SISTEM RETENSI DAN

PEMUSNAHAN
DOKUMEN REKAM MEDIS

Sugiharto, SKM
Landasan Hukum
UU No. 43/2009 ttg Kearsipan
PP 28/2012 ttg Pelaksanaan UU 43/2009
Permenkes 269/2008 tentang Rekam Medis
Perka ANRI 37 tahun 2016 ttg Pedoman
Penyusutan Arsip
Surat Edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Medik
No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir dasar Rekam
Medis dan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah-
sakit
Definisi Rekam Medis
Rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien (PMK 269/2008).
Rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan,
dan pelayanan lain yang diberikan kepada
pasien, termasuk dalam bentuk elektronik
(PMK 36/2012)
ARSIP
Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (UU 43/2009)
Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan. (UU 43/2009)
Penyusutan arsip dilakukan berdasarkan
JRA (Jadwal Retensi Arsip)
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip. (UU 43/2009)
Penyusutan arsip (PP 28/2012)

a •pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

b •pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna

c •penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

Pemindahan arsip inaktif

1 •penyeleksian arsip inaktif

2 •pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan

3 •penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan

Pemusnahan arsip dilakukan
terhadap arsip yang:
tidak memiliki nilai guna;
telah habis retensinya dan berketerangan
dimusnahkan berdasarkan JRA;
tidak ada peraturan perundang-
undangan yang melarang; dan
tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.
Prosedur pemusnahan arsip berlaku
ketentuan sebagai berikut:
pembentukan panitia penilai arsip;
penyeleksian arsip
pembuatan daftar arsip usul musnah oleh
arsiparis di unit kearsipan;
penilaian oleh panitia penilai arsip;
permintaan persetujuan dari pimpinan
pencipta arsip;
penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
PMK 269/2008 ttg Rekam Medis
Tujuan Retensi dan Pemusnahan RM :
mengurangi beban penyimpanan DRM dan
mengabadikan formulir-formulir rekam medis
yang memiliki nilai guna.
Untuk itu, maka dilakukan kegiatan :
a) Penyisiran DRM,
b) Retensi DRM,
c) Penilian nilai guna rekam medis,
d) Pengabadian dan pemusnahan formulir-
formulir rekam medis
Penyisiran DRM

 Penyisiran DRM yaitu suatu kegiatan

pengawasan rutin terhadap
kemungkinan kesalahan letak DRM
dan mengembalikannya pada letaknya
sesuai dengan sistem penjajaran yang
digunakan.
 Ketika kegiatan ini dilakukan,
bersamaan itu pula dilakukan
pencatatan DRM yang sudah saatnya
diretensi.
Retensi DRM
Retensi atau penyusutan DRM yaitu suatu kegiatan memisahkan
antara DRM yang masih aktif dengan DRM yang dinyatakan non
aktif atau in-aktif.
Tujuannya :
 mengurangi beban penyimpanan DRM
 menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk
kemudian diabadikan atau dimusnahkan.
Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing)
secara periodik misalnya setiap bulan, tribulan atau tahunan
tergantung banyaknya DRM yang disimpan.
Dokumen rekam medis yang telah diretensi harus disimpan pada
ruang terpisah dari DRM aktif dengan cara mengurutkan sesuai
urutan tanggal terakhir berobat.
 Jadwal Retensi DRM
(SE DirJen YanMed No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 )
No KELOMPOK AKTIF INAKTIF

RJ RI RJ RI

1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH

2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH

4 ORTHOPAEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

6 KETERGANTUNGAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH

7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH

8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
 Secara skematis dapat digambarkan
urutan kegiatannya sebagai berikut :
PEMINDAHAN BERKAS RM BERKAS RM

