Uraian Tugas dan Tanggungjawab Filing Inaktif

A. Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas Rekam Medis
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas Rekam Medis
3. Pertambahan berkas Rekam Medis pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas Rekam Medis in-
aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan Penyusutan
dan Pemusnahan berkas Rekam Medis
6. Adanya rasa was-was  Aspek hukum 

B. Penyusutan / Retensi
Adalah pengurangan jumlah formulir yang     terdapat di dalam berkas Rekam Medis
dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

C. Pemusnahan :
                Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas
Rekam Medis yang sudah tidak mengandung nilai guna .  

D. Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas  Rekam Medis aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas Rekam Medis aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yamg masih mengandung nilai guna ) 
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif 

E. Dasar  Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan
Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160  tahun 1995 : Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) 
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. PERMENKES  No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.
Dasar Hukum :

Pasal  8  ayat  1 :

                Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya
untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan

Pasal  8  ayat  2  : 
                Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal  8  ayat  3 :

                Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk
jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal  9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat

Pasal  9ayat  2  : 
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan.

F. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis
In Aktif

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas Rekam Medis in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan 

Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in
aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:

 Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian

 Nilai guna:

a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek

b) Sekunder: pembuktian, sejarah 
 G. Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar

2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lemba rkematian 

 Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif

 Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan
 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis /
Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang
terkait 

H. Sistem Penyusutan Rekam Medis

N Kelompok Aktif Inaktif Keterangan

o
RJ RI RJ RI
1. UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH RJ = RAWAT JALAN
2. MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH RI = RAWAT INAP
3. JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4. ORTHOPEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5. KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
6. KETERGANTUNGAN 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
OBAT
7. JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
8. PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH