PENGELOLAAN

SISTEM REKAM
MEDIS

BY
Rumsilah, SKM
 SISTEM PENOMORAN

Sistem pengarsipan RM umumnya

dilakukan berdasarkan penomoran RM
pasien.
Pengarsipan secara alfabetik nama
pasien sering terjadi kesalahan
dibanding dengan sistem penomoran.
 SISTEM PENOMORAN

RM umumnya disimpan berdasarkan nomor

 Sistem penomoran ada 3 jenis :

Cara Cara Unit Cara Seri

Seri(SNS) (UNS) Unit(SUNS)
Setiap pasien Setiap ps yg Gab. Sist.seri
mendapat berkunjuing dan unit.Setiap
no.baru setiap diberi satu ps dtg ke RS
kunjungan ke no.RM baik utk diberikan 1
RS RI maupun RJ nomor.Digab.
dan disimpan di
RM yg terbaru
shg RM tetap 1
 SNS (Seri Numbering System)
keuntungan kerugian

Mudah digunakan -Kronologis peny.pasien

•Pasien cepat dilayani tdk ada
-RM pasien tersebar
diberbagai no RM
-Tempat penyimpanan
mjd cepat penuh
 SUNS (Serial Unit Numbering System)
Keuntungan Kerugian
-Tetap bisa -Diperlukanwaktu
menciptakan 1 berkas untuk mencabut no.RM
RM yg lama
-Retensi RM mjd lebih -Selalu mengulang
mudah krn RM dgn pemberian nomor baru
no.kecil akan terletak
didalam kelompok file
lama
 UNS ( Unit Numbering System)
Keuntungan Kerugian
-RM pasien terpusat di -Waktu pendaftaran
1 berkas, kronologis lama
penyakit lbh mudah -RM yg tebal akan
diketahui dibuat berjilid (1,2, 3,
-Mengurangi pekerjaan dst)
menyatukan RM yang - Sulit memilih RM
terpisah inaktif
SISTEM PENJAJARAN
 SYSTEM PENJAJARAN
Adalah sistem penataan RM dlm suatu
skuens yg khusus agar rujukan dan
pengambilan kembali (retrieve) menjadi
mudah & cepat.
 SYSTEM PENJAJARAN
Ada 3 cara :
1. Alfabetik
2. Alfanumerik
3. Numerik (penomoran)
SYSTEM PENJAJARAN PENOMORAN

A. SISTIM NOMOR LANGSUNG (STRAIGHT

NUMERICAL FILLING)
B. SISTIM ANGKA AKHIR (TERMINAL
DIGIT FILING)
C. SISTIM ANGKA TENGAH (MIDDLE
DIGIT FILING)
 NOMOR LANGSUNG
14 - 20 - 94
Primer Sekunder Tertier
Keuntungan :
1. Baik utk klinik /puskesmas dgn pasien RJ kurang 50 org
2. Mudah utk mengajar petugas penjajaran
Kekurangan :
1. Kepada petugas sulit ditentukan seksi yg menjadi tanggung
jawabnya
2. Pekerjaan tdk tersebar rata diantara petugas
3. Kesalahan menjajar akan sulit mencari/mengontrolnya.
NOMOR LANGSUNG
 MIDDLE DIGIT FILING
14 - 20 - 94
Sekunder Primer Tertier
Keuntungan :
1. Tidak beda dengan terminal digit filing
2. Konversi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah,
berkas dpt ditransfer dgn blok terdiri dari 100 charts
Kelemahan:
1. Lebih sulit dipelajari drpd terminal digit filing & no lgs
2. Tidak efektif utk penomoran lebih dari enam digits
3. Tidak ada distribusi merata, dlm rak file akan ada lowong-
lowong krn file lama diangkat utk dipindah ke file inaktif
MIDDLE DIGIT FILING
 TERMINAL DIGIT FILING
Kelemahan :
Perlu waktu untuk melatih petugas
TERMINAL DIGIT FILING
Ruang Lingkup :

Karena banyak pihak yang

berkepentingan membutuhkan
 SISTEM PENYIMPANAN

Adalah sistem yg digunakan pada penyimpanan

berkas rekam medis agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
dgn cepat bila dibutuhkan

Sistem penyimpanan pada prinsipnya

berdasarkan kata tangkap (caption) berupa abjad
dan angka.
 TEMPAT
PENYIMPANAN

0 4 8

1 5 9

2 6

3 7
LOKASI PENYIMPANAN REKAM
MEDIS
DESENTRALISASI

RM Poli Anak Pengolahan &

RM Poli P. Dalam penyimpanan
RM Poli Bedah RM rawat jalan
RM Poli lain2

Pengolahan &
RM rawat inap penyimpanan
RM rawat inap
LOKASI PENYIMPANAN REKAM
MEDIS
SENTRALISASI

RM Poli Anak
RM Poli P. Dalam
Pengolahan &
RM Poli Bedah penyimpanan RM
RM Poli lain2 rawat jalan+ RM
rawat inap

RM rawat inap
Perlu didukung :
 Sistem :
 Pemberian no RM
 Lokasi dan sistem penyimpanan

