Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan à Penyusutan dan
6. Pemusnahan berkas RM
7. Adanya rasa was-was à Aspek hukum
Penyusutan / Retensi :
Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah
nilai guna dari tiap-tiap formulir .
Pemusnahan :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah
tidak mengandung nilai guna .
Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif
Dasar Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam
Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.
Dasar Hukum :
Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan
Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medik
Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu 10
(sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat
Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan
Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah
dari berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
Tata Cara Penilaian
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif: dan penelitian
Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah
Lembar rekam medis yang dipilah:
1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian
Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis,
petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait
Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1991
2. Dibuat TIM PENILAIAN à SK.Direksi
Ka. Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
Perawat Senior - Komite Medik
Petugas terkait
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN à SK Direksi
Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
4. Disiapkan form pertelaan :
No. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir
5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2004
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2004 bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi
di Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis
pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .