3.

Jika terdapat kesalahan pencatatan, maka pembetulan catatan yang salah

harus dilakukan pada tulisan yang salah dan diparaf oleh petugas yang
bersangkutan (pasal 6 ayat 1). Secara lebih tegas ayat 2 dari pasal yang
sama menyatakan bahwa penghapusan tulisan dengan cara apapun tidak
diperbolehkan.

a) Prosedur Pelaksanaan Rekam Medis

Pengisian berkas rekam medis dimulai dari bagian penerimaan

pasien unit rekam medik, di lembar masuk yang berisi identitas penderita
dan nomor rekam medis. Hal ini berlaku untuk pasien rawat jalan, pasien
rawat inap maupun rawat darurat. Kemudian selama pasien dirawat
diruang rawat inap, lembaran-lembaran rekam medis ditambah sesuai
dengan kebutuhannya.

Setelah pasien keluar, maka berkas rekam harus diisi lengkap dan
dikirim ke unit rekam medis. Disini berkas rekam medis diolah untuk
untuk menjamin kelengkapan isinya. Kemudian diagnosa penyakit diberi
kode, tindakannya diberi kode dan berkas rekam medis yang lengkap
disimpan menurut nomor untuk sewaktu-waktu berkas rekam medis dapat
diambil kembali guna keperluan pasien maupun penelitian lainnya.

b) Sistem pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit

Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumun rekam medis terdapat

dua sistem yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah
penyimpanan rekam medik seorang pasien dalam satu kesatuan, dokumen
rekam medis rawat jalan dan rawat inap tersimpan di satu map. Sedangkan
desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis dipisahkan antara rekam
medik poliklinik dengan rekam medis rawat inap. Rekam medis poliklinik
disimpan di satu tempat penyimpanan sedangkan rekam medis rawat inap
di simpan dibagian catatan medis. Berikut kekurangan dan kelebihan
sentralisasi dan desentralisasi.
 Tabel 1.1 : Kekurangan dan Kelebihan Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi Desentralisasi
Kekurangan Kelebihan Kekurangan Kelebihan
1. Petugas 1. Data dan 1. Terjadi 1. Efisiensi
menjadi lebih informasi hasil duplikasi waktu,
sibuk karena pelayanan dapat dalam sehingga
harus berkesinambunga pembuatan pasien
menangani n karena dalam rekam medik, mendapat
unit rawat satu folder yaitu data dan pelayanan
jalan dan sehingga informasi lebih cepat
rawat inap riwayatnya dapat pelayanan 2. Beban kerja
2. Filing (tempat dibaca pada satu yang
penyimpan) seluruhnya pasien dapat dilaksanaka
DRM harus 2. Mengurangi tersimpan n petugas
dijaga 24 jam terjadinya lebih dari 1 lebih ringan.
karena setiap duplikasi dalam folder
saat pemeliharaan 2. Biaya yang
diperlukan dan penyimpanan diperlukan
untuk rekam medik untuk
pelayanan di 3. Mengurangi peralatan dan
UGD yang jumlah biaya ruangan lebih
buka 24 jam yang banyak.
3. Tempat dipergunakan
penerimaan untuk peralatan
pasien harus dan ruangan
bertugas 4. Tata kerja dan
selama 24 jam pertauran
karena pasien mengenai
bisa datang kegiatan
setiap saat pencatatan medik
 dan tempat mudah
penyimpanan distandarisasi
ada di satu 5. Memungkinkan
tempat. peningkatan
efisiensi kerja
petugas
penyimpanan
6. Mudah
menerapkan
sistem unit
record.

Namun sekarang, semua Rumah Sakit di Indonesia diarahkan menuju

sistem sentralisasi. Dalam tata kelolanya, terdapat berbagai pendapat pula tentang
pembuatan rekam medis. Berikut sistem tata kelolanya:

Tabel 1.2 : Sistem Pengelolaan Rekam Medik

Permenkes 269 COLLEG OF UU NO 29 WILL GAUD AND

TH 2008 PHYSYCIANS tahun 2009 ASSOCIATES, LLC
AND SEGEON OF
ONTARIO
Pasal 8-11 1. Persetujuan 1. Penciptaan 1. Problem Definition
1. Penyimpanan pasien 2. Penyimpanan 2. Process
2. Pemusnahan 2. Pengumpulan dan Identification
3. Kerahasiaan 3. Pengurutan kerahasiaan 3. Process Analisys
secara 3. Pemusnahan 4. Product Evaluation
kronologis dan 5. Vendor
sistematis Qualification
4. Penggunaan 6. Request For
5. Pengungkapan Proposal
6. Pemusnahan 7. Contact Negotiation
 8. Implementation

