“ SISTEM RETENSI DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

REKAM MEDIS RUMAH SAKIT DAN FKTP “

Nurul Af’idah, Amd. PK., SKM
the image may hav e been corrupted. Restart your computer, and then open the file again. If the red x still appears, y ou may hav e to delete the image and then insert it again.
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan
penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan
berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis
6. Pemusnahan berkas RM tidak dilaksanakan melebihi waktu simpan
7. Adanya rasa was-was akan Aspek hukum rekam medis
 Penyusutan / Retensi : Adalah pengurangan jumlah formulir
yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-
tiap formulir .

 Penilaian arsip merupakan tindakan yang dilakukan oleh tim/panitia yan

berupa kajian/analisa terhadap arsip yang akan dimusnakan. bertujuan untuk
pemantapan dan lebih meyakinkan bahwa arsip yang sudah dinyatakan musnah
dalam JRA benar-benar sudah waktunya untuk dimusnahkan karena tidak lagi
digunakan baik oleh pemilik maupun oleh pihak lain, tidak ada peraturan yang
melarang, dan tidak terkait dengan suatu perkara baik yang sedang
berlangsung maupun yang dimungkinkan kelak akan muncul

 Pemusnahan : Adalah proses penghancuran formulir-formulir

formulir yang
terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .
 Mengurangi beban rak filing
 Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
 Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
 Menjaga informasi medis yang masih aktif
 Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif &
In-aktif
 SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91
tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III
D-E)
 Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun
1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
 Undang-undang
undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran
(paragraf 3 pasal 46-47)
 Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V.
item C,2006
 PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM
MEDIS.
 Pasal 8 ayat 1 :
rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
sekurang untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
 Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
 Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu
10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
 Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-
sekurang
kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat
 Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan
1. Menetapkan Jadual Retensi Arsip Rekam Medis
2. Penilaian Berkas RM
3. Pemindahan RM Aktif menjadi RM In Aktif
4. Pelaksanaan Pemusnahan RM yang sudah tidak
mempunyai nilai guna.
5. Penyusunan dokumen Pemusnahan
 Arsip RM berkas yang berisikan catatan-catatan
catatan yang
berisikan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan
dan tindakan pelayanan lain.
 Arsip RM In Aktif , berkas yang telah disimpan 5 tahun dari
tanggal terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien
meninggal dunia
 Tim RM adalah Tim yang dibentuk dengan SK Direktur RS
 Arsip yang bersifat khusus , Penyakit Ortopedi, Jiwa,
Ketergantungan Obat dan kusta.
No Kelompok RM Aktif In aktif
RJ RI RJ RI
1. Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2. Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3. Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4. Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5. Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th
6. Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
7. Jantung 5 th 5 th 2 th 2 th
8. Paru 5 th 10 th 2 th 2 th
9. Anak Disimpan menurut
ut kebutuhan tertentu
 Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
 KIUP + Register +Indeks disimpan Permanen
 RS Harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih
lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :
1. Berkas RM berdasarkan penggolongan Penyakit
2. Riset Edukasi
3. Kasus-kasus
kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah
ada ketetapan hukum
 Untuk Kepentingan tertentu :

1. Riset dan Edukasi

2. Kasus-kasus
kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah
ada ketetapan hukum.
3. Perkosaan
4. Penyesuaian Kelamin
5. Pasien orang asing
6. Kasus adopsi
7. Bayi tabung
8. Cangkok organ
9. Plastik rekonstruksi

 Retensi berdasarkan diagnosis masing-masing

masing RS berdasarkan keputusan
Komite RM/ Komite Medis dengan pertimbangan nilai guna
Catatan Kesehatan Pasien (dewasa) 10 tahun stlh encounter terakhir
Catatan Kesehatan Pasien (Anak-anak) Usia Mayoritas +Status Limitasi
Citraan Diagnostik (spt film X-ray) 5 Tahun
Indeks Penyakit 10 Tahun
Catatan Mionitor Jantung Janin 10 Tahun setelah usia Mayoritas
Indeks Utama Pasien Permanen
Indeks Operasi 10 Tahun
Register Kelahiran Permanen
Register Kematian Permanen
Register Pasien Gawat Darurat Permanen
Register Prosedur Bedah Permanen
a. Rekam Medis yang dinilai adalah rekam medis yang telah 2
tahun in aktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis in aktif :
Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan
penelitian
c. Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah
d. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan
Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis
senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait
1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian
 -Ringkasan Masuk Keluar
-Resume
Ketentuan Umum -lembar Operasi
-Lembar Persetujuan
-Identifikasi Bayi
-Lembar Kematian Dilestarik
RM
Ketentuan Khusus
Anak, Jiwa,
Mata, Jantung dll Lembar RM tertentu

