PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : 40/UKP/WMM/2016

No. Revisi :-
SOP
Tanggal terbit : 1 Juni 2015
PUSKESMAS Halaman : 1 dari 3 dr. FRIANA ASMELY
KECAMATAN
NIP.
SETIABUDI KEPALA PUSKESMAS: 197602092003122004

1. Pengertian Suatu mekanisme dalam mengelola data rekam medis elektronik dengan
melakukan tiga proses, yaitu :

Proses retensi / penyusutan adalah kegiatan pengurangan data Rekam medis

dari data SIKDA OPTIMA dengan cara meengecek Data RM yang telah in aktif
(selama 3 tahun tidak pernah berkunjung lagi) dari rak aktif ke rak in aktif
berdasarkan tanggal kunjungan terakhir.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langah dalam pengelolaan BRM inaktif.

3. Kebijakan 1. SK Kepala Puskesmas No.. tentang Kebijakan Penyimpanan rekam medis

4. Referensi 1. SK .......................................... tentang Kebijakan Pelayanan Rekam

Medik.
2. Buku Pedoman Pelayanan Rekam Medik puskesmas Kecamatan
Setiabudi.
3.
5. Alat dan
Bahan

6. Prosedur/
Langkah-
langkah I. RETENSI / PENYUSUTAN

1. Retensi dilakukan 3 tahun sekali, secara periodik.

2. Petugas harus memperhatikan BRM yang harus disimpan sesuai kasus

dalam jadwal retensi. Jadwal retensi adalah sebagai berikut :

IN
Kelompok Rekam AKTIF
No AKTIF
Medik
RI RJ RI RJ

1. Umum 3 th 3 th 2 th 2 th

2. Ketergantungan Obat 3 th 3 th 2 th 2 th

3. Jiwa 5 th 5 th 5 th 5 th

4. Kusta 5 th 5 th 5 th 5 th

5. Pasien orang asing 5 th 5 th 5th 5 th

 10 10
6. Kasus HIV 2 th 2 th
th th

10 10
7. Legal Aspek 2 th 2 th
th th

8. Kasus Perkosaan SELAMANYA

9. Kasus Adopsi SELAMANYA

10. Plastik Rekonstruksi SELAMANYA

3. Petugas memeriksa kembali BRM dengan cara melihat isinya dan

membaca tahun terakhir berobat untuk meyakinkan kebenaran BRM
tersebut sudah in aktif.
4. Petugas memindahkan BRM in aktif yang diambil, kemudian disimpan di
tempat penyimpanan in aktif yang berada di lantai 3 (ruang 309), dan
ditata sejajar diurutkan sesuai angka akhir/terminal digit filling sistem dan
tahun kunjungan terakhirnya.
5. Petugas mengambil kembali bila ada BRM in aktif yang diaktifkan kembali
dan mencatat dalam buku BRM In Aktif Abadi aktif Kembali.

II. ALIH MEDIA

1. Preparation (Persiapan).
Di dalam proses ini petugas akan mengambil dari tempat
penyimpanan in aktif BRM yang tidak pernah aktif lagi selama 2
tahun atau BRM pasien jiwa, kusta dan orang asing yang sudah 5
tahun berada di penyimpanan in aktif dan tidak aktif lagi. Petugas
akan mengambil BRM dimulai dari terminal 00 sampai terminal 99.
BRM akan dirapikan, ditata per lembar dan dibersihkan dari staples
dan lem, sehingga BRM siap dilakukan proses scan. (lihat SPO Alih
Media bagian Preparation).
2. Scan. Di dalam proses ini, petugas akan menerima BRM yang telah
dilakukan Preparation. Petugas akan melakukan proses indek
dengan mengisi cabinet, drawer, folder, sub folder, group, notes, dan
No. Rekam Medik. Setelah BRM diindek baru BRM dimasukkan ke
mesin scanner untuk dilakukan proses scanner. (lihat SPO Alih
Media bagian Scan).
3. Quality Control (QC). Di dalam proses ini, petugas akan menerima
BRM yang telah mengalami alih media.Petugas akan melihat hasil
image (JPG) BRM yang telah discan dan akan meneliti per lembar
hasil scan dan juga akan menghapus setiap halaman kosong yang
ikut terscan. Petugas akan mengambil lembar RM untuk discan
ulang jika hasilnya tertumpuk dengan lembaran yang lain. (lihat

