EVALUASI MISFILE

EVALUASI KEJADIAN MISFILE BERKAS REKAM MEDIS
DI RSUP SANGLAH DENPASAR MENGGUNAKAN METODE

FOCUS PDCA
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANG
(PKL)
oleh
Fahirah Tamara Salim
NIM G41160409
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2020
FOCUS PDCA
LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANG
(PKL)
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan
Kesehatan (S.Tr. Kes) Di Program Studi D-IV Rekam Medis
Jurusan Kesehatan
oleh
NIM G41160409

2020
i
LEMBAR PENGESAHAN

FOCUS PDCA

NIM G41160409
Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapang dan Dinyatakan Lulus
Tim Penilai
Pembimbing Lapang Dosen Pembimbing Utama,
Ni Ketut Juniati., S.MIK. Atma Deharja, S.KM., M.Kes.

NIP. 19720606 199503 2 001 NIP. 19841117 201001 1 019
Megetahui,
Ketua Jurusan Kesehatan,
Politeknik Negeri Jember
Sustin Farlinda, S.Kom., M.T.

NIP. 19720204 200112 2 003
ii
SURAT PERNYAATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Fahirah Tamara Salim
NIM : G41160409
Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam Laporan
Praktek Kerja Lapang saya yang berjudul “EVALUASI KEJADIAN MISFILE
BERKAS REKAM MEDIS DI RSUP SANGLAH DENPASAR
MENGGUNAKAN METODE FOCUS PDCA” merupakan gagasan dan hasil
karya saya sendiri dengan arahan komisi pembimbing, dan belum pernah diajukan
dalam bentuk apa pun pada perguruan tinggi manapun.
Semua data dan informasi yang digunakan telah dinyatakan secara jelas dan dapat
diperiksa kebenarannya. Sumber informasi yang berasal atau diikutip dari karya
yang diterbitkan dari penulis telah disebutkan dalam naskah dan dicantumkan
dalam daftar pustaka di bagian Laporan Praktek Kerja Lapang ini.
Denpasar, 16 Maret 2020
iii
PRAKATA
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan
Praktek Kerja Lapang (PKL) dengan judul “Evaluasi Kejadian Misfile Berkas
Rekam Medis di RSUP Sanglah Denpasar Menggunakan Metode FOCUS PDCA”
dapat terselesaikan dengan baik.
Pada kesempatan ini, Penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Saiful Anwar, S.Tp, MP selaku Direktur Politeknik Negeri Jember
2. Ibu Sustin Farlinda, S.Kom., MT selaku Ketua Jurusan Kesehatan Politeknik
Negeri Jember
3. Bapak Atma Deharja, S.KM, M.Kes selaku Ketua Program Rekam Medik
4. Bapak Atma Deharja, S.KM, M.Kes selaku Dosen Pembimbing
5. Bapak dr. I Wayan Sudana, M.Kes selaku direktur RSUP Sanglah Denpasar
yang telah memberikan izin untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapang (PKL)
di rumah sakit tersebut.
6. Ibu Ni Ketut Juniati., S.MIK selaku kepala Instalasi Rekam Medis RSUP
Sanglah Denpasar yang telah memberikan petunjuk dan bimbingan kepada
kami dalam pelaksanaan Praktek Kerja Lapang (PKL)
7. Seluruh staf dan semua pihak RSUP Sanglah Denpasar yang telah membantu
dalam memberikan data dan informasi yang dibutuhkan dalam Praktek Kerja
Lapang (PKL)
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan ini masih kurang sempurna.
Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun
agar dapat memperbaiki laporan di masa mendatang. Semoga laporan ini
bermanfaat bagi semua.
Denpasar, 16 Maret 2020
Penulis
iv
RINGKASAN
Evaluasi Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis di RSUP Sanglah Denpasar

Menggunakan Metode FOCUS PDCA, Fahirah Tamara Salim, NIM
G41160409, Tahun 2020, Rekam Medik, Politeknik Negeri Jember, Atma
Deharja, S.KM, M.Kes (Pembimbing 1) dan Ni Ketut Juniati., S.MIK
(Pembimbing 2).
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor

yang sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit. Sistem
penyimpanan dokumen rekam medis memberikan ketersediaan data tentang
segala pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Oleh karena itu
penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat
memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien.
Permasalahan yang ditemukan dari hasil pengamatan mulai dari tanggal 6 – 27
Februari 2020 yaitu didapat banyaknya angka kesalahan dalam penyimpanan atau
misfile berkas yaitu sebanyak 25 berkas rekam medis hal tersebut dapat
menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis dan penambahan kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus
melakukan pencarian pada rak nomer lain yang memungkinkan menjadi tempat
salah letak, sehingga proses pelayanan cenderung lebih lama, hal ini bisa
disebabkan karena tidak adanya informasi penanda pada rak penyimpanan berkas
rekam medis.
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini yaitu
menggunakan metode FOCUS PDCA yang terdiri dari 9 tahap diantaranya Find-
Organize-Clarify-Understand-Select-Plan-Do-Check-Action. Metode penelitian
tersebut digunakan dalam menyelesaikan masalah terkait upaya untuk
mengevaluasi kejadian misfile berkas rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar.
Hasil yang diperoleh setelah melakukan tahap perbaikan yaitu petugas
lebih mudah dalam melakukan pencarian dan penyimpanan, serta penurunan
angka kejadian misfile berkas rekam medis dimana dalam satu bulan bisa terjadi
kesalahan penyimpana atau misfile berkisar antara 20-40 maka setelah perbaikan
didapat angka kejadian dalam satu bulan berjumlah tidak lebih dari 5 berkas.
v
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL i
LEMBAR PENGESAHAN ii
SURAT PERNYAATAAN iii
PRAKATA iv
RINGKASAN v
DAFTAR ISI vi
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBARxi
DAFTAR LAMPIRAN xii
BAB 1. PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan dan Manfaat4
1.2.1 Tujuan Umum PKL 4
1.2.2 Tujuan Khusus PKL 4
1.2.3 Manfaat PKL 4
1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja 5
1.4 Metode Pelaksanaan 5
BAB 2. KEADAAN UMUM RUMAH SAKIT 8
2.1 Sejarah Rumah Sakit 8
2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit 9
2.3 Kondisi Lingkungan 10
BAB 3. KEGIATAN UMUM RSUP SANGLAH DENPASAR 13
3.1 Manajemen Informasi Kesehatan 13
3.1.1 Sistem Penamaan 13
3.1.2 Sistem Penomoran 14
3.1.3 Sistem Penyimpanan 15
3.1.4 Sistem Pengendalian 16
vi
3.1.5 Identifikasi Prosedur Penerimaan Pasien 16
3.1.6 Identifikasi Alur Rekam Medis 22
3.1.7 Identifikasi SPO Penyimpanan Rekam Medis 24
3.1.8 Standar Prosedur Operasional Pengendalian Rekam Medis 24
3.1.9 Identifikasi Alur Prosedur Pelayanan Pelepasan Rekam Medis 25
3.1.10 Identifikasi Jenis Formulir Rawat Jalan, Rawat Inap, dan UGD 27
3.1.11 Identifikasi Isi Formulir dan Struktur Data Rekam Medis 28
3.1.12 Kegiatan Assembling 29
3.1.13 Identifikasi Prosedur Retensi Rekam Medis, Penyusutan Rekam Medis,
dan Pemusnahan Rekam Medis 29
3.2 Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Serta Masalah Yang Berkaitan
dengan Kesehatan dan Tindakan Medis 29
3.3 Hukum dan Etika Profesi 30
3.3.1 Kebijakan Rumah sakit / Rekam Medis mengenai keamanan dan
kerahasiaan rekam medis dan penerapannya 31
3.3.2 Kebijakan Rumah Sakit/Rekam Medis terkait Prosedur pelepasan
Informasi kepada pasien maupun pihak ketiga 31
3.3.3 Persyaratan Pelepasan Data Medis 32
3.3.4 Jenis-Jenis Formulir Informed consent 32
3.4 Statistik Rekam Medis 33
3.4.1 Identifikasi Alur dan Prosedur Pengumpulan, Pengolahan, Analisis, dan
Penyajian Data Statistik Rumah Sakit 34
3.4.2 Identifikasi jenis formulir pengumpulan data untuk statistik kesehatan
34
3.4.3 Identifikasi Laporan Internal RS 35
3.4.4 Identifikasi Laporan Eksternal RS 36
3.4.5 Statistik Tingkat Efisiensi Pengelolaan Rumah Sakit 37
3.5 Manajemen Mutu Rekam Medis 40
3.5.1 Identifikasi Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis 40
3.5.2 Identifikasi Sasaran Mutu Instalasi Rekam Medis 40
3.5.3 Menganalisis Instalasi Rekam Medis Untuk Mengkaji SWOT 43
3.5.4 Analisis Kuantitatif dan Kualitatif Rekam Medis 47
vii
3.6 Manajemen Unit Rekam Medis 48
3.6.1 Identifikasi SDM di Unit Kerja Rekam Medis 48
3.6.2 Menggambarkan Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis 49
3.6.3 Gambaran Cara Pengorganisasian Pekerjaan 50
3.6.4 Mengetahui Tugas dan Fungsi Unit Rumah Sakit 51
3.6.5 Mengetahui Fungsi dan Peran Perekam Medis 52
3.6.6 Identifikasi Pelaksanaan Renstra Instalasi Rekam Medis 54
3.6.7 Identifikasi Sarana dan Prasarana Unit Kerja Rekam Medis Untuk
Kebutuhan Kerja 56
3.6.8 Perhitungan Kebutuhan SDM sesuai dengan Standar WISN 58
3.6.9 Program Orientasi dan Pelatihan Staf Unit Kerja MIK 61
3.6.10 Identifikasi Penyusunan Anggaran di Unit Kerja Rekam Medis 62
3.6.11 Identikasi Fungsi Pengawasan Manajer Rekam Medis 62
3.6.12 Identifikasi Data yang Dibutuhkan dalam Menyiapkan Profil RS 63
3.6.13 Identifikasi dan Menganalisis Masalah yang Berkaitan dengan Unit Kerja
rekam Medis 64
3.7 Teknologi Informasi / Pengolahan Data Elektronik 64
3.7.1 Jenis aplikasi yang digunakan di unit rekam medis 64
3.7.2 Analisis sistem informasi pendaftaran rawat jalan dan rawat inap dengan
menggunakan flowchart system 66
3.7.3 Analisis Pelaporan Dibagian/Unit Rekam Medis 67
3.7.4 Desain Database/Basis Data SIMARS Unit Rekam Medis 69
3.7.5 Identifikasi Topografi Jaringan yang menghubungkan Instalasi rekam
medis dengan unit-unit terkait yang lain 69
3.7.6 Gambaran Rancangan Sistem yang Dibutuhkan 69
BAB 4. KEGIATAN KHUSUS LOKASI PKL 72
BAB 5. HASIL DAN PEMBAHASAN 77
5.1 Mengidentifikasi Tahap FOCUS Pada Evaluasi Misfile Berkas Rekam
Medis di RSUP Sanglah Denpasar Menggunakan Metode FOCUS
PDCA 77
5.1.1 Mengidentifikasikan Tahap Find 77
5.1.2 Mengidentifikasikan Tahap Organize 77
viii
5.1.3 Mengidentifikasikan Tahap Clarify 78
5.1.4 Mengidentifikasi Tahap Understand 79
5.2 Mengidentifikasi Tahap PDCA mengenai Evaluasi Misfile Berkas
Rekam Medis di RSUP Sanglah Denpasar Menggunakan Metode
FOCUS PDCA 80
5.2.1 Mengidentifikasi Tahap Plan 80
5.2.2 Mengidentifikasi Tahap Do 80
5.2.3 Mengidentifikasi Tahap Check 81
5.2.4 Mengidentifikasi Tahap Action 81
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN 83
6.1 Kesimpulan 83
6.2 Saran 85
Daftar Pustaka 86
LAMPIRAN 87
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 Data Jumlah Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis di RSUP Sanglah
Denpasar Tahun 2019.......................................................................................... 3
Tabel 3.1 Data Statistik periode Januari 2020 .................................................... 37
Tabel 3.2 Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis Yang Berlaku di RS..... 40
Tabel 3.3 Identifikasi SWOT............................................................................... 43
Tabel 3.4 Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Sumber Daya Manusia Di Instalasi
Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar.............................................................. 48
Tabel 3.6 Tugas dan Fungsi Terkait Unit Rumah Sakit....................................... 52
Tabel 3.7 Rata-Rata Kunjungan Pasien Baru dan Pasien Lama Tahun 2019...... 57
Tabel 3.8 Rata-rata Ketebalan Rekam Medis...................................................... 57
Tabel 3.9 Tabel Waktu Kerja Tersedia................................................................ 59
Tabel 3.10 Tabel Kategori SDM.......................................................................... 59
Tabel 3.11 Tabel Uraian Kegiatan....................................................................... 59
Tabel 3.12 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan........................ 60
Tabel 3.13 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan......................... 60
Tabel 3.14 Hasil Kegiatan Identifikasi Masalah yang berkaitan dengan Unit Kerja
Rekam Medis....................................................................................................... 64
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Tahapan Metode FOCUS PDCA.....................................................5
Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSUP Sanglah..................................................9
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis.....................................10
Gambar 3.1 Prosedur Pelepasan Informasi Rekam Medis RSUP Sanglah
Denpasar..............................................................................................................32
Gambar 3.2 Grafik Barber Johnson.....................................................................39
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis.....................................50
Gambar 3.5 Distribusi Pekerjaan Beserta Shift...................................................50
Gambar 3.4 Tampilan Menu Rekam Medis SIMARS.........................................65
Gambar 3.5 Tampilan Home E-PASTI................................................................65
Gambar 3.6 Flowchart System Pendaftaran Rawat Jalan....................................66
Gambar 3.7 Flowchart System Pendaftaran Rawat Inap.....................................67
Gambar 3.8 Menu LIR.........................................................................................67
Gambar 3.9 Menu Laporan Bagian Pelayanan....................................................68
Gambar 3.10 Menu Laporan Bagian Rekam Medis............................................68
Gambar 3.11 Desain Database/Basis Data SIMARS Unit Rekam Medis...........69
Gambar 3.12 Menu Pencarian Pasien Pada Pendaftaran Pasien..........................70
Gambar 3.13 Menu Pencarian Pasien Pada Pendaftaran Pasien..........................70
Gambar 3.14 Menu Pendaftaran Pasien...............................................................71
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Surat Keterangan PKL...................................................................................88
2. Daftar Hadir PKL RSUP Sanglah Denpasar..................................................89
3. SPO Penyimpanan Rekam Medis Dengan Map............................................90
4. Laporan Kejadian Missfile di RSUP Sanglah Denpasar................................91
5. Penambahan Informasi Pada Tiap Rak Penyimpanan...................................92
6. Penambahan Stiker Pada Tiap Subrak Penyimpanan....................................92
xii
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Menurut Permenkes (2013) Rekam Medis adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan. Pengelolaan
rekam medis merupakan salah satu bentuk dari pelayanan penunjang medis yang
meliputi assembling, indexing, koding, analising, dan filling. Salah satu sub unit
rekam medis yang membantu terlaksananya sistem rekam medis adalah sub unit
filling (penyimpanan).
Dalam pasal 12 ayat 1 PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008
tentang Rekam Medis disebutkan bahwa berkas rekam medis milik sarana
pelayanan kesehatan. Artinya, sarana pelayanan kesehatan memiliki tanggung
jawab penuh untuk menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis
kembali saat dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, atau pun pihak lain pada
fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan. Berkas rekam medis juga
memiliki fungsi untuk melindungi petugas medis maupun non medis ketika terjadi
kasus hukum. Maka dari itu, sarana pelayanan kesehatan khususnya petugas
rekam medis harus bisa meminimalisir permasalahan yang terjadi di bagian rekam
medis (Karlina, Putri, & Santoso, 2016).
Filling adalah unit kerja Rekam Medis yang diakreditasi oleh Departemen
Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan dan penyimpanan dokumen
atas dasar sistem penataan tertentu melalui prosedur yang sistematis sehingga
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat dan tepat. Dokumen
Rekam Medis adalah catatan yang berisikan identitas pasien, diagnosis serta
riwayat penyakit pasien (Farlinda, Nurul, & Rahmadani, 2017).
Penyimpanan berkas rekam medis yang baik merupakan satu kunci
keberhasilan manajemen dari suatu pelayanan maka, cara penyimpanan berkas
rekam medis harus diatur dengan baik agar memudahkan petugas dalam mencari
kembali berkas yang diperlukan. Sistem penyimpanan di rumah sakit belum
terlaksana dengan baik, di bagian rak penyimpanan berkas rekam medis masih
1
2
sering terjadi kesalahan misalnya kesalahan penempatan berkas rekam medis,

salah simpan berkas rekam medis, ataupun tidak ditemukannya berkas rekam
medis di rak penyimpanan, hal ini yang disebut sebagai misfile (Simanjuntak &
Sirait, 2018).
RSUP Sanglah merupakan rumah sakit Tipe A Pendidikan sesuai
Permenkes RI no 1636 tahun 2005 tertanggal sejak 12 Desember 2005. RSUP
Sanglah merupakan salah satu rumah sakit yang menjadi pusat rujukan nasional
untuk wilayah Indonesia Bagian Timur yang memiliki misi yaitu
menyelenggarakan pelayanan kesehatan interprofesional yang paripurna dan
bermutu untuk seluruh lapisan masyarakat, salah satunya adalah pelayanan rekam
medis. Pelayanan rekam medis di RSUP Sanglah diselenggarakan di Instalasi
Rekam Medis. Salah satu permasalahan pelayanan rekam medis yang sering
terjadi yaitu misfile berkas rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar.
Terjadinya misfile pada bagian penyimpanan mengakibatkan adanya
penambahan kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus melakukan pencarian
pada rak nomer lain, sehingga proses pendaftaran cenderung lebih lama. Hal
tersebut juga akan menghambat pelayanan yang diberikan dokter kepada pasien
karena tidak adanya informasi mengenai riwayat penyakit sebelumnya bila
ternyata tidak terdapat berkas yang lama dan dibuatkan berkas rekam medis yang
baru. Banyak faktor yang menjadi penyebab terjadinya missfile, faktor-faktor
tersebut antara lain yaitu faktor sistem penyimpanan, sistem penomoran, sistem
penjajaran, sarana ruang penyimpanan, dan petugas ruang penyimpanan
(Simanjuntak & Sirait, 2018).
Hasil studi dokumentasi mengenai kejadian misfile rekam medis di RSUP
Sanglah Denpasar adalah sistem penyimpanan (filling) di RSUP Sanglah
Denpasar menggunakan sentralisasi dengan penomoran Terminal Digit Filling
dengan menggunakan 8 (delapan) digit angka pada nomor rekam medis dan
jumlah petugas di tempat penyimpanan berkas rekam medis sebanyak 10
(sepuluh) orang yang dibagi menjadi 2 (dua) shift yaitu pagi dan siang. Faktor
yang dapat menyebabkan kejadian tersebut dilihat dari Man yaitu jumlah pekerja
yang berbanding terbalik dengan jumlah pasien yang harus ditangani, pengaruh
3
petugas yang bukan dari lulusan rekam medis serta kondisi petugas juga sangat
menetukan konsentrasi pekerja itu sendiri. Faktor Method yang dapat berpengaruh
yaitu saat proses pengembalian berkas rekam medis yang terkadang masih sering
ditemukan tracer yang tidak tercabut atau peletakan tracer yang tidak sesuai
urutannya, serta pengembalian oleh bagian assembling dan peminjaan yang tidak
langsung diurutkan juga dapat mempengaruhi terjadinya misfile. Faktor Machine
yaitu faktor dari tracer yang ditemukan banyak dalam keadaan rusak, rak yang
cukup tinggi, rak yang rusak, tidak terdapat penanda pada setiap subrak serta
ruang filling yang masih membutuhkan tempat lebih luas, yang terakhir faktor
Material yaitu tidak terdapat bukti peminjaman yang diletakkan pada tracer
sebagai pengganti berkas rekam medis dari bagian peminjaman yang digunakan
untuk penelitian dokter. Data jumlah kejadian misfile berkas rekam medis di
RSUP Sanglah tahun 2019 dapat dilihat sebagai berikut :
Tabel 1.1 Data Jumlah Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis di RSUP Sanglah
Denpasar Tahun 2019
Jumlah misfile berkas rekam Persentase
No. Bulan
medis
1 Januari 42 berkas 0.19 %
2 Februari 55 berkas 0.26 %
3 Maret 18 berkas 0.09 %
4 April 10 berkas 0.05 %
5 Mei 30 berkas 0.13 %
6 Juni 61 berkas 0.31 %
7 Juli 58 berkas 0.26 %
8 Agustus 46 berkas 0.2 %
9 September 42 berkas 0.18 %
10 Oktober 40 berkas 0.16 %
11 November 41 berkas 0.18 %
12 Desember 39 berkas 0.17 %
Jumlah 482 berkas 2.18 %
Sumber : Laporan kejadian misfile berkas rekam medis tahun 2019
Bedasarkan tabel 1.1 dapat dijelaskan bahwa kejadian misfile berkas

rekam medis pada bulan tahun 2019 sebanyak 482 berkas. Kejadian ini
disebabkan oleh banyak hal Hal ini menunjukkan perlu adanya suatu penanda
pada rak berkas rekam medis agar menurunkan tingkat kesalahan dalam peletakan
4
berkas rekam medis, maka dari itu peneliti memberikan solusi berupa pemberian
nomor pada rak berkas rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar.
1.2 Tujuan dan Manfaat

