RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Landassan hukum yang digunakan dalam penyelenggaraan sistem

pengabadian dan pemusnahan yaitu Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam

medis dan surat edaran direktorat jendral pelayanan medik No. HK. 00. 06. 1. 5.

01160 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir dasar rekam medis

dan pemusnahan rekam medis di rumah sakit.

Tujuan utamanya yaitu mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam

medis dan mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki niklai guna.

Untuk itu, dilakukan kegiatan penyisiran dokumen rekam medis, retensi dokumen

rekam medis, penilaian nilai guna rekam medis, pengabadian dan pemusnahan

formulir-formulir rekam medis.

A.    Penyisiran dokumen rekam medis

Penyisiran dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan pengawasan rutin

terhadap kemungkinan kesalahan letak dokumen rekam medis dan

mengembalikannya pada letaknya sesuai dengan sistem penjajaran yang

digunakan. Ketika kegiatan ini dilakukan, bersama itu pula dilakukan pencatatan

dokumen rekam medis yang sudah saatnya diretensi.

B.    Retensi dokumen rekam medis

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan

memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau

in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis

dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian

diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas

penyimpanan (filing) secara periodik. Dan dokumen yang sudah diretensi harus
 disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan

sesuai tanggal terakhir berobat.

Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan surat

edaran direktorat jendral pelayanan medik tentang pemusnahan rekam medis.

Jadwal rekam medis tersebut sebagai berikut:

Aktif In-aktif
No. Kelompok Rawat Rawat Rawat Rawat
jalan inap jalan inap
1 Umum 5 Tahun 5 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
2 Mata 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
3 Jiwa 10 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun
4 Orthopaedi 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
5 Kusta 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
6 Ketergantungan
15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
obat
7 Jantung 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
8 Paru 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
Untuk dokumen rekam medis anak-anak rumah sakit atau sarana pelayanan

kesehatan lain dapat membuat ketentuan tersendiri. Selain itu, sesuai dengan

kebutuhan rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dapat

pula membuat ketentuan lain untuk kepentingan:

1.    Riset dan edukasi

2.    Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

3.    Perkosaan

4.    HIV

5.    Penyesuaian kelamin

6.    Pasien orang asing

7.    Kasus adopsi

8.    Bayi tabung

9.    Cangkok organ

10.  Plastik rekontruksi

Secara skematis dapat digambarkan urutan kegiatannya sebagai berikut:

Pemindahan Berkas aktif Biferkas in-aktif

Dinilai Tim Penilai

Berkas dengan nilai guna Berkas tanpa nilai guna

Penyusutan berkas
Rekam medis Berkas tertentu
Diabadikan

Berkas yang rusak dimusnahkan

Tidak terbaca Tim pemusnah

C.    Penilaian nilai guna rekam medis

Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap

formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh

dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam

medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan

kesehatan. Tim pemusnah mempunyai tugas membantu direktur rumah sakit dalam

penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan nilai guna

sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tim tersebut terdiri dari:

1.        Komite rekam medis sebagai ketua

2.        Petugas rekam medis senior sebagai sekretaris

3.        Anggotanya seperti unsur tata-usaha, perawat senior, dan tenaga lain yang terkait

Tata cara penilaian formulir rekam medis dengan cara berkas rekam medis yang

dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in-aktif. Indikator yang

digunakan untuk menilai rekam medis in-aktif:

1.        Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2.        Mempunyai nilai guna:

a.       Primer yaitu:

1)      Administrasi

2)      Hukum

3)      Keuangan

4)      Iptek

b.      Sekunder yaitu:

1)      Pembuktian

2)      Sejarah

Prosedur penilaian berkas rekam medis

1.      Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan yaitu:

a.       Ringkasan masuk dan keluar

b.      Resume penyakit

c.       Lembar operasi (termasuk laporan persalinan)

d.      Identifikasi bayi lahir

e.       Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)

f.       Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir

ringkasan masuk keluar)

g.      Berkas rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi:

1)      Index

2)      Register

3)      Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit

2.      Mengumpulkan formulir-formulir rekam medis sisanya termasuk rekam medis rusak

tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan

Secara skematis dapat digambarkan sebagai berikut:

 Ketentuan umum Lembar yang dipilih
Ringkasan masuk keluar
Resume, Lembar operasi
Lembar persetujuan
Identifikasi bayi lahir
Lembar kematian

Berkas ketentuan khusus

Rekam medis anak, jantung, mata, rekam medis
jiwa dan seterusnya tertentu

ketentuan tertentu di lembar rekam medis

rumah sakit sisa dan yang rusak
diabadikan

Tim retensi dimusnahkan

D.    Pengabadian dan pemusnaha rekam medis

Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari dokumen

rekam medis in-aktif, Tim pemusnah kemudian mengabadikan formulir rekam medis

yang harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya. Rangkaian kegiatan tersebut

meliputi:

1.        Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis

dengan mengelompokan dokumen rekam medis berdasarkan jenis penyakit

(diagnosis) dan kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan

kebijakan rumah sakit.