AKTIF IN AKTIF

DINILAI

TIM PENILAI

PENYUSUTAN RM ADA RM TIDAK ADA

BERKAS RM NILAI GUNA NILAI GUNA

BERKAS RM RUSAK DIMUSNAHKAN

TIDAK TERBACA TIM PEMUSNAH

BERKAS RM DIABADIKAN

TERTENTU
 DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIPINDAHKAN

DARI AKTIF KE IN AKTIF

No Tanggal Nomor Tanggal Diagnosis Kode Jumlah

urut pemindahan rekam medis terakhir Diagnosis lembar

berobat
 Penilaian nilai guna rekam medis
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu
kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir
rekam medis yang masih perlu diabadaikan atau
sudah boleh dimusnahkan.
Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh Tim
Penilai nilai guna RM yang ditetapkan oleh
direktur rumah-sakit atau pimpinan sarana
pelayanan kesehatan.
Tim Pemusnah Arsip mempunyai tugas
membantu direktur rumah sakit dalam
penyelenggaraan pemusnahan rekam medis
dengan memperhatikan nilai guna sesuai
peraturan yang berlaku.
Indikator Nilai Guna :
Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam
medis inaktif yaitu
Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan
dan penelitian
Mempunyai nilai guna primer yaitu :
Administrasi,
Hukum,
Keuangan,
Iptek
Mempunyai nilai guna sekunder yaitu : pembuktian
dan sejarah.
Prosedur penilaian berkas rekam medis

Memisahkan formulir rekam medis yang harus diabadikan

yaitu :
Ringkasan masuk dan keluar
Resume penyakit
Lembar operasi (termasuk laporan persalinan),
Identifikasi bayi lahir
Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanaya
sudah menyatu pada formulir ringkasan masuuk-keluar)
Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh
direktur rumah-sakit
 Secara skematis dapat digambarkan sebagai
berikut :
KETENTUAN UMUM LEMBAR RM YANG DIPILIH:
RINGKASAN MASUK
KETENTUAN KHUSUS DAN KELUAR
ANAK, JANTUNG, RESUME
MATA, JIWA, DAN SETERUSNYA LEMBAR OPERASI
BERKAS LEMBAR PERSETUJUAN
REKAM MEDIS IDENTIFIKASI BAYI
KETENTUAN TERTENTU LAHIR HIDUP
DI RUMAH SAKIT LEMBAR KEMATIAN

BERKAS REKAM MEDIS DILESTA

TIM RETENSI TERTENTU RIKAN

LEMBAR REKAM MEDIS

SISA, SETELAH DIAMBIL
LEMBAR TSB DIATAS
DIMUSNAH
BERKAS REKAM MEDIS KAN
RUSAK DAN TIDAK TERBACA
Pengabadian dan pemusnahan
rekam medis
Setelah dilakukan penilaian terhadap nilai guna
rekam medis dari DRM in aktif, Tim Pemusnah
Rekam kemudian :
mengabadikan formulir rekam medis yang
harus diabadikan sesuai dengan nilai gunanya
memusnahkan formulir yang sudah tak ada
nilai gunanya
Rangkaian kegiatan tersebut meliputi :
Membuat daftar pertelaahan
Membuat Berita Acara Pemusnahan Rekam
Medis
Melaksanaan pemusnahan
Membuat daftar pertelaan yaitu suatu daftar yang berisi nomor
RM, tahun kunjungan terakhir, jangka waktu penyimpanan,
diagnosis terakhir.
Membuat Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang
ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui direktur
rumah sakit. Berita Acara Pemusnahan Rekam Medis yang asli
disimpan di rumah-sakit, lembar keduanya dikirim kepada
pemilik rumah-sakit (untuk rumah-sakit milik Kementrian
Kesehatan RI ke Dirjen. Pelayanan Kesehatan).
Melaksanaan pemusnahan dengan cara : (a) dibakar dengan
menggunakan incenerator atau dibakar biasa, (b) dicacah,
dibuat bubur. Bila dilaksanakan oleh Pihak ke III harus
disaksikan Tim Pemusnah dengan dibuat berita acara tersendiri.
 DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS

No NOMOR REKAM MEDIS TAHUN KUNJUNGAN TERAKHIR JANGKA WAKTU DIAGNOSA AKHIR
PENYIMPANAN
urut
Contoh Berita Acara BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS
Pemusnahan RUMAH-SAKIT __________________________

No. :

DOKUMEN REKAM MEDIS PERSETUJUAN PEMUSNAHAN

YANG AKAN DIMUSNAHKAN DOKUMEN REKAM MEDIS

Tanggal Lokasi Cara Jumlah Pelaksana Disetujui untuk dilaksanakan

pemusnahan pemusnahan pemusnahan DRM pemusnahan

(terlampir)

Ketua Tim Direktur

Pemusnah Rumah-sakit

Sekretaris

Tim Pemusnah
 Berita acara pemusnahan dilampiri dengan
daftar DRM yang dimusnahkan

DAFTAR DOKUMEN REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN

No Nomor Diagnosis Kode Jumlah

urut rekam medis Diagnosis Lembar

Rak non aktif
Gambaran tempat aktivitas alih media scanner RM
TERIMA KASIH