabatan/ gelar
➢ Perkataan Tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan dalam
penulisan nama pasien
➢ Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum
mempunyai nama, maka penulisan namanya adalah Bayi Ny
xxx
SISTEM PENOMORAN DRM
TUJUAN: Memudahkan pencarian berkas atau
dokumen rekam medis apabila pasien kemudian
datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan
kesehatan serta untuk kesinambungan informasi,
dengan menggunakan sistem penomoran maka
informasi-informasi dapat secara berurut dan
meminimalkan informasi yang hilang.
JENIS SISTEM PENOMORAN
1. Serial Numbering System
2. Unit Numbering System
3. Serial Unit Numbering Sistem
4. Family Numbering (Family Folder)
Pemberian Nomor Cara Seri
(Serial Numbering System)

Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap

pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana
pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor
baru.
Pemberian Nomor Cara Seri
(Serial Numbering System)
Keuntungan :
1. Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan
nomor kepada pasien
2. Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi
pelayanan kepada pasien.
Kerugian :
1. Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen
Rekam Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh
lebih dari satu nomor
2. Informasi pelayanan klinik menjadi tidak
berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir
Pemberian Nomor Secara Unit
(Unit Numbering System)
Suatu sistem penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor kepada pasien rawat
jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien
yang berkunjung mendapatkan satu nomor pada
saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas dan
digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.
Pemberian Nomor Secara Unit
(Unit Numbering System)
Keuntungan :
1. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data
dan informasi mengenai pasien dan pelayanan berada dalam
satu folder,
2. Penghematan Formulir
Kerugian:
▪ Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang
cukup lama
Pemberian Nomor Cara Seri Unit
( Serial Unit Numbering Sistem)

Menggabungkan sistem seri dan unit.

Setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas diberikan

nomor baru ➔ dokumen rekam medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah nomor yang
baru.
Pemberian Nomor Cara Seri Unit
( Serial Unit Numbering Sistem)
Kelebihan :
1. Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih
antara pasien baru atau pasien lama
2. semua pasien yang datang dianggap pasien baru, dan
tidak perlu menunggu mencari dokumen rekam medis.
Kekurangan :
1. Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai pelayanan
2. Informasi yang diberikan kepada pasien tidak
berkesinambungan.
3. Banyak menggunakan formulir
Family Numbering
(Family Folder)

Penomoran yang berhubungan dengan keluarga

(satu nomor untuk satu keluarga). Biasanya
dilaksanakan di Puskesmas. Terdiri dari sepasang
digit tambahan yang ditempatkan pada setiap
keluarga.
Family Numbering
(Family Folder)
Keuntungan:
1. Semua informasi pada satu keluarga terkumpul.
2. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan
informasi mengenai pasien dan pelayanan berada dalam satu folder.
3. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang digunakan
oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan Puskesmas.
Kerugian:
Pelayanan pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.
Sistem Penyimpanan dan Penjajaran
Dokumen Rekam Medis
➢ Dasar Peraturan Permenkes No 269/Menkes/PER/XII/2008
tentang juknis penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit
➢ UU No. 7/1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan

Dokumen Rekam Medis dilindungi:

❑ keamanan dari kehilangan
❑ kerusakan
❑ kebakaran
❑ kerahasiaan isinya
 Dokumen Rekam Medis
➢ 1 Map setiap pasien
➢ Tiap folder ada lidah
untuk menulis Nomor
rekam medis
➢ Setiap dokumen
rekam medis diberi
kode warna
penyimpanan
 Sistem Penyimpanan dan
Penjajaran Dokumen Rekam Medis
▪ Isi dokumen rekam medis milik pasien sedangkan dokumen rekam
medis milik pelayanan kesehatan
▪ Kewajiban Pelayanan Kesehatan sebagai pemilik berkas dan petugas
yang terkait dengan penyimpanan dokumen rekam medis

Perlu ditetapkan Sistem Penyimpanan, sarana rak dan ruang

penyimpanan, tenaga filing, sistem pengendalian, pengawetan DRM
SISTEM PENYIMPANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS
TUJUAN :
❖ Penyimpanan dokumen rekam medis dilakukan dengan teratur,
tepat dan benar serta dilaksanakan oleh semua petugas rekam
medis sehingga mudah mencari kembali bila dibutuhkan.
❖ Melindungi dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan
biologis
JENIS :
SENTRALISASI & DESENTRALISASI
SENTRALISASI
Penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-
catatan selama seorang pasien dirawat.

