TERM OF REFERENCE (TOR)

RUMAH SAKIT MEDIKA INSANI

RUMAH SAKIT MEDIKA INSANI

Jl Sumber Jaya / Jl Lintas Liwa No 667, Tanjung Baru, Bukit Kemuning, Lampung Utara
Telp : 0724 92292, email : rsmedikainsani.bk@gmail.com

BUKIT KEMUNING 34556

 TERM OF REFERENCE (TOR)
REVIEW REKAM MEDIS PADA KETEPATAN WAKTU, KELENGKAPAN
BERKAS SERTA DAPAT DIBACANYA CATATAN

I. PENDAHULUAN

Dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di sarana pelayanan kesehatan,

kehadiran perekam medis sangat diperlukan dalam bidang kesehatan.Rekam medis berguna untuk
menunjang tertib administrasi, tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, mustahil tertib administrasi tersebut dapat berhasil.
Sebagai pelaksana rekam medis, kita perlu mengetahui sejarah dan perkembangan rekam
medis, dan perubahan apa saja yang terjadi dalam sistem rekam medis. Baik yang terjadi di tingkat
nasional maupun internasional.Perubahan tersebut dimulai dari perbaikan catatan kesehatan melalui
standarisasi rumah sakit dan organisasi yang telah terjadi sejak zaman dahulu kala.
Seiringnya berkembangnya zaman, dalam tahun-tahun belakangan ini terjadi beberapa kali
perubahan sebutan untuk orang yang melaksanakan pengelolaan rekam medis sebagaimana
perubahan nama sebutan untuk Instalasi Rekam Medis. Hal ini terjadi karena adanya perhatian dan
kesadaran tinggi terhadap pentingnya sistem rekam medis serta adanya suatu pemikiran tentang
pengembangan sistem informasi kesehatan yang terkomputerisasi.

II. LATAR BELAKANG

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi Rumah sakit sekarang ini
hampir dapat di pastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat / dokumen.Baik itu di dunia
perusahaan pemerintah atau swasta. Warkat / dokumen dianggap sangat berperan penting dalam
proses kegiatan organisasi dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi.
Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi, arsip merupakan
suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi.di dalam arsip terkandung
banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegiatan-kegiatan yang di
jalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan di jalankan. Oleh karna itu arsip dijadikan sebagai
ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah.
Kearsipan merupakan salah satu proses atau kegiatan yang di mulai dari penciptaan,
peneriamaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, peralatan. Penataan dan
peralatan serta evaluasi menurut suatu sistem yang telah di tentukan.Penataan arsip / kearsipan yang
berperan penting dalam jalannya sebuah organisasi dan di perlukan paraturan perundang-undangan
agar kegiatan penataan arsip dapat berjalan dengan baik.kearsipan atau kelengkapan berkas
kearsipan merupakan salah satu unsur dari kesekretariatan atau ketatausahaan. Administrasi pada
 kearsipan meliputi dalam suatu pengurusan baik mengenai pengumpulan, pengelompokan,
penataan, penyimpanan dan pemusnahan arsip.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

1. Tujuan Umum
Untuk menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan rekam medis Rumah Sakit
Medika Insani melalui optimalisasi ketentuan fokus review pada ketepatan waktu dan
kelengkapan berkas rekam medis serta dapat dibacanya catatan berkas rekam medis.
2. Tujuan Khusus
a. Untuk mengetahui bagaimana peran kelengkapan berkas rekam medis sebagai
sumber informasi yang secara efisien
b. Untuk melaksanakan evaluasi dan penilaian kepatuhan para pemberi asuhan klinis
dalam kelengkapan berkas rekam medis serta dapat di bacanya catatan
c. Berkas Rekam medis di tata rapi dan tertib guna memudahkan untuk melihat
riwayat pasien sebelumnya, ketika rawat inap kembali.
d. Untuk mengetahui bagaimana peranan berkas rekam medis dalam peningkatan
pelayanan prima di rumah sakit
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
1. Kegiatan Pokok
a. Pemilahan dan penyusunan berkas rekam medis
b. Penyusunan perangkat review rekam medis
c. Review rekam medis tertutup
d. Sosialisasi hasil review rekam medis
2. Rincian Kegiatan
a. Pemilahan dan penyusunan berkas rekam medis
a) Pengumpulan rekam medis rawat inap secara keseluruhan dalam periode
yang disepakati
b) Pemilahan rekam medis berdasarkan diagnosis dan KSM terkait
c) Pengambilan sampel rekam medis rawat jalan sesuai ketentuan yang
disepakati, jumlah sampel, dipilah berdasarkan diagnosis dan pelayanan
klinik terkait
d) Jumlah sampel rawat jalan dan rawat inap sebanyak 40 dokumen rekam
medis
b. Penyusunan perangkat review rekam medis
a) Penyusunan draft perangkat review rekam medis rawat inap tertutup
b) Penyusunan draft perangkat review rekam medis rawat jalan
c) Pengajuan draft perangkat review rekam medis
d) Revisi draft perangkat review rekam medis
 c. Review rekam medis tertutup
a) Penyusunan tim review rekam medis tertutup sesuai keilmuan dan
kepentingan yang diharapkan
b) Pengecekan berkas rekam medis rawat inap disesuaikan dengan form review
rekam medis rawat inap
c) Pengecekan berkas rekam medis rawat jalan disesuaikan dengan form
review rekam medis rawat jalan
d) Pencatatan hasil review rekam medis
e) Evaluasi
d. Sosialisasi hasil review rekam medis
a) Pelaporan hasil review rekam medis pada management
b) Sosialisasi ke unit terkait secara langsung atau melalui korespondensi
c) Monitoring hasil sosialisasi
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
1. Rapat review rekam medis tertutup berkala
2. Pengecekan rekam medis sesuai perangkat review dan ketepatan waktu berkas rekam
medis
3. Presentasi dan sosialisasi hasil review rekam medis
4. Koordinasi dengan unit pelayanan dan komite medis, serta keperawatan
5. Penyusunan panduan dan standar prosedur review rekam medis
6. Pengecekan berkas rekam medis:
a. Pengecekan dikelompokkan sesuai divisi masing-masing.
b. Pengecekan Formulir medis
c. Melengkapi ketepatan waktu pengisian formulir-formulir rekam medis
7. Pembuatan Pedoman:
a. Pedoman Pelayanan RM
b. SPO Assembling
VI. SASARAN
1. Kelengkapan berkas rekam medis rawat inap tercapai >70%
2. Kelengkapan berkas rekam medis rawat jalan tercapai >70%
3. Pelaksanaan review rekam medis sesuai jadwal tercapai >80%
4. Kelengkapan berkas dan pencatatan hasil review serta dapat dibacanya
5. catatan rekam medis tercapai >80%
6. Ketepatan waktu pengisian berkas rekam medis >80%
7. Monitoring sosialisasi tercapai >80%
VII. JADWAL KEGIATAN
Target Pelaksanaan
No Program Kerja Program
1 2 3 4 5
1. Pemilahan dan Pengumpulan rekam medis
penyusunan rawat inap secara keseluruhan
berkas rekam dalam periode yang disepakati
medis Pemilahan rekam medis
berdasarkan diagnosis dan KSM
(Kelompok Staf Medis) terkait
Pengambilan sampel rekam
medis rawat jalan sesuai
ketentuan yang disepakati,
jumlah sampel, dipilah
berdasarkan diagnosis dan
pelayanan klinik terkait
2. Penyusunan Penyusunan draft perangkat
perangkat review rekam medis rawat inap
review rekam tertutup
medis Penyusunan draft perangkat
review rekam medis rawat jalan
3. Sosialisasi hasil Pelaporan hasil review rekam
review rekam medis kepada managemen
medis Sosialisasi ke unit terkait secara
langsung atau melalui
korespondensi
Monitoring hasil sosialisasi

VIII. ANGGARAN BIAYA

No Kebutuhan Banyak nya Harga Satuan Jumlah
1. Penggandaan Checklist 5× 50 lembar 200 Rp. 50.0000
2. Snack 5×5 orang 5000 Rp. 125.000
JUMLAH Rp. 175.000

IX. EVALUASI PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Setiap bulan akan di entry data kedalam komputer.
2. Di kelompokan berdasarkan unit pengelolaan.
3. Pengelompokan dokumen rumah sakit berdasarkan divisi/KSM masing-masing
X. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
1. Pencatatan
a. Pengelompokan berkas rekam medis
b. Pengecekan berkas rekam medis.
c. Di lakukan dua bulan sekali
d. Pencatatan melalui form review rekam medis
2. Pelaporan
Pelaporan review berkas rekam medis rumah sakit di laporkan setiap bulan ke 6 dan
bulan ke 12
3. Evaluasi Kegiatan
a. Mengetahui bagaimana peran pengecekan berkas rekam medis saat
pengelompokan dan penyimpanan apakah sudah sesuai dan efisien
b. Mengetahui berkas rekam medis rumah sakit apakah sudah rapi dan tertib
c. Mengetahui saat pelaporan akhir bulan
XI. PENUTUP
Term of Reference ini (TOR) ini diharapkan menjadi referensi untuk kegiatan yang
sudah disusun. TOR dapat dijadikan instrumen untuk monitoring dan evaluasi dari suatu
kegiatan program Rumah Sakit Medika Insani. Hal-hal yang belum jelas dan belum tercantum
dalam TOR serta lampiran-lampiran lain yang dianggap perlu akan ditentukan kemudian dalam
pertanggung jawaban akhir tahun. Dengan demikian arsip/dokumen rumah sakit dapat
digunakan sebagai referensi untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijaksanaan,
perencanaan dan pengawasan serta kepentingan lainnya. Menyadari akan pentingnya
arsip/dokumen, agar dapat dipergunakan secara optimal, diperlukan pengecekan kelengkapan
berkas rekam medis yang baik dan benar, sehingga sewaktu-waktu diperlukan siap dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dengan pengecekan kelengkapan yang tepat, perlu
diperhatikan keamanan terhadap fisik maupun informasinya.Untuk itu dilakukan pemeliharaan
yang standard dan kontinyu.

Bukit kemuning,

Mengetahui Menyetujui
KETUA TIM REVIEW DIREKTUR

dr. Lolin Rara Masela. MARS