TUGAS KELOMPOK MANAJEMEN REKAM MEDIK

Oleh
Kelompok 1 :
1. Tifa Hanafiah
2. Nola Marzalina
3. Tesya Alvis Pratiwi
4. Windy Febrianda

Dosen Pengampu :
Dr. Loly Gusvita Reni,MARS

PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SUMATERA BARAT

BUKITTINGGI 2022
1. Jelaskan bagaimana system pemusnahan rekam medis di rumah sakit!

Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh
pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di
ruang penyimpanan.Menurut Depkes RI (1997), pemusnahan adalah suatu proses
kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan
nilai gunanya rendah.Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara
membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi
maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah:

1) Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan

2) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)
3) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.

PERATURAN TERKAIT PEMUSNAHAN REKAM MEDIS INAKTIF.

1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan
3. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

• Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka

waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung .
• Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus, dapat diterapkan sendiri .
• Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat
dimusnahkan .
• Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh
Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
• Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993
: Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan
arsip RM di rumah sakit.
• Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

1. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan
Rekam Medis di Rumah Sakit .

1
 Tahapan pemusnahan Rekam medis

- Seleksi
- Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
- Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di
ruang lain/terpisah dari berkas RM aktif
- Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan.
- Penilaian

Tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan
dengan cara sebagai berikut:

- Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.
- Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif:
• Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian;
• Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan iptek;
• Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.
- Lembar rekam medis yang dipilah:
• Ringkasan masuk dan keluar
• Resume
• Lembar operasi
• Lembar identifikasi bayi lahir
• Lembar persetujuan
• Lembar kematian
- Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis inaktif;
- Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan;
- Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam medis/komite
medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait
- Pembuatan berita acara

2
Tata Cara Dokumen Pemusnahan Dokumen Perusahaan sebagai berikut:

- Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara pemusnahan

dokumen perusahaan;
- Berita acara pemusnahan dokumen sekurang-kurangnya dibuat rangkap tiga dengan
ketentuan lembar pertama untuk pimpinan perusahaan, lembar kedua untuk unit
pengolahan dan lembar ketiga untuk unit kearsipan;
- Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan dilampirkan daftar pertelaan dari
dokumen perusahaan yang dimaksud;
- Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya memuat
keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan. Keterangan
tentang pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang
melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi.

Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit.
Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen
Pelayanan Medik). Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel
oleh direktur rumah sakit.

Pelaksanaan pemusnahan

pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

1. Pembakaran, pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk

memusnahkan arsip. Akan tetapi dengan cara seperti ini, dianggap kurang aman,
karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar, atau masih dapat
dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara
ini tidak mungkin dilakukan di dalam gedung.
2. Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah baik
manual atau mesin penghancur (paper shredder). Dengan menggunakan mesin
pencacah kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenali lagi.
Cara ini banyak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih praktis.
3. Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan
kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

3
 4. Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen yang
ekonomis, aman, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan
dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan
lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli dokumen dan
isi dokumen tidak akan dapat dikenali lagi.

2. Jelaskan apa itu hak akses rekam medis dan siapa yang bisa mengakses rekam medis!

Hak akses rekam medis adalah penggunaan dan pemanfaatan rekam medis yang
hanya boleh dilakukan oleh pihak-pihak yang memiliki izin terhadap rekam medis.

Yang berhak mengakses Dokumen Rekam Medis

Tidak sembarang orang/ petugas dapat mengakses/ mengisi berkas rekam
medisTenaga kesehatan yang mempunyai akses pada berkas rekam medis adalah :

1. Tenaga medis yang memberikan pelayanan kesehatan kepada pasienadalah:

a. Dokter umum, dokter gigi, dokter spesialis; dokter gigi yang melayanipasien di
Rumah Sakit Mitra Sehat Medika Pandaan.
b. Dokter tamu dan dokter mitra yang melayani pasien di Rumah SakitMitra Sehat
Medika Pandaan.
2. Tenaga kesehatan lainnya yang memberikan pelayanan kesehatan kepadapasien adalah
tenaga kesehatan:
a. Perawat;
b. Perawat gigi;
c. Bidan;
d. Analis;
e. Ahli gizi;
f. Apoteker dan asisten apoteker;
g. Petugas radiologi;
h. Fisioterapi

3. Jelaskan apa itu retensi rekam medis?

Retensi atau penyusutan berarti mengurangi jumlah rekam medis yang ada di rak
aktif dengan memilah yang inaktif, memindahkannya ke ruang penyimpanan rekam medis
inaktif, menilai, lalu memusnahkan yang tidak bernilai guna sesuai aturan yang berlaku.

4
 Akan tetapi, terdapat rumah sakit yang mengalih mediakan rekam medis inaktif tersebut
sebelum dimusnahkan. Alih media ini dilakukan dari lembaran kertas menjadi microfilm
atau dilakukan pemindaian (scan) menjadi file pada media elektronik.
Retensi atau penyusutan merupakan pengurangan jumlah fromulir yang terdapat di
dalam berkas rekam medis dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir. Nilai
guna rekam medis atau yang dikenal dengan singkatan ALFRED yaitu Administration
(Administrasi), Legal (Hukum), Financial (Keuangan), Research (Penelitian), Education
(Pendidikan) dan Documentation (Dokumentasi).

