TINJAUAN TATA RUANG TEMPAT PENYIMPANAN

REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT DUSTIRA

“Dibuat untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah metodelogi penelitian”

Disusun oleh:
ANDREO GAFEROH E711811034

Kelas
RMIK IV B

PROGRAM STUDI REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN
POLITEKNIK TEDC BANDUNG
2020

BAB I
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 377/Menkes/SK/III/2007
tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan bahwa
“Pembangunan kesehatan diarahkan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang
optimal.Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan upaya pengelolaan berbagai
sumber daya, baik oleh pemerintah maupun masyarakat sehingga dapat tersedia
pelayanan kesehatan yang efisien, bermutu dan terjangkau”.
Setiap sarana pelayanan kesehatan diwajibkan menyelenggarakan rekam
medis, salah satu manfaatnya sebagai bukti pelayanan kesehatan yang dilakukan di
rumah sakit.Rekam medis merupakan catatan tertulis pasien yang termasuk pada
golongan arsip vital. Dimana arsip vital menurut UndangUndang No.43 tahun 2009
tentang Kearsipan Bab I, Pasal 1 bahwa Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang dan sering disebut
arsip kelas satu.
Menurut PerMenKes No.269 MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
Bab III, pasal 7 bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang
diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis
diselenggarakan oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing yang merupakan
media untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai
penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis.
Berdasarkan penjelasan di atas, unit rekam medis salah satunya filing memiliki
peran dalam hal penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila terdapat
fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam medis sehingga
selain dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga dapat mempermudah
dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen rekam medis.
Terciptanya kemudahan petugas rekam medis dalam pengambilan serta
penyimpanan Dokumen Rekam Medis didukung adanya tata ruang penyimpanan yang
ergonomis sesuai dengan ukuran jangkauan dimensi tubuh manusia. Perancangan
tempat kerja pada dasarnya merupakan suatu aplikasi data antropometri yang
merupakan data ukuran dimensi tubuh manusia. Manusia pada dasarnya akan
memiliki bentuk, ukuran (tinggi, lebar, dsb) berat dan lain-lain yang berbeda satu
dengan yang lainnya. Anthropometri secara luas akan digunakan sebagai
pertimbangan-pertimbangan ergonomis dalam memerlukan interaksi manusia. Data
anthropometri yang berhasil diperoleh akan diaplikasikan secara luas. Data
antropometriakan menentukan bentuk, ukuran dan dimensi yang tepat yang berkaitan
dengan produk yang dirancang dan manusia yang akan mengoprasikan/menggunakan
produk tersebut.
Rustiyanto, E dan Rahayu W.A (2011) menyatakan bahwa hal-hal yang harus
diperhatikan di dalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis yaitu suhu, luas
ruangan filing, jarak, aman, pencahayaan, debu, vector penyakit. Hal tersebut
tentunya harus diperhatikan dikarenakan petugas akan bekerja secara terus menerus di
 tempat kerja, dengan tempat kerja yang nyaman serta ruang gerak petugas yang
efisien maka kinerja petugas pun bisa optimal serta meminimalisir terjadinya
kelelahan akibat kerja.
Berdasarkan studi pendahuluan pengalaman praktik lapangan pada tgl
semester 4 yang peneliti lakukan di Rumah Sakit Dustira, peneliti melihat pengelolaan
rekam medis nya cukup baik, akan tetapi ada beberapa permasalahan yaitu
terdapatnya dokumen rekam medis yang disimpan di samping rak penyimpanan
dokumen rekam medis sehingga menyulitkan ruang gerak petugas karena tempat
untuk lalu lalang dipenuhi oleh dokumen-dokumen yang diletakkan di samping rak
penyimpanan. Selain itu juga kesulitan dalam pengambilan dokumen rekam medis
karena terdapat rekam medis yang disusun dilantai sehingga petugas kesulitan
melakukan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis.
Berdasarkan permasalahan diatas menjadi dasar pertimbangan peneliti untuk
melakukan penelitian dengan judul “Analisis Tata Ruang Tempat Penyimpanan
Dokumen Rekam Medis Pasien di Rumah Sakit Dustira”.

kalau

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian
ini adalah
1. Bagaimana tata ruang tempat penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit
Dustira ?
2. Bagaimana standar tata ruang tempat pernyimpanan dokumen rekam medis?
3. Bagaimana kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit
Dustira?
4. Faktor apa saja yang menjadi alasan petugas menyusun beberapa berkas
rekam medis di samping rak penyimpanan, maupun dilantai?

