A.

LATAR BELAKANG DILAKUKAN RETENSI REKAM MEDIS

Menurut Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM) tahun 2006

beberapa hal yang menjadi latar belakang dilaksanakannya Retensi dan Pemusnahan
Dokumen Rekam Medis pasien, diantaranya :

1. Terbatasnya ruang penyimpanan

2. Terbatasnya rak penyimpanan

3. Bertambahnya Rekam Medis pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas
rekam medis in-aktif

B. PENGERTIAN

Penyusutan merupakan suatu proses pemindahan dokumen rekam medis dari rak
aktif ke rak in-aktif, dimana dokumen rekam medis nantinya disortir satu persatu untuk
mengetahui sejauh mana dokumen rekam medis tersebut mempunyai nilai guna dan tidak
mempunyai nilai guna. Penyusutan dokumen rekam medis juga dapat dilakukan jika
dokumen rekam medis rusak atau tidak dapat terbaca (Rustiyanto, 2011).

Retensi merupakan periode penahanan atau periode waktu yang harus dilalui
sebelum suatu record dapat dihapuskan atau dihilangkan, (Rustiyanto, 2011). Berkas
rekam medis akan dilakukan retensi sekurang- kurangnya 5 tahun dilihat dari tanggal
terakhir pasien datang berobat. Pelaksanaan retensi bisa

Pemusnahan merupakan suatu proses kegiatan penghancuran rekam medis secara

fisik, dimana arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya, untuk
pemusnahannya akan dimusnahkan dengan cara dibakar atau dicacah (Rustiyanto, 2011).
Menurut Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 dalam (Soleha, 2013)
Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip
Rekam Medis di Rumah Sakit, tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif adalah
pembuatan tim pemusnah, membuat daftar pertelaan, dan membuat berita acara
pemusnahan.
C. TATA CARA RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

1. Penyisiran Dokumen Rekam Medis

Penyisiran dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap
kemungkinan kesalahan letak dokumen rekam medis dan mengembalikan pada
letaknya sesuai dengan sistem penjajaran yang digunakan. Ketika kegiatan ini
dilakukan, bersama itu pula dilakukan pencatatan dokumen rekam medis yang sudah
saatnya diretensi Melakukan pencatatan dokumen rekam medis yang sudah saatnya
diretensi
2. Retensi Dokumen Rekam Medis
Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan
memisahkan antara dokumen rekam medis aktif dan in-aktif dengan tujuan
mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan
penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan.
DRM in-aktif yaitu dokumen rekam medis dengan masa simpan mencapai 5 tahun
sejak terakhir berobat di rumah sakit.
Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik,
dokumen yang sudah diretensi disimpan pada ruangan terpisah dengan mengurutkan
sesuai dengan tanggal terakhir berobat
D. TATA CARA PENILAIAN NILAI GUNA DOKUMEN REKAM MEDIS
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-
formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan.
Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang
ditetapkan oleh direktur rumah sakit dengan cara:
1. Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan yaitu:
a. Ringkasan masuk keluar
b. Resume medis
c. Lembar operasi
d. Identifikasi bayi baru lahir
e. Lembar persetujuan tindakan medis
f. Lembar kematian
 2. Dokumen rekam medis yang masih bernilai guna disimpan diruangan penyimpanan
rekam medis secara permanen dan dilakukan scan dokumen.
3. Mengumpulkan formulir-formulir rekam medis lainnya termasuk rekam medis rusak
tidak Terbaca untuk dimusnahkan

E. PENGABADIAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM MEDIS

1. Membuat Tim Pemusnahan (SK-DIR)
2. Tim pemusnahan membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis yang akan
dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi (No Rekam Medis,nama pasien, tahun terakhir
kunjungan, jangka watu penyimpanan, diagnosa terakhir)
3. Pemusnahan dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan cara:
 Dibakar dengan menggunakan incenerator atau dibakar biasa.
 Dicacah, dibuat bubur.
 Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan oleh tim
pemusnah
4. Tim pemusnahan membuat berita acara pada saat pemusnahan berlangsung yang
ditandatangani oleh ketua tim pemusnahan, sekretaris tim pemusnahan dan diketahui
oleh direktur rumah sakit
D. ALUR PENYUSUTAN, PENILAIAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN REKAM
MEDIS

TIM
PEMUSNAHAN

PENYUSUTAN PEMINDAHAN
DRM DRM AKTIF

DRM
INAKTIF

PENILAIAN

DRM Memiliki Nilai Guna DRM Tidak

 Resume (Ringakasan masuk Memiliki Nilai Guna
dan keluar) dan DRM Rusak
 Lembar operasi
 Lembar
persetujuan/Penolakan
 Identifikasi bayi lahir PEMUSNAHAN
 Surat kematian

SCAN DOKUMEN DILESTARIKAN