1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PERMENKES RI NOMOR 75 TAHUN 2014. Menjelaskan bahwa Pusat

Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat

dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat

kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.

Puskesmas adalah suatu kesatuan organisasi fungsional yang merupakan

pusat pengembangan kesehatan masyarakat yang juga membina peran serta

masyarakat disamping memberikan pelayanan secara menyeluruh dan

terpadu kepada masyarakat di wilayah kerjanya dalam bentuk kegiatan

pokok. (Effendy, 2005)

Ada beberapa faktor yang dapat membantu kelancaran proses pelayanan

kesehatan kepada pasien. Salah satunya adalah rekam medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen yang

mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lainnya yang diberikan kepada pasien. Setiap informasi dalam

dokumen rekam medis menjadi sangat penting karena data dalamnya dapat

digunakan untuk menunjang mutu pelayanan di rumah sakit (Peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.269/Menkes/PER/2008)

1
 2

Rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa,

mengapa, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien

selama masa perawatan, yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan

pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk

mengindentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta

merekam hasilnya. (Huffman, 1994 dalam Budi, 2011).

Berdasarkan peraturan menteri kesehatan No 269/MENKES /PER /

III /2008 tentang Rekam medis pasal 10 ayat 1 bahwa isi rekam medis

mengandung nilai kerahasiaan yang harus dijaga karena di dalam rekam

medis mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir

pasien tersebut berobat. Oleh karena itu petugas harus teliti untuk tidak

terjadinya duplikasi berkas rekam medis sehingga tidak terjadinya

hambatan dalam mengelola berkas rekam medis dan mencari berkas rekam

medis itu di rak penyimpanan ataupun di buku data base pasien Di

Puskesmas Punti Kayu Palembang.

Penelitian sebelumnya yang terkait dilakukan oleh Susanti (2016) yang

berjudul “Faktor-faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi

Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja

Indonesia Medan Tahun 2016”. Menyatakan bahwa ada 10 nomor rekam

medis terjadi duplikasi (1,44%) dari 30 berkas rekam medis yang diteliti di

Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan dibagian penomoran

rekam medis.

2
 3

Berdasarkan hasil survey awal yang telah dilakukan oleh peneliti saat

melakukan Praktek Kerja Lapangan di Puskesmas Punti Kayu Palembang

tahun 2018 peneliti mendapati adanya duplikasi berkas rekam medis yang

berakibat pada terganggunya pelayanan seperti kesulitan dalam mencari

berkas dan faktor penyebab duplikasi tersebut belum diketahui.

Dari uraian diatas, maka peneliti tertarik ingin mengambil judul “Analisis

Faktor Penyebab Duplikasi Berkas Rekam Medis Diruang Penyimpanan

Puskesmas Punti Kayu Palembang Tahun 2018” .

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa saja faktor yang mengakibatkan duplikasi berkas Rekam Medis di

ruang penyimpanan Puskesmas Punti Kayu?
2. Apa akibat dari duplikasi berkas Rekam Medis di ruang penyimpanan
Puskesmas Punti Kayu Palembang?
3. Bagaimana cara mengatasi duplikasi berkas Rekam Medis di ruang
penyimpanan Puskesmas Punti Kayu?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui apa saja faktor yang mengakibatkan sehingga terjadinya

duplikasi berkas Rekam Medis di ruang penyimpanan Puskesmas Punti

Kayu.

2. Mengetahui akibat terjadinya duplikasi berkas rekam medis di ruang

penyimpanan Puskesmas Punti Kayu.

3. Mengetahui cara-cara mengatasi kejadian duplikasi berkas rekam medis di

ruang penyimpanan puskesmas Punti Kayu.

3
 4

1.3 Manfaat Penelitian

a. Manfaat Teoritis
Dari hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai topik pengembangan ilmu

rekam medis dan diharapkan dapat bermanfaat dan digunakan sebagai

bahan refrensi untuk peneliti selanjutnya

b. Manfaat Praktis
Sebagai masukan bahan pertimbangan pihak Puskesmas untuk

meningkatkan mutu pelayanan di Puskesmas.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

4
 5

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Puskesmas

Pusat kesehatan masyarakat atau yang biasa disebut Puskesmas

merupakan salah satu unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota. Puskesmas sebagai unit pelayanan kesehatan tingkat

pertama dan terdepan dalam sistem pelayanan kesehatan harus

melakukan upaya kesehatan wajib (basic six) dan beberapa upaya

kesehatan pilihan yang disesuaikan dengan kondisi, kebutuhan

tuntutan, kemampuan dan inovasi serta kebijakan pemerintah setempat

(Depkes RI, 2009)

Pengertian Puskesmas yang lain adalah fasilitas pelayanan

kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan

upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih

mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat

kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.

Puskesmas mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap

pembangunan berwawasan kesehatan dengan konsep wilayah.

(Febrianti dan Dr. Yandrizal, 2018)

2.1.2 Tugas dan Fungsi Puskesmas

Pada pasal 4: PERMENKES RI NOMOR 75 TAHUN 2014

5
 6

Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan kesehatan

untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah kerjanya

dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat.

Pada Pasal 5: PERMENKES RI NOMOR 75 TAHUN 2014

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4,

Puskesmas menyelenggarakan fungsi:

a) Penyelenggaraan UKM (Upaya Kesehatan Masyarakat) tingkat

pertama di wilayah kerjanya dan

b) Penyelenggaraan UKP (Upaya Kesehatan Perseorangan) tingkat

pertama di wilayah kerjanya.

2.1.3 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis

maupun yang terekam tentang identitas, anamneses, penentuan fisik

laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang

diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap,

rawat jalan, maupun yang didapatkan di rawat darurat. (Wijono,1999

dalam Budi, 2011).

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

(PERMENKES NO 269/MENKES/PER/III/2008)

6
 7

2.1.4 Manfaat Rekam Medis

Pemanfaatan rekam medis dapat juga dipakai sebagai :

1. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien

2. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran

dan kedokteran gigi dan penegakan etika kedokteran dan etika

kedokteran gigi

3. Keperluan pendidikan dan penelitian

4. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan

5. Data statistik kesehatan

6. Pemanfaatan rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

menyebutkan identitas pasien harus mendapatkan persetujuan

secara tertulis dari pasien atau ahli dan harusnya dijaga

kerahasiannya.

7. Pemanfaatan rekam medis untuk keperluan pendidikan dan

penelitian tidak diperlukan persetujuan pasien, bila dilakukan

untuk kepentingan Negara. ( PERMENKES NO 269 /

MENKES /PER/III/2008).