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Untuk mengetahui bagaimana tata ruang tempat penyimpanan dokumen
rekam medis di rumah sakit Dustira?

2. Tujuan khusus
a. Untuk mengetahui tata ruang tempat penyimpanan dokumen rekam medis di
rumah sakit Dustira.
b. Untuk mengetahui standar tata ruang tempat pernyimpanan dokumen rekam
medis.
c. Untuk mengetahui kebutuhan rak penyimpanan berkas rekam medis di rumah
sakit Dustira.
d. Untuk mengetahui faktor apa saja yang menjadi alasan petugas menyusun
beberapa berkas rekam medis di samping rak penyimpanan, maupun dilantai.

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Praktis
 a. Bagi Rumah Sakit
Sebagai perencanaan dan pengambilan keputusan tentang masalah yang
dihadapi dalam penyimpanan berkas rekam medis, sehingga berguna untuk
bahan perbaikan dan pengembangan system penyimpanan berkas rekam medis
di Rumah Sakit Dustira.

b. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan keterampilan tentang tata ruang tempat
penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit Dustira.

2. Manfaat Teoritis
a. Bagi ilmu pengetahuan
Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran
dalam memperkaya wawasan tentang rekam medis terutama tentang tata ruang
penyimpanan berkas rekam medis.

E. Sistematika Penulisan
1. Bab I Pendahuluan
Berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian,
dan sistematika penulisan.

2. Bab II Landasan Teori

Berisi tentang teori-teori yang menjadi dasar dari topik penelitian

3. Bab III Metodelogi Penelitian

Berisi tentang metode yang penulis gunakan dalam melakukan penelitian

4. Bab IV Pembahasan
Berisi tentang tentang pembahasan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan
yang tertera di bab I

5. Bab V Penutup
Berisi tentang kesimpulan dan saran dari penulis.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Konsep Rumah Sakit

1. Pengertian Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Rumah sakit merupakan salah satu dari sarana kesehatan yang juga
merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan serta bertujuan untuk mewujudkan
derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat.Upaya kesehatan dilakukan
dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan
penyakit (preventif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif)
yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan.

2. Fungsi dan Kegunaan Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna. Pelayanan kesehatan paripurna adalah
pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Untuk menjalankan tugas sebagaimana yang dimaksud, rumah sakit
mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi
bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.

B. Konsep Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 11) Rekam Medis adalah keterangan baik
yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa,penentuan fisik
laboraturium,diagnosa segala pelayanan, dan tindakan medis yang diberikan
 kepada pasien serta pengobatan baik di rawat inap,rawat jalan, maupun yang
mendapatkan pelayanan darurat.
Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. (Peraturan Menteri Kesehatan
No.269/Menkes/Per/III/2008).
Rekam Medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat
penyakit, dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi
kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.(Rustiyanto, 2009 :
6).

2. Kegunaan Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 13) Kegunaan Rekam Medis dapat dilihat
dari beberapa aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya
menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

b. Aspek Medis
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai medis, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.

c. Aspek Hukum
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka penegakan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk
penegakan keadilan.

d. Aspek Keuangan
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

e. Aspek Penelitian
Suatu berkas Rekam Medis Rekam Medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medis yang diberikan kepada pasien dan digunakan sebagai
bahan/referensi pengajaran dibidang profesi pemakai.
 g. Aspek Dokumensi
Suatu berkas Rekam Medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai
bahan pertanggungjawaban dan laporan Rumah Sakit.