Dokumen rekam medis pasien baik rawat jalan dan rawat

inap disimpan pada satu tempat (Formulir menyatu dalam
satu folder)
SENTRALISASI
Keuntungan:
1. Data dan informasi pelayanan pasien dapat berkesinambungan
2. Riwayat penyakit (kronologis) pasien dapat dibaca menyeluruh
oleh dokter
3. Mengurangi duplikasi Dokumen Rekam Medis
4. Mempermudah pemeliharaan Dokumen Rekam Medis
5. Lebih efisien (rak, biaya cetak dokumen, tempat/ ruangan)
6. Mudah menentukan standarisasi peraturan dan tata kerja
Penyimpanan
7. Efisiensi kerja petugas penyimpanan
8. Mudah menerapkan sistem Nomor Unit (Unit Numbering System)
SENTRALISASI
Kekurangan:
1. Petugas menjadi lebih sibuk karena menangani unit rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap
2. Tempat penyimpanan harus dijaga 24 jam untuk pelayanan IRD
3. Tempat pendaftaran pasien harus buka 24 jam untuk antisipasi
penggunaan KIUP yang tersimpan di TPPRJ
DESENTRALISASI
Penyimpanan dengan pemisahan antara dokumen rekam
medis poliklinik dengan rekam medis rawat inap. Dokumen
Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat
penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita rawat
inap disimpan di bagian catatan medis.

(Sistem penyimpanan yg memisahkan DRM rawat inap dan

rawat jalan serta rawat darurat dari seorang pasien)
DESENTRALISASI
Keuntungan:
Efisien waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih
cepat dan Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan.
Kekurangan:
1. Terjadi duplikasi pembuatan DRM
2. Biaya untuk peralatan lebih mahal, petugas lebih
banyak
3. Ruangan lebih banyak
 Pertimbangan Sistem
penyimpanan
► Kondisi organisasi
► Tenaga ahli yang ada
► Ruangan filing yang tersedia
► Sarana rak dan biaya
 Perbandingan Sentralisasi
dan Desentralisasi

Sentralisasi lebih
baik dibanding
Desentralisasi
4. SISTEM PENJAJARAN / PENYIMPANAN
BERDASARKAN NOMOR DOKUMEN REKAM MEDIS

• Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

• Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
• Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filing)

Penyimpanan dokumen rekam medis dalam rak

penyimpanan secara berturut sesuai dengan urutan
nomornya
Contoh :
No.RM = 00-00-01
00-00-02
00-00-03 dst
Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filing)