2.1.5 Tujuan Dibuatnya Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah

sakit. Tanpa didukung dengan sistem pengolahan rekam medis yang

7
 8

baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi Rumah sakit

sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi

merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya

kesehatan di Rumah sakit. (Depkes RI Tahun 2006)

Pembuatan rekam medis dirumah sakit bertujuan untuk

mendapatkan catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari

pasien, mengenai kehidupan dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit

dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan yang telah diberikan

sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. .(Rustiyanto, 2009)

Rekam medis dibuat untuk tertib administrasi dirumah sakit yang

merupakan salah satu faktor penentu dalam rangka upaya peningkatan

pelayanan kesehatan.(Rustiyanto, 2009)

2.1.6 Nilai Guna Rekam Medis

1. Bagi Pasien

a. Menyediakan bukti asuhan keperawatan/tindakan medis yang

diterima oleh pasien.

b. Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang

kedua kali dan seterusnya.

c. Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum

pasien dalam kasus-kasus kompensasi pekerja kecelakaan

pribadi atau mal praktek.

8
 9

2. Bagi Fasilitas layanan kesehatan

a. Memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional

kesehatan.

b. Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien

c. Mengevaluasi penggunaan sumber daya

d. Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.

3. Bagi pemberi pelayanan

a. Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga

profesional dalam merawat pasien.

b. Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang

bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan

kesehatan.

c. Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.

(Rustiyanto, 2009)

2.1.7 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara

lain:

a. Aspek Administrasi
Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,

karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan

9
 10

tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena

catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk

merencanakan pengobatan/perawatan yang diberikan kepada

seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta

meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis,

manajemen risiko klinis serta keamanan/keselamatan pasien dan

kendali biaya.

c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum

atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum serta

penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan

keadilan.

d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena

isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan

10
 11

sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena

isinya menyangkut data/informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai

bahan/referensi pengajaran dibidang pendidikan kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkut, sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan

dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah

sakit. (Depkes RI Tahun 2006).

Pada penelitian ini terkait pada Aspek Administrasi karena

mengenai proses administrasi berupa pendaftaran pasien dan

penyedian berkas rekam yang didalamnya terdapat proses

pencarian, pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis

2.1.8 Kegunaan Rekam Medis Secara Umum

11
 12

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahlinya

yang ikut ambil bagian didalam memberikan pelayanan

pengobatan, perawatan kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,

perkembangan penyakit, dan pengobatan selama pasien

berkunjung dirawat dirumah sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan

evaluasi terhadap kualitas pelayanannya yang diberikan kepada

pasien.

5. Melindungi kepentigan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun

dokter dan tenaga kesehatan lainnya.

6. Menyediakan data-data khususnya yang sangat berguna untuk

penelitian dan pendidikan.

7. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medic pasien.

8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasi, serta sebagai

bahan pertanggung jawaban dan laporan. (Rustiyanto, 2009)

2.1.9 Isi Rekam Medis

Menurut PERMENKES No:269/MENKES/PER/III/2008 data-

data yang harus dimasukan dalam rekam medis dibedakan untuk

12
 13

pasien yang diperiksa di unit rawat jalan dan rawat inap. Setiap

pelayanan baik di unit rawat jalan, rawat inap dapat membuat rekam

medis dengan data-data sebagai berikut:

1. Pasien Rawat Jalan

Data pasien rawat jalan yang dimasukan dalam rekam medis

sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas pasien

b. Tanggal dan waktu

c. Anamnesis (sekurang-sekurangnya keluhan, riwayat penyakit)

d. Hasil Pemeriksaan fisik dan penunjang medis

e. Diagnosis

f. Rencana penatalaksanaan

g. Pengobatan dan tindakan

h. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

i. Persetujuan tindakan bila perlu

2. Pasien Rawat Inap

Data pasien rawat inap yang dimasukan dalam rekam medis

sekurang-kurangnya antara lain:

a. Identitas Pasien

b. Tanggal dan waktu

c. Anamnesis (sekurang-kurangnya keluhan,riwayat penyakit)

d. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis

13
 14

e. Diagnosis

f. Rencana penatalaksanaan

g. Pengobatan dan tindakan

h. Persetujuan tindakan bila perlu

i. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan

j. Ringkasan pulang (discharge summary)

k. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga

kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan

l. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan

tertentu

m. Untuk kasus gigi dan dilengkapi dengan odontogram klinik

2.1.10 Sistem Identifikasi Berkas Rekam Medis

Indradi S, (2013) Sistem identifikasi adalah sistem ini

mempunyai definisi sebagai suatu cara untuk memberi pertanda atau

penciri yang unik (berbeda antara satu dengan lainnya) pada berkas

rekam medis agar bisa dengan cepat dan tepat ditemukan dan

dikendali kembali. Dalam hal sistem identifikasi, dikenal pula ada

tiga metode dasar pemberian identitas, yaitu:

1. Alfabetikal, yaitu sistem identifikasi yang menggunakan

kombinasi huruf saja.

2. Numerikal, yaitu sistem identifikasi yang menggunakan

kombinasi angka saja.

14
 15

3. Alfanumerikal, yaitu sistem identifikasi yang menggunakan

kombinasi gabungan antara angka dan huruf. Dalam hal ini

urutan angka dan huruf tidak menjadi masalah, yang penting

mengandung angka dan huruf.

2.1.11 Pengertian Filing

Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan

(storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan

kembali (Retrieval). (Rustiyanto dan Warih Ambar Rahayu, 2011)

2.1.12 Sistem Penyimpanan

Ditinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka cara

penyimpanannya dibagi menjadi 2 cara yaitu:

1. Sentralisasi

Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang

pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan

poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.

Penggunaan sistem sentralisasi memiliki kebaikan dan juga ada

kekurangannya.

2. Desentralisasi

15
 16

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis

poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas rekam

medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat penyimpanan

yang terpisah. (Depkes RI Tahun 2006)

2.1.13 Petunjuk Penyimpanan

Petunjuk penyimpanan biasanya berupa tanda nomor atau angka

akhir penyimpanan dokumen rekam medis . Penggunaan nomor

rekam medis dalam petunjuk penyimpanan bisa menggunakan satu

angka akhir atau dua angka akhir digite terakhir. Hal ini digunakan

untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis dan

mengurangi kesalahan didalam penyimpanan dokumen rekam medis.

