BAB I
LANDASAN TEORI
pemusnahan yaitu Permenkes 269 tahun 2008 tentang rekam medis dan surat edaran
direktorat jendral pelayanan medik No. HK. 00. 06. 1. 5. 01160 tahun 1995 tentang petunjuk
teknis pengadaan formulir dasar rekam medis dan pemusnahan rekam medis di rumah sakit.
Tujuan utamanya yaitu mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan
mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki niklai guna. Untuk itu,
dilakukan kegiatan penyisiran dokumen rekam medis, retensi dokumen rekam medis,
penilaian nilai guna rekam medis, pengabadian dan pemusnahan formulir-formulir rekam
medis.
Penyisiran dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap
kemungkinan kesalahan letak dokumen rekam medis dan mengembalikannya pada letaknya
sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan. Ketika kegiatan ini dilakukan, bersama itu
pula dilakukan pencatatan dokumen rekam medis yang sudah saatnya diretensi.
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan
antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya
adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan
penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan
retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik. Dan dokumen yang
sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan surat edaran
direktorat jendral pelayanan medik tentang pemusnahan rekam medis. Jadwal rekam medis
Aktif In-aktif
No. Kelompok
Rawat Rawat Rawat Rawat
jalan inap jalan inap
1 Umum 5 Tahun 5 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
2 Mata 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
3 Jiwa 10 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun
4 Orthopaedi 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
5 Kusta 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
6 Ketergantungan obat 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
7 Jantung 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
8 Paru 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun 2 Tahun
Untuk dokumen rekam medis anak-anak rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan
lain dapat membuat ketentuan tersendiri. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
atau sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain untuk
kepentingan:
3. Perkosaan
4. HIV
5. Penyesuaian kelamin
7. Kasus adopsi
8. Bayi tabung
9. Cangkok organ
Penyusutan berkas
Rekam medis Berkas tertentu
Diabadikan
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-
formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian
nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh
direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tim pemusnah mempunyai
tugas membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan pemusnahan rekam medis
dengan memperhatikan nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tim tersebut terdiri
dari:
3. Anggotanya seperti unsur tata-usaha, perawat senior, dan tenaga lain yang terkait
Tata cara penilaian formulir rekam medis dengan cara berkas rekam medis yang dinilai
adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in-aktif. Indikator yang digunakan untuk
a. Primer yaitu:
1) Administrasi
2) Hukum
3) Keuangan
4) Iptek
b. Sekunder yaitu:
1) Pembuktian
2) Sejarah
b. Resume penyakit
f. Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir ringkasan
masuk keluar)
1) Index
2) Register
3) Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit
2. Mengumpulkan formulir-formulir rekam medis sisanya termasuk rekam medis rusak tidak
Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna rekam medis dari dokumen rekam medis
in-aktif, Tim pemusnah kemudian mengabadikan formulir rekam medis yang harus
1. Membuat daftar penelaahan yaitu suatu daftar telaah nilai guna rekam medis dengan
kepentingan khusus (tertentu) sesuai dengan kasusnya dan kebijakan rumah sakit.
2. Membuat acara pemusnahan rekam medis yang ditandatangani ketua dan sekretaris dan
diketahui direktur rumah sakit. Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di
3. Melaksanakan pemusnahan dengan cara: dibakar, dicacah, dibuat bubur. Bila dilaksanakan
oleh pihak ke-3 harus disaksikan Tim pemusnah dengan membuat berita acara tersendiri.
4. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh
d) Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan
Rekam Medis di Rumah Sakit .
e) UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
Tata cara penilaian rekam medis yakni melakukan penyusutan rekam medis dengan
melakukan pemindahan yakni menjadikan berkas rekam medis aktif menjadi berkas medis in
aktif, dengan cara :
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.
2. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif , yaitu :
3. Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian.
4. Memperhatikan nilai gunanya, yaitu :
Tabel Retensi
1. Umum
1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2 Mata 5 th 5 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopaeda 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Kusta 16 th 15 th 2 th 2 th
6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan
umum yang ada, antara lain untuk :
Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite Medis
menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan
pertimbangan nilai guna.
