PORMIKI DIY

Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Indonesia

Agung Dwi Saputro, AMd.,SKM.

Bantul, 21 April 2019

AGUNG DWI SAPUTRO, AMd.,SKM.
CURICULUM VITAE

Praktisi rekam medis, dosen, fasilitator pelatihan.

PENGALAMAN KERJA
1 Kepala Bidang RMIK RS Bethesda Th. 2015-
sekarang
2
Dosen di Institusi pendidikan Rekam
Medis.
3
Fasilitator Pelatihan DPD PORMIKI DIY.

Fasilitator In house training RS swasta

4
& Pemerintah. WHO AM I
PENDIDIKAN Lahir di Yogyakarta, pada 16 November 1973
Bekerja sebagai Staf Bidang RMIK RS Bethesda
D Rekam Medis & Infokes sejak 1994.. Menjadi Kepala Seksi Statistik dan
3 Pelaporan Sejak tahun 2000-2015, Menjadi Kepala
Prodi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan FMIPA
Bidang RMIK sejak 2015 – Sekarang. Tugas lain
UGM Yogyakarta, Tahun 2000 - 2003 sebagai Wakil ketua team casemix, PIC Pelayanan
BPJS, Anggota team anti fraud. Dalam organisasi
S1 Kesehatan Masyarakat profesi pernah menjadi sekretaris, waklil ketua
DPD PORMIKI DIY.
Fakultas Ilmu Kesehatan Prodi Kesmas minat Informasi
Fasilitator Pelatihan/In House Training
kesehatan Universitas Muhammadiyah Surakarta, Tahun Manajemen Rekam Medis : DPD
2013-2015 PORMIKI DIY, RS Balimed Denpasar,
S2 RSPAU Hardjolukito Yogyakarta, RSUD
Magister Manajemen RS Abdul Rivai Berau, Kaltim, RSUD
Masih menepuh pendidikan di Program Pasca Sarjana, Buleleng Bali,
Bali, Persi Lampung, RSD
Prodi Magister Manajemen Rumah Sakit Universitas Kalisat Jember,
Jember, DPC PORMIKI Malang,
RS Akademik UGM, DPD PORMIKI NTB,
Muhammadiyah Yogyakarta, 2018 s/d Sekarang
RSUP Dr. Wahidin Sudirohusodo
Makasar, RS PKU Muh. Bantul, RSUD
CONTACT

Kota Mataram NTB, RSUD H Hasan

EMAIL s.agungdwi@yahoo.com Basri Kandangan Kalimantan Selatan.
MOBILE 08122747226
HOME 0274-626416
ADRESS STREET OF Tegalyoso
Agung Saputro
- SLEMAN YOGYAKARTA OF INDONESIA
 RETENSI
Masa simpan berkas rekam
medis dalam rak penyimpanan
 Pengertian
Rekam Medis Inaktif
• Rekam Medis yang telah disimpan minimal
selama 5 tahun di unit rekam medis
dihitung sejak tanggal terakhir pasien
tersebut dilayani pada sarana pelayanan
kesehatan atau 5 tahun setelah pasien
meninggal.
 Latar Belakang
Penyusutan/Pemilahan
• Berkas RM menyita ruang
• Berkas RM bertambah setiap hari
• Tempat penyimpanan terbatas
• RM Inaktif semakin rusak
• Keterbatasan tenaga
• Pertimbangan pendidikan dan penelitian
• Pertimbangan legal aspek
• Pertimbangan penyakit/kasus tertentu
 DASAR HUKUM
Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang
rekam medis
Peraturan pemerintah RI No.34 Tahun 1979
tentang Penyusutan Arsip.
Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999
tentang tatacara Penyerahan dan Pemusnahan
Dokumen Perusahaan.
Surat Edaran Dirjen Yanmed th. 1995
No.00.06.1.5.01160 Tentang Petunjuk teknis
Pengadaan Formulir RM dan Pemusnahan Arsip
RM di Rumah Sakit
 TUJUAN
1. Tujuan Penyusutan Dokumen Rekam Medis
•Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin
bertambah
•Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
•Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyimpanan rekam medis jika sewaktu-waktu diperlukan.
•Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna tinggi/nilai guna
rendah atau nilai gunanya telah menurun.
 TUJUAN
2. Tujuan Program Retensi Dokumen Rekam
Medis
Untuk menilai dan mengontrol nilai rekam medis yang akan diretensi.
•Untuk memelihara rekam medis yang ada dan yang mempunyai nilai
dimasa datang.
•Untuk menilai keefektivan biaya berkenaan dengan penyimpanan,
pengawasan dan kerahasiaan bagi rekam medis yang dialihkan.
•Untuk meneruskan rekam medis yang ada melalui pengembangan
sistem penyimpanan dan pengawasan kerahasiaan bagi rekam medis
yang akan dialihkan.
•Merencanakan jadwal retensi yang konsisten dengan memperhatikan
persyaratan peraturan yang berkaitan dengan hukum yang berlaku.
 JADWAL RETENSI