(Rustiyanto dan Warih Ambar Rahayu, 2011)

2.1.14 Sistem Penamaan Pasien

Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih

dahulu kita harus memahami keperluan yang mendasar dari pada

sistem penamaan tersebut, sehingga dianggap perlu ditetapkan

dengan sitem tersendiri. Pada dasarnya sistem penamaan untuk

memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk

membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya,

16
 17

sehingga mempermudah dalam proses pemberian pelayanan

kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.

Tata cara penulisan nama pasien di Rumah Sakit meliputi antara

lain:
1. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih

2. Penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang masih

berlaku

3. Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru

yang disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak.

4. Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/jabatan/gelar

5. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam

penulisan nama pasien

6. Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan

namanya harus disesuaikan dengan paspor yang berlaku di

Indonesia

7. Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum

mempunyai nama, maka penulisan nama, maka penuisan

namanya adalah Bayi Ny xxx.

Adapun cara penulisan adalah sebagai berikut:

1. Cara Penulisan Nama Pasien:

Nama pada KTP/ SIM : MUHAMMAD RIZKY

Nama pada kartu pasien : MUHAMMAD RIZKY

17
 18

Pada KIUP/ Data Dasar pasien : MUHAMMAD RIZKY

2. Cara Penulisan Nama Pasien Bayi:

Nama ibu : ROSITA DEWI

Nama bayi : By.Ny.NOVA SUSANTI

Apabila pada kunjungan selanjutnya bayi telah memiliki nama,

maka nama yang digunakan adalah namanya saat ini. Maka hanya

petugas yang berwenang dapat merubah nama bayi sesuai dengan

namanya sekarang.

3. Petunjuk Silang

Dengan penulisan nama pasien dengan KTP/ SIM/ PASPOR serta

diharapkan seorang pasien hanya nemiliki satu nomor pasien di

Rumah Sakit. Apabila ditemukan seorang pasien memiliki lebih

dari satu nomor rekam medis maka berkas rekam medis nomor

tersebut harus digabungkan menjadi satu nomor dimana berkas

rekam medis pasien tersebut juga digabung, biasanya nomor yang

digunakan adalah nomor rekam medis yang pertama. Tetapi

terlebih dahulu harus dicocokan antara tanggal lahir, alamat, serta

identitas lainnya apakah benar-benar sesuai antara keduanya.

Contoh Pengabungan Nomor :

Nama Pasien : Sri Wahyuni

Nomor Pasien -1 : 00-43-15-12

18
 19

Nomor Pasien -2 : 00-52-58-14

Setelah digabungkan maka pada :

Nomor Pasien -1 : 00-43-15-12 SRI WAHYUNI

Nomor Pasien -2 : 00-52-58-14 LIHAT NO. 00-43-15-12

(Depkes RI Tahun 2006)

2.1.15 Sistem Pemberian Nomor Pasien

1. Pemberian Nomor Cara Seri
Serial Numbering System dengan sistem ini setiap penderita

mendapat nomor baru setiap kunjugan/berobat baik itu ke rumah

sakit. Jika lima kali maka ia akan mendapat lima nomor yang

berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita

tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien: yang

bersangkutan. Sedang rekam medisnya disimpan diberbagai

tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.

2. Unit Numbering System

Pada saat pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun

rawat inap (dirawat) maka pasien tersebut akan mendapatkan satu

nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai

selamanya untuk kunjugan-kunjugan selanjutnya baik untuk rawat

jalan, rawat inap maupun kunjugan ke unit- unit penunjang medis

dan instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di

19
 20

suatu rumah sakit. Dan berkas rekam medis pasien tersebut akan

tersimpan didalam satu berkas dengan satu nomor pasien.

3. Serial Unit Numbering

Sistem pemberian nomor ini merupakan sintesis/gabungan antara

sistem pemberian nomor secara seri dan unit. Setiap pasien

berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor .

Tetapi berkas rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan

disimpan dibawah nomor yang paling baru. Dengan cara ini

terciptalah satu unit berkas rekam medis.Apabila satu berkas

rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor

yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda

petunjuk (out guide) yang menunjukkan kemana berkas rekam

medis tersebut telah dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut

diletakan menggantikan tempat berkas rekam medis yang lama.

Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan berkas

rekam medis. (Depkes RI Tahun 2006)

2.1.16 Duplikasi

Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana dokumen

atau data rekam medis mengganda. Mengganda yang dimaksud

adalah nomor rekam medis yang rangkap sehingga pasien

mempunyai dua atau lebih berkas ekam medis dengan nomor rekam

medis yang sama. (Dalam Ernawati F, 2018)

20
 21

2.1.17 Faktor – faktor Penyebab Terjadinya Duplikasi Penomoran

Berkas Rekam Medis

Dalam Susanti N, 2016 faktor yang menyebabkan terjadinya

duplikasi penomoran berkas rekam medis adalah :

1. Petugas yang kurang teliti

Secara umum pengertian dari petugas yang kurang teliti

adalah ketidak mampuan seseorang dalam memenuhi

kebutuhannya terutama kebutuhan pasien maupun kebutuhan

rumah sakit. Seorang petugas rumah sakit dalam menjalankan

tugasnya kadang kurang baik dan kurang teliti. Dimana telah

terjadi penomoran ganda, bahwa satu pasien terdapat nomor

rekam medis sebanyak dua nomor rekam medis.

2. Sumber Daya Manusia Yang Masih Terbatas

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor

yang sangat penting bahkan tidak bisa dilepaskan dari sebuah

organisasi, baik perusahaan atau instuisi. Selain itu, SDM juga

merupakan faktor yang mempengaruhi perkembangan suatu

perusahaan, terutama dalam suatu rumah sakit.

Hasil studi Christina and maren (2010) menyimpulkan bahwa

kinerja sumber daya manusia dipengaruhi oleh komitmen.

Komitmen organisasi merupakan kekuatan yang bersifat relative

21
 22

dari karyawan dalam mengindentifikasi keterlibatan dirinya ke

dalam bagian organisasi.

Hal yang ditandai dengan tiga hal :

a. Penerimaan terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi

b. Kesiapan dan kesediaan untuk berusaha sunguh-sunguh atas

nama organisasi

c. Keinginan untuk mempertahankan keanggotaan di dalam

organisasi

3. Tanggung jawab petugas terhadap terjadinya penomoran ganda

berkas
Penomoran berkas rekam medis akan menjadi baik tercapai

apabila petugas benar-benar memperhatikan kinerjanya, bekerja

secara professional sesuai prosedur yang berlaku. Penomoran

yang digunakan sebaiknya menggunakan sistem online, sehingga

tidak menimbulkan kekeliruan pada nomor berkas rekam medis.

