SKRIPSI

ANALISIS DAMPAK DAN TINDAK LANJUT

KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP TERHADAP PELAPORAN RUMAH SAKIT
DAN KLAIM BPJS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
dr. T.C HILLERS MAUMERE

RUDFINA THERESIA YULISTA

PROGRAM STUDI
 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS ILMU KESEHATAN SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS DHYANA PURA

BADUNG

2018
 SKRIPSI

ANALISIS DAMPAK DAN TINDAK LANJUT

KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP TERHADAP PELAPORAN RUMAH SAKIT
DAN KLAIM BPJS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
dr. T.C HILLERS MAUMERE

RUDFINA THERESIA YULISTA

NIM : 14120901012

PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS ILMU KESEHATAN SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS DHYANA PURA
BADUNG
2018
 SKRIPSI

ANALISIS DAMPAK DAN TINDAK LANJUT

KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP TERHADAP PELAPORAN RUMAH SAKIT
DAN KLAIM BPJS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
dr. T.C HILLERS MAUMERE

Skripsi ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Perekam dan Informasi Kesehatan (S.RMIK)
Pada Universitas Dhyana Pura Bali

RUDFINA THERESIA YULISTA

NIM : 14120901012

PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS ILMU KESEHATAN SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS DHYANA PURA
BADUNG
2018
 HALAMAN PENGESAHAN

SKRIPSI

ANALISIS DAMPAK DAN TINDAK LANJUT

KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP TERHADAP PELAPORAN RUMAH SAKIT
DAN KLAIM BPJS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
dr. T.C HILLERS MAUMERE

RUDFINA THERESIA YULISTA

NIM : 14120901012

Telah disetujui untuk diujikan pada tanggal 25 Agustus 2018

Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping

Dr.dr. Bambang Hadi Kartiko, MARS I Ketut Sujana, S.E, MM

Mengetahui
Ketua Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan
Fakultas Iimu Kesehatan, Sains danTeknologi
Universitas Dhyana Pura

dr. Agus Donny Susanto, MARS

 PENETAPAN PANITIA PENGUJI

Skripsi ini diuji pada tanggal 25 Agustus 2018

Panitia Penguji Skripsi

Berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Kesehatan Sains dan Teknologi

Ketua :

Dr. dr. Bambang Hadi Kartiko, MARS

Anggota :

1. Ketut Sujana, SE., MM

2. I Wayan Nurata, SE.,M.Si.,QIA

 SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIAT

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Rudfina Theresia Yulista

NIM : 14120901012

Program Studi : Perekam dan Informasi Kesehatan

Judul Skripsi : Analisis Damapak Dan Tindak Lanjut Keterlambatan

Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Terhadap

Pelaporan Rumah Sakit Dan Klaim BPJS Di Rumah Sakit

Umum Daerah dr. T.C Hillers Maumere

Dengan ini menyatakan bahwa skripsi ini bebas plagiat.

Apabila kemudian hari terbukti terdapat plagiat dalam tulisan ini, maka saya

bersedia menerima sanksi sesuai peraturan Mendiknas RI No. 17 Tahun 2010 dan

Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

Badung, Agustus 2018

Yang Membuat Pernyataan

Rudfina Theresia Yulista

 UCAPAN TERIMAKASIH

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul

“Analisis Dampak Dan Tindak Lanjut Keterlambatan Pengembalian Rekam

Medis Rawat Inap Terhadap Pelaporan Rumah Sakit Dan Klaim BPJS Di Rumah

Sakit Umum Daerah dr. T.C Hillers Maumere” dengan baik.

Penulis meyakini bahwa seluruh tahapan proses penyusunan skripsi ini tidak

akan dapat berjalan lancar dan maksimal tanpa adanya dukungan dan bantuan dari

berbagai pihak. Oleh karena itu melalui kesempatan ini penulis menyampaikan

ucapan terima kasih yang tidak terhingga kepada :

1. Bapak Dr. dr. Made Nyandra, Sp.K.J., M.Repro FIAS selaku Rektor

Universitas Dhyana Pura Bali.

2. Bapak Dr. dr. Bambang Hadi Kartiko, MARS selaku Dekan Fakultas Ilmu

Kesehatan, Sains, dan Teknologi sekaligus sebagai pembimbing 1 yang telah

memberikan dukungan dan masukan kepada penulis dalam penyusunan

skripsi.

3. Bapak dr. Agus Donny Susanto, MARS selaku kaprodi Perekam dan Informasi

Kesehatan Universitas Dhyana Pura Bali .

4. Bapak I Ketut Sujana, SF.,MM selaku pembimbing 2 yang telah memberikan

dukungan dan masukan kepada penulis dalam penyusunan skripsi

5. Para dosen di Universitas Dhyana Pura Bali yang telah memberikan bekal ilmu

yang sangat berharga kepada penulis

6. Direktur Utama Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hilers Maumere yang
 telah memberikan ijin bagi penulis untuk melakukan penelitian beserta seluruh

keluarga besar Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hilers Maumere

khususnya unit rekam medis atas masukan, bimbingan, bantuannya, pengertian

dan kerjasama yang baik yang telah diberikan dan semoga dapat menjadikan

penulis lebih baik kedepannya.

7. Teristimewa kepada orang tua yaitu Bapak Bernadus Bola dan Mama Yudith

Amamoat yang selalu mendoakan dan mendukung saya secara moral maupun

material selama perkuliahan sampai dengan terselesainya skripsi penelitian.

8. Kakak Servi dan keempat adik saya Rin, Rosi, Ronal,Riko, sahabat Susen serta

seluruh keluarga besar yang sudah memberikan dukungan dan motivasi selama

perkuliahaan sampai dengan terselesainya skripsi

9. Teman-teman seperjuangan PIK A 2014, yang telah mendukung secara

langsung ataupun tidak langsung sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi

ini dan seluruh pihak yang sudah membantu penulis dalam pembuatan skripsi

penelitian.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih banyak terdapat

banyak kekurangan, untuk itu penulis terbuka untuk menerima kritik dan saran

yang bersifat membangun. Akhir kata semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita

semua. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih.

Badung, Agustus 2018

Rudfina Theresia Yulista

 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN SAMPUL DALAM ..................................................................i
HALAMAN PRASYARAT GELAR ...........................................................ii
HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................iii
HALAMAN PENETAPAN PANITIA PENGUJI ......................................iv
HALAMAN PERNYATAAN BEBAS PLAGIAT ......................................v
UCAPAN TERIMAKASIH ..........................................................................vi
DAFTAR ISI ..................................................................................................viii
DAFTAR GAMBAR .....................................................................................xi
DAFTAR TABEL ..........................................................................................xii
DAFTAR SINGKATAN ...............................................................................xiii
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................xv
ABSTRAK ......................................................................................................xvii
ABSTRACT ....................................................................................................xviii

BAB 1 PENDAHULUAN ..............................................................................1

1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................................3
1.3 Tujuan Penelitian .......................................................................................4
1.3.1 Tujuan Umum ...................................................................................4
1.3.2 Tujuan Khusus ..................................................................................4
1.4 Manfaat Penelitian .....................................................................................5
1.4.1 Manfaat Praktis .................................................................................5
1.4.2 Manfaat Teoritis ................................................................................5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................6

2.1 Rumah Sakit ...............................................................................................6
2.1.1 Pengertian Rumah Sakit ...................................................................6
2.1.2 Fungsi Rumah Sakit ..........................................................................7
2.1.3 Pelaporan Rumah Sakit .....................................................................7
2.2 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah
dr. T.C Hillers Maumere ............................................................................10
2.2.1 Profil Rumah Sakit Umum Daerah
dr. T.C Hillers Maumere ...................................................................10
2.2.2 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis ........................................10
2.2.3 Pelayanan Rawat Inap .......................................................................14
2.2.4 Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di
Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hillers Maumere ....................14
2.3 Rekam Medis .............................................................................................16
2.3.1 Pengertian RekamMedis ..................................................................16
2.3.2 Rekam Medis Rawat Inap .................................................................17
2.3.3 Tujuan Rekam Medis ........................................................................17
2.3.4 Kegunaan Rekam Medis ...................................................................19
 2.3.5 Proses Penyelenggaraa Rekam Medis ..............................................20
2.3.6 Pengembalian RekamMedis Rawat Inap ..........................................30
2.4 Tinjauan Tentang BPJS .............................................................................38
2.4.1 Alur Klaim BPJS Rawat Inap di RSUD dr. T.C Hillers
Maumere............................................................................................38

BAB III KERANGKA TEORI DAN KERANGKA KONSEP .................43

3.1 KerangkaTeori ...........................................................................................43
3.2 Kerangka Konsep Penelitian ......................................................................46
3.3 Variabel ......................................................................................................46
3.3.1 Variabel independent ........................................................................46
3.3.2 Variabel dependent ...........................................................................47
3.4 Definisi Operasional ..................................................................................47

BAB IV METODE PENELITIAN ...............................................................49

4.1 Rancangan Penelitian .................................................................................49
4.2 Tempat dan Waktu Penelitian ....................................................................49
4.3 Populasi dan Sampel Penelitian .................................................................49
4.3.1 Populasi .............................................................................................49
4.3.2 Sampel ..............................................................................................49
4.4 Teknik Pengumpulan Data ........................................................................50
4.5 Instrume Penelitian ....................................................................................51
4.6 Sumber Data ..............................................................................................51
4.6.1 Data Primer .......................................................................................51
4.6.2 Data Sekunder ...................................................................................51
4.7 Prosedur Penelitian ....................................................................................52
4.7.1 Tahap Persiapan Penelitian ...............................................................52
4.7.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian ...........................................................52
4.7.3 Tahap Akhir Penelitian .....................................................................52
4.8 Analisis Data ..............................................................................................52

BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN .........................................................54

5.1 Hasil Penelitian ..........................................................................................54
5.1.1 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis
Rawat Inap Terhadap Pelaporan Rumah Sakit di RSUD
dr T.C Hillers Maumere ....................................................................57
5.1.2 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis
Rawat InapTerhadap Klaim BPJS di RSUD
dr T.C Hillers Maumere ....................................................................59
5.1.3 Tindak Lanjut Dalam Mengatasi Dampak Keterlambatan
Pengembalian Rekam Medis Rawat InapTerhadap
Pelaporan Rumah Sakit dan Klaim BPJS di RSUD
dr T.C Hillers Maumere ....................................................................61
5.2 Pembahasan ...............................................................................................62
5.2.1 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis
Rawat InapTerhadap Pelaporan Rumah Sakit di RSUD
 dr T.C Hillers Maumere ....................................................................62
5.2.2 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis
Rawat InapTerhadap Klaim BPJS di RSUD
dr T.C Hillers Maumere ....................................................................64
5.2.3 Tindak Lanjut Dalam Mengatasi Dampak Keterlambatan
Pengembalian Rekam Medis Rawat InapTerhadap
Pelaporan Rumah Sakit dan Klaim BPJS di RSUD
dr T.C Hillers Maumere ....................................................................65

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................66

6.1 Kesimpulan ................................................................................................66
6.2 Saran ..........................................................................................................66

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
Gambar 3.1 Kerangka Teori.............................................................................45
Gambar 3.2 Kerangka Konsep..........................................................................46
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Data Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Pasien Umum, SKTM Dan JKN RSUD dr. T.C Hillers
Maumere periode April-Juni 2017.....................................................15
Tabel 5.1 Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Berdasarkan Pasien Keluar, Jumlah Rekam Medis dan
Waktu Pengembalian ke Instalasi Rekam........................................54
Tabel 5.2 Data karakteristik responden wawancara di Instalasi
Rekam Medis ...................................................................................56
Tabel 5.3 Data karakteristik responden wawancara
di Unit Klaim BPJS .........................................................................57
Tabel 5.4 Rekapitulasi Hasil wawancara Terkait Dampak
Terhadap Pelaporan Rumah Sakit ...................................................58
Tabel 5.3 Rekapitulasi Hasil Wawancara Terkait Dampak
Terhadap Klaim BPJS .....................................................................60
 DAFTAR SINGKATAN

ALOS : Average Leght Of Stay

BOR : Bed Occupancy Rate

BPJS : Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial

BTO : Bed Turn Over
Depkes : Departemen Kesehatan
DPJP : Dokter Penanggung Jawab Pasien
DRM : Data Rekam Medis
dr. T.C Hilers : Dokter Tjark Corneile Hilers
EEG : Elektroensefalogram
EKG : Eletrokardiogram
FPK : Forum Pembaruan Kebangsaan
GDR : Gross Death Rate
ICU : Intensive Care Unit
JUKNIS : Petunjuk Teknis
JKN : Jaminan Kesehatan Nasional
KB : Keluarga Berencana
Kepmenkes : Keputusan Menteri Kesehatan
KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien
KK : Kartu Keluarga
KLPCM : Kelengkapan Pengisian Catatan Medis
KTP : Kartu Tanda Penduduk
Menkes : Menteri Kesehatan
NDR : Net Death Rate
NICU : Neonatal Intensive Care Unit
Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan
RI : Republik Indonesia
RL : Rekapitulasi Laporan
RM : Rekam Medis
SDM : Sumber Daya Manusia
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
SEP : Surat Eligibilitas Peserta
SIRS : Sistem Informasi Rumah Sakit
SK : Surat Keputusan
SKTM : Surat Keterangan Miskin
SPO : Standar Prosedur Operasional
SPSS : Statistical Package for Social Science
THT : Telinga Hidung dan Tenggorokan
TOI : Turn Over Interval
UU : Undang-undang
UPPK : Unit Pusat Pembiayaan dan Jaminan Kesehatan
VCT : Voluntary Counselling and Testing
VIP : Very Important Person
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum dr. T.C

Hillers Maumere

Lampiran 2 Alur Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Rumah Sakit Umum

Daerrah dr. T.C Hillers Maumere

Lampiran 3 : SOP Pengisian Rekam Medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Lampiran 4 : Kebijakan Rekam Medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Lampiran 5 : Uraian Tugas Pengadministrasi Billing Rawat Inap RSUD dr. T.C

Hillers Maumere

Lampiran 6 : Hasil Studi Pendahuluan Waktu Pengembalian Rekam Medis

Rawat Inap Pasien Umum,SKTM, dan JKN Periode April-Juni

2017

Lampiran 7 : Data Hasil Dokumentasi Penelitian Waktu Pengembalian Rekam

Medis Rawat Inap Pasien Umum,SKTM, dan JKN Pada Laporan

KLPCM RSUD dr. T.C Hillers Maumere Periode Maret 2018

Lampiran 8 : Rekapitulasi Pasien Rawat Inap Tahun 2018

Lampiran 9 : Pengantar Wawancara

Lampiran 10 : Lembar Persetujuan Informan

Lampiran 11 : Pedoman Wawancara Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Umum Daerah dr. T.C Hilers Maumere

