BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sarana pelayanan kesehatan yang sangat dibutuhkan oleh

masyarakat salah satunya adalah rumah sakit. Rumah sakit mempunyai

peranan penting dalam memberikan pelayanan medis pada pasien, selain itu

rumah sakit juga dapat dijadikan sebagai tempat pendidikan dan penelitian

khususnya dibidang kesehatan. Menurut Undang-undang Republik

Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 1, rumah sakit

adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat

inap, rawat jalan dan gawat darurat. Salah satu cara meningkatkan kualitas

pelayanan kesehatan pasien dengan meningkatkan kualitas rekam medis.

Dalam Permenkes No 269 Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis Pasal

7, bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang

diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis.

Menurut Permenkes No 269/Menkes/Per/III/2008 yang dimaksud

rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain

identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta

tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Salah satu

unit rekam medis yang menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah

1
filing. Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan

(storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali

(retrieval) (Rustiyanto, 2011). Penyimpanan dokumen rekam medis dapat

dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah

penyimpanan terpusat pada suatu ruangan. Desentralisasi adalah

penyimpanan terpisah antara rawat jalan dan rawat inap.

Rak file merupakan tempat menyimpan arsip atau dokumen rekam

medis yang bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan

kembali dokumen rekam medis di ruang filing serta menjaga kerahasiaan

dokumen rekam medis. apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung

maka diperlukan perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan kembali

dan berdampak tidak rapi pada penyimpanan dokumen di ruang

penyimpanan tersebut. Perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan

berdasarkan jumlah dokumen rekam medis yang disimpan, bentuk rak dan

ukuran rak penyimpanan yang sesuai standar ergonomi serta

memperhatikan luas suatu ruangan yang tersedia.

Jumlah rak di Ruang filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo sebanyak 8 rak terbuka 2 sisi yang terbuat dari kayu yang

tersedia saat ini. Dari hasil survei pendahuluan kunjungan pasien setiap

harinya menyebabkan rak dokumen yang ada di ruang filing menjadi penuh

dan diperlukan penambahan rak filing. Rak-rak tersebut sudah tidak dapat

menampung penambahan dokumen rekam medis pasien, akibat penuhnya

rak filing dokumen rekam medis, maka akan menjadi sulit dalam

10
 pengambilan dan pengembalian kembali dokumen rekam medis.. Sistem

penyimpanan rekam medisnya menggunakan sistem sentralisasi, yaitu

dokumen rawat jalan dan rawat inap jadi satu folder sedangkan untuk sistem

penjajaranya menggunakan metode angka akhir (terminal digit filing), dan

untuk dokumen rekam medis yang keluar atau sedang di poli sebagai

penggantinya digantikan dengan tracer sebagai tanda bahwa dokumen

sedang di pinjam agar tidak terjadi misfile.

Berdasarkan uraian di atas terjadinya penambahan dokumen rekam

medis yang disebabkan oleh meningkatnya jumlah pasien yang berkunjung

pada tahun-tahun berikutnya di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

untuk kebutuhan rak penyimpanan lima tahun kedepan. Oleh karena itu,

penulis mengajukan penelitian dengan judul “Tinjauan Kebutuhan Rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo Tahun 2020-2024”.

B. Rumusan Masalah

Berapa kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis di

RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo Tahun 2020-2024?

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Mengetahui perkiraan jumlah kebutuhan rak file bagian unit filing di

RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

11
 2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui jumlah pasien baru tahun 2015-2019

b. Mengetahui rata-rata tebal dokumen rekam medis pasien di RSAU

dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

c. Mengetahui ukuran dan jenis rak filing dokumen rekam medis

pasien RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

d. Mengetahui panjang pengarsipan rak penyimpanan dokumen

rekam medis RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

e. Menghitung prediksi penambahan jumlah pasien baru di RSAU dr

Siswanto Lanud Adi Soemarmo

f. Menghitung prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam

medis pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

D. Manfaat

1. Bagi Rumah Sakit

Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan pengambilan

keputusan guna peningkatan mutu pelayanan kesehatan dalam

memperkirakan kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis

dibagian filing.

2. Bagi Akademik

Sebagai masukan dan bahan referensi kepustakaan dalam ilmu

ergonomi guna pengembangan penelitian selanjutnya.

12
 3. Bagi Peneliti

Menambah pengalaman, wawasan dan ketrampilan khususnya prediksi

kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis.

E. Ruang Lingkup

1. Lingkup Keilmuan

Lingkup keilmuan dalam penelitian ini yaitu ilmu rekam medis dan

informasi kesehatan.

