ANALISIS DAN PEMECAHAN MASALAH PENGADAAN OBAT DI

UNIT FARMASI RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK B

Disusun oleh :

Ricky Reza Tanaka 20190309044

Sylviana 20190309045
Alvina Marcelia Wijaya 20190309046
Oriza Satifa 20190309047
Verawaty 20190309048
Meri Indriani 20190309049
Santy Baktirany 20190309050
Tiur Herlina Juliana 20190309051
Albert Abednego 20190309202
LATAR BELAKANG

Pada dasarnya pengelolaan persediaan obat meliputi perencanaan, pengadaan,

penyimpanan dan distribusi. Pengelolaan persediaan obat di farmasi rumah sakit
harus dilakukan dengan efektif dan efisien karena obat harus ada dalam jumlah yang
cukup dan mutu yang terjamin saat dibutuhkan untuk menunjang pelayanan
kesehatan.

TUJUAN UMUM
1.Identifikasi permasalahann
pengelolaan persediaan farmasi
2.Pengadaan persediaan obat di
instalasi farmasi
TUJUAN & MANFAAT
TUJUAN KHUSUS MANFAAT
Monitoring intalasi farmasi, Dapat mendapatkan alternatif
khususnya logistik farmasi pemecahan masalah di unit
Menentukan prioritas farmasi.
permasalahan kefarmasian
Menganalisa dan pemecahan
masalah
GAMBARAN UMUM, VISI & MISI

RSIA B, merupakan RS Tipe B khusus

•VISI
“INSTITUSI PELAYANAN KESEHATAN SPESIALIS TERKEMUKA BAGI IBU DAN ANAK YANG MEMBERIKAN
PELAYANAN PRIMA DENGAN SUASANA RAMAH TAMAH DAN KASIH SAYANG”

•MISI
“MEMBERIKAN PELAYANAN KESEHATAN PARIPURNA DI BIDANG OBSTETRI DAN GINEKOLOGI,PEREMPUAN
DAN ANAK YANG MENGUTAMAKAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN MELALUI MANAJEMEN YANG MANDIRI
DAN MODEREN.”
UNIT FARMASI
• Unit Farmasi RSIA B pada awalnya berada dibawah koordinasi Kepala
Departemen Pharmacy dan Purchasing,  ANCILARY DEPARTEMENT/
DEPARTEMEN PENUNJANG MEDIS
• Dikepalai dan dikelola seorang Apoteker dengan fungsinya sebagai
Koordinator Pharmacy
• Dalam pelaksanaan pelayanan, unit farmasi ini dibagi menjadi
pelayanan farmasi rawat jalan, pelayanan farmasi rawat inap,
pelayanan farmasi klinik dan gudang farmasi.

03/09/21
ANALISA DATA

03/09/21
ANALISA DATA - OPTIMASI

03/09/21
ANALISA DATA

03/09/21
PRIORITAS MASALAH
No Masalah I T R Nilai Ranking

1 Penggunaan obat belum 4 2 1 8 3

sesuai formularium

2 Terganggunya perbekalan 6 3 2 36 1
farmasi yang berdampak
terhadap pelayanan

3 Farmasi klinik belum berjalan 3 2 1 6 4

baik

4 Kesalahan pemberian Obat di 2 2 3 12 2

Rawat Jalan

03/09/21
ANALISA FISH BONE
MAN
Masalah
1. Jumlah tenaga apoteker yang
masih kurang sehingga PJ
pengadaan masih dirangkap
oleh kepala unit farmasi
2. Staf Farmasi belum
melaksanakan SPO dengan
baik
3. Kemampuan dan kompetensi
Apoteker dan Asisten
Apoteker masih kurang
Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
Usulan pemisahan kepala unit dan PJ Pengadaan 1 bulan Manager Penunjang Memaksimalkan tenaga
dari apoteker yang ada agar tidak terdapat Medis apoteker yang ada
rangkap jabatan
 Melakukan evaluasi terhadap staf farmasi 3 bulan secara bertahap Manajer Penunjang Evaluasi dilakukan sebulan
 Membuat program sosialisasi SPO terkait Medis sekali
dengan kegiatan di unit Farmasi
 Setiap operan siang, dihadiri oleh Manajer
Jangmed diikuti dengan membaca SPO
bergantian untuk dipahami dan dilaksanakan
 Diklat mengadakan dan memeberikan pelatihan Setiap 2 bulan sekali Diklat HRD  
bagi petugas yang belum kompeten dan
kualifikasi
METHOD
Masalah Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
1. Sistem masih bersifat manual,  Benchmark ke RS lain yang sudah melaksanakan e- 12 bulan Kepala Instalasi Bekerja sama dengan Manajer
belum terintegrasi dan belum procurement Farmasi Penunjang Medis
berupa e-procurement  Membuat perencanaan untuk mengintegrasikan sistem
informasi farmasi
 Mengimplementasikan integrasi tersebut

