BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

LATAR BELAKANG MASALAH

Pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan rekam medis dalam Rumah Sakit

tidak dapat dipandang sebelah mata. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/

2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat
rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap.
Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan
terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien
yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila
dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu
sendiri.
Upaya pemerintah dalam meningkatkan mutu pelayanan medis yakni dengan
dikeluarkannya Surat keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.0436/
Men.Kes/SK/VI/1993 tentang telah berlakunya Standar Pelayanan Rumah Sakit dan
Standar Pelayanan Medis di Indonesia yang kemudian dilanjutkan dengan program
akreditasi yang meliputi kegiatan di Rumah Sakit salah satunya adalah Rekam Medis.
Secara umum, rekam medis memiliki pelbagai peran penting dalam
pelayanan rumah sakit, yakni :
1. Menjadi sarana komunikasi antara dokter dan petugas kesehatan yang lain.
2. Mendasari perencanaan pelayanan pasien
3. Memungkinkan dokumentasi perjalanan penyakit pasien dan pengobatan yang
4.
5.
6.
7.

diberikan
Merupakan bahan kajian, analisis dan evaluasi kualitas pelayanan pasien
Menjadi dokumen hukum bagi kepentingan pasien, rumah sakit dan dokter
Menghasilkan data untuk penelitian dan pendidikan
Memberikan informasi kepada pihak asuransi, BPJS atau pihak pembayar lain.
1

Melihat begitu pentingnya suatu rekam medis, perlu adanya pengelolaan yang
baik dan benar untuk mencapai keberhasilan tertib administrasi dalam peningkatan
mutu pelayanan rumah sakit kepada masyarakat. Dalam hal ini rumah sakit
bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam rekam medis terhadap
kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada di dalamnya
ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh dibawa keluar dari
rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis dari karumkit/direktur
rumah sakit tersebut.
Rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada di Rumah
Sakit. Untuk sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, rekam medis pasien harus
disimpan sekurang-kurangnya lima tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang
dari berobat di rumah sakit. Setelah lima tahun berlalu dan pasien tidak lagi datang
berkunjung, maka rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik.
Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan.
Hal ini dikarenakan jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah sehingga
ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang
baru. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh
pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di
ruang penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Barthos, 2007).
Rumah Sakit dr. Suyoto Pusrehab Kemhan mempunyai tiga ruang
penyimpanan rekam medis aktif dan tidak mempunyai ruang penyimpanan rekam
medis inaktif secara khusus. Rekam medis inaktif di simpan di ruang penyimpanan
berkas retensi yaitu gudang penyimpanan. Karena ruang tersebut sudah penuh ada
sebagian rekam medis inaktif yang disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di
lantai dekat tangga darurat. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut
rumah sakit perlu melakukan pemusnahan.
Berkas rekam medis dikatakan aktif ketika tanggal pulang atau tanggal
kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu lima tahun dari tanggal sekarang.

Berkas rekam medis dikatakan inaktif ketika rekam medis tersebut jarang diambil dan
disimpan kembali dimana pasien tidak kembali lebih dari 5 tahun dari tanggal
kunjungan terakhir. Oleh karena itu, file-file rekam medis inaktif disimpan di tempat
yang jarang diakses daripada rekam medis yang masih aktif (Skurka, 2003). Retensi
berkas rekam medis adalah penyusutan atau pengurangan jumlah formulir yang
terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir.
Oleh sebab itu diperlukan penataan ruang yang tertata rapi sehingga dapat
mengurangi tingkat kejenuhan dan tingkat hambatan gerak kerja petugas. Keadaan
ruang yang sempit dapat mempengaruhi kenyamanan, memperlambat pekerjaan
petugas dan menghambat proses pelayanan.Yang diartikan dengan ruang kerja tidak
mencukupi menampung beban kerja adalah jika ruang kerja terlalu kecil untuk
menampung kegiatan assembling berkas, koding berkas, tata usaha unit rekam medis,
tempat atau ruang menyimpan berkas rekam medis aktif. Ketidakcukupan ruangan
kerja akan mempengaruhi pengaturan alur penanganan berkas rekam medis.
Pengelolaan rekam medis membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
memiliki kompetensi dan pengetahuan tentang administrasi rekam medis, dimulai dari
kegiatan penerimaan pasien, pencatatan, pengolahan data medis, penyimpanan dan
pengambilan kembali serta pemusnahannya. Petugas atau pegawai rekam medis pada
setiap rumah sakit diharapkan adalah orang-orang yang benar-benar mampu
mengelola rekam medis baik fisik maupun isi daripada rekam medis. Petugas rekam
medis diharapkan dapat mengontrol siklus dari rekam medis yang merupakan milik
dari setiap pasien rumah sakit tersebut. Pengelolaan rekam medis harus terus dipantau
dan dievaluasi setiap bulannya agar tercapai mutu pelayanan medis yang baik.
Dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, rumah sakit ini
telah melakukan pengelolaan rekam medis secara sentralisasi. Artinya, semua rekam
medis atas nama seorang pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat
disimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor. Pengelolaan rekam medis ini
dipusatkan pada satu lokasi yaitu unit Rekam Medis yang bertugas mengatur
perencanaan, penyelenggaraan dan pengendalian kegiatan rekam medis bagi seluruh
fungsi-fungsi rumah sakit, diantaranya pelayanan bagi pasien rawat jalan, rawat inap
maupun gawat darurat.
3

