BAB II

TINAJAUAN PUSTAKA

A. LANDASAN TEORI
1. Puskesmas
Berdasarkan Permenkes RI nomor 75 tahun 2014, puskesmas
adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,
dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk
mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di
wilayah kerjanya. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan kebijakan
kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah
kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat. Setiap
Puskesmas Wajib memiliki izin untuk menyelenggarakan pelayanan
kesehatan, izin ini diberikan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota,
izin ini berlaku selama 5 tahun serta dapat diperpanjang.
Menurut Trihono dalam buku “Arrimes Manajemen Puskesmas
Berbasis Paradigma Sehat” pengertian puskesmas adalah unit pelaksana
teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja.
Puskesmas mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas
pemeliharaan kesehatan masyarakat dalam wilayah kerjanya. Puskesmas
merupakan perangkat pemerintah daerah tingkat II, sehingga pembagian
wilayah kerja Puskesmas ditentukan oleh Bupati/Walikota, dengan saran
teknis dari kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Wilayah kerja
Puskesmas meliputi satu kecamatan atau sebagian dari kecamatan. Faktor
kepadatan penduduk, luas daerah, keadaan geografik, dan keadaan
infrastruktur lainnya merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan
wilayah kerja Puskesmas.
a. Fungsi Puskesmas
Dalam melaksanakan tugasnya, Puskesmas menyelenggarakan
dua fungsi utama yaitu upaya kesehatan masyarakat tingkat pertama
dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama
1) Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
UKM adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan
meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi
timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok,
dan masyarakat. Upaya kesehatan masyarakat tingkat pertama
meliputi :
a) pelayanan promosi kesehatan;
b) pelayanan kesehatan lingkungan;
c) pelayanan kesehatan ibu, anak, dan keluarga berencana;
d) pelayanan gizi; dan
e) pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit.
2) Upaya kesehatan perseorangan (UKP)
UKP adalah suatu kegiatan dan/atau serangkaian kegiatan
pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan,
pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan
akibat penyakit dan memulihkan kesehatan perseorangan. tingkat
pertama meliputi :
a) Rawat jalan
b) Pelayanan gawat darurat
c) Pelayanan satu hari (one day care)
d) Home care
e) Rawat inap berdasarkan pertimbangan kebutuhan
pelayanan kesehatan
b. Syarat Mendirikan Puskesmas
Puskesmas harus didirikan pada setiap kecamatan. pada 1
kecamatan dapat didirikan lebih dari 1 Puskesmas dengan
mempertimbangkan kebutuhan pelayanan, jumlah penduduk dan
aksesibilitas. Pendirian Puskesmas harus memenuhi persyaratan

6
lokasi, bangunan, prasarana, peralatan kesehatan, ketenagaan,
kefarmasian dan laboratorium.
Puskesmas juga harus memperhatikan ketentuan teknis
pembangunan bangunan gedung negara. Bangunan Puskesmas harus
memenuhi persyaratan yang meliputi:
1. Persyaratan administratif, persyaratan keselamatan dan kesehatan
kerja, serta persyaratan teknis bangunan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan
2. Bersifat permanen dan terpisah dengan bangunan lain
3. Menyediakan fungsi keamanan, kenyamanan, perlindungan
keselamatan dan kesehatan serta kemudahan dalam memberi
pelayanan bagi semua orang termasuk yang berkebutuhan khusus,
anak-anak dan lanjut usia.
Prasarana yang perlu ada dalam mendirikan puskesmas
sedikitnya harus memliki sistem penghawaan (ventilasi), sistem
pencahayaanm, sistem sanitasi, sistem kelistrikan, sistem
komunikasi, sistem gas medic, sistem proteksi petir, sistem
proteksi kebakaran, sistem pengendalian kebisingan, sistem
transportasi vertikal untuk bangunan lebih dari 1 (satu) Lantai,
kendaraan Puskesmas keliling dan kendaraan ambulans.
Sumber daya manusia Puskesmas terdiri atas Tenaga
Kesehatan dan tenaga non kesehatan diantaranya dokter atau
dokter layanan primer; dokter gigi; perawat; bidan; tenaga
kesehatan masyarakat; tenaga kesehatan lingkungan; ahli teknologi
laboratorium medik; tenaga gizi; dan tenaga kefarmasian. Tenaga
Kesehatan di Puskesmas harus bekerja sesuai dengan standar
profesi, standar pelayanan, standar prosedur operasional, etika
profesi, menghormati hak pasien, serta mengutamakan kepentingan
dan keselamatan pasien dengan memperhatikan keselamatan dan
kesehatan dirinya dalam bekerja (Permenkes RI, 2014).