2. Lingkup Materi

Lingkup materi dari penelitian ini adalah ergonomi tentang kebutuhan

rak filing.

3. Lingkup Lokasi

Penelitian dilakukan di bagian filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo.

4. Lingkup Obyek

Lingkup obyek dari penelitian ini adalah rak penyimpanan dibagian

filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo

5. Lingkup Metode

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif

dengan pendekatan cross sectional dan metode pengumpulan data

dengan observasi.

6. Lingkup Waktu

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari - April 2020

13
F. Keaslian Penelitian

Penelitian tentang “Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen

Rekam Medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo tahun 2020 -

2024”, sepengetahuan penulis belum pernah dilakukan penelitian yang

hampir sama pernahdilakukan antara lain :

Tabel 1.1
Keaslian Penelitian
No Judul Oeh/ Lokasi Variable Metode
Penelitian Tahun Penelitian yang diteliti Penelitian
Analisa Tri Rumah Desain Rak Jenis
Desain Rak Wulandari Sakit File, Sistem Pendekatan
File dan /2013 Muhamma Penjajaran diskriptif,
Perkiraan diyah dokumen pengambilan
Jumlah Selogiri rekam medis, data dengan
Kebutuhan Panjang rak observasi dan
Rak File file, pendekatan
Bagian Unit Perkireaan retrospektif
1.
Filing Di Jumlah DRM
Rumah Sakit
Muhammadi
yah Selogiri
Tahun 2013
Tinjauan Betty Rumah Prediksi Jenis
Kebutuhan Yuliastuti/ Sakit kunjungan penelitian
Rak 2012 Umum pasien tahun deskriptif,
Penyimpanan Assalam 2019, rata- metode
Dokumen Gemolong rata tebal pengumpulan
Rekam Medis Dokumen, data
2. Rawat Jalan ukuran rak, observasi dan
di Rumah panjang wawancara,
Sakit Umum pengarsipan, pendekatan
Assalam prediksi retrospektif,
Gemolong kebutuhan cara
Tahun 2015- rak, pengambilan
2019 pemeliharaan sampel
dokumen dengan
rekam medis simple
rawat jalan random
sampling

14
 Prediksi Nurridho Rumah Dimensi Rak, Penelitian
kebutuhan I. A, Sakit jumlah rak, deskriptif,
rak Pujihastuti Umum jumlah sub pendekatan
penyimpanan ,Antik, Daerah rak, dimensi dengan
dokumen Rohmadi/ Kabupaten DRM retrospekti
3. rekam medis 2009 Sragen dan
aktif di pengumpulan
bagian filing data dengan
Rumah Sakit observasi
Umum Daerah
Kabupaten
Sragen

Berikut merupakan deskripsi singkat dari ketiga karya tulis ilmiah di atas :

Tri Wulandari (2013) yang berjudul “Analisa Desain Rak File dan

Perkiraan Jumlah Kebutuhan Rak File Bagian Unit Filing Di Rumah Sakit

Muhammadiyah Selogiri Tahun 2013”. Persamaan penelitian ini dengan

penelitian Tri Wulandari (2013) adalah menggunakan jenis penelitian

deskriptif dengan metode observasi. Perbedaannya pada penelitian terdapat

pada desain rak filing sedangkan penelitian ini tidak melakukan analisis

desain rak file dan penelitian ini meneliti prediksi pertambahan rak

penyimpanan 2018 - 2022.

Betty Yuliastuti (2012) yang berjudul “Tinjauan Kebutuhan Rak

Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum

Assalam Gemolong Tahun 2015-2019”.Persamaan menggunakan jenis

penelitian deskriptif dengan metode pengumpulan data observasi dan

wawancara, pendekatan retrospektif.Perbedaan pada penelitian Betty

Yuliastuti (2012) terdapat pemeliharaan dokumen rekam medis sedangkan

15
 penelitian ini meneliti Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen

Rekam Medis tahun 2018 – 2022

Hasil penelitian yang dilakukan oleh Nurridho I.A dkk (2009)yang

berjudul “Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen RekamMedis

Aktif di Bagian Filing RSUD Kabupaten Sragen”. Persamaan penelitian

yangdilakukan oleh Nurridho I.A dkk (2009) dengan peneliti adalah

menggunakan analisis deskriptif, dan perbedaan penelitian oleh Nurridho I.

A dkk (2009) dengan peneliti pada metode observasi, dimensi rak, dimensi

dokumen rekam medis, sedangkan penelitian ini menggunakan metode

observasi dan wawancara, jumlah rak lama, jumlah sub rak, dan prediksi

kebutuhan rak dokumen rekam medis tahun 2018 – 2022.

