Ibnu Mardiyoko

Mardiyoko,, SKM,MM
 Masa simpan berkas
rekam medis dalam rak
penyimpanan
 Rekam Medis yang telah disimpan minimal
selama 5 tahun di unit rekam medis
dihitung sejak tanggal terakhir pasien
tersebut dilayani pada sarana pelayanan
kesehatan atau 5 tahun setelah pasien
meninggal.
• Berkas RM menyita ruang
• Berkas RM bertambah setiap hari
• Tempat penyimpanan terbatas
• RM Inaktif semakin rusak
• Keterbatasan tenaga
• Pertimbangan pendidikan dan penelitian
• Pertimbangan legal aspek
• Pertimbangan penyakit/kasus tertentu
 Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008
tentang rekam medis
 Peraturan pemerintah RI No.34 Tahun
1979 tentang Penyusutan Arsip.
 Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun
1999 tentang tatacara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
 Surat Edaran Dirjen Yanmed th. 1995
No.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk
teknis Pengadaan Formulir RM dan
Pemusnahan Arsip RM di Rumah Sakit
 AKTIF INAKTIF
No. KELOMPOK
RJ RI RJ RI

1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6 Ketergantungan obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th
 ALUR PROSES PENYUSUTAN
Pemindahan RM aktif RM Inaktif

Dinilai Tim
Penilai

RM ada RM Tdk ada

Nilai Guna Nilai Guna
Penyusutan
Rekam RM Rusak
Medis Tidak Terbaca Dimusnahkan

RM Tertentu Dilestarikan
 Pengertian Pemindahan : Kegiatan
memindahkan arsip inaktif dari centarl file
yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip.
 TATA CARA PEMINDAHAN :
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM
dipisahkan di ruang lain.
3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen
yang dibuat atau diterima selama kegiatan
organisasi
 Penilaian mengandung unsur :
1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka
jadwal retensi
2. Penetapan arsip yang disimpan permanen
dlm rangka penetapan arsip yang dapat di
musnahkan
 Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah
memenuhi sarat RM inaktif
 Prosedur penilaian RM (lihat bagan penilaian)
 Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk dan
keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi
bayi lahir hidup, lembar persetujuan, lembar
kematian.
 Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif.
 Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan.
 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan
bertanggungjawab kepada komite Rekam
Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior,
tenaga perawat senior dan petugas terkait.
 PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI Lembar RM yg terpilah :

1.Ringkasan masuk keluar
Ketentuan Umum 2.Resume
3.Lembar operasi
4.Lemb. persetujuan
Ketentuan khusus : 5.Identifikasi bayi lahir
anak, jantung, mata, 6.Lembar kematian
jiwa dst

Ketentuan tertentu di Lembar RM sisa,

Rumah Sakit setelah diambil
lembar tsb. diatas Dilestarikan

RM Tertentu
RM Dimusnah
Inaktif kan
RM rusak dan
tidak terbaca
 Disimpan di ruang lain
 Disimpan ditempat penyimpanan yang
disewakan
 Disimpan dalam bentuk mikrofilm
 Disimpan dalam media lain
 Artinya suatu proses kegiatan penghancuran
secara fisik berkas rekam medis yang telah
berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus dilaksanakan secara
total dengan cara membakar habis, mencacah
atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi
dikenali isi maupun bentuknya.
 Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri
dari unsur rekam medis dan tata usaha dan
dikukuhkan dengan SK Direktur.
 Tim membuat daftar pertelaan yang meliputi :
1. No. Urut.
2. Nomor RM
3. Jangka waktu penyimpanan
4. Diagnosis terakhir
 Pelaksanaan pemusnahan :
- Dibakar : - Menggunakan incenator
- dibakar biasa
- Dicacah atau dibuat bubur
- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnah
 Tim Pemusnah membuat berita acara
pemusnahan yang ditandatangani ketua dan
sekretaris serta diketahui Direktur RS.
 Berita acara pemusnahan yang asli disimpan
di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS
 Khusus berkas RM rusak dpt langsung
dimusnahkan, dengan membuat pernyataan
diatas segel oleh direktur RS.
Rumah Sakit Bethesda
Jl.Jend. Sudirman 70 Yogyakarta

DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No. No. No. Dirawat Th.Kujungan
Urt Register Rekam Medis Nama Diagnosa Akhir Masuk Keluar Terakhir Keterangan

2
3
4
5
6
7

9
10
11

12
13

14
15
16
17

18
19
20
DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUS
DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )

A. KASUS UMUM

1. Ringkasan/lembar masuk keluar

2. Resume
3. Laporan Operasi
4. Persetujuan/Penolakan tindakkan medis
5. Surat pernyataan pulang paksa
6. Identifikasi Bayi
7. Hasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang
penting :
- Hasil PA
- Ct. Scan
- MRI
Sisanya dimusnahkan

B. KASUS KHUSUS

1. Kasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, dsb.

2. Pasien orang asing
3. Operasi plastik
4. Pasien Kanker ( Ca )
5. Orthopedi ( Fracture )
6. Penyakit Jiwa
7. Sterilisasi
 BERITA ACARA
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Pada hari ini ………….. Tanggal……………..Bulan …………… tahun …………..

Yang bertandatangan di bawah ini, berdasarkan jadwal retensi Rekam Medis dan
berdasarkan penilaian kembali Rekam Medis, telah melaksanakan pemusnahan rekam
medis sejumlah ………………. Berkas.
Tercantum dalam Daftar Pertelaan Rekam Medis terlampir………. Lembar
Penghancuran secara total dengan cara …………………

Tim Pemusnah Rekam Medis

Rumah Sakit Cepat Sembuh
Ketua Sekretaris

……………………… …………………….
Saksi-saksi :
1 ……………………………….. Nama terang : ……………………………………..
2……………………………… ...Nama terang : ……………………………………..
Mengetahui :
Direktur RS Cepat Sembuh

…………………………………