7
2. Rekam Medis
Menurut Permenkes No 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang
diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan.
Definisi Rekam Medis Menurut Gemala Hatta adalah kumpulan
fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk
keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb para
praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan
kepada pasien.
a. Tujuan Rekam Medis
Tujuan terselenggaranya pelayanan rekam medis adalah untuk
menunjang tercapainya tertib administrasi. Tanpa adanya suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib
administrasi rumah sakit berhasil sebagaimana yang diharapkan.
b. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat dari beberapa aspek
yaitu :
1). Aspek Administrasi
Suatu Rekam Medis mempunyai nilai Administrasi, karena
isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung
jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan
pelayanan medis.
2). Aspek Legal / Hukum
Rekam Medis mempunyai nilai hukum apabila isinya
menyangkut masalah jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakan hukum dan pengembangan hukum
baru yang lebih baik serta penyediaan bahan tanda bukti untuk
menegakan keadilan.
3) Aspek Finansial / Keuangan
Rekam Medis mempunyai nilai keuangan apabila isinya
menyangkut masalah kegiatan pelayanan kesehatan. Tanpa

8
 adanya pendokumentasian rekam medis, maka pembayaran
terhadap pelayanan kesehatan seorang pasien tidak dapat
dipertanggung jawabkan, selain itu pendokumentasian juga
dipakai sebagai sumber perencanaan Keuangan rumah sakit untuk
massa yang akan dating.
4) Aspek Riset / Penelitian
Rekam Medis mempunyai nilai riset/penelitian apabila
isinya mengandung bahan/data/informasi yang dapat
dipergunakan sebagai objek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan.
5) Aspek Edukasi
Rekam Medis mempunyai nilai edukasi apabila isinya
menyangkut masalah data/bahan/informasi tentang perkembangan
kronologis dari pelayanan kesehatan yang diberikan pada seorang
pasien. Isi dari bukti pelayanan tersebut dapat dipergunakan
sebagai referensi/bahan pengajaran dibidang profesi si pemakai.
6) Aspek Dokumentasi
Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi apabila
isinya menyangkut data yang tertulis baik dalam bentuk tulisan,
foto atau dengan media lain, tetapi secara teknis dapat diartikan
dan dapat dijadikan sebagai sumber informasi.
7) Aspek Komunikasi
Rekam Medis merupakan sarana komunikasi antara dokter
yang merawat dengan semua petugas yang berkaitan dalam
kegiatan penanganan pasien tersebut.
3. Assembling
Assembling merupakan bagian di Unit Rekam Medis yang
berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen Rekam
Medis sebelum disimpan. Dokumen-dokumen Rekam Medis yang telah
disi oleh audit pencatat data Rekam Medis yaitu Unit Rawat Jalan, Unit
Gawat Darurat, Unit Rawat Inap dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang
akan dikirim ke fungsi assembling bersama-sama sensus harian setiap hari.