2.        Membuat acara pemusnahan rekam medis yang ditandatangani ketua dan

sekretaris dan diketahui direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam

medis yang asli disimpan di rumah sakit, lembar keduanya dikirim kepada pemilik

rumah sakit.

3.        Melaksanakan pemusnahan dengan cara: dibakar, dicacah, dibuat bubur. Bila

dilaksanakan oleh pihak ke-3 harus disaksikan Tim pemusnah dengan membuat

berita acara tersendiri.

4.        Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca

dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas

kertas segel oleh direktur rumah sakit.

PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN RM

1. Apa peraturan yang mengatur tentang pemusnahan RM?

2. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan
3. PP no.34 / 1979 : Kearsipan

1. PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008 : tentang MEDICAL RECORD

 Pasal 7 ayat 1 : Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka

waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien berkunjung.
 Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus,  dapat diterapkan sendiri .
 Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat
dimusnahkan .
 Pasal 8 ayat 2 :Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan
oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
 Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373/ 1993 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
 Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk
Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

1. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk
Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit .
2. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Ada 3 tahap pemusnahan:

3. Jelaskan tahap pemindahan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis  In
Aktif

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .

2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang 
lain/terpisah dari berkas RM aktif.
3. Berkas  rekam  medis    inaktif  dikelompokkan  sesuai  dengan  tahun  terakhir
kunjungan.
4. Jelaskan tahap penilaian. dan jelaskan tabel retensi yang ada?

Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan
melakukan pemindahan yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas
medis in aktif, dengan cara :
 1. Dilihat dari kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain atau
terpisah dari berkas rekam medis aktif.
3. Berkas rekam medis in aktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan.

Tata cara penilaian, yaitu :

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun
inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :
3. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
4. Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

 Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

 Sekunder : pembuktian dan sejarah

1. Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :

 Ringkasan masuk dan keluar

 Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian

1. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.

2. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan.

Tabel Retensi

1. Jadwal Retensi Arsip Rekam Medis (SE 1995)

Untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan  proses  pemusnahan  harus terlebih 

dahulu  ditetapkan  jadwal  Retensi  Arsip  Rekam  Medis  sebagaimana berikut :

1. Umum

Umum = Aktif 5 – 15 Tahun., In Aktif 2 -5 Tahun.

No Kelompok Aktif In aktif

Rawat Rawat
Rawat Inap Rawat Inap
Jalan Jalan

1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th

2 Mata 5 th 5 th 2 th 2 th

3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopaeda 10 th 10 th 2 th 2 th

5 Kusta 16 th 15 th 2 th 2 th

6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th

7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th

8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th

1. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

2. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.
3. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang  ada, antara lain untuk :

 Riset dan edukasi

 Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan
hukum
 Untuk kepentingan tertentu
 Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,
 Mata
 Perkosaan
 HIV
 Penyesuaian  kelamin
 Pasien orang  asing
 Kasus adopsi
 Bayi Tabung
 Cangkok Organ
 Plastik Rekontruksi

1. Retensi berdasarkan diagnosa

 Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/ 

Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari
ketentuan umum dengan pertimbangan nilai  guna.
 Indikator Nilai Guna

Primer  : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder  : Pembuktian dan Sejarah.

1. Jelaskan tahap pemusnahan!

Tata cara dalam pemusnahan dokumen rekam medis antara lain:

 1. Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua,
kepala rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas
filing dan tenaga lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah
Sakit.
2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan
dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir
kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:
4. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
5. Dicacah dibuat menjadi bubur.
6. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
7. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan
berlangsung yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim
pemusnah yang diketahui oleh direktur rumah sakit.
8. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke
2 dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan
medik).
9. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas
bersegel yang ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen
rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan.
Adapun isi dari daftar pertelaan sebagai berikut:

Tabel 2.2

Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan

Jangka Waktu Diagnosis

No Nomor Rekam Medis Tahun
Penyimpanan Akhir

1 2 3 4 5

Sumber: (DepKes, RI. 2006)

3. Siapa yang melakukannya pada setiap tahap di atas?

Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk
dengan SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis,
petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait.
Sedangkan tim yang melakukan tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite
medis sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris dan beranggotakan
petugas filing.