 Sarana / peralatan
 Prosedur atau tata kerja

 SDM yang cakap dan trampil

 Tujuan penyimpanan

5M
1. Menyediakan RM secara utuh atau secara lengkap apabila
dibutuhkan
2. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam
penemuan kembali
3. Memanfaatkan tempat atau sarana penyimpanan
4. Mengamankan atau melindungi RM dari bahaya bencana
kebakaran, kebanjiran dll
5. Menjaga informasi /kerahasiaan yang terkandung
didalamnya
 FASILITAS FISIK RUANG
PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN :
• Rak terbuka (open self file unit)
• Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)
• Roll O’Pack (rak statis dan dinamis)

Rak terbuka dianjurkan alasannya :

• Harganya murah
• Pengambilan & penyimpanan lebih cepat
• Menghemat ruangan
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
ALAT PENYIMPANAN
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Untuk menata berkas rekam medis dng kecepatan

tinggi & sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan
perlengakapn yg sanggup menjalankan fungsi setiap
sistem & metode dengan sebaik-baiknya.

Keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan sangat

dipengaruhi oleh peralatan yg dipergunakan & efisiensi
pemakaian perlatan tersebut.
 PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
(Filing Supplies)

1. Penyekat
2. Map (folder)
3. Penunjuk (guide)
4. Alat bantu kearsipan
MENGAPA PERLU SISTEM
RETENSI……???
 Terbatasnya ruang penyimpanan RM
 Terbatasnya rak penyimpanan RM
 Pertambahan RM pasien baru tidak seimbang dengan
penyusutan berkas in-aktif
 Kurangnya tenaga khusus untuk
pemeliharaan/pengelolaan RM in-aktif .
 Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi
medis/kesehatan  Penyusutan & Pemusnahan RM
 Adanya rasa was-was  aspek hukum
 Menjaga kerapihan penyusunan RM aktif

 Memudahkan dalam retrieval RM aktif

 Menjaga informasi medis yang masih aktif

( yg masih mengandung nilai guna )

 Mengurangi beban kerja petugas dalam
penanganan berkas Aktif & In-aktif
 Adalah pengurangan jumlah formulir
yang terdapat di dalam RM dengan
cara memilah nilai guna dari tiap-tiap
formulir.
REKAM MEDIS  RAPI
 Adalah proses penghancuran formulir-formulir
yang terdapat di dalam RM yang sudah tidak
mengandung nilai guna.
 DASAR HUKUM
 Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip

 Peraturan Pemerintah RI No. 87 tahun 1999 tentang Tatacara

Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan

 Surat Edaran Dirjen Yanmed th. 1995 No. HK. 00.06.1.5.01160

tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit

 PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang Rekam

Medis
 Pasal 8 ayat 1:
Rekam Medis Pasien Rawat Inap di rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan.

 Pasal 8 ayat 2:
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana
dimaksud pada ayat 1 dilampaui, rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
tindakan medik.
 Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan non rumah sakit wajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun
terhitung sejak tanggal terakhir berobat.
 Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.
 ISI SURAT EDARAN

 Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain.

 Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun  tgl

terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien
meninggal dunia.

 Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS

 Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi, prothese,

jiwa, ketergantungan obat dan kusta.
JADUAL RETENSI BERKAS

No. KELOMPOK AKTIF IN-AKTIF

RJ RI RJ RI
1 Umum 5 Th 5 Th 2 Th
2 Mata 5 Th 10 Th 2 Th
3 Jiwa 10 Th 5 Th 5 Th
4 Orthopedy 10 Th 10 Th 2 Th
5 Kusta 15 th 15 Th 2 Th
6 Ketergan.Obat 15 Th 15 Th 2 Th

7 Jantung 10 Th 10 Th 2 Th
 HAL-HAL KHUSUS
 Riset & Edukasi
 Kasus kriminal ( 23 tahun )
 Pelecehan Seksual
 HIV / AIDS
 Penyesuaian kelamin
 Bayi tabung
 Cangkok organ
 Pemindahan Berkas Aktif Berkas in-aktif

Tim Penilai

Masih aktif Sortir

Rusak /
Retensi Tidak aktif
tidak terbaca

Tim Penyusutan

Berita Acara
RM Khusus Rak aktif
 PERSIAPAN-PERSIAPAN

 Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan

dilakukan .
 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
 Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1993

 Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi

 Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
 Perawat Senior - Komite Medik
 Petugas terkait
 PERSIAPAN-PERSIAPAN

 Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi

Staf Rekam Medis senior, Staf Tata Usaha dan bagian terkait

 Disiapkan form pertelaan :

N NO.RM TAHUN JANGKA DIAGNOSIS AKHIR

O. WAKTU

 Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

 BERITA ACARA PEMUSNAHAN
SK…./…/… 2010

 Pada hari ini Kamis tanggal 18 Maret 2010 bertempat di

halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY, JakSel. Akan dilakukan pemusnahan
Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000
berkas (dengan perincian terlampir ) .
 Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

 TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

 Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..

 REKAM MEDIS ELECTRONIK

 Berkas RM asli yang dimicrofilmkan.

 Berkas RM asli yang discaning

 Tulisan/catatan medis yang diinput

(di-entry) ke dalam komputer.
TERIMA KASIH