A.

JADUAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS

Untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu
ditetapkan jadual Retensi Arsip Rekam Medis sebagaimana berikut :
1. UMUM

2. Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentu

3. KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadi
4. Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum
yang ada, antara lain untuk :

Riset dan edukasi

Kasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum

Untuk kepentingan tertentu

Penyakit jiwa, ketergantungan obat, Orthopaedi, kusta,

Mata

Perkosaan

HIV

Penyesuaian kelamin

Pasien orang asing

Kasus adopsi

Bayi Tabung

Cangkok Organ

Plastik Rekontruksi

5. Retensi berdasarkan diagnosa

Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite

Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum
dengan pertimbangan nilai guna.
INDIKATOR NILAI GUNA

Primer :
1. Adminstrsi
2. Hukum
3. Keuangan
4. IPTEK
Sekunder :
5. Pembuktian
6. Sejarah

B. TATA CARA PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS DALAM PROSES PEMUSNAHAN

1. ALUR PROSES

B. TATA CARA PEMINDAHAN BERKAS RM AKTIF MENJADI BERKAS RM INAKTIF

a. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .
b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif

c. Berkas rekam medis

inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

3. TATA CARA PENILAIAN

a. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif
b. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif :
1)

Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

2)

Nilai guna :

a) Primer :

Administrasi
Hukum

Keuangan

Iptek

b). Sekunder :

Pembuktian
Sejarah

c. Lembar rekam medis yang dipilah :

1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Resume
3) Lembar operasi
4) Identifikasi bayi
5) Lembar persetujuan
6) Lembar kematian
d. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktif
e. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
f. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis/Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait.

4. TATA CARA PEMUSNAHAN

a. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK
Direktur RS
b. Tim pembuat pertelaan
c. Pelaksanaan pemusnahan :

Dibakar :

menggunakan incenerator
dibakar biasa

Dicacah, dibuat bubur

Pihak ke III disaksikan Tim Pemusnah

d. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan
Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakit
e. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2 dikirim
kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)
f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur
Rumah Sakit.
Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 4 c.

Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

terdapat di dalam berkas RM dengan cara

Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang
sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum :
Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medikharus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
Pasal 9 ayat 1 :

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat
Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi

Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian

Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif

Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan

Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
Rawat jalan : 2003 7 tahun = Tahun 1996
Rawat Inap : 2003 12 tahun = Tahun 1991
2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi
Ka. Rekam Medis
- Panitia Rekam Medis
Perawat Senior
- Komite Medik

Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
4. Disiapkan form pertelaan :
No.
No. Rekam Medis

Tahun

Jangka Waktu

Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK.// 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang
berlokasi di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan
pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas
( dengan perincian terlampir ) .