Lampiran 12 : Pedoman Wawancara Staf Pelaporan Rumah Sakit Umum Daerah

dr. T.C Hilers Maumere

Lampiran 13 : Pedoman Wawancara Penanggung Jawab Unit Klaim Dan Petuga

 Petugas Klaim BPJS Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hilers

Maumere

Lampiran 14 : Hasil Wawancara

Lampiran 15 : Hasil Observasi Dampak Keterlambatan Pengembaliab Rekam

Medis Rawat Inap Terhadap Pelaporan

Lampiran 16 : Hasil Observasi Penundaan Klaim BPJS Bulan Maret 2018

Lampiran 17 : Kartu Bimbingan Skripsi

Lampiran 18 : Permohonan Ijin Penelitian

Lampiran 19 : Surat Izin Kepala Badan KESBANGPOL

Lampiran 20 : Surat Keterangan Penelitian RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Lampiran 21 : Surat Keterangan Penelitian KESBANGPOL

 ANALISIS DAMPAK DAN TINDAK LANJUT
KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS
RAWAT INAP TERHADAP PELAPORAN RUMAH SAKIT
DAN KLAIM BPJSDI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
dr. T.C HILLERS MAUMERE

ABSTRAK

Rekam medis adalah catatan dan dokumen yang berisikan identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada
fasilitas pelayanan kesehatan. Semakin cepat rekam medis pasien pulang rawat
inap dikembalikan ke Unit Rekam Medis, semakin cepat proses pengolahan rekam
medis. Data studi pendahuluan di RSUD dr. T.C Hillers Maumere, menunjukkan
tingginya jumlah keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap, sehingga
dilakukan penelitian untuk mengetahui bagaimana dampak dan tindak lanjut
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap terhadap pelaporan rumah
sakit dan klaim BPJS.
Penelitian ini dilaksanakan di Instalasi Rekam Medis dan Unit Klaim BPJS
RSUD dr. T.C Hillers Maumere. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif
analitik kualitatif dengan jenis penelitian potong lintang. Sampel dalam penelitian
ini berjumlah 10 orang dan seluruh rekam medis yang dikembalikan pada bulan
Maret berjumlah 781 rekam medis.
Hasil penelitian menunjukan bahwa keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat inap mengakibatkan keterlambatan dalam pembuatan pelaporan,
khususnya pelaporan RL 4a dan pelaporan RL 5.3 dengan rata-rata waktu
keterlambatan pengiriman pelaporan mencapai 2 bulan. Selain itu berdampak
terhadap keterlambatan proses klaim mencapai 2 bulan dari waktu yang telah
ditentukan dengan persentasi.
Berdasarkan hasil penelitian, disimpulkan keterlambatan pengembalian
rekam medis rawat inap sangat berdampak terhadap pelaporan dan klaim BPJS.

Kata Kunci: Rekam medis, keterlambatan pengembalian, pelaporan rumah sakit,

klaim BPJS
THE IMPACT ANALYSIS AND THE FOLLOW-UP OF THE INPATIENT
DELAY IN RETURNING MEDICAL RECORD TOWARDS HOSPITAL
REPORTING AND BPJS CLAIM AT dr. T.C HILLERS MAUMERE
GENERAL HOSPITALS

ABSTRACT

Medical records define as records and documents containing patient

identity, diagnostic, treatment, actions and other services to patients at health care
facilities. The sooner the inpatient's medical record returned to the Medical
Record Unit, the faster the medical record would be processed. Preliminary study
data at dr. T.C Hillers Maumere General Hospital shows there was a high number
of delays in returning inpatient medical records. So, a study was conducted to find
out how the impact and the follow-up of the delay in returning inpatient medical
records toward hospital reporting and BPJS claims.
This research was held at the Medical Record Installation and BPJS Claim
Unit at dr. T.C Hillers Maumere General Hospital. This research was a qualitative
analytic descriptive study with cross sectional research. The sample in this study
taken from 10 people and all medical records returned in March counted to 781
medical records.
The results found that the delay in returning inpatient medical records
affected the delay in the process of making the report. Especially RL 4a reporting
and RL 5.3 reporting with an average delay time of delivering report reached 2
months. In addition, it caused delay on the claim process reaches 2 months from a
predetermined time.
Based on the results of the study, it was concluded that the delay in
returning inpatient medical records greatly affected the reporting and claims of the
BPJS.

Keywords: medical record, delay in returning, reporting, claims of the BPJS

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Rumah sakit sebagai salah satu bagian

pelayanan kesehatan yang secara garis besar dapat memberikan pelayanan yang

bermutu tinggi kepada pasien[ CITATION Und09 \l 1033 ] . Rumah sakit memiliki

beberapa fungsi antara lain adalah menyelenggarakan pelayanan medik,

penunjang medik, dan non medik. Adapun pelayanan dari penunjang medik

seperti halnya rekam medis pasien yang menjadi aspek penting dalam pelayanan

rumah sakit [ CITATION Loj13 \l 1033 ].

Rekam medis adalah catatan dan dokumen yang berisikan identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada

fasilitas pelayanan kesehatan [ CITATION Per13 \l 1033 ]. Pelayanan rekam medis

sebagai sub sistem dari sistem informasi rumah sakit secara keseluruhan yang

memiliki peran sangat penting dalam meningkatkan mutu dan pelayanan rumah

sakit itu sendiri [ CITATION Sil14 \l 1033 ].

Rekam medis dalam penyelenggaraannya merupakan suatu bentuk kegiatan

yang dilaksanakan guna mencapai pelayanan cepat, akurat dan tepat waktu,

berawal dari pasien mendaftar ke rumah sakit kemudian memperoleh pelayanan

kesehatan sampai dengan pasien keluar dari rumah sakit, sehingga menghasilkan

informasi yang lebih efektif dan efisien [ CITATION Sil14 \l 1033 ].

 Unit rekam medis menyelenggarakan pengolahan rekam medis yang

selanjutnya digunakan sebagai pelaporan rumah sakit. Kegiatan pengolahan yang

dilakukan diantaranya adalah coding dan indexing [ CITATION Sil14 \l 1033 ]. Salah

satu faktor yang mendukung didalamnya adalah proses pengembalian rekam

medis rawat inap ke bagian Instalasi rekam medis dengan tepat waktu [CITATION

nof16 \l 1033 ]. Semakin cepat rekam medis pasien pulang rawat inap

dikembalikan ke unit rekam medis, semakin cepat proses pengolahan rekam medis

[ CITATION Sil14 \l 1033 ] . Pengembalian rekam medis rawat inap merupakan sistem

yang cukup penting di unit rekam medis, karena pengembalian rekam medis

dimulai dari rekam medis berada di ruang perawatan sampai dengan rekam medis

kembali ke unit rekam medis sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

[ CITATION Far16 \l 1033 ].

RSUD dr. T.C Hillers Maumere adalah rumah sakit tipe C yang memiliki

peran sebagai rumah sakit rujukan Kabupaten Sikka dan Flores bagian timur.

Secara umum indikator pelayanan rawat inap rumah sakit RSUD dr. T.C Hillers

Maumere meliputi, BOR mencapai 55,8%, ALOS mencapai 4,2 hari, TOI

mencapai 3,6 hari, BTO mencapai 45,3 kali, GDR mencapai 70,1 permil dan

NDR mencapai 40.3 permil (laporan tahunan RSUD dr. T.C Hillers Maumere,

2017). Dalam penyimpanan rekam medis, RSUD dr. T.C Hillers Maumere

menggunakan sistem penyimpanan desentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis

rawat inap dan rawat jalan terpisah. Pengembalian rekam medis rawat inap ke

bagian assembling di RSUD dr. T.C Hillers Maumere dilakukan oleh petugas

administrasi billing ruang rawat inap. RSUD dr. T.C Hillers Maumere
menerapkan beberapa standar pelayanan, diantaranya adalah SPO no

1042.12.023/2015 tentang pengisian rekam medis rawat inap yang juga

mencantumkan peraturan mengenai pengembalian rekam medis bahwa, rekam

medis diisi secara lengkap dan jelas oleh dokter, perawat maupun petugas medis

lainnya dan rekam medis pasien sudah dikembalikan selambat-lambatnya dalam

2x24 jam setelah pasien keluar rumah sakit baik sehat ataupun meninggal.

Peneliti melakukan studi pendahuluan pada Instalasi rekam medis RSUD dr.

T.C Hillers Maumere, dan memperoleh data distribusi rekam medis dari rawat

inap pasien umum, SKTM dan JKN periode April-Juni 2017, dengan jumlah

rekam medis sebesar 1969 rekam medis. Rekam medis yang dikembalikan tepat

waktu sebesar 114 (5,78%) dan rekam medis yang terlambat dikembalikan sebesar

1855 (94,21) rekam medis. Tingginya angka keterlambatan pengembalian rekam

medis diperoleh dari laporan KLPCM di RSUD dr. T.C Hillers Maumere, belum

mencapai target sasaran 2x24 jam sesuai dengan yang ditetapkan dalam SPO.

Berdasarkan latar belakang masalah yang disampaikan diatas, penulis tertarik

untuk melakukan penelitian lebih lanjut mengenai “Analisis Dampak Dan Tindak

Lanjut Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Terhadap

Pelaporan Rumah Sakit Dan Klaim BPJS Di Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C

Hillers Maumere”

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang akan diteliti berdasarkan latar belakang yang

diuraikan diatas adalah:

1. Bagaimanakah dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

 terhadap pelaporan rumah sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere?

2. Bagaimanakah dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere?

3. Bagaimanakah tindak lanjut yang dilakukan dalam mengatasi dampak

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap terhadap pelaporan

rumah sakit dan Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere?

1.3 Tujuan Penelitian

Penelitian ini memiliki tujuan yang sejalan dengan rumusan masalah, antara

lain:

1.3.1 Tujuan Umum

Tujuan umum dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui dampak

dan tindak lanjut keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap

pelaporan rumah sakit dan klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere.

1.3.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap pelaporan rumah sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere.

2. Mengetahui dampak keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

terhadap Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere.

3. Mengetahui tindak lanjut yang dilakukan dalam mengatasi dampak

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap terhadap pelaporan

rumah sakit dan Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere.
1.4 Manfaat Penelitian

Dari hasil penelitian diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara

praktis maupun teoritis, adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1.4.1 Manfaat Praktis

1. Bagi rumah sakit

Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan pertimbangan bagi pihak rumah

sakit dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pelaksanaan pengembalian

rekam medis.

2. Bagi peneliti

Peneliti dapat menambah pengetahuan dan wawasan, secara langsung di rumah

sakit dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan.

1.4.2 Manfaat Teoritis

1. Bagi institusi pendidikan

Sebagai bahan pembelajaran, referensi untuk membuat tugas akhir dan

memperkaya ilmu pengetahuan, dibidang rekam medis dan informasi kesehatan

terutama dalam pengelolaan rekam medis.

2. Bagi peneliti lain

Sebagai referensi untuk dasar atau acuan dalam pendalaman materi untuk

kelanjutan penelitian yang lebih relevan.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rumah Sakit

2.1.1 Pengertian Rumah Sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat [ CITATION Und09 \l 1033 ]. Seiring

berjalannya waktu, rumah sakit mulai berkembang hingga menjadi bentuk yang

kompleks seperti sekarang. Saat ini rumah sakit menjadi salah satu institusi

dimana seluruh kalangan masyarakat dapat memperoleh pelayanan kesehatan.

Upaya ini merupakan fungsi utama dari rumah sakit pada umumnya[CITATION

Mud17 \l 1033 ].

Rumah sakit memiliki pengertian yang beragam, diantaranya adalah sebagai

berikut:

1. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

1024/Menkes/SK/X/2004 tentang persyaratan kesehatan lingkungan rumah

sakit; rumah sakit merupakan sarana pelayanan kesehatan, tempat

berkumpulnya orang sakit maupun orang sehat, atau dapat menjadi tempat

penularan penyakit serta memungkinkan terjadinya pencemaran lingkungan

dan gangguan kesehatan.

2. Rumah sakit merupakan satu sistem atau bagian dari sistem pelayanan

kesehatan, mempunyai tiga pilar otoritas, yang masing-masing bekerja secara

otonom namun harus terkoordinasi dalam sistem tersebut [ CITATION Hat10 \l

 1033 ].

3. Rumah sakit merupakan tempat rujukan kesehatan yang melayani pasien rawat

jalan, rawat darurat dan rawat inap dengan berbagai jenis pelayanan medis serta

penunjang medis dalam suatu pelayanan rumah sakit [ CITATION Set13 \l 1033 ].

2.1.2 Fungsi Rumah Sakit

Fungsi rumah sakit berdasarkan Undang-Undang RI No.44 tahun 2009,

sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan

kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.

3. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumberdaya manusia dalam rangka

peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.

2.1.3 Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan adalah proses pembuatan laporan untuk kepentingan internal dan

eksternal rumah sakit. Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi

yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat

[ CITATION Dep06 \l 1033 ].

Berdasarkan Permenkes RI No.1117/Menkes/Per/VI/2011 pasal 4 dalam

JUKNIS SIRS revisi VI 2011, pelaporan SIRS terdiri dari pelaporan yang bersifat
terbarukan setiap saat (update) dan pelaporan yang bersifat periodik. Pelaporan

SIRS yang bersifat terbarukan sitetapkan berdasarkan kebutuhan informasi untuk

pengembangan program dan kebijakan dalam bidang perumahsakitan. Pelaporan

SIRS yang bersifat periodik dilakukan satu kali dalam satu bulan dan satu tahun

dalam satu tahun. Formulir pelaporan SIRS terdiri dari 5 (lima) Rekapitulasi

Laporan (RL), meliputi:

1. RL 1 berisikan data dasar rumah sakit yang dilaporkan setiap waktu ketika

terjadi perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini bersifat

terbarukan setiap saat (updated). Rekapitulasi laporan 1 terdiri dari:

a. Formulir data dasar rumah sakit (RL 1.1)

b. Formulir indikator pelayanan rumah sakit (RL 1.2)

c. Formulir fasilitas tempat tidur rawat inap (RL 1.3)

2. RL 2 berisikan data ketenagaan yang dilaporkan periodik setiap tahun.

Formulir RL 2 merupakan data rekapitulasi semua tenaga yang ditetapkan

resmi bekerja di suatu rumah sakit (full time) berdasarkan jenis kelamin sesuai

dengan keadaan, kebutuhan dan kekurangan dalam rumah sakit tersebut dan

dilaporkan satu kali dalam setahun paling lambat tanggal 15 Januari tahun

setelah tahun periode pelaporan.

