PROPOSAL LAPORAN TUGAS AKHIR

TINJAUAN PENGGUNAAN TRACER DALAM PENYIMPANAN DOKUMEN

REKAM MEDIS DI PUSKESMAS KALIJUDAN SURABAYA

Disusun Oleh:

Novanti Nur Isnaini (1604000092)

PRODI D-III PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

JURUSAN KESEHATAN TERAPAN

POLTEKKES KEMENKES MALANG

2017
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Menurut International Federation Health Organization (IFHRO),

petunjuk keluar (outguide) yaitu pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan
dari penyimpanan untuk tujuan apapun, harus terbuat dari bahan yang kuat
dan berwarna.

Dalam peminjaman rekam medis, pihak peminjam berkewajian untuk

mengemballikan atau menyipan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Waktu
penyimpana dokumen rekam medis yaitu setiap akhir kerja, sehingga dalam
keadaan darurat staf puskesmas dapat mencari informasi yang diperlukan.
Penggunaan tracer dapat meningkatkan kecepatan dalam penyimpanan
dokumen serta mengurangi Missfile dokumen rekam medis.

Dari hasil praktik kerja lapangan yang telah diakukan, di Puskesmas

Kalijudan Surabaya masih belum menggunakan tracer pada proses
penyimpanan berkas rekam medis. Oleh karena itu, perlu diadakan penggunaan
tracer guna meningkatkan pelayanan puskesmas terutama dalam hal penyiapan
DRM yang dikembalikan supaya lebih tertata sesuai pada tempatnya dengan
tepat waktu.

B. Rumusan Masalah
Bagaimana pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis di Puskesmas
Kalijudan Surabaya dilakukan?

C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan penyimpanan berkas rekam
medis rawat jalan di Puskesmas Kalijudan Surabaya.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi alur pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis
b. Mengobservasi penggunaan waktu petugas filling dalam penyimpanan dan
pencarian dokumen rekam medis di Puskesmas Kalijudan Surabaya
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Puskesmas
Dengan adanya tinjauan penggunaan tracer, peniliti dapat membuktikan
kepada petugas filling bahwa tracer lebih efektif dan efisien dalam penyimpanan
dokumen rekam medis.
2. Bagi Peneliti
Peneliti dapat mengimplementasikan ilmu yang telah didapatkan selama
perkuliahan serta mendapatkan pengalaman yang dapat digunakan di dunia
kerja
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teori
1. Rekam Medis
Permenkes Nomor 269/MenKes/Per/III/2008, tentang Rekam
Medis menyatakan rekam Medis adalah berkas berisi catatan dan
dokumen tentang pasien yang berisi identitas, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan kesehatan
untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun
swasta.
a. Kegunaan
- Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien
- Bahan pembuktian dalam perkara hukum
- Bahan untuk keperluan penelitian dan pendidikan
- Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
- Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan.
b. Prosedur penyimpanan
Penyimpanan/Penjajaran (filling ) adalah sistem
penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar
penyimpanan dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih mudah
dan cepat.
Sistem penyimpanan ada 2 cara :
 Sentralisasi
adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam
satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan
poliklinik (rawat jalan) maupun catatan – catatan
selama seorang pasien dirawat (rawat inap) yang
disimpan dalam satu tempat.
 Desentralisasi
adalah penyimpanan antara berkas rekam medis rawat
jalan dan rawat inap terpisah.

c. Pengeluaran Rekam Medis

d. Petunjuk Keluar (outguide) atau Tracer
 e. Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrival) dan
Penyimpanan Rekam Medis
2. Pelayanan Rawat Jalan
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No.66/ Menkes / II
/ 1987 yang dimaksud pelayanan rawat jalan adalah pelayanan
terhadap orang yang masuk rumah sakit, untuk keperluaan
observasi diagnose, pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan
kesehatan lainya tanpa tinggal diruang rawat inap dan pelayanan
rawat jalan adalah 8 pelayanan yang diberikan di unit pelaksanaan
fungsional rawat jalan terdiri dari poliklinik umum dan poliklinik
spesialis serta unit gawat darurat.