1.2.1 Tujuan Umum PKL
Mengetahui struktur kerja rekam medis yang ada di RSUP Sanglah
Denpasar, serta mengimplementasikan ilmu yang di dapat selama di bangku
kuliah.
1.2.2 Tujuan Khusus PKL

Tujuan khusus dari penelitian ini adalah :
a. Mengidentifikasi tahap FOCUS pada evaluasi pencatatan peminjaman berkas
rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar
b. Mengidentifikasi tahap PDCA pada evaluasi pencatatan peminjaman berkas
rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar
1.2.3 Manfaat PKL

a. Bagi Rumah Sakit
Sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan
untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan khususnya pada bagian
peminjaman berkas rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar.
b. Bagi Politeknik Negeri Jember
Menambah ilmu di lingkungan Politeknik Negeri Jember, khususnya
Jurusan Kesehatan Program Studi Rekam Medis.
c. Bagi Peneliti
1) Mengaplikasikan ilmu yang telah dipelajari di bangku perkuliahan.
2) Mengembangkan kemampuan atau potensi diri.
3) Mendapatkan pengalaman kerja untuk menjadi tenaga profesional di bidang
rekam medis.
5
1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja

Kegiatan dilaksanakan di ruangan instalasi rekam medis pada bagian
peminjaman berkas rekam medis RSUP Sanglah Denpasar. Waktu kegiatan
dilaksanakan selama 3 bulan pada tanggal 3 Februari 2020 sampai dengan 25
April 2020.
1.4 Metode Pelaksanaan

Metode kegiatan yang digunakan dalam kegiatan PKL adalah FOCUS
PDCA. Metode FOCUS PDCA yang ditemukan oleh Walter Shewhart dan
disempurnakan oleh Edwards Deming merupakan proses perbaikan mutu yang
banyak dipakai dan sudah diakui di dunia. Merupakan singkatan yang
menggambarkan komponen dari proses peningkatam mutu kinerja. Alur
pelaksanaan FOCUS PDCA dapat dilihat pada gambar 1.1 berikut.
Gambar 1.1 Tahapan Metode FOCUS PDCA
Tahapan Metode FOCUS PDCA di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:

a. F (Find)
Menemukan/mengidentifikasi merupakan kegiatan mencari proses yang
perlu perbaikan. Mementukan proses dan komponen yang terlibat dalam proses
6
tersebut. Mencatat keuntungan yang dapat diterima bila dilaksanakan perbaikan

pada proses tersebut. Memahami bagaimana proses tersebut sesuai dengan
ketentuan dan prioritas Rumah Sakit
b. O (Organize)
Memilih tim yang berpengetahuan luas dalam proses tersebut.
Menentukan ukuran tim, yang terdiri dari anggota yang mewakili berbagai
komponen yang terlibat dalam organisasi, memilih anggota, dan mempersiapkan
diri untuk mendokumentasikan rencana perbaikan
c. C (Clarify)
Memperjelas pengetahuan terkini dalam proses. Tim yang telah terbentuk
harus mengulas pengetahuan terkini yang kemudian menghubungkan dengan
proses yang telah terlaksana untuk dapat menganalisa dan membedakan
kesenjangan dalam proses tersebut
d. U (Understand)
Memahami penyebab variasi / kesenjangan / permasalahan. Tim akan
mengukur proses dan mempelajari penyebab variasi/kesenjangan/permasalahan.
Mereka kemudian akan merumuskan rencana untuk pengumpulan data (indikator),
dengan menggunakan informasi spesifik tentang permasalahan pada proses untuk
membangun gambaran proses yang terukur dan terkendali
e. S (Select)
Memilih proses perbaikan yang potensial. Menentukan tindakan yang
perlu diambil untuk meningkatkan proses (harus didukung oleh bukti yang
terdokumentasi).
f. P (Plan)
Perencanaan merupakan suatu upaya menjabarkan cara penyelesaian
masalah yang ditetapkan ke dalam unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling
terkait dan terpadu sehingga dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan
cara penyelesaian masalah. Hasil akhir yang dicapai dari perencanaan adalah
tersusunnya rencana kerja penyelesaian masalah mutu yang akan diselenggarakan.
7
g. D (Do)
Melaksanakan rencana yang telah disusun. Jika pelaksanaan rencana
tersebut membutuhkan keterlibatan staf lain di luar anggota tim, perlu terlebih
dahulu diselenggarakan orientasi, sehingga staf pelaksanaan tersebut dapat
memahami dengan lengkap rencana yang akan dilaksanakan.
h. C (Check)
Tahap ini ialah secara berkala memeriksa kemajuan dan hasil yang dicapai
dan pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
i. A (Action)
Tahapan terakhir yang dilakukan adalah melaksanakan perbaikan rencana
kerja. Lakukan penyempurnaan rencana kerja atau bila perlu mempertimbangkan
pemilihan dengan cara penyelesaian masalah ini. Untuk selanjutnya rencana kerja
yang telah diperbaiki tersebut dilaksanakan kembali. Jangan lupa untuk memantau
kemajuan serta hasil yang dicapai. Untuk kemudian tergantung dari kemajuan
serta hasil tersebut kemudian melaksanakan tindakan yang sesuai.
BAB 2. KEADAAN UMUM RUMAH SAKIT
2.1 Sejarah Rumah Sakit

RSUP Sanglah mulai dibangun pada tahun 1956 dan diresmikan pada
tanggal 30 Desember 1959 dengan kapasitas 150 tempat tidur. Tahun 1962 RSUP
Sanglah bekerjasama dengan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana sebagai
rumah sakit pendidikan. RSUP Sanglah menjadi rumah sakit pendidikan tipe B
dan sebagai Rumah Sakit Rujukan untuk Bali, NTB, NTT, Timor Timur pada
tahun 1978 (SK Menkes RI No.134/1978).
Perkembangan RSUP Sanglah beberapa kali mengalami perubahan status,
pada tahun 1993 menjadi Rumah Sakit Swadana (SK Menkes No.
1133/Menkes/SK/VI/1994). Tahun 1997 menjadi Rumah Sakit PNBP
(Pendapatan Negara Bukan Pajak). Tahun 2000 berubah status menjadi Perjan
(Perusahaan Jawatan) sesuai peraturan pemerintah tahun 2000. Terakhir pada
tahun 2005 berubah menjadi PPK BLU (Kepmenkes RI NO.1243 tahun 2005 tgl
11 Agustus 2005) dan ditetapkan sebagai RS Pendidikan Tipe A sesuai
Permenkes 1636 tahun 2005 tertanggal 12 Desember 2005.Seperti halnya
organisasi lain, RSUP Sanglah Denpasar juga memiliki visi sebagai arah yang
akan dituju, menjadi Rumah Sakit Unggulan dalam bidang Pelayanan, Pendidikan
dan Penelitian tingkat Nasional dan Internasional. Dalam mewujudkan visi
tersebut RSUP Sanglah dalam memberikan pelayanan selalu berusaha dengan
segala upaya agar pelayanannya prima sehingga dapat memuaskan masyarakat
yang membutuhkan pelayanan. RSUP Sanglah adalah merupakan rumah sakit
rujukan utama untuk wilayah Bali, NTB dan NTT.
Jenis pelayanan yang diberikan meliputi pelayanan gawat darurat,
pelayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap, pelayanan bedah, pelayanan intensif,
haemodialisa, forensik, dan beberapa pelayanan unggulan seperti implant
cochlear, pelayanan trauma, pelayanan jantung terpadu, bayi tabung, pelayanan
tumbuh kembang, HIV-AIDS. Disamping pelayanan-pelayanan tersebut, juga
terdapat pelayanan pasien dengan menggunakan peralatan canggih seperti cath
8
9
lab, ESWL, ECG, CT Scan, Argon Laser. Colposcopy, Hyperbaric Chamber, dan
cobalt.
Sebagai rumah sakit pendidikan kelas A sejak tahun 2005, RSUP Sanglah
merupakan tempat pendidikan dan penelitian bagi calon dokter spesialis, dokter
umum, dan profesi lainnya. Hal ini menjadikan RSUP Sanglah sebagai pusat
pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit
Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSUP Sanglah

Gambar 2.1 menunjukkan bahwa sistem organisasi yang digunakan di
RSUP Sanglah adalah organisasi lini dan staf dimana pelimpahan wewenang
dalam organisasi berlangsung secara vertikal seorang atasan pimpinan hinggan
pimpinan dibawahnya. RSUP Sanglah dipimpin oleh satu direktur utama, direktur
utama membawahi direktur medic dan keperawatan, direktur sumberdaya manusia
dan pendidikan, direktur keuangan, direktur umum dan operasional.
Instalasi rekam medis berada langsung dibawah direktorat umum dan
operasional dan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya kepala instalasi rekam
medis berkonsultasi kepada kepala bagian perencanaan dan evaluasi. kepala
instalasi dibantu oleh tiga orang koordinator, yaitu koordinator pengelolaan rekam
medis, koordinator umum dan pelaporan dan koordinator pengelolaan rekam
10
medis yang dibantu oleh 3 orang penanggung jawab, yaitu: penanggung jawab
rekam medis di instalasi wing amerta, penanggung jawab pencarian,
penyimpanan, dan peminjaman dan penanggung jawab distribusi, dan koordinator
umum dan pelaporan yang membawahi dua orang penanggung jawab yaitu:
penanggung jawab. inventaris dan penanggung jawab. mutu rekam medis.
koordinator koding, membawahi semua petugas koding, baik rawat jalan, rawat
inap dam rawat darurat.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
2.3 Kondisi Lingkungan

RSUP Sanglah Denpasar berada di Kota Denpasar. Kota Denpasar berada
pada ketinggian 0-75 meter dari permukaan laut, terletak pada posisi 8°35’31”
sampai 8°44’49” Lintang Selatan dan 115°00’23” sampai 115°16’27” Bujur
Timur. Sebagai rumah sakit tipe A, RSUP Sanglah Denpasar menjadi rujukan
nasional wilayah Indonesia Bagian Timur maupun Tengah. Seluruh rumah sakit di
Provinsi Bali memiliki rujukan tersier di RSUP Sanglah Denpasar. Pelayanan
medis yang tersedia di RSUP Sanglah Denpasar adalah spesialis bedah, spesialis
11
penyakit dalam, spesialis anak, spesialis obgyn, spesialis patologi klinik, spesialis
patologi anatomi, spesialis radiologi, spesialis gigi, spesialis anaestesi, spesialis
andrologi, spesialis bedah mulut, spesialis urologi, spesialis orthopedic, spesialis
saraf, spesialis tht, spesialis jiwa, spesialis jantung, spesialis mata, spesialis kulit
kelamin, spesialis mikrobiologi, spesialis rehab medis, spesialis gizi klinik,
spesialis bedah onkologi, spesialis bedah anak, spesialis bedah saraf, spesialis
onkologi, radiologi, hemodialysis.
RSUP Sanglah mempunyai Visi, Misi, Falsafah, Tujuan dan Nilai Dasar
Rumah Sakit. Berikut ini adalah penjelasan visi, misi, falsafah, tujuan, dan nilai
dasar RSUP Sanglah :
a. Visi
Visi RSUP Sanglah adalah menjadi rumah sakit Indonesia kelas dunia untuk
mewujudkan masyarakat sehat yang mandiri dan berkeadilan.
b. Misi
RSUP Sanglah sebagai rumah sakit pemerintah berkomitmen untuk:
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatanyang paripurna, bermutu dan
berkeadilan untuk seluruh lapisan masyarakat
2) Menyelenggarakan pendidikan tenaga kesehatan yang profesional dan
nasionalis
3) Menyelenggarakan penelitian dalam bidang kesehatan
c. Falsafah
Menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia dalam bidang pelayanan,
pendidikan, dan penelitian.
d. Tujuan
Tercapainya tata kelola rumah sakit yang berhasil guna dan berdaya guna dalam
rangka mewujudkan pelayanan rumah sakit yang berkelas dunia agar tercapai
derajat kesehatan masyarakat setinggi-tingginya.
e. Nilai/Keyakinan Dasar
1) RSUP Sanglah adalah rumah kita
2) Kepentingan pasien adalah yang utama
3) Sinergi pelayanan, pendidikan, dan penelitian
12
4) Insan pembelajar
5) Insan professional
6) Insan panutan
7) Tat twam Asi
8) Bekerja dalam team work
9) Mempersembahkan kinerja terbaik
BAB 3. KEGIATAN UMUM RSUP SANGLAH DENPASAR
3.1 Manajemen Informasi Kesehatan

Aspek ini memberikan penjelasan bahwa perekam medis harus mampu
mengelolah rekam medis dan informasi kesehatan untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan medis, administrasi dan kebutahan informasi kesehatan sebagai bahan
pengambilan keputusan dibidang kesehatan. Identifikasi kegiatan umum di
instalasi rekam medis RSUP Sanglah berdasarkan aspek manajemen informasi
kesehatan adalah sebagai berikut:
3.1.1 Sistem Penamaan

Sistem penamaan merupakan salah satu cara dalam proses identifikasi
pasien pada bagian pendaftaran pasien baik rawat jalan, Unit Gawat Darurat, dan
Rawat Inap. Sistem penamaan yang digunakan di RSUP Sanglah Denpasar adalah
berdasarkan nama yang tertera pada karti identitas meliputi KTP, SIM, dan
paspor, serta Kartu Pelajar. Jika pasien belum mempunyai kartu identitas/pasien
masih dibawah umur, maka identifikasi penamaan pasien adalah berdasarkan pada
Kartu Keluarga dan juga berdasarkan keterangan dari pihak penanggung jawab
atau wali yang mendaftarkan pasien ke tempat pendaftaran.
Kata sapaan seperti Tuan, Anak, Ananda, Nona, Nyonya, Bapak, dan Ibu
tidak digunakan dalam sistem penamaan rekam medis di RSUP Sanglah. Sistem
penamaan yang digunakan untuk bayi baru lahir adalah kata Bayi dan diikuti
dengan nama lengkap ibu yang melahirkan
Contoh : Bayi Nyoman Sinta
Selanjutnya jika pasien bayi adala bayi kembar, maka sistem penamaan
dengan menambahkan kata Bayi, urutan kelahiran bayi (dengan angka), dan
diikuti denga nama lengkap ibu yang melahirkan.
Contoh : Bayi 1 Nyoman Sinta
Bayi 2 Nyoman Sinta
13
14
3.1.2 Sistem Penomoran

Sistem Penomoran yang digunakan di RSUP Sanglah adalah sistem
penomoran Unit Numbering System. Sistem penomoran ini merupakan sistem
penomoran yang diberikan pada saat pasien pertama kali datang untuk berobat
jalan maupun rawat inap, maka pasien tersebut mendapat satu nomor rekam medis
yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan- kunjungan
selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit
penunjang medis dan instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di
ruamh sakit. Rekam medis pasien akan tersimpan di dalam rekam medis dengan
satu nomor rekam medis pasien, jika terdapat pasien yang tidak membawa kartu
Sanglah (KIB), maka akan dicari melalui database sistem informasi SIMARS, jika
tetap tidak ditemukan, maka pasien akan dicatat sebagai pasien baru. Nomor
rekam medis baru akan disatukan di dalam nomor rekam medis lama jika berkas
rekam medis pasien ditemukan. Berikut ini adalah Standar Prosedur Operasional
(SPO) sistem penomoran rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar :
a. Semua pemberian nomor rekam medis pasien dilaksanakan oleh petugas
registrasi pada saat pasien diregistrasi
b. Pemberian nomor:
1) Penomoran dimulai dari 00000001 sampai dengan nomor 99999999, bila
sudah habis lagi dari 00000001, nomor-nomor disusun dalam komputer billing
system
2) Nomor diberikan kepada setiap pasien baru
3) Satu pasien hanya boleh mempunyai satu nomor
4) Bila ada pasien mempunyai dua nomor atau lebih, maka nomor yang dipakai
nomor pertama dan nomor belakangan ditarik untuk dipakai pasien lain.
Demikian juga pada rekam medis pasien, nomor yang belakangan dicoret
diganti dengan nomor yang terdahulu (1) dan diparaf oleh petugas.
c. Penulisan nomor, nomor rekam medis ditulis pada :
1) Kartu Identitas berobat (KIB)
2) Identitas pasien
3) Cover rekam medis
15
4) Rekam medis rawat jalan

5) Rekam medis rawat inap
6) Registrasi rawat jalan
7) Registrasi rawat inap
8) Semua form rekam medis, sampel dan hasil pemeriksaan penunjang.
3.1.3 Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan rekam medis yang diterapkan di RSUP Sanglah
adalah sistem penyimpanan sentralisasi. Sistem penyimpanan sentralisasi
berdasarkan pelayanan yang diberikan adalah sistem penyimpanan rekam medis
yang menyatukan rekam medis baik pelayanan rawat jalan (out patient), rawat
inap (in patient), dan pelayanan penunjang (ancillary services). Selain di pusat
unit rekam medik, terdapat tiga tempat penyimpanan rekam medis lainnya yaitu :
a. instalasi rekam medis,
b. instalasi wing amerta, dan
c. penyimpanan di poli VCT dan Metadone.
Sistem penjajaran rekam medis yang digunakan di RSUP Sanglah adalah
Terminal Digit Filling (TDF) dengan menggunakan nomor delapan angka yang
dikelompokkan menjadi empat nomor rekam medis dengan angka pertama yang
dilihat adalah dua kelompok angka yang terletak paling kanan atau yang paling
terakhir, sedangkan angka kelompok kedua menunjukkan angka tahun berkas
rekam medis pasien dibuat.
a. RSUP Sanglah Denpasar mempunyai sistem penyimpanan rekam medis
khusus bagi pasien baru. Rekam medis untuk pasien baru disimpan secara
tersendiri dan dinamakan dengan rekam medis atau les telanjang. Disebut
sebagai les telanjang karena rekam medis tidak menggunakan cover. Rekam
medis pasien baru disimpan berdasarkan periode tanggal pertama kali pasien
tersebut berkunjung. Selanjutnya seluruh les telanjang pasien yang berkunjung
pada hari tersebut diurutkan berdasarkan urutan rekam medis atau les
telanjang yang diinput oleh petugas rekam medis di SIMARS (Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit). Les telanjang diperuntukkan bagi setiap
16
pasien baru baik yang masuk dari pelayanan rawat jalan dan Unit Gawat
Darurat.
b. Rekam medis pasien untuk kunjungan pasien yang telah tidak berkunjung
kembali selama dua tahun, maka akan dipindahkan di rak penyimpanan rekam
medis terpisah dari rak penyimpanan rekam medis dimana pasiennya masih
berkunjung.
3.1.4 Sistem Pengendalian

Pengendalian rekam medis merupakan kegiatan mengontrol rekam medis
baik dari segi penyimpanan maupun status rekam medis. Pengendalian rekam
medis pasien di RSUP Sanglah dituangkan dalam beberapa Sandar Prosedur
Operasional (SPO). Pengendalian rekam medis untuk kegiatan pelayanan rawat
jalan adalah melalui pencatatan rekam medis rawat jalan di check out system, di
pengeluaran rekam medis, pengembalian rekam medis, penyimpanan rekam
medis, pencatatan wing amerta, dan pencatatan asuransi, serta pencatatan di
sensus harian rawat jalan masing-masing poli.
3.1.5 Identifikasi Prosedur Penerimaan Pasien