G. Sistematika Penulisan

Guna memudahkan dalam pemahaman karya tulis ilmiah ini, maka disusun

menjadi penulisan sebagai berikut :

BAB I : Bab I berisi tentang pendahuluan terdiri dari latar belakang,

rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,

lingkup penelitian, keaslian penelitan, dan sistematika

penulisan.

BAB II : Bab II berisi tentang landasan teori terdiri dari rumah sakit,

ergonomi, rekam medis, ruang penyimpanan, rak

penyimpanan, metode perhitungan kebutuhan rak

penyimpanan dokumen rekam medis, kerangka teori dan

kerangka konsep.

16
BAB III : Bab III berisi tentang metodologi penelitian terdiri dari

rancangan penelitian, variabel, definisi operasional, populasi

dan sampel, instrument penelitian, cara pengumpulan data,

pengolahan data, dan analisis data

17
 BAB II

LANDASAN TEORI

A. Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis menurut Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien,pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang

terekam tentang identitas, anamnesa penentuan fisik laboratorium,

diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2010:17).

Dengan melihat kedua definisi di atas dapat dikatakan bahwa

rekam medis bukan hanya merupakan dokumen biasa karena di dalam

rekam medis memuat segala informasi yang berkaitan dengan status dan

riwayatpasien dan kedua hal tersebut dijadikan dasar untuk menentukan

tindakan lebih lanjut kepada pasien.

2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di

rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam medis yang

baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan

18
 berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

merupakansalah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2006:13).

3. Kegunaan Rekam Medis

Menurut (Depkes RI 2006:13-15) kegunaan rekam medis dapat dilihat

dari beberapa aspek, antara lain:

a. Aspek Administrasi

Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan

pengobatan/ perawatan yang diberikan kepada seorang pasien

dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu

pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen resiko klinis

serta keamanan/ keselamatan pasien dan kendali biaya.

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta

penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan

29
 keadilan.

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai

aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidangkesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data/ informai tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/

referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan

dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan

rumah sakit.

30
B. Ergonomi

1. Pengertian Ergonomi

Ergonomi adalah ilmu, seni dan penerapan tegnologi untuk

menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan

baik dalam beraktivitas maupun istirahat dengan kemampuan dan

keterbatasaan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup

secara keseluruhan menjadi lebih baik (Tarwaka,2004:7).

Secara umum penerapan ergonomi bias dilakukan dimana saja, baik

di lingkungjaan rumah, di perjalanan, di lingkungan sosial maupun di

tempat kerja. Ergonomi dapat diterapkan kapan saja dalam peraturan 24 jam

sehari semalam, sehingga baik pada saat bekerja, istirahat maupun

berinteraksi sosial kita dapat melakukan dengan sehat, aman dan nyaman.

Untuk dapat menerapkan ergonomi secara benar dan tepat maka kita harus

mempelajari dan memahami ergonomi secara detail. Dan dalam penerapan

ergonomi diperlukan suatu seni, agar apa yang akan diterima oleh

pemakainya dan memberikan manfaat yang besar kepadanya (Tarwaka,

2004)

2. Tujuan Ergonomi

Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah sebagaiberikut :

a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya

pencegahan cedera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja

fisik dan mental, mengupayakan promosi dan keputusan kerja.

31
 b. Menginginkan kesejahteraan sosial melalui kualitas kontak social

mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna.

c. Meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif

maupun setelah tidak produktif.

d. Menciptakan keseimbangan rasional antara berbagai aspek yaitu aspek

teknis, ekonomis, antropologis dan budaya dari setiap system kerja yang

dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kuantitas hidup yang

tinggi (Tarwaka, 2004:7)

3. Ruang Lingkup Ergonomi

Menurut Tarwaka dkk ( 2004:90) ruang lingkup ergonomi meliputi:

a. Aspek Biologi

Membahas tentang struktur tubuh manusia, kemampuan tubuh dan

keterbatasannya, dimensi tubuh dan beban yang boleh diangkat

manusia.Ilmu yang mempelajari hal-hal diatas adalah faal kerja,

anatomi dan kedokteran.

b. Aspek Psikologi

Mempelajari tentang perilaku serta kemampuan psikis, memori,

kenyamanan, kepuasan kerjadan pengaturan alat gerak tubuh manusia

terhadap lingkungan kerja.

c. Aspek Fisik dan Teknis

Mempelajari letak ukuran mesin serta desain mesin yang sesuai

dengan bentuk tubuh manusia.