KELEBIHAN :
• Mudah mengambil rekam medis yang berurutan ( misal 1 – 100 ),
• Cepat mengingat urutannya bila nomor masih sedikit
• Mudah penyimpanannya,
• Tidak membutuhkan latihan untuk menyimpan
• Tidak membutuhkan ruang yang besar untuk menyimpan
 Sistem Nomor Langsung
(Straight Numerical Filing)
KEKURANGAN:
1. Petugas harus teliti memperhatikan seluruh nomor DRM
2. Mudah terjadi kekeliruan penyimpanan
3. Makin besar angka yang diperhatikan semakin besar kemungkinan
terjadinya kesalahan.
4. Mudah terjadi tertukarnya urutan nomor DRM, misal nomor 56-76-24
5. tersimpan pada nomor 56-67-24
6. Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan pada nomor besar
7. Petugas berdesak-desakan disatu tempat
8. Pengawasan kerapihan penyimpanan sukar dilakukan
9. Pembagian tugas staf sulit dilakukan, shg sulit pengendalian tanggung
jawab antar petugas
Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filing)
Penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan angka tengah.
Contoh : No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka pertama) 56 (angka ketiga)
Langkah penyimpanan:
1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompok angka pertama
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua
3. Dokumen rekam medis disimpan didalam urutan sesuai kelompok
angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor-
nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan
Contoh Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filing)
12-78-93 13-79-02
12-78-94 13-79-03
12-78-95 13-79-90
12-78-96 13-79-99
12-78-97 14-80-00
12-78-98 14-80-10
12-78-99 14-80-11
13-79-00 14-80-13
13-79-01
Sistem Angka Tengah
(Middle Digit Filing)
KELEBIHAN :
1. Mudah dilakukan pembagian tugas (terbagi rata)
2. Mudah melakukan pengendalian tg jawab petugas
3. Petugas tidak berdesakan disatu tempat
KEKURANGAN :
1. Latihan dan bimbingan petugas lebih lama,
2. Sering terjadi salah letak
3. Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6
digit,
4. Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan
pencabutan dokumen non aktif.
5. Biaya awal mahal ➔ menyiapkan section nomer
 Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filing)
Sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan angka akhir.
Contoh : No.RM = 12-34-56
12 (angka kedua) 34 (angka akhir) 56 (angka pertama)
12 (angka akhir) 34 (angka kedua) 56 (angka pertama)
Langkah – langkah penyimpanan:
1. Pada saat menyimpan, petugas melihat angka pertama dan membawa
rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompok
angka pertama
2. Pada kelompok angka pertama ini dokumen rekam medis disesuaikan
urutan letaknya menurut angka kedua
3. Kemudian dokumen rekam medis disimpan di dalam urutan sesuai
kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan
nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan
Contoh Sistem Angka Akhir
12-78-01 00-00-02
12-79-01 00-01-02
12-80-01 00-02-02
12-81-01 00-99-02
12-82-01 01-04-02
12-99-01 01-99-02
13-00-01 02-01-02
13-10-01 03-01-02
............... …………….
99-99-01 99-99-02
Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filing)
Kelebihan:
1. Dokumen rekam medis tersebar secara merata (terhidar dari
kekosongan),
2. Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu
(beban kerrja merata),
3. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong,
4. Membantu memudahkan perencanaan jumlah rak (penyimpanan)
5. Kekeliruan menyimpan (missfile) dapat di cegah.
6. Mudah melakukan perencanaan rak
Kekurangan :
Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka
akhir mungkin lebih lama
Sistem Angka Akhir
(Terminal Digit Filing)
Kekurangan:
1. Pelatihan petugas sulit dilakukan
2. Pelaksanaan agak sulit
3. Membutuhkan biaya awal lebih besar untuk menyiapkan rak
seluruh section nomor
PENGOLAHAN DOKUMEN
REKAM MEDIS

ASSEMBLING

CODING

INDEXING

PELAPORAN
ASSEMBLING
Kegiatan assembling adalah kegiatan analisa dan penataan/
perakitan dokumen rekam medis yang telah selesai
dipergunakan dalam kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

Dasar Hukum:
Surat keputusan mentri kesehatan RI No. 337/mankes/SK/III/
2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan
 ASSEMBLING
Pepatah kuno yang
mengatakan “People Forget
But Record Remember”,
maka agar rekam medis
mudah digunakan oleh
pengguna (user) perlu
disusun/ dirakit/ assembling.
 FUNGSI &
PERANAN
ASSEMBLING
 ASSEMBLING
1. Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-
unit pelayanan
2. Perakitan formulir
3. Kegiatan evaluasi pengisian dokumen rekam medisMelacak
kehilangan dokumen,
4. Pengendalian formulir dan nomer rekam medis
5. Menghitung angka Incomplete Medical Records (IMR) yaitu
membuat laporan ketidaklengkapan isi dokumen.
CODING

Pemberian penetapan kode dengan menggunakan

huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka
yang mewakili komponen data
International Classification of Diseases and Related
Health Problems 10th Revision
(ICD-10, WHO)

DIAGNOSA KATA-KATA

KODE
ALFANUMERIK

ICD-10 (VOLUME 1,2, DAN 3) ➔ Penyakit

ICD 9CM ➔ Tindakan
INDEXING

Jenis Indexing:

1. Indeks Pasien (KIUP)

2. Indeks penyakit

3. Indeks operasi

4. Indeks dokter

5. Indeks kematian
INDEKS PASIEN (KIUP)
KIUP adalah satu kartu
katalog yang berisikan
nama semua pasien
yang pernah berobat
(mendapatkan
pelayanan kesehatan)
INDEKS MANUAL
Kartu Indeks :
❑ Ukuran 3X5 inci (7,5 X12,5 cm) ukuran bisa berubah tergantung
kepada kandungan informasi yang harus ada.
❑ Kartu sebaiknya kuat, tidak mudah rusak (robek, kucel)
❑ tebal kertas akan mempengaruhi luas tempat penyimpanan.

