PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

BERDASARKAN UNSUR MANAJEMEN 5M DI RSKIA

PERMATA BUNDA YOGYAKARTA

PUBLIKASI ILMIAH

Disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan Program Studi Strata 1 pada
Jurusan Kesehatan Masyarakat Fakultas Ilmu Kesehatan Masyarkat

Oleh :

ANIK PUJILESTARI
J 410 141 002

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS

ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA
2016
i
 HALAMAN PERSETUJUAN

PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

BERDASARKAN UNSUR MANAJEMEN 5M DI RSKIA
PERMATA BUNDA YOGYAKARTA

PUBLIKASI ILMIAH

Oleh:

ANIK PUJILESTARI
J410141002

Telah diperiksa dan disetujui untuk diuji oleh :

Dosen Pembimbing

Sri Darnoto, SKM., MPH

i
 HALAMAN PENGESAHAN

PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

BERDASARKAN UNSUR MANAJEMEN 5M DI RSKIA
PERMATA BUNDA YOGYAKARTA

Oleh

ANIK PUJILESTARI
J410141002

Telah dipresentasikan di depan Dewan Penguji Fakultas Ilmu Kesehatan

Masyarakat Universitas Muhammadiyah Surakarta
Pada Hari Senin, 15 Agustus 2016
dan dinyatakan telah memenuhi syarat

Dewan Penguji :

1. Sri Darnoto, SKM., MPH ( )

(Ketua Dewan Penguji)
2. Arief Kurniawan NP, SKM., MPH ( )
(Anggota I Dewan Penguji)
3. Sri Sugiarsi, SKM., M.Kes ( )
( Anggota II Dewan Penguji)

Dekan

Dr. Suwaji, M.Kes

NIP.195311231983031002

ii ii
 PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS
BERDASARKAN UNSUR MANAJEMEN 5M DI RSKIA
PERMATA BUNDA YOGYAKARTA

Abstrak

PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS REKAM MEDIS

BERDASARKAN UNSUR MANAJEMEN 5M DI RSKIA PERMATA
BUNDA YOGYAKARTA
vii+78+8

Pengelolaan penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan

dalam suatu institusi pelayanan. Menurut hasil wawancara dengan kepala petugas
rekam medis di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta, terdapat beberapa kejadian
missfile pada rak filing yang mengakibatkan lamanya pelayanan terhadap pasien.
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif kualitatif yaitu
mengumpulkan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap
penelitian. Metode yang digunakan adalah metode wawancara dan observasi.
Pengumpulan data menggunakan data primer. Berdasarkan unsur man, petugas
bagian penyimpanan menempuh pendidikan D3 Rekam Medis 1 orang dan yang 4
orang yang bukan perekam medis. Berdasarkan unsur Money tidak ada anggaran
khusus. Berdasarkan unsur Methode, sistem penyimpanan desentralisasi dan sistem
penjajaran SNF. Berdasarkan unsur Machine menunjukkan tidak adanya tracer yang
digunakan untuk menandai berkas rekam medis yang keluar. Berdasarkan unsur
Material berkas rekam medis menggunakan kuarto. Rak penyimpanan
menggunakan rak besi dan tidak terdapat map pada berkas rekam medis rawat jalan.
Kata kunci: Missfile, Penyimpanan berkas rekam medis, 5M

Abstract

MEDICAL RECORD FILE STORAGE IMPLEMENTATION BASED ON

ELEMENTS 5M OF MANAGEMENT IN RSKIA PERMATA BUNDA
YOGYAKARTA
Medical record file storage management is very important for health care
institution. According to the results of interviews with the chief officer in the medical
record in RSKIA Permata Bunda Yogyakarta, there are some missfile on filing
shelves that make service to patients become long. The research is descriptive
qualitative, it means collecting data by direct observation of the research. The
methods are interviews and observation. Collecting data using primary data. In the
elements of man, medical record officer who completed D3 medical record is one
person and four people who are not. In the elements of money, nothing specific
budget on medical record file storage. In the elements of methode, using
decentralized storage systems and alignment system using straight numeric filing.