3. Pertanggung Jawaban Terhadap Rekam Medis

Menurut Rustiyanto (2009 : 29 ) mengenai pertanggung jawaban terhadap
rekam Medis yaitu Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi
yang ada di dalam Rekam Medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan
ataupum memasukkan data yang ada didalam Rekam Medis atau dipergunakan
oleh orang yang semestinya tidak diberi izin. Adapun tanggung jawab itu di beban
kan kepada :

a. Tanggung jawab dokter yang merawat

Tanggung jawab utama akan kelengkapan Rekam Medis terletak pada
dokter yang merawat. Dokter mengemban tanggung jawab terakhir akan
kelengkapan dan kebenaran isi Rekam Medis.

b. Tanggung jawab petugas Rekam Medis

Petugas Rekam Medis, membantu dokter yang merawat dalam
mempelajari kembali Rekam Medis. Analisis dari kelengkapan isi Rekam
Medis dimaksudkan untuk mencari hal – hal yang kurang dan masih
diragukan, dalam rangka membantu dokter dalam menganalisis kembali
Rekam Medis, petugas Rekam Medis harus melakukan analisis kualitatif dan
analisis kuantitatif.

c. Tanggung jawab Pimpinan Rumah Sakit

Pimpinan Rumah Sakit bertanggung jawab menyediakan fasilitas unit
rekam Medis yang meliputi ruangan, peralatan, dan tenaga yang
memadai.Dengan demikian petugas Rekam Medis dapat bekerja secara efektif.

d. Tanggung jawab mahasiswa Praktek

Dalam kegiatan praktek kerja lapangan di wajibkan mahasiswa
kesehatan untuk selalu bertanggung jawab dan menjaga kerahasiaan isi Rekam
Medis .

C. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

1. Penyimpanan Rekam Medis

Menurut Sugiarto,ac-Wahyono, (2005:51) “sistem penyimpanan adalah
sistem yang digunakan pada penyimpan dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu–waktu
dibutuhkan”.
Kegiatan penyimpanan Rekam Medis merupakan usaha melindungi rekam
medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis
harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta
benda rumah sakit yang sangat berharga. Prosedur penyimpanan adalah langkah–
langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu
dokumen. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih
dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan
rekam medis. Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan
Rekam medis (Depkes,1997:76) yaitu :

a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu
kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang
pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.

Kebaikan sistem sentralisasi adalah :

1) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
2) Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
3) Efisiensi kerja petugas.
4) Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.

Kelemahannya adalah :
1) Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
2) Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila
tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam
medis, misalnya dengan poliklinik.

b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing
unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik
dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam medis poliklinik disimpan pada
poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan
dibagian rekam medis.

Kebaikan sistem desentralisasi adalah :

1) Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan.
3) Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih
sempit.

Kelemahannya adalah :
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi
tentang riwayat penyakit pasien terpisah.
 2) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan
ruangan lebih banyak.
3) Bentuk atau isi rekam medis berbeda.
4) Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.

2. Ketentuan Penyimpanan Rekam Medis

a. Pada saat rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis, sebelumnya harus
di sortir menurut nomor rekam medis sebelum di simpan. Hal ini membantu
dn mempermudah petugas penyimpanan pada saat pencarian rekam medis.
b. Hanya petugas rekam medis yang di perbolehkan menangani rekam medis,
pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore
dan malam hari. Dokter, staf rumah sakit, pegawai dari bagian lain tidak
diperkenankan mengambil rekam medis dari tempat penyimpanan.
c. Pada waktu sore dan malam hari petugas dibagian poloklinik dan ruang rawat
inap akan mengawasi peraturan dimana harus menyimpan rekam medis pada
tempat yang telah di tentukan di unit rekam medis dan bagian lainnya.
d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara priodik, untuk
menemukan salah simpan dan menemukan kartu pinjam yang rekam medisnya
belum dikembalikan.
e. Petugas penyimpanan harus memelihara kerapian dan keteraturan rak–rak
penyimpanan yang menjadi tanggung jawab.

3. Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

a. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
b. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna
menjaga kesinambungan rekam medis.
c. Mempermudah pengambilan kembali dokumen.
d. Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen rekam medis
yang di simpan di rak penyimpanan.
e. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencuri, kerusakan fisik,
kimiawi, maupun biologi.

4. Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang
cepat kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah
menunjang administrasi.Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan,
pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas.Ruang
penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam memelihara dan mendorong
kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang ada di ruang penyimpanan
rekam medis. Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal – hal sebagai
berikut :
a. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-28 ˚C
sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis.
Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.
 b. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan, pencahayaan
adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya diruang kerja minimal
100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang penyimpanan memenuhi
persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai berikut :
1) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan
kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
2) Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
3) Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum
dan bola lampu sering dibersihkan.
4) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.
c. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan
kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
d. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk
menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut
sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari
pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari.
(Wursanto, 1991 : 221).
e. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open
self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat
ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang
sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas
dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat
ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu
makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat
dengan mudah atau rak-rak beroda .
f. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya
harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong
paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari
lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan
kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam
medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor
keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis.
(Dep.Kes, 1991 : 24).

5. Luas Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Kebanyakan di Indonesia untuk beberapa rumah sakit, didalam ruang
penyimpanan berkas rekam medis masih banyak memanfaatkan ruangan bekas
atau bangunan lama, sehingga luas tempat ruangan penyimpanan tidak
diperhitungkan, untuk beberapa rak atau almari yang nantinya akan digunakan
didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis.
Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam
medis aktif dan in-aktif). Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-
aktif sebaiknya dipisahkan, karena hal ini akan lebih memudahkan petugas
didalam pengambilan rekam medis yang masih aktif dan akan lebih memudahkan
 didalam melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis.(Ery Rustiyanto,Warih
Ambar)

Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu :

a. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak memungkinkan
terjadinya gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas di ruang
penyimpanan.
b. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin dan
bersih.
c. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal /
petugas.
d. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, berwarna
terang, ketinggian minimal 2,5 sampai 3 meter dari lantai.
e. Atap kuat dan tidak bocor.
f. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya
minimal 1/6 kali luas lantai.

D. Rak Penyimpanan
Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011) rak penyimpanan adalah tempat
menyimpan arsip atau dokumen rekam medis yang bertujuan untuk memudahkan
penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis di ruang
penyimpanan serta menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
1. Bentuk penyimpanan ada dua:
a. Manual. Sistem manual ini selain menghabiskan ruangan karena tidak bisa
untuk digerakkan, bentuk penyimpanan ini juga dinilai kurang aman dari
bahaya kebakaran karena bahannya terbuat dari kayu sehingga dokumen
yang ada didalamnya jika ada kebakaran dengan sangat mudah ikut
terbakar.
b. Semi manual, yaitu bentuk penyimpanan yang dapat digerakkan dengan
alat bantu.
1) Filing mobile, yaitu bentuk penyimpanan yang dapat bergerak atau
digeser.
2) Rotary filing, yaitu sistem penyimpanan dengan cara berputar atau
melingkar, sistem penyimpanan ini dapat menghemat ruangan
penyimpanan.
c. Elektronik, dinilai lebih efektif dan efisien dibanding dengan sistem
manual dan semi manual, bentuk penyimpanan ini juga ada kelemahan dan
kekurangannya. Tapi bagaimana kita melakukan antisipasinya atau
mengurangi kesalahan atau aspek keamanannya

2. Kapasitas rak penyimpanan

Kapasitas penggunaan rak penyimpanan menurut Rustiyanto dan Rahayu
(2011) dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu:
a. Volume rak, hal ini berkaitan dengan jenis rak yang digunakan.
b. Rata-rata tebal dokumen rekam medis, khususnya pelayanan rawat inap.
Ketebalan dokumen rekam medis berkaitan dengan kapasitas rak karena
 semakin tebal dokumen rekam medis akan berpengaruh dalam
perhitungan kebutuhan rak penyimpanan.
c. Sistem penjajaran yang digunakan. Sistem penjajaran juga dapat
mempengaruhi kapasitas akan kebutuhan rak dokumen rekam medis di
masa yang akan datang. Beberapa rumah sakit di Indonesia sudah banyak
menggunakan sistem TDF (Terminal Digite Filing), karena sistem ini
dinilai lebih efektif dan lebih mudah didalam pengambilan dokumen
rekam medis yang dibutuhkan.

