Sistem Dan Sub Sistem Dalam Rekam Medis Rumah Sakit Dr.

Sardjito Yogyakarta
1. Sistem Pendaftaran Pasien
Menurut Budi (2011) tempat penerimaan pasien merupakan gerbang
pelayanan pertama disuatu fasilitas pelayanan kesehatan. Dimana sistem pendaftaran
merupakan suatu proses pencatatan mengenai identitas dan data pasien
Sistem pendaftaran di Rumah Sakit Dr. Sardjito Yogyakarta dibagi menjadi
tiga tempat pendaftaran pasien, yaitu Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran
Pasien Rawat Inap, Pendaftaran Pasien Gawat Darurat.
Sub sistem dari sistem pendaftaran terdiri dari:
1). Sub sistem penamaan
Nama adalah kata yang digunakan untuk menyebut nama panggilan orang, ,
binatang. Sistem penamaan dalam pelayanan rekam medis adalah tata cara
penulisan nama seseorang yang

bertujuan untuk membedakan suatu pasien

dengan pasien lain dan untuk memudahkan dalam pengindekan (Budi, 2011).
Menurut Budi (2011) sistem penamaan dibedakan menjadi:
a. Nama orang Indonesia
b. Nama orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya
c. Nama orang India, Jepang, Muangthai dan sejeninya
d. Nama orangArab, Persia, Turki dan sejenisnya
e. Nama Orang Eropa, Amerika dan sejenisnya
Cara menulis dan mengindeks nama pada formulir rekam medis
a. Penulisan nama pasien diikuti singkatan yang menunjukkan status pasien.
Singkatan ini bisa dituliskan didepan nama atau dibelakang nama pasien, pada
dasarnya difasilitas pelayanan kesehatan tersebut sebaiknya konsisten
penulisnnya. Untuk singkatan yang menujukkan status pasien yang disertakan
pada nama pasien dapat dilihat dari contoh di bawah ini:
Status Pasien
Tambahan Singkatan
- Bayi
By.
- Anak- anak
An.
- Laki- laki belum menikah
Sdr.
- Perempuan belum menikah
Sdri. Atau Nn.
- Laki- laki sudah menikah
Bp.
- Perempuan sudah menikah
Ny.
- Pasien yang sudah meniggal
Alm.
b. Penulisan gelar/ pangkat ditulis dibelakang nama pasien, misalnya pada
pasien yang sudah menikah dengan nama Prof. Febriant maka penulisan nama
pada berkas rekam medisnya adalah Febriant, Proft.Bp.
c. Nama pasien dituliskan lengkap sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (bukan
nama panggilan)

d. Penulisan nama menggunakan ejaan yang disempurnakan di Indonesia

( sesuai EYD)
e. Nama pada sampul berkas rekam medis ditulis dengsn menggunakan huruf
kapital, hal itu mempermudah membaca nama pasien
f. Pada lembar identitas pasien disertakan nama penanggungjawab yang sah
seperti pada contoh dibawah ini:
Status Pasien
- Anak- anak
- Laki- laki yang sudah menikah
- Perempuan sudah menikah

Penanggungjawab
Ayah
Dirinya sendiri atau istrinya
Suaminya

Sistem penamaan di Rumah Sakit Dr.Sardjito Yogyakarta berdasarkan buku

pedoman penyelenggaraan Rekam Medis sudah sesuai dengan ketepatan, tetapi
ada perbedaan antara kebijkan dan keadaan nyata yang ada di Rumah Sakit Dr.
Sardjito Yogyakarta. Yaitu sistem penamaan yang ditulis di berkas Rekam
Medis, sebutan diletakkan di depan nama. Contonya: Seharusnya ditulis Yoga
Artha, Bp dilapangaan ditulis Bp. Yoga Artha.
2). Sub sistem penomoran
Menurut Budi (2011) sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu
tata cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai
bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Sistem penomoran rekam
medis dibagi menjadi tiga macam, yaitu:
a. Yaitu pemberian nomor secara Seri (Serial Numbering Sistem)
Setiap pasien berobat ke rumah sakit selalu diberi nomor rekam medis yang baru
tanpa membedakan antara pasien lama dan pasien baru, sehingga seorang pasien
bisa memilikisejumlah berkas rekam medis sesuai jumlah kunjungannya ke
fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan kata lain, satu pasien memiliki banyak
nomor rekam medis.
b. Pemberian nomor secara Unit (Unit Numbering Sistem)
Setiap pasien berobat ke rumah sakit mendapatkan satu nomor rekam medis ketika
pasien itu datang pertama kali ke fasilitas pelayanan kesehatan. Satu nomor rekam
medis digunakan untuk seumur hidup. Dengan kata lain satu pasien dapat
memiliki satu nomor rekam medis.
c. Pemberian nomor secara Seri Unit ( Serial Seri Unit Numbering Sistem )
Sistem ini merupakan perpaduan dari sistem unit dan seri yaitu dengan
memberikan nomor baru kepada seluruh pasien yang berkunjung, tetapi kemudian
untuk pasien lama akan dicarika berkas rekam medis baru kemudian digabungkan
dengan menggunakan nomor baru.

Sistem penomoran di Rumah Sakit Dr. Sardjito berdasarkan buku pedoman

penyelenggaraan rekam medis (BPPRM) menggunakan penomoran Unit
Numbering Sistem. Diman setiap pasien memiliki satu nomor rekam medis yang
dapat digunakan seumur hidup selama berobat rawat jalan, rawat inap, ataupun
rawat darurat. Sistem penomoran yang dilaksanakan di Rumah Sakit Dr. Sardjito
Yogyakarta sudah memenuhu standart, karena rumah sakit dapat menghemat
berkas rekam medis pasien dan pencarian berkas yang dilakukan oleh petugas
lebih mudah karena pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis.