PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN

REKAM MEDIS
No. : SOP/VII/UKP/
Dokumen /2017
SOP No. Revisi :
Tgl. Terbit : 2017
Halaman : 1/2
Tanda tangan Kepala Puskesmas: Jartoyo, SKM
UPTD Puskesmas
NIP.
Kaligondang
196410161989011003
1. Pengertian Penyimpanan/ retensi adalah proses pemisahan status rekam
medis yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang
tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien.

Pemusnahan adalah proses memusnahkan status rekam medis

yang sudah memenuhi syarat yaitu 2 tahun disimpan setelah
masa retensi.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan
penyimpanan rekam medis dalam rangka menjaga kerahasiaan
dan keamanan informasi serta mengurangi jumlah arsip rekam
medis yang semakin bertambah.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Kaligondang Nomor 188.4/ /SK-
VII/UKP/2017
4. Referensi Pedoman Rekam Medis Nasional
5. Prosedur/ Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit
Langkah-langkah (puskesmas) wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka
waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat.

Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis

dapat dimusnahkan.

Prosedur penyimpanan/ retensi rekam medis

1. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pasien.
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak
berkunjung ke puskesmas, petugas mengambil berkas rekam
medis yang masih aktif, kemudian mencatat dalam buku
penyimpanan/ retensi rekam medis.
3. Petugas melakukan penyimpanan/ retensi 1 tahun sekali
setiap bulan desember.

Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif

1. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir pasien.
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung dari
kunjungan terakhir pasien, petugas memisahkan berkas di
ruang lain/ terpisah dari status rekam medis aktif kemudian
mencatat dalam buku catatan rekam medis inaktif.
3. Petugas mengelompokkan status rekam medis inaktif sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan.
 Prosedur pemusnahan rekam medis
1. Petugas melaporkan status rekam medis yang sudah
memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada
kepala puskesmas.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis.
3. Membentuk tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan
tata usaha dengan SK kepala puskesmas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala
puskesmas.
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di
simpan di puskesmas.
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak/ tidak
dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih
dahulu dicatat dalam buku catatan pemusnahan.
Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan
pihak ketiga dan tim pemusnah.
6. Bagan Alir Prosedur penyimpanan/ retensi rekam medis
Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir
tersebut pasien tidak berkunjung ke
Petugas melaporkan status puskesmas, petugas mengambil berkas
rekam medis yang sudah rekam medis yang masih aktif, kemudian
memenuhi syarat untuk mencatat dalam buku penyimpanan/
dimusnahkan dilaporkan retensi rekam medis
kepada kepala puskesmas

Petugas melakukan
penyimpanan rekam medis
1 tahun sekali (bulan
desember)

Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif

Rekam medis yang tidak aktif selama 2

tahun terhitung dari kunjungan terakhir
Petugas melihat tanggal pasien, petugas memisahkan berkas di
kunjungan terakhir pasien ruang lain/ terpisah dari status rekam
medis aktif kemudian mencatat dalam
buku catatan rekam medis inaktif.

Petugas mengelompokkan
status rekam medis inaktif
sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan
 Prosedur pemusnahan rekam medis
Petugas melihat tanggal
kunjungan terakhir pasien
Tim pemusnah membuat berita acara
pemusnahan yang ditanda tangani ketua
dan sekretaris dan diketahui kepala
puskesmas
Berita acara pemusnahan status rekam
medis yang asli di simpan di puskesmas
7. Unit Terkait 1. Ruang Pemeriksaan Umum
2. Ruang Pemeriksaan Gigi dan Mulut
3. Ruang KIA/ KB/ Imunisasi
4. Ruang Laboratorium
5. Ruang MTBS
6. Ruang Kesehatan Lansia
Kepala puskesmas membuat surat
keputusan tentang pemusnahan status
rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis
Membentuk tim pemusnahan dari unsur
rekam medis dan tata usaha dengan SK
kepala puskesmas
Khusus untuk arsip status
rekam medis yang rusak/
tidak dapat dibaca dapat
langsung dimusnahkan
dengan terlebih dahulu
dicatat dalam buku catatan
pemusnahan
 PENYIMPANAN DAN PEMUSNAHAN
REKAM MEDIS
No. : SOP/VII/UKP/
Dokumen /2017
DAFTAR No. Revisi :
TILIK Tgl. Terbit : 2017
Halaman : 1/2
Tanda tangan Kepala Puskesmas: Jartoyo, SKM
UPTD Puskesmas
NIP
Kaligondang
196410161989011003

1. UNIT :
2. NAMA PETUGAS :
3. TANGGAL PELAKSANAAN :
 URAIAN KEGIATAN TIDAK
NO. YA TIDAK
APAKAH BERLAKU
Prosedur penyimpanan/ retensi rekam medis.
1. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir
pasien?
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut
pasien tidak berkunjung ke puskesmas, petugas
mengambil berkas rekam medis yang masih aktif,
kemudian mencatat dalam buku penyimpanan/
retensi rekam medis?
3. Petugas melakukan penyimpanan/ retensi 1
tahun sekali setiap bulan desember?
Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif
4. Petugas melihat tanggal kunjungan terakhir
pasien?
5. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun
terhitung dari kunjungan terakhir pasien, petugas
memisahkan berkas di ruang lain/ terpisah dari
status rekam medis aktif kemudian mencatat
dalam buku catatan rekam medis inaktif?
6. Petugas mengelompokkan status rekam medis
inaktif sesuai dengan tahun terakhir kunjungan?
Prosedur pemusnahan rekam medis
7. Petugas melaporkan status rekam medis yang
sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada kepala puskesmas?
8. Kepala puskesmas membuat surat keputusan
tentang pemusnahan status rekam medis dan
menunjuk tim pemusnahan status rekam medis?
9. Membentuk tim pemusnahan dari unsur rekam
medis dan tata usaha dengan SK kepala
puskesmas?
10. Tim pemusnah membuat berita acara
pemusnahan yang ditanda tangani ketua dan
sekretaris dan diketahui kepala puskesmas?
11. Berita acara pemusnahan status rekam medis
yang asli di simpan di puskesmas?
12. Khusus untuk arsip status rekam medis yang
rusak/ tidak dapat dibaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat
dalam buku catatan pemusnahan. Pemusnahan
dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan
pihak ketiga dan tim pemusnah?
Jumlah
Compliance Rate (CR)
 .........................
Observer Tindakan

..............................
NIP.