Menurut Permenkes 269 tahun 2008 sistem pengelolaan rekam medis

terdiri dari penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan. Rekam medik pasien
rawat inap disimpan sekurang kurangnya dalam jangka waktu 5 tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu lima tahun tersebut,
rekam medik dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
medis. Rincian pulang dan persetujuan medis tersebut harus disimpan untuk
jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.
Penyimpanan tersebut dilakukan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan
sarana pelayanan kesehatan.

Informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat

pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh
dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas pengelola dan pimpinan
sarana pelayanan kesehatan. Namun informasi-informasi tersebut dapat dibuka
untuk kepentingan kesehatan pasien, memenuhi permintaan aparatur penegak
hukum dalam rangka penegakan hukum atas perintah pengadilan, permintaan
dan/atau persetujuan pasien sendiri, permintaan instalasi/lembaga berdasarkan
ketentuan perundang-undangan, dan untuk kepentingan penelitian, pendidikan,
dan audit medik sepanjang tidak menyebut identitas pasien. Permintaan rekam
medis untuk tujuan tersebut harus dilakukan secara tertulis kepada pimpinan
pelayanan kesehatan.

2.1.2 PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS DI PUSKESMAS

Biasanya pasien yang datang ke Puskesmas dapat datang sendiri atau

membawa surat rujukan . Di Unit Pendaftaran, identitas pasien dicatat di kartu
atau status rekam medis dan selanjutnya pasien beserta kartu atau status rekam
medisnya dibawa ke Ruang Pemeriksaan. Oleh tenaga kesehatan, pasien
tersebut dianamnesia dan diperiksa serta kalau dibutuhkan dilakukan
pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan penegakkan diagnosa dan sesuai
kebutuhan,pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis lainnya. Ke semua
pelayanan kesehatan ini dicatat dalam kartu atau status rekam medis.

Setiap tenaga kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan dan atau

tindakan medis harus menuliskan nama dan membubuhi tandatangannya kartu
atau status rekam medis tersebut. Semua kegiatan ini merupakan kegiatan
bagian pertama rekam medis (PATIENT RECORD). Setelah melalui ini
semua, pasien dapat pulang atau dirujuk. Namun demikian kegiatan
pengelolaan rekam medis tidak berhenti. Kartu atau status rekam medis
dikumpulkan, biasanya kembali ke Ruang Pendaftaran untuk dilakukan
kodeing penyakit dan juga pendataan di buku-buku register harian yang telah
disediakan. Setelah diolah, kartu atau status rekam medis dikembalikan ke
tempatnya di Ruang Pendaftaran agar lain kali pasien yang sama datang, maka
kartu atau status rekam medisnya dapat dipergunakan kembali.

Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan bagian kedua rekam medis yaitu

MANAJEMEN berupa rekapitulasi harian, bulanan, triwulanan, semester dan
tahunan dari informasi yang ada di kartu atau status rekam medis pasien.

Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan analisa pada tingkat

puskesmas adalah :

1) Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar

gedung.
2) Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada masyarakat
yang dibedakan atas dalam Wilayah dan luar wilayah.
3) Menyusun kartu index Penyakit.
4) Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.
5) Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data
denominator dll.

Pengisian berkas rekam medis dimulai dari bagian penerimaan pasien

unit rekam medik, di lembar masuk yang berisi identitas penderita dan nomor
rekam medis. Hal ini berlaku untuk pasien rawat jalan, pasien rawat inap
maupun rawat darurat. Kemudian selama pasien dirawat diruang rawat inap,
lembaran-lembaran rekam medis ditambah sesuai dengan kebutuhannya.

