DETASEMEN KESEHATAN WILAYAH 01.04.

03
RUMAH SAKIT TK IV 01.07.04

PEDOMAN

Tentang

PELAYANAN UNIT REKAM MEDIS

 Retensi dan Pemunahan Rekam Medis

Rekam medis aktif disimpan sekurang kurangnya untuk jangka 5 tahun

terhitung dari tanggal terakhir berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5
tahun dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang ,persetujuan tindakan medis
dan laporan operasi. Ringkasan pulang,persetujuan tindakan medis harus
disimpan untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
ringkasan. Retensi adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam
berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir.
Pemusnahan rekam medis adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara
fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai guna.
Penghancuran haaarus dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun
bentuknya.

Tata Cara :

1. Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis

Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus
terlebih dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana
rincian berikut :
1. Umum

No Kelompok Aktif Inaktif

RJ RI RJ RI
1 Umum 5Th 5Th 2Th 2Th
2 Mata 5Th 10 Th 2Th 2Th
3 Jiwa 10 Th 5Th 5Th 5Th
4 Ortopedi 10 Th 10 Th 2Th 2Th
5 Kusta 15Th 15Th 2Th 2Th
6 Ketergantungan 15Th 15Th 2Th 2Th
Obat
7 Jantung 10 Th 10 Th 2Th 2Th
8 Paru 5Th 10 Th 2Th 2Th
 Keterangan :RJ : Rawat JalanRI : Rawat Inap

2. Anak
Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
3. KIUP+Register, disimpan permanen/abadi
4. Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit
a. Riset dan edukasi
b. Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum
c. Untuk kepentingan tertentu
d. Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopedi, Kusta, Mata
e. Perkosaan
f. HIV
g. Penyesuaian kelamin
h. Pasien orang asing
i. Kasus adopsi
j. Bayi tabung
k. Cangkok organ
l. Plastik rekontruksi
5. Retensi berdasarkan diagnosa Masing-masing rumah sakit berdasarkan
keputusan Komite Rekam Medik/Komite Medik menetapkan jadual retensi
dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan
nilai guna

2. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis

a. Alur Proses
PEMINDAHANA BERKAS RM BERKAS RM IN
AKTIF AKTIF

DINILAI TIM
PEMUSNAHAN
RM ADA NILAI
GUNA
PENYUSUTAN RM TIDAK ADA NILAI
BERKAS RM GUNA

BERKA RM RUSAK
DIMUSNAHKAN
TIDAK TERBACA
TIM

BERKAS RM DILESTARIKAN
TERTENTU
b. Pemindahan rekam medis aktif menjadi inaktif
a) Dilihat dari kunjungan terakhir
b) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas
dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas rekam medis aktif
c) Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan
c. Tata Cara Penilaian
a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang
telah 2 tahun inaktif
b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1. Primer
1. Administrasi
2. Hukum
3. Keuangan
4. Iptek
2. Sekunder
1. Pembuktian
2. Sejarah
Prosedur penilaian berkas rekam medis

c) Lembar rekam medis yang dipilah

1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan tindakan
6. Lembar kematian

d) Berkas rekam medis tertentu disimpan diruangan rekam medis inaktif

untuk jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan.

e) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak
terbaca disiapkan untuk dimusnahkan
 f) Tim penilai dibentuk dengan SK Karumkit beranggotakan komite
rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior
dan tenaga lain yang terkait.

3. Tata Cara Pemusnahan

a.Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata usaha
dengan SK Karumkit
b.Tim membuat daftar pertelaan

No No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosis

Penyimpanan Akhir
c. Pelaksanaan pemusnahan
a) Dibakar :
- Dibakar biasa
- Menggunakan incenerator
b) Dicacah, dibuat bubur
c) Pihak ke III disaksikan tim pemusnah
d. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui Karumkit.
e. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah
sakit, lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS ( RS vertikal kepada dirjen
pelaynan medik )
f.Khusus untuk arsip rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan
diatas kertas segel oleh Karumkit.