Harus diadakan pelatihan untuk petugas rekam medis lebih

menguasai bidangnya sehingga kewalahan tidak akan terjadi.

Serta jumlah petugas rekam medis sebaiknya di perbanyak, agar

pelayanan lebih maksimal.

4. Kurangnya kinerja petugas dalam penomoran berkas rekam medis

Kinerja bersal dari kata job performance atau actual

performance yang berarti prestasi kerja atau prestasi

sesungguhnya yang dicapai oleh seorang. Pengertian kinerja

22
 23

(prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kulitas dan kuantitas

yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan

fungsinya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan padanya.

Performance atau kinerja merupakan hasil atau keluaran dari

suatu proses menurut pendekatan perilaku dalam manajemen,

kinerja adalah kuantitas atau kualitas suatu yang dihasilkan atau

jasa yang diberikan oleh seseorang yang melakukan pekerjaan.

(Luthan, 2010)

Kinerja merupakan prestasi kerja yaitu perbandingan antar

hasil kerja dengan standar yang ditetapkan. Jadi kinerja petugas

rekam medic dalam penomoran rekam medik harus memiiki

kualitas maupun kuantitas dirumah sakit sesuai tanggung jawab

yang diberikan.

2.2 Penelitian Terdahulu Yang Relevan

1. “Kejadian Missfile dan Duplikasi Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu

Ketidaksinambungan Data Rekam Medis” di Puskesmas Adipala Unit 1

Cilacap tahun 2016 oleh Destri Karlina, Imandini Anggimelya Putri,

Dian Budi Santoso. Bahwasanya minimnya jumlah dan kompetensi SDM

di bidang rekam medis dan tidak adanya SPO dalam pelaksanaan di

bagian filing dan sistem penjajaran berkas menjadi salah satu penyebab

terjadinya misfile dan duplikasi rekam medis

23
 24

2. “Analisis Faktor-Faktor Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis Di

Rumah Sakit Daerah Balung Jember Periode 2012” oleh Faiqatul

Hikmah, Dian Damayanti, Lilis Fitraningsih” Bahwasanya yang menjadi

faktor penyebab duplikasi nomor rekam medis adalah pemahaman

petugas terhadap Standard Operating Procedure (SOP) sangatlah kurang

bahkan sebagian petugas tidak mengetahui dan mengerti Standard

Operating Procedure (SOP) penomoran pada penerimaan pasien rawat

inap.

3. “Faktor-Faktor yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi Penomoran

Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia

Medan Tahun 2016” oleh Hasibuan menyatakan bahwa ada 10 nomor

rekam medis terjadi duplikasi (1,44%) dari 30 berkas rekam medis yang

diteliti di Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia Medan dibagian

penomoran rekam medis.

2.3 Kerangka Konsep

Input Proses Output

Berkas Mengindetifi Faktor

Rekam kasi Faktor Penyebabn
Medis yang Penyebab
ya
Duplikasi Duplikasi

24
 25

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Jenis Rancangan Penelitian

Pendekatan penelitian ini bersifat kualitatif yang menurut Bogdan dan

Taylor, dalam Sujarweni 2014 Penelitian kualitatif adalah salah satu prosedur

penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan

perilaku oramg-orang yang diamati. Pendekatan kualitatif diharapkan mampu

25
 26

menghasilkan uraian yang mendalam tentang ucapan, tulisan, dan atau

perilaku yang dapat diamati.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu penelitian yang

hasilnya merupakan deskripsi atau mengambarkan faktor penyebab duplikasi

berkas rekam medis di Puskesmas Punti Kayu Palembang

Deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai

masing-masing variabel, baik satu variabel atau lebih sifatnya independen

tanpa membuat hubungan maupun perbandingan dengan variabel yang lain.

Variabel tersebut dapat menggambarkan secara sistematik dan akurat

mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. (Sujarweni, 2014)

3.2 Populasi dan Sampel

a. Populasi
Populasi adalah keseluruhan jumlah yang terdiri atas objek atau subjek

yang mempunyai karakteristik dan kualitas tertentu yang ditetapkan oleh

peneliti untuk diteliti dan kemudian ditarik kesimpulan. (Sujarweni, 2014)

Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah keseluruhan berkas

rekam medis duplikasi pasien Puskesmas Punti Kayu Palembang tahun

2018.

b. Sampel

Sampel adalah bagian dari sejumlah karakteristik yang dimiliki oleh

populasi yang digunakan untuk penelitian.

Penelitian ini menggunakan sampling purposive yaitu teknik penentuan

sampel dengan pertimbangan atau kriteria-kriteria tertentu. (Sujarweni,

26
 27

2014). Maka dalam penelitian ini sampel yang diambil adalah berkas

rekam medis duplikasi tahun 2018.

3.3 Lokasi dan Waktu Penelitian

a. Lokasi

Lokasi penelitian ini akan dilaksanakan di ruang penyimpanan berkas

rekam medis Puskesmas Punti Kayu

b. Waktu penelitian

Waktu penelitian ini akan dilakukan pada bulan Mei 2019

3.4 Prosedur Penelitian

Menurut Sujarweni, (2014) terdapat tahap-tahap penelitian kualitatif yaitu :

1. Pra- Lapangan

a. Menyusun rancangan

b. Memilih lapangan

c. Mengurus Perijinan

d. Menjajangi dan menilai keadaan

e. Memilih dan memanfaatkan infoirman

f. Menyiapkan instrumen

g. Persoalan etika dalam lapangan

2. Lapangan

a. Memahami dan memasuki lapangan

b. Pengumpulan data

27
 28

3. Pengolahan data

a. Reduksi data

b. Display data

c. Mengambil kesimpulan dan verifikasi

d. Kesimpulan akhir

3.5 Variabel Penelitian

a. Variabel penelitian

Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau

ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian tentang suatu

konsep pengertian tertentu (Notoadmojo, 2010). Jadi variabel dari

penelitian ini yaitu Sumber Daya Manusia yang terkait dengan proses

penomoran rekam medis Di Puskesmas Punti Kayu Palembang.

b. Definisi Konsep

Table 1

Identifikasi Variabel dan Definisi Konsep

No Dimensi Definisi Konsep

1. Sumber Daya Menurut Hasibuan (2003, 244) SDM memiliki arti

Manusia keahlian terpadu yang berasal dari daya piker serta

daya fisik yang dimiliki oleh setiap orang. Yang

melakukan serta sifatnya dilakukan masih erat

28
 29

hubungannya seperti keturunan dan sedangkan untuk

prestasi kerjanya di motivasi oleh sebuah keinginan

dalam memenuhi

2. Duplikasi
Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana

dokumen atau data rekam medis mengganda.