2
 SPO Alih Media bagian QC). BRM yang telah QC diserahkan ke
proses selanjutnya, yaitu Pemilahan.

III. PEMILAHAN

1. Petugas menerima BRM in aktif yang telah dilakukan proses alih

media. Petugas mengambil satu bendel BRM yang sudah ada
lembar Daftar BRM Retensi, kemudian melakukan proses
pemilahan pada tiap-tiap BRM yang ada, dan mengumpulkan
formulir seperti : Lembar Pengkajian Rawat Jalan, Lembar IGD,
Lembar Masuk Dan Keluar, Resume Dokter, Lembar Laporan
Operasi, Lembar Laporan Anastesi, Lembar Partogram / Laporan
Paska Persalinan, Lembar Identifikasi Bayi Baru Lahir, Formulir
Persetujuan Tindakan Kedokteran dan Formulir Pernyataan
Penolakan, Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan
Kelahiran, Hasil Pemeriksaan Penunjang yang isi didalamnya
mendukung kepada Diagnosa (Laborat, hasil PA, bacaan Rontgen)
dan surat rujukan pasien kemudian dibendel atau distaples pada
setiap BRM dan diabadikan. Formulir selain yang diabadikan tadi
disendirikan untuk dimusnahkan.

2. Petugas menandatangani lembar Daftar BRM Retensi pada kolom

“petugas retensi” yang terletak di bagian paling bawah formulir.
Tanda tangan ini sebagai tanda bahwa seluruh BRM yang tercatat
di lembar Daftar BRM Retensi telah dilakukan proses pemilahan,
dan lembaran ini kemudian diletakkan pada posisi paling atas/posisi
semula.

3. Petugas menggabungkan beberapa bendel lembar Daftar BRM

Retensi bersama dengan BRM-nya dan membendel dalam kantong
plastik atau odner yang kemudian dirapikan untuk disimpan.

4. Petugas menyimpan bendelan kantong plastik atau odner tadi

dalam tempat penyimpanan arsip abadi. Penyimpanan berdasarkan
pada pengelompokan dua angka akhir/terminal digit filling system
dan sesuai dengan tahun kunjungan akhirnya.

IV. PEMUSNAHAN

1. Kepala Puskesmas membentuk tim pemusnahan BRM, dengan SK

Kepala Puskesmas.
2. Tim pemusnah membuat laporan tentang perencanaan
pemusnahan BRM.
3. Tim pemusnahan menghubungi perusahaan kertas yang akan
menjadi tempat pemusnahan, untuk mengatur waktu pemusnahan,
karena BRM dimusnahkan dengan cara diubah menjadi bubur
kertas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan BRM.
5. Tim pemusnah mengirim laporan berita acara pemusnahan BRM

3
 kepada Direktur Rumah Sakit untuk ditandatangani.
5. Tim pemusnah bekerja sama dengan petugas filling mengumpulkan
BRM yang akan dimusnahkan.
6. Tim pemusnah bekerja sama dengan bagian Gudang Non Medik
menyiapkan transportasi pemusnahan BRM.
7. Tim pemusnah lalu melakukan pemusnahan BRM yang sudah
disetujui oleh Direktur RS dengan disaksikan oleh perwakilan
tim Pemusnahan BRM sebagai saksi dari perwakilan pihak RS
dan seorang karyawan tempat pemusnahan sebagai saksi dari
tempat pemusnahan.

Kedua saksi menandatangani sebagai saksi dalam berita acara

pemusnahan BRM.

8. Arsip berita acara pemusnahan BRM yang telah di tanda tangani

oleh panita dan saksi disimpan di bagian rekam medik.
9. Khusus untuk BRM yang sudah rusak / tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan membuat pernyataan diatas segel
oleh Kepala Puskesmas

1. Hal-hal
yang perlu
diperhati-
kan
2. Unit Terkait Direksi, Gudang Non Medik
3. Dokumen CATATAN MUTU
Terkait 1. Aplikasi SIKDA OPTIMA

10. Riwayat Perubahan Dokumen

No Disiapkan oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

1.

2.

3.

4.