3. RL 3 berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit yang dilaporkan periodik

setiap tahun. RL 3 dilaporkan satu kali dalam setahun paling lambat tanggal

15 Januari tahun setelah tahun periode pelaporan. Formulir RL 3 terdiri dari:

a. Formulir data kegiatan pelayanan rawat inap (RL 3.1)

b. Formulir pelayanan rawat darurat (RL 3.2)

 c. Formulir kesehatan gigi dan mulut (RL 3.3)

d.Formulir kegiatan kebidanan (RL 3.4)

e. Formulir kegiatan perinatologi (RL 3.5)

f. Formulir kegiatan pembedahan (RL 3.6)

g. Formulir kegiatan radiologi (RL 3.7)

h. Formulir pemeriksaan laboratorium (RL 3.8)

i. Formulir pelayanan rehabilitas medik (RL 3.9)

j. Formulir kegiatan pelayanan khusus (RL 3.10)

k. Formulir kegiatan kesehatan jiwa (RL 3.11)

l. Formulir kegiatan keluarga berencana (RL 3.12)

m. Formulir kegiatan obat, penulisan, dan pelayanan resep (RL 3.13)

n. Formulir kegiatan rujukan (RL 3.14)

o. Formulir cara pembayaran (RL 3.15)

4. RL 4 berisikan data morbiditas/mortalitas pasien yang dilaporkan periodik

setiap tahun. Formulir RL 4 dikumpulkan dari tanggal 1 Januari sampai

dengan 31 Desember. Formulir RL 4 terdiri dari:

a. Formulir data keadaan morbiditas dan mortalitas padien rawat inap rumah

sakit (RL 4a).

b. Formulir data keadaan morbiditas pasien rawat jalan rumah sakit (RL 4b).

5. RL 5 yang merupakan data bulanan yang dilaporkan secara periodik setiap

bulan, berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit.

Formulir RL 5 terdiri dari:

a. Formulir pengunjung rumah sakit (RL 5.1)

 b. Formulir kunjungan rawat jalan (RL 5.2)

c. Formulir daftar 10 besar penyakit rawat inap (RL 5.3)

d. Formulir daftar 10 besar penyakit rawat jalan (RL 5.4)

2.2 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hillers Maumere

2.2.1 Profil RSUD dr. T.C Hillers Maumere

RSUD dr. T.C Hillers Maumere adalah rumah sakit kelas C dan merupakan

rumah sakit rujukan untuk wilayah Kabupaten Sikka dan Flores bagian timur.

RSUD dr. T.C Hillers Maumere didirikan pada tahun 1983, berlokasi di

Kelurahan Kota Baru dengan nama Rumah Sakit Umum (RSU) Maumere. Pada

tahun 1983 resmi berganti nama menjadi RSU dr. T.C Hillers Maumere untuk

mengenang Almarhum dr. Tjark Corneile Hillers sebagai direktur kelima yang

bertugas pada tahun 1973-1980. Pada tahun 1998 RSUD dr. T.C Hillers

Maumere berpindah lokasi di jalan Wairklau, Kelurahan Kota Uneng Maumere,

dengan luas area 50.000m 2. Secara umum indikator pelayanan rawat inap rumah

sakit pada tahun 2017 meliputi, BOR mencapai 55,8%, ALOS 4,2 hari, TOI

mencapai 3,6 hari, BTO mencapai 43,3 hari, GDR mencapai 70,1 permil, dan

NDR mencapai 40,3 permil.

Pelayanan yang diberikan di RSUD dr. T.C Hillers Maumere meliputi

pelayanan gawat darurat, pelayanan rawat jalan, dan pelayanan rawat inap.

2.2.2 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis

RSUD dr. T.C Hillers Maumere memiliki Instalasi Rekam Medis yang

memiliki ruang lingkup meliputi manajemen rekam medis, admission, dan

registrasi. Instalasi Rekam Medis memiliki kualifikasi sumber daya manusia yang
terdiri dari 1 orang sebagai kepala Instalasi Rekam Medis, 1 orang sebagai

koordinator administrasi dan korespondensi rekam medis, 8 orang sebagai staf

pelaksana urusan pendaftaran pasien, 3 orang sebagai staf pelaksana filing dan

distribusi, 5 orang sebagai staf pelaksana assembling, koding dan indeksing, dan 2

orang sebagai staf pelaksana pelaporan.

Pelayanan rekam medis di RSUD dr. T.C Hillers meliputi pelayanan

pendaftaran pasien rawat jalan yang dilakukan pada pihak registrasi, pelayanan

pendaftaran pasien rawat inap yang dilakukan di bagian admission, sistem

identifikasi dan penomoran, klasifikasi penyakit, pengolahan dan analisis data,

pemberian simbol dan tanda khusus, penyelesaian dan pengembalian rekam

medis, penyimpanan rekam medis, pelepasan rekam informasi, peminjaman

rekam medis, pemisahan rekam medis inaktif, penghapusan rekam medis dan

pemusnahan arsip.

Penomoran rekam medis di RSUD dr. T.C Hillers Maumere menggunakan

unit numbering system. Sistem penomoran ini memberikan satu nomor rekam

medis kepada pasien baik pasien rawat jalan maupun rawat inap yang akan

dipakai selamanya untuk kunjungan berikutnya (Pedoman pelayanan rekam medis

RSUD dr. T.C Hillers Maumere).

RSUD dr. T.C Hilleres maumere menggunakan sistem desentralisasi pada

penyimpanan rekam medis, dimana penyimpanan rawat inap dan rawat jalan

terpisah tetapi tetap menggunakan satu nomor rekam medis untuk satu pasien,

selama berobat di rumah sakit (Pedoman pelayanan rekam medis RSUD dr. T.C

Hillers Maumere).
2.2.1.1 Gambaran Umum Pelaporan di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Pelaporan rumah sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere, merupakan

pengumpulan, pengolahan dan analisis data, serta membuat dan menyajikan

laporan rekam medis baik untuk kepentingan internal maupun eksternal secara

berkala, yang dilakukan oleh 2 orang petugas. Pelaporan rekam medis disusun

berdasarkan pedoman penyelenggaraan rekam medis meliputi:

a. Mengumpulkan data-data kegiatan pelayanan klinik dari poli klinik, UGD,

ruang rawat inap, maupun dari petugas koding dan indeksing secara berkala.

b. Mengumpulkan data-data kegiatan pelayanan non klinik yang diperlukan

secara berkala

c. Merekapitulasi dan melakukan input terhadap semua data yang telah

terkumpul, kedalam computer sesuai format

d. Membuat laporan mengenai morbiditas dan mortalitas (angka kematian,

dan kematian beserta penyebabnya)

e. Membuat laporan mengenai kunjungan dan pelayanan pasien dengan

jaminan (JKN, SKTM, dan asuransi lainnya)

f. Membuat laporan dan analisis mengenai kegiatan klinik/kinerja rumah sakit

(BOR,LOS,TOI, dan lainnya) yang dapat digunakan sebagai informasi atau

dasar pengambilan keputusan manajerial.

g. Membuat dan mengirimkan laporan kegiatan pelayanan rumah sakit

kepada instansi lain (Dinas Kesehatan Kabupaten/Provinsi atau Kementerian

Kesehatan) sesuai dengan jadwal dan format yang ditentukan.

 Pelaporan rumah sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere terdiri dari

pelaporan yang bersifat Updated dan pelaporan yang bersifat periodik yang

dilaporkan setiap tanggal 15 untuk bulan berikutnya dan setiap tanggal 25 untuk

tahun berikutnya, dengan 5 rekapitulasi laporan, disusun berdasarkan JUKNIS

SIRS revisi VI yang terdiri dari:

1. RL 1 berisikan data dasar rumah sakit

a. Data dasar rumah sakit (RL 1.1)

b. Indikator pelayanan rumah sakit (RL 1.2)

c. Tempat tidur rawat inap (RL 1.3)

2. RL 2 berisikan data ketenagaan

3. RL 3 berisikan data kegiatan pelayanan rumah sakit

a. Kegiatan pelayanan rawat inap (RL 3.1)

b. Pelayanan rawat darurat (RL 3.2)

c. Kesehatan gigi dan mulut (RL 3.3)

d. Kegiatan kebidanan (RL 3.4)

e. Kegiatan perinatologi (RL 3.5)

f. Kegiatan pembedahan (RL 3.6)

g. Kegiatan radiologi (RL 3.7)

h. Pemeriksaan laboratorium (RL 3.8)

i. Pelayanan rehabilitas medik (RL 3.9)

j. Laporan pelayanan khusus (RL 3.10)

k. Kegiatan kesehatan jiwa (RL 3.11)

l. Kegiatan keluarga berencana (RL 3.12)

 m. Laporan obat, penulisan, dan pelayanan resep (RL 3.13)

n. Laporan kegiatan rujukan (RL 3.14)

o. Laporan cara bayar (RL 3.15)

4. RL 4 berisikan data morbiditas/mortalitas pasien

a. Data keadaan morbiditas dan mortalitas padien rawat inap rumah sakit (RL

4a)

b. Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan rumah sakit (RL 4b)

5. RL 3 berisikan data kunjungan dan data 10 (sepuluh) besar penyakit

a. Data pengunjung rumah sakit (RL 5.1)

b. Data kunjungan rawat jalan (RL 5.2)

c. Laporan 10 besar penyakit rawat inap (RL 5.3)

d. Laporan 10 besar penyakit rawat jalan (RL 5.4)

2.2.3 Pelayanan Rawat Inap

Pelayanan rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere terdiri dari

beberapa pelayanan antara lain, perawatan penyakit dalam, syaraf, jiwa khusus

wanita pada Ruang Mawar, perawatan penyakit dalam pada Ruang Flamboyan,

perawatan bedah, THT, mata pada ruang Dahlia, perawatan anak pada Ruang

Melati, pelayanan paviliun pada Ruang VIP, pelayanan bedah sentral, pelayanan

persalinan dan perinatologi yang terdiri dari kebidanan dan kandungan/obgyn

pada Ruang Anggrek dan perinatologi/NICU pada Ruang Teratai dan pelayanan

intensif berupa ICU pada Ruang Melati.

2.2.4 Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di RSUD dr. T.C Hillers

Maumere

Pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

dilakukan oleh petugas administrasi billing ruangan rawat inap (Uraian tugas

pengadministrasi billing rawat inap).

Alur pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers

Maumere dimulai dari petugas administrasi billing ruangan rawat inap

mengembalikan rekam medis rawat inap sesuai dengan waktu yang ditetapkan

pada SPO pengisian rekam medis rawat inap yaitu 2x24 jam setelah pasien keluar

baik sehat ataupun meninggal ke bagian assembling di Instalasi Rekam Medis.

Rekam medis rawat inap yang sudah dikembalikan diperiksa kelengkapannya oleh

petugas assembling. Jika rekam medis rawat inap lengkap, maka rekam medis

akan diteruskan ke bagian pengolahan data, akan tetapi jika rekam medis rawat

inap tidak lengkap, rekam medis akan dikembalikan ke ruangan perawatan untuk

dilengkapi

2.2.4.1 Prosedur Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap Di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere

RSUD dr. T.C Hillers Maumere memiliki aturan mengenai batas waktu

pengembalian rekam medis rawat inap. Peraturan mengenai batas waktu

pengembalian rekam medis rawat inap tertera pada prosedur pengisian rekam

medis rawat inap yang sudah ditetapkan di RSUD dr. T.C Hillers Maumere,

prosedur nomor 13 yang menyatakan bahwa, petugas ruangan, dokter, perawat

dan petugas kesehatan lainnya yang menangani penderita harus melengkapi rekam
medis dan rekam medis harus dikembalikan dalam waktu 2x24 jam setelah pasien

keluar rumah sakit atau meninggal. Peraturan mengenai pengembalian rekam

medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere juga tertera pada kebijakan

rekam medis no.7 dalam pedoman pelayanan rekam medis RSUD dr. T.C Hillers

Maumere yang menyatakan bahwa, kaur rawat inap bertanggung jawab atas

kembalinya rekam medis pasien rawat inap dalam waktu tidak lebih dari 2x24

jam.

2.2.4.2 Data Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Tabel 2.1
Data Waktu Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
RSUD dr. T.C Hillers Maumere Periode April-Juni 2017
Waktu Pengembalian
No Ruangan Jumlah
RM ≤ 2X24 Jam > 2X24 Jam

Jumlah % Jumlah %
1 Paviliun 93 0 0% 93 100%
2 Anggrek 603 1 0,16% 602 99,83%
4 Melati 214 11 5,14% 203 94,85%
5 Mawar 262 51 19,46% 211 80,53%
6 NICU 184 50 27,17% 134 72,82%
7 Flamboyan 276 0 0% 276 100%
8 ICU 60 1 1,66% 59 98,33%
Total 1969 114 5,78% 1855 94,21%
Sumber : Laporan Distribusi Rekam Medis dari rawat inap Pasien Umum,
SKTM, dan JKN 2017

2.3 Rekam Medis

2.3.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas, anamnesis, diagnosis pengobatan, pemeriksaan, pengobatan,

tindakan, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan
kesehatan yang meliputi pendaftaran pasien yang dimuai dari tempat penerimaan

pasien, kemudian bertanggung jawab untuk mengumpulkan, menganalisa,

mengolah dan menjamin kelengkapan rekam medis dari unit rawat jalan, unit

rawat inap, unit gawat darurat dan unit penunjang lainnya [ CITATION Hat10 \l

1033 ].

Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada

pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan[ CITATION Per13 \l 1033 ].

2.3.2 Rekam Medis Rawat Inap

Rekam medis rawat inap adalah rekam medis pasien baru atau pasien lama

yang digunakan pada pelayanan rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam

medis pelayanan rawat inap adalah waktu pasien mulai diputuskan untuk rawat

inap oleh dokter sampai rekam medis rawat inap tersedia di bangsal pasien

[ CITATION Kep08 \l 1033 ].

Berdasarkan Permenkes No. 269/Menkes/III/2008 mengenai isi rekam

medis rawat inap, bahwa rekam medis rawat inap sekurang-kurangnya memuat :

1. Identitas pasien

2. Tanggal dan waktu

3. Hasil anamneses, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit

4.Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

5. Diagnosis

6. Rencana penatalaksanaan
7. Pengobatan dan tindakan

8. Persetujuan tindakan bila diperlukan

9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

10. Ringkasan pulang

11. Nama dan tanda tangan dokter

12. Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu

2.3.3 Tujuan Rekam Medis

Rekam medis dibuat bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Dengan adanya tertib administrasi ini, merupakan salah satu faktor menentukan

dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit yang dapat diraih atau dicapai

apabila didukung oleh suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar

[ CITATION Hat10 \l 1033 ].

Tujuan rekam medis dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu tujuan primer

dan tujuan sekunder [ CITATION Hat10 \l 1033 ]. Tujuan Primer rekam medis

ditunjukan kepada hal yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan

pasien. Tujuan primer terbagi dalam lima kepentingan

yaitu:

1. Untuk kepentingan pasien rekam kesehatan merupakan alat bukti utama yang

mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah

mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan

kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya.

2. Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan

pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga

lainnya yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

3. Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap

memuat aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan

dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk

mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan.

4. Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam kesehatan yang rinci akan

mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-

sumber yang ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis

kecederungan yang terjadi dan mengomunikasikan informasi diantara klinik

yang berbeda.

5. Untuk kepentingan pembiayaan, rekam kesehatan yang akurat mencatat segala

pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini

menentukan besarnya biaya yang harus dibayar.

Tujuan sekunder rekam medis dutujukan kepada hal yang berkaitan dengan

lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan langsung secara

spesifik, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan

kebijakan [ CITATION Hat10 \l 1033 ].

2.3.4 Kegunaan Rekam Medis

Rekam medis digunakan untuk mencantum nilai-nilai aspek yang dikenal

dengan sebutan ALFREDS (Administrative, legal, financial, research,

education,
education, documentation, and service), yaitu sebagai berikut [CITATION Pur12 \l

1033 ]:

1. Aspek Administrasi

Suatu rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut

tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan

paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2.Aspek Hukum

Suatu rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah

adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha

menegakan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakan

keadilan.

3.Aspek Keuangan

Suatu rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya menyangkut data

atau informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan.

4. Aspek Penelitian

Suatu rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya memuat data atau

informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.

5. Aspek Pendidikan

Suatu rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data

atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan

medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut digunakan sebagai

bahan
 referensi pengajaran bidang profesi pemakai.

6.Aspek Dokumentasi

Suatu rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut

sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan

pertanggungjawaban dan laporan rumah sakit.

7. Aspek Medis

Suatu rekam medis memiliki nilai medis, karena catatan tersebut digunakan

sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus di

berikan kepada seorang pasien.

2.3.5 Proses Penyelenggaraan Rekam Medis

2.3.5.1 Pembuatan Rekam Medis

Berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku menyatakan bahwa

rekam medis wajib dibuat sesegera mungkin dan dilengkapi isinya setelah pasien

menerima suatu bentuk layanan kesehatan. Artinya, setiap kali terjadi transaksi

terapetik (pemberian layanan kesehatan) maka wajib dibuat rekam medis oleh

yang memberi layanan. Kondisi ini berlaku baik untuk layanan rawat inap, rawat

jalan, maupun rawat darurat.

Pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien tidak terbatas hanya

pada pelayanan kuratif (pengobatan) saja, tapi juga meliputi pelayanan promotif

(peningkatan kualitas kesehatan), preventif (pencegahan), dan rehabilitatif

(pemulihan). Jadi rekam medis juga wajib untuk pasien yang datang ke fasilitas

pelayanan kesehatan (fasyankes) untuk pelayanan konsultasi (gizi, tumbuh

kembang anak, keluarga berencana dan sebagainya), imunisasi, pemeriksaan

kehamilan, pemeriksaan status kesehatan (check-up).

Berkaitan dengan waktu, untuk rekam medis pelayanan rawat darurat dan

rawat jalan umunya segera dibuat, dilengkapi, dan diselesaikan setelah selesai

pelayanan terhadap pasien (pada hari itu juga). Untuk rekam medis pelayanan

rawat inap umumnya dilengkapi dan diselesaikan 2x24 jam setelah pulang dari

perawatan inapnya. Berkaitan dengan tempat, rekam medis wajib dibuat di

manapun terjadi transaksi terapetik, baik di dalam gedung sebagai kegiatan rutin

(rumah sakit, puskesmas, puskesmas pembantu, klinik, balai pengobatan, rumah

bersalin, dokter/bidan/ perawat praktik pribadi dan sebagainya) maupun di luar

gedung sebagai kegiatan sewaktu (rumah sakit tenda/lapangan, layanan

pengobatan massal, layanan khitanan massal, layanan pemasangan susuk KB

massal, layanan operasi katarak gratis, dan sebagainya). Jadi, kegiatan bakti sosial

pengobatan massal atau pengobatan gratis juga wajib membuat rekam medis

sesuai kaidah peraturan perundang-undangan yang berlaku. Secara ringkas dapat

disebutkan bahwa rekam medis wajib dibuat sesegera mungkin setiap kali terjadi

layanan kesehatan di manapun dan dalam bentuk apapun [ CITATION Ind14 \l 1033 ].

2.3.5.2 Pemberian Nomor Rekam Medis

Sistem penomoran dikenal dengan istilah numbering system, ini penting

artinya untuk kesinambungan informasi. Dengan menggunakan sistem

penomoran, maka informasi-informasi dapat secara runtut dan meminimalkan

informasi yang hilang. Tujuan memberi nomor rekam medis pada dokumen rekam

medis adalah mempermudah pencarian kembali dokumen rekam medis yang telah
terisi berbagai informasi tentang pasien kemudian datang kembali berobat di

sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan mencari nomor rekam medis

yang telah diberikan kepada pasien. Jenis sistem penomoran berdasarkan

pendaftaran (Admission Numbering System) yang digunakan saat ini ada 3 yaitu

(Sarake, 2011):

1. Sistem penomoran seri (serial numbering system)

Merupakan salah satu jenis penomoran dengan memberikan nomor rekam medis

baru kepada pasien setiap kali berobat. Jika pasien berkunjung lima kali, maka

pasien akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberikan

kepada pasien tersebut harus dicatat pada KIUP pasien yang bersangkutan.

Rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai nomor yang telah

diperoleh.

Keuntungan:

a. Pelayanan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis lama (untuk

kunjungan ulang).

b. Rak penyimpanan terisi dengan konstan.

c. Petugas mudah dalam mengerjakannya.

Kerugian:

a. Membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama.

b. Membutuhkan banyak formulir rekam medis.

c. Mempercepat penuhnya rak filling untuk penyimpanan dokumen rekam

medis.

2. Sistem penomoran unit (unit numbering system)

 Sistem penomoran unit hanya memberikan satu nomor rekam medis kepada

pasien baik pasien rawat jalan maupun rawat inap. Pada saat pasien datang

pertama kali ke rumah sakit diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya

untuk kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis pasien tersebut hanya

tersimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor.

Keuntungan:

a. Informasi medis dapat berkesinambungan.

b. Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam

satu map folder.

c. Secara tepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis satu gambaran

yang lengkap mengenai riwayat dan pengobatan seorang pasien.

Kerugian:

Membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari dokumen rekam medis.

3. Sistem penomoran seri-unit (serial unit numbering system)

Sistem penomoran seri-unit merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem

unit. Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor rekam

medis baru tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan

dibawah nomor yang paling baru sehingga menjadi satu unit rekam medis.

Apabila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor

baru, di tempat yang lama diberi tanda/petunjuk yang menunjukkan kemana

rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan untuk

menggantikan tempat rekam medis yang lama.

Keuntungan:
 a. Pelayanan dilakukan lebih cepat karena tidak perlu mencari rekam medis

lama.

b. Dapat diketahui gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit dan

pengobatan seorang pasien (rekam medis berkesinambungan).

Kerugian:

a. Petugas harus menyatukan dokumen rekam medis yang baru dengan

dokumen rekam medis yang lama.

b. Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan.

2.3.5.3 Penamaan Pada Pasien

Nama merupakan identitas pribadi yang dimiliki seseorang sejak lahir

sampai setelah ia meninggal. Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan

identitas pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan yang lain

sehingga memudahkan dan memperlancar dalam pemberian rekam medis kepada

pasien yang berobat ke rumah sakit. Oleh sebab itu penulisan nama pasien di

setiap formulir rekam medis sangat penting artinya agar tidak terjadi kekeliruan

antara dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan dengan dokumen rekam

medis pasien lain.

Sistem penamaan yang di gunakan sesuai dengan identitas pasien tanpa di

ubah susunannya misalnya nama yang tertera pada KTP atau KK. Untuk

tambahan Ny (Nyonya), Nn (Nona), Bpk (Bapak), An (Anak), Sdr (Saudara)

ditulis di akhir nama pasien, sedangkan untuk gelar atau title akan mengikuti di

belakangnya. Nama di tulis dengan huruf cetak dan jelas terbaca yaitu pada
formulir DRM rawat jalan, KIUP dan KIB. Tata cara pemberian nama pasien pada

dokumen rekam medis adalah sebagai berikut (Sarake, 2011) :

1. Nama orang Indonesia yang diikuti dengan nama keluarga, di indeks menurut

kata akhir (nama keluarga) sebagai kata utama dan di ikuti tanda koma serta

pasien. Contoh : Buyung Prasetyo ditulis Prasetyo, Buyung

2. Nama yang menggunakan nama marga suku dan kaum yang diutamakan nama

marga suku dan kaumnya. Contoh : Siti Nasution ditulis Nasution, Siti.

3. Nama-nama wanita

a. Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya di indeks dengan nama

ayahnya yang di utamakan. Contoh : Nina Dikromo ditulis Dikromo Nina

b. Nama wanita yang menggunakan nama suami di indeks dengan nama

suaminya kemudian di tambah (Ny) di belakangnya. Contoh : Ny. Anisa

Rahma ditulis Rahma Anisa (Ny).

4. Nama bayi bila bayi baru lahir hingga saat pulang, belum mempunyai nama

maka penulisannya adalah :

a. Bila bayi lahir dan orang tuanya beragama islam. Contoh : Duta Pratama

binti (bila bayi wanita). Duta Pratama bin (bila bayi pria).

b. Bila bayi lahir dan orang tuanya beragama selain agama islam. Contoh :

By. Andrew. By Uta.

2.3.5.4 Peminjaman Rekam Medis

Ketentuaan peminjaman rekam medis merujuk pada Pemenkes nomor 269

tahun 2008 tentang rekam medis, bahwa yang berhak meminjam rekam medis

hanya dokter yang merawat. Secara umum peminjaman rekam medis dibagi
menjadi 2 (dua) yaitu pinjaman rutin dan tidak rutin. Peminjaman rutin adalah

peminjaman rekam medis oleh dokter dikarenakan pasien yang memiliki rekam

medis tersebut memerlukan atau sedang mendapatkan perawatan di unit

pelayanan. Peminjaman tidak rutin adalah peminjaman rekam medis oleh tenaga

kesehatan atau dokter untuk keperluan penelitian, makalah atau sejenisnya.

2.3.5.5 Pengambilan Rekam Medis

Permintaan–permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari

poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan ke bagian rekam

medis, setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam

medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas

membuat (mengisi) kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan benar dan

jelas nama penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan

langsung dari dokter dan bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi

langsung oleh petugas

bagian rekam medis sendiri [CITATION Dek06 \l 1033 ].

Permintaan–permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk

pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat

telpon dapat juga dilayani dan petugas bagian rekam medis harus mengisi surat

permintaan [ CITATION Hat10 \l 1033 ].

2.3.5.6 Distribusi Rekam Medis

Ada berbagai cara untuk mendistribusikan rekam medis. Pada sebagian

rumah sakit, pendistribusian dilakukan dengan tangan (manual) dari satu tempat

ketempat lainnya, oleh karena itu bagian rekam medis harus membuat satu jadwal
pengiriman dan pengambilan untuk berbagai macam bagian poliklinik/spesialisasi

yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan

jumlah pemakaian rekam medis.

Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu rekam medis

secara rutin pada saat diminta mendadak. Untuk ini bagian-bagian lain yang

memerlukan (untuk darurat) harus mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri

ke bagian rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “pneumatic tube”

pipa tekanan medis yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam medis ke

berbagai bagian. Namun pemakaian pipa angin ini sering macet karena tebalnya

rekam medis yang dikirim [ CITATION Dek06 \l 1033 ].

2.3.5.7 Pengembalian Rekam Medis

Pengembalian berkas rekam medis adalah sistem yang cukup penting di

unit rekam medis dimulai dari berkas tersebut berada di ruang rawat inap sampai

dengan rekam medis kembali ke unit rekam medis sesuai dengan kebijakan

batas waktu pengembalian [ CITATION Far16 \l 1033 ].

2.3.5.8 Assembling

Assembling adalah pelayanan rekam medis berbasis kertas (paper based

documents) yang diolah, ditata, dan disimpan secara manual ataupun berbasis

Computerized Patient Record yang dikelola melalui sistem informasi terpadu

[CITATION Dep08 \l 1033 ].

2.3.5.9 Proses Koding

Pemberian kode adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan

huruf dan angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan serta
diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode dan selanjutnya di

index agar memudahkan pelayanan data penyajian informasi untuk menunjang

fungsi perencanaan, manajemen dan riset bidang kesehatan [ CITATION Dek06 \l

1033 ].

2.3.5.10 Penyimpanan Rekam Medis

Penyimpanan adalah tempat menyimpan (mengumpulkan), proses, cara

perbuatan menyimpan. Ruang penyimpanan yaitu ruang yang menyimpan rekam

medis, agar rekam medis dapat dijaga keutuhan fisiknya dan kerahasiaan

informasi yang terkandung dalam rekam medis tersebut. Dalam pembangunan

ruangan untuk menyimpan rekam medis harus memperhatikan konstruksi dan

kelengkapannya, pengendalian iklim (suhu dan kelembaban), penerangan,

pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran sehingga kertas rekam

medis dapat tersimpan dengan baik [ CITATION Dek06 \l 1033 ].

Penyimpanan rekam medis ada dua cara, yaitu sentralisasi dan

desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien

dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-

catatan selama seorang pasien dirawat. Sistem penyimpanan desentralisasi adalah

terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita

dirawat. Rekam medis disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan rekam

medis penderita dirawat disimpan di bagian pencatatan medis [ CITATION Dek06 \l

1033 ].

2.3.5.11 Penyusutan

Penyusutan dokumen rekam medis adalah suatu proses pemindahan

dokumen rekam medis dari aktif ke inaktif, dimana dokumen rekam medis

nantinya disortir satu-satu untuk mengetahui sajauh mana dokumen rekam medis

tersebut mempunyai nilai guna dan tidak mempunyai nilai guna. Penyusutan

dokumen rekam medis juga biasa dilakukan jika dokumen rekam medis sudah

rusak atau tidak dapat terbaca [ CITATION Rus09 \l 1033 ].

2.3.5.12 Retensi

Retensi adalah waktu yang harus dilalui sebelum suatu record dapat

dihapus atau dihilangkan. Jadwal retensi ditentukan berdasarkan pada jenis

penyakit pasien [ CITATION Rus11 \l 1033 ].

2.3.5.13 Pemusnahan Rekam Medis

Pemusnahan Rekam Medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran

secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.

Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis,

mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun

bentuknya. Sebagai media penyimpanan dapat menggunakan scanner dan

microfilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan [ CITATION Dek06 \l

1033 ].