Mengganda yang dimaksud adalah nomor rekam

medis yang rangkap sehingga pasien mempunyai dua

atau lebih berkas ekam medis dengan nomor rekam

medis yang sama. (Dalam Ernawati F, 2018)

3. Berkas Rekam Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan

Medis dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien.

(PERMENKES NO 269/MENKES/PER/III/2008

3.6 Metode Pengumpulan Data

3.6.1 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Sugiyono (2016) dalam bukunya mengemukakan bahwa

ada 4 teknik dalam pengumpulan data kualitatif, dalam penelitian

hanya menggunakan 3 teknik pengumpulan data, yaitu:

1. Interview (Wawancara)

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila

peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan

29
 30

permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin

mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan

jumlah respondennya sedikit/kecil.

Dalam penelitian ini peneliti telah menyiapkan pedoman

wawancara yang telah ditulis dan diajukan secara lisan kepada

petugas pendaftaran dan penyimpanan rekam medis Puskesmas

Punti Kayu Palembang.

2. Pengamatan (Obervasi)

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang

spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu

wawancar dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu

berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada

orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.

Pada penelitian ini peneliti melakukan pengamatan pada proses

peyimpanan rekam medis di Puskesmas Punti Kayu Palembang.

3. Dokumentasi

Merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa

berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental. Pada

penelitian ini dokumentasi dapat berupa foto dan tulisan yang

berkenaan dalam duplikasi berkas rekam medis di Puskesmas

Punti Kayu Palembang.

3.6.2 Sumber Data

30
 31

1. Data primer

Data primer yaitu data yang diperoleh dari responden melalui

kuesioner, kelompok fokus, dan panel atau juga data hasil

wawancara peneliti dengan nara sumber (Sujarweni, 2014). Data

primer didapat dari hasil wawancara dan observasi kepada perugas

Filling di Puskesmas Punti Kayu Palembang.

2. Data sekunder

Data sekunder yaitu data yang didapat dari catatan, buku, majalah

berupa laporan keuangan publikasi perusahaan, laporan

pemerintah, artikel, buku-buku sebagai teori, majalah dan lain

sebagainya. Data yang diperoleh dari data sekunder ini tidak perlu

diolah lagi (Sujarweni, 2014). Data sekunder diperoleh adalah hasil

dokumentasi saat melakukan observasi diruang penyimpanan di

Puskesmas Punti Kayu Palembang.

3.7 Teknik Analisis Data

Deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai

masing-masing variabel, baik satu variabel atau lebih sifatnya independen

tanpa membuat hubungan maupun perbandingan dengan variabel yang lain.

Variabel tersebut dapat menggambarkan secara sistematik dan akurat

mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. (Sujarweni, 2014)

31
 32

Menurut Bogdan dan Taylor, dalam Sujarweni 2014 Penelitian kualitatif

adalah salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif

berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orang-orang yang diamati.

Analisis data berlangsung secara bersama-sama dengan proses

pengumpulan data dengan alur tahapan Menurut Milles (dalam Sujarweni,

2014) sebagai berikut :

1. Reduksi data

Pengumpulan data berupa penilaian terhadap penyebab duplikasi berkas

rekam medis di ruang penyimpanan.

2. Penyajian Data

Data yang terkumpul dari observasi, wawancara faktor penyebab duplikasi

berkas rekam medis di ruang penyimpanan digambarkan dan diuraikan

dalam bentuk narasi.

3. Penarikan Kesimpulan

Penilaian dan hasil akhir faktor penyebab duplikasi berkas rekam medis di

ruang penyimpanan disimpulkan atas dasar pengumpulan data

sebelumnya.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Gambaran Umum Puskesmas Punti Kayu Palembang

1. Sejarah Puskesmas Punti Kayu Palembang

32
 33

Puskesmas Punti Kayu didirikan pada tahun 1984 dengan

wilayah kerja 1 (satu) kelurahan yaitu: Kelurahan Srijaya.

Tahun 1986 wilayah kerja Puskesmas Punti Kayu terbagi menjadi 3

(tiga) kelurahan yaitu :

- Kelurahan Srijaya

- Kelurahan Talang Kelapa

- Kelurahan Alang-Alang Lebar

Adapun pimpinan Puskesmas Punti Kayu yang pernah bertugas di

Puskesmas Punti Kayu yaitu :

1. Tahun 1984 – 1986 : dr.Yusherman

2. Tahun 1986 – 1997 : dr.Nurda

3. Tahun 1997 – 1999 : dr.Yanti

4. Tahun 1999 – 2002 : dr.Martha Musu

5. Tahun 2002 – 2007 : drg. Kostaide Pane

6. Tahun 2007 – 2015 : dr.Hj.Indrayati

7. Tahun 2015 s/d Agustus 2016 : dr.Nyayu Farial

8. Okt 2016 s/d sekarang : Makmur S. Perangin-angin.

SKM, MKM

Terhitung sejak januari 2001, wilayah kerja puskesmas punti kayu

Palembang menjadi 2 (dua) kelurahan yaitu :

1. Kelurahan Srijaya

2. Kelurahan Talang Kelapa

33
 34

Pada tanggal 18 bulan Agustus tahun 2007, Puskesmas Punti Kayu

berada pada Kecamatan Alang-Alang Lebar seiring dengan adanya

pemekaran kecamatan di kota Palembang. kemudian pada tahun 2007

terbagi lagi menjadi 4 kelurahan :