PMK 269 Tahun 2008 BAB IV Pasal 8 & 9

 ALUR PROSES PENYUSUTAN
Pemindahan RM aktif RM Inaktif

Dinilai Tim
Penilai

RM ada RM Tdk ada

Nilai Guna Nilai Guna
Penyusutan
Rekam Medis RM Rusak
Tidak Terbaca Dimusnahkan

RM Tertentu Dilestarikan
 TATACARA PEMINDAHAN REKAM MEDIS AKTIF
MENJADI INAKTIF

 Pengertian Pemindahan : Kegiatan memindahkan

arsip inaktif dari central file yang terdapat di unit
kerja ke pusat arsip.
 TATA CARA PEMINDAHAN :
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM
dipisahkan di ruang lain.
3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
 PENILAIAN
BERKAS REKAM MEDIS
 Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen yang
dibuat atau diterima selama kegiatan organisasi
 Penilaian mengandung unsur :
1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka
jadwal retensi
2. Penetapan arsip yang disimpan permanen
dlm rangka penetapan arsip yang dapat di
musnahkan
 METODE PENILAIAN
BERKAS REKAM MEDIS

 Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah memenuhi

sarat RM inaktif
 Prosedur penilaian RM (lihat bagan penilaian)
 Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk dan keluar,
resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup,
lembar persetujuan, lembar kematian.
 Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif.
 Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan.
 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan bertanggungjawab
kepada komite Rekam Medis/komite Medis, anggota : tenaga
RM senior, tenaga perawat senior dan petugas terkait.
 PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI Lembar RM yg terpilah :

1.Ringkasan masuk keluar
Ketentuan Umum 2.Resume
3.Lembar operasi
4.Lemb. persetujuan
Ketentuan khusus : 5.Identifikasi bayi lahir
anak, jantung, mata, 6.Lembar kematian
jiwa dst

Ketentuan tertentu di Lembar RM sisa,

Rumah Sakit setelah diambil
lembar tsb. diatas Dilestarikan

RM Tertentu
RM Dimusnah
Inaktif kan
RM rusak dan
tidak terbaca
 PENYIMPANAN
BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF

• Disimpan di ruang lain

• Disimpan ditempat penyimpanan yang
disewakan
• Disimpan dalam bentuk mikrofilm
• Disimpan dalam media lain
 PEMUSNAHAN
BERKAS REKAM MEDIS
• Artinya suatu proses kegiatan penghancuran
secara fisik berkas rekam medis yang telah
berakhir fungsi dan nilai gunanya.
Penghancuran harus dilaksanakan secara
total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak
dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.
 TATA CARA PEMUSNAHAN BERKAS
REKAM MEDIS
 Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri dari
unsur rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan
dengan SK Direktur.
 Tim membuat daftar pertelaan yang meliputi :
1. No. Urut.
2. Nomor RM
3. Jangka waktu penyimpanan
4. Diagnosis terakhir
 (Lanjutan)
Pelaksanaan pemusnahan :
- Dibakar : - Menggunakan incenator
- dibakar biasa
- Dicacah atau dibuat bubur
- Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnah
Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan
yang ditandatangani ketua dan sekretaris serta
diketahui Direktur RS.
Berita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS
lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS
Khusus berkas RM rusak dpt langsung dimusnahkan,
dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur
RS.
Contoh Proses Scaner &
Penyusutan
Rumah Sakit Bethesda
Jl.Jend. Sudirman 70 Yogyakarta

DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No. No. No. Dirawat Th.Kujungan
Urt Register Rekam Medis Nama Diagnosa Akhir Masuk Keluar Terakhir Keterangan

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19
20
DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUS
DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )

A. KASUS UMUM

1. Ringkasan/lembar masuk keluar

2. Resume
3. Laporan Operasi
4. Persetujuan/Penolakan tindakkan medis
5. Surat pernyataan pulang paksa
6. Identifikasi Bayi
7. Hasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang
penting :
- Hasil PA
- Ct. Scan
- MRI
Sisanya dimusnahkan

B. KASUS KHUSUS

1. Kasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, dsb.

2. Pasien orang asing
3. Operasi plastik
4. Pasien Kanker ( Ca )
5. Orthopedi ( Fracture )
6. Penyakit Jiwa
7. Sterilisasi
 BERITA ACARA
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

Pada hari ini ………….. Tanggal……………..Bulan …………… tahun …………..

Yang bertandatangan di bawah ini, berdasarkan jadwal retensi Rekam Medis dan
berdasarkan penilaian kembali Rekam Medis, telah melaksanakan pemusnahan rekam
medis sejumlah ………………. Berkas.
Tercantum dalam Daftar Pertelaan Rekam Medis terlampir………. Lembar
Penghancuran secara total dengan cara …………………

Tim Pemusnah Rekam Medis

Rumah Sakit Cepat Sembuh
Ketua Sekretaris

……………………… …………………….
Saksi-saksi :
1 ……………………………….. Nama terang : ……………………………………..
2……………………………… ...Nama terang : ……………………………………..
Mengetahui :
Direktur RS Cepat Sembuh

…………………………………
Alur Sistem Alih Media Dokumen RM ke Eletronik
Sarana & Prasarana
 FAKTA & HASIL YG DIHARAPKAN
FAKTA SAAT INI
1. Jumlah dokumen berkas Rawat Inap & Rawat
Jalan selalu bertambah per-hari dan dibutuhkan
pencarian temu kembali dokumen secara cepat
dan akurat.
2. Ruang penyimpanan berkas RM yang terbatas,
sehingga tidak rapi dan tidak standar :
• kondisi ruangan gudang/gedung Dokumen RM.
• Luas ruangan penyimpanan arsip
• Sirkulasi udara dan suasana gudang arsip
• Penyusunan berkas RM yang disimpan.
• Sarana penyimpanan arsip yang ideal dalam
kemudahan akses arsip dan pengamanan.
3. Sistem Informasi Arsip Digital RM dan Dokumen
High speed Scanner
4. Belum terdapat standarisasi media penyimpanan
berkas RM (storage).
5. Lemah dalam pengamanan Dokumen RM sehingga
sering terjadi dokumen/arsip: terselip, hilang,
tercuri, duplikasi, tercecer, dimakan binatang
pengerat, dll)
5. Bencana alam : Banjir, , gempa dan kebakaran .
HASIL PERBAIKAN YANG DIHARAPKAN
1. Menyediakan data dan informasi yang akurat secara
cepat dan tepat;
2. Menciptakan penyimpanan dan penataan
dokumen/arsip yang rapi, teratur, memiliki sistem
dan prosedur yang jelas termasuk didalamnya
menentukan retensi simpan dokumen/arsip;
Terdapat pola klasifikasi arsip yang standart
,pelabelan kode arsip, tata letak penyimpanan arsip
dalam memudahkan temu kembli arsip secara
cepat. Sarana penyimpanan berkas arsip yang
sesuai dengan kebutuhan dan Scanner
3. Pembangunan Sistem Informasi Arsip terpadu baik
manual maupun elktronik
4. Efisiensi ruangan penyimpanan dokumen RM.
5. Menyelamatkan dokumen RM dari bahaya
kerusakan yang disebabkan unsur-unsur kimia
maupun hewani;
KONDISI SEBELUMNYA
KONDISI YANG DIHARAPKAN
 Tahapan Pelaksanaan
1. Dokumen Rekam Medis siap Scan
Dimana dokumen rekam medis yang akan dialih mediakan dengan
kriteria sebagai berikut :
a. Dokumen sudah in-aktif 7 tahun s/d 9 tahun
c. Dokumen aktif yang akan disimpan.
Dokumen aktif manualnya tetap disimpan di rak penyimpanan dan
tetap digunakan saat kontrol/atau berobat ulang sampai dengan masa
in aktif. Dilakukan sistem penyortiran kembali dokumen dan dilakukan
scan untuk bakcup file ke digital hal ini untuk membantu proses
pencarian dengan Elektronik filling.
2. Berkas yang akan di Scan

