Nama : HENNI NATALIA HUTAGAOL

NIM : 2013-31-286 Henni natalia hutagaol

1. Sebutkan langkah -langkah ( alur) dalam sistem pemusnahan!

Jawab : pemusnahaan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh
pihak rumah sakit dengan tuuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis.

Rekam medis disimpan dirungan penyimpanan, menurut Depkes RI tahun 1997

pemusnahaan adalah proses kegiatan pengancuran secara fisik arsip rekam medis yang
telah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah.

A. JADWAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS (SE 1995)

Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih

dahulu ditetapkan jadwal Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :

1. UMUM

UMUM= AKTIF 5 - 15 Th., INAKTIF 2 -5 Th.

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

3. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen/abadi.

4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

5. Diagnose

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :

· Riset dan edukasi

· Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan
hukum

· Untuk kepentingan tertentu

 · Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

· Mata

· Perkosaan

· HIV

· Penyesuaian kelamin

· Pasien orang asing

· Kasus adopsi

· Bayi Tabung

· Cangkok Organ

· Plastik Rekontruksi

6. Retensi berdasarkan diagnosa

· Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/

Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih
dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.

· Indikator Nilai Guna

Primer : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder : Pembuktian dan Sejarah.

6.TATA LAKSANA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DI RUMAH

SAKIT

Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan Pemusnahan Dokumen Perusahaan PP

RI No.87 Th.1999 Tentang : TATA CARA PENYERAHAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN.
PP RI No. 88 Th..1999 Tentang: TATA CARA PENGALIHAN DOKUMEN
PERUSAHAAN KE DALAM MIKROFILM ATAU MEDIA LAINNYA DAN
LEGALISASI

Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan Pemusnahan Rekam Medis SURAT

EDARAN Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.01160 Tanggal 21 Maret 1995 Tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip
Rekam Medis dirumah sakit

Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan Pemusnahan Rekam Medis Dasar: SE

No. HK.00.06.1.5.01160 : Permenkes RI No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang
Rekam Medis ( Bab II pasal7) Keputusan Dirjen Yanmed no.78/ Yamed/RS Umdik/
YMU/ 1/ 91 : Penjabaran sda UU no.7 Th. 1971 : Ketentuan Pokok Kearsipan -->
Rekam Medis = ARSIP Meningkatkan keandalan R M RS tiblak mus Tujuan:
Pedoman Penyelenggaraan pemusahaan berkas rekam medis di RS.

Etika Profesi-Pormiki

Bab 1 Pasal 4

setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan selalu menyimpan dan
menjaga berkas rekam medis serta informasi yang terkandung di dalamnya sesuai
dengan ketentuan prosedur manajemen, ketetapan pimpinan institusi dan peraturan
perundangan yang berlaku

BAB I PSL.5

Setiap pelaksana Rekam Medis dan Informasi Kesehatan selalu menjunjung tinggi
doktrin kerahasiaan dan hak atas informasi pasien yang terkait dengan identitas
individu atau sosial. PP no.10 tahun 1966 mengenai “Wajib Simpan Rahasia
Kedokteran” Hal-hal yang dilarang: Menjual informasi, Memberikan informasi
kepada pihak ketiga tanpa izin si pasien, Menceritakan isi RK pasien kepada pihak ke
tiga

Pemusnahaan berkas rekam medis

 1. rak : PP No.87 Th. 1999, PP no.88 Th. 1999 SE Dirjen Yanmed 1995No.
HK.00.06.1.5.01160

SK RS:Tim Pemusnah Etika Profesi- PORMIKI

2. proses : jadwal rentasi, pemindahan, penilaian pemilahan pemusnahaan

3. Tempat yang memadai ; Lembaran Penting, Berita Acara pemusnahan

B. ALUR PROSES PEMUSNAHAN

PEMINDAHAN PENILAIAN PEMUSNAHAN

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

1. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan
3. Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
4. Pelaksanan pemusnahan dengan saksi-saksi
TATLANGKAH LANGKAH PEMUSNAHAN REKAM MEDIS IN AKTIF
a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK
Direktur RS

b. Tim pembuat pertelaan

c. Pelaksanaan pemusnahan :Dibakar :- menggunakan inceneratora, - dibakar biasa,

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan
Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit

e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2
dikirim kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
 f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh
Direktur Rumah Sakit.

Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 2 c.

Khususnya di instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:

1. Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan

apabila menyangkut arsip keuangan;

2. Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara

sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi

arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan,
tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara
Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk
memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

PEMINDAHAN BERKAS RM

1. Tanggal terakhir kunjungan---> Lihat stiker tahun

2. Pindah ke rak Inaktif

3. Pok berdasarkan : Th. Terakhir kunjungan

PENILAIAN BERKAS R M SESUDAH 2 TAHUN DI RAK PENYIMPANAN

INAKTIF

BENTUK TIM PENILAI: SK DIR RS tdd:

• Sub Komite R M/ Komite Medis

 • Petugas R M Senior

• Tenaga lain yg. terkait

MENILAI HAL-HAL: RM tsb.sering digunakan untuk DIK /LIT, NILAI GUNA: a.

Primer: ADM, HKM, KEU, IPTEK, b. Sekunder: PEMBUKTIAN, SEJARAH, Lihat
ketentuan retensi

LANGKAH-LANGKAH PEMUSNAHAN BERKAS RM

1.Bentuk Tim Pemusnah ( Unsur R M & Tata Usaha) --> SK Dir RS

2. Daftar Petelaan ( No., No. R M, Th., Jangka Wkt Penyimp., D/akhir, Ident Pemindah)

3.Pelaksanaan --> Dibakar dg incenerator/biasa, Dicacah --> tak bisa dibaca

4.Berita Acara Pemusnahan, tt Ketua, sekr, diketahui Dir RS

5.Berkas R M yang rusak/ X terbaca : Surat Pernyataan di kertas segel o/ Dir RS

(cara=N03)

RETENSI BERKAS RM Pengalihan Dokumen ke dlm mikrofilm/media lainnya

• MIKRO FILM ATU MEDIA LAINNYA: Media lain: spt CD ROM atau CD-
WORM (Write Once Read Many) PP RI No. 88 Th.1999 Bab I pasal 3: Pengalihan
dapat diadakan sejak dokumen dibuat/ diterima

PP RI No. 88 Th..1999

BAB I

Bab I pasal 5: Tetap menyimpan dok.asli bila: Mempunyai kekuatan pembuktian

otentik Mengandung Kepentingan Hukum ttt

PP RI No. 88 Th..1999

BAB II Psl10 : 1. Menjamin hasil = naskah/ dok. asli yang dialihkan

2. -a. Wajib menjamin sesuai asli

-b.mikrofilm/ media lain tetap dl keadaan baik u/ dpt --> wkt kedaluarsa

-c.dapat dibaca , dicetak kembali di atas kertas

PP RI No. 88 Th..1999

Bab III Pasal 13

(1)Buat Berita Acara pengalihan dok. --> Mikrofilm/ media lain o/ Pimp.perusahaan

(2)Isi: min Ket. Tempat, hari, tanggal, bl, Th. Dilakukan legalisasi Ket Jenis dokumen
yang dialihkan

Ket. Pengalihan telah dilakukan sesuai dg naskah asli, TT & Nama jelas pejabat ybs
(Dir./Pejab yg ditunjuk)

(3) Ada 3 rangkap: Pimp., unit pengolahan, unit kearsipan

PP RI No. 88 Th.1999

Bab III

Pasal 13

(4) Berita acara & Daftar pertelaan Bagian tak terpisah

(5) Pe TJ Pimpinan Perusahaan

Pasal 16

(1) Hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah

(2) Dapat dilegalisasi u/ keperluan pengadilan dan kepentingan hokum lainnya

PP RI No. 88 Th..1999

Bab III

Pasal 15
Berita acara dan daftar pertelaan yang dari awal dibuat dl sarana lain, dpt dilakukan
secara elektronis : dapat dalam bentuk bukan sarana kertas ada Rekaman TT pejabat
yg terkait

Pemusnahaan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah:

5. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnakahkan

6. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan)