4. 4. Sebelum pemusnahan ada tahap yang sering dilakukan yaitu

pengalihmediaan.Jelaskan apa arti pengalihmediaan!
Pengalih median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen rekam medis yang
dianggap penting ke dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan,
yang sesuai dengan dokumen aslinya dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang
sah sehingga dapat dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum
lainnya.

TUGAS KELOMPOK

KELOMPOK DENGAN NOMOR GENAP. Buatlah disain formulir Persetujuan

umum ( general consent)

Formulir general consent berisi :

 Identitas pasien
 Tanggal dan waktu
 Hasil anamesis
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic
 Diagnosis
 Rencana penatalaksanaan
 Pengobatan atau tindakan
 Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
 Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
 Persetujuan tindakan bila perlu

1. Jelaskanlah PENGERTIAN Retensi!

Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen yang dinyatakan aktif dan non aktif,   tujuannya adalah mengurangi
beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian
untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan, setelah dilakukan penilaian
kemudian memusnahkan dokumen yang dinyatakan non aktif sedangkan yang
masih aktif di simpan di rak kembali yang sudah disediakan. Rangkaian kegiatan
retensi dan pemusnahan meliputi :

1. Membuat daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen
rekam medis berdasar jenis penyakit dan kepentingan khusus sesuai dengan
kasusnya dan kebijakan yang telah ditentukan.
2. Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani
ketua dan sekretaris dan diketahui direktur.
3. Melakukan pemusnahan dengan cara dibakar dan dicacah atau dihaluskan
mengunakan mesin penghancur kertas.
4. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas
kertas oleh direktur.

 
 2. Sebutkan pentahapan yang harus dilakukan sebelum dilakukan pemusnahan
1. Tahap I, melakukan pemilahan dokumen rekam medis kemudian dipindahkan
ke dalam ruang rekam medis in aktif.
2. Tahap II, melakukan penilaian
3. Tahap III, melakukan pemusnahan

3. Ada table retensi untuk kasus-kasus tertentu, Jelaskan !

Untuk  pertama  kalinya  sebelum  melakukan  proses  pemusnahan  harus terlebih 

dahulu  ditetapkan  jadwal  Retensi  Arsip  Rekam  Medis  sebagaimana berikut :

1. Umum

Umum = Aktif 5 – 15 Tahun., In Aktif 2 -5 Tahun.

No Kelompok Aktif In aktif

Rawat Rawat
Rawat Inap Rawat Inap
Jalan Jalan

1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th

2 Mata 5 th 5 th 2 th 2 th

3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th

4 Orthopaeda 10 th 10 th 2 th 2 th

5 Kusta 16 th 15 th 2 th 2 th

6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th

7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th

8 Paru 5 th 10 th 2 th  th

1. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu.

2. KIUP + Register + Indek, disimpan permanen atau abadi.
3. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.

Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari
ketentuan umum yang  ada, antara lain untuk :

 Riset dan edukasi

 Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan
hukum
  Untuk kepentingan tertentu
 Penyakit jiwa,  ketergantungan obat, Orthopaedi,  kusta,
 Mata
 Perkosaan
 HIV
 Penyesuaian  kelamin
 Pasien orang  asing
 Kasus adopsi
 Bayi Tabung
 Cangkok Organ
 Plastik Rekontruksi
 Retensi berdasarkan diagnosa
 Masing-masing  Rumah Sakit berdasarkan keputusan  Komite Rekam Medis/ 
Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari
ketentuan umum dengan pertimbangan nilai  guna.
 Indikator Nilai Guna

Primer  : Adminstrsi, Hukum, Keuangan dan IPTEK.

Sekunder  : Pembuktian dan Sejarah.

 Apa yang harus diperhatikan oleh tim penilai?

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2
tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :

Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.

Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :

 Primer : administrasi, hukum, keuangan, iptek

 Sekunder : pembuktian dan sejarah
3. Lembar rekam medis yang dipilah , yakni :
 Ringkasan masuk dan keluar
 Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian

4. Berkas rekam medis sisa dan berkas rekam inaktif.

Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan

Sumber : http://aisanadiati.weblog.esaunggul.ac.id/2015/04/18/penyusutan-dan-
pemusnahan-rm/ (diunduh : 27 April 2017)