2.3.6 Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Pengembalian rekam medis adalah sistem yang cukup penting di unit rekam

medis karena pengembalian rekam medis dimulai dari berkas tersebut berada di

ruang rawat sampai dengan rekam medis kembali ke unit rekam medis sesuai

kebijakan batas waktu pengembalian [ CITATION Far16 \l 1033 ]. Pengembalian

rekam medis dinyatakan terlambat apabila melebihi batas waktu pengembalian

yaitu maksimal 2x24 jam setelah pasien keluar dari rumah sakit [ CITATION Mir17 \l

1033 ]. Pengembalian rekam medis yang tidak tepat waktu, dapat menghambat

penyajian data, yang dijadikan sebagai pengambilan kebijakan dan perencanaan

rumah sakit [ CITATION Fau13 \l 1033 ].

2.3.6.1 Faktor-Faktor Yang Berpengaruh Terhadap Keterlambatan

Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Pengembalian rekam medis oleh petugas administrasi ruangan merupakan

kinerja. Kinerja dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain, pengetahuan,

disiplin kerja, lingkungan kerja, kepuasan kerja, kepemimpinan, rancangan kerja,

gaya kepemimpinan, budaya organisasi, kepribadian, komitmen, loyalitas,

motivasi kerja serta kemampuan dan keahlian, dapat mempengaruhi kinerja

[ CITATION Kas16 \l 1033 ].

1. Pengetahuan

Pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan tentang pekerjaan. Seseorang

yang memiliki pengetahuan tentang pekerjaan secara baik akan memberikan hasil

pekerjaan yang baik, demikian pula sebaliknya. Dengan mengetahui pengetahuan

tentang pekerjaan akan memudahkan seseorang untuk melakukan pekerjaannya,

demikian pula sebaliknya jika karyawan tidak atau kurang memiliki pengetahuan

tentang pekerjaannya, maka pasti akan memengaruhi kinerjanya [ CITATION

Kas16 \l 1033 ].

2. Disiplin kerja

Disiplin kerja adalah usaha karyawan untuk menjalankan aktivitas kerjanya

secara sungguh-sungguh. Disiplin kerja dalam hal ini dapat berupa waktu
misalnya masuk kerja tepat waktu. Disiplin dalam mengerjakan apa yang

diperintahkan kepadanya sesuai dengan perintah yang harus dikerjakan. Karyawan

yang disiplin akan mempengaruhi kinerja (Kasmir, 2016).

3. Kepuasan kerja

Kepuasan kerja merupakan perasaan senang atau gembira, atau perasaan suka

seseorang sebelum dan setelah melakukan suatu pekerjaan. Jika karyawan merasa

senang atau gembira atau suka untuk bekerja, maka akan ikut mempengaruhi hasil

kerja karyawan [ CITATION Kas16 \l 1033 ].

4. Lingkungan kerja

Lingkungan kerja merupakan suasana atau kondisi di sekitar lokasi tempat

bekerja. Lingkungan kerja dapat berupa ruangan, layout, sarana dan prasarana,

serta hubungan kerja dengan sesama rekan kerja. Jika lingkungan kerja dapat

membuat suasana nyaman dan memberikan ketenangan maka akan membuat

suasana kerja menjadi kondusif, sehingga dapat meningkatkan hasil kerja

seseorang menjadi lebih baik, karena bekerja tanpa gangguan. Namun sebaliknya,

jika suasana atau kondisi lingkungan kerja tidak memberikan kenyamanan atau

ketenangan, maka akan berakibat suasana kerja menjadi terganggu yang pada

akhirnya akan mempengaruhi dalam bekerja (Kasmir, 2016).

5. Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah perilaku seseorang pemimpin dalam mengatur,

mengelolah dan memerintah bawahannya untuk mengerjakan sesuatu tugas dan

tanggung jawab yang diberikannya. Sebagai contoh perilaku pemimpin yang

menyenangkan, mengayomi, mendidik dan membimbing tentu akan membuat

karyawan senang dengan mengikuti apa yang diperintahkan oleh atasannya. Hal

ini tentu akan meningkatkan kinerja karayawannya. Perilaku pemimpin tidak

menyenangkan, tidak mengayomi, tidak mendidik dan tidak membimbing akan

menurunkan kinerja bawahannya, jadi dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan

mempengaruhi kinerja (Kasmir, 2016).

6. Rancangan kerja

Rancangan kerja merupakan pekerjaan yang akan memudahkan karyawan

dalam mencapai tujuannya. Pekerjaan yang memiliki rancangan yang baik, akan

memudahkan untuk menjalankan pekerjaan tersebut secara tepat dan benar.

Sebaliknya jika suatu pekerjaan tidak memiliki rancangan pekerjaan yang baik

maka akan sulit untuk menyelesaikan pekerjaanya secara cepat dan benar. Pada

dasarnya rancangan pekerjaan diciptakan untuk memudahkan karyawan dalam

melakukan pekerjaannya. Perusahaan yang memiliki rancangan pekerjaan yang

kurang baik akan sangat mempengaruhi kinerja karyawannya (Kasmir, 2016).

7. Gaya kepemimpinan

Gaya kepemimpinan adalah gaya atau sikap seorang pemimpin dalam

menghadapi atau memerintah bawahannya. Sebagai contoh gaya atau sikap

seorang pemimpin yang demokratis tentu berbeda dengan gaya pemimpin yang

otoriter. Dalam praktiknya gaya kepemimpinan ini dapat diterapkan sesuai dengan

kondisi organisasinya. Misalnya untuk organisasi tertentu dibutuhkan gaya

otoriter atau demokratis, dengan alasan tertentu pula. Gaya kepemimpinan atau

sikap pemimpin ini dapat mempengaruhi kinerja karyawan (Kasmir, 2016).

8. Budaya organisasi

Budaya organisasi merupakan kebiasaan-kebiasaan atau norma-norma yang

berlaku dan dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan. Kebiasaan-kebiasaan

atau norma-norma ini mengatur hal-hal yang berlaku dan diterima secara umum

serta harus dipatuhi oleh segenap anggota suatu perusahaan atau organisasi.

Kepatuhan anggota organisasi untuk menuruti atau mengikuti kebiasaan atau

norma ini akan mempengaruhi kinerja seseorang atau kinerja organisasi.

Demikian pula jika tidak mematuhi kebiasaan atau norma-norma maka akan

menurunkan kinerja. Dengan demikian budaya organisasi mempengaruhi kinerja

karyawan (Kasmir, 2016).

9. Kepribadian

Kepribadian adalah karakter yang dimiliki seseorang. Setiap orang memiliki

kepribadian atau karakter yang berbeda satu sama lainnya. Seseorang yang

memiliki kepribadian atau karakter yang baik akan dapat melakukan pekerjaan

secara sungguh-sungguh penuh tanggung jawab sehingga hasil pekerjaannya juga

baik. Karyawan yang memiliki kepribadian atau karakter yang buruk akan bekerja

secara tidak sungguh-sungguh dan kurang bertanggung jawab dan pada akhirnya

hasil pekerjaannya pun tidak atau kurang baik dan tentu saja hal ini akan

mempengaruhi kinerja yang ikut buruk pula. Artinya bahwa kepribadian atau

karakter akan mempengaruhi kinerja (Kasmir, 2016).

10. Komitmen

Komitmen merupakan kepatuhan karyawan untuk menjalankan kebijakan atau

peraturan perusahaan dalam bekerja. Komitmen juga diartikan kepatuhan

karyawan kepada janji-janji yang telah dibuatnya. Komitmen merupakan

kepatuhan untuk menjalankan kesepakatan yang telah dibuat. Janji yang telah

disepakati membuat seseorang berusaha untuk bekerja dengan baik dan merasa

bersalah jika tidak dapat menepati janji atau kesepakatan yang telah dibuatnya.

Pada akhirnya kepatuhannya untuk melaksanakan janji atau kesepakatan yang

dibuatnya akan mempengaruhi kinerjanya (Kasmir, 2016).

11. Loyalitas

Loyalitas adalah kesetiaan karyawan untuk tetap bekerja dan membela

perusahaan dimana tempatnya bekerja. Kesetiaan ini ditunjukan dengan terus

bekerja sungguh-sungguh sekalipun perusahaanya dalam kondisi kurang baik.

Karyawan yang setia juga dapat dikatakan karyawan yang tidak membocorkan

apa yang menjadi rahasia perusahaannya kepada pihak lain. Karyawan yang setia

atau loyal tentu akan dapat mempertahankan ritme kerja, tanpa terganggu oleh

godaan dari pihak pesaing. Loyalitas akan terus membangun agar terus berkarya

agar menjadi lebih baik dengan merasa bahwa perusahaan seperti miliknya

sendiri. Pada akhirnya loyalitas akan mempengaruhi kinerja (Kasmir, 2016).

12. Motivasi kerja

Motivasi kerja adalah dorongan bagi seseorang untuk melakukan pekerjaan.

Jika karyawan memiliki dorongan yang kuat dari dalam dirinya atau dorongan

dari luar dirinya (misalnya dari pihak perusahaan), maka karyawan akan

terangsang atau terdorong untuk melakukan sesuatu dengan baik. Pada akhirnya

dorongan atau rangsangan baik dari dalam maupun dari luar diri seseorang akan

menghasilkan kinerja yang baik. Karyawan yang tidak terdorong atau terangsang
untuk melakukan pekerjaannya maka hasilnya akan menurunkan kinerja karyawan

itu sendiri. Seseorang yang termotivasi untuk melakukan suatu pekerjaan maka

kinerjanya akan meningkat (Kasmir, 2016).

13. Kemampuan dan keahlian

Kemampuan dan keahlian adalah kemampuan yang dimiliki seseorang dalam

melakukan suatu pekerjaan. Semakin memilliki kemampuan dan keahlian maka

akan dapat menyelesaikan pekerjaan secara benar, sesuai dengan yang telah

ditetapkan. Karyawan yang memiliki kemampuan dan keahlian yang lebih baik,

maka akan memberikan kinerja baik pula. Karyawan yang tidak memiliki

kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaannya secara benar, maka akan

memberikan hasil yang kurang baik, yang pada akhirnya akan menunjukan kinerja

yang kurang baik (Kasmir, 2016).

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Silfani Wanda Elsa dan

Achadi Anhari (2014), faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap di RS OMNI Medical Center adalah:

1. SDM : masih terbatasnya SDM rekam medis yang memenuhi kualifikasi,

sehingga menyebabkan kurang maksimalnya pelaksanaan kinerja dalam unit

rekam medis.

2. Ketidaklengkapan rekam medis : ketidaklengkapan isi diagnose atau tanda

tangan dalam resume medis dan lembar keluar masuk pasien setelah

pasien

pulang.
3. SPO : Belum ada SPO yang jelas pada unit keperawatan rawat inap sehingga

menyebabkan ketidakpatuhan waktu pengisian dan pengembalian rekam medis

rawat inap.

4. Sarana prasarana : masih standarnya fasilitas pendukung yang disediakan pihak

rumah sakit dalam pengambilan rekam medis rawat inap yang dilakukan oleh

petugas rekam medis.

2.3.6.2 Tindak Lanjut Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis

Tindak lanjut adalah suatu proses untuk menemukan kecukupan,

keefektifan, dan ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh

manajemen terhadap berbagai temuan pemeriksaan audit yang dilaporkan

[ CITATION Tug06 \l 1033 ].

2.3.6.3 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Keterlambatan pengembalian rekam medis dapat mempengaruhi kegiatan

pelayanan selanjutnya baik pelayanan medis maupun pelayanan non medis.

Keterlambatan rekam medis rawat inap memiliki dampak terhadap keterlambatan

pembuatan laporan, keterlambatan pengajuan klaim, pelayanan terhadap pasien

menjadi terlambat, review mutu, masalah hukum, dan education dan research

[ CITATION Zak14 \l 1033 ].

1. Keterlambatan pembuatan laporan

Rekam medis rawat inap yang terlambat dikembalikan menyebabkan proses

pelaporan menjadi terlambat. Pelaporan rumah sakit yang berkaitan dengan

dengan rekam medis rawat inap adalah laporan morbiditas pasien rawat inap

[ CITATION Mar171 \l 1033 ].

2. Keterlambatan pengajuan klaim

Keterlambatan pengembalian rekam medis menyebabkan proses penagihan

klaim pada pihak asuransi menjadi terlambat, sehingga klaim dari pihak asuransi

yang masuk ke rumah sakit menjadi terlambat atau bahkan tidak keluar. Klaim

pihak asuransi diantaranya adalah BPJS.

3. Pelayanan terhadap pasien menjadi terhambat

Rekam medis berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnesis,

diagnosis pengobatan, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain

yang diberikan kepada pasien. Jika rekam medis terlambat dikembalikan maka

dapat mempersulit petugas pemeriksa atau dokter dalam melakukan pemeriksaan

lanjutan, pemberian tindakan, dan pemberian obat-obatan dikarenakan dokter

tidak dapat melihat data-data riwayat penyakit terdahulu dari pasien, sehingga

memperlambat pelayanan terhadap pasien.

3. Quality review (review mutu)

Pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan penunjang secara

profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi

layanan kesehatan, administrator dan manajemen pada sarana layanan kesehatan

dan instansi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan

teknologi rekam medis [ CITATION Kep02 \l 1033 ]. Rekam medis yang terlambat

dikembalikan dapat mengakibatkan mutu pelayanan rekam medis menjadi kurang,

karena rumah sakit tidak dapat memberikan informasi secara cepat, tepat dan

akurat.

4. Legal affairs (masalah hukum)

 Rekam medis menyediakan data untuk membantu dalam melindungi

kepentingan hukum pasien, dokter dan fasilitas pelayanan kesehatan.

Pengembalian rekam medis yang terlambat akan menghambat pula kegiatan

pelayanan berikutnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk keperluan hukum.

5. Education dan research

Rekam medis mempunyai nilai pendidikan dan penelitian karena isinya

menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis, dan kegiatan

pelayanan medis yang diberikan kepada pasien yang dapat dipergunakan sebagai

bahan referensi pengajaran, aspek penelitian dan pengembangan ilmu dibidang

kesehatan [CITATION Pur12 \l 1033 ]. Rekam medis yang terlambat dikembalikan

tidak dapat memberikan data dan kasus aktual untuk kepentingan tersebut.

2.4 Tinjauan Tentang BPJS

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) kesehatan adalah suatu badan

hukum yang dibentuk untuk menyelenggarakan program jaminan sosial [ CITATION

UUR11 \l 1033 ]. BPJS Kesehatan berbadan hukum publik yang bertanggung jawab

langsung kepada Presiden. Dalam rangka melaksanakan fungsi sebagai

penyelenggara program jaminan kesehatan sosial bagi seluruh penduduk

Indonesia maka BPJS Kesehatan melayani penduduk Indonesia dengan kantor

pusat di ibu kota Indonesia dan kantor cabang ditiap kabupaten/kota.