Ketentuan Lembar RM sisa

tertentu RS
Dimusnahk

Lembar RM Rusak
No Tgl No rm Tgl Diagnosis Kode iCD Jumlah Form yg
Pemindahan terakhir Lembar tidak
berobat lengkap
No Tgl No RM Diagnosis Kode ICD Kepentingan/Kas Jenis Kasus
Penilaian 10 us ttt Tertentu
Ya Tidak
 Pada hari……. Tanggal……………bulan…. Tahun…. Bertempat
di………….. RS……yang berlokasi di…………….akan dilaksanakan
pemusnahan berkas rekam medis pasien RS…………………….sebanyak
………….RM (dengan rincian terlampir.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatianya
kami ucapkan terima kasih.

Tt Direktur Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi 1………………………. 2…………………. 3. ………………

e. Khusus Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca
dapatlangsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu
membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah
Sakit.
a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut
berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM
aktif
c. Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
d. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak,
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan
1. Pembentukan Tim Pemusnahan dengan SK Direktur
beranggotakan Komite /Panitia Rekam
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
tenaga lain yang terkait
2. Pembentukan Tim Penilaian  SK.Direktur
3. Pelaksanaan Pemusnahan (dibakar menggunakan incenerator
atau dibakar biasa, dicacah atau dibuat bubur, pihak ketiga
disaksikan tim Pemusnahan RM
4. Tim Pemusnahan membuat Berita acara pemusnahan yang di tt
oleh ketua sekretasis dan di ketahui Direktur.
5. Berita Acara Pemusnahan yg asli disimpan RS, lembar 2 dikirim
kepada pemilik RS
MoU dengan pihak ketiga Sekurang-kurangnya
kurangnya berisi :
1. Ketentuan Umum 8. Penyelesaian Perselisihan
2. Maksud dan Tujuan 9. Forse Majeure
3. Hak dan Kewajiban 10. Kerahasiaan
4. Ketentuan Biaya 11. Lain-lain
5. Jangka Waktu 12. Penutup
6. Pengawasan dan Pengendalian
7. Sanksi Pembatalan
 P e m in d a h a n RM A K tif R M In a k tif

P e n y u s u ta n
RM R M ada D in ila i T im
n ila i g u n a P e n ila i

R M T id a k
a d a n il a i
guna

R M R u sak D im u s n a h k a n
/tid a k
te rb a c a

RM D ile s t a ri k a n
T e r te n tu
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan
dilakukan
a. Rawat jalan : 2010 -7
7 tahun = Tahun 2003
b. Rawat Inap : 2010- 10 tahun = Tahun 2000
2. Dibuat Tim Penilaian dengan SK Direktur
a. Ka. Rekam Medis d. Panitia Rekam Medis
b. Perawat Senior e. Komite Medik
c. Petugas Terkait
3. Dibuat Tim Pemusnahan RM dengan SK Direktur
 no No RM TAHUN Jangka Diagnosis Akhir
waktu

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

Manual Scanning Mikrofilm Komputer
Form dikeluarkan Form disiapkan untuk Formulir difoto Dibuat program
dari berkas induk di scan / dikopi aplikasi retensi
Form disimpan dalam Disimpan dalam Hard Disimpan dalam Data-data
kardus disc/ CD negatif film dimasukkan dalam
komputer
Perlu tempat untuk Tidak perlu tempat Perlu beberapa alat Tidak perlu tempat
menyimpan kardus khusus untuk prosesnya khusus
Susah pencarian jika Mudah dalam Lama retrievel Hanya informasi saja
dibutuhkan retrievel jika karena harus yang keluar bukan
dibutuhkan . menunggu dicuci dan bentuk formulirs
Bentuk file tetap asli dicetak
Perlu banyak tenaga Mudah dioperasikan Perlu trainning Mudah dioperasikan
khusus
Rp……………….. Rp…………. Rp…….
……. Rp……………
Bisa di download melalui link :
Bit.ly/SeminarRetensi2019