B. Kerangka Konsep Penelitian

Mengobservasi Mengidentifikasi pengaruh

Mengidentifikasi
penggunaan waktu petugas penggunaan tracer
pelaksanaan penyimpanan
filling dalam penyimpanan terhadap pelaksanaan
dokumen rekam medis
dan pencarian dokumen penyimpanan dokumen
rawat jalan
rekam medis rawat jalan rekam medis

Terwujudnya efektifitas dan

Implementasi tracer dalam
efisiensi penyimpanan
Pembuatan tracer penyimpanan dokumen
dokumen rekam medis
rekam medis
rawat jalan
BAB III
METODE PENELITIAN

A. Rancangan Penelitian
Berdasarkan jenis penelitian yang digunakan, penelitian ini
termasuk dalam jenis penelitian deskriptif kuantitatif. Yaitu
penelitian yang dialkukan terhadap sekumpulan objek yang
biasanya bertujuan untuk melihat gambaran yang terjadi di dalam
suatu populasi tertentu
B. Variabel Penelitian dan Definisi Operasional
1. Variabel Penelitian
Variabel penelitian ini adalah penggunaan tracer di Puskesmas
Kalijudan Surabaya.
2. Devinisi Operasional

C. Populasi dan Sampel

1. Populasi
Populasi adalah keseluruhan objek penelitian atau objek
yan diteliti (Notoatmodjo, 2005). Populasi pada penelitian ini adalah
kecepatan pengambilan dokumen rekam medis di Puskesmas
Kalijudan Surabaya
2. Sampel
sampel adalah obejk yang diteliti dan dianggap mewakili
seluruh populasi (Notoatmodjo, 2005). Sampel pada penelitian ini
adalah keseluruhan jumlah populasi yang diteliti pada satu hari
observasi dokumen rekam medis yang di ukur kecepatan
pengambilan dokumen rekam medis pada rak filing.
C. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data
1. Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian ini menggunakan pedoman
wawancara untuk mengidentifikasi alur pelaksanaan penyimpanan
 dokumen rekam medis dan mengidentifikasi penggunaan tracer di
Puskesmas Kalijudan Surabaya.
D. 2. Alat Tulis
Alat tulis yang digunakan untuk mencatat data yang
diperoleh dari penelitian yang dilakukan.
3. Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis yang akan dimasukkan ke rak
filling digunakan sebagai bahan penelitian
4. Cara Pengumpulan Data
Proses identifikasi alur pelaksanaan penyimpanan dan
penggunaan tracer dilakukan dengan cara wawancara menggunakan
pedoman wawancara. Wawancara dilakukan dengan petugas rekam
medis.
E. Teknik Pengolahan
1. Teknik Pengolahan Data

• Editing terkait kecepatan pengembalian dokumen rekam medis

dengan mengurutkan nomor terbesar ke nomor terkecil untuk
mempermudah pengembalian dokumen ke rak filing, dilakukan
dengan menggunakan lembar check list yang berisi nomor rm dan
waktu.
• Coding, yakni mengubah data berbentuk kalimat atau huruf
menjadi angka atau bilangan. Contohnya : Berkas 1 menjadi B1,
Berkas 2 menjadi B2, dst.
• Tabulasi, yaitu perhitungan nilai dai lembar check list yang
digunakan untuk mengetahui waktu kecepatan penyimpanan
dokumen rekam medis pada rak filing.

2. Analisa Data
Untuk mengidentifikasi alur pelaksanaan penyimpanan
dokumen rekam medis dan mengidentifikasi penggunaan tracer
analisa data dilakukan secara deskriptif kualitatif. Untuk
 mengobservasi penggunaan waktu petugas filing dalam
penyimpanan dokumen rekam medis dengan stopwatch
Penyajian data untuk mengidentifikasi alur pelaksanaan
penyimpanan dokumen rekam medis dan mengidentifikasi
penggunaan tracer ditampilkan dalam bentuk naratif. Untuk
mengobservasi penggunaan waktu petugas filing dalam
penyimpanan dan pencarian dokumen rekam medis ditampilkan
dalam bentuk tabel.

F. Etika Penelitian
1. Anonimity (tanpa nama)
Anonimity adalah pemberian jaminan pada responden
penelitian dengan cara tidak memberikan atau mencantumkan
nama. Pada penelitian ini, segala yang terkait dengan identitas
pasien pada dokumen rekkam medis tidak dicantumkan, melainkan
mengganti dengan RM 1, RM 2, RM 3, dst.
2. Confidentiality
Memberikan jaminan kerahasiaan hasil penelitian, baik
informasi maupun masalah-masalah lainnya. Semua masalah yang
telah dikumpulkan dijamin kerahasiaannya oleh peneliti, hanya
kelompok data tertentu yang akan dilaporkan pada hasil riset.