BPJS Kesehatan diberi kewenangan untuk [ CITATION UUR11 \l 1033 ] :

1. Menagih pembayaran iuran;

2. Menempatkan dana jaminan sosial untuk investasi jangka pendek dan

jangka panjang dengan mempertimbangkan aspek likuiditas, solvabilitas,

 kehati-hatian, keamanan dana, dan hasil yang memadai;

3. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas kepatuhan peserta dan

pemberi kerja dalam memenuhi kewajibannya sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan jaminan sosial nasional;

4. Membuat kesepakatan dengan fasilitas kesehatan mengenai besarnya

pembayaran fasilitas kesehatan yang mengacu pada standar tarif yang

ditetapkan oleh Pemerintah;

5. Membuat atau menghentikan kontrak kerja dengan fasilitas kesehatan;

6. Mengumpulkan dan mengelola data peserta program jaminan sosial.

7. Membayarkan manfaat dan/atau membiayai pelayanan kesehatan sesuai

dengan ketentuan program jaminan sosial; dan

8. Memberikan informasi mengenai penyelenggaraan program jaminan sosial

kepada peserta dan masyarakat.

Berdasarkan petunjuk teknis, pedoman pelaksanaan badan penyelenggaraan

jaminan sosial kesehatan, panduan praktis administrasi klaim fasilitas kesehatan

BPJS kesehatan diajukan kepada kantor cabang/kota BPJS kesehatan secara

kolektif setiap bulannya dengan kelengkapan administrasi umum antara lain

sebagai berikut:

1. Rekapitulasi pelayanan

2. Berkas pendukung yang terdiri dari masing-masing pasien, yang terdiri

dari:

a. Surat Eligibilitas Peserta (SEP)

b. Surat perintah rawat inap

 c. Resume medis yang ditandatangani oleh DPJP

d. Bukti pelayanan lain yang ditandatangani oleh DPJP (bila diperlukan),

misalnya; laporan operasi. Protokol terapi dan regimen (jadwal pemberian

obat) pemberian obat khusus, perincian tagihan rumah sakit, karakterist

(manual atau automatic billing), dan berkas pendukung lain yang diperlukan

Adapun ketentuan umum administrasi klaim fasilitas kesehatan BPJS kesehatan:

1. Setiap tanggal 10 bulan berikutnya Faskes mengajukan klaim secara

reguler. Klaim yang menggunakan kapitasi, tidak perlu diajukan oleh

Faskes.

2. Dengan batas waktu paling lambat 15 (lima belas) hari kerja, BPJS harus

membayar Faskes atas pelayanan yang diberikan dan dokumen juga harus di

terima lengkap di Kantor Cabang/ Kantor Operasional Kabupaten/ Kota

BPJS Kesehatan.

3. Kendali mutu dan biaya.

a. Dalam upaya untuk melaksanakan kendali mutu dan kendali biaya, BPJS

Kesehatan membuat tim kendali mutu dan kendali biaya yaitu organisasi

profesi, akademia, dan pakar klinis.

b. Tugas tim kendali mutu dan kendali biaya :

a) Sosialisasi terhadap tenaga kesehatan tentang mempraktikkan praktik

profesi sesuai kompetensi.

b) Utilization review dan audit medis

c) Menumbuhkan tenaga medis yang beretika dan displin profesi.

 c. Pada kasus tertentu, tim kendali mutu dan kendali biaya dapat

menanyakan informasi tentang identitas, diagnosis penyakit, riwayat

penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien dalam

bentuk salinan/fotokopi rekam medis kepada Faskes sesuai kebutuhan.

4. Klaim tidak berlaku/kadaluarsa klaim

a. Klaim kolektif

Batas waktu klaim kolektif tidak berlaku adalah 2 (dua) tahun baik klaim

dari Faskes kesehatan milik pemerintah maupun swasta.

b. Klaim perorangan

Pengajuan klaim perorangan memiliki batas waktu maximum yaitu dua

(tahun) tahun pelayanan diberikan.

5. Kelengkapan persyaratan administrasi klaim umum

a. Fasilitas kesehatan tingkat lanjutan

a) Formulir Pengajuan Klaim (FPK) rangkap 3 (tiga).

b) Kuitansi asli bermaterai cukup.

c) Bukti pelayanan yang sudah ditanda tangani oleh peserta atau anggota

keluarga.

d) Kelengkapan lain yang dipersyaratkan oleh masing-masing tagihan

klaim.

2.4.1 Alur Klaim BPJS Rawat Inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Alur klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere disusun dalam standar

prosedur operasional rumah sakit tentang alur berkas JKN Rawat Inap sebagai

berikut:
1. Pasien masuk ke rumah sakit, diregistrasi oleh petugas admission

2. Petugas admission melakukan verifikasi yang terdiri dari:

a. Verifikasi administrasi

b. Verifikasi Kepesertaan, untuk memastikan status kepesertaan

c. Pembuatan SEP

3. Rekam medis pasien pulang dikembalikan ke bagian KLPCM oleh

petugas pengadministrasi billing ruang rawat inap

4. Rekam medis kemudian diserahkan ke bagian UUPJK untuk

dilakukan, pemeriksaan kelengkapan berkas klaim, koding dan entri

5.Pengajuan klaim ke kantor cabang BPJS oleh bagian UUPJK untuk diverifikasi

oleh verifikator BPJS. Berkas yang sudah dikonfirmasi akan dibayar oleh pihak

BPJS nelalui rekening rumah sakit setelah 15 hari kerja. Jika ada berkas yang

tidak dikonfirmasi, maka berkas tersebut diklaim sebagai klaim susulan.

 BAB III

KERANGKA TEORI DAN KERANGKA KONSEP

3.1 Kerangka Teori

Rekam medis rawat inap adalah rekam medis pasien baru atau pasien lama

yang digunakan pada pelayanan rawat inap [ CITATION Kep08 \l 1033 ] . Rekam

medis rawat inap wajib dikembalikan ke instalasi rekam medis setelah pasien

keluar dari rumah sakit. Pengembalian rekam medis rawat inap merupakan kinerja

petugas pengembalian. Dalam pengembalian rekam medis rawat inap, akan

dipengaruhi oleh beberapa faktor yang meliputi pengetahuan, disiplin kerja,

kepuasan kerja, lingkungan kerja, kepemimpinan, rancangan kerja, gaya

kepemimpinan, budaya organisasi, kepribadian, komitmen, loyalitas, motivasi

kerja, kemampuan dan keahlian (Kasmir, 2016).

Pengembalian, rekam medis rawat inap dibedakan menjadi dua yaitu

pengembalian rekam medis yang tepat waktu dan pengembalian rekam medis

yang tidak tepat waktu (terlambat). Pengembalian rekam medis rawat inap

dikatakan tepat waktu jika pengembalian rekam medis dilakukan dalam waktu

kurang dari atau tepat dalam 2x24 jam setelah pasien pulang atau meninggal,

sedangkan pengembalian rekam medis dikatakan terlambat jika pengembalian

rekam medis rawat inap melebihi batas waktu yang telah ditentukan yaitu 2x24

jam setelah pasien pulang atau meninggal.

Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat mengakibatkan

pelayanan terhadap pasien terhambat, pembuatan laporan menjadi terlambat,

pengajuan klaim menjadi terlambat, mutu rumah sakit menjadi kurang karena
rumah sakit tidak dapat memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat,

menghambat kegiatan pelayanan berikutnya jika sewaktu-waktu dibutuhkan untuk

keperluan hukum dan tidak dapat memberikan data dan kasus aktual untuk

kepentingan Education dan research [ CITATION Zak14 \l 1033 ] . Berdasarkan

dampak yang terjadi akibat keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap,

dapat dilakukan tindak lanjut untuk meminimalisir dampak tersebut.

 Berdasarkan uraian diatas, maka dibuat kerangka teori penelitian sebagai

berikut:

Rekam Medis Rawat

Faktor-faktor Inap
mempengaruhi kinerja:
1. Pengetahuan
2. Disiplin kerja
Pengembalian
3. Kepuasan kerja
4. Lingkungan kerja rekam medis rawat inap
5. Kepemimpinan
6. Rancangan kerja
7. Gaya kepemimpinan
8. Budaya organisasi
9. Kepribadian
10. Komitmen
11. Loyalitas
12. Motivasi kerja Terlambat Tepat waktu
13. Kemampuan dan > 2X24 jam ≤ 2X24 jam
Keahlian

Dampak keterlambatan
pengembalian rekam medis rawat
inap:
1. Pelaporan Rumah Sakit
2. Klaim BPJS
Tindak Lanjut
3. Pelayanan Pasien
4. Review mutu
5. Masalah hukum
6. Education dan research

Keterangan:

: Diteliti

: Tidak Diteliti

: Garis Pengaruh
 Gambar 3.1 Kerangka Teori

3.2 Kerangka Konsep Penelitian

Keterlambatan
pengembalian rekam
medis rawat inap

Dampak terhadap
pelaporan rumah Sakit Dampak terhadap
klaim BPJS

Tindak lanjut Tindak lanjut

Gambar 3.2 Kerangka Konsep Penelitian

3.3 Variabel

Variabel adalah karakteristik yang diobservasi dari satuan pengamatan.

Karakteristik yang dimiliki satuan pengamatan keadaannya berbeda-beda

(berubah-ubah) atau memiliki gejala yang bervariasi dari satu satuan pengamatan

ke satu satuan pengamatan lainnya atau untuk satuan pengamatan yang sama,

karakteristiknya berubah menurut waktu dan tempat [ CITATION Sis171 \l 1033 ].

Variable dalam penelitian ini adalah:

3.3.1 Variabel independen (Variabel Bebas)

 Variable Independen merupakan variabel yang mempengaruhi atau yang

menjadi sebab perubahannya atau timbulnya variable dependen (Siswanto, 2017).

Variable independen dalam penelitian ini adalah keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap.

3.3.2 Variabel dependen (Variabel Terikat)

Variabel dependen merupakan variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi

akibat, karena adanya variabel Independen (Siswanto, 2017). Variabel dependen

dalam penelitian ini adalah, dampak dari keterlambatan pengembalian rekam

medis rawat inap yang meliputi pelaporan rumah sakit dan klaim BPJS.

3.4 Definisi Operasional

Definisi operasional dibuat untuk memudahkan pengumpulan data dan

menghindari perbedaan interpretasi serta membatasi ruang lingkup variabel.

Definisi operasional dari variabel dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

3.4.1 Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere adalah kembalinya rekam medis rawat inap melebihi batas

waktu yang telah ditetapkan, yaitu dalam waktu 2x24 jam setelah pasien

keluar rumah sakit atau meninggal (SPO pengembalian rekam medis rawat

inap RSUD dr. T.C Hillers Maumere).

3.4.2 Pelaporan rumah sakit adalah proses pembuatan pelaporan oleh petugas

pelaporan di instalasi rekam medis di RSUD dr. T.C Hillers Maumere, yang

meliputi pengumpulan, pengolahan, menganalisis data serta menyajikan

laporan rekam medis baik untuk kepentingan internal maupun eksternal,

yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan kebijakan rumah sakit

 (pedoman penyelenggaraan rekam medis rawat inap RSUD dr. T.C Hillers

Maumere).

3.4.3 Klaim BPJS adalah proses penyiapan berkas dan penilaian oleh petugas di

unit klaim RSUD dr. T.C Hillers Maumere, terhadap kelayakan klaim yang

dibayar oleh pihak BPJS yang berhubungan dengan kelengkapan dokumen

(pedoman penyelenggaraan klaim BPJS RSUD dr. T.C Hillers Maumere).

3.4.4 Tindak lanjut adalah tindakan yang dilakukan untuk mengatasi

permasalahan mengenai keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

inap yang mempengaruhi pelaporan dan klaim BPJS di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere.
 BAB IV

METODE PENELITIAN

4.1 Rancangan Penelitian

Rancangan penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif analitik kualitatif

dengan jenis penelitian potong lintang (cross sectional) yaitu memaparkan atau

menggambarkan sesuai dengan hasil pengamatan atau observasi yang dilakukan

dengan cara meneliti suatu permasalahan melalui studi kasus yang terdiri dari unit

tunggal [ CITATION Not101 \l 1033 ].

4.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Tempat penelitian ini dilaksanakan di instalasi rekam medis dan unit klaim

BPJS Rumah Sakit Umum Daerah dr. T.C Hillers Maumere dan periode

penelitian ini yaitu pada Juli 2018.

4.3 Populasi dan Sampel Penelitian

4.3.1 Populasi

Populasi dalam penelitian ini adalah 1 orang kepala instalasi rekam medis, 1

orang penanggung jawab unit klaim, seluruh staf pelaksana pelaporan yang

berjumlah 2 orang, seluruh petugas klaim BPJS pasien rawat inap yang berjumlah

6 orang.

4.3.2 Sampel

Sampel dalam penelitian ini adalah keseluruhan dari populasi yang terdiri

dari 1 orang kepala instalasi rekam medis, 1 orang penanggung jawab Unit Klaim,

seluruh staf pelaksana pelaporan yang berjumlah 2 orang, seluruh petugas

klaim BPJS pasien rawat inap yang berjumlah 6 orang.

4.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling utama dalam

penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa

mengetahui teknik dari pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan

data yang memenuhi standar data yang ditetapkan [ CITATION Sug13 \l 1033 ] .

Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data diantaranya :

1. Observasi

Observasi adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi

melihat dan mencatat jumlah aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan

masalah yang diteliti [ CITATION Not101 \l 1033 ].

2. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data,

dimana peneliti mendapatkan keterangan secara lisan dari seseorang sasaran

penelitian (responden) atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang

tersebut (face to face) [ CITATION Not101 \l 1033 ] . Wawancara dengan kepala

instalasi rekam medis, seluruh staf pelaporan di instalasi rekam medis,

penanggung jawab klaim, dan seluruh petugas klaim di Unit Klaim BPJS

dilakukan untuk mengetahui bagaimana dampak dan tindak lanjut untuk

mengatasi keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere.

3. Dokumentasi

Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data

sekunder yang sudah ada. Data sekunder tersebut bisa diperoleh pada

instansi/lembaga tempat penelitian, buku laporan, internet, dan sebagainya

[ CITATION Sis17 \l 1033 ]. Dokumentasi pada penelitian ini yaitu laporan distribusi

rekam medis rawat inap RSUD dr. T.C Hillers Maumere, pedoman

penyelenggaraan rekam medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere, data sensus

pasien rawat inat, SPO, dan laporan tahunan RSUD dr. T.C Hillers Maumere.