2.1.3 PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS DI KLINIK

Setiap catatan dalam rekam medis  harus dibubuhi nama, waktu, dan
tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan. Apabila
dalam pencatatan rekam medis menggunakan teknlogi informasi elektronik,
kewajiban membubuhi tanda tangan dapat diganti dengan menggunakan
nomor identitas pribadi/personal identification number (PIN).
Dalam hal terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan pada rekam
medis, catatan dan berkas tidak boleh dihilangkan atau dihapus dengan cara
apapun. Perubahan catatan atas kesalahan dalam rekam medis hanya dapat
dilakukan dengan pencoretan dan kemudian dibubuhi parafpetugas yang
bersangkutan. Lebih lanjut penjelasan tentang tata cara ini dapat dibaca pada
Peraturan Menteri Kesehatan tentang Rekam Medis dan pedoman
pelaksanaannya.
a) Kepemilikan Rekam Medis
Sesuai UU Praktik Kedokteran, berkas rekam medis menjadi milik
dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan, sedangkan isi
rekam medis dan lampiran dokumen menjadi milik pasien.
b) Penyimpanan Rekam Medis
Rekam medis harus disimpan dan dijaga kerahasiaan oleh  dokter,
dokter gigi dan pimpinan sarana kesehatan di klinik tersebut. Batas
waktu lama penyimpanan menurut Peraturan Menteri Kesehatan
paling lama 5 tahun dan resume rekam medis paling sedikit 25
tahun.
c) Pengorganisasian Rekam Medis
Pengorganisasian rekam medis sesuai dengan  Peraturan Menteri
Kesehatan Nomor 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam
Medis (saat ini sedang direvisi) dan pedoman pelaksanaannya.
 d) Pembinaan, Pengendalian, dan Pengawasan
Untuk Pembinaan, Pengendalian dan Pengawasan tahap Rekam
Medis diklinik dilakukan oleh dokter pemilik klinik.

2.2 PERBEDAAN SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI

RUMAH SAKIT, KLINIK DAN PUSKESMAS
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu
faktor yang sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit,
klinik dan puskesmas. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis
memberikan ketersediaan data tentang segala pelayanan yang telah
diberikan kepada pasien.Oleh karena itu penyimpanan dokumen rekam
medis harus dikelola dengan baik untuk dapat memberikan pelayanan
yang optimal kepada pasien. Menurut Permenkes 269 tahun 2008 tentang
rekam medis, ruang penyimpanan dokumen rekam medis dapat digunakan
untuk menampung dokumen rekam medis aktif selama lima tahun,
sedangkan menurut Dirjen Bina Pelayanan Medis tahun 2006
penyimpanan dokumen rekam medis dianjurkan atau disarankan untuk
menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dengan penjajaran sistem
nomor akhir (Depkes, 2006).
2.1.1 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI
RUMAH SAKIT
Cara penyimpanan yang digunakan di Rumah Sakit penyimpanan
secara sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara
rekam medis kunjungan baik poliklinik dan gawat darurat serta rekam
medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dalam satu
folder dan disimpan di bagian rekam medis dalam roll o’pack.
Prosedur penyimpanan dokumen rekam medis di Rumah Sakit
yaitu petugas filing menerima dokumen rekam medis dari petugas
koding setelah itu dokumen rekam medis disortir menurut nomor dan
tempat. Dokumen rekam medis dimasukkan dalam rak penyimpanan.
Hal ini sudah sesuai dengan SOP yang ada.
 Pelaksanaan pengambilan berkas rekam medis dilaksanakan sesuai
permintaan peminjaman dari Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat
Inap, dan peminjaman untuk penelitian atau kepentingan perawatan
pasien. Sebelum melakukan pengambilan rekam medis untuk
pelayanan (poliklinik) petugas akan mencetak tracer yang nantinya
akan dijadikan pedoman dalam pengambilan/pencarian dokumen
rekam medis. Sebelum didistribusikan petugas mengecek dan
melengkapi formulir yang kurang dan menjadikan satu bukti registrasi
dari tempat pendafataran pasien. Kemudian petugas mengentrikan ke
dalam sistem informasi rumah sakit berkas keluar sebagai bukti
peminjaman berkas.Selanjutnya petugas filing mendistribusikan sesuai
klinik tujuan pasien.
Rumah Sakit juga menggunakan sistem nomor akhir (terminal
digit filing sistem) dalam penerapannya sudah baik.
a) Kelebihan dari sistem nomor akhir antara lain:
1) Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan
2) Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis
dapat dibagi secara merata
3) Kekeliruan menyimpan dapat dicegah, karena petugas
hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam
memasukkan rekam medis kedalam rak Sedangkan
kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk
melatih dan membimbing petugas penyimpanan.