1
In the elements of Machine, there is no tracer to mark out a medical record file. In
the elements of Material, outpatients medical record file using quarto paper.
Storage shelves using iron shelves and there are no folders on the outpatient
medical record file.
Keywords: Missfile, Medical record file storage, 5M

1. PENDAHULUAN
Berdasarkan Undang-Undang No. 44 tahun 2009, rumah sakit adalah
institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang
dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi
dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan
pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat
kesehatan yang setinggi-tingginya (Depkes RI, 2009).
Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam rekam medis pengelolaan
sistem penyimpanan berkas. Menurut Budi (2011), pengelolaan penyimpanan
berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan
kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas
rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mudah dalam pengambilan
dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya, melindungi berkas rekam
medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data
dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data
dibagian Penyimpanan (filling). Filling adalah unit kerja Rekam Medis yang
diakreditasi oleh Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan
dan penyimpanan dokumen atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur
yang sistematis sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat
dan tepat. Dokumen Rekam Medis adalah catatan yang berisikan identitas pasien,
diagnosis serta riwayat penyakit pasien.
Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan petugas rekam medis di
RSKIA Permata Bunda Yogyakarta diketahui bahwa masih terjadi kesalahan letak
(missfile) pada berkas rekam medis dengan rata-rata 30 berkas yang salah letak
dalam satu bulan. Hal tersebut mengakibatkan semakin lamanya pelayanan terhadap
pasien karena adanya penupukan berkas rekam medis. Dilihat dari sistem
penyimpanan menggunakan Desentralisasi, yaitu dimana dokumen rekam medis
rawat jalan dan rawat inap dipisah. Sistem penjajaran menggunakan Straight
Numbrical Filling (SNF) dan sistem penomoran menggunakan Unit Numbering
System (UNS). Di bagian pendaftaran ada 5 orang petugas termasuk petugas rekam
medis yang berjumlah 1 orang. Berdasarkan hal tersebut peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian tentang “Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan Unsur Manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda
Yogyakarta”.

2
2. METODE
Jenis penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan
pendekatan kualitatif, yakni untuk menggambarkan pelaksanaan penyimpanan
berkas rekam medis berdasarkan unsur manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda
Yogyakarta. Penelitian ini menggunakan rancangan penelitian fenomenologis.
Pada penelitian ini, fenomena yang ditangkap oleh peneliti adalah pelaksanaan
penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur manajemen 5M di RSKIA
Permata Bunda Yogyakarta. Penelitian ini dilaksanakan di bagian penyimpanan
berkas rekam medis RSKIA Permata Bunda Yogyakarta yang beralamat di Jl.
Ngeksigondo No.56 Kotagede Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta.
Penelitian dilakukan pada bulan Juni hingga Juli 2016. Subyek dalam penelitian ini
adalah petugas yang bertugas pada bagian pendaftaran di RSKIA Permata Bunda
Yogyakarta yang berjumlah 3 orang dan 1 orang pada bagian manajemen.
Objek penelitian adalah pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan
unsur manajemen 5M di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta.
.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Man”
Berdasarkan Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,
tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang
kesehatan serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan di
bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk
melakukan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 32 Tahun 1996 tentang tenaga kesehatan pada bab II jenis tenaga kesehatan
pasal 2, bahwa perekam medis merupakan tenaga kesehatan yang termasuk dalam
jenis tenaga keteknisian medis.
Menurut Savitri Citra Budi (2011) untuk menjalankan pekerjaan di rekam
medis diperlukan sumber daya manusia yang memenuhi kompetensi perekam
medis. Seorang profesi perekam medis merupakan lulusan dari program diploma 3
pendidikan rekam medis dan informasi kesehatan. Profesi perekam medis harus
menguasai kompetensinya sebagai seorang perekam medis. Kompetensi pokok
meliputi 5 hal, yaitu Klarifikasi & kodifikasi Penyakit/Tindakan, Aspek Hukum
Rekan Medis & Etika Profesi, Manajemen Rekam Medis & Informasi Kesehatan,
Menjaga dan Meningkatkan Mutu Rekam Medis & Informasi Kesehatan, Statistik
Kesehatan. Sedangkan untuk kompetensi pendukung meliputi 2 hal, yaitu
Kemitraan Kesehatan dan Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.
Di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta terdapat 5 petugas pada bagian
pendaftaran dan petugas yang bertugas menyimpan berkas rekam medis adalah
petugas rekam medis namun jika petugas rekam medis sedang tidak bekerja dan
berganti shift maka yang bertugas pada penyimpanan berkas rekam medis adalah
petugas pendaftaran. Petugas di shift pagi, shift siang dan shift malam. Petugas
sama sekali belum pernah mendapatkan pelatihan tentang rekam medis, hanya 1