2. Belum ada SK Direktur  Membuat SK Direktur terkait dengan jumlah dan sediaan 1 bulan Kepala Unit Bekerjasama dengan Manajer
tentang standar jumlah dan Farmasi Farmasi Penunjang Medis, Wakil Direktur
sediaan Farmasi  Rapat dengan Komite Medik, KFT untuk membuat Medis dan Direktur RS
perencanaan formularium, menentukan sediaan farmasi
RS yang efisien dan tidak terlalu banyak
MATERIAL
Masalah Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
1. Ruangan Farmasi yang Perencanaan melebarkan ruang Farmasi 6 bulan Kepala Unit Farmasi dan Membuat site plan
sempit Manager Penunjang Umum perencanaan dan RAB
bekerjasama dengan Wakil
Direktur Umum

2. Terdapat dua gudang Perencanaan menggabungkan Gudang Farmasi 6 bulan Kepala Unit Farmasi dan Membuat site plan
penyimpanan farmasi di sehingga menjadi satu tempat Gudang Farmasi Manager Penunjang Umum perencanaan dan RAB
tempat yang berjauhan sehingga bisa terkontrol dengan baik menyatukan Gudang
Farmasi bekerjasama
dengan Wakil Direktur
Umum

3. Tempat pelayanan farmasi Membuat alur pelayanan farmasi yang baik 1 bulan Kepala Unit Farmasi Melakukan evaluasi SPO
belum teratur pelayanan Farmasi terkait
pengadaan
MACHINE (1)
Masalah Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
1. SIRS belum update  Memanggil vendor SIRS dan berdiskusi dengan IT RS untuk 6 bulan Kepala Unit Bekerjasama dengan Wakil
dan terintegrasi memperbaiki dan mengintegrasikan sistem Farmasi Direktur Umum dan Direktur
 Melakukan sosialisasi pada user SIRS agar melakukan penginputan
data dengan benar
 Melakukan monev setiap minggu atau bulan terkait dengan sistem
yang sudah terintegrasi.

2. Belum ada pelatihan  Diklat bekerjasama dengan bagian IT untuk membuat program 1 Bulan Kepala Diklat Bekerja sama dengan IT
merata terkait pelatihan SIRS kepada seluruh unit termasuk Farmasi
penggunaan SIRS  Program Pelatihan dilaksanakan
   Evaluasi dan pemantauan hasil program
MACHINE (2)
3. Data belum lengkap sehingga  Membuat pelaporan kepada bagian IT/ Work Order 3 Bulan IT  
terkadang pemesanan harus  Menyusun item yang belum terdapat pada system
dilakukan input manual  Memberikan list kepada IT untuk diinput ke system
 Pemesanan tanpa menggunakan system
MONEY
Masalah
1. Terjadi lock rekanan farmasi
akibat tertunggak membayar
2. Penjualan persediaan obat
terganggu
Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
 Negosiasi dengan rekanan farmasi untuk restrukturisasi 3 bulan Manager Penunjang Bekerjasama dengan
pembayaran utang Medis Manager Keuangan dan
 Melakukan reposisi pada penggunaan cash flow RS Wakil Direktur Umum
 Menghentikan pembelian obat-obatan yang tidak 2 bulan Kepala Instalasi Bekerjasama dengan
terpakai Farmasi Manager Penunjang
 Mengurangi ragam jenis obat Medis dan Wakil Direktur
 Bekerjasama dengan komite medik dan para dokter klinisi Medis
untuk menggunakan obat-obatan yang tidak terpakai
 Melakukan koordinasi kepada bidang pelayanan
perencanaan baik LOS, BOR dan 10 penyakit besar RS dan
per bidang
ORGANIZATION & MANAJEMEN
Masalah Tindak Lanjut Target Waktu PIC Keterangan
1. Hubungan/ komunikasi  Membina hubungan baik dengan distributor dengan cara 3 bulan Kepala Unit Bekerjasama dengan
dengan distributor belum mengadakan pertemuan untuk melakukan negosiasi Farmasi Manager Penunjang Medis
berjalan dengan baik  Membuat perencanaan anggaran yang disiplin dan Wakil Direktur Medis
 Memperbaiki kinerja internal dengan mengikuti SPO, peraturan
dan clinical pathway RS

