RUMAH SAKIT

PKU MUHAMMADIYAH
SAMPANGAN
PEMISAHAN (RETENSI) DOKUMEN
SURAKARTA REKAM MEDIS IN AKTIF

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

00/SPO/000/2022 000 1/1
SEhat-aMANah-
tanGGungjawab-Islami

DITETAPKAN:
DIREKTUR
STANDAR
PROSEDUR TANGGAL TERBIT:
OPERASIONAL 12 AGUSTUS 2022
dr. Rosnedy Ariswati, M.Kes
NBM.827348
Pemisahan berkas non aktif adalah suatu proses kegiatan pengurangan
PENGERTIAN DRM dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan DRM nok aktif
dari rak penyimpanan aktif pada rak penyimpanan non aktif.
TUJUAN 1. Terlaksananya pengurangan jumlah DRM di rak penyimpanan aktif.
2. Terselenggaranya pengelolaan DRM in-aktif dengan baik.
Nomor Perdir: 006/PERDIR/RS PKU SAMPANGAN/XI/2018
Tentang: Pedoman Pelayanan Instalasi Rekam Medis Sampangan
(Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
KEBIJAKAN
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan.)
A. Persiapan :
1. Buku Catatan DRM In-Aktif
2. Daftar Rekam Medis yang dipindahkan dari Aktif ke In-Aktif
3. Ballpoint

B. Pelaksanaan :
1. DRM in aktif
a. Buat daftar nomor rekam medis yang sudah masuk daftar retensi
dengan melihat tahun kunjungan terakhir (minimal 5 tahun).
PROSEDUR
b. Ambil dokumen dari rak penyimpanan tanpa menggunakan
tracer.
c. Catat dalam buku catatan dokumen rekam medis in aktif.
d. Kumpulkan dokumen rekam medis sesuai kelompok nomor
rekam medis.
e. Simpan DRM in aktif sesuai angka akhirnya.
2. DRM pasien meninggal
a. DRM pasien meninggal dipisahkan dari rak aktif.
b. DRM dicatat nomor rekam medisnya dalam buku catatan DRM
meninggal.
c. DRM disimpan di rak terpisah memakai sistem angka akhir.

C. Hal yang harus diperhatikan

1. Pemisahan DRM antara aktif dan in-aktif dilakukan secara berkala
minimal 5 tahun dari tanggal terakhir pasien berkunjung
2. Pemisahan Rekam Medis Elektronik dilakukan paling singkat 25
tahun sejak tanggal kunjungan terakhir.
 RUMAH SAKIT
PKU MUHAMMADIYAH
SAMPANGAN
PEMISAHAN (RETENSI) DOKUMEN
SURAKARTA REKAM MEDIS IN AKTIF

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

00/SPO/000/2022 000 2/1
SEhat-aMANah-
tanGGungjawab-Islami

3. Sebelum retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan SE Dirjen

Yanmed No.HK.00.06.1.501160 tanggal 21 Maret 1995 tentang
pemusnahan rekam medis yang meliputi:
Aktif Inaktif
No. Kelompok
RJ RI RJ RI
1 Umum 5 TH 5 TH 2 TH 2TH
2 Mata 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
3 Jiwa 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4 Orthopedi 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5 Kusta 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
Ketergantungan
6 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
Obat
7 Jantung 10 TH 15 TH 2 TH 2 TH
8 Paru 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
4. Lakukan pemilahan terhadap lembaran penting yang akan
diabadikan dari semua berkas rekam medis inaktif yang meliputi:
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Ringkasan klinis/resume
c. Lembaran operasi
d. Lembaran persetujuan
e. Identifikasi bayi lahir
f. Surat keterangan lahir/meninggal
UNIT TERKAIT Unit Rekam Medis