3
petugas yang berlatar belakang pendidikan D3 Rekam Medis dan 4 orang bukan
perekam medis.
Hal tersebut sesuai dengan Laxmi (2013) yang menyatakan jumlah petugas
di bagian filing adalah 3 orang dengan pendidikan terakhir SMA, dengan tugas
menyediakan dokumen rekam medis yang cukup banyak. Hal tersebut membuat
konsentrasi menurun karena kelelahan kerja, sehingga dapat menyebabkan kejadian
Missfile dokumen rekam medis. Kualifikasi pendidikan petugas masih kurang dan
dibutuhkan pelatihan terhadap petugas filing guna meningkatkan keterampilannya
dalam melakukan pengelolaan dokumen rekam medis di bagian filing.

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Money”

Menurut Rusdarti (2008), money merupakan satu unsur yang tidak dapat
diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai besar kecilnya hasil
kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh
karena itu uang merupakan tools yang penting untuk mencapai tujuan karena segala
sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini berhubungan dengan anggaran
yang digunakan dalam penyimpanan berkas rekam medis untuk meningkatkan
kualiatas pelayanan pada pasien.
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk mencapai suatu
sistem di rumah sakit agar tercapai pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan
yang diharapkan pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi dalam
pengadaan peralatan pendukung maka tingkat kejadian missfile semakin tinggi. Di
RSKIA Permata Bunda Yogyakarta dana pada bagian penyimpanan berkas rekam
medis tidak mendapatkan berupa uang melainkan barang. Petugas membuat
pengajuan permintaan barang dan mengajukannya kepada bagian manajemen
setelah bagian manajemen menyetujui kemudian diajukan ke Kepala Rumah
Tangga untuk pengadaan barang yang diperlukan yang diajukan. Dari jawaban
responden bahwa tidak ada anggaran khusus untuk kegiatan rekam medis, jadi
tergantung pengajuan dari petugas rekam medis.
Hal tersebut tidak sesuai dengan Hidayah (2014) yang menyatakan pada
unsur money diketahui ada dana untuk pengelolaan dokumen rekam medis. Dana
yang ada untuk pelaksanaan pengamanan pengelolaan dan penyimpanan sarana dan
prasarana di filing Rumah Sakit sudah terpenuhi sehingga tidak ada kekurangan.
Baik dana itu dari Rumah Sakit sendiri maupun swasta.

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur

“Methode”
Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem
desentralisasi, tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi
masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang dapat mempengaruhi yang berkaitan
dengan situasi dan kondisi antara lain karena terbatasnya tenaga yang terampil,
khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis dan kemampuan dana
Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah. (Dirjen Yankes, 1993)