Seperti di dalam penelitian Wati (2011) tentang tinjauan

pelaksanaan penyimpanan dan penjajaran dokumen rekam medis di ruang
filing mendapatkan hasil bahwa pelaksanaan penjajaran dokumen rekam
medis menggunakan sistem angka akhir mempermudah petugas rekam
medis dalam melaksanakan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam
medis.Hal ini sudah sesuai dengan teori yang ada meskipun dalam
pelaksanaannya masih terdapat hal-hal yang kurang tepat seperti missfile
terjadi karena kurang telitinya petugas penyimpanan dalam
membagi/menempatkan dokumen rekam medis.

b) Kendala pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis

Kendala pelaksanaan dari aspek cara penyimpanan antara lain :
1) Tempat penyimpanan yang tidak jadi satu atau
terpisahpisah. Tempat penyimpanan dokumen rekam
medis yang terpisahpisah ke dalam empat tempat
penyimpanan tentunya akan merepotkan petugas dalam
mencari dokumen rekam medis yang diinginkan. Selain
itu jarak antara satu tempat penyimpanan dengan
tempat penyimpanan yang lain cukup berjauhan, hal ini
menyebabkan penyediaan dokumen rekam medis baik
untuk pelayanan kepada pasien maupun untuk
keperluan lain akan menjadi lebih lama. Salah satu cara
untuk mencegah atau mempercepat penyediaan
dokumen tersebut dapat dilakukan dengan menyatukan
tempat penyimpanan dokumen aktif yang semula ada
tiga tempat (gedung regular, gedung wijaya kusuma dan
gedung rehabititasi medis).
2) Salah tempat atau misfile Salah tempat atau missfile
terjadi karena kekurangtelitiannya petugas
penyimpanan. Hal ini dapat di minimalisir dengan cara
pemberian kode warna dalam folder dokumen rekam
medis dan membuat daftar kemungkinan-kemungkinan
tempat yang harus dicari apabila terjadi missfile.
c) Kendala pelaksanaan penyediaan dokumen rekam medis

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin

dari pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam
medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai
 memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar
penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10
menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
selama 15 menit (Depkes RI, 2006). Rata–rata waktu tunggu yang
dibutuhkan untuk pasien baru di Rumah Sakit adalah 8 menit dan
untuk pasien lama adalah 18 menit 57 detik. Rata – rata waktu
penyediaan rekam medis pasien baru di pendaftaran rawat jalan
tersebut tergolong sebentar.Sedangkan rata–rata waktu penyediaan
rekam medis pasien lama di pendaftaran rawat jalan tersebut
tergolong lama. Hal ini disebabkan antara lain :

1) Tersebarnya tempat penyimpanan dokumen rekam medis

menjadi empat bagian.
2) Letak tempat penyimpanan yang cukup jauh antara satu
bagian dengan bagian yang lain. Agar lebih efektif dalam
penyediaan dokumen rekam medis untuk pelayanan maka
memerlukan beberapa perubahan yang cukup signifikan
antara lain:
(a.) Menyatukan tempat penyimpanan dokumen rekam
medis aktif menjadi satu tempat bagian. Sehingga akan
memudahkan dan mempercepat petugas dalam
menyediakan dokumen rekam medis untuk pelayanan.
(b.) Membuat sistem pencarian dokumen rekam medis yang
dapat dilacak dengan sistem informasi rumah sakit, hal ini
memudahkan petugas menemukan tempat/bagian di mana
dokumen rekam medis berada.
2.1.2 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI
PUSKESMAS
Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data
penting yang nantinya akan diolah menjadi informasi . Jenis-jenis
kartu atau status rekam medis yang ada di Puskesmas sangat
bervariasi, tergantung sasarannya, sebagai contoh :
a) Family Folder
b) Kartu Tanda Pengenal
c) Kartu Rawat Jalan
d) Kartu Rawat Tinggal
e) Kartu Penderita & indek Penderita Kusta
f) Kartu Penderita & indek Penderita TB
g) Kartu Ibu
h) Kartu Anak dll
i) KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila
j) Kartu tumbuh Kembang Balita
k) Kartu Rumah (sanitasi)
Sebagai gambaran, terlihat pada Gambar 1.1, alur pasien atau
rekam medis yang terjadi di Puskesmas.