32
C. Rak Penyimpanan

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 19), rak penyimpanan adalah suatu

rak penyimpanan rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk

folder dari dokumen rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun

lebar dokumen rekam medis.

1. Bentuk Penyimpanan di Filing ada dua :

a. Manual

Sistem manual ini selain menghabiskan ruangan karena tidak bisa

untuk digerakkan, bentuk penyimpanan ini juga dinilai kurang aman

dari bahaya kebakaran karena bahannya terbuat dari kayu sehingga

dokumen yang ada didalamnya jika ada kebakaran dengan sangat

mudah ikut terbakar.

b. Semi Manual

Bentuk penyimpanan ini semi manual yaitu bentuk penyimpanan yang

dapat digerakkan dengan alat bantu.

1) Filing Mobile atau bergerak yaitu bentuk penyimpanan yang

dapat bergerak atau digeser

2) Rotary filing

Yaitu sistem penyimpanan dengan cara berputar atau melingkar,

sistem penyimpanan ini dapat menghemat ruangan filing.

3) Elektronik

Bentuk penyimpanan dengan menggunakan elektronik dinilai

lebih efektif dan efisien dibanding dengan sistem manual dan

33
 semi manual, bentuk penyimpanan ini juga ada kelemahan dan

kekurangannya. Tapi bagaimana kita melakukan antisipasinya

atau mengurangi kesalahan atau aspek keamanannya

2. Kapasitas Rak Filing

Kapasitas penggunaa rak filing menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011:

26), dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu :

a. Volume Rak

Volume rak dapat mempengaruhi kapasitas rak, hal ini berkaitan

dengan jenis rak yang digunakan.

b. Rata-rata Tebal Dokumen Rekam Medis

Rata-rata Ketebalan Dokumen Rekam Medis yang ada di pelayanan

kesehatan khususnya pelayanan rawat inap. Ketebalan dokumen

rekam medis berkaitan dengan kapasitas rak karena semakin tebal

dokumen rekam medis akan berpengaruh dalam perhitungan

kebutuhan rak filing.

c. Sistem Penjajaran yang Digunakan

Sistem penjajaran juga dapat mempengaruhi kapasitas akan

kebutuhan rak dokumen rekam medis di masa yang akan datang. Di

beberapa rumah sakit di Indonesia sudah banyak menggunakan

sistem TDF (Terminal Digite Filing), karena sistem ini dinilai lebih

efektif dan lebih mudah didalam pengambilan dokumen rekam

medis yang dibutuhkan.

34
 3. Tipe Alat Penyimpanan

a. Vertical filing adalah alat penyimpanan yang umum digunakan

dalam kegiatan pengurusan arsip (filing kabinet).

b. Lateral filing kabinet adalah dokumen yang memiliki pintu dan

mempunyai papan alas untuk penyimpanan arsip.

c. Electric filing penyimpanan dokumen rekam medis dengan bantuan

atau dengan cara menggunakan alat electronik lain seperti scan

(Rustiyanto dan Rahayu, 2011: 22).

D. Ruang Penyimpanan

1. Pengertian Ruang Penyimpanan

Ruang Penyimpananmerupakan suatu tempat untuk menyimpan dokumen

rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan salah satu

bagian dari unit rekam medis yang bertanggung jawab dalam penyimpanan

dan pengembalian kembali dokumen rekam medis.Rak penyimpanan

dokumen rekam medis yang baik, harus terhindar dari kerusakan secara

fisik, kimia, biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.Selain itu juga

harus terlindung dari sinar matahari yang langsung, terhindar dari

kebocoran akibat hujan dan lain-lain (Rustiyanto dan Rahayu, 2011).

2. Tugas Pokok Bagian Ruang Penyimpanan

a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu

sesuaidengan kebijakan rumah sakit.

35
 b. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk

berbagaikeperluan.

c. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan

yangditetapkan oleh sarana pelayanan kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dengan

dokumen rekam medis aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.

f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan ataudiabadikan.

g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir(Shofari, B.2002)

3. Sistem Penjajaran

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 15), sistem penjajaran adalah

sitem penyusunan dokumen rekam medis yang sejajar antara dokumen

rekam medis yang satu dengan yang yang lainnya. Sistem penjajaran ada

3 yaitu:

a. Sistem Penjajaran Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) yaitu

suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis pasien dengan cara

mensejajarkan folder atau dokumen rekam medis berdasarkan urutan

nomor rekam medis secara langsung pada rak penyimpanan.