Prosedur penerimaan pasien terbagi menjadi penerimaan pasien rawat
jalan dan penerimaan pasien rawat UGD. Berikut ini adalah prosedur penerimaan
pasien rawat jalan dan UGD :
a. Prosedur Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan
Pasien baru yang memiliki jaminan (BPJS, JKBM, PJKMU dan APBD)
mengambil satu nomor antrian untuk mengurus jaminan, setelah mendapatkan
surat jaminan, pasien mengambil satu nomor antrian lagi untuk mendaftar di
loket 1 dan 2 pada loket instalasi rekam medis.
1) Untuk pasien umum dan IKS mengambil satu nomor antrian, langsung
menunggu di loket pendaftaran registrasi 1 dan 2
2) Petugas registrasi memanggil dan meregistrasi pasien sesuai dengan sistem
antriannya
17
3) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan surat jaminan
untuk pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS dari perusahaan
untuk pasien IKS ke loket registrasi pasien baru untuk dilakukan proses
identifikasi dan registrasi
4) Petugas registrasi memberikan form “general consent” kepada pasien atau
pengantar untuk diisi dan ditandatangani dengan memberikan penjelasan
secukupnya
5) Petugas registrasi melakukan input identitas data pasien pada isian form
registrasi baru di SIRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh pasien (data
demografi, jaminan, cara masuk dll)
6) Khusus untuk nama dan gelar pasien dituliskan sesuai dengan identitas yang
dimiliki (KTP, SIM, KITAS, PASPOR)
7) Setelah selesai menginput data petugas registrasi melakukan penyimpanan
data di SIRS dan mencetak KIB, Lebel identitas dan lembar bukti registrasi
8) Petugas registrasi membubuhkan tandatangan pada bukti registrasi dan pada
form “general consent”
9) Petugas registrasi menyerahkan KIB bukti registrasi dan “general Consent”
yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke
poliklinik yang dituju (Rekam Medis tanpa cover)
b. Prosedur Penerimaan Pasien Lama Rawat Jalan
1) Pasien umum dan pasien IKS menuju ke loket registrasi pasien ulang tanpa
mengambil nomor antrian, di loket 4,5 dan 6 pada instalasi rekam medis
2) Pasien ulang yang memiliki jaminan (BPJS, JKBM, PJKMU dan APBD)
mengambil satu nomor antrian untuk mengurus jaminan, setelah mendapatkan
surat jaminan langsung ke loket registrasi pasien ulang (4, 5, dan 6)
3) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas berobat dan identitas
lainnya seperti KTP, SIM, KITAS, PASPOR serta bukti surat jaminan untuk
pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS dari perusahaan untuk
pasien IKS ke loket registrasi kunjungan ulang untuk dilakukan registrasi
18
4) Petugas registrasi melakukan registrasi sesuai dengan nomor KIB serta

melakukan input data transaksi (tujuan poliklinik, cara pembayaran, cara
masuk, nomor surat jaminan)
5) Setelah melakukan input data, petugas registrasi melakukan penyimpanan data
ke SIRS dan mencetak lembar bukti kunjungan ulang sebanyak 3 rangkap
6) Petugas registrasi menyerahkan KIB dan satu bukti registrasi yang telah
lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke poliklinik yang
dituju, satu bukti registrasi untuk tracer dan sisanya untuk distribusi
(dimasukkan ke RM yang akan didistribusikan)
7) Khusus untuk pasien yang tidak pernah berkunjung ke RSUP Sanglah lebih
dari 2 (dua) tahun akan dibuatkan print besar indentitas pasien dan general
consent dilengkapi oleh petugas poliklinik masing masing.
c. Pendaftaran Pasien di Instalasi Wing Amerta
1) Pasien datang mengambil nomor antrian
2) Petugas registrasi mengambil pasien sesuai dengan sistem antrian yang
berlaku
3) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan bukti
kepesertaan bagi pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu IKS dari
perusahaan untuk pasien IKS ke loket registrasi pasien untuk dilakukan
identifikasi dan registrasi
4) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada pasien atau
pengantar untuk pasien kunjungan baru agar diisi dan ditandatangani dengan
memberikan penjelasan secukupnya Petugas registrasi melakukan input
identitas pasien pada isian form registrasi pasien baru di SIRS sesuai dengan
identitas baru yang dimiliki oleh pasien (data demografi, jaminan, cara masuk
dll) untuk pasien kunjungan baru dan pencarian data melalui KIB untuk pasien
kunjungan ulang
19
6) Setelah selesai diinput data petugas registrasi melakukan penyimpanan data di

SIRS dan mencetak KIB, lebel identitas dan lembar bukti identitas registrasi
untuk pasien baru serta bukti identitas registrasi untuk pasien kunjungan ulang
form ”general consent” untuk pasien kunjungan baru
8) Petugas registrasi menyerahkan KIB bukti registrasi dan general consent yang
telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke poliklinik
yang dituju (tanpa cover). Untuk pasien baru dan bukti registrasi untuk pasien
kunjungan ulang
d. Prosedur Penerimaan Pasien Bayi Baru Lahir
1) Bayi diregistrasi dan diidentifikasi dengan memberikan nama ”baby 1 of
(nama ibu)” untuk pasien lahir tanggal dan ”baby 2 of (nama ibu)” untuk
pasien gemili dan seterusnya sesuai dengan urutan kelahirannya
2) Identitas lainnya seperti tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dll
disesuaikan, sedangkan alamat menyesuaikan nama orang tuanya
3) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada orang tua atau
pengantar untuk diisi dan ditandatangani
4) Setelah selesai menginput data, petugas registrasi melakukan penyimpanan
data di SIRS dan mencetak KIB, label identitas dan lembar bukti registrasi
5) Petugas registrasi membubuhkan tandatangan pada bukti tegistrasi dan pada
form general consent
6) Petugas registrasi menyerahkan KIB kepada pasien atau keluarga
e. Prosedur Penerimaan Pasien UGD
1) Pasien datang mendapatkan pelayanan awal dari petugas medis untuk
menentukan skala kegawatan dan menentukan triage.
2) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan foto copy kartu
keikutsertaan asuransi, foto copy kartu IKS dari perusahaan untuk pasien IKS
ke loket registrasi pasien untuk dilakukan identifikasi dan registrasi atau
menyampaikan cara bayar sesuai dengan jaminan yang dimiliki dan segera
akan melengkapi persyaratan dalam waktu 2 x 24 jam
20

memberikan penjelasan secukupnya.
registrasi pasien baru di SIRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh
pasien (data demografi, jaminan, cara bayar, dll) untuk pasien kunjungan baru
dan pencarian data melalui kartu identitas berobat (KIB) untuk pasien
kunjungan ulang
6) Setelah selesai melakukan input data, petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, label dan lembar bukti
registrasi untuk pasien baru serta bukti registrasi untuk pasien kunjungan
ulang
8) Petugas registrasi menyerahkan KIB, bukti registrasi,dan general consent yang
telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke Triage yang
dituju (rekam medis tanpa cover) untuk pasien baru dan bukti registrasi untuk
pasien kunjungan ulang.
9) Khusus untuk rekam medis lama yang datanya dibutuhkan oleh dokter,
petugas billing triage akan meminta ke bagian rekam medis melalui telpon dan
akan dibawakan oleh petugas rekam medis dengan bukti membawa buku
ekspedisi yang harus ditandatangani oleh dokter dan petugas billing triage
yang sedang jaga
f. Prosedur Penerimaan Pasien Tanpa Identitas
1) Membuat buku khusus untuk mencatat identitas pasien tidak sadar tanpa
identitas setiap hari sehingga bisa diurutkan sesuai dengan urutan kedatangan
pasien
2) Pasien yang datang tanpa identitas dilakukan identifikasi dan registrasi oleh
petugas RSUP Sanglah Denpasar
21
3) Pasien tanpa identifikasi dan diregistrasi di dalam SIRS sebagai Mr./Mrs.X

4) Identifikasi dan registrasi pasien Mr/Mrs. X dilakukan dengan memberikan
kodefikasi diikuti nomor urut, tanggal, bulan, dan tahun
5) Contoh : MR.X0101022012 adalah pasien tanpa identitas dengan jenis
kelamin laki-laki nomor urut 01 pada tanggal 1 Februari 2012, Mrs. X
0304052012 artinya pasien tanpa identitas dengan jenis kelamin perempuan
nomor urut 03 pada tanggal 04 Mei 2012.
6) Setelah dilakukan identifikasi dan registrasi dilakukan penyimpanan data pada
SIRS dan dilakukan pencetakan bukti registrasi
7) Apabila kemudian identitas pasien telah diketahui dan dipastikan
kebenarannya dengan menunjukan identitas diri, maka identitasnya Mr/Mrs.X
diganti dengan nama aslinya dan dilengkapi dengan identitas lainnya
8) Form identitas pasien yang baru dilakukan perbaikan dicetak ulang dan pada
cetakan dituliskan ”perbaikan identitas pasien” ditandatangani dan diberi
nama terang, jam, dan tanggal perubahan oleh petugas yang melakukan
perbaikan dengan tidak merubah nomor kartu identitas berobat (KIB)
9) Petugas registrasi menyerahkan bukti perbaikan bukti perbaikan yang telah
lengkap kepada pasien / pengantar atau memasukkan pada rekam medis pasien
yang bersangkutan.
g. Pasien datang mendapatkan pelayanan awal dari petugas medis untuk
menentukan skala kegawatan dan menentukan triage.
1) Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan foto copy kartu
keikutsertaan asuransi, foto copy kartu IKS dari perusahaan untuk pasien IKS
ke loket registrasi pasien untuk dilakukan identifikasi dan registrasi atau
menyampaikan cara bayar sesuai dengan jaminan yang dimiliki dan segera
akan melengkapi persyaratan dalam waktu 2 x 24 jam
memberikan penjelasan secukupnya
registrasi pasien baru di SIRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh
22
pasien (data demografi, jaminan, cara bayar, dll) untuk pasien kunjungan baru
dan pencarian data melalui kartu identitas berobat (KIB) untuk pasien
kunjungan ulang
5) Setelah selesai melakukan input data, petugas registrasi melakukan
penyimpanan data di SIRS dan mencetak KIB, label dan lembar bukti
registrasi untuk pasien baru serta bukti registrasi untuk pasien kunjungan
ulang
7) Petugas registrasi menyerahkan KIB, bukti registrasi,dan general consent yang
telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke Triage yang
dituju (rekam medis tanpa cover) untuk pasien baru dan bukti registrasi untuk
pasien kunjungan ulang.
8) Khusus untuk rekam medis lama yang datanya dibutuhkan oleh dokter,
petugas billing triage akan meminta ke bagian rekam medis melalui telpon dan
akan dibawakan oleh petugas ploeg rekam medis dengan bukti membawa
buku ekspedisi yang harus ditandatangani oleh dokter dan petugas billing
triage yang sedang jaga.
3.1.6 Identifikasi Alur Rekam Medis

Alur rekam medis terbagi menjadi alur rekam medis rawat jalan, rekam
medis rawat inap, dan rekam medis UGD.
a. Alur Rekam Medis Rawat Jalan RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Petugas pendaftaran mencetak tracer rangkap 3 (putih, merah muda, dan
kuning), dan menyerahkan tracer putih dan merah muda kepada petugas
pencarian RM
2) Petugas pencarian RM mencari RM di rak penyimpanan, meletakkan tracer
merah muda untuk menggantikan RM yang diambil di rak, dan dilakukan
23
proses check out system yang menandakan rekam medis keluar dari
penyimpanan RM
3) Selanjutnya RM disortir berdasarkan poli tujuan di bagian distribusi rekam
medis.
4) RM di kirim ke poli tujuan
5) RM dikoding berdasarkan koding diagnosa dan tidnakan di masingmasing
poli.
6) Setelah selesai pelayanan terhadap pasien, petugas distribusi mengembalikan
RM dan melakukan proses check in check in yang menandakan RM telah
kembali ke instalasi rekam medis.
7) Selanjutnya rekam medis yang akan disimpan dicatat dalam sistem
penyimpanan rekam medis di microsoft excel.
8) Rekam medis disimpan di rak penyimpanan.
b. Alur Rekam Medis Rawat Inap RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Admission menghubungi petugas pencarian RM
2) Petugas mencari RM
3) RM yang telah ditemukan dicatat dalam buku ekspedisi rawat inap,
4) Petugas RM mengantar RM ke petugas admission
5) Jika pasien dengan cara bayar BPJS, maka setelah selesai pelayanan RM
dikirim ke bagian KLPCM
6) RM pasien yang berada di IPK, setelah proses pemberkasan klaim selesai,
maka RM dikirim kembali ke KLPCM.
7) RM yang tidak lengkap dikembalikan ke ruangan, RM yang sudah lengkap
dilanjutkan untuk dilakukan pengkodingan.
8) RM yang telah dikoding, selanjutnya dilkukan proses assembling.
9) Setelah proses assembling selesai, RM disimpan di rak penyimpanan.
c. Alur rekam medis UGD RSUP Sanglah Denpasar sebagai berikut :
1) Pendaftaran UGD menghubungi pencarian RM
2) Ptugas RM mencari RM yang diminta petugas UGD.
3) Setelah pelayanan UGD telah selesai, selajutnya RM kembali bagian KLPCM
dan koding.
24
4) Setelah dikoding RM dikembalikan ke rak penyimpanan khusus RM telanjang

UGD.
3.1.7 Identifikasi Standar Prosedur Operasional Penyimpanan Rekam Medis

Berikut ini adalah SPO Penyimpanan rekam medis RSUP Sanglah
Denpasar dengan No Dokumen UK.03.01/SPO.IV.C10.E20//2015 :
a. Menyimpan RM di rak yang sesuai dengan tahun berjalan, di rak yang sesuai
dengan angka puluhan dari dua digit terakhir nomor rekam medis, kolom yang
sesuai dengan angka satuan dua digit terakhir nomor RM dan tempat yang
sesuai dengan empat digit nomor pertama baru kemudian dua digit nomor
tengah.
1) Apabila tahun berganti, maka rekam medis disimpan di rak tahun berikutnya
yang disusun sesuai dengan prosedur.
2) Setiap pagi petugas penyimpanan mengecek 2 nomor belakang untuk
memastikan terjadinya salah simpan.
3.1.8 Standar Prosedur Operasional Pengendalian Rekam Medis

Berikut ini adalah SPO yang diterapkan untuk mengendalikan rekam
medis di luar instalasi rekam medis :
a. Semua pasien yang rekam medisnya disimpan di poli tertentu harus diberitahu
agar sebelum dan setelah selesai berobat, RM segera dikembalikan ke bagian
yang bersangkutan
b. RM disortir sesuai dengan nomor rekam medis pasien
c. RM disimpan di rak/lemari penyimpanan sesuai dengan urutan no rekam
medisnya
d. Pada saat pencarian kembali, RM dicari berdasarkan no rekam medis pasien di
rak/ lemari penyimpanan RM
e. Peminjaman RM harus ditulis dibuku peminjaman RM di masing-masing poli
dengan mencatat nama, jabatan, tempat tugas dan no HP peminjam, serta no
RM yang dipinjam
25
b. Dalam waktu 1 x 24 jam RM harus sudah kembali, kecuali untuk urusan

penyidikan/ pengadilan
c. Apabila lebih dari 1 x 24 jam, RM masih diperlukan, maka peminjam wajib
memberitahukan kepada petugas pengendalian RM.
d. sudah 3 (tiga) kali teguran untuk mengembalikan RM belum juga direspons,
maka peminjam tidak diijinkan lagi memimjam rekam medis selama 6 (enam)
bulan
e. Petugas pengendalian RM di poliklinik wajib melaporkan RM yang baru
disimpan di polikliniknya setiap bulan ke Instalasi Rekam Medis
f. Petugas pengendalian RM di poliklinik wajib menjaga keamanan dan
kerahasiaan RM
g. Setelah masa aktif penyimpanan RM terlewati, maka petugas pengendalian
RM di poliklinik wajib berkoordinasi dengan instalasi rekam medis untuk
proses penyusutan dan pemusnahan (lihat SPO penilaian dan penyusutan dan
SPO pemusnahan RM)
h. Melakukan monitoring dan evaluasi kelengkapan rekam medis setiap bulan.
3.1.9 Identifikasi Alur Prosedur Pelayanan Pelepasan Data Rekam Medis

Rekam medis merupakan berkas yang memiliki aspek legal, hal ini
mengandung arti bahwa rekam medis mempunyai nilai hukum yang harus dijaga
kerahasiaannya. SPO mengenai pelepasan informasi dengan No.Dokumen
UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/ /2015 adalah sebagai berikut :
a. Yang berhak mengungkapkan/ memberikan informasi rekam medis adalah
1) Dokter yang merawat pasien tentang penyakit dan rencana pengobatan, dll
2) Dokter lain dengan spesialisasi yang sama yang didelegasikan untuk
memberikan informasi kesehatan
3) Perawat yang merawat pasien tentang perawatan pasien
4) Direktur Utama memberikan ijin kepada Kepala Instalasi Rekam Medis untuk
memberikan informasi rekam medis untuk kepentingan penelitian, pendidikan,
pelacakan kasus, sebagai barang bukti di pengadilan, audit medis, pihak ketiga
seperti asuransi/ perusahaan, dll sesuai dengan SPO
26
b. Yang berhak menerima informasi rekam medis adalah :

1) Pasien yang kompeten untuk menerima informasi
2) Orang tua pasien (untuk anak-anak dibawah 18 tahun kecuali untuk kasus
child abuse, orang tua tidak berhak mendapatkan informasi tentang kondisi
anaknya)
3) Wali dari pasien (untuk pasien yang tidak kompeten)
4) Pihak ketiga atas persetujuan dari pasien atau wali/ahli waris (bila pasien tidak
kompeten)
c. Pasien yang Sedang Dirawat
1) Pasien/ keluarga pasien boleh bertanya langsung kepada dokter Spesialis/
dokter umum/ dokter gigi tentang penyakit yang diderita oleh pasien,
bagaimana tindak lanjutnya, dll selama pasien masih dirawat atau ditangani
oleh dokter yang bersangkutan secara lisan
2) Pasien/ keluarga pasien boleh bertanya secara langsung kepada perawat/
bidan/ praktisi medis lainnya sehubungan dengan tindakan perawatan yang
sedang diberikan
d. Pasien yang Sudah Dipulangkan dari RS
1) Pasien dapat meminta hasil pemeriksaan penunjang di loket pengurusan
asuransi, dengan menyerahkan KTP sebagai jaminan sampai hasil
pemeriksaan penunjang selesai di foto copy dan diserahkan kembali ke
petugas pengurusan asuransi.
2) Untuk meminta resume medis untuk kepentingan klaim asuransi, maka
informasi tentang syarat-syarat pengeluaran informasi bisa diminta di loket
pelayanan asuransi (sesuai dengan Alur dan SPO pelayanan resume medis)
3) Untuk meminta surat keterangan kematian/ surat keterangan kelahiran bisa
minta informasi di loket pelayanan asuransi (sesuai dengan SPO pelayanan
resume medis)
4) Untuk meminta informasi rekam medis untuk kepentingan pelacakan kasus
penyakit atau kematian (audit maternal death) bisa minta informasi kepada
petugas peminjaman rekam medis sesuai dengan SPO permintaan data dan
informasi rekam medis)
27
5) Untuk mendapatkan data dan informasi rekam medis untuk kepentingan

penelitian/studi kasus/journal/referat, dll bisa minta informasi kepada petugas
peminjaman rekam medis sesuai dengan SPO permintaan data dan informasi
rekam medis)
6) Untuk peminjaman rekam medis untuk kepentingan diskusi, pra operasi atau
audit medis, maka bisa minta informasi kepada petugas peminjaman rekam
medis sesuai dengan SPO peminjaman rekam medis)
7) Untuk peminjaman rekam medis pasien bermasalah dan kemungkinan akan
terjadinya tuntutan hukum, bisa minta informasi kepada petugas peminjaman
rekam medis sesuai dengan SPO peminjaman rekam medis dan SPO
pengelolaan rekam medis pasien berpotensi pada tuntutan hukum)
8) Pengungkapan informasi secara tertulis yang dikirim melalui fax atau email,
harus ada catatan dalam template fax dan email resmi RSUP Sanglah
Denpasar bahwa: apabila resume medis/ hasil laboratorium/PA/dll yang
berkenaan dengan informasi rekam medis tidak sampai kepada orang yang
dituju/ yang bersangkutan, maka RSUP Sanglah tidak bertanggungjawab.
9) Semua bukti aslinya dikirim melalui pos oleh bagian Tata Usaha
3.1.10 Identifikasi Jenis Formulir Rawat Jalan, Rawat Inap, dan UGD
RSUP Sanglah mempunyai formulir-formulir yang dapat
mendokumentasikan setiap pelayanan yang diberikan kepada pasien. Setiap
formulir didesain berdasarkan pelayaan yang diberikan baik pelayanan rawat
jalan, rawa inap, maupun UGD. Berikut ini adalah jenis-jenis formulir yang
digunakan pada isntalasi pelayanan medis di RSUP Sanglah Denpasar.
a. Jenis Formulir Rawat Jalan
1) Lembar Identitas pasien
2) General Concent
3) Resume klinis pasien rawat jalan
4) Form Assessment (pengkajian) pasien rawat jalan (bila ada)
5) Catatan perkembangan terintegrasi yang disusun ke arah atas (yang terbaru
paling atas)
28
6) Catatan Edukasi dan perencanaan pulang terintegrasi B