3. Tipe Alat Penyimpanan

a. Vertical filing
b. Lateral filing kabinet adalah dokumen yang memiliki pintu dan
mempunyai papan alas untuk penyimpanan arsip.
c. Electric filing penyimpanan dokumen rekam medis dengan bantuan atau
dengan cara menggunakan alat elektronik lain seperti scan (Rustiyanto dan
Rahayu, 2011).

E. Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis

Perencanaan pengadaan kebutuhan ruang penyimpanan berkas rekam medis
harus memperhatikan panjang pengarsipan yang disediakan oleh unit dan panjang
pengarsipan yang saat ini digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis.
Perkiraan panjang pengarsipan yang diperlukan harus ditambah sesuai periode
waktu yang ditentukan. Panjang ini dibagi dengan panjang pengarsipan yang
disediakan di dalam unit penyimpanan, akan memberikan jumlah unit yang
diperlukan. Tarwaka, dkk (2004) mengatkan bahwa untuk menghitung kebutuhan
rak memerlukan beberapa langkah yang berurutan seperti dibawah ini:

1. Ukur rata-rata ketebalan dokumen rekam medis

keterangan:
n = jumlah dokumen

2. Jumlah dokumen rekam medis pasien Menghitung prediksi pertambahan

jumlah pasien dapat dilakukan dengan menggunakan metode kuadrat terkecil
dengan rumus berikut :
Rumus : Y = a + b x

Dengan metode kuadrat terkecil, nilai a dan b dari persamaan

trend linear diatas ditentukan dengan rumus: dan b =
Keterangan : y = nilai variabel pada suatu waktu a = pemotongan antara garis
trend dengan sumbu tegak
b = kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang
terjadi pada setiap perubahan suatu unit variabel x
n = jumlah periode waktu x= periode waktu deret berkala
 Adapun langkah yang akan digunakan pada metode kuadrat terkecil sebagai
berikut:
a. Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya.
b. Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun.
c. Menghitung jumlah XY dan kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan
jumlah
d. Mencari harga a dan b.
e. Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend y = a+bx.
f. Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang, maka melanjutkan
bilangan atau kode tahun yang telah dibuat sampai pada tahun yang akan
diramalkan.

3. Ukuran dimensi rak Ukuran dimensi rak dibagi menjadi dua perhitungan,
dengan rumus sebagai berikut:
a. Panjang Pengarsipan (PP) dalam satu rak
PP 1 Rak = Panjang Rak x Jumlah Sub
Rak x Jumlah Sisi
b. Panjang Pengarsipan (PP) yang tersedia
PP yang tersedia = PP 1 Rak x Jumlah Rak

4. Perhitungan kebutuhan rak

Perhitungan rak penyimpanan dokumen rekam medis pasien rawat jalan
dan rawat inap menggunakan table 1:
Tabel 1. Kebutuhan Rak Penyimpnanan Beberapa Tahun Ke Depan
No Tahun A B C D E F
20XX X X X X X X

Keterangan :
dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Data yang telah
dikumpulkan akan dianalisis secara univariat.
 BAB III
METODELOGI PENELITIAN

A. Metode Penelitian
Menurut Sugiyono (2014:2), metode penelitian merupakan cara ilmiah
untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Berdasarkan
hal tersebut terdapat empat kata kunci yang perlu diperhatikan yaitu cara
ilmiah, data, tujuan dan kegunaan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan
metode deskriptif dengan pendekatan kuantitatif. Menurut Notoadmodjo
(2010:35) metode deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan
dengan bertujuan untuk melihat gambaran fenomena yang terjadi dalam suatu
populasi tertentu pada umumnya digunakan untuk membuat penilaian terhadap
suatu kondisi dan penyelenggaraan suatu program masa sekarang yang
kemudian hasilnya digunakan untuk menyusun perencanaan perbaikan
program tersebut. Pendekatan kuantitatif adalah hasil penelitian diolah dan
dianalisis untuk diambil kesimpulannya. Artinya penelititan diolah dengan
menekankan analisisnya pada data-data numeric (angka) sehingga diketahui
hubungan yang signifikan pada variabel tersebut dan memperjelas objek yang
diteliti dengan adanya penelitian.