Gambar 1.1 Alur Rekam Medik Dalam Manajemen Pelayanan

Medik Terpadu Di Puskesmas.
Dari Diagram tersebut terlihat bahwa pasien yang datang ke
Puskesmas dapat datang sendiri atau membawa surat rujukan . Di Unit
Pendaftaran, identitas pasien dicatat di kartu atau status rekam medis
dan selanjutnya pasien beserta kartu atau status rekam medisnya
dibawa ke Ruang Pemeriksaan. Oleh tenaga kesehatan, pasien tersebut
dianamnesia dan diperiksa serta kalau dibutuhkan dilakukan
pemeriksaan penunjang. Akhirnya dilakukan penegakkan diagnosa dan
sesuai kebutuhan,pasien tersebut diberi obat atau tindakan medis
lainnya. Ke semua pelayanan kesehatan ini dicatat dalam kartu atau
status rekam medis. Setiap tenaga kesehatan yang melakukan
pelayanan kesehatan dan atau tindakan medis harus menuliskan nama
dan membubuhi tandatangannya kartu atau status rekam medis
tersebut. Semua kegiatan ini merupakan kegiatan bagian pertama
rekam medis (PATIENT RECORD). Setelah melalui ini semua, pasien
dapat pulang atau dirujuk. Namun demikian kegiatan pengelolaan
rekam medis tidak berhenti. Kartu atau status rekam medis
dikumpulkan, biasanya kembali ke Ruang Pendaftaran untuk dilakukan
kodeing penyakit dan juga pendataan di buku-buku register harian
yang telah disediakan. Setelah diolah, kartu atau status rekam medis
dikembalikan ke tempatnya di Ruang Pendaftaran agar lain kali pasien
yang sama datang, maka kartu atau status rekam medisnya dapat
dipergunakan kembali.

Kegiatan selanjutnya adalah kegiatan bagian kedua rekam

medis yaitu MANAJEMEN berupa rekapitulasi harian, bulanan,
triwulanan, semester dan tahunan dari informasi yang ada di kartu atau
status rekam medis pasien. Ruang lingkup kegiatan pengolahan dan
analisa pada tingkat puskesmas adalah :

6) Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung

maupun luar gedung.
7) Mentabulasi data upaya kesehatan yang diberikan kepada
masyarakat yang dibedakan atas dalam Wilayah dan luar
wilayah.
8) Menyusun kartu index Penyakit.
9) Menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan.
10) Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan
menggunakan data denominator dll.
 Terdapat 2 jenis pengumpulan data yaitu INDIVIDUAL BASED
dan COMMUNITY BASED. INDIVIDUAL BASED berasal dari kartu
atau status rekam medis yang direkapitulasi. Hasil rekapitulasi ini dapat
digunakan untuk kepentingan institusi dan juga untuk kepentingan
masyarakat. COMMUNITY BASED berasal dari hasil surveillance atau
studi yang dilakukan di masyarakat. Hasil –hasil tersebut dapat digunakan
untuk kepentingan masyarakat dan juga kepentingan individu.

Gambar 1.2 Sumber Informasi Kesehatan

Informasi kesehatan adalah hasil pengumpulan dan pengolahan

data yang merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang
kesehatan Prinsip-prinsip penyelenggaraan informasi kesehatan adalah :