7) Informed Consent (bila ada)
b. Jenis Formulir UGD
1) Lembar Identitas Pasien
2) General Concent
3) Formulir trise gawat darurat (berdasarkan jenis triage di UGD)
c. Jenis Formulir Rawat Inap
1) Lembar identitas pasien
2) Surat pernyataan bersedia membayar biaya perawatan
3) Resume Medis (dua rangkap) pada saat pasien pulang, resume medis untuk
pasien warna merah muda diberikan kepada pasien
4) Kelengkapan cara bayar (bila menggunakan jaminan)
5) Slip Admission
6) Pengantar rawat inap /inpatien referral
7) Ringkasan pasien masuk dan keluar
8) Form consent (General consent dan Informed Consent) sesuai dengan
kebutuhan
9) Form catatan terintegrasi. Form ini disusun sesuai dengan jam dan tanggal
dilakukan asuhan klinis kepada pasien secara berurutan kebelakang.
10) Form Pengobatan
11) Laporan operasi (bila dilakukan tindakan operasi )
12) Catatan Rencana pemulangan pasien
13) Lain-lain, bisa dimasukkan chart pasien di Intensive Care, Clinical pathway,
form penelitian, hasil lab dll
3.1.11 Identifikasi Isi Formulir dan Struktur Data Rekam Medis

a. Pencatatan dan pendokumentasin berkas rekam medis di RSUP Sanglah
menggunakan foormat SOMR ( Source Oriented Medical Record). Formulir
rekam medis dikelompokkan berdasarkan sumber pelayanan/ tempat pasien
mendapat pelayanan. Struktur berkas rekam medis terbagi menjadi 3 yaknii
Out patient,In patient, and Ancilliary Service.
29
b. Isi rekam medis terbagi menjadi sebagai berikut :

1) Data Administratif
2) Data Klinis
3.1.12 Kegiatan Assembling

Assembling merupakan kegiatan penataan form rekam medis (sesuai
dengan urutannya). Kegiatan assembling di RSUP Sanglah dilakukan setelah
tahap pengkodean berkas rekam medis. Jumlah petugas assembling dalam satu
shift adalah dua orang. Assembling dilakukan pada rekam medis rawat inap.
rekam medis rawat inap seblum dilakukan assembling diberi cover berwarna
merah sebagai penanda bahwa rekam medis tersebut rekam medis yang sedang
atau telah selesai MRS (Masuk Rumah Sakit).
3.1.13 Identifikasi Prosedur Retensi Rekam Medis, Penyusutan Rekam Medis,

dan Pemusnahan Rekam Medis
Berikut ini adalah SPO retensi rekam medis RSUP Sanglah Denpasar
dengan No Dokumen AR.04.02/SPO.XIV.4.4.5/39762/2018 :
a. Petugas rekam medis yang ditugasi mengambil rekam medis yang inaktif
b. Ambil lembar resume dan Informed Consent rekam medis
c. Susun lembar tersebut dan mengikat menjadi satu setiap 2 nomor belakang
rekam medis (16 00 18 90, 01 02 03 90 dan seterusnya)
d. Ikat rekam medis yang telah di retensi pada sistem
e. Catat nomor rekam medis yang di retensi pada
f. Laporkan hasil retensi kepada Ka Instalasi rekam medis untuk dibuatkan
berita acara penelitian rekam medis.
3.2 Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Serta Masalah Yang Berkaitan

dengan Kesehatan dan Tindakan Medis
Kodefikasi merupakan Proses kegiatan pengkodingan diagnosa morbiditas
dan mortalitas pasien yang sesuai dengan ICD-10 dan prosedur tindakan medis
sesuai dengan ICD-9 CM, serta memasukkan kode-kode tersebut ke SIMARS
30
(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). Berikut ini merupakan Prosedur

kodefikasi penyakit dan tindakan di RSUP Sanglah Denpasar dengan No
Dokumen UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/2015:
a. Kodefikasi Pada Rekam Medis Gawat Darurat
1) Petugas menerima berkas dari Instalasi Gawat Darurat
2) Petugas mengkoding diagnosa dan tindakan medis sesuai ICD-10 dan ICD-9
CM
3) Menginput ke SIMARS berdasarkan tanggal kunjungan pasien.
b. Kodefikasi Pada Rekam Medis Rawat Inap
1) Menerima rekam medis dari petugas penerimaan rekam medis 1X24 jam
setelah pasien pulang atau meninggal untuk dilakukan koding.
2) Mengkode semua diagnosa dan penyebab sakitnya pasien yaitu meliputi:
a) Diagnosa Utama
b) Diagnosa Sekunder
c) Diagnosa Komplikasi
d) Penyebab cidera/keracunan
e) Penyebab kematian (penyebab langsung dan dasar)
3) Mengkode prosedur tindakan yaitu, meliputi :
a) Tindakan Surgical
b) Non Surgical
c) Tindakan Pelayanan Penunjang
4) Setelah dikoding maka akan diinputkan ke dalam SIMARS berdasar tanggal
kunjungan dan instalasinya.
Dengan tambahan untuk berkas yang akan diklaimkan ke BPJS selain
berpedoman pada SPO juga mengacu pada PPK ( Panduan Praktek Klinik ) dan
Permenkes. Proses Indexing di RSUP Sanglah tidak dilaksanakan karena semua
sudah terinput di sistem.
3.3 Hukum dan Etika Profesi

Aspek ini memberikan penjelasan bahwa Perekam Medis harus mampu
melakukan tugas dalam memberikan pelayanan rekam medis dan informasi
31
kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika

profesi yang berlaku. Perundangan dan etik profesi yang berlaku di rumah sakit
salah satunya dituangkan dalam regulasi yang bernama SPO. SPO merupakan
regulasi yang menjadi standar bagi petugas rekam medis dalam melaksanakan
kegiatan operasional rekam medis di rumah sakit.
3.3.1 Kebijakan Rumah sakit / Rekam Medis mengenai keamanan dan

kerahasiaan rekam medis dan penerapannya
Kebijakan di RSUP Salah mengenai keamanan dan kerahasian rekam
medis meliputi:
a. Permintaan informasi rekam medis harus melalui prosedur tertulis sehingga
permohonan melalui lisan tidak akan dilayani demi kerahasiaan informasi
b. Informasi hanya akan diberikan apabila ada surat kuasa yang
ditandatangani/cap jempol dan diberitanggal oleh pasien atau keluarga
terdekat.
c. Pemberian informasi medis pasien yang dikirimkan melalui email/fax akan
diberikan catatan “Apabila informasi medis tidak sampai pada yang berhak,
bukan tanggung jawab RSUP Sanglah”.
3.3.2 Kebijakan Rumah Sakit/Rekam Medis terkait Prosedur pelepasan

Informasi kepada pasien maupun pihak ketiga
Prosedur pelepasan informasi tersebut harus melalui bagian Hukum dengan alur
sebagai berikut:
32
Gambar 3.1 Prosedur Pelepasan Informasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
3.3.3 Persyaratan Pelepasan Data Medis

a. Surat Permohonan kepada direktur
b. Surat izin pelepasan informasi medis
c. Surat kuasa
d. Fotocopy Kartu Keluarga (KK) untuk permintaan surat kematian
e. Fotocopy KTP
f. Fotocopy KIB
g. Fotocopy rincian biaya tagihan (kwitansi) biaya perawatan
h. Blanko isian dari pihak asuransi
3.3.4 Jenis-Jenis Formulir Informed consent

Persetujuan Tindakan Kedokteran adalah Persetujuan yang diberikan oleh
pasien atau keluarga terdekat setelah mendapat penjelasan secara lengkap
mengenai tindakan kedokteran atau kedokteran gigi yang akan dilakukan terhadap
pasien. Jenis-jenis persetujuan tindakan kedokteran yang telah kami identifikasi
adalah sebagai berikut:
a. Persetujuan Tindakan Kedokteran
b. Persetujuan Tindakan Operasi
33
Pelaksanaan dari persetujuan tindakan kedokteran diatur dalam SPO tentang

Persetujuan Tindakan Kedokteran dengan Nomor Dokumen
UK.03.01/SPO.IV.C10.E20/ /2015 sebagai berikut:
a. Pertindik dalam bentuk tertulis diperlukan pada tindakan medik yang
mengandung resiko tinggi atau yang membutuhkan bukti
b. Dokter yang merawat/dokter pengganti memberikan penjelasan bisa secara
lisan atau tertulis dengan memberikan kesempatan yang cukup untuk
tanyajawab. Bentuk tertulis dapat dijadikan bukti bahwa informasi tersebut
telah diberikan
c. Informasi yang diberikan setidak-tidaknya meliputi diagnosis dan tata cara
tindakan medis, tujuan tindakan medis yang dilakukan, alternatif tindakan lain
dan resikonya, resiko dan komplikasi yang mungkin terjadi, dan prognosis
terhadap tindakan yang dilakukan
d. Kemungkinan perluasan tindakan (operasi), bila ada, harus diinformasikan
sebelumnya. Perluasan operasi yang tidak terduga dan belum diinformasikan
hanya dapat dilakukan pada keadaan gawat darurat
e. Pertindik tertulis diberikan oleh pasien sendiri bila ia kompeten (dewasa, sadar
dan sehat mental), atau oleh keluarga terdekat atau walinya dalam hal ia
(pasien) tidak kompeten
f. Pertindik tidak diperlukan apabila pasien tidak kompeten dan tidak ada
keluarga yang mendampingi, sedangkan tindakan medik sangat diperlukan
oleh karena pasien dalam keadaan gawat darurat
g. Urutan prioritas pemberi persetujuan yang umum adalah pasien sendiri, suami
atau istrinya, anaknya yang sudah dewasa, orangtuanya, dan saudara
kandungnya. Sedangkan keluarga lain, teman, kenalan lain dapat memberikan
persetujuan dalam hal orang-orang yang disebut sebelumnya tidak ada.
3.4 Statistik Rekam Medis

Guna menghasilkan informasi yang bermutu sebagai dasar perencanaan dan
pengembilan keputusan di bidang pelayanan rekam medis, Aspek Statistik Rekam
Medis penting dipahami oleh perekam medis dalam memberi penjelasan dan
34
memahami statistik kesehatan serta mengaplikasikan. Beberapa pengolahan

statistik rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar tidak dilakukan di instalasi
rekam medis, namun dilakukan di bagian P2E.
3.4.1 Identifikasi Alur dan Prosedur Pengumpulan, Pengolahan, Analisis, dan

Penyajian Data Statistik Rumah Sakit
Dalam pengumpulan data statistik di RSUP Sanglah Denpasar terdapat
alur dan prosedur yang dimulai dari data yang berada di setiap ruangan
dikumpulkan setiap hari kepada petugas pelaporan, kemudian data diolah
menggunakan microsoft excel oleh petugas pelaporan dan setiap data yang akan
diolah dilakukan pengecekan kembali oleh petugas pelaporan agar tidak ada
kesalahan atau kekurangan data dalam melakukan pengolahan data. Apabila ada
kesalahan atau kekurangan data yang diberikan dari setiap ruangan kepada
petugas laporan maka petugas laporan langsung menghubungi petugas yang ada di
ruangan atau petugas penanggung jawab ruangan tersebut untuk melakukan
pengecekan kembali data apa yang tidak dilaporkan kepada petugas pelaporan.
Setelah semua data diolah oleh petugas, selanjutnya petugas pelaporan langsung
mencetak semua data dan mengirim data tersebut kepada 9 tembusan setiap
tanggal 10 dan salah satunya yaitu P2E untuk membuat grafik Barber Johnson.
3.4.2 Identifikasi jenis formulir pengumpulan data untuk statistik kesehatan

Jenis-jenis formulir pengumpulan data untuk statistik kesehatan di RSUP Sanglah
meliputi :
a. Sensus harian rawat jalan
Sensus harian rawat jalan merupakan kegiatan penghitungan pasien rawat
jalan yang dilakukan setiap hari. RSUP Sanglah Denpasar menggunakan sensus
harian rawat jalan untuk mengetahui rekam medis yang keluar dan kembali dari
instalasi rekam medis. Sensus harian rawat jalan dibedakan berdasarkan poli
tujuan yang dikumpulkan setiap hari setelah pelayanan pada masing-masing poli
rawat jalan selesai. Sedangkan data mengenai jumlah pasien yang sedang dirawat
35
jalan, diagnosa, dan beberapa item lain dilaporkan secara periodik setiap bulan
kepada petugas pelaporan.
b. Sensus harian rawat inap
Sensus harian rawat inap merupakan kegiatan pencatatan atau
penghitungan pasien yang dilakukan setiap hari pada suatu rawat inap. Sensus
tersebut berisi tentang kegiatan yang dilakukan selama pasien keluar masuk dalam
kurun waktu 24 jam mulai dari pukul 00.00 sampai dengan 24.00. Di RSUP
Sanglah Denpasar menggunakan sensus harian rawat inap untuk menghitung
jumlah pasien rawat inap pada setiap bangsal pada unit rawat inap. Petugas
ruangan atau bangsal mengisi lembar sensus harian rawat inap berdasarkan
bangsal yang dijaga serta mengumpulkan Sensus harian rawat inap kepada
petugas pelaporan setiap hari. Petugas pelaporan akan mengecek kembali data
yang ada di SIMARS dengan data sensus yang diberikan dari setiap bangsal
setelah sesuai petugas akan membuat sensus di microsoft exel. Kemudian data
sesnsus harian rawat inap akan di serakhkan kepada bagian P2E untuk pembuatan
laporan nternal dan eksternal RS.
c. Rekapitulasi sensus harian rawat inap
Rekapitulasi sensus harian rawat inap merupakan formulir perantara yang
berfungsi untuk menghitung dan merekap jumlah pasien rawat inap selama satu
bulan yang diterima dari masing-masing rawat inap. Di RSUP Sanglah Denpasar
rekapitulasi sensus harian rawat inap yang dijumlahkan berdasarkan ruangan dan
tanggal. Laporan rekapitulasi dicetak dan dibagikan kepada sembilan tembusan
setiap tanggal 10.
3.4.3 Identifikasi Laporan Internal RS
Laporan internal RSUP Sanglah dikenal dengan nama LIRS (Laporan
Internal Rumah Sakit). Jenis laporan yang termasuk dalam LIRS meliputi :
a. Pasien masuk rumah sakit yang diklasifikasikan menjadi: Pasien umum,
Pasien rujukan, Pasien anak, Pasien kebidanan, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi
kiriman dari luar RSUP Sanglah
36
b. Pasien keluar rumah sakit yang diklasifikasikan menjadi: Pasien umum,

Pasien rujukan, Pasien anak, Pasien kebidanan, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi
kiriman dari luar RSUP Sanglah
c. Lamanya pasien dirawat yang diklasifikasikan menjadi: Pasien umum, Pasien
rujukan, Pasien anak, Bayi lahir di rumah sakit, Hari perawatan bayi rawat
gabung.
d. Hari perawatan pasien yang diklasifikasikan menjadi: Pasien umum, Paisen
rujukan, Pasien kebidanan, Pasien anak, Bayi lahir di rumah sakit, Bayi rawat
gabung
e. Pasien meninggal di rumah sakit yang diklasifikasikan menjadi: Pasien umum,
Pasien keluar meninggal lebih dari 48 jam, Pasien keluar meninggal kurang
dari 48 jam, Pasien DOA, Pasien NDR, Pasien GDR, Rata- rata kematian
sehari.
f. Presentasi pemakaian tempat tidur (BOR) yang diklasifikasikan menjadi:
Pasien umum, Paisen rujukan, Pasien kebidanan, Pasien anak, Bayi lahir di
rumah sakit, Bayi rawat gabung, Pasien UGD, Pasien OK.
g. Kegiatan pembedahan dan tindakan medik lain yang diklasifikasikan menjadi:
Operasi besar, Operasi sedang, dan Operasi kecil.
h. Kegiatan rawat jalan meliputi: Laporan pengunjung rawat jalan, Laporan
pengunjung rawat jalan emergency, Laporan jalan WA, Laporan konsultasi,
Laporan kegiatan keluarga berencana, Laporan kegiatan penunjang medis.
i. Kegiatan Persalinan yang diklasifikasikan menjadi: Seksio sesarea, Lahir
normal, Facum ekstraksi, Letak belakang kepala.
3.4.4 Identifikasi Laporan Eksternal RS

Berdasarkan peraturan Menteri Kesehatan No 1171/Menkes/2011
mengenai SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit), SIRS meliputi Laporan RL 1
hingga RL 5. Petugas rekam medis bertugas mengumpulkan data mentah untuk
selanjutnya diolah di bagian PE (Perencanaan dan Evaluasi) laporan eksternal
RSUP Sanglah dilaporkan secara periodik. Pengolahan data dari instalasi rekam
medis seperti data kunjungan rawat jalan, data 10 besar penyakit, data BOR, LOS,
37
TOI, dan BTO. Data-data tersebut dapat digunakan sebagai penunjang bahan
pembuatan laporan RL 1, RL 4, dan RL 5. Waktu pelaporan eksternal ditentukan
berdasarkan waktu pelaporan yang tertuang dalam peraturan menteri kesehatan
mengenai SIRS tahun 2011.
3.4.5 Statistik Tingkat Efisiensi Pengelolaan Rumah Sakit

Statistik Tingkat Efisiensi Pengelolaan RS Menggunakan Grafik Barber
Johnson dengan Empat Parameter BOR, LOS, TOI dan BTO
a. Penghitungan Indikator Mutu Pelayanan Kesehatan
Indikator mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit dapat dilihat dengan
empat parameter yakni BOR, LOS, TOI dan BTO. Untuk melakukan
penghitungan parameter tersebut diperlukan data dasar keadaan di rumah sakit
yang ditampilkan dalam tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1 Data Statistik Pelaporan RSUP Sanglah Denpasar periode Januari 2020
No. Data Jumlah
1. Jumlah tempat tidur (TT) tersedia 742
2. Pasien keluar (hidup+mati) 2847
3. Jumlah hari perawatan (ΣHp) 18795
4. Hp penderita keluar RS 15029
Sumber: RSUP Sanglah Denpasar 2020
Berikut ini adalah rumus perhitungan serta perhitungan untuk BOR, LOS, TOI
dan BTO
1. BOR = X 100%
= X 100%
= X 100%
= 81.71 %
38
2. LOS =
=5
3. TOI =
= 1,4
4. BTO =
= 3,8
=4
Pengubahan titik koordinat berfungsi untuk mengimplementasikan hasil
perhitungan empat parameter kedalam grafik Barber Johnsont. Sumbu X
diidentifikasi sebagai nilai TOI sedangkan sumbu Y sebagai nilai LOS. Kemudian
untuk parameter lainnya seperti BOR dan BTO maka diperlukan perubahan
kedalam titik koordinat seperti berikut ini :
1) BOR
39
Dengan garis bantu (TOI, LOS)
LOS =
= 8,17
TOI = 10 − LOS
= 10 − 8,17
= 1,83
Jadi didapat koordinat sumbu X dan sumbu Y BOR adalah (1.83, 8.17).
2) BTO
Sumbu X = sumbu Y
TOI = LOS =
TOI = LOS =
TOI = LOS = 6,95

a. Implementasi Grafik Barber Johnson
Grafik Barber Johnson RSUP Sanglah Denpasar bulan Januari 2020.
40
Gambar 3.2 Grafik Barber Johnson
b. Interpretasi Grafik Barber Johnson

Berdasarkan data yang diperoleh, indikator mutu pelayanan kesehatan pada
bulan januari 2020 menunjukkan hasil bahwa titik barber johnson berada pada
daerah efisien. Data tersebut bisa menunjukkan bahwa penggunaan tempat tidur
pada bulan januari 2020 sudah sesuai yang kemudian juga diperkuat oleh nilai
TOI yang berada di nilai standar, TOI menunjukan bahwa jeda waktu tempat tidur
tidak terpakai hanya 1-2 hari saja.
3.5 Manajemen Mutu Rekam Medis

Aspek manajemen mutu rekam medis menjelaskan bahwa perekam medis
harus mampu merencanakan, melaksanakan, identifikasi, dan menganalisis mutu
rekam medis, sehingga dapat menjadikan mutu rekam medis menjadi berkualitas.
41
3.5.1 Identifikasi Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis yang Berlaku di