1. Kelurahan Srijaya

2. Kelurahan Talang Kelapa

3. Kelurahan Alang-Alang Lebar

4. Kelurahan Karya Baru

Pada tahun 2010 bulan April Puskesmas Punti Kayu terbagi lagi

menjadi 2 kelurahan yakni :

a. Kelurahan Srijaya

b. Kelurahan Karya Baru

4.1.2 Profil Puskesmas Punti Kayu Palembang

Nama Puskesmas : Puskesmas Punti Kayu Palembang

Alamat : Jl. Srijaya Komplek PEMDA Km5,5

Palembang

Telpon : 0812-7837-7648

Email : puskesmas_puntikayu@yahoo.com

Type Puskesmas : Madya

Luas Tanah : 810 M2

Luas Bangunan : 176 M2

34
 35

4.1.3 Pejabat Teras Puskesmas Punti Kayu Palembang

Pimpinan Puskesmas : Makmur Salpator P, SKM., MKM

KTU/Administrasi : Ruslaini, SKM

Administrasi Umum : Rina Fahlevy

Bendahara Pengeluaran : Israda Sartika, Amd., Kep

Bendahara Penerima : Hermilina, Am., Keb

4.1.4 Visi, Misi, Tata Nilai, Motto

a. Visi Puskesmas Punti Kayu Palembang

Terwujudnya Pelayanan Kesehatan Puskesmas Punti Kayu Yang

bermutu prima, merata dan terjangkau

b. Misi Puskesmas Punti Kayu Palembang

1. Melayani masyarakat dengan professional

2. Membina kemitraan dengan semua pihak

3. Memberdayakan tenaga kesehatan dan masyarakat

4. Meningkatkan sarana dan prasarana kesehatan yang bermutu

prima

5. Meningkatkan tertib administarsi

c. Tata Nilai Puskesmas Punti Kayu Palembang

1. Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun

2. Inovatif dan Kreatif

3. Adil dalam Pelayanan

4. Gelorakan Semangat Pelayanan Prima

35
 36

5. Amanah Menjaga Keselamatan Pasien

d. Motto Puskesmas Punti Kayu Palembang

Kesehatan adalah modal untuk mencapai masa depan

4.1.5 Data Wilayah Kerja Puskesmas Punti Kayu Palembang

A. Data Geografi

Puskesmas Punti Kayu terletak di Keluarahan Srijaya Kecamatan

Alang-Alang Lebar dengan batas wilayah sebagi berikut :

1. Sebelah Utara :Kecamatan Sukarami dan Kabupaten Banyuasin

2. Sebelah Timur :Kecamatan ilir Timur I

3. Sebelah Selatan :Kecamatan ilir Barat I

4. Sebelah Barat :Kabupaten Banyuasin

Luas wilayah kerja Puskesmas Punti Kayu : 1079,25 Ha, yang terdiri

dari 2 kelurahan yaitu :

1. Kelurahan Wilayah Srijaya

Luas Wilayah :318,70 Ha

Batas Wilayah :Sebelah Utara :Kelurahan Sukarame

:Sebelah Selatan :Talang Ratu

:Sebelah Barat :Alang-Alang Lebar

:Sebelah Timur :Kel. Sukarami

2. Kelurahan Karya Baru

Luas Wilayah :760, 55 Ha

36
 37

Batas Wilayah :Sebelah Utara :Kelurahan Talang Kelapa

:Sebelah Selatan :Kelurahan Srijaya

:Sebelah Barat :Alang-Alang Lebar

:Sebelah Timur :Kelurahan Sukarami

Jarak tempuh dari kelurahan ke Puskesmas Punti Kayu :

1. Kelurahan Srijaya :0 s/d 2 km

2. Kelurahan Karya Baru :2/3 km

B. Data Bangunan

No Uraian Keterangan

1 Tahun dibangun 2013

2 Luas Tanah 27 M x 30 M = 810 M2

3 Luas Bangunan 176 M2

4 Luas Wilayah Kerja 245 Km2

5 Jumlah Kelurahan 2

6 Jumlah RT/RW

- Kelurahan Srijaya 56/15

- Kelurahan Karya Baru 57/11

7 Jumlah Panti Asuhan 8

C. Transfortasi

Puskesmas Punti Kayu Palembang letaknya sangat strategis di

pusat kota. Wilayah kerja merupakan daerah dataran tinggi.

Puskesmas dapat di jangkau dengan berjalan kaki, kendaraan roda

dua atau roda empat, . Waktu tempuh ke puskesmas ± 15 menit.

37
 38

D. Sarana Komunikasi

Puskesmas Punti Kayu Palembang menggunakan sarana

komunikasi via email untuk pengiriman laporan ke dinkes

kesehatan. Adapun email Puskesmas Punti Kayu Palembang

yaitu : puskesmas_puntikayu@yahoo.com

4.2 Pembahasan

Menurut peraturan menteri kesehatan No 269/MENKES/PER/III/2008

tentang Rekam medis pasal 10 ayat 1 bahwa isi rekam medis mengandung

nilai kerahasiaan yang harus dijaga karena di dalam rekam medis

mengandung riwayat pengobatan pasien dari awal sampai akhir pasien

tersebut berobat. Oleh karena itu petugas harus teliti untuk tidak terjadinya

duplikasi berkas rekam medis sehingga tidak terjadinya hambatan dalam

mengelola berkas rekam medis dan mencari berkas rekam medis itu di rak

penyimpanan ataupun di buku data base pasien Di Puskesmas Punti Kayu

Palembang.

4.2.1 Faktor Penyebab Duplikasi Berkas Rekam Medis Di Ruang

Penyimpanan Puskesmas Punti Kayu Palembang

Petugas pendaftaran di Puskesmas Punti Kayu Palembang ada dua

petugas yaitu yang bernama Ayu Fitriyanti,A.m.,Keb dan Selvi

Sutriani,Am.,Keb dan mereka masing-masing bertugas mendaftarkan

38
 39

pasien yang ingin berobat. Di Puskesmas Punti Kayu mendaftarkan

pasien masih memakai manual. Mereka mendaftarkan pasien dengan

cara manual setelah itu baru di input data base melalui komputer

itupun petugas sering menuda-nunda waktu memasukan data base

pasien yang sudah berobat oleh sebab itu terjadi kekeliruan ataupun

kesalahan dalam menginput data base pasien dan menyebabkan

terjadinya duplikasi berkas rekam medis.

1. Pendaftaran Pasien

Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu petugas

pendaftaran (Ayu Fitriyanti,A.m.,Keb) “Apakah saat dilakukannya

pendaftaran bisa menjadi faktor awal penyebab penduplikasian berkas

rekam medis”

“Bisa, karena ketika pasien awal pertama kali berobat diberikan kartu

berobat dan ketika pasien ingin berobat kembali kartu berobatnya

hilang tapi pasien tersebut bilang belum pernah berobat padahal

sudah pernah berobat dan juga petugas penyimpanan kurang teliti

dalam menyimpan kembali berkas rekam medis pasien, adapun di

Puskesmas Punti Kayu Palembang memakai family folder (Kepala

Keluarga) itupun bisa menyebabkan faktor awal penyebab duplikasi

karena satu KK (Kepala Keluarga) itu nomor rekam medisnya

digabung dan dari anggota keluarga tersebut berobat tetapi tidak

membawa kartu berobat yang sudah diterapkan untuk family folder

(Kepala Keluarga) pasien tersebut tidak mau repot itulah bisa

39
 40

terjadinya faktor duplikasi berkas rekam medis dan adapun pasien

yang lupa membawa kartu berobat sehingga menyulitkan perugas

dalam mengindentifikasi pasien dan oleh karena itu petugas membuat

berkas rekam medis yang baru.