1) Kelebihan :

(a) Memudahkan kita mengambil dokumen rekam medis secara

banyak dan berurutan untuk keperluan pendidikan, penelitian

atau untuk di nonaktifkan.

(b) Mudah dalam melatih petugas dalam penyimpanan.

36
 2) Kekurangan :

(a) Mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan.

(b) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan.

b. Sistem Penjajaran dua Angka Tengah (Middle Digit Filing)

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah Middle Digit Filing

(MDF) yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan

cara mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan

nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah.

1) Kelebihan :

(a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar

merata di dalam rak penyimpanan.

(b) Petugas filing tidak akan berdesakan di tempat

penyimpanan.

(c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah

section tertentu.

(d) Pekerjaan akan terbagi secara merata.

(e) Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak

penyimpanan disetiap section.

(f) Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section

terkontrol.

(g) Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.

(h) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat tercegah.

37
 2) Kekurangan :

(a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama.

(b) Membutuhkan biaya awal lebih besar.

c. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem

penjajaran dengan mensejajarkan folder berdasarkan urutan nomor

rekam medis pada kelompok 2 angka akhir.

1) Kelebihan :

(a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar

secara merata didalam rak penyimpanan.

(b) Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan ditempat

penyimpanan.

(c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section

tertentu.

(d) Pekerjaan akan terbagi secara merata.

(e) Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak

penyimpanan disetiapsection.

(f) Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section

terkontrol.

(g) Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan.

(h) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat tercegah.

38
 2) Kekurangan :

(a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama

(b) Membutuhkan biaya awal lebih besar.

(c) Sistem Penomoran (Numerical)

4. Sistem Penyimpanan

Dalam pengelolaan rekam medis, cara penyimpanan rekam medis

menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 11-15), terdiri dari :

a. Sentralisasi

Semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu berkas dan

satu tempat, baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.

b. Desentralisasi

Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antara data yang

satu dengan yang lain antara berkas rawat jalan dan rawat inap.

5. Sistem Penomoran

Rekam medis dalam penyelenggaraan terdapat sistem numerical menurut

Shofari (2002: 28), yang terbagi menjadi 3 (tiga) jenis sistem penomoran,

yaitu:

a. Serial Numerical System (SNS)

Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem identifikasi

dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit selalu mendapat

nomor rekam medis baru.

39
 b. Unit Numbering System (UNS)

Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana

sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien baik rawat

jalan, rawat inap maupun gawat darurat dan digunakan selamanya

untuk kunjungan berikutnya.

c. Serial Unit Numbering Sistem (SUNS)

Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian

nomor dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Proses

penggabungan disebut cross reference yaitu apabila pasien telah selesai

pelayanan maka dokumen rekam medis baru disatukan dengan

dokumen rekam medis yang lama dengan menggunakan nomor rekam

medis yang lama.

E. Metode Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam

Medis

Perencanaan pengadaan kebutuhan ruang penyimpanan berkas

rekam medis harus memperhatikan panjang pengarsipan yang disediakan

oleh unit dan panjang pengarsipan yang saat ini digunakan untuk

menyimpan berkas rekam medis.Perkiraan panjang pengarsipan yang

diperlukan harus ditambah sesuai periode waktu yang ditentukan. Panjang

ini dibagi dengan panjang pengarsipan yang disediakan di dalam unit

penyimpanan, akan memberikan jumlah unit yang diperlukan. Dalam

40
menghitung kebutuhan rak memerlukan beberapa langkah yang berurutan

seperti dibawah ini (Tarwaka dkk, 2004:101) :

a. Ukur rata-rata ketebalan dokumen rekam medis

𝑡𝑒𝑏𝑎𝑙𝑑𝑜𝑘𝑢𝑚𝑒𝑛
∑
𝑛

b. Jumlah DRM pasien

Untuk prediksi perhitungan pasien dapat dihitung menggunakan

metode kuadrat terkecil dengan rumus berikut :

Rumus : Y = a + b x

Dengan metode kuadrat terkecil, nilai a dan b dari persamaan trend

linear diatas ditentukan dengan rumus:

∑𝑌 ∑ 𝑋𝑌
a= dan b = ∑ 𝑋 2
𝑛

Keterangan :

y : nilai variabel pada suatu waktu

a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak

b : kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang

terjadi pada setiap perubahan suatu unit variabel x

n : jumlah periode waktu

x : periode waktu deret berkala

Adapun langkah yang akan digunakan pada metode kuadrat terkecil

sebagai berikut :

1) Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya.

2) Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun.

