PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS

No. Dokumen :
052/SOP-146/KDH/I/2024

SOP No. Revisi :-

Tanggal Terbit : 26 Januari 2024

Halaman : 1/2

Penanggung Jawab Klinik

Pratama Dharma Husada
Klinik Pratama
Dharma Husada

dr.Anis Bitriarno, M.MRS

1. Pengertian Penyimpanan Rekam Medis Adalah prosedur penyimpanan berkas rekam

medis dengan kejelasan masa retensi sesuai peraturan yang berlaku. Retensi
rekam medis adalah kegiatan memisahkan atau memindahkan antara
dokumen rekam medis yang aktif dengan dokumen rekam medis inaktif yaitu
status rekam medis yang tidak aktif sekurang-kurangnya selama 2 tahun
terhitung kunjungan terakhir pasien. Pemusnahan dokumen rekam medis
adalah proses memusnahkan dokumen rekam medis yang sudah memenuhi
syarat yaitu 1 tahun untuk dokumen rawat jalan yang disimpan setelah masa
retensi.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan Langkah-langkah untuk melakukan penyimpanan

rekam medis dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan
mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.

3. Kebijakan Keputusan penanggung Jawab Klinik Pratama Dharma Husada Nomor

023SK-032/KDH/I/2024 tentang Pengelolaan Rekam Medis.

4. Referensi ● Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 tahun 2008
tentang rekam medis.
● Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, Tentang Kesehatan
● Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014

5. Prosedur/Langkah- a. Petugas Rekam medis memeriksa berkas rekam medis yang sudah
langkah terkumpul dari poliklinik
b. Petugas rekam medis menyimpan berkas rekam medis memilah – milah
sesuai dengan nomor rekam medis dan menyimpan ke dalam rak
penyimpanan.
c. Setiap akhir tahun ataupun awal tahun petugas rekam medis melakukan
retensi berkas rekam medis.
d. Retensi berkas rekam medis dilakukan dengan cara
e. Petugas rekam medis melihat tanggal terakhir pasien berobat
f. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak berkunjung
ke puskesmas, berkas diambil dari rekam medis yang masih
aktif,kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
g. Retensi dilakukan apabila tempat penyimpanan sudah penuh dan atau
sudah memenuhi syarat untuk dilakukan retensi..
 PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN
REKAM MEDIS

h. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis di

kategorikan rekam medis inaktif selama 1 (satu) tahun untuk rawat jalan
dapat dimusnahkan dengan cara;
i. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada kepala klinik.
j. Kepala klinik membuat surat keputusan tentang pemusnahan status
rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam medis
k. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani
petugas dan diketahui kepala klinik.
l. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
klinik.
m. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak/tidak dapat dibaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat dalam buku
catatan pemusnahan.
n. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak ketiga
dan tim pemusnah

6. Unit Terkait 1. Poliklinik Umum

2. Poliklinik Gigi
3. KIA/KB
4. Pendaftaran

8. Dokumen Terkait Rekam Medik pasien