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran
BAB I pasal 1 ayat 10, Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja
rutin tertentu, dimana Standar Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar
dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan
dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan
standar profesi. Kebijakan dan prosedur harus tersedia yang mencerminkan
pengelolaan unit rekam medis dan menjadi acuan bagi staf rekam medis yang bertugas
(Wijono, 2000).
Dari sekian banyak kegiatan di pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit,
maka peneliti dalam hal ini khusus memfokuskan pembahasan mengenai
penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis karena kedua hal tersebut
merupakan permasalahan yang sering dihadapi oleh unit Rekam Medis di Rumah
Sakit, terutama bila adanya keterbatasan rak dan ruang penyimpanan berkas rekam
medis.
1.2.

PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah yang dihadapi di RS dr.

Suyoto Pusrehab Kemhan, adalah ada beberapa hal yang perlu diuraikan, mengingat
adanya keterbatasan ruang penyimpanan berkas rekam medis aktif dan belum
terlaksananya pemusnahan berkas rekam medis inaktif, kebutuhan sumber daya
manusia yang kompeten, serta sarana dan prasarana yang belum sepenuhnya
menunjang, hal ini ditandai dengan menumpuknya berkas rekam medis inaktif
tersebut di gudang penyimpanan. Oleh karena itu akan dilakukan penelitian mengenai
tata kelola penyimpanan dan kebijakan penghancuranpemusnahan berkas rekam medis
inaktif sejak RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan berdiri 2008.
Rumah Sakit dr. Suyoto Pusrehab Kemhan mempunyai tiga ruang
penyimpanan rekam medis aktif dan tidak mempunyai ruang penyimpanan rekam
medis inaktif secara khusus. Rekam medis inaktif di simpan di ruang penyimpanan

berkas retensi yaitu gudang penyimpanan. Karena ruang tersebut sudah penuh ada
sebagian rekam medis inaktif yang disimpan di dalam kardus dan hanya diletakkan di
lantai dekat tangga darurat. Untuk mengurangi berkas rekam medis inaktif tersebut
rumah sakit perlu melakukan pemusnahan.
Bertitik tolak dari pengertian serta hasil pengamatan di RS dr. Suyoto Pusrehab
Kemhan, bahwa pengelolaan rekam medis yang ada di RS dr. Suyoto Pusrehab
Kemhan saat ini terdapat hambatan, karena :
1. Dengan adanya program JKN yang diselenggarakan oleh pemerintah melalui BPJS,
RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan turut mendukung program tersebut dengan cara
menerima pasien JKN dari BPJS terhitung Januari 2014, hal ini menambah beban
jumlah rekam medis yang harus dikelola dengan baik.
2. Keterbatasan fasilitas, ruang dan rak penyimpanan rekam medis mengakibatkan
terjadinya penumpukan rekam medis, sehingga perlu dilakukan pemilahan berkas
rekam medis aktif dengan inaktif.
3. Kompetensi dan jumlah petugas rekam medis masih kurang sehingga adanya
rangkap tugas dan bisa mengakibatkan keterlambatan pencatatan dalam
pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan rekam medis.
4. Belum dilaksanakannya pemusnahan berkas rekam

medis

inaktif

yang

menyebabkan penumpukan di gudang penyimpanan.

5. Belum terlaksananya sosialisasi kebijakan dan SPO pedoman penyelenggaraan
rekam medis secara rutin oleh manajemen RS, terutama untuk pengelolaan
penyimpanan dan pemusnahan rekam medis itu sendiri.

1.3.