41
 3) Menghitung jumlah XY dan X 2 kemudian cari jumlah Y, jumlah

XY dan jumlah X 2

4) Mencari harga a dan b.

5) Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend y = a+bx.

6) Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang, maka

melanjutkan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat sampai

pada tahun yang akan diramalkan.

c. Ukuran dimensi rak

Ukuran dimensi rak dibagi menjadi dua perhitungan sebagai berikut :

1) Panjang Pengarsipan (PP) dalam satu rak

PP 1 Rak = Panjang Rak x Jumlah Sub Rak x Jumlah Sisi

2) Panjang Pengarsipan (PP) yang tersedia

PP yang tersedia = PP 1 Rak x Jumlah Rak

d. Perhitungan Kebutuhan Rak

Perhitungan rak penyimpanan dokumen rekam medis (DRM)

pasien rawat jalan dan rawat inap menggunakan tabel di bawah ini :

Tabel 2.1
Kebutuhan rak filing beberapa tahun ke depan
No Tahun A B C D E F
1 2020 X X X X X X

Keterangan :
A : Jumlah Dokumen = Jumlah pasien baru rawat inap dan rekam

medis rawat jalan

B : PP sementara = Jumlah DRM x rata-rata tebal DRM

42
C : File expansion = Jumlah DRM x 25%

D : Total PP = PP sementara + file expansion

E : Komulatif PP = PP tahun sebelumnya + PP tahun tersebut

F : Kebutuhan Rak = Komulatif PP

PP yang tersedia dalam satu rak

43
 A. KERANGKA TEORI

Rumah Sakit

Rekam Medis

Filing

Dokumen Rekam Medis

Sistem Penomoran Sistem Penyimpanan Sistem Penjajaran

Jumlah Pasien
Baru 2015-2019
Rak Penyimpanan

Ukuran rak
Kebutuhan Rak
Ketebalan
Dokumen

Panjang
Pengarsipan

Jumlah Rak
Penyimpanan

Gambar 2.1 Kerangka Teori

Sumber : Modifikasi Rustiyanto dan Rahayu (2011:11-27)

Keterangan :

= Variabel Yang diteliti

= Variabel Yang Tidak Diteliti

44
 Berdasarkan kerangka teori diatas dapat diketahui bahwa di rumah

sakit terdapat salah satu unit yang sangat penting dalam pelayanan yaitu unit

rekam medis. Bagian rekam medis memiliki beberapa bagian salah satunya

adalah bagian filing yang sangat penting karena di bagian filing terdapat

dokumen rekam medis yang dimana dokumen tersebut digunakan sebagai

merekam pelayanan yang telah diberikan pada pasien. Dokumen rekam

medis disimpan ditempat penyimpan yang telah tersedia di filing yaitu rak

penyimpanan yang disimpan berdasarkan sistem penjajaran, penomoran dan

sistem penyimpanan, agar dokumen rekam medis tersimpan dengan rapi dan

rak penyimpanan tidak penuh maka harus memperhatikan ketebalan

dokumen rekam medis. Jika rak penyimpanan penuh maka perlu diadakan

pengadaan rak penyimpanan dan bisa di jadikan acuan manejemen rumah

sakit untuk menambah rak penyimpanan.

45
B. Kerangka Konsep

Proses
1. Jumlah pasien baru
2015-2019
2. Ukuran rak
3. Ketebalan Dokumen
4. Panjang Pengarsipan
5. Jumlah rak
Penyimpanan

Input
Sistem dan Subsistem
1. Sistem Penomoran
Dokumen Rekam Rak penyimpanan
2. Sistem Penjajaran
Medis
3. Sistem Penyimpanan

Output
Kebutuhan Rak
Penyimpanan
Dokumen Rekam
Medis

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

Keterangan:

Berdasarkan kerangka konsep diatas input meliputi jumlah pasien baru

2015-2019, rata-rata tebal dokumen rekam medis, panajang pengarsipan 1 rak,

ukuran rak filing. Kemudian dilakukan pengolahan data dengan memprediksi

jumlah pasien tahun 2020-2024, menghitung kebutuhan rak filing. Output

berupa kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medistahun 2020-2024.

46
 BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Rancangan Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian non eksperimen atau

metode penelitian survei deskriptif. Metode penelitian survei adalalah suatu

penelitian yang dilakukan tanpa melakukan intervensi terhadap subjek

penelitian, sehingga sering disebut penelitian noneksperimen (Notoatmmodjo,

2010:25). Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk

mendeskripsikan atau menggambarkan fenomena yang terjadi (Notoatmodjo,

2010).Peneliti melakukan survei tantang rak filing dokumen rekam medis yang

ada di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini adalah cross

sectional yaitu suatu penelitian untuk mempelajari dinamika korelasi antara

faktor-faktor resiko dengan efek, dengan cara pendekatan, observasi atau

pengumpulan data sekaligus pada suatu saat (point time approach).

