PENYIMPANAN REKAM MEDIS

KERTAS DAN ELEKTRONIK

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
/SPO-RM/ /2022 00 1 dari 3

Tanggal Terbit : Ditetapkan oleh :

Direktur RSKD Duren Sawit
Wakil Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi DKI Jakarta

STANDAR
PROSEDUR Dr. Nikensari Koesrindartia, MARS
OPRASIONAL NIP.197303272006042021
PENGERTIAN Penyimpanan berkas rekam medis kertas adalah kegiatan
menyimpan berkas rekam medis pasien di ruang filing
setelah melalui proses pengolahan berkas rekam medis.
Penyimpanan berkas rekam medis elektronik adalah
penyimpanan berkas yang disimpan dalam bentuk
database/elektronik melalui system computer dan disimpan
di ruang server unit EDP
TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk :
1. Mengatur penyimpanan berkas rekam medis secara
teratur, tertib, sistematis, dan efektif agar dengan mudah,
cepat dan tepat dapat ditemukan kembali bila diperlukan.
2. Untuk effisiensi dan kecepatan pelayanan serta kecepatan
dalam pengambilan keputusan
3. Untuk melindungi dokumen rekam medis dari bahaya
pencurian, kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
KEBIJAKAN  1. Keputusan Direktur RSKD Duren Sawit Jakarta no. 88
tahun 2022 tentang Kebijakan Pelayanan RSKD Duren
Sawit
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
24 tahun 2022 Tentang Rekam Medis

PROSEDUR Rekam Medis Kertas :

 PENYIMPANAN REKAM MEDIS
KERTAS DAN ELEKTRONIK
No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
/SPO-RM/ /2022 00 2 dari 3

1. Ruang atau lokasi tempat penyimpanan fisik rekam

medis mencakup lokasi yang tidak terkena panas serta
aman dari air dan api.
2. Ruang tempat penyimpanan fisik rekam medis memiliki
suhu dan tingkat kelembaban yang tepat dan sesuai.
Suhu yang sesuai berkisar 18ºC - 29ºC dan kelembaban
50% - 60%. Pemasangan Air Conditioner (AC) juga bisa
mengurangi banyaknya debu.
3. Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux.
Pencahayaan diupayakan tidak menimbulkan kesilauan
dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
4. Segera mengganti bola lampu yang sudah tidak
berfungsi dengan baik.
5. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama,
seperti tikus, perusak atau pemakan kertas arsip, antara
lain jamur, rayap, ngengat.

6. Ruang tempat penyimpanan fisik rekam medis hanya

dapat diakses oleh staf yang berwenang.
7. Inventarisasi secara berkala rekam medis yang tersusun
di rak penyimpanan dan disusun kembali menurut
sistem penomoran.
8. Mengganti folder / atau dokumn rekam medis yang telah
rusak dengan yang baru
9. Membuat laporan rekam medis yang belum kembali ke
rak penyimpanan.
10. Menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapihan
ruangan penyimpanan
11. Menjaga dan membatasi akses keluar masuk ruang
penyimpanan rekam medis.
 PENYIMPANAN REKAM MEDIS
KERTAS DAN ELEKTRONIK
No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
/SPO-RM/ /2022 00 3 dari 3

Rekam Medis Elektronik :

12. Penyimpanan Rekam Medis Elektronik merupakan
kegiatan penyimpanan data Rekam Medis pada media
penyimpanan berbasis digital pada Fasilitas Pelayanan
Kesehatan.
13. Penyimpanan Rekam Medis Elektronik harus menjamin
keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan ketersediaan
data Rekam Medis Elektronik.
14. Media penyimpanan berbasis digital sebagaimana
dimaksud pada butir (1) di atas berupa server dan media
penyimpanan berbasis digital lain berdasarkan
perkembangan teknologi dan informasi (Backup
Database).
15. Penyimpanan berkas rekam medis elektronik disimpan
dalam bentuk database / elektronik melalui system
computer di ruang server, dan telah terintegrasi secara
otomatis ke dalam system rawat jalan, rawat inap dan
gawat darurat.
16. Untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen
rekam medis elektronik, maka dibuatkan akses
(username dan password) bagi setiap tenaga kesehatan
yang berhak mengisi dan mengakses rekam medis
17. Penyimpanan rekam medis harus memperhatikan
tingkat kelembaban udara, suhu, penerangan, debu dan
terhindar dari faktor biologis organisma perusak seperti
jamur, kutu buku, rayap, kecoa dan tikus serta dari
factor kelalaian manusia seperti rokok, tumpahan
minuman dan lain-lain.
18. Suhu di ruangan server berkisar 18ºC - 20ºC dan suhu
 PENYIMPANAN REKAM MEDIS
KERTAS DAN ELEKTRONIK
No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :
/SPO-RM/ /2022 00 4 dari 3

di luar ruangan server 18,7ºC kelembaban ruangan 70%

RH. Ruangan server harus selalu dalam kondisi yang
baik mengingat data yang ada di dalamnya sangat
bernilai.
19. Wajib memiliki cadangan data atau backup system yang
dilakukan rutin secara periodik 2 x sehari pada waktu
pagi dan malam hari dalam bentuk File Database.
UNIT TERKAIT 1. Komite Medis
2. Komite Rekam Medis
3. Instalasi Rawat Inap
4. Bidang Pelayanan Medis
5. Bidang Keperawatan
6. Instalasi Rekam Medis
7. SMF-SMF terkait