PERTANYAAN PENELITIAN

1. Bagaimana sistim proses pengelolaan penyimpanan rekam medis aktif dan

pemusnahan berkas rekam medis inaktif di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan?
2. Bagaimana kemampuan sumber daya manusia dalam mengelola penyimpanan
dan pemusnahan berkas rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab Kemhan?
3. Bagaimana kesiapan sarana dan prasarana untuk pengelolaan penyimpanan dan
pemusnahan berkas rekam medis tersebut?

4. Bagaimana kemampuan sumber daya manusia dalam mengelola

penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis di RS dr. Suyoto
Pusrehab Kemhan?
5. Bagaimana pengetahuan, standar prosedur operasional dan kebijakan yang
mengatur penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis tersebut?
1.4.
1.4.1.

TUJUAN PENELITIAN
Tujuan Umum
Mengetahui pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam medis ,

sarana dan prasarana penunjang di unit rekam medis, pengetahuan sumber daya
manusia tentang tata kelola rekam medis serta kebijakan dan standar prosedur
operasional berkas rekam medis di RS dr. Suyoto Pusrehab kemhan.
1.4.2.
Tujuan Khusus
1. Diketahuinya sistem proses pengelolaanpengelolaan penyimpanan rekam medis aktif
dan

pemusnahanberkas rekam medis dan permasalahan nya

serta diketahuinya

faktor-faktor penghambat terlaksananya penyimpanan dan pemusnahan berkas rekam

medis inaktif beserta permasalahannya.
2. Diketahuinya kompetensi dan kesiapan sumber daya manusia di unit rekam
medis dalam mengelola penyimpanan dan pemusnahan rekam medis.
3. Diketahuinya keterbatasan sarana dan prasaranafasilitas serta beban retensi ruang
penyimpanan dan fasilitas
pemusnahan rekam medis
rekam medis
4. Diketahuinya pengetahuan, kompetensi dan kesiapan sumber daya manusia untuk
mengelola berkas rekam medis
5. Diketahuinya kebijakan dan standar prosedur operasional rekam medis yang
dibuat oleh manajemen Rumah sakit, khususnya untuk proses pengelolaan dan
pemusnahan rekam medis.

1.5.
.5.1

MANFAAT PENELITIAN
Bagi Rumah Sakit

Diharapkan hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan

bagi pihak RS dr. Suyoto sebagai ajang evaluasi dan kontrol
kegiatan operasional yang adapenyimpanan dan pemusnahan rekam

medis, disamping analisis dari pelaksanaan sistem yang telah

ditentukan
,M mengetahui permasalahan keterbatasan fasilitas yang ada dalam
pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan rekam medis di unit

Rekam Medis.,
Mmenambah
kompetensi

dan

kesiapan

SDM

dalam

mengelolaemperbaiki manajamen pengelolaan penyimpanan dan

pemusnahan unit rekam medis.

, Mensosialisasikan kebijakan dan SPO pedoman penyelenggaraan
rekam

medismemudahkan

pelaksanaan

penyimpanan

dan

pemusnahan berkas rekam medis, agar dapat mengoptimalkan

pelayanan yang diberikan kepada pasien.

.5.2

Bagi Peneliti

Mendapatkan wawasan, pengalaman, pembelajaran dan

pengetahuan yang lengkap dan jelas mengenai permasalahan yang
ada dalam suatu sistem pengelolaan penyimpanan dan pemusnahan
unit

rekam

medis,

agar

dapat

mempraktekannya

dalam

menghadapi permasalahan yang sama di unit rekam medis yang

tepat di rumah sakit. Juga turut

Mmengasah kemampuan melakukan pengkajian terhadap suatu
masalah organisasi melalui pendekatan diagnosis organisasi,
pendekatan sistem dan pendekatan pemecahan masalah (problem

solving approach).
Menambah pengalaman belajar dalam rangka penerapan kemampuan

dalam metode penelitian.

Melihat secara langsung pelaksanaan pengelolaan penyimpanan dan
pemusnahan rekam medis di lapangan.

.5.3

Bagi Program Manajemen Administrasi Rumah Sakit

Menambah

pengetahuan,

wawasan

dan

informasi

bagi

perkembangan imu pengetahuan,. khususnya dalam bidang keilmuan

administrasi rumah sakit.

Dapat dijadikan sebagai tambahan pustaka dan referensi.
Menjadi bahan masukan untuk evaluasi pendidikan serta hasil
penelitian ini dapat dipakai sebagai masukan informasi dalam
rangka pengembangan proses belajar mengajar maupun untuk
penelitian selanjutnya..