PENYIMPANAN

REKAM MEDIS
No. Dokumen :
SOP/VIII/UKP/15/I/2017
No. Revisi :1
SOP
Tanggal Terbit :
2 Januari 2017
Halaman : 1/3

Puskesmas Priyono,SKM.MM
Patikraja NIP.195902151980121007

1. Pengertian Penyimpanan/ Retensi adalah proses pemisahan status rekam

medis yang aktif menjadi inaktif yaitu status rekam medis yang
tidak aktif selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam melakukan penyimpanan rekam medis
dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi dan
mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : 440/VIII/SK.15/I/2017 tentang
penyimpanan rekam medis Di Puskesmas Patikraja.
4. Referensi Permenkes no 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.
5. Prosedur 1. Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah
sakit (puskesmas) wajib disimpan sekurang – kurangnya untuk
jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan.
A. Prosedur retensi status rekam medis
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien
tidak berkunjung ke puskesmas, berkas diambil dari rekam
medis yang masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi
rekam medis.
3. Retensi dilakukan 1 tahun sekali setiap bulan Desember.
 PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
No. Dokumen :
SOP/VIII/UKP/66/I/2017
No. Revisi :1
SOP
Tanggal Terbit :
2 Januari 2017
Halaman : 2/3
B. Prosedur pemisahan status rekam medis aktif menjadi inaktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2. Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung
dari kunjungan terakhir pasien , berkas dipisahkan di
ruang lain / terpisah dari status rekam medis aktif
kemudian catat dalam buku catatan rekam medis inaktif.
C. Prosedur Pemusnahan
1. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala puskesmas.
2. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang
pemusnahan status rekam medis dan menunjuk tim
pemusnahan status rekam medis.
3. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis
dan tata usaha dengan SK kepala puskesmas.
4. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang
ditanda tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala
puskesmas.
5. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli
di simpan di puskesmas.
6. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak /
tidak dapat dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu dicatat dalam buku catatan pemusnahan.
7. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa
disaksikan pihak ketiga dan tim pemusnah.
 PENYIMPANAN
REKAM MEDIS
No. Dokumen :
SOP/VIII/UKP/66/I/2017
No. Revisi :1
SOP
Tanggal Terbit :
2 Januarii 2017
Halaman : 3/3
6. Diagram alir Menyimpan RM disimpan sekurang-
Mulai kurangnyauntuk jangka 2tahun terhitung
dari tanggal terakhir pasien berobat

Melakukan pemisahan status Melakukan retensi status RM dan

Rekam Medis aktif menjadi dilakukan 1 tahun sekali pada
inaktif bulan Desember

Melakukan pemusnahan RM
dan membuat berita acara

Selesai

7. Unit terkait 1. Kepala Puskesmas

2. BP Umum
3. BP Gigi
4. KIA-KB
5. Ruang RM
8.Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai
Historis diberlakukan

Perubahan
1 SPO SOP 2 Januari 2017