Rumah Sakit
Tabel 3.2 Standar Akreditasi Pelayanan Rekam Medis yang berlaku di RS
No Nama indikator Target
1. Pemberi pelayanan rekam medis 90
2. Waktu penyediaan rekam medis rawat jalan 0:10
3. Waktu penyediaan rekam medis rawat inap 0:15
4. Kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam 100%
setelah selesai pelayanan
5. Kelengkapan informed concent setelah 100%
mendapatkan informasi yang jelas
6. Prosentase temuan rekam medis yang ditindak 80%
Lanjuti
7. Pengembalian rekam medis dalam waktu 1x24 100%
Jam
8. Tren 10 besar diagnosa dn data demografi yang 100%
Bersangkutan
9. Pengembalian rekam medis lama dengan 100%
rekam medis terbaru
Sumber: RSUP Sannglah Denpasar 2020
3.5.2 Identifikasi dan Menganalisis Sasaran Mutu Instalasi rekam medis

Sasaran mutu rekam medis dibedakan menjadi angka kelengkapan dan
angka keterlambatan. Angka kelengkapan dan angka keterlambatan rekam medis
di RSUP Sanglah dijelaskan sebagai berikut :
a. Angka kelengkapan
Angka Kelengkapan rekam medis dilakukan pada rekam medis rawat inap.
Kelengkapan rekam medis meliputi jumlah dan jenis formulir berdasarkan
pelayanan yang diberikan, tanda tangan dan nama terang PPA (Profesional
Pemberi Asuhan). Angka kelengkapan rekam medis rawat inap dilakukan melalui
Sistem Informasi yang terintegrasi dengan nama KLPCM (Kelengkapan Pengisian
Catatan Medis) di SIMARS dan melalui excel.
b. Angka Keterlambatan
Angka keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan maupun
rawat inap. Sasaran mutu mengenai keterlambatan rekam medis rawat jalan di
42
RSUP Sanglah belum dilaksanakan. Pencatatan mengenai rekam medis rawat

jalan yang keluar dan kembali ke instalasi rekam medis telah dilakukan melalui
scanning barcode pada rekam medis yang telah kembali dari poli rawat jalan
sedangkan untuk rawat inap dilakukan melalui buku ekspedisi peminjaman rekam
medis untuk MRS dan UGD. Namun untuk keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat jalan tidak dilakukan, hal ini dikarenakan setelah selesai proses
pelayananan, berkas rekam medis langsung diambil oleh penanggungjawab.
Sehingga mutu angka keterlambatan pengembalian rekam medis masing-masing
poli tidak dapat diketahui. Pencatatan terhadap tanggal pengembalian rekam
medis rawat inap dilakukan di SIMARS dan hasil rekapitulasi waktu
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dari masing-masing bangsal
secara otomatis telah terekapitulasi pada SIMARS.
Selain sasaran mutu di atas, berikut ini adalah sasaran mutu dalam rekam medis
berdasarkan Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit :
1) Kelengkapan Pengisian Rekam Medik 24 Jam Setelah Selesai Pelayanan
(100%)
Dalam menilai kelengkapan dokumen rekam medis rawat inap di RSUP
Sanglah Denpasar terdapat bagiannya tersendiri yaitu pada bagian Analisis
Kuantitatif dan Kualitatif Medis. Bagian tersebut mengambil sampel 15 berkas
rekam medis per bangsal yang telah dikembalikan ke ruang RM. Cara
pengisiannya yaitu rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan ke bangsal
dengan catatan pada bagian mana yang harus dilengkapi. Semua item harus terisi
sesuai dengan review identifikasi, review laporan penting, review autentifikasi
dan review pencatatan yang benar. Review identifikasi meliputi nama lengkap
pasien, nomor rekam medis, alamat lengkap, usia, dan lain sebagainya. Review
laporan penting yaitu diagnosa utama, diagnosa sekunder, jenis tindakan, kode
ICD X, kode ICD 9 CM, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, pemeriksaan
lain, terapi dan keadaan pasien waktu pulang / keluar. Review autentifikasi dapat
berupa tanda tangan, cap atau stampel DPJP yang dapat diidentifikasi dalam
rekam medis. Review Pencatatan Yang Benar yaitu pencatatan dalam berkas
rekam medis harus selalu dilakukan dengan cara yang benar dan seusai dengan
43
ketentuan penulisan rumah sakit yang dapat berupa penulisan singkatan penyakit,
penulisan obat, dan lain sebagainya. Hal tersebut dilakukan karena rekam medis
merupakan catatan penting yang harus diperhatikan pencatatannya. Apabila terjadi
kesalahan pencatatan dalam rekam medis, tidak dibenarkan untuk melakukan
penghapusan dengan cara apapun. Untuk mengoreksinya dapat dilakukan dengan
cara bagian yang salah dicoret satu kali, diberi tanggal koreksi, dan paraf yang
mengoreksi serta pembenarannya. Pernyataan ini diperkuat dengan adanya
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.749a/MENKES/PER/XII/1998 pasal 6 yang berbunyi :
1. Pembetulan kesalahan catatan dilakukan pada tulisan yang salah dan diberi
paraf oleh yang bersangkutan.
2. Penghapusan dengan cara apapun tidak diperbolehkan.
2) Kelengkapan Informed Consent Setelah Mendapatkan Informasi Yang Jelas
(100%)
Pengisian Informed Consent seperti halnya persetujuan tindakan medis
ditemukan ketidaklengkapan pada bagian tanda tangan, nama terang pasien dan
keluarga maupun tanggal dan jam dilakukannya penyampaian Informed Consent
dan pemberian persetujuan dari pihak pasien. Pembubuhan tanda tangan pada
lembar Informed Consent sebagai bukti bahwa pasien benar-benar memberi
persetujuan dan mengerti akan segala risiko yang kemungkinan terjadi, yang
kedua diduga karena terburu-buru melakukan tindakan. Alangkah baiknya setelah
Informed Consent dijelaskan dokter/perawat menyalinnya ke dalam formulir
Informed Consent dan juga meminta tanda tangan dan nama terang pasien
dan/atau keluarga serta membubuhkan tanggal dan jam pelayanan.
3) Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medik Pelayanan Rawat Jalan (≤10 Menit)
Penyediaan dokumen rekam medis di rawat jalan pasien lama ≥30 menit.
Hal ini berada di bawah standar SPM rumah sakit tentang waktu penyediaan
rekam medis untuk pelayanan rawat jalan yakni ≤10 Menit. Namun RSUP
Sanglah Denpasar membuat ketetapan dalam SPO Pelayanan bahwa penyediaan
44
rekam medis rawat jalan adalah ≤30 Menit. Alasan yang mendasari ketetapan ini
adalah padatnya pelayanan di RSUP Sanglah Denpasar dengan banyaknya poli
yang harus dilayani, sehingga permintaan penyediaan rekam medis sangat banyak.
4) Waktu Penyediaan Berkas Rekam Medis Pelayanan Rawat Inap (≤15 Menit)
Penyediaan dokumen rekam medis rawat inap baik pasien baru maupun
lama rata-rata membutuhkan waktu ≤10 menit dikarenakan selalu dibuatkan
dokumen rekam medis baru namun dengan nomor rekam medis yang sama. Hal
ini dikarenakan jarak antara ruang filing dan tempat pendaftaran sangat jauh dan
berbeda gedung. Langkah ini dinilai sesuai dikarenakan untuk hal efisiensi
pelayanan pendaftaran di rawat inap.
3.5.3 Menganalisis Instalasi rekam medis Untuk Mengkaji Kekuatan,

Kelemahan, Peluang, dan Ancaman (SWOT)
a. Identifikasi SWOT
Tabel 3. 3 Identifikasi SWOT
No. Identifikasi SWOT
1. Identifikasi Strength
1) Sistem pendaftaran pasien rawat jalan yang bisa dilakukan dengan
sistem antrian online dan perjanjian yang bisa mempercepat proses
pelayanan yang diberikan kepada pasien.
2) Memiliki aplikasi peminjaman rekam medis (E-Pasti) yang
memudahkan pelaporan peminjaman berkas rekam medis dari Wing
Amerta
3) Memiliki sistem informasi rumah sakit yang telah dilakukan bridging system
dengan sistem informasi milik BPJS online dan perjanjian yang dapat
mempercepat waktu tunggu pelayanan kepada pasien.
4) Telah menggunakan KIB yang dilengkapi dengan sistem barcode
sehingga dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan kepada
pasien.
5) Memiliki sistem tracer elektronik yang dapat mempercepat
pencarian, pengambilan dan penyimpanan rekam medis.
6) Rekam medis pasien VCT yang terpisah memudahkan dalam
melakukan ppencarian berkas dan mempersingkat waktu
7) Memiliki sistem penomoran yang tercetak dengan barcode sehingga
dapat meminimalisir kesalahan identifikasi nomor rekam medis dan
mempercepat pelayanan rekam medis.
8) Menggunakan sistem penjajaran Terminal Digit Filing (TDF)
sehingga dapat mempermudah dan mempercepat dalam pencarian
rekam medis.
45
9) Menggunakan sistem penomoran Unit Numbering System sehingga

setiap pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis dan
dapatmenghemat ruang rak penyimpanan.
10) Memiliki sarana katrol untuk distribusi rekam medis sehingga dapat
mempercepat waktu penyediaan rekam medis di instalasi Wing
Amerta
11) Memiliki standar waktu pengembalian rekam medis rawat jalan 1x24
jam setelah selesai pelayanan.
12) Memiliki sistem open review yang dilakukan oleh PPA sebagai upaya
untuk mencapai dan meningkatkan sasaran mutu rekam medis terkait
kelengkapan rekam medis rawat inap
13) Memiliki sistem closed review yang dilakukan oleh rekam medis
khusus sebagai upaya untuk mencapai dan meningkatkan sasaran
mutu rekam medis terkait kelengkapan rekam medis rawat inap
14) Memiliki sistem pencatatan untuk setiap rekam medis yang keluar
dari rak penyimpanan rekam medis, rekam medis yang kembali ke
instalasi rekam medis, dan rekam medis yang disimpan kembali di
rak penyimpanan rekam medis.
2. Identifikasi Weakness
1) Petugas Rekam medis masih memiliki kualifikasi pendidikan SMA
2) Masih terdapat error atau gangguan pada SIMARS
3) Kurangnya jumlah rekam medis khusunya bagian distribusi, filling,
dan pengembalian berkas
4) Tidak adanya nomor penanda tiap section pada rak rekam medis
sehingga membingungkan petugas dan menambah waktu pencarian
berkas
5) Ruang penyimpanan rekam medis yang terpisah antara instalasi
rekam medis pusat dengan instalasi Wing Amerta dapat
memperpanjang waktu penyediaan rekam medis.
6) Sarana pintu masuk instalasi rekam medis dengan sistem finger print
tidak berjalan dengan semestinya
3. Identifikasi Oppurtunities
1) Memiliki hubungan kerjasama dengan instalasi teknologi informasi
untuk perbaikan sistem informasi pada pendaftaran rawat jalan
dengan sistem antrian online dan sistem perjanjian
2) Memiliki hubungan kerjasama dengan instalasi teknologi informasi
untuk perbaikan sistem informasi yang berjalan di instalasi rekam
medis
No. Identifikasi SWOT
3) Pembuatan SPO secara mandiri untuk ruang lingkup instalasi rekam
medis
4) Dapat menjadi percontohan bagi RS lain terhadap inovasi
penyimpanan rekam medis pasien baru
5) Memungkinkan pengembangan pendaftaran rawat jalan dengan
sistem antrian online dan pernjanjian
4. Identifikasi Threatness
46
1) Kualitas pelayanan dan penyediaan rekam medis yang diberikan oleh

RS pesaing
2) Tidak memiliki inisiatif untuk mengembangkan potensi yang harus
dimiliki oleh seorang perekam medis.
b. Penyusunan Strategi
Penyusunan strategi terbagi dalam empat strategi sebagai berikut :
1) Strategi SO
Strategi ini digunakan untuk memanfaatkan seluruh kekuatan untuk
memanfaatkan peluang yang sebesar-besarnya. Berikut ini adalah usulan strategi
SO:
a) Menjalin kerja sama dengan instalasi teknologi informasi untuk memperbaiki
sistem informasi mengenai pengembangan SIMARS.
b) Mengirim petugas rekam medis untuk mengikuti pelatihan rekam medis untuk
mengembangkan dan meningkatkan keterampilan, serta memperbaharui
informasi mengenai rekam medis.
c) Menambah edukasi kepada seluruh petugas pencarian dalam mengetahui apa
itu arti dari kerja sama
d) Melakukan pengembangan pada bagian instalasi rekam medis terkait
kebutuhan sarana dan prasarana yang diperlukan untuk menunjang
keunggulan dalam pelayanan rekam medis.
2) Strategi ST
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan kekuatan yang dimiliki
organisasi untuk mengatasi ancaman. Berikut ini adalah usulan strategi ST:
a) Dilakukan pergantian job desk secara berkala pada semua rekam medis agar
seluruh rekam medis dapat menjalankan seluruh bagian rekam medis yang
harus dimiliki oleh seorang rekam medis.
b) Penambahan petugas pengambilan tracer pada bagian pendaftaran supaya
mempercepat kinerja dari petugas pencarian tanpa harus mondar-mandir pada
bagian pendaftaran
c) Penambahan SDM terutama pada bagian rekam medis agar penyediaan BRM
dapat berjalan dengan optimal tanpa mengganggu pelayanan.
47
3) Strategi WO
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan pemanfaatan peluang
yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Berikut ini adalah
usulan strategi WO:
a) Melakukan pelatihan petugas rekam medis secara berkala agar pengetahuan
dan keterampilan tentang rekam medis semakin berkembang.
b) Melakukan pembaharuan terhadap SDA yang sekiranya bisa lebih
dioptimalkan untuk menunjang kinerja petugas, seperti tracer dan rak rekam
medis
c) Melakukan evaluasi dan monitoring terhadap rekam medis setelah diberikan
pelatihan, apakah ada peningkatan dalam pelayanan rekam medis
d) Dilakukan perbaikan pada fingerprint ruang rekam medis agar selain RM tidak
dapat keluar masuk ruang RM dengan mudah.
4) Strategi TW
Strategi ini adalah strategi yang ditetapkan berdasarkan kegiatan yang bersifat
defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari
ancaman. Berikut ini adalah usulan strategi TW:
a) Kepala RM melakukan monitoring terhadap kinerja rekam medis yang dapat
dilakukan melalui CCTV
b) Adanya program menjaga mutu agar kontrol kinerja dapat dilakukan secara
optimal.
c) Memberikan sosialisasi kepada petugas terkait penggunaan E-Pasti
d) Memberikan sosialisasi kepada petugas tentang penggunaan SIMARS agar
seluruh petugas dapat menggunakan SIMARS dengan optimal.
e) Pemberian motivasi kepada petugas rekam medis secara rutin dalam
menghadapi kejenuhan kerja.
f) Pemberian sanksi kepada yang mengizinkan diluar RM masuk ruang RM.
g) Menjadikan pelayanan rekam medis RS lain sebagai perbandingan agar dapat
meningkatkan mutu pelayanan rekam medis di RSUP Sanglah menjadi lebih
baik.
48
3.5.4 Analisis Kuantitatif dan Kualitatif Rekam Medis (Quality assurance)

Analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis di RSUP Sanglah yang
meliputi kebenaran identifikasi, adanya laporan penting, autentifikasi, dan
pendokumentasian yang baik telah dilaksanakan seiring dengan dilakukannya
kegiatan akreditasi yang ditempuh RSUP Sanglah Denpasar. Analisa kuantitatif
dan kualitatif pada rekam medis dilakukan pada rekam medis rawat inap. Proses
analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat inap dilakukan dalam dua
tahap, antara lain proses analisa kuantitatif berupa KLPCM yang dilakukan pada
seluruh rekam medis rawat inap. Selain kelengkapan jumlah dan jenis formulir,
kegiatan analisa kuantitatif dilakukan dengan kelengkapan identitas pasien, tanda
tangan DPJP dan nama terang, tanggal dan waktu pemeriksaan, diagnosa, dan
tindakan.
Analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat inap tahap dua
merupakan inovasi sasaran mutu yang dilakukan di instalasi rekam medis RSUP
Sanglah Denpasar. Analisa ini dilakukan secara random sampling. Kegiatan
inovasi analisa ini dikenal dengan nama open review dan close review. Sample
yang digunakan dalam kegiatan open review dan close review adalah 15 rekam
medis di setiap bangsal yang pilih secara random. Open Review rekam medis
adalah review terhadap kelengkapan pencatatan rekam medis yang di lakukan
oleh PPA (Profesional Pemberi Asuhan) klinis terhadap rekm medis pasien yang
masih di rawat inap melalui suatu rapat rutin dan rapat tim medis yang di adakan
di semua ruang rawat inap. Closed-Review rekam medis merupakan review
terhadap kelengkapan pencatatan rekam medis yang dilakukan oleh petugas mutu
rekam medis di instalasi rekam medis. Kegiatan close review dilakukan di
instalasi rekam medis oleh rekam medis terhadap 15 rekam medis di setiap
bangsal setelah pasien KRS. Jumlah yang melakukan close review adalah satu
rekam medis. Dokumentasi Open Review dan Close Review diinputkan dalam
SIMRS yang telah terintegrasi.
49
3.6 Manajemen Unit Rekam Medis

Aspek ini memberikan standar bahwa perekam medis berperan dalam
mengelola unit kerja yang berhubungan dengan perencanaan, pengorganisasian,
penataan, dan pengontrolan unit kerja MIK/RM di fasilitas pelayanan kesehatan.
3.6.1 Identifikasi SDM di Unit Kerja Rekam Medis

Tabel 3.4 Pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi
Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
No Nama Pendidikan Tenaga yang
dibutuhkan
1. Ka. Instalasi Rekam S1 Rekam Medis 1
Medis (Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman Kerja
minimal 5 Tahun)
2. Koordinator Mutu DIII Rekam Medis (Pengalaman 1
minimal 2 Tahun + Pelatihan
Customer Service)
3. Koordinator D3 RM DIII Rekam Medis 1
Administrasi dan (Pengalaman minimal 2 Tahun +
Umum Pelatihan Customer Service)
4. Koordinator DIII Rekam Medis (Pengalaman 1
Pelayanan Rekam minimal 2 Tahun + Pelatihan
Medis Customer Service)
5. Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 17
(Pelatihan Customer Service)
6. Staf Pengambilan, DIII Rekam Medis / SLTA Plus 22
Distribusi, dan (Pelatihan Rekam Medis)
Penyimpanan
7. Staf penerimaan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 3
rekam medis rawat (Pelatihan Rekam Medis)
jalan dan rawat inap
8. Staf Koding DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan ICD-10)
9. Staf Pelayanan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2
Asuransi (Pelatihan Rekam Medis)
No Nama Pendidikan Tenaga yang

dibutuhkan
10. Staf Peminjaman DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Rekam Medis)
11. Staf Assembling DIII Rekam Medis / SLTA Plus 11
(Pelatihan Rekam Medis)
12. Staf Pemakai Barang DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Inventaris RS)
13. Staf Pelaporan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
(Pelatihan Pelaporan RS)
14. Staf Administrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 54
ruangan (Pelatihan Rekam Medis dan
50
SIMARS)
3.6.2 Menggambarkan Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

Instalasi Rekam Medis berada langsung dibawah Direktorat Umum dan
Operasional dan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya Kepala Instalasi
Rekam Medis berkonsultasi kepada Kepala Bagian Perencanaan dan Evaluasi.
Kepala Instalasi dibantu oleh tiga orang koordinator, yaitu koordinator
pengelolaan rekam medis, koordinator umum, dan pelaporan. Koordinator
Pengelolaan Rekam Medis yang dibantu oleh 3 orang penanggung jawab, yaitu:
penanggung jawab Rekam Medis di Instalasi Wing Amerta, penanggung jawab
pencarian, penyimpanan, dan peminjaman, dan penanggung jawab distribusi,
sedangkan koordinator umum dan pelaporan yang membawahi dua orang
penanggung jawab yaitu: penanggung jawab inventaris dan penanggung jawab
mutu rekam medis. Koordinator Koding, membawahi semua petugas koding, baik
rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
51
3.6.3 Gambaran Cara Pengorganisasian Pekerjaan