4.5 Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan oleh

peneliti dalam kegiatannya mengumpulkan agar kegiatan tersebut menjadi

sistematis dan dipermudah olehnya. Instrumen penelitian ini menggunakan

kalkulator, alat perekam dan alat tulis kantor yang diperlukan.

4.6 Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi:

4.6.1 Data primer

Data primer atau data tangan pertama adalah data yang diperoleh langsung

dari subjek penelitian dengan menggunakan alat pengukuran atau alat

pengambilan data langsung pada subjek sebagai informasi yang dicari [ CITATION

Sis17 \l 1033 ].

Dalam penelitian ini, sumber data primernya yaitu hasil wawancara dengan

kepala instalasi rekam medis, penanggung jawab unit klaim, seluruh staf

pelaksana pelaporan, dan seluruh petugas klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers

Maumere.
4.6.2 Data sekunder

Data sekunder atau data tangan kedua adalah data yang diperoleh lewat

pihak

lain, tidak langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitiannya. Data

sekunder

biasanya berwujud data dokumentasi atau data laporan yang telah tersedia

[ CITATION Sis17 \l 1033 ].

Data sekunder dalam penelitian ini adalah data-data yang diperoleh dari

instalasi rekam medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere.

4.7 Prosedur Penelitian

4.7.1 Tahap Persiapan Penelitian

Pada tahap persiapan ini, penelitian dimulai dengan meminta surat ijin

permohonan data awal dari pihak akademik untuk ajukan kepada pihak rumah

sakit. Setelah pihak rumah sakit menyetujui ijin pengambilan data awal, peneliti

kemudian melakukan pengambilan data awal pada Agustus 2017 untuk

penyusunan dan presentasi proposal. Selanjutnya peneliti mengajukan usulan

proyek penelitian.

4.7.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian

Pada tahap pelaksanaan ini, peneliti mulai melakukan penelitian dengan cara

pengumpulan data. Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan peneliti dalam

penelitian tersebut yaitu berupa studi pendahuluan, observasi, wawancara dan

pendokumentasian.
4.7.3 Tahap Akhir Penelitian

Pada tahap ini peneliti mengolah data yang telah didapat untuk kemudian

disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

4.8 Analisis Data

Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang

diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi, dengan

cara mengorganisasikan data ke data kategori, menjabarkan kedalam unit-unit,

melakukan sintesa, menyusun kedalam pola, memilih mana yang penting dan

yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan, sehingga mudah dipahami oleh

diri sendiri dan orang lain (Sugiyono, 2008).

 BAB V

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

5.1 Hasil Penelitian

RSUD dr. T.C Hillers Maumere dalam pelaksanaan pengembalian rekam

medis rawat inap dilakukan oleh petugas administrasi biling ruangan rawat inap.

Rekam medis yang dikembalikan dari ruangan kemudian dicatat pada buku

pengembalian dengan format analisa kelengkapan rekam medis oleh petugas

bagian pencatatan penerimaan dan assembling rekam medis rawat inap sesuai

dengan jenis pasien yaitu SKTM & Umum dan JKN.

Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti peroleh pada studi dokumentasi

laporan KLPCM di instalasi rekam medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere,

diperoleh frekuensi keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap, sebagai

berikut:

Tabel 5.1
Frekuensi Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Periode Maret-Mei 2018
No
Pengembalian Rekam Medis Rawat Frekuensi %
. Inap
1 Tepat Waktu 96 5,60
2 Terlambat 1.617 94,39
Total 1.713 100
Sumber: Hasil penelitian data sekunder

Pada tabel 5.1 di atas, menunjukan bahwa dari 1.713 rekam medis yang

dikembalikan ke instalasi rekam medis, terdapat 96 (5,60%) rekam medis yang

dikembalikan ke instalasi rekam medis dengan tepat waktu dan rekam medis yang

terlambat dikembalikan sebanyak 1.617 (94,39%) rekam medis.

 Hasil wawancara mengenai keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

inap kepada kepala instalasi rekam medis mengatakan bahwa masih sangat

banyak terjadi keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dengan rata-

rata keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dalam 1 hari adalah 22

rekam medis dengan jumlah pasien pulang dalam satu hari 24 pasien. Kepala

instalasi rekam medis juga mengatakan bahwa keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap disebabkan karena petugas praktisi yang bertanggung

jawab untuk melengkapi rekam medis tidak mengisi rekam medis setelah pasien

dinyatakan pulang sehingga rekam medis. Hal ini yang menyebabkan terjadinya

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap ke instalasi rekam medis.

Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat berdampak pada

kegiatan pelayanan selanjutnya, meliputi: pelaporan rumah sakit dan klaim BPJS

di RSUD dr. T.C Hillers Maumere. Sesuai dengan tujuan penelitian yang telah

diuraikan diatas, untuk mengetahui dampak dan tindak lanjut keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere, maka

penulis mengumpulkan data dengan cara wawancara untuk mencapai tujuan

tersebut.

Peneliti telah melakukan penelitian mulai dari tanggal 17 Juli sampai dengan

23 Juli di instalasi rekam medis dan unit klaim RSUD dr. T.C Hillers Maumere,

dengan melakukan wawancara terhadap 10 responden. Wawancara dalam

penelitian ini adalah wawancara terbuka dengan kepala instalasi rekam medis,

petugas pelaporan sebanyak 2 responden dan petugas klaim BPJS rawat inap

sebanyak 7 responden dengan masing-masing karakter responden sebagai berikut:

 Tabel 5.2
Data Karakteristik Responden Wawancara Di Instalasi rekam medis
No Responden Usia Jenis Pendidikan Masa
kelamin kerja
(Tahun)
1 1 38 Perempuan D3 Rekam 13
Medis
2 2 31 Perempuan D3 Rekam 2
Medis
3 3 24 Perempuan D3 Rekam 1
Medis
Sumber: Hasil lembar persetujuan informan wawancara penelitian

Pada table 5.2 dapat dilihat bahwa terdapat 3 responden yang diwawancara

oleh peneliti di instalasi rekam medis. Responden pertama adalah kepala instalasi

rekam medis berusia 38 tahun yang berjenis kelamin perempuan dengan

pendidikan terakhir D3 Rekam Medis dengan masa kerja 13 tahun. Reponden

kedua dan ketiga adalah petugas pelaporan berjenis kelamin perempuan dengan

usia masing-masing 31 dan 24 tahun, memiliki latar belakang pendidikan D3

Rekam Medis dengan masa kerja masing-masing 1 dan 2 tahun.

Tabel 5.3
Data karakteristik responden wawancara di Unit Klaim
No Responden Usia Jenis Pendidikan Masa
kelamin kerja
(Tahun)
1 I1 47 Perempuan D3 Rekam 24
Medis
2 I2 37 Perempuan D3 Rekam 5
Medis
3 I3 34 Perempuan SMEA 8
4 I4 27 Perempuan D3 Rekam 5
Medis
5 I5 33 Perempuan D3 8
Keperawatan
 6 I6 28 Laki-laki D3 Rekam 2
Medis
7 I7 28 Laki-laki SMK 3
Sumber: Hasil lembar persetujuan informan wawancara penelitian

Pada table 5.3 diatas menunjukan karakteristik responden yang peneliti

wawancarai di Unit Klaim. Responden pertama adalah penanggung jawab unit

klaim berusia 47 tahun, berjenis kelamin perempuan memiliki latar belakang

pendidikan D3 Rekam Medis dan sudah bekerja di RSUD dr. T.C Hillers

Maumere selama 24 tahun. Peneliti juga melakukan wawancara terhadap 6

responden sebagai petugas unit klaim rawat inap yang terdiri dari 2 responden

dengan jenis kelamin laki-laki dengan masing-masing memiliki usia 28 tahun dan

4 responden dengan jenis kelamin perempuan yang masing-masing memiliki usia

27,33,34 dan 47 tahun. Keenam responden memiliki latar belakang pendidikan

yang berbeda yaitu D3 Rekam Medis, D3 Keperawatan, SMEA dan SMK, dengan

masa kerja yang beragam yang berkisar antara 2-8 tahun.

5.1.1 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Terhadap Pelaporan Rumah Sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Pelaporan rumah sakit adalah proses pembuatan laporan oleh petugas

pelaporan di Instalasi Rekam Medis RSUD dr. T.C Hillers Maumere, yang

meliputi pengumpulan, pengolahan, menganalisis data serta menyajikan laporan

rekam medis baik untuk kepentingan internal maupun eksernal rumah sakit, yang

digunakan untuk pengambilan keputusan dan kebijakan rumah sakit. Salah satu

tujuan dari pelaporan adalah untuk mengetahui sejauh mana perkembangan dari

mutu pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien dalam kurun waktu

tertentu.
 Pelaporan di RSUD dr. T.C Hillers Maumere terdiri dari data dasar rumah

sakit, indikator pelayanan, laporan tempat tidur, laporan ketenagaan, laporan

rawat inap, rawat darurat, gigi dan mulut, kebidanan, perinatology, pembedahan,

radiologi, laboratorium, rehab medis, pelayanan khusus, kesehatan jiwa, keluarga

berencana, obat, rujukan, cara bayar, penyakit rawat inap, penyakit rawat inap

kecelakaan, penyakit rawat jalan, penyakit rawat jalan kecelakaan, pengunjung,

kunjungan rawat jalan, 10 besar penyakit rawat inap, 10 besar penyakit rawat

jalan.

Tabel 5.4
Rekapitulasi Hasil Wawancara Terkait Dampak Terhadap
Pelaporan Rumah Sakit
No Responden Hasil Wawancara
Berdampak Kurang Berdampak
1 Kepala instalasi rekam √
medis
2 Petugas Pelaporan 1 √
3 Petugas Pelaporan 2 √
Total (persentase) 3 (100%) 0
Sumber: Hasil wawancara penelitian

Wawancara terhadap 3 responden yang terdiri dari 1 responden sebagai

kepala instalasi rekam medis, dan 2 responden sebagai petugas pelaporan

menyatakan bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis sangat berdampak

terhadap pelaporan rumah sakit, karena sumber data yang digunakan untuk

membuat laporan rumah sakit berasal dari rekam medis. Keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere sangat

mempengaruhi proses pembuatan laporan, khususnya laporan penyakit rawat inap

(RL4a), dan laporan 10 besar penyakit rawat inap (RL 5.3), yang mengakibatkan

terjadinya keterlambatan pengiriman laporan. Berdasarkan hasil wawancara,

ditemukan bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap

mengakibatkan terjadinya penundaan pengiriman laporan mencapai waktu 2

bulan. Hal ini tidak sesuai dengan waktu yang ditetapkan, yaitu setiap tanggal 15

untuk bulan berikutnya atau selama 1 bulan. Wawancara tersebut sejalan dengan

hasil observasi peneliti bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis rawat

inap memiliki dampak terhadap pelaporan diantaranya adalah pelaporan RL 4a

dan RL 5.3, yang mengakibatkan terjadinya penundaan pengiriman laporan

dengan jangka waktu bisa mencapai 2 bulan melebihi batas waktu yang telah

ditetapkan.

5.1.2 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Terhadap Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Klaim BPJS merupakan proses penyiapan berkas dan penilaian oleh petugas

di Unit Klaim RSUD dr. T.C Hillers Maumere, terhadap kelayakan klaim untuk

dibayar oleh pihak BPJS yang berhubungan dengan kelengkapan dokumen.

Persayaratan klaim di RSUD dr. T.C Hillers maumere meliputi SEP, surat

jaminan pelayanan pasien, pengisian tindakan, bukti pelayanan dan bukti billing.

Tabel 5.5
Rekapitulasi Hasil Wawancara Terkait Dampak Terhadap
Klaim BPJS
No Responden Hasil Wawancara
Berdampak Kurang Berdampak
1 Penanggung Jawab Unit √
Klaim
2 Petugas Klaim 1 √
3 Petugas Klaim 2 √
4 Petugas Klaim 3 √
5 Petugas Klaim 4 √
6 Petugas Klaim 5 √
7 Petugas Klaim 6 √
 Total (persentase) 7 (100%) 0
Sumber: Hasil wawancara penelitian

Wawancara dilakukan terhadap 7 responden yang terdiri dari, 1 responden

sebagai penanggung jawab unit klaim dan 6 responden sebagai petugas unit klaim

menyatakan keterlambatan pengembalian rekam medis sangat mempengaruhi

proses klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere. Responden mengatakan

bahwa bagian rekam medis rawat inap yang dibutuhkan untuk klaim BPJS terdiri

dari SEP, resume medis, sebab kematian (jika ada yang meninggal), hasil

pemeriksaan penunjang, form bukti pelayanan dan persetujuan rawat inap.

Responden mengatakan ketidaktepatan waktu pengembalian rekam medis

pasien rawat inap sangat berpengaruh terhadap klaim BPJS, karena untuk proses

klaim pada saat mengkoding membutuhkan rekam medis pasien agar dapat

menelusuri riwayat pasien, selain itu klaim BPJS juga memiliki batas waktu klaim

yaitu setiap tanggal 10 pada bulan berikutnya atau selama satu bulan sehingga,

proses klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere sering mengalami

keterlambatan dengan jangka waktu 2-3 bulan. Hasil wawancara sesuai dengan

observasi yang dilakukan peneliti, keterlambatan pengembalian rekam medis

menyebabkan keterlambatan proses koding yang mengakibatkan terjadinya

penundaan pengajuan klaim, yang dilihat pada saat peneliti melakukan penelitian

pada bulan juli, bahwa masih dilakukannya proses klaim untuk bulan Mei.

5.1.3 Tindak Lanjut Dalam Mengatasi Dampak Dari Keterlambatan

Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Tindak lanjut adalah tindakan yang dilakukan untuk mengatasi

permasalahan mengenai keterlambatan pelaporan dan klaim BPJS yang

disebabkan oleh keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD

dr. T.C Hillers Maumere.

5.1.3.1 Tindak Lanjut Dampak Terhadap Keterlambatan Pelaporan Rumah Sakit

Hasil wawancara yang dilakukan terhadap kepala instalasi rekam medis

beserta petugas pelaporan di Instalasi Rekam Medis RSUD dr. T.C Hillers

Maumere dalam menindaklanjuti permasalahan yang terjadi akibat adanya

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap adalah dimulai dari ruangan

dengan cara mengkonfirmasi dan menyampaikan untuk segera melengkapi dan

mengantar rekam medis ke ruangan agar segera diolah, selain itu ada juga yang

mengatakan bahwa dengan mengklarifikasi bahwa keterlambatan pengiriman

laporan disebabkan karena keterlambatan pengembalian rekam medis.