B. Variabel Penelitian

Variabel adalah ukuran atau ciri yang dimiliki oleh anggota-anggota suatu

kelompok yang berbeda dengan yang dimiliki oleh kelompok lain

(Notoatmodjo, 2012: 103).

47
 48

Variabel penelitian ini adalah :

1. Jumlah pasien baru tahun 2015 - 2019.

2. Rata-rata tebal dokumen rekam medis.

3. Ukuran rak filing.

4. Panjang pengarsipan rak seluruhnya.

5. Prediksi pertambahan pasien baru tahun 2020 - 2024.

6. Prediksi kebutuhan rak.

C. Definisi Operasional

Mendefinisikan variabel secara operasional berdasarkan karakteristik yang

diamati, memungkinkan peneliti untuk melakukan observasi atau pengukuran

secara cermat terhadap suatu objek atau fenomena disebut definisi operasional

(Notoatmodjo,2010:85). Adapun definisi operasional dari variabel penelitian

ini adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Definisi Operasional

No. Variabel Definisi Operasional

1. Jumlah Pasien Baru tahun Jumlah dari keseluruhan pasien
2015-2019
baru tahun 2015-2019.
2. Rata-rata Tebal Dokumen Menghitung dari ketebalan
dokumen rekam medis yang dibagi
dengan keseluruhan DRM. Rumus:
jumlah tebal DRM sampel
Total Dokumen

3. Ukuran rak Filing Hasil mengukur panjang, lebar,

luas besar rak penyimpanan
 49

4. Panjang pengarsipan satu rak Panjang pengarsipan satu rak

diperoleh dari panjang subrak
dikali dengan jumlah sub rak dikali
dengan jumlah sisi.
5. Prediksi pertambahan pasien Pertambahan pasien yang dihitung
baru tahun 2020-2024 untuk tahun kedepannya dengan
menggunakan metode kuadrat
terkecil y = a + bx
6. Prediksi kebutuhan rak Melakukan perhitungan perkiraan
jumlah kebutuhan rak
penyimpanan DRM dengan rumus
komulatif Panjang Pengarsipan
dibagi panjang pengarsipan 1 rak.
Rumus :
Komulatif PP
PP yang tersedia dalam satu rak

D. Populasi dan Sampel

1. Populasi

Pengertian populasi menurut Notoadmojo (2012: 115), adalah keseluruhan

objek penelitian atau objek yang diteliti.Populasi yang digunakan dalam

penelitian ini adalah jumlah rak sebanyak 8 rak yang tersedia di ruang

filing, dan 66.238 dokumen rekam medis pasien baru pada tahun 2015-

2019 di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

2. Sampel

Menurut Notoadmojo (2012: 115), sampel penelitian adalah sebagian yang

diambil dari keseluruhan obyek yang diteliti dan dianggap

mewakiliseluruh populasi. Sampel dalam penelitian ini adalah dokumen

 50

rekam medis pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

Berdasarkan teknik simple random sampling menggunakan rumus slovin

menurut Siregar (2012: 149) adalah sebagai berikut :

N
n=
1 + N(e2 )

66.238
n=
1 + 66.236(0,12 )

66.238
n=
1 + 66.238(0,01)

66.238
n=
1 + 662,38

66.238
n=
663,38

= 99,84 dibulatkan menjadi 100 dokumen

Keterangan :

n = besar sampel

N = besar populasi

e = perkiraan tingkat kesalahan yang digunakan yaitu 10% (0,1)

Teknik sampling yang digunakan untuk pengambilan DRM adalah simple

random sampling. Pengambilan sampel dilakukan dengan cara acak

sederhana (simple random sampling) yaitu bahwa setiap anggota atau unit

dari populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk diseleksi sebagai

sampel (Notoatmodjo, 2012: 120).