4
 Pada waktu penyimpanan, petugas rekam medis harus melihat angkaangka
pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk
kelompok angka-angka yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama rekam
medis di sesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua , kemudian rekam medis
di simpan di dalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga. Sehingga dalam
setiap kelompok penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah yang
saling berlawanan ( Depkes, 1997 ).
Sistem penyimpanan di RSKIA Permata Bunda yang digunakan adalah
desentralisasi yaitu dimana penyimpanan dokumen rekam medis rawat jalan dan
rawat inap dipisah, sistem penomoran UNS dan sistem penjajarannya SNF.
Kelebihan dari SNF antara lain, memudahkan dalam pengambilan sejumlah rekam
medis dengan nomor yang berurutan dan untuk rekam medis yang tidak aktif lagi,
memudahkan dalam melatih petugas penyimpanan rekam medis. sementara
kelemahan dari SNF adalah kesibukan tidak merata, kegiatan tersebuk terjadi pada
rak penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru, perlu konsentrasi petugas
untuk menghindari kesalahan penyimpanan rekam medis (nomor tertukar) dan
pengawasan kerapian sukar dilakukan.
Kesulitan dengan menggunakan penjajaran SNF yang dimana dilihat dari
angka depan tengah belakang. Petugas terkadang kesulitan saat pengambilan berkas
rekam medis karena harus menghafal letak angka tersebut. Akibat yang ditimbulkan
dari adanya kejadian missfile adalah dapat memperlambat pelayanan pasien. Jika
dokumen rekam medis tentang pasien yang ada di dalam dokumen tersebut tidak
dapat diketahui sehingga informasi rekam medisnya tidak dapat berkesinambungan.
Di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta masih ada kejadian file yang salah letak
karena kurangnya ketelitian petugas dalam mengambil dan mengembalikan berkas
rekam medis.
Hal tersebut sesuai dengan Wati (2011) yang menyatakan pelaksanaan
penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis sudah sesuai dengan prosedur
tetap yaitu penyimpanan secara desentralisasi namun penjajaran tidak sesuai karena
berdasarkan Terminal Digit Filing (TDF) serta berdasarkan kode warna.
Pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis masih ditemukan
adanya dokumen rekam medis yang salah letak (misfile). Hal ini dikarenakan
kekurang telitian petugas dalam melakukan penyimpanan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik
Kedokteran BAB I pasal 1 ayat 10 Standar Prosedur Operasional adalah suatu
perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu
proses kerja rutin tertentu, dimana Standar Prosedur Operasional memberikan
langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk
melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana
pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi.
Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang mencerminkan pengelolaan
unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas (Wijono,
2000).

5
 Di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta juga tidak terdapat instruksi atau
standard operational procedure (SOP) tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan
berkas rekam medis yang mengatur tentang aturan atau langkah-langkah
penyimpanan berkas rekam medis. Sesuai dengan hasil wawancara terhadap para
responden yang mengatakan tidak ada aturan atau SOP tertulis yang berlaku. Hasil
tersebut didukung pengamatan peneliti menggunakan observasi didapatkan hasil
tidak terdapat SOP tertulis tentang pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis
dan tidak terdapat langkah kerja pada ruang petugas.

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur

“Machine”
Menurut (WHO, 2002) menggunakan petunjuk keluar atau tracer
meningkatkan kerja instalasi rekam medis dan pengawasan rekam medis. petunjuk
keluar atau tracer yaitu untuk memastikasn bahwa rekam medis setiap kali akan
dipindahkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun, harus diganti dengan tracer,
yang menunjukkan dimana rekam medis telah dikirim. Tracer juga disebut outguide
di banyak negara. Tracer atau outguide memungkinkan rekam medis untuk
ditelusuri bila tidak ada di penyimpanan.
Dengan adanya petunjuk keluar (outguide) yaitu sangat penting dalam
mengontrol penggunaan rekam medis (Huffman, 1994). Petunjuk keluar (outguide)
juga meningkatkan efisien dan keakuratan dalam peminjaman rekam medis
(IFHRO) International Federation Health Organization. Memudahkan
mengidentifikasi rekam medis yang telah keluar dari penyimpanan (McMiller,
2002).
Machine atau alat yang digunakan petugas rekam medis dalam
melaksanakan penyimpanan berkas rekam medis belum tersedia di RSKIA Permata
Bunda. Dari jawaban responden didapatkan hasil tidak adanya alat yang digunakan
untuk mempermudah dalam penyimpanan berkas rekam medis yaitu tracer. Hasil
tersebut didukung pengamatan peneliti menggunakan observasi didapatkan hasil
tidak ada tracer pada penyimpanan berkas rekam medis. Petugas juga mengeluhkan
dengan tidak adanya tracer yang dapat mempermudah untuk petugas
mengembalikan berkas rekam medis yang keluar.
Hal tersebut tidak sesuai dengan Angara (2015) yang menyatakan dalam
pelaksanaan penjajaran dokumen rekam medis belum mempunyai prosedur tetap
sendiri, namun kebijakannya tercantum dalam prosedur tetap penyimpanan dan
pencarian dokumen rekam medis. Didalamnya disebutkan bahwa sistem penjajaran
dokumen rekam medis menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing atau
sistem angka akhir. Prosedur tetap tentang Penggunaan Tracer mencantumkan
kebijakan penggunaan tracer.

