RETENSI DAN 1

PEMUSNAHAN
REKAM MEDIS
 LATAR BELAKANG

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM

2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM

3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang

dengan penyusutan berkas in-aktif
 LATAR BELAKANG

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan /

pengelolaan berkas RM in-aktif .

5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi

medis / kesehatan  Penyusutan & Pemusnahan
berkas RM

6. Adanya rasa was-was  Aspek hukum

 PENYUSUTAN / RETENSI :
ADALAH PENGURANGAN JUMLAH FORMULIR
YANG TERDAPAT DI DALAM BERKAS RM DENGAN
CARA MEMILAH NILAI GUNA DARI TIAP-TIAP FORMULIR .

Adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak

penyimpanan dengan cara ;
a.Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari rak file aktif ke rak file
in aktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai
dengan tahun kunjungan.
b.Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
c.Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yg berlaku.
d.Melakukan scanner pada berkas RM
PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir
yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah
tidak mengandung nilai guna .

Adalah Kegiatan penghancuran secara fisik

arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan
nilai gunanya.
Penghancuran harus dilakukan secara total dengan
cara membakar habis, mencacah atau daur ulang
sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun
bentuknya.
 TUJUAN RETENSI :
 Mengurangi jumlah berkas rekam medis yg
semakin bertambah
 Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
 Menyiapkan fasilitas yg cukup untuk tersedianya
tempat penyimpanan berkas RM yg baru
 Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
 Menyelamatkan rekam medis yg bernilai guna
tinggi
 Mengurangi rekam medis yg tidak bernilai guna/
nilai guna rendah atau nilai gunanya telah
menurun.
 Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif
 DASAR HUKUM
RETENSI & PEMUSNAHAN :
1. UU No.7/1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan
2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan
3. PERMENKES No.269/ MENKES/ PER/III/ 2008 :
tentang REKAM MEDIS
4. Kep.DIRJEN Yanmed No.78/RS/Umdik/Ymu/I/
tahun 1991 : JUKLAK Rekam Medis di Rumah Sakit
4. Surat Edaran DIRJEN Yanmed
No.HK.00.05.1.5.10.373/1993 : JUKNIS Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah
sakit.
5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160
tahun 1995 : JUKNIS Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
Isi PERMENKES No. 269 Tahun 2008 : tentang
REKAM MEDIS, BAB IV Tentang Penyimpanan,
Pemusnahan dan kerahasiaan

Pasal 8 ayat 1 :
Rekam Medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan.

Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana
dimaksud ayat 1 dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.
 …PERMENKES NO 269 BAB IV
Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut.

Pasal 8 ayat 4 :
Penyimpanan Rekam Medis dan ringkasan pulang
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (3), dilaksanakan oleh
petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan
Pasal 9
Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua(
tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampau,
rekam medis dapat dimusnahkan.
 ISI SURAT EDARAN DIRJEN YANMED
TAHUN 1995
Arsip RM : Naskah2/Berkas yg berisikan catatan2
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan
(termasuk film), pengobatan, tindakan dan pelayanan
lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.

Arsip RM in-aktif : Naskah/Berkas yg telah

disimpan minimal 5 (lima) tahun diunit kerja Rekam
Medis dihitung sejak tgl terakhir pasien tersebut
dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5
(lima) tahun setelah pasien meninggal dunia .

Tim RM adalah suatu tim yg dibentuk dengan

Kep.Dir.RS yg mempunyai tugas membatu Direktur
RS dalam penyelengaraan Rekam Rekam Medis.
 …ISI SURAT EDARAN DIRJEN YANMED TAHUN
1995

Arsip RM yg bersifat khusus : arsip rekam medis

yg tercipta dari kegiatan pelayanan orthopedi dan
prothese, penyakit jiwa, penyakit akibat
ketergantungan obat dan penyakit kusta.

Rekam medis yg mempunyai nilai guna tertentu

adalah rekam medis yang mempunyai kegunaan/
berguna untuk kepentingan :
• Administrasi
• Hukum
• Keuangan
• IPTEK
• Pembuktian
• Sejarah
 JADWAL RETENSI REKAM MEDIS
☼Salah satu elemen yg diperlukan dalam Retensi
☼Merupakan daftar yang berisikan daftar formulir rekam
medis yg akan disimpan dan jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya.
☼Wajib dimilki oleh setiap badan pemerintah dalam
penyusutan berkas rekam medis.
☼Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam
medis ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap2 berkas
rekam medis.
☼Disusun oleh suatu kepanitiaan yg terdiri dari unsur
komite rekam medis dan unit rekam medis yg benar2
memahami rekam medis, fungsi dan nilai RM.
 JADWAL RETENSI REKAM MEDIS
 Umum
RM AKTIF RM INAKTIF
NO KELOMPOK
RJ RI RJ RI
1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH
2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4 ORTHOPEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
6 KETERGANTU
NGAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

 …JADWAL RETENSI REKAM MEDIS
Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama
dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk :
• Berkas rekam medis berdasarkan
penggolongan penyakit
• Riset dan edukasi
• Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23
tahun setelah ada ketetapan hukum

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

 …JADWAL RETENSI REKAM MEDIS
Untuk kepentingan tertentu :
• Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta
• Mata
• Perkosaan
• HIV
• Penyesuaian kelamin
• Pasien orang asing
• Kasus adopsi
• Bayi tabung
• Cangkok organ
• Plastik rekontruksi
Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS
berdasarkan keputusan Komite RM / Komite Medis
dengan pertimbangan nilai guna.
Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995
SEDANGKAN MENURUT AHIMA
(AMERICAN HEALTH INFORMATION
MANAGEMENT ASSOCIATION
(HUFMAN,1994) JADWAL RETENSI
MINIMAL :
 PERSIAPAN - PERSIAPAN
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan
dilakukan .
• Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
• Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1991

2. Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi

• Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
• Perawat Senior - Komite Medik
• Petugas terkait
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi
Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan
bagian terkait .