9
Lembar formulir dalam dokumen Rekam Medis diatur kembali sesuai
dengan urutan riwayat penyakit pasien dan diteliti kelengkapan isi
dokumen Rekam Medis, bila belum lengkap akan dikembalikan ke unit
yang bertanggung jawab. Untuk mengendalikan dokumen yang belum
lengkap digunakan kartu kendali. Dokumen Rekam Medis yang sudah
lengkap diserahkan ke fungsi pengkodean dan pengindeks (koding dan
indeksing) sedangkan sensus harian diserahkan ke fungsi penganalisis dan
pelaporan (analisis dan reporting) untuk diolah lebih lanjut (Permenkes,
2008).
Sehubungan dengan itu, fungsi assembling mengetahui jenis
formulir yang sering digunakan, maka bagian ini berfungsi pula sebagai
pengendalian formulir Rekam Medis. Pengendalian formulir ini penting
artinya agar dalam merancang formulir lebih efisien sesuai dengan
kebutuhan pelayanan pasien serta kebutuhan informasi bagi manajemen
Rumah Sakit. Usulan pengadaan jumlah dan jenis formulir datang dari
Unit Rekam Medis khususnya fungsi assembling ini. Dengan demikian,
salah satu kecakapan petugas yang ditempatkan di sini adalah dapat
melakukan analisis perancangan formulir.
a. Tugas Pokok Assembling
Assembling merupakan salah satu bagian di unit rekam medis
yang mempunyai tugas pokok :
1) Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-unit
pelayanan.
2) Meneliti kelengkapan isi dan merakit kembali urutan formulir
rekam medis.
3) Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang isinya
belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada Kepala Unit
Rekam Medis mengenai ketidak lengkapan isi dokumen dan petugas
yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan isi tersebut
4) Mengendalikan penggunaan formulir-formulir Rekam Medis dan
secara periodik melaporkan kepada Kepala Unit Rekam Medis
mengenai jumlah dan jenis formulir yang telah digunakan.

10
 5) Mengalokasikan dan mengendalikan nomor Rekam Medis.
6) Menyerahkan dokumen Rekam Medis yang sudah lengkap ke
fungsi pengkode dan pengindeks.
7) Menyerahkan sensus harisn ke fungsi analisis dan pelaporan.
b. Deskripsi Kegiatan Pokok
1) Menyediakan Dokumen Rekam Medis baru dan kelengkapan
formulirnya kepada unit pengguna.
2) Mencatat setiap penggunaan formulir Rekam Medis ke dalam buku
pengendalian penggunaan formulir Rekam Medis.
3) Mengalokasikan dan mencatat penggunaan nomor Rekam Medis ke
dalam buku penggunaan nomor Rekam Medis.
4) Menerima pengembalian Dok
5) umen Rekam Medis dan sensus harian Rawat Inap, Rawat Jalan dan
Unit Gawat Darurat dengan menandatangani buku ekspedisi.
6) Mencocokan jumlah dokumen Rekam Medis dengan jumlah pasien
yang tertulis pada sensus harian. Jumlah dokumen Rekam Medis
yang diterima harus sesuai dengan jumlah yang tercatat didalam
sensus harian,
7) Meneliti kelengkapan isi Dokumen Rekam Medis dan mencatat
identitas pasien ke dalam kartu kendali. Sambil meneliti
kelengkapan isi sekaligus formulir-formulir Rekam Medis di atur
kembali sehingga sejarah dan riwayat penyakit pasien mudah
ditelusuri.
8) Bila dokumen Rekam Medis belum lengkap, tulis ketidak
lengkapannya diatas secarik kertas yang ditempelkan pada sampul
depan dokumen Rekam Medis kemudian dikembalikan ke unit
pelayanan yang bersangkutan, untuk dilengkapi oleh petugas yang
bertanggung jawab dengan menggunakan buku ekspedisi, kemudian
kartu kendali disimpan menurut tanggal pengembalian.
9) Sensus harian diserahkan ke fungsi analisis dan pelaporan untuk
diolah lebih lanjut.
10) Membuat laporan ketidak lengkapan isi Dokumen Rekam Medis.

11
 Membuat laporan penggunaan formulir Rekam Medis.
4. Filling
Filling adalah segala kegiatan atau perbuatan yang berhubungan
dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan, penempatan,
pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan, perhitungan-
perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakan
tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan
suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut dapat
ditemukan kembali dengan mudah ( 269/MENKES/PER/III/2008 ).
Sistem yang di guanakan untuk menyimpan berkas Rekam
Medis pasien yang mempunyai tugas pokok :
a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai
sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis
b. Mengambil kembali (retrival) dokumen Rekam Medis untuk
berbagai keperluan
c. Meretensi dokumen Rekam Medis sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan
d. Memisahkan penyimpanan dokumen Rekam Medis in aktif dari
dokumen Rekam Medis aktif
e. Membantu dalam penilaian guna Rekam Medis
Sistem filling menurut No. 269/MENKES/PER/III/2008
a. Sistem penyimpanan berdasarkan lokasi:
1) Sentralisasi yaitu penyimpanan berkas Rekam Medis seorang
pasien di simpan dalam satu kesatuan baik pasien Rawat Jalan
atau Rawat Inap dan di simpan di Unit Rekam Medis
Kelebihan:
a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan berkas Rekam Medis
b) Mengurangi jumlah biaya yang di pergunakan untuk
peralatan dan ruangan
c) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan
medis mudah di standarisasikan