 51

E. Pengumpulan Data

1. Sumber Data

Sumber data penelitian ini meliputi data primer dan data sekunder

sebagai berikut :

a. Data Primer

Data primer diperoleh langsung dari subjek penelitian dengan

mengenakan alat pengukuran atau alat pengambil data, langsung pada

subjek sebagai sumber informasi yang dicari (Saryono dan Anggraeni,

2013: 178).

b. Data Sekunder

Menurut Saryono dan Anggraeni (2013: 178), data sekunder adalah

data yang diperoleh melalui pihak lain, tidak langsung diperoleh oleh

peneliti dari subjek penelitiannya. Cara pengumpulan data dalam

penelitian ini dengan data sekunder berupa data pasien baru, data

jumlah dokumen rekam medis dari tahun 2015 sampai 2019 yang

disimpan di ruang filing dan standar operasional prosedur filing di

RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

2. Teknik Pengumpula Data

Teknik pengumpulan data dari penelitian ini menggunakan metode

observasi dan wawancara.

a. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan adalah suatu hasil perbuatan jiwa secara aktif dengan

penuh perhatian untuk menyadari adanya rangsangan

 52

(Notoatmodjo,2010:131). Dalam pengumpulan data ini peneliti

mengamati langsung terhadap objek yang diteliti. Berikut

merupakan data yang dikumpulkan dengan metode pengumpulan

data observasi:

1) Mengamati Sistem Penomoran, penjajaran dan sistem

penyimpanan di ruang filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo.

2) Mengamati Jenis, Bentuk dan Ukuran rak Penyimpanan.

3) Mengukur ketebalan Dokumen Rekam Medis.

4) Mengukur dokumen rekam medis.

5) Mengukur rak penyimpanan dokumen rekam medis.

6) Menghitung kebutuhan rak penyimpanan.

7) Menghitung panjang pengarsipan 1 rak

b. Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang dipergunakan untuk

mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau

informasi secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden), atau

bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (face to face)

(Notoatmodjo,2010). Metode pengumpulan data wawancara ini

ditujukan kepada 1 orang yaitu Kepala Instalasi Rekam Medis di RSAU

dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.

.
 53

3. Instrumen Penelitian

Alat dan bahan yang digunakan untuk mendukung dilakukan penelitian ini

antara lain :

a. Meteran untuk mengukur rak filing yaitu panjang sub rak.

b. Penggaris untuk mengukur rata-rata tebal DRM.

c. Pedoman Observasi

Pedoman observasi adalah suatu prosedur yang berencana, yang

antara lain meliputi melihat, mendengar dan mencatat sejumlah taraf

aktivitas tertentu atau situasi tertentu yang ada hubungannya dengan

masalah yang diteliti (Notoatmodjo,2010). Observasi dalam

penelitian ini meliputi, jumlah dokumen rekam medis tahun 2015-

2019 rata-rata tebal dokumen rekam medis, perhitungan pertambahan

pasien baru tahun 2020-2024, perhitungan panjang pengarsipan dan

hasil perhitungan prediksi kebutuhan rak tahun 2020-2024.

d. Pedoman Wawancara

Pedoman wawancara adalah daftar pedoman wawancara yang berisi

pertanyaan berdasarkan pedoman-pedoman yang telah disiapkan

secara matang sebelumnya (Notoatmodjo,2010). Peneliti memberikan

7 pertanyaan yang ditujukan kepada kepala instalasi rekam medis.

 54

F. Pengolahan Data

1. Collecting

Proses pengumpulan data primer dan sekunder yang berupa jumlah pasien

di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo dari tahun 2015-2019, ukuran

rak filing, jumlah sub rak, rata-rata ketebalan DRM dan panjang

pengarsipan rak seluruhnya.

2. Editing

Mengubah data yang telah diperoleh menjadi informasi yang lebih

bermanfaat, sehingga dapat menghasilkan jumlah kebutuhan rak filing

penyimpanan dokumen rekam medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo tahun 2020-2024

3. Tabulasi

Penyajian data yang berupa tabel-tabel yang meliputi tabel jumlah pasien

RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo tahun 2015-2019, tabel rata-rata

ketebalan DRM, tabel ukuran rak filing dan panjang pengarsipan satu rak,

tabel prediksi pertambahan pasien baru tahun 2020-2024 dan tabel hasil

perhitungan prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis

tahun 2020-2024.

4. Penyajian data

Menampilkan hasil perhitungan dan prediksi kebutuhan rak sesuai dengan

masalah yang diteliti yaitu kebutuhan rak filing penyimpanan dokumen

 55

rekam medis tahun 2020-2024 di RSAU dr Siswanto Lanud Adi

Soemarmo.

G. Analisis Data

Data yang telah dikumpulkan akan dianalisis secara deskriptif yaitu

menguraikan dan menjelaskan hasil penelitian yang dianalisis berdasarkan

teori yang telah dijelaskan dalam tinjuan teori.