4. Jelaskan Apa itu ICD 10? Dan berikan masing-masing 5 contoh!

Sistem klasifikasi penyakit merupakan pengelompokan penyakit-penyakit yang
sejenis dengan International Statistical Classification of Diseases and Related Health
Problem Tenth Revisions (ICD-10) untuk istilah penyakit dan masalah yang berkaitan
dengan kesehatan. Klasifikasi Penyakit Internasional adalah suatu sistem klasifikasi
penyakit yang dikelola oleh Organisasi Kesehatan Dunia dan digunakan secara global.
Sruktur ICD 10 (International Statistical Clasification of Disease and Related Health
Problems) revisi sepuluh, menurut hatta (2013), yaitu:

- Volume 1,

ICD-10 volume 1, terdiri dari:

1) Pengantar pernyataan
2) Pusat-pusat kolaborasi WHO untuk klasifikasi penyakit
3) Laporan konferensi internasional yang menyetujui ICD revisi 10
4) Daftar kategori 3 karakter
5) Daftar tabulasi penyakit dan daftar kategori termasuk subkategori empat
karakter
6) Daftar morfologi noeplasma dan daftar tabulasi khusus morbiditas dan
mortalitas
7) Definisi-definisi dan regulasi nomenokular
- Volume 2

ICD-10 volume 2 adalah buku petunjuk penggunaan, berisi:

1) Pengantar dan cara penggunaan ICD-10
2) Penjelasan tentang International Statistical Clasification of

5
 Disease and Related Health Problems

- Volume 3

ICD-10 volume 3, terdiri atas:

1) Pengantar
2) Susunan indeks secara umum
3) Seksi I : Indeks abjad penyakit

Seksi II : Penyebab luar cidera

Seksi III : Tabel obat dan zat kimia

4) Perbaikan terhadap volume 1

5 Contoh ICD 10:

1. Abiasi dan kerusakan retina H 33

2. Anemia (Gravio) D64.8
3. Diare A09
4. Luka T14
5. Tumor jinak ovarium D27

5. Jelaskan apa itu ICD 9 ? dan berikan masing-masing 5 contoh!

Internasional Clasification of Disease and Revision Clinical Modification (ICD-9 CM)
digunakan untuk pengkodean tindakan atau prosedur yang berisi kode prosedur bedah/
operasi dan pengobatan non operasi seperti ST Scan, MRI, dan USG. Dalam ICD-9 CM
terdiri dari 16 bab berisi daftar kode yang tersusun dalam tabel dan index Alfabetis.
Prosedur bedah operasi dikelompokkan pada bagian 01-86 dan Prosedur bukan bedah/ non
operasi dibatasi pada bagian 87-99. Struktur klasifikasi berdasarkan anatomi dengan kode
berupa numerik.
Penggunaan ICD-9-CM
Langkah-langkah koding menggunakan ICD-9-CM (Internasional Clasification of
Disease and Revision Clinical Modification) :

a. Identifikasi tipe pernyataan prosedur / tindakan yang akan dikode dan lihat di
buku ICD-9-CM Alphabetical Index
b. Tentukan leadterm untuk prosedur / tindakan

6
 c. Baca dan ikuti semua catatan atau petunjuk dibawah kata kunci
d. Baca setiap catatan dalam tanda kurung setelah kata kunci (penjelasanini tidak
mempengaruhi kode) dan penjelasan identasi dibawahleadterm (penjelasan ini
mempengaruhi kode) sampai semua kata dalam diagnosis tercantum
e. Ikuti setiap petunjuk rujukan silang (“see” dan “see also”) yangditemukan
dalam index
f. Cek ketepatan kode yang telah dipilih pada TabularList
g. Baca setiap inclusion atau exclusion dibawah kode yang dipilih ataudibawah
bab atau di bawah blok atau dibawah judul kategori
h. Tentukan kode (Permenkes RI, 2014:29)

Contoh ICD-9-CM

1. (01-05) Operasi pada sistem saraf

2. (06-07) Operasi pada sistem endokrin
3. (08-16) Operasi pada mata
4. (18-20) Operasi pada telinga
5. (21-29) Operasi pada hidung, mulut dan faring
6. (30-34) Operasi pada sistem pernapasan
6. Jelaskan bagaimana cara me-review rekam medis pasien dan siapa yang wajib
melakukan review tersebut!

Cara melakukan review rekam medis Setelah kepala instalasi rekam

menyiapkan rekam medis yang diperlukan maka tim review yang sudah ditetapkan
melakukan review dengan cara mengisi daftar tilik (checklist) yang disertai dengan
petunjuk teknis mengisi daftar tilik tersebut (terlampir). Daftar tilik yang sudah diisi
dikumpulkan oleh sekretaris review dan direkap.berdasarkan standar akreditasi
SNARS-1 dimana terdapat tim yang bertugas dan bertanggung jawab me-review atau
menelaah rekam medis. Tim tersebut adalah Panitia Rekam Medis yang telah ditunjuk
oleh Direktur.