12
 d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas
penyimpanan
e) Mudah untuk menerapkan sistem unit record.
Kekurangan:
a) Petugas akan menjadi lebih sibuk
b) Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam.
2) Desentralisasi yaitu penyimpanan Berkas Rekam Medis di mana
terjadi pemisahan tempat penyimpanan, Berkas Rekam Medis
Rawat Jalan di simpan di masing–masing poliklinik, sedangkan
yang Rawat Inap di simpan di URM.
Kelebihan:
a) Efisien waktu sehingga pasien dapat pelayanan lebih cepat
b) Beban kerja petugas yang di laksanakan akan menjadi lebih
ringan
Kekurangan:
a) Terjadi duplikasi dalam pembuatan Berkas Rekam Medis
b) Biaya lebih banyak untuk peralatan dan ruangan
5. Sistem Penomeran
Sistem penomoran rekam medis dalam pengelolaan rekam medis
yaitu tata cara penulisan dan pemberian nomor rekam medis yang
diberikan kepada pasien yang datang berobat dan setiap formulir rekam
medis folder dokumen rekam medis atas nama pasien yang bersangkutan.
Nomor rekam medis sebagai bagian dari identitas pribadi pasien
yang bersankutan sebab dalam pengelolaaan rekam medis nomor rekam
medis menyatu dengan identitas pasien. Dikatakan sebagai bagian
identitas pasien pribadi karena dengan menyebut atau menulis nomor
rekam medis tersebut maka dapat diketahui dokumen rekam medis atas
nama pasien yang bersangkutan dan memininimalkan informasi pasien
yang hilang.
Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan
yaitu sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan (penjajaran) berkas

13
rekam medis dan sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis
yang telah tersimpan di rak filling (Depkes, 1997).
Ada tiga sistem pemberian nomor yaitu:
a) Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial
Numbering System (SNS) adalah suatu sistem pemberian nomor
rekam medis kepada setiap pasien yang datang berobat baik pasien
yang baru datang maupun berobat ulang. Selain pemberian nomor
rekam medis itu, dibuatkan pula dokumen rekam medis atas nama
pasien tersebut.
1) Kelebihan Serial Numbering System (SNS)
Bagi pasien yang mendaftar untuk berobat ulang
(kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani karena pasien
langsung memperoleh nomor rekam medis berikut dokumen
rekam medisnya dan petugas tidak perlu mencari dokumen
rekam medis lamanya. Selain itu pasien tidak perlu membawa
Kartu Identitas Berobat (KIB) serta petugas tidak perlu
mencatat dan mengelola Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).
2) Kekurangan Serial Numbering System (SNS)
Terhadap pasien yang pernah datang berobat, informasi
medis yang tercatat didalam dokumen rekam medis pada
kunjungan yang lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan
berikutnya. Hal ini berkaitan tidak ada kesinambungan
informasi pasien karena pasien dibuatkan nomor rekam medis
yang baru. Misalnya pada kunjungan yang lalu pasien
memperoleh obat dan alergi terhadap obat tersebut maka pada
kunjungan berikutnya informasi tentang alergi obat tersebut
tidak diketahui oleh dokter yang merawat sekarang.
Terhadap penyimpanan berkas rekam medis,
sehubungan dengan setiap pasien yang datang berobat
memperoleh dokumen rekam medis baru akibanya tempat