Berdasarkan hasil observasi diruang pendaftaran masih banyak

pasien tidak membawa kartu berobat dikarenakan lupa ataupun hilang

padahal setiap berobat wajib membawa kartu berobat dan juga setiap

pasien berobat yang tidak membawa kartu berobat akan dikenakan

denda yang telah ditetapkan di Puskesmas Punti Kayu Palembang.

Dan adapun pasien sering lupa membawa kartu berobat sehingga

menyulitkan petugas dalam melakukan indentifikasi pasien dan oleh

karena itu petugas membuat berkas rekam medis yang baru. Dan

begitu juga petugas yang kurang teliti dalam melakukan pengambilan

dan pengembalian berkas rekam medis yang berakibatkan salah letak

berkas rekam medis sehingga petugas mengalami kesulitan dalam

mencari berkas tersebut”.

2. Ruang Penyimpanan

Petugas Penyimpanan di Puskesmas Punti Kayu yang berjumlah

dua orang yaitu Sri Alfiyah dan Santi Sartika. Masing-masing mereka

bertugas mengambil maupun menyimpan berkas rekam medis di rak

penyimpanan berkas rekam medis Berdasarkan hasil wawancara

40
 41

dengan petugas penyimpanan (Sri Alfiyah) “Apakah faktor penyebab

penduplikasian berkas rekam medis di Puskesmas Punti Kayu

Palembang”

“Faktornya adalah petugas kurang teliti dalam melakukan

pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis yang

berakibatkan salah letak berkas rekam medis sehingga petugas

mengalami kesulitan dalam mencari berkas tersebut dan terpaksa

petugas membuat berkas rekam medis yang baru karena berkas rekam

medis yang lama sulit ditemukan”

Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan terdapat berkas

yang salah tata letak. Karena berkas rekam medis yang sudah

digunakan dan dikembalikan untuk disimpan di rak penyimpanan

masih ada yang berhamburan di atas meja dan belum di catat di buku

keluar masuknya berkas rekam medis.

Faktor Penyebab Duplikasi Berkas Rekam Medis Di Puskesmas

Punti Kayu Palembang Di atas senada dengan hasil penelitian Nova

Susanti dengan judul “Faktor-faktor Yang Menyebabkan Terjadinya

Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum

Imelda Pekerja Indonesia” yang mendapati faktor yang menyebabkan

Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit

Umum Imelda Pekerja Indonesia adalah:

1. Petugas yang kurang teliti

41
 42

Secara umum pengertian dari petugas yang kurang teliti adalah

ketidak mampuan seseorang dalam memenuhi kebutuhannya terutama

kebutuhan pasien maupun kebutuhan rumah sakit. Seorang petugas

rumah sakit dalam menjalankan tugasnya kadang kurang baik dan

kurang teliti. Dimana telah terjadi penomoran ganda, bahwa satu

pasien terdapat nomor rekam medis sebanyak dua nomor rekam

medis.

2. Sumber Daya Manusia Yang Masih Terbatas

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor yang

sangat penting bahkan tidak bisa dilepaskan dari sebuah organisasi,

baik perusahaan atau instuisi. Selain itu, SDM juga merupakan faktor

yang mempengaruhi perkembangan suatu perusahaan, terutama dalam

suatu rumah sakit.

Hasil studi Christina and maren (2010) menyimpulkan bahwa kinerja

sumber daya manusia dipengaruhi oleh komitmen. Komitmen

organisasi merupakan kekuatan yang bersifat relative dari karyawan

dalam mengindentifikasi keterlibatan dirinya ke dalam bagian

organisasi.

Hal yang ditandai dengan tiga hal :

a. Penerimaan terhadap nilai-nilai dan tujuan organisasi

42
 43

b. Kesiapan dan kesediaan untuk berusaha sunguh-sunguh atas nama

organisasi

c. Keinginan untuk mempertahankan keanggotaan di dalam organisasi

3. Tanggung jawab petugas terhadap terjadinya penomoran ganda berkas

Penomoran berkas rekam medis akan menjadi baik tercapai apabila

petugas benar-benar memperhatikan kinerjanya, bekerja secara

professional sesuai prosedur yang berlaku. Penomoran yang

digunakan sebaiknya menggunakan sistem online, sehingga tidak

menimbulkan kekeliruan pada nomor berkas rekam medis. Harus

diadakan pelatihan untuk petugas rekam medis lebih menguasai

bidangnya sehingga kewalahan tidak akan terjadi. Serta jumlah

petugas rekam medis sebaiknya di perbanyak, agar pelayanan lebih

maksimal.

4. Kurangnya kinerja petugas dalam penomoran berkas rekam medis

Kinerja bersal dari kata job performance atau actual performance yang

berarti prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh

seorang. Pengertian kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara

kulitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam

melaksanakan fungsinya sesuai dengan tanggung jawab yang

diberikan padanya.

Performance atau kinerja merupakan hasil atau keluaran dari suatu

proses menurut pendekatan perilaku dalam manajemen, kinerja adalah

43
 44

kuantitas atau kualitas suatu yang dihasilkan atau jasa yang diberikan

oleh seseorang yang melakukan pekerjaan. (Luthan, 2010)

Kinerja merupakan prestasi kerja yaitu perbandingan antar hasil kerja

dengan standar yang ditetapkan. Jadi kinerja petugas rekam medic

dalam penomoran rekam medis harus memiliki kualitas maupun

kuantitas dirumah sakit sesuai tanggung jawab yang diberikan.

4.2.2 Akibat Duplikasi Berkas Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan

Puskesmas Punti Kayu Palembang

Duplikasi data rekam medis adalah keadaan dimana dokumen atau

data rekam medis mengganda. Mengganda yang dimaksud adalah

nomor rekam medis yang rangkap sehingga pasien mempunyai dua

atau lebih berkas rekam medis dengan nomor rekam medis yang sama

Berdasarkan hasil wawancara di ruang penyimpanan Akibat dari

duplikasi berkas rekam medis adalah

“Petugas yang susah mencari berkas rekam medis yang terakhir

digunakan dalam berobat dan adapun beban rak penyimpanan yang

bertambah karena satu nama mempunyai dua berkas rekam medis”

Berdasarkan hasil observasi di ruang penyimpanan berkas

rekam medis di Puskesmas Punti Kayu petugas penyimpanan yang

lambat mencari dikarenakan berkas rekam medis yang salah letak

penyimpanannya dan rak penyimpanan berkas rekam medisnya tidak

44
 45

bisa menyimpan berkas rekam medis dikarenakan satu nama

mempunyai dua berkas rekam medis.

