SISTEM PEMINJAMAN, RETENSI DAN

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Dyah Palupi Budiningsih, A.Md

DYAH PALUPI BUDININGSIH, AMD PK

❖ D3 Rekam Medis dan Informasi

INSTANSI
RSUD ABDUL WAHAB Kesehatan UGM Yogyakarta
SJAHRANIE SAMARINDA ❖ D4 Manajemen Informasi
Kesehatan Politeknik Negeri
JL. PERJUANGAN 7 GG Jember
BARITO NO 77

❖ Koder RSUD Abdul Wahab

@dyahpalupi.b
Sjahranie (2011-sekarang)
❖ Bendahara DPD Pormiki
081347488670
Kaltim 2019-2022, 2022-2027
 Tujuan Pembelajaran
UMUM

Peserta mampu menerapkan

pengelolaan Peminjaman,Retensi &

Pemusnahan BRM di Fasyankes
Tujuan Khusus
Setelah mengikuti materi ini peserta dapat

1 Menerapkan Sistem
Peminjaman

2 Menerapkan Sistem
Retensi

3 Menerapkan Sistem
Pemusnahan
Pokok Bahasan

Sistem

Peminjaman Retensi Pemusnahan

 Landasan Hukum

▪ Permenkes 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis Elektronik

 Definisi Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien
(PMK 269/2008)

Rekam Medis Elektronik adalah Rekam Medis yang

dibuat dengan menggunakan sistem elektronik yang
diperuntukkan bagi penyelenggaraan Rekam Medis
(PMK 24 /2022)
Sistem Peminjaman
Peminjaman BRM

Rutin : pelayanan perawatan kesehatan pasien

Tidak Rutin : riset, pendidikan, audit medis

Siapa saja yg boleh meminjam BRM..??

1. Dokter
2. Petugas Kesehatan lain
3. Pegawai-pegawai RS/PKM yg berkepentingan
4. Mahasiswa kedokteran
5. Mahasiswa kesehatan lainnya
6. Aparatur Negara Pengadilan
Dasar Peminjam BRM

Permenkes 269 Th 2008

Permenkes 24 Th 2022
Permenkes 24 Th 2022
Ketentuan Peminjaman

1. Semua BRM yang keluar dari ruangan RM wajib dicatat pada

tracer dan buku ekspedisi
2. Semua BRM RJ harus kembali dalam waktu 1 x 24 jam
3. BRM RI harus dikembalikan ke ruang Rekam Medis 2 x 24 jam
setelah pasien pulang
4. Selama rekam medis berada di ruang rawat inap atau dipinjam
maka menjadi tanggung jawab si peminjam atau perawat
ruangan yang meminjam
5. Peminjaman RM untuk keperluan riset, pedidikan, audit
medis Seharusnya dikerjakan di Unit Rekam Medis
6. Peminjaman rekam medis untuk keperluan tersebut
harus ada permintaan tetulis kepada pimpinan unit kerja
7. Peminjaman oleh aparatur penegak hukum harus
dilakukan atas dasar perintah pengadilan atau dalam
sidang pengadilan (dokumen dibawa oleh petugas RM)
Ketentuan Pembukaan isi RME
TRACER
Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang
digunakan untuk pengganti BRM yang diambil dari
rak penyimpanan untuk digunakan berbagai
keperluan.
Isi atau data pada tracer :
 Nomor rekam medis
 Tanggal peminjaman
 Tanggal pengembalian
 Unit atau orang yang menggunakan
 Nm & TTd Peminjam
Kegunaan Tracer

Pengendalian berkas rekam medis yang telah disimpan

BRM yang telah disimpan selalu akan digunakan
kembali untuk keperluan pelayanan, pelatihan dan lain-
lain. Agar BRM yang keluar dari rak filing tersebut dapat
dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan
penggunaannya, maka setiap pengambilan BRM harus
disisipi tracer.
Contoh Tracer
Sistem Retensi
& Pemusnahan
Sistem Retensi dan Pemusnahan

 Dokumen yang sudah tidak aktif dinilai berdasarkan nilai

gunanya menjadi dokumen yang dilestarikan atau di abadikan
dan dokumen yang dimusnahkan.
 Pemusnahan dokumen rekam medis dilakukan dengan cara
dibakar menggunakan incerator atau dibakar biasa, dicacah,
dibuat bubur disaksikan oleh pihak ke tiga dan tim pemusnah.
RETENSI

 Adalah kegiatan penyusutan/pengurangan BRM

dari rak tempat penyimpanan dg cara
memindahkan BRM yg in aktif dari rak
penyimpanan aktif.
 Alur dan tahapan retensi rekam medis adalah dg
cara mensortir/memilah BRM sesuai tanggal dan
tahun terakhir pasien berobat.
PEMUSNAHAN

Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang

terdapat di dalam BRM yang sudah tidak mengandung nilai
guna .
Tabel Pemusnahan
Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
Jangka Waktu Penyimpanan RME
Tujuan Retensi & Pemusnahan

 Menjaga kerapihan penyusunan BRM

aktif
 Memudahkan dalam retrieval BRM
aktif
 Menjaga informasi medis yang masih
aktif ( yg masih mengandung nilai
guna )
 Mengurangi beban kerja petugas
dalam penanganan berkas Aktif & In-
aktif
Kegiatan Retensi & Pemusnahan
1. Penyisiran BRM,
2. Retensi BRM,
3. Penilian nilai guna rekam medis,
4. Pengabadian dan pemusnahan
formulir-formulir rekam medis
Penyisiran BRM
Kegiatan pengawasan rutin terhadap kemungkinan
kesalahan letak BRM (missfile) dan mengembalikannya pada letaknya, sesuai
dengan sistem penjajaran yang digunakan.

Bersamaan itu dilakukan pencatatan BRM yang sudah saatnya diretensi

Retensi BRM

 Kegiatan memisahkan antara BRM yang masih aktif dengan BRM yang
dinyatakan
non aktif atau in-aktif.
 Tujuannya :
➢ Mengurangi beban penyimpanan BRM
➢ Menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan.

 Dilakukan secara Periodik

Daftar BRM yg dipindahkan di Ruang Aktif ke In-
aktif

Tanggal Tanggal Terakhir

NO No. RM Nama Pasien Diagnosis
Pemindahan Berobat
Penilaian Nilai Guna Rekam Medis

1. Kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis

yang
masih perlu diabadaikan atau sudah boleh dimusnahkan.
2. Dilakukan oleh Tim Pemusnah DRM yang ditetapkan oleh
direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan
kesehatan.
Tugas Tim Pemusnah BRM :
membantu Kepala RS/puskesmas
dalam penyelenggaraan
pemusnahan rekam medis
dengan memperhatikan nilai
guna sesuai peraturan yang
berlaku
 Indikator Nilai Guna
Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis
inaktif yaitu

➢ Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan

penelitian
➢ Mempunyai nilai guna primer yaitu :
– Administrasi,
– Hukum,
– Keuangan,
– Iptek
➢ Mempunyai nilai guna sekunder yaitu : pembuktian dan
sejarah.
Prosedur Penilaian BRM
Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan yaitu :
1. Lembar masuk dan keluar
2. Resume Medis
3. Lembar operasi (termasuk laporan persalinan),
4. Identifikasi bayi lahir
5. Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
6. Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah
menyatu pada formulir ringkasan masuuk-keluar)
7. Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh
direktur rumah-sakit/Kepala PKM.
8. Tim penilai dibentuk dengan SK yg dikeluarkan direktur RS/Kepala PKM.
Pengabadian dan pemusnahan
rekam medis
✓ Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari DRM in
aktif, Tim Pemusnah Rekam kemudian :
➢ mengabadikan formulir rekam medis yang harus diabadikan sesuai dengan
nilai gunanya
➢ memusnahkan formulir yang sudah tak ada nilai gunanya
Rangkaian Kegiatan Tersebut Meliputi :
1. Membuat daftar pertelaahan
2. Membuat Berita Acara PemusnahanBRM
3. Melaksanaan pemusnahan
 Membuat daftar pertelaan yaitu suatu daftar yang berisi nomor
RM, tahun kunjungan terakhir, jangka waktu penyimpanan,
diagnosis terakhir.
 Membuat Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang
ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui Kepala RS/
Puskesmas
BAP Rekam Medis yang asli disimpan di RS/PKM, lembar keduanya dikirim kepada pemilik
(Dinas Kesehatan)
Pemusnahan dengan cara :

a) Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar

biasa,
b) Dicacah, dibuat bubur.
c) Bila dilaksanakan oleh Pihak ke III harus disaksikan Tim
Pemusnah dengan dibuat berita acara tersendiri
Daftar Pertelaan Rekam Medis

Diagnosis
Thn Terakhir
No No. RM Nama Pasien Akhir Keterangan
Dilayani
Contoh BAP
 KESIMPULAN
 BRM yang keluar dari ruang penyimpanan harus selalu tercatat di buku
ekspedisi dan tracer (untuk BRM konvensional), untuk RME pembukaan
rekam medis harus mendapat persetujuan Menteri melalui pihak atau
institusi yang berwenang.
 Retensi adalah sebuah proses penilaian masa simpan BRM yang
merupakan rangkaian dari kegiatan pemusnahan rekam medis
 Tahapan pemusnahan :
1. Pembuatan jadwal retensi brm In aktif
2. Penyusutan , pemilahan BRM aktif.
 MASA DEPAN
adalah
MILIK MEREKA
yang
menyiapkannya
HARI INI