14
 penyimpanan dokumen rekam medis akan cepat bertambah
sehingga beban penyimpanan cepat penuh
b) Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit dikenal dengan Unit Numbering
System (UNS) adalah suatu sistem pemberian nomor rekam medis
bagi pasien yang datang mendaftar untuk berobat dan nomor rekam
medis tersebut akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya
bila pasien datang mendaftar untuk berobat ulang. Dengan
demikian satu pasien memperoleh nomor rekam medis dan
dokumen rekam medis hanya satu kali seumur hidup selama
menjalankan pelayanan disarana kesehatan yang bersangkutan.
1) Kelebihan UNS
Pada Unit Nambering System adalah informasi hasil
pelayanan medis dapat berkesinambungan dari waktu
kewaktu dari tempat pelayanan ketempat pelayanan lainnya
karena data atau informasi mengenai pasien dan pelayanan
yang diberikan terdapat dalam satu folder dokumen rekam
medis.
2) Kekurangan UNS
Pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung
berobat atau sebagai pasien lama akan lebih lama di banding
dengan cara SNS. Hal ini dikarenakan petugas harus
menemukan dokumen rekam medis atas nama pasien tersebut
terlebih dahulu. Apalagi jika pasien tidak membawa Kartu
Identitas Berobat (KIB) akan lebih lama pelayanannya.
c) Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor
dengan menggunakan sistem seri dari sistem unit, yaitu setiap
pasien datang berkunjung untuk mendaftar berobat diberikan
nomor rekam medis baru dengan dokumen rekam medis baru.
Dokumen rekam medis lama dicari di filling, setelah ditemukan

15
 dokumen rekam medis baru atas nama pasien tersebut dicoret dan
diganti nomor rekam medis lama agar nomor baru tersebut dapat
digunakan oleh pasien lainnya.
1) Kelebihan SUNS
Dari Sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat
karena tidak memilih antara pasien baru da lama semua pasien
yang datang seolah-olah diangap sebagai pasien baru.
2) Kekurangan SUNS
(a) Petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan
Informasi medis pada saat pelayanan dilakukan tidak ada
kesinambungan (kesinambungan terjadi pada pelayanan
berikutnya lagi
6. Sistem Penjajaran
a. Sistem Angka Akhir ( Terminal digit filing )
Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100
bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99. Untuk itu
pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit
utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis
yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan
numerik sesuai dengan digit (Miller,K. 2000).
50 50 50

Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama

Pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka-

angka pertama dan membawa rekam medis tersebut ke daerah rak
penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang
bersangkuatan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis –
rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua,
kemudian rekam medis disimpan didalam urutan sesuai dengan
kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok
penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketiga
( tertiary digits ) yang selalu berlainan.

16
 Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih
banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah,
efektif, dan efisien.
Lihat contoh berikut ini :
46-52-02 98-05-26 98-99-30
47-52-02 99-05-26 99-99-30
48-52-02 00-06-26 00-00-31
49-52-02 01-06-26 01-00-31
50-52-01 02-06-26 02-00-31
Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan
angka akhir seperti:
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok ( bagian atau wilayah ) didalam
rak penyimpanan. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan
terpaksa berdesak–desakkan di satu tempat ( bagian atau
wilayah ), dimana rekam medis harus disimpan di rak.
b. Petugas–petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk
sejumlah section tertentu, misalnya ada 3 petugas masing–
masing diserahi : bagian 00-33, bagian 34-66, dan bagian
67-99.
c. Pekerjaan terbagi rata mengingat setiap petugas rata –rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap
harinya untuk setiap bagian.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya
rekam medis baru di bagian tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap–tiap section terkontrol dan
bisa dihindarkan timbulnya rak–rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu
memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan( jumlah
rak ).

17
g. Kekeliruan penyimpanan ( misfile ) dapat dicegah, karena
petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua angka saja
dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga
jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
Kekurangan :
Perlu perlatihan khusus untuk masalah pengambilan dan
penyimpanan berkas rekam medis

18
2. Sistem Angka Tengah ( midle digit filing system )
Sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga
nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit.
Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier.
Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri
sekunder, dan tersier pasangan kanan ( Miller, K. 2000 ).
Misalkan :
04 89 23
Sekunder primer tersier
Lihat contoh dibawah ini :
58-78-96 99-78-96
58-78-97 99-78-97
58-78-98 99-78-98
58-78-99 99-78-99
59-78-00 00-79-00
59-78-01 00-79-01
Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam
medis ( 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 ) berada dalam
urutan langsung.
Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :
a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang
nomornya berurutan
b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka
tengah lebih mudah dari pada penggantian sistem angka
langsung kesistem angka akhir.
c. Kelompok 100 buah rekam medis yang nomornya
berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis
dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem
angka tengah.