1. Lembar Masuk dan Keluar

2. Resume medis
3. Asessment awal medis
4. Catatan Perkembangan Pasien Terintegrasi
5. Lembar Identifikasi Bayi dan keterangan lahir
6. Laporan Operasi
7. Laporan Anestesi
8. Persetujuan/Penolakan Tindakan Kedokteran
• Persetujuan Tindakan Anestesi
• Hasil Penunjang Medis yang penting (Laborat, Radiologi)
• Persetujuan Rawat Inap
• Surat Kematian
• Surat Penyerahan Jenazah
• Hasil Visum
3. Pemilahan berkas rekam medis

• Rekam medis aktif setelah selesai di

assembling dan koding, diserahkan ke
urusan scan
• Rekam medis in aktif yang sudah disusut,
dipisahkan dokumen yang masih
mempunyai nilai guna dan yang tidak
memiliki nilai guna.
• Berkas di ruang scan siap di scan
4. Scanning Dokumen Rekam Medis (Elektronik Rekam Medis)
Dokumen yang sudah siap untuk di scan, dilakukan Proses scan dokumen
5. Indexing.
Pada tahap indexing kategori file dokumen Rekam Medis aktif dan in-aktif, di
indexing yang nanti digunakan sesuai dengan kebutuhan.
6. Storage/Penyimpanan Dokumen Hasil Scanning.
Dokumen hasil scan dalam bentuk elektronik disimpan di server dan siap
digunakan dengan database My SQL.
4. Scanning Dokumen Rekam Medis (Elektronik Rekam Medis)
Dokumen yang sudah di scan siap digunakan, menjadi Digital Rekam Medis
/Elektronik Filing Rekam Medis (E-RM).
Alih media dokumen rekam medis adalah suatu
kegiatan untuk merekam informasi dari dokumen
rekam medis tanpa mengubah isi dari informasi
tersebut.
Informasi dari hasil alih media itu dapat diakses
dengan lebih cepat dan tepat sehingga pihak yang
berkepentingan dapat melakukan tindakan medis
yang diperlukan lebih cepat dan akurat.

Tujuan ; meningkatkan mutu pelayanan medis

yang dibutuhkan oleh masyarakat.
 Benifit Alih Media Dokumen Rekam Medis ke
Digital (Imaging).

1. Retrieval dokumen inaktif lebih cepat.

2. Mengurangi biaya penyimpan dokumen
3. Hemat ruangan.
4. Hemat tenaga kerja.
Kondisi saat ini
Proses Penyusutan RM in aktif
 PENUTUP
• Retensi berkas rekam medis 5 tahun
(Permenkes 269 Th. 2008)
• Penyusutan berkas rekam medis perlu
dilakukan secara periodik dengan
mempertimbangkan penambahan berkas
rekam medis dan kapasitas ruangan dan rak
yang dimiliki RS.
• Pemusnahan berkas rekam medis perlu
memperhatikan aspek kerahasiaan dokumen
yang harus dijaga dan regulasi yang berlaku.
Terima Kasih