Pelayanan medis di RSUP Sanglah terbagi dalam empat intalasi, yakni
Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, Instalasi Rawat Darurat, dan Instalasi
Wing Amerta. Staf rekam medis terbagi dalam empat instalasi meliputi Instalasi
Rawat Darurat, Instalasi Rawat Jalan, dan Instalasi Wing Amerta, serta Instalasi
Rekam Medis. Instalasi Wing Amerta sendiri merupakan instalasi yang
menyediakan pelayanan khusus untuk pasien yang memuat pelayanan rawat jalan
dan rawat inap. Berikut ini merupakan tabel yang berisi distribusi pekerjaan
beserta shift yang berjalan di bawah tanggung jawab Kepala Instalasi Rekam
Medis :
Tabel 3.5 Distribusi Pekerjaan Beserta Shift
No Nama Bagian Jadwal Shift
1. Registrasi Rawat Darurat Terbagi dalam 3 Shift, yaitu :
a. Shift Pagi (07.00 s.d 14.00 WITA)
b. Shift Siang (14.00 s.d 22.00 WITA)
c. Shift Malam (22.00 s.d 07.00 WITA)
2. Registrasi Rawat Jalan Terdiri dari 1 Shift, yaitu :
Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
3. Registrasi Wings Amerta Terbagi dalam 3 Shift, yaitu :
4. Instalasi rekam medis Wings Terbagi dalam 3 Shift, yaitu :
Amerta a. Shift Pagi (07.00 s.d 14.00 WITA)
5. Bagian Pencarian dan Terbagi dalam 2 Shift, yaitu :
Penyimpanan RM di Instalasi a. Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
Rekam Medis b. Shift Siang (14.00 s.d 22.00 WITA)
6. Bagian KLPCM di Instalasi Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
Rekam Medis Pusat Shift Pagi (07.00 s.d 16.00 WITA)
7. Bagian Coding Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
8. Bagian Pelaporan Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
9. Bagian Peminjaman RM Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
10. Bagian Assembling Terbagi dalam 3 Shift, yaitu :
11. Bagian Distribusi RM Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :
12. Staff Kebersihan Terbagi dalam 2 Shift, yaitu :
52
13. Petugas Perjanjian Terbagi dalam 1 Shift, yaitu :

Middle dapat didefinisikan sebagai shift yang berada pada pertengahan

antara shift pagi dan shift sore. Shift middle diperuntukkan untuk bagian
penyimpanan dan pencarian RM. Shift middle memiliki wewenang dan tanggung
jawab untuk menyimpan rekam medis dan menyiapkan rekam medis untuk pasien
rawat jalan online dan pasien perjanjian. Selain pembagian berdasarkan shift,
pengorganisasian pekerjaan juga terbagi secara bergantian dalam melakukan
pekerjaan sistem check in rekam medis dari poli rawat jalan dan pengambilan
rekam medis dari poli rawat jalan.
3.6.4 Mengetahui Tugas dan Fungsi Unit Rumah Sakit

Pelayanan medis di RSUP Sanglah terbagi dalam empat intalasi, yakni
Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, dan Instalasi Rawat Darurat. Berikut
ini adalah tugas dan fungsi instalasi rawat jalan, rawat darurat, rawat inap sebagai
berikut.
Tabel 3.6 Tugas dan Fungsi terkait Unit Rumah Sakit
No Instalasi Fungsi Tugas
1. Rawat Jalan B. Melayani Pendaftaran Rawat 1. Datang berdasarkan shift
Jalan untuk pasien asuransi, 2. pagi
umum, geriatri, pasien baru, 3. Menyiapkan sarana dan prasarana
dan pasien lama yang terbagi yang dibutuhkan dalam proses
dalam sebagai pasien pendaftaran rawat jalan
perjanjian, pasien antrian 4. Memahami segala syarat yang
online, dan pasien antrain dibutuhkan dalam proses
manual pendaftaran untuk masing-masing
C. Melayani kebutuhan jenis pasien (pasien baru, lama,
Informasi umum, asuransi, pasien antrian
online)
5. Mencetak kitir untuk pasien
antrian online dan perjanjian
6. Melakukan coding rawat jalan
pada SIMARS
7. Mencetak SEP
8. 7. Mencetak KIB
53
2. Rawat Inap A. Melayani pendaftaran RI 1. Datang berdasarkan shift

B. Melayani kebutuhan 2. Menyiapkan sarana dan prasarana
Informasi yang dibutuhkan untuk
pendaftaran pasiaen rawat inap
3. Memahami segala syarat yang
dibutuhkan untuuk psien rawat
inap
4. Menghubungi bagian rekam
medis untuk penyediaan rekam
medis pasien rawat inap
5. Berkoordinasi dengan petugas
bangsal mengenai ketersediaan
dan pemesanan kamar.
3. Rawat A. Melayani pendaftaran pasien 1. Datang berdasarkan shift
Darurat rawat darurat 2. Menyiapkan sarana dan prasarana
B. Melayani kebutuhan yang dibutuhkan untuk
informasi pendaftaran pasiaen rawat darurat
3. Memahami segala syarat yang
dibutuhkan untuk pasien rawat
darurat
4. Menghubungi bagian rekam medis
untuk penyediaan rekam medis
pasien rawat darurat.
Berkoordinasi dengan petugas
rawat inap mengenai ketersediaan
dan pemesanan kamar untuk
pasien rawat darurat
3.6.5 Mengetahui Fungsi dan Peran Perekam Medis

a. Aspek Manajemen Perencanaan
Pada aspek perencanaan, peran dan fungsi ini dibawah wewenang dan tanggung
jawab Kepala Instalasi rekam medis. Aspek perencanaan yang berhasil
diidentifikasi meliputi :
1) Penyusunan rencana kerja dan anggaran kerja tahunan
2) Penyusunan rencana tim rekam medis
3) Perencanaan sarana dan prasarana rekam medis, seperti : ATK, cover rekam
medis, kertas stiker barcode,
4) Penyusunan surat pengamprahan sarana dan prasarana instalasi rekam medis
ke direktur
5) Penyusunan draft Standar Prosedur Operasional (SPO) dalam instalasi rekam
medis
6) Perencanaan alternatif sistem pendaftaran rawat jalan
54
7) Perencanaan sistem penataan rekam medis dan masa retensi rekam medis
8) Perencanaan sistem pencatatan status rekam medis
9) Perencanaan sentralisasi penyimpanan rekam medis instalasi wing amerta dan
instalasi rekam medis pusat
b. Aspek Manajemen Pengorganisasian
Aspek pengorganisasian juga berada di bawah wewenang dan tanggung
jawab Kepala Instalasi Rekam Medis. Pengorganisasian meliputi pembagian
wewenang dan tanggung jawab terhadap suatu bagian dalam instalasi rekam
medis. Terdapat tiga pegawai yang bertanggung jawab sebagai koordinator, antara
lain koordinator mutu rekam medis, pelayanan rekam medis, dan administrasi
rekam medis. Selain koordinator tersebut. Pengorganisasian juga terbagi dalam
beberapa bagian meliputi : penanggung jawab pendaftaran rawat jalanm, UGD,
dan Rawat Inap, penanggung jawab penyimpanan dan pengambilan rekam medis,
dan penanggung jawab distribusi rekam medis.
c. Aspek Manajemen Pengarahan
Aspek pengarahan meliputi pengarahan terhadap implementasi suatu
regulasi dan sistem baru. Pengarahan dilakukan sebelum dilakukan instalasi, saat
dilakukan instalasi, hingga evaluasi terhadap implementasi sistem atau regulasi
baru setelah diimplementasikan dalam periode tertentu. Bentuk pengarahan yang
berhasil diidentifikasi berupa sosialiasasi kepada seluruh petugas rekam medis,
pembagian pamflet berisi penjelasan sistem dan regulasi baru, serta pengarahan
langsung dari kepala instalasi rekam medis pada beberapa waktu saat
implementasi dilakukan. Contoh pengarahan yang pernah dilakukan, yakni :
Pengarahan terhadap sistem pendaftaran rawat jalan dengan sistem antrian online
dan sistem perjanjian
d. Aspek Manajemen Pengendalian
Aspek pengendalian merupakan kegiatan penyelesaian atau tindak lanjut
dari suatu masalah yang ditemukan dalam proses evaluasi suatu program, regulasi,
sistem maupun kegiatan. Pengendalian yang telah diidentifikasi meliputi :
pembuatasn loket pendaftaran khusus pegawai RSUP Sanglah Denpasar untuk
mengurangi antrian, pemanfaatan pintu dengan menggunakan fingerprint,
55
pemasangan tata tertib pengambilan rekam medis oleh pegawai selain petugas
rekam medis, larangan bahwa pengambilan rekam medis selain petugas rekam
medis harus dengan izin kepala instalasi rekam medis, serta pengendalian
terhadap suatu sistem baru melalui penyusunan SPO.
3.6.6 Identifikasi Pelaksanaan Penyusunan Renstra Instalasi Rekam Medis

Kebutuhan sarana dan prasarana di instalasi rekam medis RSUP Sanglah
Denpasar dalam satu tahun dengan 68 spesifikasi barang dimana jumlah
permintaan yang dibutuhkan adalah 100.000 pcs untuk cover les warna hijau,
1000 pcs tracer, dan 30 rim stiker angka warna-warni 0 sampai dengan 9 masing-
masing 3 rim. Kebutuhan penunjang komputer dalam satu tahun dengan 67
spesifikasi barang dimana jumlah permintaan yang dibutuhkan terdiri dari
adhesive cleaning roller 12 roll, card kit/pembersih printer kaifu 12 box, DVD
blank 100 pcs, kartu idenditas pasien 100.000 pcs, kertas continous form-(9,5x11)
3 ply NCR 100 box, kertas label (38x10) 1 line core” 360 roll, kertas label
(50x25) 1 line core” 60 roll, kertas POS (75x60) 3 ply NCR 4500, pita epson LX-
300 1.500 buah, pita epson LX-310 200 buah, ribbon label (110 mm x 300 m) F/0
120 roll, ribbon label (55 mm x 175 m) F/0 60 roll, ribbon printer kartu u/zebra
330i 24 roll, toner laser 12A original 1 buah, toner laser 12A refill 4 buah, toner
laser 85A refill 120 buah.
Kebutuhan alat medis habis pakai dan bahan habis pakai dalam satu tahun
dengan 460 spesifikasi barang yang terbagi menjadi alat medis habis pakai umum
sebanyak 166 spesifikasi barang, alat medis habis pakai khusus sebanyak 51
spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli-poli yang dibagi lagi menjadi alat
medis habis pakai poli gigi dan WA dengan jumlah 120 spesifikasi barang, alat
medis habis pakai poli mata sebanyak 25 spesifikasi barang, alat medis habis
pakai poli bedah sebanyak 17 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli
kebidanan sebanyak 6 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli THT
sebanyak 34 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli kulit dan kelamin
sebanyak 11 spesifikasi barang, alat medis habis pakai poli mata sebanyak 25
56
spesifikasi barang. Selain itu terdapat bahan habis pakai farmasi yang terdiri dari
30 spesifikasi barang.
Kebutuhan ATK (Alat Tulis Kantor) dalam satu tahun dengan 82
spesifikasi barang dengan rincian jumlah permintaan box file sebanyak 60 buah,
buku folio 120 buah, buku small folio 40 buah, buku tulis kecil 60 buah, clips
kecil 12 kotak, clips no 5/clips jumbo 12 buah, gunting kertas 5 buah, isi staples
besar 240 kotak, isi staples kecil 480 kotak, isolasi besar 36 gulung, kalkulator 3
buah, kertas buram/CD folio 5 rim, kertas HVS F4 70 gram 5 rim, kertas karbon 1
rim, kertas sampul cokelat 60 buah, klp penjepit hitam 20 kotak, lakban besar
kuning 12 gulung, lakban besar hitam 24 gulung, lem povinal 6 buah, map kertas
folio setara kijang 50 buah, map TEKA 12 buah, penggaris 60 cm 5 buah,
penghapus papan 1 buah, penghapus pencil, 4 buah, pensil 2B 12 buah, perforator
kecil 6 buah, perforator tanggung 2 lubang 88mm 60x105x45 mm 140 g 6 buah,
perforator sedang 2 lubang 88mm kapasitas 18 lembar kertas 12 buah, pulpen 288
buah, sampul plastik map bantek 12 bungkus, spidol boardmarker hitam 24 buah,
spidol kecil (merah, biru) 24 buah, spidol permanen hitam 180 buah, stabillo 12
buah, staples besar 36 buah, staples kecil 12 buah, stiker sign here 120 bungkus,
tinta stempel 6 buah, tipe-x 24 buah, stiker kecil (merh, kuning, biru, ungu @ 2
ppl) 8 ppl, perforator besar 12 buah.
Kebutuhan palen kelontong dalam satu tahun terdiri dari 200 spesifikasi
barang dengan kebutuhan jumlah permintaan antara lain bagus pengharum kamar
mandi dengan tempatnya 72 buah, batteray alkaline AA 1,5 volt 12 buah, batteray
alkaline AAA 1,5 volt 288 buah, batteray besar 12 buah, batteray gepeng 9 volt 36
buah, baygon elektrik cair refill 12 kotak, baygon spray 600 ml 60 botol,
handsoap gel 72 botol, isi stella matic 225 ml 72 botol, jam dinding 5 buah, karet
gelang @ ½ kg 5 bungkus, lobby duster komplit 2 buah, mop tornado 2 buah,
pengharum ruangan aromatherapi gantung 24 buah, sarung tangan biasa 100
pasang, senter tanggung dengan 2 batteray besar 1 buah, serok sampah 3 buah,
sikat lantai. Tangkai 2 buah, sikat wc bulat bertangkai 2 buah, tali rafia 1 kg 40
gulung, tas kresek besar hitam 72 bungkus, tas kresek jumbo hitam 12 bungkus,
57
tas kresek tanggung hitam 2 bungkus, tisu gulung toilet setara tessa 360 gulung,
troly propelin 2 buah.
Kebutuhan alat non medis dalam satu tahun terdiri dari 295 spesifikasi
barang yang terbagi menjadi Binatu, komputer dan kelengkapannya dengan
spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu komputer/PC
(ruangan/bidang) 2 buah, printer label barcode 30 buah, mesin fotocopy 1 buah,.
Pada bagian elektronik spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu MIC
TOA 2 buah, vacuum cleaner 1 buah. Sarana medis dan non medis tidak ada
kekurangan. Pada bagian trolley spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan
yaitu trolley barang 2 buah. Bagian LTA dan perbengkelan tidak ada kekurangan.
Bagian meubelair spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu kursi
gabus (chitose) 35 buah, loker 50 lubang (530x45x200) 1 buah. Pada bagian
barang umum spesifikasi dan jumlah barang yang kekurangan yaitu mop tornado
2 buah. Bagian alat rehab medis tidak ada kekurangan.
3.6.7 Identifikasi Sarana dan Prasarana Unit Kerja Rekam Medis Untuk
Kebutuhan Kerja
a. Kebutuhan Rak Penyimpanan rekam medis Aktif dan Inaktif
Rak penyimpanan rekam medis aktif yang digunakan di RSUP Sanglah
Denpasar adalah roll o’pack. Sedangkan rak penyimpanan yang digunakan untuk
rekam medis in aktif adalah rak penyimpanan terbuka. Jumlah roll o’pack yang
ada di RSUP Sanglah Denpasar adalah 78 roll o’pack. Jumlah ini belum
memenuhi seluruh rekam medis sehingga retensi rekam medis dilakukan setiap
satu tahun sekali. Berdasarkan kondisi tersebut diperlukan penghitungan
kebutuhan rak penyimpanan rekam medis. Berikut ini merupakan data yang
dibutuhkan dalam melakukan penghitungan kebutuhan rak rekam medis :
1) Rata-rata kunjungan pasien baru dan pasien lama tahun 2019
Tabel 3.7 Rata-Rata Kunjungan Pasien Baru dan Pasien Lama Tahun 2019
No Kunjungan Lama Jumlah Kunjungan Baru Jumlah
1. Rawat Jalan 265998 Rawat Jalan 37948
2. UGD 764 UGD 41031
3. WA 17194 WA 10000
4. Jumlah 284676 Jumlah 89015
58
5. Rata-Rata/Hari 779,9 Rata-Rata/Hari 243,9

Sumber : LIR Kunjungan Rumah Sakit Tahun 2019
2) Rata-rata ketebalan rekam medis

Tabel 3.8 Rata-rata ketebalan rekam medis
No Ukuran Hasil Ukuran
1. Panjang Rekam Medis 31 cm
2. Lebar Rekam Medis 24 cm
3. Tebal Rekam Medis 8 cm
4. Tipis Rekam Medis 0.5 cm
Sumber : Data Primer Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah, 2020
Rata-rata ketebalan rekam medis = (Tebal rekam medis +tipis rekam medis) : 2
= (8 cm + 0.5 cm ) : 2
= 4.25 cm
3) Kapasitas Rak penyimpanan Rekam Medis
Kapasitas rak penyimpanan rekam medis dalam satu deret nomor per ekor
= Panjang rak penyimpanan rekam medis : rata-rata tebal rekam medis
= 400 cm : 4.25 cm
= 94 rekam medis
Terdapat 18 rak penyimpanan rekam medis dalam satu roll o’pack, sehingga
jumlah berkas rekam medis dalam satu roll o’pack yaitu :
= jumlah rekam medis 1 rak penyimpanan x 18 rak penyimpanan
= 94 x 18
= 1692 rekam medis
4) Pekiraan jumlah rekam medis dalam 5 tahun mendatang
={ (Banyak Tahun x Jumlah Hari dalam 1 Tahun x rata-rata jumlah pasien rawat
jalan baru/ hari) + rata-rata jumlah pasien rawat jalan lama/hari }
= {(5 x 365 x 243,9) + 779,9}
= 445897 rekam medis
5) Kebutuhan rak penyimpanan rekam medis
= Jumlah rekam medis : kapasitas satu roll o’pack
= 445897 : 1000 rekam medis
59
= 445 roll o’pack

b. Sarana penunjang penyimpanan rekam medis
Sarana penunjang dalam penyimpanan rekam medis di RSUP Sanglah
Denpasar adalah masker, kursi rotan dan troly. Masker telah disediakan sebagai
sarana penunjang dalam melindungi petugas yang akan melakukan penyimpanan
dan pengambilan rekam medis. Kursi rotan digunakan untuk memudahkan
petugas dalam mengambil rekam medis di roll o’pack yang tinggi dan tidak bisa
dijangkau oleh petugas. Troly digunakan sebagai sarana penunjang yang
digunakan untuk mengangkut sejumlah rekam medis yang akan disimpan di rak
penyimpanan rekam medis, dan rekam medis yang akan dikirim ke bagian
distribusi rekam medis.
3.6.8 Melaksanakan Perhitungan Kebutuhan SDM sesuai dengan Standar WISN

Workload Indicator Staff Need (WISN) merupakan salah satu metode yang
digunakan untuk menghitung kebutuhan staf dalam suatu unit. Berikut ini
merupakan penghitungan kebutuhan staf rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar
bagian Staf Pendaftaran :
a. Menetapkan Waktu Kerja Tersedia
Pada tahap awal dalam perhitungan WISN dilakukan perhitungan Waktu Kerja
Tersedia sebagai berikut :
Tabel 3.9 Tabel Waktu Kerja Tersedia
Keterangan Faktor Waktu Kerja Keterangan
A Hari Kerja 260 Per Tahun
B Cuti Tahunan 12 Per Tahun
C Pendidikan dan Latihan 1 Per Tahun
D Hari Libur Nasional 37 Per Tahun
E Ketidakhadiran Kerja 0 Per Tahun
F Waktu Kerja 8 Per Tahun
Hari Kerja Efektif = {A-(B+C+D+E)} 210 Hari/Tahun
Waktu Kerja Tersedia = {A- 1680 Hari/Tahun
(B+C+D+E)XF}
Sumber: Dokumentasi dan Wawancara Tahun 2020
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E) X F}

= 260 - (12 +1+37+0) X 8
60
= 210 x 8
=1680 jam / tahun
= 100800 menit/tahun
b. Menerapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber DayaManusia (SDM)
Unit Kerja yang dihitung dalam penelitian Praktik Kerja Lapang ini adalah
Unit kerja Pendaftaran. Dengan kategori Sumber Daya Manusia (SDM) dan
uraian keigatan seperti pada tabel dan tabel dibawah ini :
Tabel 3.10 Tabel Kategori SDM
Sub Unit Kerja Jumlah Kategori SDM
Pendaftaran 8 Petugas D3 Rekam Medik
Sumber : Uraian Tugas Perekam Medis tahun 2020
Tabel 3.11 Tabel Uraian Kegiatan

Kategori SDM Tugas Pokok Rata-Rata Waktu / Volume Kerja
Kegiatan
Pendaftaran Pasien i. Melakukan pendaftaran 520 85
pasien baru BPJS
ii. Melakukan pendaftaran 390 650
pasien lama BPJS
Total (Detik) 910
Total (Menit) 5,12
Sumber: Observasi dan Wawancara 2020
Standar Beban Kerja =
= 6631.6
Tabel 3.12 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan
No Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Lama Rawat Jalan Waktu (Dtk)
1. Memberi salam dan menanyakan keperluan pasien 60
2. Input data pasien 120
3. Input rujukan pasien 120
4. Cetak bukti registrasi 30
5. Cetak bukti SEP 30
6. Memanggil pasien 30
A Jumlah waktu siklik (1-7) 390
B Waktu kelelahan pribadi (10% waktu siklik) 39
61
C Volume beban kerja (jumlah pasien RJ/hari) 650/hari

D Jam kerja efektif/hari (8 jam) 28800
E Waktu yang diperlukan untuk 650 pasien 253500
F Jumlah tenaga yang dibutuhkan (A+B)x(c/d) 9,682292
Jumlah Petugas yang dibutuhkan 10
Tabel 3.13 Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan

No Uraian Tugas Pendaftaran Pasien Baru Rawat Jalan Waktu (Dtk)
1. Memberi salam dan menanyakan keperluan pasien 60
2. Input data pasien pada SIMARS 230
3. Input rujukan pasien sistem BPJS 120
4. Cetak bukti SEP 30
5. Cetak KIB 30
6. Memanggil pasien dan memberi tahu tujuan
50
Poliklinik
A Jumlah waktu siklik (1-7) 520
B Waktu kelelahan pribadi (10% waktu siklik) 52
C Volume beban kerja (jumlah pasien RJ/hari) 85/hari
D Jam kerja efektif/hari (8 jam) 28800
E Waktu yang diperlukan untuk 85 pasien 44200
F Jumlah tenaga yang dibutuhkan (A+B)x(c/d) 1,688194
Jumlah Petugas yang dibutuhkan 2
Jumlah petugas pendaftaran pasien lama rawat jalan setelah dihitung

melalui uraian tugas dengan menggunakan metode WISN berjumlah 10 loket hal
ini tidak sesuai dengan keadaan yang ada dilapangan yang hanya berjumlah 6
loket saja sehingga beban kerja petugas pendaftaran pasien lama sangatlah tinggi,
untuk mengurangi beban kerja yang tinggi tersebut maka disarankan untuk
menambah loket di bagian pendaftaran pasien lama sebanyak 4 loket.
Jumlah petugas pendaftaran pasien baru rawat jalan setelah dihitung
melalui uraian tugas yang ada dengan menggunakan metode WISN berjumlah 2
loket, hal ini sudah sesuai dengan keadaan yang ada di lapangan sehingga beban
kerja petugas pendaftaran pasien baru tidak setinggi petugas pendaftaran pasien
lama.
3.6.9 Mengetahui Program Orientasi dan Pelatihan Staf Unit Kerja MIK
Dalam upaya meningkatkan kompetensi staff rekam medis, minimal
setahun sekali dilakukan pelatihan rekam medis dasar dan pelatihan khusus lain
sesuai dengan kompetensi standart yang harus dimiliki staf rekam medis dan
62
informasi kesehatan. Pelatihan rekam medis dasar dilakukan oleh instalasi rekam
medis yang bekerja sama dengan bagian diklat dengan sistem on the job training,
pelatihan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan tugas masing-masing
untuk memastikan pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan SPO.
Pelatihan khusus biasanya dilakukan oleh organisasi profesi baik lokal,
nasional maupun internasional. Beberapa staff yang mempunyai prestasi yang
baik diprioritaskan untuk bisa dikirim mengikuti pelatihan keluar, sehingga ada
kegairahan mereka dalam melakukan pekerjaan terbaiknya di Intalasi rekam
medis. Kompetensi dasar yang harus diketahui oleh staf rekam medis adalah
sebagai berikut:
a. Klarifikasi dan kodefikasi penyakit, masalah-masalah yang berkaitan dengan
kesehatan dan tindakan
b. Aspek hukum dan etika profesi
c. Manajemen rekam medis dan informasi kesehatan
d. Menjaga mutu rekam medis
e. Statistik kesehatan
f. Manajemen unit kerja manajemen informasi kesehatan / rekam medis
g. Kemitraan profesi
Pelatihan pokok profesi perekam medis dan informasi kesehatan di atas
yang dilakukan minimal sekali setahun oleh Bagian Diklat, ada pula beberapa
pelatihan yang wajib juga diikuti oleh staf Instalasi Rekam Medis, yaitu:
a. Pelatihan BLS (Basic Life Support) yang diadakan secara rutin oleh Bagian
Diklat RSUP Sanglah Denpasar
b. Pelatihan PPI (Program Pengendalian Infeksi)
c. Pelatihan Penanganan Musibah Kebakaran
3.6.10 Identifikasi Penyusunan Anggaran Tahunan di Unit Kerja Rekam Medis

a. Menyusun Anggaran/Budget
Instalasi rekam medis RSUP Sanglah tidak pernah menyusun anggaran/budget
untuk memenuhi kebutuhan instalasi rekam medis tetapi menyusun kebutuhan
63
sarana dan prasarana untuk memenuhi apa saja yang dibutuhkan di instalasi rekam
medis dan selanjutnya diajukan ke pihak rumah sakit
b. Menggunakan Anggaran/Budget
Penggunaan anggaran/budget tidak dilaksanakan karena untuk penyusunan
anggaran/budget juga tidak dilaksanakan. Instalasi rekam medis RSUP Sanglah
memenuhi kebutuhannya dengan menggunakan apa yang telah diberikan rumah
sakit sesuai penysunan kebutuhan sarana dan prasarana yang telah dilakukan
3.6.11 Identikasi Fungsi Pengawasan yang dilakukan Manajer Rekam Medis

Pengawasan merupakan kegiatan memantau pelaksanaan suatu kegiatan
yang dilakukan oleh staf. Fungsi pengawasan di instalasi rekam medis dilakukan
oleh kepala instalasi rekam medis dan koordinator di instalasi rekam medis.
Fungsi pengawasan yang berhasil diidentifikasi meliputi :
a. Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem pendaftaran rawat jalan baru dengan
menggunakan sistem antrian online
b. Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem pendaftaran rawat jalan baru dengan
menggunakan sistem perjanjian
c. Pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan distribusi rekam medis
d. Pengawasan terhadap penerapan SPO baru mengenai pengendalian rekam
medis
e. Pengawasan terhadap respons time pendistribusian rekam medis
f. Pengawasan terhadap perizinan waktu cuti staf rekam medis
g. Pengawasan terhadap sistem pembagian kerja melalui jadwal shift middle
3.6.12 Identifikasi Data yang Dibutuhkan dalam Menyiapkan Profil RS

Profil rumah sakit merupakan penjelasan secara umum yang
menggambarkan segala hal di dalam rumah sakit. Profil RS harus dapat
menggambarkan segala data rumah sakit sehingga dapat memenuhi kebutuhan
pelayanan secara umum dari pelanggan rumah sakit. RSUP Sanglah Denpasar
telah menampilkan profil RSUP Sanglah Denpasar dalam website. Penyampaian
profil rumah sakit masih dilakukan secara online. Namun profil RSUP Sanglah
64
Denpasar secara per bagian telah ditampilkan di beberapa ruangan di RSUP

Sanglah Denpasar sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah identifikasi data
yang dibutuhkan dalam menyiapkan profil rumah sakit dalam lingkup instalasi
rekam medis :
b. Penerapan sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan sistem antrian online
c. Penerapan sistem pendaftaran pasien rawat jalan dengan sistem perjanjian
d. Informasi berupa penjelasan secara umum mengenai poli rawat jalan yang ada
di RSUP Sanglah Denpasar
e. Profil dokter dan jadwal dokter pada setiap poli rawat jalan
f. Informasi penggunaan kamar rawat inap
g. Inovasi penggunaan sarana katrol sebagai sarana dalam mendistribusikan
rekam medis dalam upaya mempercepat pelayanan rekam medis di instalasi
wing amerta
h. Inovasi penggunaan tracer electronic dalam upaya memberikan pelayanan
penyediaan rekam medis secara efektif
3.6.13 Identifikasi dan Menganalisis Masalah yang berkaitan dengan Unit Kerja
rekam Medis
Tabel 3.14 Hasil Kegiatan Identifikasi Masalah yang berkaitan dengan Unit Kerja
Rekam Medis
No Hasil Kegiatan Identifikasi Masalah Analisis Penyelesaian Masalah
Terkait Rekam Medis Terkait Rekam Medis
1. Seringnya kejadian misfile berkas rekam Pembuatan media informasi stiker di
medis di ruangan filling setiap rak aktif pada ruangan filling di
RSUP Sanglah Denpasar.
2. Seringnya terjadi pancarian ulang berkas Perancangan ulang tracer untuk pasien
rekam medis online ketika berkas rekam online.
medis telah disiapkan di poli masing-masing
65
3. Seringnya pasien pada bagian asuransi yang Dilakukan pengembangan sistem E-

berada pada daerah jauh mengunjungi RSUP PASTI agar dapat memberikan
Sanglah tanpa tau apakah permintaan yang pemberitahuan atau informasi kepada
diajukan telah selesai atau belum pasien dan keluarga apabila permintaan
terkait asuransi telah selesai.
4. Sering terjadinya duplikasi berkas rekam Dilakukan perancangan dan
medis pada sistem SIMARS sehingga pasien pengembangan terkait pagian pendaftaran
yang sudah datang bisa mendapatkan nomer pada SIMARS
rekam medis baru sehingga terdaji duplikasi
3.7 Teknologi Informasi / Pengolahan Data Elektronik

RSUP SANGLAH telah menggunakan teknologi informasi/pengolahan
data elektronik, penggunaan aplikasi pengolahan data elektronik di RSUP
SANGLAH digunakan untuk mempermudah dalam memberikan pelayanan
kepada pasien. Data elektronik di RSUP SANGLAH sudah terintegrasi antar unit
pelayanan, salah satunya adalah unit rekam medis.
3.7.1 Jenis Aplikasi Yang Digunakan Di Unit Rekam Medis

RSUP Sanglah Denpasar menerapkan SIMARS dalam mengelola dan
mengintegrasikan setiap pelayanan dan bagian di rumah sakit. Berikut ini adalah
beberapa jenis aplikasi yang digunakan dalam penyelenggaraan rekam medis di
RSUP Sanglah Denpasar:
a. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMARS)
SIMARS merupakan sistem informasi berbasis web yang di operasikan di
seluruh unit palayanan RSUP SANGLAH, SIMARS sendiri merupakan sistem
informasi yang dibuat oleh bagian teknologi dan informasi RSUP SANGLAH.
Salah satu unit yang mengoperasikan SIMARS dalam memberikan pelayanan
kepada pasien adalah unit rekam medis. Menu yang di operasikan oleh unit rekam
medis adalah registrasi untuk pasien rawat jalan, rekam medis untuk pengelolaan
data medis, pelayanan untuk rekapitulasi sensus harian rawat jalan dan inap.
Adapun tampilan dari SIMARS RSUP SANGLAH adalah sebagai berikut.
66
Gambar 3.4 Tampilan Menu Rekam Medis SIMARS
b. E-PASTI
E-PASTI merupakan sistem informasi berbasis web yang dirancang dan
digunakan untuk mengelola berkas rekam medis terutama dalam hal peminjaman
dan pengembalian untuk penelitian, pengajuan klaim, asuransi, dan juga untuk
pengelolaan berkas kematian. Aplikasi ini dibuat oleh mahasiswa rekam medis
politeknik negeri jember pada tahun 2018 dan secara resmi dioperasikan secara
local di unit rekam medis RSUP SANGLAH hingga saat ini., server E-PASTI
terpisah dengan server SIMARS. Adapun tampilan dari E-PASTI adalah sebagai
berikut.
Gambar 3.5 Tampilan Home E-PASTI
3.7.2 Analisis sistem informasi pendaftaran rawat jalan dan rawat inap dengan
menggunakan flowchart system
a. Flowchart System Pendaftaran Rawat Jalan

67
Pendaftaran pasien rawat jalan dilakukan di 7 loket dengan masing masing

loket menangani pasien yang berbeda. Pasien baru baik umum dan BPJS dilayani
oleh loket 1 dan 2, loket 3 untuk pendaftaran pasien umum lama, loket 4 dan 5
untuk pasien lama BPJS, loket 6 untuk pasien lansia, dan loket 7 untuk pasien
online.
Gambar 3.6 Flowchart System Pendaftaran Rawat Jalan
b. Flowchart System Pendaftaran Rawat Inap

Pasien rawat inap merupakan pasien yang sebelumnya mendapatkan
penanganan baik di poli maupun UGD sehingga proses sistem berjalan berawal
dari poli ataupun UGD, kemudian akan dilanjutkan pemrosesan data di bagian
admission.
68
Gambar 3.7 Flowchart System Pendaftaran Rawat Inap
3.7.3 Analisis Pelaporan dibagian/unit rekam medis

Pelaporan yang berada di RSUP SANGLAH adalah meliputi laporan
internal dan ekternal, laporan eksternal sesuai dengan pedoman SIRS dan
dilaporkan setiap bulan sedangkan laporan internal tertuang dalam SIMARS pada
menu pelayanan bagian LIR. Adapun tampilan menu pelayanan.
Gambar 3.8 Menu LIR
Gambar menu LIR menunjukkan untuk melihat pelaporan internal rumah

sakit bisa dilakukan dengan melihat hasil rekapan semua LIR ataupun tidak. selain
69
pada menu pelayanan ada juga pada menu laporan disajikan data pelaporan
internal rumah sakit. Adapun tampilan isi menu laporan adalah sebagai berikut.
Gambar 3.9 Menu Laporan Bagian Pelayanan
Pada menu laporan bagian pelayanan kita bisa melihat laporan harian,
BOR, 10 besar penyakit dan masih banyak lagi. Apabila ingin melihat laporan
terkait jumlah pasien asing ataupun pasien yang membatalkan kunjungan dapat
dilihat pada menu laporan bagian rekam medis. adapun tampilan menu laporan
bagian rekam medis adalah sebagai berikut.
Gambar 3.10 Menu Laporan Bagian Rekam Medis

70
3.7.4 Desain Database/Basis Data SIMARS Unit Rekam Medis
Gambar 3.11 Desain Database/Basis Data SIMARS Unit Rekam Medis
Basis Data SIMARS unit rekam medis terdiri dari 5 tabel yaitu tabel
kunjungan, tabel penyakit, tabel in out berkas, tabel tindakan, dan tabel pasien.
3.7.5 Identifikasi Topografi Jaringan yang menghubungkan Instalasi rekam

medis dengan unit-unit terkait yang lain
Topologi jaringan yang digunakan dalam integrasi SIMARS di RSUP
Sanglah Denpasar Bali menggunakan Topologi jaringan Star dengan percabangan
Star di masing-masing instalasi, dengan server yang terpusat di bagian instalasi
teknologi informasi terdapat 17 client di masing-masing instalasi yang dipecah
kembali di masing-masing instalasi sesuai kebutuhan instalasi.
3.7.6 Gambaran Rancangan Sistem yang Dibutuhkan

SIMARS yang digunakan saat ini masih kurang baik dalam
mengidentifikasi jenis pasien, apakah pasien tersebut merupakan pasien lama
ataupun baru terutama pada pendaftaran pasien IGD. Pada menu pencarian pasien
di registrasi hanya menggunakan nama pasien dan nomor rekam medis, kasus
yang sering terjadi saat pasien tidak membawa kartu berobat maka petugas
mencari berdasarkan nama sedangkan nama nama yang digunakan di wilayah
provinsi Bali kebanyakan mirip bahkan sama sehingga saat dilakukan pencarian
satu nama pasien biasanya memunculkan banyak nama lain yang sama dan alamat
71
yang hampir mirip. Bahkan dalam beberapa kejadian pasien tidak teridentifikasi
dengan benar, hal ini mengakibatkan petugas salah menilai pasien yang kemudian
berakhir dengan pembuatan berkas baru. Adapun tampilan menu pencarian pasien
pada regitrasi pasien adalah sebagai berikut.
Gambar 3.12 Menu Pencarian Pasien Pada Pendaftaran Pasien.
Melihat hal tesebut maka peneliti memberi saran berupa penambahan

menu pencarian pasien dengan menggunakan sidik jari. Adapun tampilan menu
pencarian dan registrasi baru dengan penambahan item sidik jari adalah sebagai
berikut.
Gambar 3.13 Menu Pencarian Pasien Pada Pendaftaran Pasien.

72
Gambar 3.14 Menu Pendaftaran Pasien.

BAB 4. KEGIATAN KHUSUS LOKASI PKL
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor

yang sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit. Sistem
penyimpanan dokumen rekam medis memberikan ketersediaan data tentang
segala pelayanan yang telah diberikan kepada pasien.Oleh karena itu
penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat
memberikan pelayanan yang optimal kepada pasien.
Kegiatan khusus di lokasi PKL adalah evaluasi misfile berkas rekam di
RSUP Sanglah. Terjadinya misfile pada bagian penyimpanan mengakibatkan
adanya penambahan kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus melakukan
pencarian pada rak nomer lain, sehingga proses pendaftaran cenderung lebih lama.
Hal tersebut juga akan menghambat pelayanan yang diberikan dokter kepada
pasien karena tidak adanya informasi mengenai riwayat penyakit sebelumnya bila
ternyata tidak terdapat berkas yang lama dan dibuatkan berkas rekam medis yang
baru.
RSUP Sanglah juga telah memiliki SPO tentang penyimpanan rekam
medis dengan map maupun tanpa map, namun kejadian misfile berkas rekam
medis pada bulan tahun 2019 terjadi sebanyak 482 berkas. Kejadian misfile terjadi
dapat disebabkan oleh banyak hal mulai dari man, method, machine hingga
material.
Evaluasi misfile berkas rekam di RSUP Sanglah Denpasar menggunakan
metode FOCUS PDCA. Berikut merupakan hasil dari evaluasi pencatatan
peminjaman berkas rekam medis di RSUP Sanglah Denpasar.
72
73
LAPORAN KEGIATAN FOCUS PDCA

JUDUL : Evaluasi Misfile Berkas Rekam
Medis di RSUP Sanglah
Menggunakan Metode FOCUS
PDCA
INSTALASI : Rekam Medis
TAHUN : 2020
F Berdasarkan hasil pengamatan yang dimulai dari

(Find) tanggal 6 – 27 Februari 2020 ditemukan masalah
yaitu banyaknya angka kesalahan dalam
penyimpanan atau misfile berkas yaitu sebanyak 25
berkas rekam medis hal tersebut dapat menyebabkan
petugas mengalami kesulitan dalam melakukan
pencarian berkas rekam medis dan penambahan
kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus
melakukan pencarian pada rak nomer lain yang
memungkinkan menjadi tempat salah letak, sehingga
proses pelayanan cenderung lebih lama, seperti
contoh pada tanggal 13 Februari 2020 berkas yang
salah simpan yaitu :
No No Rekam Medis
1 19049684
2 19057899
3 01202103
4 18047939
O 1. Kepala Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah
(Organized) Denpasar
2. Koordinator Instalasi Rekam Medis RSUP
Sanglah Denpasar
3. Petugas Penyimpanan Berkas Rekam Medis
4. Petugas Peminjaman Berkas Rekam Medis
5. Petugas Assembling Berkas Rekam Medis
74
C 1. Peraturan Menteri Kesehatan No.