7. Pembuatan berita acara pemusnahaan arsip

8. Pelaksanaan pemusnahaan dengan saksi-saksi

Peraturan terkait pemusnahan rekam medis inaktif

1. UU No.7/1971 : ketentuan pokok-pokok kearsipan

2. PP No.34/1979 : kearsipan

3. PERMENSKES No.269/Menkes/Per/III/2008 : tentang medical record

dalam pasal 7 ayat 1, pasal 7 ayat 2, pasal 8 ayat 1, pasal 8 ayat 2

4. Surat edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/1993 petunjuk

teknis pengadaan formulir RM dasar dan pemusnahaan arsip RM di RS

5. Surat edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 petunjuk

teknis pengadaan formulir RM dasar dan pemusnahan arsip RM di RS

6. Kep.DIRJEN Yanmed No.78/RS/Umdik/Ymu/I/Tahun 1991 petunjuk

pelaksanan RM di RS

CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM

INAKTIF

a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

 b) Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif

c) Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir

kunjungan

C. TATA CARA PENILAIAN

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun
inaktif

2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :

a) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

b) Nilai guna :

· Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan dan Iptek.

· Sekunder : Pembuktian dan Sejarah.

2. Pada saat melakukan penilaian , apa yang dilakukan? Siapa tim yang melakukannya?

Prosedur penilaian berkas rekam medis

a) Lembar rekam medis yang dipilah :

· Ringkasan masuk dan keluar

· Resume

· Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)

· Identifikasi bayi lahir

· Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)

· Lembar kematian
 b) Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif

c) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca
disiapkan untuk dimusnahkan

Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam

Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga
lain yang terkait.

3. Apa yang dilakukan pada saat memasuki tahapan pemusnahan RM! Siapa tim yang
melakukannya?

a. Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan
mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit (diagnosis) dan
kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.
b. Membuat acara pemusnahan rekam medis yang ditandatangani ketua dan sekretaris
dan diketahui direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli
disimpan di rumah sakit, lembar keduanya dikirim kepada pemilik rumah sakit.
c. Melaksanakan pemusnahan dengan cara: dibakar, dicacah, dibuat bubur. Bila
dilaksanakan oleh pihak ke-3 harus disaksikan Tim pemusnah dengan membuat berita
acara tersendiri.
d. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
segel oleh direktur rumah sakit.

Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK Direktur RS.
 DAFTAR PUSTAKA

http://ad4805mr.wordpress.com/2010/01/07/tata-cara-pemusnahan-arsip-rekam-medis/

http://dedemedrec.blogspot.com/2011/02/retensi-dan-pemusnahan_04.html

Materi Manajemen Rekam Medis “Makalah Pemusnahan”

Arsip Nasional RI, Manajemen Arsip Dinamis, Edisi 2, Jakarta: ANRI, 2001.
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Ed. 3. Jakarta:
Balai Pustaka, 2002.
International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology, 2nd Edition, New
York: K.G. Saur Munchen, 1988.
Johnson, Mina M., Records Management, 3d Edition, Ohio: 1882.Penn, Ira A., Records
Management Handbook, England: Gower Publishing Co. Ltd., 1992.
Ricks, Betty R., Information and Image Management: A Records System Approach, 3d
Edition, Ohio: South-Western Publishing Co,1992.
Robek, Mary F., Information and Records Management, 3d Edition, California: Mission Hill,
1987.
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed. 4, Yogyakarta: Penerbit Liberti,1992.

Wallace, Patricia E., Records Management: Integrated Information Systems, 3d Edition, New
Jersey: Prentice Hall, Inc., 1992

1. http://arsipilmu04936.blogspot.com/2012_01_01_archive.html 12/12/2010

2. http://ad4805mr.wordpress.com/2010/01/07/tata-cara-pemusnahan-arsip-rekam-medis/

3. http://diemazcaeem.blogspot.com/2010/12/tata-cara-pemusnahan-retensi-arsip.html

4. http://www.ilunifk83.com/t257-rekam-medis Mar 13, 2010

5. http://id.shvoong.com/medicine-and-health/epidemiology-public-health/1881033-retensi-
rekam-medis-bab/