Penyimpanan KIUP:
1. Tersusun secara alpabet
2. Dibuat berdasarkan data terbaru pasien (up to date)
3. Lama penyimpanan KIUP sama dengan Dokumen Rekam Medis
INDEKS KOMPUTERISASI
1. Dapat diketahui dengan cepat informasi yang dibutuhkan
(No RM, nama dokter, nama operasi, penyakit, dll)
2. Pengurutan nomor pasien dapat diprogram otomatis
untuk setiap pasien baru.
3. Penanggungjawab kontrol data pada unit kerja
manajemen informasi kesehatan,
INDEKS TERKOMPUTERISASI
PELAPORAN
Menganalisis semua data rekam medis yang masuk ke Unit Rekam
Medis (URM) untuk diolah menjadi informasi yang disajikan dalam
laporan guna pengambilan keputusan manajemen di PUSKESMAS.
Jenis laporan di Puskesmas sebagai berikut :
Laporan Bulanan : Laporan bulanan merupakan laporan yang dilaporkan
setiap bulan paling lambat di kirim ke Dinas Kesehatan tanggal 10 bulan
berikutnya. Laporan bulanan puskesmas meliputi :
◦ LB 1 (Data Kesakitan)
◦ LB 2 (Data Kematian)
◦ LB 3 (Data Operasional Gizi, Imunisasi, KIA dan KB)
◦ LB 4 (Data obat-obatan / LPLPO)
PELAPORAN
Laporan Triwulan :
Data kegiatan Puskesmas yang dilaporkan pada tanggal 10 bulan
berikutnya dari bulan terakhir triwulan terebut kepada Dinas Kesehatan.
Laporan Tahunan :
Dilaporkan paling lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya.
Laporan tahunan puskesmas meliputi :
◦ LT 1 (Laporan Pemantauan Wilayah Setempat / PWS)
◦ LT 2 (kepegawaian)
◦ LT 3 (Peralatan)
RETENSI (PENYUSUTAN)
TUJUAN :
◦ Mengurangi jumlah dokumen rekam medis yang semakin bertambah
◦ Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan
dokumen rekam medis yang baru
◦ Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan memudahkan dalam retrival
berkas RM aktif

JADWAL :
◦ 5 TAHUN IN AKTIF
◦ 5 TAHUN PEMUSNAHAN
DASAR HUKUM
1. UU No.7 / 1971 : Ketentuan Pokok - pokok Kearsipan
2. PP No.34 / 1979 : Kearsipan
3. PERMENKES no.269/Menkes/Per/III/2008 : tentang Rekam Medis
4. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan pemusnahan
arsip RM di rumah sakit.
5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknnis Pengadaan Formulir RM dasar dan
pemusnahan arsip RM di rumah sakit
RETENSI (PENYUSUTAN)
Tata Cara Penilaian Retensi
➢ Dokumen rekam medis yang dinilai adalah rekam medis yang telah 5
tahun inaktif
➢ Indikator yang digunakan untuk menilai dokumen rekam medis
inaktif adalah :
A. Seringnya dokumen rekam medis digunakan untuk
pendidikan dan penelitian
B. Nilai Guna : Administrasi, Hukum, Keuangan, Iptek
RETENSI (PENYUSUTAN)
Kegiatan pengurangan dokumen rekam medis dari rak
penyimpanan dengan cara :
◦ Memindahkan dokumen rekam medis in aktif dari rak file aktif ke rak file
in aktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan
◦ Memikrofilmisasi dokumen rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang
berlaku
◦ Memusnahkan dokumen rekam medis yang telah dimikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku
◦ Dengan melakukan scaner pada dokumen rekam medis
 TERIMAKASIH
SEMANGAT, SUKSES &
JANGAN LUPA BAHAGIA