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur

“Material”
Menurut Savitri Citra Budi (2011:9) berkas rekam medis berisi data
individual yang bersifat rahasia, maka setiap lembar formulir berkas rekam medis

6
harus dilindungi dengan cara dimasukan ke dalam folder atau map sehingga setiap
folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang diperoleh pasien secara
individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakuan penyimpanan berkas
rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder atau map perkantoran. Tujuan
penyimpanan dokumen rekam medis adalah untuk mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak
filling, mudah mengambil dari tempat penyimpanan, mudah pengembaliannya,
melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik,
kimiawi dan biologi.
Dengan demikian maka diperlukan sistem penyimpanan dengan
mempertimbangkan jenis sarana dan peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga
ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas rekam medis dapat disimpan yaitu apabila
pengisian data hasil pelayanan pada formulir rekam medis telah terisi dengan
lengkap sedemikian rupa sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara
kronologis.
Dari hasil pengamatan bahan yang digunakan untuk berkas rekam medis
di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta berkas rekam medis rawat jalan
menggunakan kertas kuarto berukuran panjang 21,5 cm dan lebar 16 cm dibedakan
menjadi 3 warna yaitu warna kuning, warna biru dan merah muda. Warna kuning
untuk status anak usia 0 sampai 18 tahun, warna biru untuk wanita dewasa usia
diatas 18 dan warna merah muda untuk status pria usia usia diatsa 18 tahun.
Sedangkan berkas rekam medis rawat inap menggunakan map. Secara teori material
yang digunakan belum sesuai, karena pada RSKIA Permata Bunda Yogyakarta
berkas rekam medis rawat jalan masih menggunakan kertas kuarto dan belum
menggunakan map.
Hal tersebut sesuai dengan Anggraeni (2013) yang menyatakan bahwa
pada unsur material dokumen rekam medis tidak menggunakan map dan DRM
menggunakan kertas kuarto.
Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu
pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar
penyimpanan berkas sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan
kerja dan produktivitas para pekerja, rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya,
dengan alasan harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
berkas lebih cepat, menghemat ruangan supaya tidak terlalu makan tempat.
Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm,
jika menggunakan jari lima laci satu baris ruangan lowong didepannya harus 90 cm
jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150
cm. Untuk memungkinkan terbuka laci-laci tersebut lemari lima laci memang
tampak lebih rapi dan berkas dapat terlindung dari debu dan kotoran dari luar,
namun satu pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara berkas tetap rapi
dalam hal penggunaan rak terbuka (DepKes RI, 2006:88).
Rak penyimpanan berkas rekam medis di RSKIA Permata Bunda disimpan
diruangan yang berada tepat dibelakang tempat pendaftaran pasien. Rak
penyimpanan menggunakan rak terbuka berbahan besi yang berjumlah 2 rak, 1 rak

