ANALISIS METODE RETENSI ARSIP DALAM UPAYA

MEMPERLANCAR PELAYANAN DI RUMAH SAKIT ISLAM

SITI HAJAR SIDOARJO
 Kelompok 10

 Evy Setyowati (1604000019)

 Tita Septiane Anggarsari (1604000025)
 Raycall Arditama (1604000057)

D-III Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Politeknik Kesehatan Kemenkes Malang
 Pengertian Retensi
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25
Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip:

Penyusutan (Retensi) arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan

jalan:
1) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengelolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan
pemerintah masing-masing;
2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan
3) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional
Dasar Hukum Retensi & Pemusnahan Dokumen
Rekam Medis
1. Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV, tentang Rekam
Medis
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip
RM di rumah sakit.

3. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 :

Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
4. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip
RM di rumah sakit.
Lanjutan...

UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

PP no.34 / 1979 : Kearsipan
 Tujuan Retensi Dokumen Rekam Medis
Menurut (Sedarmayanti, 2015:128), tujuan retensi ada beberapa hal diantara lain :
 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in aktif
 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif;
 Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya;
 Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen;
 Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional
 Prosedur Penyimpanan DRM
RSI Siti Hajar Sidoarjo

Lengkap

Assembling Koding Filing

Tidak Lengkap
Bag.
Administrasi
Pedoman Retensi DRM RSI Siti Hajar Sidoarjo

In-Aktif Dimusnahkan
Aktif
(Rak Arsip (Bag. Arsip
(RollPack)
Belakang) Umum RSI )
 Pelaksanaan Pemusnahan

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah :

1. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
2. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan
3. Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
4. Pelaksanan pemusnahan dengan saksi-saksi
 Langkah Pemusnahan
1. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK
Direktur RS
2. Tim pembuat pertelaan
3. Pelaksanaan pemusnahan :Dibakar :- menggunakan inceneratora, - dibakar biasa,
Dicacah, dibuat bubur, Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah
4. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan
Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit
5. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2 dikirim
kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
6. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh
Direktur Rumah Sakit.
 Catatan

 Khusus untuk dokumen rekam medis yang rusak / tidak dapat terbaca
dapat langsung dimusnahkan terlebih dahulu membuat pernyataan
diatas segel oleh direktur rumah sakit. Pelaksanaan pemusnahan melalui
prosedur sesuai butir 3
“Pelaksanaan pemusnahan :Dibakar :- menggunakan inceneratora, -
dibakar biasa, Dicacah, dibuat bubur, Pihak ke III disaksikan Tim
Pemusnah“
Cara Pemusnahan DRM RSI Siti Hajar Sidoarjo

 Menggunakan cara Pencacahan, tidak menggunakan bahan kimia.

 Menggunakan alat pencacah (gunting besar), tidak menggunakan
mesin
Jadwal Retensi & Pemusnahan DRM
RSI Siti Hajar Sidoarjo
 Secara umum

No. Kelompok Aktif In-Aktif

Rawat Rawat Rawat Rawat
jalan Inap jalan inap
1 Umum 5 Tahun 5 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
2 Mata 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
3 Jiwa 10 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun
4 Orthopaedi 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
5 Kusta 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
6 Ketergantungan obat 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

7 Jantung 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun

8 Paru 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
Proses Penilaian Sistem Retensi & Pemusnahan DRM
RSI Siti Hajar Sidoarjo
RSI Siti Hajar ini juga menerapkan beberapa document rekam medis yang wajib disimpan
selamanya, sesuai dengan peraturan permenkes No. 269 tahun 2008 meliputi:
 Ringkasan masuk dan keluar pasien,
 Resume medis,
 Lembar observasi,
 Identifikasi bayi,
 Lembar persetujuan tindakan medis,
 Lembar surat kematian, dan
 Laporan katerisasi jantung (bila digunakan).
Terimakasih