2. Perjanjian Kerjasama  Mengevaluasi PKS lama 3 bulan Kepala Bekerjasama dengan

dengan rekanan belum  Memperbaharui PKS lama dengan PKS baru yang sudah Unit Manager Penunjang Medis
diperbaiki disesuaikan dengan Kebijakan RS yang terkini Farmasi dan Direktur RS
 Menghentikan PKS dengan Distributor yang dicurigai atau
terbukti tidak mematuhi aturan yang sudah tertuang dalam PKS

3. Kegiatan perencanaan dan Rapat rutin bersama antara bagian keuangan dan Unit Farmasi 1 bulan dan setahun Kepala Bekerjasama dengan Wakil
anggaran belum baik untuk merencanakan pembelian dan pengadaan persediaan sekali pada akhir tahun Instalasi Direktur Umum
Farmasi Farmasi
 TIMELINE (1)
  2021 2022
MAN Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb

Jumlah apoteker yang masih                        

kurang
Staf Farmasi bagian pengadaan                        
belum melaksanakan SPO
dengan baik
Kemampuan dan kompetensi                        
Apoteker dan Asisten Apoteker
masih kurang

METHOD Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb

Sistem masih bersifat manual,                        

belum terintegrasi dan belum

berupa e-procurement

Belum ada SK Direktur tentang                        

standar jumlah dan sediaan

Farmasi
TIMELINE (2)
MATERIAL Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb
Ruangan Farmasi yang sempit                        

Terdapat dua gudang                        

pnyimpanan farmasi di tempat

yang berjauhan

Tempat pelayanan farmasi                        

belum teratur
MACHINE Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb
SIRS belum update dan                        
terintegrasi

Belum ada pelatihan merata                        

terkait penggunaan SIRS

 

Data belum lengkap sehingga                        

terkadang pemesanan harus

dilakukan input manual
TIMELINE (3)
MONEY Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb

Terjadi lock rekanan farmasi akibat                        

tertunggak membayar

Penjualan persediaan obat terganggu                        

ORGANIZATION Maret April Mei Juni Juli Agt Sept Okt Nov Des Jan Feb

Hubungan/ komunikasi dengan                        

distributor belum berjalan dengan

baik

Perjanjian Kerjasama dengan rekanan                        

belum diperbaiki

Kegiatan perencanaan dan anggaran                        

belum baik
KESIMPULAN
METODE KETERANGAN

Data Keterlambatan penggunaan obat di RSIA, karena proses input yang tidak real time.

Analisa Masalah • Penggunaan obat tidak sesuai formularium

• Stock farmasi terganggu yang mempengaruhi pelayanan
• Manajemen stock farmasi belum optimal
• Kesalahan dalam pemberian obat di rawat jalan
Criteria Matrix Tehnique Prioritas utama farmasi adalah stock farmasi yang menggangu pelayanan

Fish Bone Tindak lanjut berdasarkan prioritas:

• SDM (Apoteker & staff farmasi)
• SOP yang jelas
• Integrasi IT & pelatihan SIRS
• Pembuatan SK Direktur
• Pembenahan sarana dan prasarana unit farmasi
• Perencanaan dan efisensi anggaran
• Perbaikan layanan di unit farmasi

Proses pengelolaan persediaan farmasi merupakan satu kesatuan pelayanan di unit farmasi, sehingga bila ditemukan suatu masalah, akan berdampak
ke seluruh rangkaian proses di unit farmasi dan mempengaruhi pelayanan kesehatan. Penting untuk melakukan seluruh rangkaian pelayanan unit
farmasi dengan baik, termasuk proses pengelolaan persediaan farmasi demi menunjang mutu pelayanan kesehatan yang baik.