Akibat dari duplikasi berkas rekam medis yang terjadi di ruang

penyimpanan dikarenakan berkas rekam medis yang tidak bisa

disimpan karena satu nama mempunyai dua berkas rekam medis

sehingga petugas susah mencari dan memilih berkas rekam medis

mana yang mau di gunakan untuk pasien berobat.

BAB V

45
 46

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan tentang faktor duplikasi berkas

rekam medis Di Puskesmas Punti Kayu Palembang Tahun 2018, peneliti

dapat mengambil kesimpulan bahwa faktor penyebab duplikasi berkas rekam

medis Di Puskesmas Punti Kayu adalah:

1. dimulai dari proses pendaftaran yaitu pasien yang sering tidak membawa

kartu berobat dan mengatakan pada petugas belum pernah berobat sehingga

petugas membuat berkas rekam medis yang baru

2. Dan pada saat proses penyimpanan berkas rekam medis petugas yang

kurang teliti dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis

yang berakibatkan salah letak berkas rekam medis (Missfile) sehingga

petugas mengalami kesulitan dalam mencari berkas tersebut dan terpaksa

petugas membuat berkas rekam medis yang baru karena berkas rekam medis

yang lama sulit ditemukan”.

5.2 Saran

46
 47

Berdasarkan uraian kesimpulan diatas mengenai hasil penelitian yang

penulis lakukan Di Puskesmas Punti Kayu Palembang:

1. penulis dapat menyarankan bahwa saat pasien tidak membawa kartu berobat

petugas dapat meminjam Kartu pengenal atau kartu keluarga pasien yang

bersangkutan agar petugas dapat mengindentifikasi pasien sudah pernah atau

belum pernah berobat dan sebaiknya petugas pendaftaran juga harus lebih

aktif lagi dalam menanyakan identitas pasien khususnya tanggal lahir dan

alamat secara lengkap untuk meningkatkan keakuratan data dalam

mengindentifikasi pasien apakah sudah pernah berobat atau belum.

2. Dan diharapkan agar petugas menggunakan tracer secara efektif agar misfile

dapat dihindarkan dan meningkatkan sistem pendaftaran di Puskesmas Punti

Kayu Palembang yang sudah menggunakan sistem komputerisasi sebaiknya

juga tetap menggunakan kartu manual.

DAFTAR PUSTAKA

47
 48

Christina And Muren. 2010. Dalam Susanti, N. 2016. Faktor-Faktor Yang

Menyebabkan Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja Indonesia 2016

Depkes RI. 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

128/MENKES/SK/II/2004 Tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan
Masyarakat Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Jakarta: Menteri
kesehatan

Depkes RI. 2006. Buku Pedoman dan Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis
Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI

Depkes RI. 2009. Profil Kesehatan Indonesia: Jakarta: Kementrian Kesehatan RI

Effendi. 2005 Dalam Novita Indria Irianti. 2014. Kualitas Pelayanan Kesehatan
Di Puskemas Desa Tukung Ritan Kecamatan Tabang Kabupaten Kutai
Kartanegara. Jurnal Administrasi Negara. Volume 5. Nomor 3: 2014:
1665-1679

Ernawati, F 2018. Pengertian Duplikasi Data Rekam Medis. Diakses dari:

https://id.scribd.com/document/394023372/Misfile-Dan-Duplikasi-
Berkas-Rekam-Medis. Pada 26 Maret 2019

Febriawati, H., dan Yandrizal. 2018. Manajemen Dan Peran Puskesmas Sebagai
Gatekeeper. Yogyakarta: Gosyen Publishing

Hasibuan. 2003. 244. Diakses dari: https//www.ruangguru.co.id/6-pengertian-

dan-definisi-sumber-daya-manusia-menurut-para-ahli-lenkap/. Pada 25
April 2019

Hasibuan, A, S. 2016. Susanti. 2016. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan

Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit
Umum Imelda Pekerja Indonesia 2016. Jurnal Iimiah Perekam dan
Informasi Kesehatan Imelda. Volume 1. Nomor 1: September 2016:
104-110

Hikmah, F., Damayanti, D., dan Fitianingsih, L. 2013. Analisis Faktor-Faktor

Penyebab Duplikasi Nomor Rekam Medis Dirumah Sakit Daerah
Balung Jember Periode 2012. Jurnal Kesehatan. Volume 1. Nomor 1:
September-Desember 2013: 108-123

Huffman, E,K. 1994. Health Information Management Dalam Budi, S. C. 2011.

Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis
Media
Indradi S.R. 2013. Materi Pokok Rekam Medis. Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka

48
 49

Luthan. 2010. Dalam Susanti, N. 2016. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan

Terjadinya Duplikasi Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit
Umum Imelda Pekerja Indonesia 2016

Karlina, D., Putri, I,A., dan Santoso, D,B. 2016. Kejadian Misfile Dan Duplikasi
Berkas Rekam Medis Sebagai Pemicu Ketidaksinambungan Data
Rekam Medi. Jurnal Kesehatan Vokasional. Volume 1. Nomor 1:
Oktober 2016: 44-52

Notoatmojo, S. 2010. Metode Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta

Permenkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis. Jakarta: Menteri
Kesehatan

Permenkes RI. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75

tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Menteri
Kesehatan

Rustiyanto, E. 2009. Etika Profesi: Perekam Medis & Informasi Kesehatan.

Yogyakarta: Graha Ilmu

Rustiyanto, E dan Rahayu, W,A. 2011. Manajemen Filing Dokumen Rekam

medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan
Kesehatan Permata Indonesia

Sujarweni, V.W. 2014. Metode Penelitian: Lengkap, Praktis, dan Mudah

Dipahami. Yogyakarta: Pustakabarupress

Sugiyono. 2016. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

ALFABETA

Susanti, N. 2016. Faktor-Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Duplikasi

Penomoran Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Umum Imelda Pekerja
Indonesia 2016

Wijono, D. 1999, Manajemen Mutu Pelayanan Kesehata . Dalam Budi, S.C.

2011, Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta: Quantum
Sinergis Media

49