• Disiapkan form pertelaan :

NO. NO.RM TAHUN JANGKA DIAGNOSIS

WAKTU AKHIR

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

 ALUR PROSES PENILAIAN RM

PEMINDAHAN RM AKTIF RM INAKTIF

DINILAI

PENYUSUTAN
RM RM ADA
NILAI GUNA RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA

RM RUSAK
DIMUSNAHKAN

RM DILESTARIKAN
TERTENTU
 PENILAIAN REKAM MEDIS
Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif :
☻Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
☻Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain/terpisah dari berkas RM aktif
☻Berkas Rekam Medis inaktif
dikelompokan sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan.
 …PENILAIAN REKAM MEDIS
DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DARI AKTIF KE INAKTIF

N Tanggal No. RM Tanggal Diagnosis Kode Jumlah Formulir

o Pemindahan Teakhir ICD- Lembar RM Yg
berobat X tidak
lengkap

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
 …PENILAIAN REKAM MEDIS
Tata cara Penilaian
☻Berkas rekam medis yang dinilai adalah
yang telah 2 tahun inaktif

☻Indikator Penilaian RM
Seringnya RM digunakan u/ lit & dik.
Mempunyai nilai guna
Primer
• Administrasi - Hukum
• Keuangan - Iptek

Sekunder
• Pembuktian - Sejarah
 …PENILAIAN REKAM MEDIS

DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No Tanggal No. RM Diagnosis Kode Kepentingan Jenis Kasus

Penilaian ICD-X / Kasus Tertentu
tertentu
ya tdk

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
 …PENILAIAN REKAM MEDIS
Prosedur penilaian rekam medis
- Ringkasan masuk keluar
- Resume

DILESTARIKAN
KETENTUAN
UMUM - Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
KETENTUAN
- Lembar kematian
KHUSUS
REKAM
MEDIS ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL LEMBAR RM TERTENTU

DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK
FORMULIR REKAM MEDIS YANG DILESTARIKAN
DIANTARANYA YAITU :

• Ringkasan masuk dan keluar

• Resume Akhir
• Laporan operasi
• Identifikasi bayi
• Lembar persetujuan (informed consent)
• Lembar kematian

 Berkas rekam medis sisa dan rekam medis rusak

/ tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
 Berkas Rekam Medis tertentu disimpan di ruang
berkas rekam medis in aktif
 PELAKSANAAN
PEMUSNAHAN, DAPAT
DILAKUKAN DENGAN CARA :
• Dibakar menggunakan incenerator atau
dibakar biasa
• Dicacah, dibuat bubur
• Yang melakukan Pihak ke Tiga dengan
disaksikan Tim pemusnah
 BERITA ACARA PEMUSNAHAN
SK…./…/… 2010

Pada hari ini Jum’at tanggal 03 Juli 2010 bertempat di

halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di
Jl. YYYYYYYYYYYYYYY , Bandung . Akan dilakukan
pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit
XXXXX sebanyak 10.000 RM ( dengan perincian
terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

Ttd Tim Pemusnah Diketahui

Ketua Sekertaris Direktur RS XXXX

Saksi : 1……… 2…………. 3…………

Berita acara pemusnahan Rekam Medis
yang asli disimpan di rumah sakit,
lembar ke 2 dikirim pada pemilik
pelayanan kesehatan (Depkes, Pemda
(dinkes), yayasan)

Khusus untuk rekam medis yang sudah

rusak /tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu
membuat pernyataan di atas kertas segel
oleh Direktur
 RETENSI & PEMUSNAHAN
REKAM MEDIS ELECTRONIK
 Berkas RM asli yang di microfilmkan

 Berkas RM asli yang di scanning

 Tulisan / catatan medis yang diinput

( di-entry ) ke dalam komputer .
 MEDIA RETENSI
MANUAL SCANING MIKROFILM KOMPUTER
Form Form disiapkan Formulir difoto Dibuat program
dikeluarkan dari untuk di scaning / aplikasi retensi
berkas induk copy
Form disimpan Disimpan dalam Disimpan dalam Data-data
dalam dus-dus hard disk / CD / negatif film dimasukkan dlm
Disket komputer
Perlu tempat Tidak perlu tempat Perlu berapa alat Tidak perlu
untuk khusus untuk prosesnya tempat khusus
menyimpan dus-
dus .
Susah pencarian Mudah dlm Lama retrivel, krn Hanya informasi
jika dibutuhkan retrievel jika harus dicuci & saja yg keluar dan
dibutuhkan . dicetak . bukan FORM
Bentuk form asli
Perlu banyak Mudah Perlu training Mudah
tenaga. dioperasikan khusus dioperasikan
Rp……………… Rp. ……………….. Rp. ……………… Rp. ……………….
31