PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIK

IN AKTIF

No. Dokumen : No.Revisi : Halaman :

A 1/5

Tanggal terbit : Ditetapkan oleh Kepala Puskesmas

03 Maret 2015
SPO
Dr. Friana Asmely

Suatu mekanisme dalam mengelola data rekam medis elektronik

dengan melakukan tiga proses, yaitu :
1. Proses retensi / penyusutan adalah kegiatan pengurangan data
PENGERTIAN
Rekam medis dari data SIKDA OPTIMA dengan cara meengecek
Data RM yang telah in aktif (selama 3 tahun tidak pernah
berkunjung lagi) dari rak aktif ke rak in aktif berdasarkan tanggal
kunjungan terakhir.

Sebagai acuan penerapan langkah-langah dalam pengelolaan BRM

TUJUAN
inaktif.

1. SK .......................................... tentang Kebijakan Pelayanan

Rekam Medik.
KEBIJAKAN
2. Buku Pedoman Pelayanan Rekam Medik puskesmas Kecamatan
Setiabudi.
 I. RETENSI / PENYUSUTAN
1. Retensi dilakukan setiap tahun, secara periodik.

2. Petugas harus memperhatikan BRM yang harus disimpan

sesuai kasus dalam jadwal retensi. Jadwal retensi adalah
sebagai berikut :

IN
AKTIF
No Kelompok Rekam Medik AKTIF
RI RJ RI RJ
1. Umum 3 th 3 th 2 th 2 th
2. Ketergantungan Obat 3 th 3 th 2 th 2 th
3. Jiwa 5 th 5 th 5 th 5 th
4. Kusta 5 th 5 th 5 th 5 th
5. Pasien orang asing 5 th 5 th 5th 5 th
10 10
6. Kasus HIV 2 th 2 th
th th
10 10
7. Legal Aspek 2 th 2 th
th th
PROSEDUR 8. Kasus Perkosaan SELAMANYA
9. Kasus Adopsi SELAMANYA
10. Plastik Rekonstruksi SELAMANYA

3. Petugas memeriksa kembali BRM dengan cara melihat isinya

dan membaca tahun terakhir berobat untuk meyakinkan
kebenaran BRM tersebut sudah in aktif.
4. Petugas memindahkan BRM in aktif yang diambil, kemudian
disimpan di tempat penyimpanan in aktif yang berada di lantai
3 (ruang 309), dan ditata sejajar diurutkan sesuai angka
akhir/terminal digit filling sistem dan tahun kunjungan
terakhirnya.
5. Petugas mengambil kembali bila ada BRM in aktif yang
diaktifkan kembali dan mencatat dalam buku BRM In Aktif
Abadi aktif Kembali.

II. ALIH MEDIA

1. Preparation (Persiapan).
Di dalam proses ini petugas akan
 PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIK
IN AKTIF

No. Dokumen : No.Revisi : Halaman :

A 2/5

PROSEDUR
mengambil dari tempat penyimpanan in aktif BRM yang tidak
pernah aktif lagi selama 2 tahun atau BRM pasien jiwa, kusta
dan orang asing yang sudah 5 tahun berada di penyimpanan in
aktif dan tidak aktif lagi. Petugas akan mengambil BRM
dimulai dari terminal 00 sampai terminal 99. BRM akan
dirapikan, ditata per lembar dan dibersihkan dari staples dan
lem, sehingga BRM siap dilakukan proses scan. (lihat SPO
Alih Media bagian Preparation).
2. Scan. Di dalam proses ini, petugas akan menerima BRM yang
telah dilakukan Preparation. Petugas akan melakukan proses
indek dengan mengisi cabinet, drawer, folder, sub folder,
group, notes, dan No. Rekam Medik. Setelah BRM diindek
baru BRM dimasukkan ke mesin scanner untuk dilakukan
proses scanner. (lihat SPO Alih Media bagian Scan).
3. Quality Control (QC). Di dalam proses ini, petugas akan
menerima BRM yang telah mengalami alih media.Petugas
akan melihat hasil image (JPG) BRM yang telah discan dan
akan meneliti per lembar hasil scan dan juga akan menghapus
setiap halaman kosong yang ikut terscan. Petugas akan
mengambil lembar RM untuk discan ulang jika hasilnya
tertumpuk dengan lembaran yang lain. (lihat SPO Alih Media
bagian QC). BRM yang telah QC diserahkan ke proses
selanjutnya, yaitu Pemilahan.
III. PEMILAHAN
1. Petugas menerima BRM in aktif yang telah dilakukan proses
alih media.
2. Petugas mengambil satu bendel BRM yang sudah ada
lembar Daftar BRM Retensi, kemudian melakukan proses
pemilahan pada tiap-tiap BRM yang ada, dan mengumpulkan
formulir seperti : Lembar Pengkajian Rawat Jalan, Lembar
IGD, Lembar Masuk Dan Keluar, Resume Dokter, Lembar
Laporan Operasi, Lembar Laporan Anastesi, Lembar
Partogram / Laporan Paska Persalinan, Lembar Identifikasi
Bayi Baru Lahir, Formulir Persetujuan Tindakan Kedokteran
dan Formulir Pernyataan Penolakan, Surat Keterangan
 Kematian, Surat Keterangan Kelahiran, Hasil Pemeriksaan
Penunjang yang isi didalamnya mendukung kepada Diagnosa

PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIK

IN AKTIF

No. Dokumen : No.Revisi : Halaman :

RSMR/SPO/RKM/10 A 4/5

PROSEDUR
(Laborat, hasil PA, bacaan Rontgen) dan surat rujukan pasien
kemudian dibendel atau distaples pada setiap BRM dan
diabadikan. Formulir selain yang diabadikan tadi disendirikan
untuk dimusnahkan.
3. Petugas menandatangani lembar Daftar BRM Retensi pada
kolom “petugas retensi” yang terletak di bagian paling bawah
formulir. Tanda tangan ini sebagai tanda bahwa seluruh BRM
yang tercatat di lembar Daftar BRM Retensi telah dilakukan
proses pemilahan, dan lembaran ini kemudian diletakkan
pada posisi paling atas/posisi semula.
4. Petugas menggabungkan beberapa bendel lembar Daftar
BRM Retensi bersama dengan BRM-nya dan membendel
dalam kantong plastik atau odner yang kemudian dirapikan
untuk disimpan.
5. Petugas menyimpan bendelan kantong plastik atau odner tadi
dalam tempat penyimpanan arsip abadi. Penyimpanan
berdasarkan pada pengelompokan dua angka akhir/terminal
digit filling system dan sesuai dengan tahun kunjungan
akhirnya.

IV. PEMUSNAHAN
1. Direktur membentuk tim pemusnahan BRM, dengan SK
Direktur Rumah Sakit.
2. Tim pemusnah membuat laporan tentang perencanaan
pemusnahan BRM.
3. Tim pemusnahan menghubungi perusahaan kertas yang akan
menjadi tempat pemusnahan, untuk mengatur waktu
pemusnahan, karena BRM dimusnahkan dengan cara diubah
menjadi bubur kertas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan BRM.
5. Tim pemusnah mengirim laporan berita acara pemusnahan
BRM kepada Direktur Rumah Sakit untuk ditandatangani.
6. Tim pemusnah bekerja sama dengan petugas filling
mengumpulkan BRM yang akan dimusnahkan.
7. Tim pemusnah bekerja sama dengan bagian Gudang Non
Medik menyiapkan transportasi pemusnahan BRM.
8. Tim pemusnah lalu melakukan pemusnahan BRM yang sudah
 disetujui oleh Direktur RS dengan disaksikan oleh perwakilan

PENGELOLAAN BERKAS REKAM MEDIK

IN AKTIF

No. Dokumen : No.Revisi : Halaman :

RSMR/SPO/RKM/10 A 5/5

tim Pemusnahan BRM sebagai saksi dari perwakilan

pihak RS dan seorang karyawan tempat pemusnahan sebagai
saksi dari tempat pemusnahan.
9. Kedua saksi menandatangani sebagai saksi dalam berita acara
pemusnahan BRM.
PROSEDUR 10.Arsip berita acara pemusnahan BRM yang telah di tanda
tangani oleh panita dan saksi disimpan di bagian rekam
medik.
11.Khusus untuk BRM yang sudah rusak / tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan membuat pernyataan diatas
segel oleh Direktur Rumah Sakit.

UNIT TERKAIT Direksi, Gudang Non Medik