Indikator Nilai Guna
1. Pembentukan tim pemusnah yang terdiri dari komite rekam medis sebagai ketua, kepala
rekam medis sebagai sekretaris, tata usaha dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga
lainnya yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.
2. Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in aktif yang akan
dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir
kunjungan, jangka waktu penyimpanan dan diagnosis terakhir.
3. Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara antara lain:
4. Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
5. Dicacah dibuat menjadi bubur.
6. Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim pemusnah.
7. Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat pemusnahan berlangsung
yang ditandatangani oleh ketua tim pemusnah dan sekretaris tim pemusnah yang diketahui
oleh direktur rumah sakit.
8. Berita acara pemusnahan rekam medis, yang asli disimpan di rumah sakit, lembar ke 2
dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit, vertikal kepada Dirjen. pelayanan medik).
9. Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terelebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang
ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah
tidak dapat dibaca sama sekali sehingga dapat dimusnahkan. Adapun isi dari daftar
pertelaan sebagai berikut:
Tabel 2.2
Format Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis In Aktif Yang Akan Dimusnahkan
1 2 3 4 5
Tim yang melakukan tahapan penilaian rekam medis yaitu tim penilai yang dibentuk dengan
SK Direktur yang beranggotakan komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam
medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait. Sedangkan tim yang melakukan
tahapan pemusnahan rekam medis yaitu komite medis sebagai ketua, kepala rekam medis
sebagai sekretaris dan beranggotakan petugas filing.
4. 4. Sebelum pemusnahan ada tahap yang sering dilakukan yaitu pengalihmediaan.Jelaskan
apa arti pengalihmediaan!
Pengalih median adalah suatu kegiatan mengalihkan dokumen rekam medis yang dianggap
penting ke dalam microfilm atau media lainnya sebelum dimusnahkan, yang sesuai dengan
dokumen aslinya dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah sehingga dapat
dilegalisasi untuk keperluan pengadilan dan kepentingan hukum lainnya.
TUGAS KELOMPOK
Identitas pasien
Tanggal dan waktu
Hasil anamesis
Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic
Diagnosis
Rencana penatalaksanaan
Pengobatan atau tindakan
Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien
Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik
Persetujuan tindakan bila perlu
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara
dokumen yang dinyatakan aktif dan non aktif, tujuannya adalah mengurangi beban
penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian untuk kemudian
diabadikan atau dimusnahkan, setelah dilakukan penilaian kemudian memusnahkan dokumen
yang dinyatakan non aktif sedangkan yang masih aktif di simpan di rak kembali yang sudah
disediakan. Rangkaian kegiatan retensi dan pemusnahan meliputi :
1. Membuat daftar telaah nilai guna rekam medis dengan mengelompokan dokumen rekam
medis berdasar jenis penyakit dan kepentingan khusus sesuai dengan kasusnya dan
kebijakan yang telah ditentukan.
2. Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekam medis yang ditandatangani ketua dan
sekretaris dan diketahui direktur.
3. Melakukan pemusnahan dengan cara dibakar dan dicacah atau dihaluskan mengunakan
mesin penghancur kertas.
4. Khusus untuk formulir rekam medis yang sudah rusak atau sudah tidak terbaca dapat
langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas oleh
direktur.
2. Sebutkan pentahapan yang harus dilakukan sebelum dilakukan pemusnahan
1. Tahap I, melakukan pemilahan dokumen rekam medis kemudian dipindahkan ke
dalam ruang rekam medis in aktif.
2. Tahap II, melakukan penilaian
3. Tahap III, melakukan pemusnahan
1. Umum
1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2 Mata 5 th 5 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopaeda 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Kusta 16 th 15 th 2 th 2 th
6 Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 5 th 10 th 2 th th
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
Sumber : http://aisanadiati.weblog.esaunggul.ac.id/2015/04/18/penyusutan-dan-pemusnahan-rm/
(diunduh : 27 April 2017)