5.1.3.2 Tindak Lanjut Dampak Terhadap Keterlambatan Klaim BPJS

Hasil wawancara yang dilakukan terhadap penanggung jawab unit klaim

beserta petugas klaim BPJS di Unit Klaim RSUD dr. T.C Hillers Maumere dalam

menindaklanjuti permasalahan yang terjadi akibat adanya keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap adalah mengupayakan agar di setiap

ruangan memiliki petugas rekam medis agar proses pengecekan kelengkapan

rekam medis sudah dimulai dari ruangan sehingga rekam medis dapat

dikembalikan tepat waktu, melakukan sosialisasi ke ruangan tentang pentingnya

pengembalian rekam medis rawat inap yang tepat waktu, karena jika rekam medis

dikembalikan dengan tepat waktu maka proses pengklaiman juga dapat dengan

cepat dilakukan oleh petugas klaim BPJS, selain itu ada juga yang mengatakan
bahwa tindak lanjut yang dilakukan adalah dengan mengerjakan rekam medis

rawat inap yang terlambat diklaim untuk dikerjakan di bulan berikutnya.

5.2 Pembahasan

Waktu penyediaan rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

yang dicantumkan pada SPO pengisian rekam medis rawat inap adalah 2x24 jam

setelah pasien pulang/meninggal.

Hasil penelitian menunjukan masih banyak terjadi keterlambatan

pengembalian rekam medis pasien rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere,

dimana waktu keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap pada periode

Maret-Mei 2018 mencapai 1.617 (94,39%) dari 1.713 rekam medis.

Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat menimbulkan

dampak terhadap keterlambatan pembuatan laporan, keterlambatan pengajuan

klaim, keterlambatan pelayanan terhadap pasien, review mutu, masalah hukum,

education dan research [ CITATION Zak14 \l 1033 ].

Analisa kualitatif terhadap hasil wawancara kepada 10 orang responden yang

terdiri dari 1 kepala instalasi rekam medis, 2 petugas pelaporan, 1 penanggung

jawab unit klaim, dan 6 petugas klaim rawat inap, diperoleh hasil bahwa

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap sangat berdampak terhadap

pelaporan rumah sakit dan terhadap klaim BPJS.

5.2.1 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Terhadap Pelaporan Rumah Sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

 Pelaporan adalah proses pembuatan laporan untuk kepentingan internal dan

eksternal. Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan

untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat [ CITATION

Dep06 \l 1033 ].

Pelaporan rumah sakit di RSUD dr. T.C Hillers Maumere merupakan

pembuatan pelaporan oleh petugas pelaporan di instalasi rekam medis, yang

meliputi pengumpulan, pengolahan, menganalisis data, serta menyajikan laporan

rekam medis baik untuk kepentingan internal maupun eksternal yang digunakan

untuk mengambil keputusan dan kebijakan rumah sakit.

Pelaporan yang dibuat oleh petugas di Instalasi rekam medis RSUD dr. T.C

Hillers Maumere meliputi data dasar rumah sakit, indikator pelayanan, laporan

tempat tidur, laporan ketenagaan, laporan rawat inap, laporan rawat darurat,

laporan gigi mulut, laporan kebidanan, laporan perinatology, laporan

pembedahan, laporan radiologi, laporan laboratorium, laporan rehab medis,

laporan pelayanan khusus, laporan kesehatan jiwa, laporan keluarga berencana,

laporan obat, laporan rujukan, laporan cara bayar, laporan penyakit rawat inap,

laporan penyakit rawat inap kecelakaan, laporan penyakit rawat jalan, laporan

penyakit rawat jalan kecelakaan, laporan pengunjung, laporan kunjungan rawat

jalan, laporan 10 penyakit rawat inap dan laporan 10 penyakit rawat jalan.

Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere sangat memiliki dampak terhadap pembuatan pelaporan rumah

sakit. Pelaporan rumah sakit yang berdampak ketika terjadi keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C Hillers Maumere
meliputi laporan penyakit rawat inap, dan laporan 10 besar penyakit (RL 4a dan

RL 5.3). Hal ini menyebabkan terjadinya penundaan pengiriman laporan

mencapai 2 bulan, dari waktu yang ditetapkan yaitu setiap tanggal 15 untuk bulan

berikutnya atau selama 1 bulan.

Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Marsel pada

tahun 2017 di RSUD Dr.M.Haulussy Ambon, bahwa keterlambatan pengembalian

rekam medis rawat inap berdampak terhadap laporan morbiditas yang tidak

akurat.

5.2.2 Dampak Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Terhadap Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere

Badan penyelenggaraan jaminan sosial (BPJS) kesehatan adalah suatu badan

hukum yang dibentuk untuk menyelenggarakan program jaminan sosial [ CITATION

UUR11 \l 1033 ]. Klaim adalah suatu permintaan salah satu dari dua pihak yang

mempunyai ikatan, agar haknya terpenuhi. Satu dari dua pihak yang melakukan

ikatan tersebut akan mengajukan klaimnya kepada pihak lainnya sesuai dengan

perjanjian atau provisi polis yang disepakati bersama oleh kedua pihak [ CITATION

Ily061 \l 1033 ].

Klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere adalah proses penyiapan

berkas dan penilaian oleh petugas di unit klaim BPJS, terhadap kelayakan klaim

yang dibayar oleh pihak BPJS yang berkaitan dengan kelengkapan dokumen.

Syarat klaim BPJS di RSUD dr. T.C Hillers Maumere adalah kelengkapan status

pasien yang terdiri dari SEP, surat jaminan pelayanan pasien, pengisian tindakan,

resume medis, bukti pelayanan, dan bukti billing.

 Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di RSUD dr. T.C

Hillers Maumere memiliki dampak terhadap klaim BPJS, yaitu terjadinya

keterlambatan proses koding yang mengakibatkan terjadi penundaan pengajuan

klaim pada pihak verifikasi BPJS mencapai waktu 2 bulan. Hal ini disebabkan

karena syarat klaim BPJS di RSUD dr.T.C Hillers maumere adalah isi dari rekam

medis, dan klaim memiliki batas waktu selama tanggal 10 untuk bulan berikutnya

atau selama 1 bulan untuk diserahkan ke bagian BPJS untuk dilakukan verifikasi.

Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian Zakiyah Hamidatuz tahun 2014 di

RSUD Genteng Banyuwangi bahwa salah satu dampak dari keterlambatan

pengembalian rekam medis rawat inap adalah keterlambatan pembuatan laporan

dan klaim asuransi.

5.2.3 Tindak Lanjut Dalam Mengatasi Dampak Dari Keterlambatan

Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap

Tindak lanjut adalah suatu proses untuk menemukan kecukupan, keefektifan,

dan ketepatan waktu dari berbagai tindakan yang dilakukan oleh manajemen

terhadap berbagai temuan pemeriksaan audit yang dilaporkan [ CITATION Tug06 \l

1033 ].

5.3.2.1 Tindak Lanjut Dampak Terhadap Keterlambatan Pelaporan Rumah Sakit

Dalam menindaklanjuti permasalahan mengenai keterlambatan pelaporan

yang disebabkan oleh keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di

RSUD dr. T.C Hillers Maumere, dilakukan berbagai upaya diantaranya adalah

Kepala instalasi rekam medis melakukan konfirmasi ke ruangan rawat inap untuk

segera melengkapi dan mengantar rekam medis ke instalasi rekam medis sesuai
dengan waktu yang sudah ditetapkan, dan dengan mengklarifikasi bahwa

keterlambatan pengiriman laporan disebabkan karena keterlambatan

pengembalian rekam medis.

5.3.2.2 Tindak Lanjut Dampak Terhadap Keterlambatan Klaim BPJS Rumah

Sakit

Dalam mengatasi keterlambatan klaim BPJS yang disebabkan oleh

keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap, dilakukan tindak lanjut

dengan mengerjakan rekam medis rawat inap yang terlambat diklaim untuk

dikerjakan di bulan berikutnya, serta mengupayakan untuk seluruh ruangan rawat

inap memiliki petugas rekam medis agar proses pengecekan kelengkapan rekam

medis dapat dimulai dari ruangan sehingga rekam medis dapat di kembalikan

tepat waktu.
 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Berdasarkan penelitian diatas, diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap berpengaruh terhadap keterlambatan

pelaporan rekam medis RL 4 dan RL 5

2. Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap berpengaruh terhadap proses koding

yang mengakibatkan keterlambatan pengajuan klaim

3. Tindak lanjut yang dilakukan untuk mengatasi dampak keterlambatan pengembalian rekam

medis rawat inap terhadap pelaporan adalah dengan melakukan konfirmasi, bahwa

keterlambatan pelaporan disebabkan karena terlambatnya pengembalian rekam medis rawat

inap dan tindak lanjut yang dilakukan untuk mengatasi keterlambatan pengajuan klaim

adalah dengan mengerjakan rekam medis rawat inap yang terlambat diklaim pada bulan

berikutnya .

6.2 Saran

Saran yang dapat disampaikan peneliti adalah sebagai berikut :

1. Melakukan revisi dengan pemisahan antara SPO pengisian rekam medis rawat inap dan SPO

pengembalian rekam medis rawat inap

2. Melakukan koding dan penyiapan kelengkapan klaim pada saat pasien pulang yang

dilakukan dimasing-masing ruangan perawatan

3. Mengupayakan pengadaan sistem informasi rumah sakit berbasis elektronik, sehingga sistem

informasi di rumah sakit dapat saling terkoneksi dengan baik

DAFTAR PUSTAKA
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006. Pedoman penyelenggaraan dan Prosedur
Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia Dirjen YanMed, 2006. Pedoman Pengelolaan

Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta.

Direktur Jendral Bina Upaya Kesehatan, 2011. JUKNIS SIRS. Kementrian Kesehatan RI, Jakarta

Farhany, N., 2016. Gambaran Kinerja Petugas Dalam Pengembalian Berkas Rawat inap
Dengan Penggunaan Tracer di Ruang Penyimpanan RSUP H. Adam Malik. Karya Tulis
Ilmiah Akademi Perawat Informasi Kesehatan, hal. 13

Fauziah, U., & Sugiarti, I., 2013. Gambaran Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap
Ruang VII Triwulan IV di Rumah Sakit Umum Daerah Tasikmalaya. Jurnal Manajemen
Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.2, No.1

Hatta, G., 2010. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.
Jakarta: UI Press.

Indradi, R., 2014. Sejarah Perkembangan Pengertian Dasar Rekam Medis dan PORMIKI.

Ilyas, Y., 2006. Mengenal Asuransi Kesehatan:Review Utilitas,Manajemen Klaim dan Fraund.
Depok: FKM UI.

Kasmir., 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik). Jakarta: Rajawali Pers.

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.129/Menkes/SK/III/2008. Tentang

Standar Pelayanan Minimal rumah Sakit . Menteri Kesehatan Republik Indonesia.

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1024/Menkes/SK/X/2004. Tentang

Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. Menteri Kesehatan Republik
Indonesia.

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia No.

135/Kep/M.PAN/12//2002. Tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka
Kreditnya. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara.

Kurniati Muda, S., 2017. Analisis Faktor-Faktor Yang Berhubungan Dengan Ketidaklengkapan
Pengisian Asuhan Keperawatan Rawat Jalan Poliklinik Mata di Rumah Sakit Bali
 Mandara. Skripsi. Program Studi Perekam Informasi Kesehatan. Universitas Dhyana
Pura, Bali

Loji Antara, A. G., & Arta, S. K., 2013. Faktor-Faktor Yang Berhubungan Dengan Tingkat
Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke
Instalasi Rekam Medis Di RSUD Wangaya Kota Denpasar. Skripsi. Program Studi Ilmu
Kesehatan Masyarakat. Universitas Udayana, Denpasar.

Marsel., 2017. Analisis Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis

Rawat Inap Dan Dampak Terhadap Kegiatan Pelayanan Instalasi Rekam Medis di
Rumah Sakit Umum Daerah Dr.M.Haulussy Ambon. Skripsi. Program Studi Perekam
Informasi Kesehatan. Universitas Dhyana Pura, Bali

Mirfat, s., Andadari, N., & Nawa Indah, Y. N., 2017. Faktor Penyebab Keterlambatan
Pengembalian Dokumen Rekam Medis di RS X Kabupaten Kediri. Jurnal
Medicoeticolegal dan Manajemen Rumah Sakit.

Nofiatu, u., & wuryanto, s., 2016. Tinjauan Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam
Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Bethesda Yogyakarta Periode Bulan Januari Sampai
Dengan Maret 2016.

Notoatmodjo, S., 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta

Pedoman Pelaksanaan Panduan Praktis Pelayanan Kesehatan BPJS Kesehatan [Online]. Tersedia
dalam www.bpjs-kesehatan.go.id. [Diakses 01 Juni 2016]

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013. Tentang

Penyelenggaraan Rekam Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 69 Tahun 2013. Tentang Standar Tarif
Pelayanan Kesehatan Pada Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Dan Fasilitas
Kesehatan Tingkat Lanjutan Dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Kesehatan.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III Tahun 2008.

Tentang Rekam Medis.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1171/MENKES/PER/VI Tahun 2011.

Tentang Sistem Informasi Rumah Sakit.

Purwanti , D. E., 2012. Kelengkapan Dokumentasi Asuhan Keperawatan Dan karakteristiknya

Pada Pasien Rawat Inap Dewasa Non Kebidanan Di Rumah Sakit Haji. Universitas
Indonesia, Jakarta

Rustiyanto, E., 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan. Graha Ilmu,
Yogyakarta
Rustiyanto, E., & Rahayu, W. A., 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam Medis dan
Informasi kesehatan . POLTEKES Permata Indonesia, Yogyakarta

Sarake, M. 2011. Buku Ajar Rekam Medis. IKPP.

Setyawan, R., 2013. Faktor-Faktor Keterlambatan Penyerahan DRM Rawat Inap ke Bagian
Assembling di RSUD Tugurejo Semarang Pada Periode Bulan April.

Silfani, W. E., & Achadi, A., 2014. Analisis Faktor Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas
Rekam Medis Rawat Inap Di RS OMNI Medical Center.

Siswanto, Susila, & Suyanto., 2017. Metodologi Penelitian Kombinasi Kualitatif dan Kuantitatif
Kedokteran & Kesehatan. Bossscript, Klaten

Sugiyono., 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. CV Alfabeta, Bandung

Sugiyono., 2013. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. CV Alfabeta, Bandung

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009. Tentang Rumah Sakit. Presiden
Republik Indonesia. Jakarta.

Undang-Undang Republik Indonesia No.24 Tahun 2011. Tentang Badan Penyelenggaraan

Jaminan Sosial. Kementrian Kesehatan. Jakarta.

Tugiman, H., 2006. Standar Profesional Audit Internal. Yogyakarta: Kanisius.

Zakiyah, H., 2014. Dampak Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam medis Rawat Inap Di
RSUD Genteng Banyuwangi. Skripsi. Program Studi D III Rekam Medis. Sekolah Vokasi
UGM, Yogyakarta.