1) Mencakup seluruh data yang terkait dengan kesehatan , baik yang

berasal dari sektor kesehatan ataupun dari berbagai sektor
pembangunan lain.
2) Mendukung proses pengambilan keputusan di berbagai jenjang
adminsitrasi kesehatan.
3) Disediakan sesuai dengan kebutuhan informasi untuk pengambilan
keputusan.
4) Disediakan harus akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu
dengan mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi.
5) Pengelolaan informasi kesehatan harus dapat memadukan
pengumpulan data melalui cara-cara rutin ( yaitu pencatatan dan
pelaporan) dan cara-cara non rutin ( yaitu survai dll ).
6) Akses terhadap informasi kesehatan harus memperhatikan aspek
kerahasiaan yang berlaku di bidang kesehatan dan kedokteran .
2.1.3 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS DI
KLINIK
Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis Rekam medis memliki
beberapa kegiatan penyelenggaraan yang dilaksanakan oleh tiap tiap
petugas. Sistem penyelenggaraan rekam medik ini meliputi empat
kegiatan pokok. Kegiatan tersebut adalah:
a) Penerimaan
Kegiatan penerimaan disini berhubungan dengan
penerimaan segala data dari pihak pasien. Data tersebut bisa
merupakan data sosial ataupun data klinik. Biasanya data sosial
akan diterima pertama kali saat pasien mendaftar di
pendaftaran. Sedangkan data klinik diperoleh saat pasien
tersebut berada di pelayan rawat jalan, rawat inap maupun
penunjang medik.
b) Pencatatan
Kegiatan pencatatan adalah kegiatan dimana data sosial
dan data klinik di catat dalam suatu media yang dapat dilihat
kembali pada masa yang akan datang. Media yang selama ini
paling sederhana adalah media kertas, sedangkan yang sedang
dikembangkan adalah media digital melalui bantuan alat
computer.
c) Pengolahan
Kegiatan pengolahan data pada penyelenggaraan rekam
medik adalah proses yang dilakukan di unit rekam medik
terhadap hasil pencatatan yang dilakukan oleh tenaga
kesehatan. Proses ini secara manual meliputi assembling
 (penataan berkas yang ada dalam rekam medik), indexing
(pengindekan data untuk memudahkan pencarian) dan koding
(pemberian kode untuk klasifikasi penyakit). Pelaporan
Kegiatan ini adalah proses dimana data yang telah
dikumpulkan diolah lebih lanjut hingga dapat menghasilkan
informasi yang lebih bermanfaat baik untuk pihak intern
maupun ekstern
d) Penyimpanan
Adalah kegiatan menyimpan seluruh data dan informasi
yang telah berhasil diperoleh untuk keperluan di masa yang
akan datang

Setiap klinik tentunya memiliki sistem penjajaran yang berbeda

dalam menyimpan berkas rekam medis. Hal ini tergantung dari kebutuhan
serta fasilitas rumah sakit itu sendiri. Adapun macam-macam sistem
penyimpanan berkas rekam medis menurut nomor adalah sebagai berikut :

a) Sistem Penyimpanan Nomor Langsung (Straight Numerical

Filing System)

Penyimpanan dengan sistem penyimpanan nomor langsung

yaitu berkas rekam medis disimpan dalam rak penyimpanan secara
berturut dengan penjajaran berdasar urutan nomornya seperti yang
tertera pada berkas rekam medis, yang dimulai dengan nomor
terkecil sampai yang terbesar.

Contoh :

Ada 3 buah berkas rekam medis dengan nomor rekam

medis 6 digit seperti berikut: 356011, 356010, 356012

Maka dalam penyimpanannya, penjajaran/urutannya adalah

356010, 356011, 356012
Gambar 1.3 Berkas Rekam Medis

b) Sistem Penyimpanan Angka Akhir (Terminal Digit Filing

System)

Penyimpanan dengan sistem ini sering disebut dengan

Terminal Digit Filing System, dimana penjajaran dalam
menyimpan berkas rekam medis berbeda dengan penomoran
langsung. Dalam sistem ini nomor rekam medis dibagi menjadi 3
bagian, yaitu primary digits, secondary digits dan tertiary digits.
Biar ga bingung, saya kasih contohnya. Misalkan RS-X memiliki 6
digit nomor rekam medis, yaitu 35-60-10. Maka angka “10”
menempati posisi primary digits, sedangkan dua angka di sebelah
kirinya, yaitu angka “60” menempati posisi secondary digits, dan
yang terakhir “35” menempati posisi tertiary digits. Urutan proses
untuk melakukan penyimpanan terhadap berkas rekam medis
sesuai sistem ini, yaitu melihat posisi dengan urutan primary digits
-> secondary digits -> tertiary digits.

Gambar 1.4 Berkas Rekam Medis

c) Sistem Penyimpanan Angka Tengah (Middle Digit Filing
System)

Disini, penyimpanan berkas rekam medis yang

menggunakan sistem penjajaran angka tengah hampir sama dengan
sistem penjajaran angka akhir. Yang membedakan adalah letak
posisi primary digits, secondary digits dan tertiary digits. Dalam
hal ini, pasangan angka yang terletak di tengah-tengah menempati
posisi primary digits, untuk pasangan angka paling kiri menempati
posisi secondary digits, dan pasangan angka yang paling kanan
menempati posisi tertiary digits.

Gambar 1.5 Berkas Rekam Medis