(Clarify) 749A/Menkes/Per/XII/1989 Tahun 1989 tentang
Rekam Medik/Medical Records. Pasal 11
Permenkes 1989 ini menegaskan : Rekam medik
merupakan berkas yang wajib dijaga
kerahasiaannya.
2. Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis Pasal 8 ayat (1) menegaskan:
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari
tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
3. Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum
Pusat Sanglah Denpasar Nomor:
HK.01.07/PD.XIV.4.3.1/0631/2018 tentang
Pedoman Pelayanan Instalasi Rekam Medis
4. Standar Prosedur Operasional (SPO)
Penyimpanan Rekam Medis dengan Map No.
Dokumen IR.02.02/SPO.XIV.4.4.5/39765/2018
yang berbunyi “Petugas penyimpanan
menyimpan rekam medis pada urutan nomor
yang benar”.
U Tidak adanya penanda atau keterangan nomor
(Understand) penyimpanan pada tiap rak penyimpanan berkas
rekam medis, kurang ketelitian petugas dalam
meletakkan berkas rekam medis.
S Memberikan stiker media informasi setiap rak rekam
(Select) medis
P 1. Merencanakan pembuatan desain media
(Plan) informasi tentang range penyimpanan rekam
medis di tiap rak penyimpanan.
75
2. Merencanakan pemberian stiker informasi nomor

rekam medis yang ditempel di tiap sub-rak
penyimpanan.
3. Merencanakan sosialisasi kepada petugas terkait
urutan penyimpanan berkas rekam
D 1. Telah membuat desain informasi tentang range
(Do) penyimpanan rekam medis di tiap rak kemudian
ditempel di tiap rak penyimpanan.
2. Telah membuat dan menempel stiker nomor
rekam medis yang ditempel di tiap sub-rak
penyimpanan.
3. Telah melakukan sosialisasi terkait urutan
penyimpanan berkas rekam medis sesuai dengan
stiker yang telah dipasang.
C Hasil yang diperoleh setelah melakukan tahap
(Check) perbaikan yaitu petugas lebih mudah dalam
melakukan pencarian dan penyimpanan, serta
penurunan angka kejadian misfile berkas rekam
medis dimana dalam satu bulan bisa terjadi
kesalahan penyimpana atau misfile berkisar antara
20-40 maka setelah perbaikan didapat angka
kejadian dalam satu bulan berjumlah tidak lebih dari
5 berkas.
A 1. Tetap melakukan apa yang telah direncanakan
(Action) dengan melakukan penyimpanan berkas rekam
medis yang diurutkan sesuai dengan nomor pada
rak.
2. Melakukan monitoring dan evaluasi setiap akhir
bulan dengan mengontrol ulang untuk
memastikan semua rekam medis berada pada
tempatnya.
76
BAB 5. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Mengidentifikasi Tahap FOCUS Pada Evaluasi Misfile Berkas Rekam

Medis di RSUP Sanglah Denpasar Menggunakan Metode FOCUS PDCA
Tahap FOCUS merupakan tahap dalam mengidentifikasikan permasalahan
lebih dalam. Tahap ini memiliki enam tahapan yakni meliputi : tahap Find,
Organize, Clarify, Understand, dan Select.
5.1.1 Mengidentifikasikan Tahap Find

Tahap Find merupakan tahap dalam menemukan atau mengidentifikasi sebuah
masalah yang perlu adanya proses perbaikan. Mementukan proses dan komponen
yang terlibat dalam proses tersebut. Mencatat keuntungan yang dapat diterima bila
dilaksanakan perbaikan pada proses tersebut. Memahami bagaimana proses
tersebut sesuai dengan ketentuan dan prioritas Rumah Sakit. Tahap Find ini
sebagai proses mengidentifikasi permasalahan yang ditemukan di bagian instalasi
rekam medis.
Permasalahan yang ditemukan dari hasil pengamatan mulai dari tanggal 6 – 27
Februari 2020 yaitu didapat banyaknya angka kesalahan dalam penyimpanan atau
misfile berkas yaitu sebanyak 25 berkas rekam medis hal tersebut dapat
menyebabkan petugas mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis dan penambahan kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus
melakukan pencarian pada rak nomer lain yang memungkinkan menjadi tempat
salah letak, sehingga proses pelayanan cenderung lebih lama,
5.1.2 Mengidentifikasikan Tahap Organize

Tahap Organize adalah tahap mengorganisasikan pihak yang terlibat
dalam penyelesaian masalah yang telah diidentifikasi pada tahap Find. Memilih
tim yang berpengetahuan luas dalam proses tersebut. Menentukan ukuran tim,
yang terdiri dari anggota yang mewakili berbagai komponen yang terlibat dalam
77
78
organisasi, memilih anggota, dan mempersiapkan diri untuk mendokumentasikan

rencana perbaikan. Pihak – pihak yang terlibat dalam tahap Organize antara lain :
1. Kepala instalasi rekam medis RSUP Sanglah Denpasar
Kepala instalasi rekam medis sebagai penanggung jawab dan pengambil
keputusan terhadap perbaikan kejadian misfile berkas rekam medis dengan
pemberian media informasi nomor rekam medis pada rak penyimpanan berkas
rekam medis.
2. Koordinator Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
Koordinator/penanggung jawab bagian instalasi rekam medis sebagai
penanggung jawab dan pelaksana kebijakan dan keputusan dari kepala
instalasi rekam medis.
3. Petugas Penyimpanan Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
Petugas penyimpanan berkas rekam medis sebagai pelaksana kejadian misfile
berkas rekam medis dengan pemberian media informasi nomor rekam medis
pada rak penyimanan berkas rekam medis.
4. Petugas Peminjaman Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
Petugas peminjaman berkas rekam medis sebagai pelaksana kejadian misfile
pada rak penyimpanan berkas rekam medis.
5. Petugas Assembling Berkas Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar
Petugas assembling berkas rekam medis sebagai pelaksana kejadian misfile
pada rak penyimpanan berkas rekam medis.
5.1.3 Mengidentifikasikan Tahap Clarify

Tahap Clarify merupakan tahap dalam mengidentifikasi peraturan yang
mendasari dari permasalahan mengenai Pelayanan Instalasi Rekam Medis.
Permasalahan yang terjadi dapat diselesaikan dengan mengecek ke peraturan yang
mendasari. Memperjelas pengetahuan terkini dalam proses. Tim yang telah
terbentuk harus mengulas pengetahuan terkini yang kemudian menghubungkan
dengan proses yang telah terlaksana untuk dapat menganalisa dan membedakan
79
kesenjangan dalam proses tersebut. Peraturan yang mendasari permasalahan

tersebut yakni sebagai berikut :
1. Peraturan Menteri Kesehatan No. 749A/Menkes/Per/XII/1989 Tahun 1989
tentang Rekam Medik/Medical Records. Pasal 11 Permenkes 1989 ini
menegaskan : Rekam medik merupakan berkas yang wajib dijaga
kerahasiaannya.
2. Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis Pasal 8 ayat
(1) menegaskan: Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
3. Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah Denpasar
Nomor: HK.01.07/PD.XIV.4.3.1/0631/2018 tentang Pedoman Pelayanan
Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar.
4. Standar Prosedur Operasional (SPO) Penyimpanan Rekam Medis dengan Map
No. Dokumen IR.02.02/SPO.XIV.4.4.5/39765/2018 yang berbunyi “Petugas
penyimpanan menyimpan rekam medis pada urutan nomor yang benar”.
5.1.4 Mengidentifikasi Tahap Understand

Tahap Understand merupakan tahap dalam memahami penyebab variasi
atau kesenjangan atau permasalah. Tim akan mengukur proses dan mempelajari
penyebab variasi atau kesenjangan atau permasalahan. Kegiatan selanjutnya yaitu
merumuskan rencana untuk pengumpulan data (indikator), dengan menggunakan
informasi spesifik tentang permasalahan pada proses untuk membangun gambaran
proses yang terukur dan terkendali. Permasalahan yang ditemukan yaitu tidak
adanya penanda atau keterangan nomor penyimpanan pada tiap rak penyimpanan
berkas rekam medis yang berfungsi untuk mempermudah petugas dalam
melakukan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis, kurang ketelitian
petugas dalam meletakkan berkas rekam medis.
80
5.1.3 Mengidentifikasi Tahap Select

Tahap Select merupakan tahap dalam memilih proses perbaikan yang
potensial. Menentukan tindakan yang perlu diambil untuk meningkatkan proses
(harus didukung oleh bukti yang terdokumentasi). Tahap Select dalam
permasalahan yang telah diidentifikasikan dalam tahap Find adalah melakukan
pemberian media informasi penanda atau keterangan nomor penyimpanan pada
tiap rak penyimpanan berkas rekam medis. Pemberian tanda atau keterangan
nomor RM ini dilakukan agar petugas yang melakukan proses penyimpanan dan
pengambilan lebih mudah dan mengurangi terjadinya kejadian salah peletakan
atau misfile rekam medis.
5.2 Mengidentifikasi Tahap PDCA mengenai Evaluasi Misfile Berkas Rekam

Medis di RSUP Sanglah Denpasar Menggunakan Metode FOCUS PDCA
5.2.1 Mengidentifikasi Tahap Plan
Tahap Plan ini merupakan rencana perbaikan dalam menyelesaikan
permasalah yang terjadi. Rencana perbaikan terdiri atas :
1. Merencanakan pembuatan desain media informasi tentang range penyimpanan
rekam medis di tiap rak penyimpanan.
2. Merencanakan pemberian stiker informasi nomor rekam medis yang ditempel
di tiap sub-rak penyimpanan.
3. Merencanakan sosialisasi kepada petugas terkait urutan penyimpanan berkas
rekam
5.2.2 Mengidentifikasi Tahap Do

Tahap Do adalah pelaksanaan yang telah disusun atau direncanakan
sebelumnya dalam melakukan sebuah perbaikan terhadap masalah yang ada.
Adapun perbaikan yang di lakukan sebagai berikut:
1. Telah membuat desain media informasi tentang range penyimpanan rekam
medis di tiap rak kemudian ditempel di tiap rak penyimpanan.
Langkah awal yang dilakukan pada tahap (Do) adalah mendesain informasi
range penyimpanan rekam medis pada tiap rak penyimpanan, dimana
81
penambahan informasi ini dapat membantu petugas dalam mengetahui dimana

berkas rekam medis tersebut disimpan.
2. Telah membuat dan menempel stiker nomor rekam medis yang ditempel di
tiap sub-rak penyimpanan.
Langkah selanjutnya yaitu membuat dan stiker nomor rekam medis yang
ditempel di tiap sub-rak penyimpanan, dimana stiker yang berisi nomor urut
berkas agar dapat membantu petugas dalam mengetahui dan memudahkan di
sub-rak mana berkas rekam medis tersebut disimpan.
3. Telah melakukan sosialisasi terkait urutan penyimpanan berkas rekam medis
sesuai dengan stiker yang telah dipasang
Melakukan kegiatan sosialisasi kepada petugas terkait adanya penambahan
informasi range penyimpanan pada tiap rak, dan penambahan stiker pada tiap
rak yang membuat petugas lebih mudah dalam melakukan pencarian berkas
rekam medis. Sosialisasi dilakukan kepada petugas penyimpanan, petugas
assembling rekam medis, dan petugas peminjaman rekam medis.
5.2.3 Mengidentifikasi Tahap Check

Tahap Check adalah memeriksa hasil perbaikan yang telah dilakukan
terhadap Evaluasi Misfile Berkas Rekam Medis di RSUP Sanglah Denpasar. Hasil
yang didapatkan setelah melakukan tahapan perbaikan agar mengurangi angka
kejadian misfile berkas rekam medis serta agar petugas dapat lebih cepat dan
mudah dalam proses pencarian berkas.
Hasil yang diperoleh setelah melakukan tahap perbaikan yaitu petugas lebih
mudah dalam melakukan pencarian dan penyimpanan, serta penurunan angka
kejadian misfile berkas rekam medis dimana dalam satu bulan bisa terjadi
kesalahan penyimpana atau misfile berkisar antara 20-40 maka setelah perbaikan
didapat angka kejadian dalam satu bulan berjumlah tidak lebih dari 5 berkas.
5.2.4 Mengidentifikasi Tahap Action

Pada tahap ini, hasil yang didapatkan setelah melakukan pemeriksaan
terhadap hasil perbaikan yaitu tetap melakukan apa yang telah direncanakan
82
dengan melakukan penyimpanan berkas rekam medis yang diurutkan sesuai

dengan nomor pada rak dan melakukan monitoring dan evaluasi setiap akhir bulan
dengan mengontrol ulang untuk memastikan semua rekam medis berada pada
tempatnya.
BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
1. Identifikasi tahap FOCUS pada evaluasi misfile berkas rekam medis di RSUP
Sanglah Denpasar menggunakan metode FOCUS-PDCA adalah sebagai
berikut:
a. Tahap Find yang ditemukan dari hasil pengamatan yang dimulai dari
tanggal 6 – 27 Februari 2020 ditemukan masalah yaitu banyaknya angka
kesalahan dalam penyimpanan atau misfile berkas yaitu sebanyak 25
berkas rekam medis hal tersebut dapat menyebabkan petugas mengalami
kesulitan dalam melakukan pencarian berkas rekam medis dan
penambahan kerja petugas menjadi lebih sibuk karena harus melakukan
pencarian pada rak nomer lain yang memungkinkan menjadi tempat salah
letak, sehingga proses pelayanan cenderung lebih lama.
b. Tahap Organize yang diidentifikasi antara lain Kepala instalasi rekam
medis RSUP Sanglah Denpasar, Koordinator Instalasi Rekam Medis
RSUP Sanglah Denpasar, Petugas Penyimpanan RSUP Sanglah Denpasar,
Petugas Assembling RSUP Sanglah Denpasar, dan Petugas Peminjaman
c. Tahap Clarify yang diidentifikasi antara lain yaitu: Peraturan Menteri
Kesehatan No. 749A/Menkes/Per/XII/1989 Tahun 1989 tentang Rekam
Medik/Medical Records, Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis, Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Pusat
Sanglah Denpasar Nomor: HK.01.07/PD.XIV.4.3.1/0631/2018 tentang
Pedoman Pelayanan Instalasi Rekam Medis RSUP Sanglah Denpasar,
Standar Prosedur Operasional (SPO) Penyimpanan Rekam Medis dengan
Map No. Dokumen IR.02.02/SPO.XIV.4.4.5/39765/2018.
d. Tahap Understand yang ditemukan yaitu tidak adanya penanda atau
keterangan nomor penyimpanan pada tiap rak penyimpanan berkas rekam
medis yang berfungsi untuk mempermudah petugas dalam melakukan
83
84
penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis, kurang ketelitian

petugas dalam meletakkan berkas rekam medis.
e. Tahap Select yang diidentifikasi adalah melakukan pemberian media
informasi penanda atau keterangan nomor penyimpanan pada tiap rak
penyimpanan berkas rekam medis.
2. Identifikasi tahap PDCA pada evaluasi misfile berkas rekam medis di RSUP
Sanglah Denpasar menggunakan metode FOCUS-PDCA adalah sebagai
berikut:
a. Tahap Plan dengan merencanakan perbaikan dalam menyelesaikan
permasalah yang terjadi, yaitu dengan merencanakan pembuatan desain
media informasi tentang range penyimpanan rekam medis di tiap rak
penyimpanan, merencanakan pemberian stiker informasi nomor rekam
medis yang ditempel di tiap sub-rak penyimpanan, merencanakan
sosialisasi kepada petugas terkait urutan penyimpanan berkas rekam.
b. Tahap Do dengan membuat desain informasi tentang range penyimpanan
rekam medis di tiap rak kemudian ditempel di tiap rak penyimpanan,
membuat dan menempel stiker nomor rekam medis yang ditempel di tiap
sub-rak penyimpanan, melakukan sosialisasi terkait urutan penyimpanan
berkas rekam medis sesuai dengan stiker yang telah dipasang.
c. Tahap Check yang diperoleh setelah melakukan tahap perbaikan yaitu
petugas lebih mudah dalam melakukan pencarian dan penyimpanan, serta
penurunan angka kejadian misfile berkas rekam medis dimana dalam satu
bulan bisa terjadi kesalahan penyimpana atau misfile berkisar antara 20-40
maka setelah perbaikan didapat angka kejadian dalam satu bulan
berjumlah tidak lebih dari 5 berkas.
d. Tahap Action yaitu tetap melakukan apa yang telah direncanakan dengan
melakukan penyimpanan berkas rekam medis yang diurutkan sesuai
dengan nomor pada rak penyimpanan dan melakukan monitoring dan
evaluasi setiap akhir bulan dengan mengontrol ulang untuk memastikan
semua rekam medis berada pada tempatnya.
85
6.2 Saran
Petugas tetap melakukan apa yang telah direncanakan dengan melakukan
penyimpanan berkas rekam medis sesuai dengan penanda nomor pada rak
penyimpanan, serta dilakukan monitoring dan evaluasi secara rutin setiap akhir
bulan dan mengontrol ulang untuk memastikan semua rekam medis berada pada
tempatnya.
86
Daftar Pustaka
Farlinda, S., Nurul, R., & Rahmadani, S. A. (2017). Pembuatan Aplikasi Filling
Rekam Medis Rumah Sakit. Kesehatan, 5(1), 8–13.
Karlina, D., Putri, I. A., & Santoso, D. B. (2016). Kejadian Misfile dan Duplikasi
Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data Rekam
Medis. Jurnal Kesehatan Vokasional, 1(1), 44.
https://doi.org/10.22146/jkesvo.27477
Simanjuntak, E., & Sirait, L. W. O. (2018). Faktor-Faktor Penyebab Terjadinya
Missfile Di Bagian Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Mitra
Medika Medan Tahun 2017. Ilmiah Perekam Medis Dan Informasi
Kesehatan Imelda, 3(1), 370–379. Retrieved from http://ojs.stikes-
imelda.ac.id/index.php/jipdik/article/view/48.
Permenkes Republik Indonesia. (2008). Republik Indonesia Nomor 269 Tahun
2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Sekretariat Negara.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 2013. Peraturan Menteri Kesehatan
Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis,
Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
87
LAMPIRAN
88
Lampiran 1. Surat Keterangan PKL

89
Lampiran 2. Daftar Hadir PKL RSUP Sanglah Denpasar

90
Lampiran 3. SPO Penyimpanan Rekam Medis Dengan Map

91
Lampiran 4. Laporan Kejadian Missfile di RSUP Sanglah Denpasar

92
Lampiran 5. Penambahan Informasi Pada Tiap Rak Penyimpanan
Tahun 2020
00-02
Lampiran 6. Penambahan Stiker Pada Tiap Subrak Penyimpanan
000000 - 000094

EVALUASI MISFILE

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

EVALUASI MISFILE

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

EVALUASI KEJADIAN MISFILE BERKAS REKAM MEDIS

DI RSUP SANGLAH DENPASAR MENGGUNAKAN METODE

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

EVALUASI KEJADIAN MISFILE BERKAS REKAM MEDIS

Fahirah Tamara Salim

Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapang dan Dinyatakan Lulus

Pembimbing Lapang Dosen Pembimbing Utama,

Ni Ketut Juniati., S.MIK. Atma Deharja, S.KM., M.Kes.

Sustin Farlinda, S.Kom., M.T.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Denpasar, 16 Maret 2020

Fahirah Tamara Salim

Evaluasi Kejadian Misfile Berkas Rekam Medis di RSUP Sanglah Denpasar

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor

1.1 Latar Belakang

sering terjadi kesalahan misalnya kesalahan penempatan berkas rekam medis,

Bedasarkan tabel 1.1 dapat dijelaskan bahwa kejadian misfile berkas

1.2 Tujuan dan Manfaat

1.2.2 Tujuan Khusus PKL

1.2.3 Manfaat PKL

1.3 Lokasi dan Jadwal Kerja

1.4 Metode Pelaksanaan

Gambar 1.1 Tahapan Metode FOCUS PDCA

Tahapan Metode FOCUS PDCA di atas dapat dijabarkan sebagai berikut:

tersebut. Mencatat keuntungan yang dapat diterima bila dilaksanakan perbaikan

2.1 Sejarah Rumah Sakit

2.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSUP Sanglah

2.3 Kondisi Lingkungan

3.1 Manajemen Informasi Kesehatan

3.1.1 Sistem Penamaan

3.1.2 Sistem Penomoran

4) Rekam medis rawat jalan

3.1.3 Sistem Penyimpanan

3.1.4 Sistem Pengendalian

3.1.5 Identifikasi Prosedur Penerimaan Pasien

4) Petugas registrasi melakukan registrasi sesuai dengan nomor KIB serta

6) Setelah selesai diinput data petugas registrasi melakukan penyimpanan data di

3) Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada pasien atau

3) Pasien tanpa identifikasi dan diregistrasi di dalam SIRS sebagai Mr./Mrs.X

3.1.6 Identifikasi Alur Rekam Medis

4) Setelah dikoding RM dikembalikan ke rak penyimpanan khusus RM telanjang

3.1.7 Identifikasi Standar Prosedur Operasional Penyimpanan Rekam Medis

3.1.8 Standar Prosedur Operasional Pengendalian Rekam Medis

b. Dalam waktu 1 x 24 jam RM harus sudah kembali, kecuali untuk urusan

3.1.9 Identifikasi Alur Prosedur Pelayanan Pelepasan Data Rekam Medis

b. Yang berhak menerima informasi rekam medis adalah :

5) Untuk mendapatkan data dan informasi rekam medis untuk kepentingan

6) Catatan Edukasi dan perencanaan pulang terintegrasi B

3.1.11 Identifikasi Isi Formulir dan Struktur Data Rekam Medis

b. Isi rekam medis terbagi menjadi sebagai berikut :

3.1.12 Kegiatan Assembling

3.1.13 Identifikasi Prosedur Retensi Rekam Medis, Penyusutan Rekam Medis,

3.2 Klasifikasi dan Kodefikasi Penyakit Serta Masalah Yang Berkaitan

(Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). Berikut ini merupakan Prosedur

3.3 Hukum dan Etika Profesi

kesehatan yang bermutu tinggi dengan memperhatikan perundangan dan etika

3.3.1 Kebijakan Rumah sakit / Rekam Medis mengenai keamanan dan

3.3.2 Kebijakan Rumah Sakit/Rekam Medis terkait Prosedur pelepasan

3.3.3 Persyaratan Pelepasan Data Medis

3.3.4 Jenis-Jenis Formulir Informed consent