B. Populasi dan Sample

1. Populasi
Menurut Sugiyono (2014:80) pengertian populasi adalah wilayah
genelisasi yang terdiri atas ; objek/subjek yang mempunyai kualitas dan
karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan
kemudian ditarik kesimpulannya.
Populasi atau situasi dalam penelitian ini adalah rak penyimpanan
rekam medis di rumah sakit Dustira.

2. Sample
Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh
populasi tersebut. Bila populasi besar dan peneliti tidak mungkin
mempelajari semua yang ada pada populasi misalnya karena keterbatasan
dana, tenaga, dan waktu maka peneliti dapat menggunakan sampel yang
diambil dari populasi itu. Apa yang dipelajari dari sampel itu,
kesimpulannya akan dapat diberlakukan untuk populasi. Untuk itu, sampel
yang diambil dari populasi harus betul-betul representative (mewakili)
(Sugiyono 2014 : 81).
Teknik sampling menurut Sugiyono (2014:82) adalah teknik
pengambilan sampling. Untuk menentukan sampel yang akan digunakan
dalam penelitian terdapat berbagai teknik sampling yang digunakan.
Teknik sampling pada dasarnya dapat dikelompokan menjadi dua yaitu
Probability Sampling dan Nonprobability Sampling. Probability Sampling
menurut Sugiyono (2014:82) adalah teknik pengambilan sampel yang
memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi
 untuk dipilih menjadi anggota sampel. Teknik ini meliputi simple random
sampling, proportionate stratified random sampling, disproportionate
stratified random sampling, area (cluster) sampling (sampling menurut
area). Nonprobability sampling menurut Sugiyono (2014:84) adalah teknik
pengambilan sampel yang tidak memberi peluang/kesempatan sama bagi
setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel. Teknik
sampel ini meliputi sampling sistematis, kuota, aksidental, purposive,
jenuh, dan snowball.
Teknik sampling yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan
teknik sampling jenuh. Sampling jenuh adalah teknik penentuan sampel
bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering
dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang, atau
penelitian yang membuat generalisasi dengan kesalahan yang sangat kecil.
Istilah lain sampel jenuh adalah total sampling, dimana semua anggota
populasi dijadikan sampel. (Sugiyono 2014 : 85)
Dalam penelitian ini sampel yang digunakan adalah rekam medis di
rak penyimpanan di Rumah Sakit Dustira.

C. Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dan
penelitian adalah teknik observasi.
Menurut Notoadmodjo (2010 : 131) observasi (pengamatan) adalah
suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat,
mendokumentasikan dan mencatat sejumlah data dan taraf aktivitas tertentu
yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti.

D. Instrumen Penelitian
Menurut Notoatmodjo (2010) instrumen penelitian adalah alat-alat yang
akan digunakan untuk mengumpulkan data, instrumen penelitian ini dapat
berupa kuesioner, formulir observasi, formulir-formulir lain yang berkaitan
dengan pencatatan data dan sebagainya. Instrumen penelitian yang digunakan
penulis yaitu menggunakan :
1. Alat Tulis
Merupakan alat-alat yang digunakan saat melakukan penelitian dan
pengambilan data. Penulis menggunakan alat tulis sebagai alat yang
membantu dalam mencatat, menulis dan mengumpulkan data yang
berhubungan dengan tata ruang tempat penyimpanan rekam medis di
rumah sakit Dustira.

E. Lokasi dan Waktu Penelitian

1. Lokasi Penelitian
Penulis melakukan penelitian di ruang penyimpanan rekam medis
Rumah Sakit Dustira yang beralamatkan di Jl. Dustira No.1, Baros, Kec.
Cimahi Tengah, Kota Cimahi, Jawa Barat 40521.

2. Waktu Penelitian
Waktu pelaksanaan penelitian dilakukan mulai dari tanggal 02 - 16 Maret
2020.