7
untuk menyimpan berkas rekam medis rawat jalan dan 1 rak untuk menyimpan
berkas rekam medis rawat inap. Masing-masing rak rekam medis yang ada memiliki
5 shaft, ada pembatas dalam setiap shaft dan terdapat 5 kotak dalam setiap shaft.
Untuk berkas rekam medis rawat jalan dalam satu kotak berisi rata-rata 13 bendel
berkas rekam medis yang dalam satu bendel berisi 100 berkas rekam medis.
Hal tersebut tidak sesuai dengan Anggraeni (2013) yang menyatakan
bahwa pada unsur material, filing menggunakan lemari kayu kotak berupa laci.
Filing terdiri 90 kotak laci, 1 laci berisi kurang lebih 190 DRM. Selain itu karena
banyaknya dokumen pasien membuat DRM di laci file penuh dan mengakibatkan
DRM berdesak-desakkan di dalam penyimpanan. Secara teori rak penyimpanan
berkas rekam medis di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta sudah sesuai.

4. PENUTUP Simpulan
1. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Man”
menunjukkan petugas yang bertugas pada bagian penyimpanan berkas rekam
medis di RSKIA Permata Bunda yang menempuh pendidikan D3 Rekam Medis
1 orang dan 4 orang bukan perekam medis.
2. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Money”
menunjukkan tidak ada anggaran khusus berupa uang untuk kegiatan rekam
medis namun berupa barang.
3. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Methode”
menunjukkan di RSKIA Permata Bunda Yogyakarta Menggunakan sistem
penyimpanan desentralisasi, sistem penjajaran SNF dan masih ada kejadian file
yang salah letak. Serta tidak terdapat instruksi atau standard operational
procedure (SOP) tertulis terkait pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis
yang mengatur tentang aturan atau langkah-langkah penyimpanan berkas
rekam medis.
4. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Machine”
menunjukkan tidak adanya tracer yang digunakan untuk menandai berkas
rekam medis yang keluar.
5. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan unsur “Material”
menunjukkan dokumen rekam medis menggunakan kuarto. Rak penyimpanan
menggunakan rak besi. Tidak terdapat map pada berkas rekam medis rawat
jalan.

Saran
1. RSKIA Permata Bunda Yogyakarta sebaiknya mengadakan pelatihan tentang
pengelolaan Rekam Medis khususnya petugas pendaftaran.
2. Perlu dibuatkan Standard operational procedure (SOP) tertulis terkait
pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis.
3. Disediakan tracer yang dapat mempermudah untuk petugas mengembalikan
berkas rekam medis yang keluar.
4. Untuk melindungi berkas Rekam Medis perlu disediakan map.

8
5. Hasil penelitian ini hendaknya digunakan sebagai referensi bagi peneliti
selanjutnya yang berminat melakukan penelitian tentang pelaksanaan
penyimpanan berkas rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta:

Rineka Cipta.

Budi, Savitri C. 2011. Manajemen Unit Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum

Sinergis Media.

Departemen Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 269/

MENKES/ PER/ III/ 2008. Jakarta: Depkes RI.

Depkes RI. 2009. Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Jakarta: Depkes RI.

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 1991. Petunjuk Teknis Penyelenggaraan

Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit. Departemen Kesehatan RI
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. Jakarta.

Hatta, Gemala R. 2011. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.

Hatta, Gemala R. 2013. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Edisi Revisi 2. Jakarta: UI-Press.

Huffman, Edna K, 1994. Health Information Management, Physician Record

Company, Berwyn, Illinois.
.
Notoatmodjo, Soekidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rieneka
Cipta.

Rusdarti, Kusmuriyanto. 2008. Ekonomi: Fenomena di Sekitar Kita 3.Jawa Tengah:

Platinum.

Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi: Perekam Medis Informasi Kesehatan.

Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sugiyono. 2011. Metodologi Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung:

Alfabeta.

9
Terry, George R & Rue, Leslie W. 2005. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: PT.
Bumi Aksara.

Wijayanti, S. 2008. Manajemen, Yogyakarta: Mitra Cendikia Press.

Wursanto, 1991, Kearsipan 1 dan 2, Yogyakarta: Kanisius Yogyakarta.

10