TATACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIK

A. JADUAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS

Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih

dahulu ditetapkan jadual Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :

1. UMUM

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu

3. KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadi

4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan
umum yang ada, antara lain untuk :

 Riset dan edukasi

 Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan
hukum
 Untuk kepentingan tertentu
 Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,
 Mata
 Perkosaan
 HIV
 Penyesuaian kelamin
 Pasien orang asing
 Kasus adopsi
 Bayi Tabung
 Cangkok Organ
 Plastik Rekontruksi
5. Retensi berdasarkan diagnosa

 Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/

Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari
ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.
 INDIKATOR NILAI GUNA

Primer :

1. Adminstrsi

2. Hukum

3. Keuangan

4. IPTEK

Sekunder :

5. Pembuktian

6. Sejarah

B. TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES

PEMUSNAHAN

1. ALUR PROSES

B. TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM

INAKTIF

a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif
c. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir
kunjungan

3. TATA CARA PENILAIAN

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun
inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :

1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2) Nilai guna :

a) Primer :

 Administrasi
 Hukum
 Keuangan
 Iptek

b). Sekunder :

 Pembuktian
 Sejarah

c. Lembar rekam medis yang dipilah :

1) Ringkasan masuk dan keluar

2) Resume

3) Lembar operasi

4) Identifikasi bayi

5) Lembar persetujuan

6) Lembar kematian

d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif

e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan
f. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam
Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain
yang terkait.

4. TATA CARA PEMUSNAHAN

a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan
SK Direktur RS
b. Tim pembuat pertelaan
c. Pelaksanaan pemusnahan :

 Dibakar :

- menggunakan incenerator

- dibakar biasa

 Dicacah, dibuat bubur

 Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua

dan Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit
e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2
dikirim kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
segel oleh Direktur Rumah Sakit.

Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 4 c.

 PROSEDUR PELEPASAN INFORMASI KESEHATAN

Beberapa hal yang patut diperhatikan dalam proses dan prosedur pelepasan informasi
kesehatan (misalnya, saat memberikan salinan/fotocopy RM) menurut Rano Indradi yang
dikirim pada Group FB RanoCenter.net pada tanggal 10 Juni 2009 jam 15.09 WIB, yaitu:

1. Semua permintaan copy RM harus tertulis dengan menggunakan formulir

“permintaan salinan RM” yang disediakan oleh RS. Sediakan formulir permintaan
fotocopy/salinan RM untuk diisi dan ditandatangani oleh pasien atau walinya
yang sah (lampirkan surat kuasa + bukti identitas diri sah yang berlaku).
2. Pastikan bahwa peminta copy RM tersebut adalah memang pasien yang berhak
atas isi RM-nya.
3. Konsultasikan dan konfirmasikan permintaan tertulis ini kepada atasan langsung
Anda untuk mendapatkan persetujuan (atau penolakan).
4. Siapkan rekam medis yang akan dicopy dan pastikan bahwa yang dicopy hanya
sebatas yang dibutuhkan saja (prinsip need-to-know).
5. Fotocopy RM selayaknya dilaksanakan didalam lingkup RS dan hanya oleh
petugas RM yang berwenang. Berkas RM tidak boleh keluar dari RS.
6. Setelah difotocopy, cek dan pastikan bahwa seluruh lembar RM tersebut tetap
utuh dan urut seperti sebelumnya.
7. Cek dan pastikan bahwa setiap lembar hasil copy pada kondisi jelas dan terbaca,
tidak ada bagian yang hilang/terlipat/tertutup dan tidak ada kotoran yang
mengganggu pembacaan hasil copy.
8. Bawa dan tunjukkan RM asli dan hasil copynya kepada peminta.
9. Tunjukkan lembar-lembar dari RM asli beserta hasil copynya tersebut dan
pastikan bahwa lembar yang dicopy sudah sesuai dengan yang diminta dan sesuai
dengan aslinya.
10. Setelah lembar copy dinyatakan sesuai dengan permintaan dan sesuai dengan
aslinya, maka masing-masing lembar copyan tersebut distempel “SESUAI
DENGAN ASLINYA” dan ditandatangani oleh petugas/pejabat yang berwenang.
11. Lembar copy RM diserahkan kepada pasien/peminta.
12. Pasien/peminta mengisi dan menandatangani bukti serah terima salinan RM.
Dalam bukti ini hendaknya dicantumkan jumlah lembar, jenis lembar/form, dan
tercantum kalimat “telah saya periksa isinya dan sesuai dengan aslinya”.
13. RM asli berikut bukti permintaan salinan dan bukti serah terima salinan RM
disimpan kembali oleh petugas yang berwenang.

Catatan tambahan:
Orang yang mengambil hasil copy-an RM harus sama dengan yang mengajukan
permintaan salinan RM, jika berbeda maka harus dipastikan bahwa pengambil ini
membawa surat kuasa dan bukti identitas diri yang sah.
 BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2004

Pada hari ini Rabu tanggal 25 Nepember 2010 bertempat di lahan kebun a/n Jamil
Mansyur yang berlokasi di Palas - Pekanbaru, Riau . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit Islam Ibnu Sina sebanyak 5000 berkas
( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas perhatiannya kami ucapkan
terima kasih .

TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi : 1………………
2 …………. .....
3………………..
Lembar rekam medis yang dipilah :

 Ringkasan masuk dan keluar

 Resume

 Lembar operasi

 LEMBAR ANASTESI

 Identifikasi bayi

 Lembar persetujuan operasi

 Lembar kematian

 Hasil laboratorium penting seperti hasil PA

 Hasil rontgen/CT SCAN