19
 d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih
merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan
sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem
angka akhir.
e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas
pada pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian
kekeliruan penyimpanan dapat di cegah.
Beberapa kekurangan sistem penyimpanan angka tengah adalah:
a. Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama
b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik
untuk nomor-nomor yang lebih dari angka
3. Sistem Angka langsung (Straight numerical filing system)
Mensejajarkan bentuk yang paling sederhana yaitu sistem
angka langsung. Setiap nomor diajukan secara berurutan tergantung
pada nomor folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan yang
ditetapkan ( Milller, K. 2000 ). Urutan dalam system angka
langsung yaitu sebagai berikut : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25.
Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50
buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada
waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk
pengambilan rekam medis yang tidak aktif.
Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini
adalah mudahnya melatih tugas-tugas yang harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai
kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan (Depkes, 1997).
7. Tinjauan Tentang Penduplikasian Penomoran Rekam Medis
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Duplikasi adalah
perulangan, keadaan rangkap. Sedangkan rangkap adalah dua tiga helai
melekat menjadi satu, liput dua (tiga dan sebagainya).
Menurut Depkes RI Tahun 2006, apabila ditemukan pasien
memiliki lebih dari satu nomor rekam medis maka berkas rekam medis
nomor tersebut harus digabung menjadi satu nomor

20
8. Tracer
Petunjuk keluar (tracer) adalah suatu alat yang penting untuk
mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaanya petunjuk
keluar diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang
diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Kartu pinjam/petunjuk
keluar tetap berada di rak filing sampai rekam medis yang diambil
(dipinjam) kembali ke tempat semula (Depkes RI, 2006).
Menurut International Federation of Health Information
Management Associations (IFHIMA, 2012), tracer (outguide) adalah
pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan
apapun. Petunjuk keluar meningkatkan efisien dan keakuratan dalam
peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk
disimpan saat kembali. Harus terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna.
Ada berbagai jenis tracer yang tersedia. Beberapa termasuk kantong untuk
menyimpan permintaan slip dan laporan. Menunjukkan di mana rekam
medis ketika tidak ada dalam penyimpanan. Tracer juga meningkatkan
efisiensi dan akurasi dengan menunjukkan dimana rekam medis disimpan
saat kembali.
Isi atau data pada tracer :
a. Nomor rekam medis
b. Tanggal peminjaman
c. Tanggal pengembalian
d. Unit atau orang yang menggunakan
e. Keperluan peminjaman berkas baik dari unit rawat jalan maupun
rawat inap
Menurut Depkes RI (1997), salah satu ketentuan pokok yang harus
ditaati ditempat penyimpanan yaitu tidak satu pun rekam medis boleh
keluar dari ruang rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu peminjaman.
Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan adalah (Depkes
RI,1997) :
a. Tidak satu pun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis,
tanpa tanda keluar/kartu peminjaman. Peraturan ini tidak hanya

21
 berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga bagi
petugas-petugas rekam medis sendiri.
b. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban
untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya.
Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis
diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharunya setiap
rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap akhir hari kerja,
sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari
informasi yang diperlukan.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari fasilitas kesehatan,
kecuali atas perintah pengadilan.

B. Kerangka Konsep

Faktor-faktor Penyebab
Terjadinya Duplikasi Nomer
Rekam Medis Duplikasi dokumen
1. Tingkat Kepatuhan rekam medis pasien

2. Tingkat Pengetahuan 1. Umum

3. Tingkat Pendidikan 2. BPJS
3. ASKES

Gambar 2.1 kerangka konsep

Sumber Notoatmodjo, S. 2010

22